Меню
ГлавнаяЛекарства и препараты

Организация и ведение кадрового делопроизводства «с нуля». Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

Если работодатель отказался зарегистрировать иностранного работника, который не встал на учет по месту фактического проживания, компания нарушает 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» .
Размер штрафа : для должностного лица – до 50 000 руб.; для компании – до 500 000 руб.; для ИП - до 500 000 руб. (ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ).

Пример 2

Если трудовой договор с сотрудником оформлен ненадлежащим образом (например, в договоре с иностранным работником нет реквизитов полиса ДМС или реквизитов документа, на основании которого он имеет право вести трудовую деятельность на территории РФ – патент/разрешение на работу), компания нарушает ТК РФ (ст. 327.2 ч.2).
Размер штрафа : для должностного лица – до 20 000 руб.; для компании – до 100 000 руб.; для ИП – до 10 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Пример 3

Если при приеме на работу вы требуете у сотрудника копии документов (об образовании, личных и т.д.), а затем храните их, но при этом не подписываете с ним согласие на обработку персональных данных, такие действия расцениваются как нарушение 152-ФЗ «О защите персональных данных» .
Размер штрафа : для руководителя компании – до 20 000 руб.; для компании – до 75 000 руб.; для ИП – до 75 000 руб. (ст. 13.11, ч.2 КоАП РФ).

Пример 4

Если вид начислений для сотрудников не определен в Положении о премировании, но регулярно выплачивается сотрудникам, выплаты не могут быть приняты в расходы компании. Соответственно, компания систематически переплачивает или недоплачивает налог на прибыль.

Пример 1

Иностранца приняли на работу по срочному договору на период действия разрешения на работу. Такого основания для заключения срочного, а не бессрочного договора, не существует. Если иностранный гражданин будет уволен по истечению срока действия договора, сотрудник через суд восстановится на работе, а компании придется возместить судебные издержки, средний заработок за каждый день вынужденного прогула, рабочие дни войдут в стаж для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска, а, возможно, сотрудник потребует возместить еще и моральный ущерб.

Пример 2

Увольнение сотрудников в связи с сокращением штата – процесс, при котором большую роль играет правильность оформления кадровых документов. В частности, если штатное расписание не ведется должным образом, сокращенный сотрудник может опротестовать сокращение через суд и восстановиться в должности, доказав, что ему не были предложены все возможные вакансии. Компания возместит средний заработок за все дни вынужденного прогула, отпускные, судебные издержки.

Пример 3

Работодатель старается предусмотреть все возможные риски и принимает в качестве типового трудовой договор, скачанный из Консультанта/Гаранта и дополненный индивидуальными пунктами. Многостраничный документ выглядит внушительно и серьезно! Но если возникнет трудовой спор, излишне подробный трудовой договор может навредить компании в случае судебного разбирательства. Только опытный практикующий юрист способен определить, какие пункты представляют собой лишнюю «воду», какие – могут сыграть в пользу сотрудника, а какие – необходимы и защитят сторону работодателя.

Пример 1

Если сотрудники компании на практике понимают, что кадровое делопроизводство ведется в компании «через раз», страдает репутация работодателя и снижается лояльность работника. Будучи уверенным в том, что по большей части кадровые бумаги подписываются с опозданием, а некоторые не подписываются совсем, сотрудник может пойти на конфликт при увольнении и предпринять попытки шантажа.

Пример 2

До 2002 года ТК РФ позволял в штатном расписании указывать «вилки» окладов для должностей. Например, оклады менеджеров отдела продаж могли варьироваться от X до XX. Теперь такая практика незаконна, в штатном расписании необходимо указывать только точный размер оклада, равный для всех сотрудников, работающих на одинаковых должностях. Если в компании остается локальный нормативный акт старого образца, где указаны «вилки» окладов, а сотрудникам известен размер зарплаты коллег, это вызовет ненужные кулуарные разговоры.

Пример 3

Отпуск сотрудников, работающих вахтовым методом, не должен выпадать на межвахтовый отдых. Если в компании нет календаря отпусков, учитывающего этот аспект организации графика, или календарь не соблюдается, это неминуемо вызовет недовольство сотрудников, хорошо знающих свои права.

– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

  • Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

    • На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .

    Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

  • Изучение важных документов организации.

    • Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

  • Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

    • Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

    Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .

  • Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
  • Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

    • Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .

    Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

  • Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
  • Затем необходимы основные документы.

    • Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

  1. бланки по приказам;
  2. договоры о материальной ответственности;
  3. журнал регистрации;
  4. книги по учету;
  5. табель по рабочему времени.
  6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

  • Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

    • Для этой процедуры потребуется:

    1. приказы о зачислении на работу;
    2. оформление трудовых договоров;
    3. наличие трудовых книжек;
    4. карточки для сотрудников;
    5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

    Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

    Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .

    Обязанности специалиста по кадрам

    У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

    • Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
    • Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
    • Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
    • Проведение и подготовка кадровых приказов.
    • Расчет и последующее начисление .

    Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.

    Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:

    • отслеживание рынка по заработной плате;
    • отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
    • составление списка открытых вакансий в организации;
    • разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.

    Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

    Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

    Ошибки, допускаемые в отделе кадров

    В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

    1. При оформлении и увольнении работника.

      2. Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

    2. Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
    3. При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
    4. Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

    Восстановление порядка в кадровом учете

    Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :

    1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
    2. Пересмотр документов и проверка.

      3. В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

      Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

      Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

    3. Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
    4. Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
    5. Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
    6. Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
    7. Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
    8. Проверка трудовых книжек.
    9. Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
    10. Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

    Автоматизация в делопроизводстве

    Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

    Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

    • Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
    • После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
    • Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
    • Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

    Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :

    1. предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
    2. HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
    3. WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
    4. HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

    Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .

    Как организовать кадровый учет в только что созданной компании — смотрите в видео-семинаре:

    Довольно часто встречается ситуация, когда фирма только что открылась, имеет небольшой штат сотрудников, но кроме трудовых договоров ничего нет. Нередко такое случается и в компании, которая уже несколько лет на рынке, но тем не менее не уделяет должного внимания документированию трудовых отношений. Однако отсутствие документов, предписанных трудовым законодательством, может привести к наложению административных штрафов. Данная статья пригодится кадровикам-новичкам или бухгалтерам, которым помимо своей работы поручили вести и кадровое делопроизводство.

    Нормативная база

    Для правильной организации кадрового делопроизводства необходимо запастись законами и иными нормативно-правовыми актами в области трудового права, а также специальной литературой. Существенно облегчит ведение учета кадров специализированный программный продукт: в нем есть практически все необходимые бланки документов. В любом случае вам потребуются, в частности:

    — Трудовой кодекс;

    — Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек);

    — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69;

    — Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных);

    — Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон о коммерческой тайне);

    — Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749;

    — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);

    — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558;

    — Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н;

    — Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время»;

    — Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;

    — Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовые формы таких договоров, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2008 N 85;

    — Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, и Методические рекомендации Генерального штаба ВС РФ от 11.04.2008 по ведению воинского учета в организациях.

    Помимо нормативных документов, не мешало бы изучить учредительные документы компании. Именно в них может быть определен порядок приема на работу руководителя организации и установления ему заработной платы. Довольно часто именно в уставе прописывают порядок приема на работу ключевых руководящих работников.

    Определяем перечень необходимых документов

    После того, как вы изучите нормативные документы в области трудового права и кадрового делопроизводства, вы получите представление о необходимом минимуме, который должен оформляться и вестись в любой организации. Это:

    — правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

    — штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

    — график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

    — положение о защите персональных данных (ст. 86-88 ТК РФ);

    — трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

    — трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ);

    — должностные инструкции (если должностные обязанности работников не установлены в трудовых договорах);

    — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

    — личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

    — расчетный лист (ст. 136 ТК РФ);

    — приказы (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и пр.) (ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК РФ и др.) и основания для их издания (заявления, акты, служебные записки, соглашения и пр.);

    — положение об оплате труда и премировании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);

    — ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнении.

    Понятно, что обязательные по закону документы придется составлять в любом случае. А вот относительно иных документов следует узнать у руководства (какие из необязательных документов могут понадобиться для фирмы). Также заранее у руководителя можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, бланках трудовых договоров.

    Обратите внимание! Согласно ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» в организации должен вестись журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного, муниципального контроля и надзора.

    Конечно, приведенный список является неполным и при определенных обстоятельствах должны быть разработаны и оформлены иные документы. Например, если планируется, что отдельные работники будут иногда трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, необходимо утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ). Кроме того, с учетом специфики деятельности организации, возможно, потребуются:

    — положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы, если работодателем проводится аттестация работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);

    — положение о коммерческой тайне, если в трудовых договорах с работниками установлена их обязанность сохранять коммерческую тайну (ст. 10, 11 Закона о коммерческой тайне);

    — договоры о полной материальной ответственности (если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке);

    — коллективный договор (если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выступит с инициативой о его заключении).

    Составляем отдельные документы

    Поскольку все трудовые отношения должны быть задокументированы, при разработке локальных нормативных актов и иных кадровых документов следует помнить, что их положения не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством. Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников или принятые без соблюдения предусмотренного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников (при его наличии), не подлежат применению. На это обращено особое внимание в ст. 8 ТК РФ.

    Итак, прежде всего нужно составить штатное расписание. Данный документ применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом, который содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Оно оформляется по унифицированной форме Т-3, утвержденной Постановлением N 1.

    К сведению. В связи со вступлением в силу в 2013 году Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бланки документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения и работодатели могут самостоятельно разработать необходимые формы. Если в организации решено ввести свои формы документов, рекомендуем все-таки взять за основу утвержденные ранее унифицированные формы и внести в них изменения, включив или убрав дополнительные строки или графы. Не забудьте закрепить использование новых форм первичной учетной документации в учетной политике.

    Учитывая пожелания руководства, следует заполнить в штатном расписании все необходимые графы, проверить его на соответствие трудовому законодательству и передать готовый вариант руководству на утверждение. Обычно локальный акт утверждается приказом или распоряжением, на который и делается ссылка в соответствующем реквизите. Также локальный нормативный акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.

    Следующим важным документом являются правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот локальный нормативный акт регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, принимаемые в отношении работников меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Документ может включать в себя следующие разделы: прием на работу, основные права и обязанности работников, права и обязанности работодателя, рабочее время и время отдыха, поощрения, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

    После согласования с руководством всех нюансов и проверки положений правил внутреннего трудового распорядка на соответствие действующему трудовому законодательству этот локальный акт также передается на утверждение руководителю.

    Положение о защите, обработке и хранении персональных данных также необходимо разработать и ввести в действие как можно скорее. Это связано с тем, что работодатель обязан принимать меры, необходимые и достаточные для защиты персональных данных работников, и регламентировать механизм их получения, обработки, хранения и защиты. Это следует из гл. 14 ТК РФ и Закона о персональных данных.

    В указанном положении нужно установить, какими способами получаются персональные данные, в каком порядке формируются и ведутся личные дела работников, а также определить права и обязанности работников, способы учета, хранения, передачи и защиты их персональных данных.

    Обратите внимание! Необходимо решить вопрос, кто будет вести трудовые книжки. Если кадровика пока нет, руководитель компании должен принять на себя ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, издав соответствующий приказ. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику (также путем издания приказа). Такого назначения требует п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

    Кроме того, желательно разработать типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Напомним, что составить трудовой договор помогут ст. 57 ТК РФ, определяющая перечень сведений и обязательных условий, подлежащих включению в него, а также иные статьи Трудового кодекса (например, ст. 58, 59, 64.1, 70, 282 и др.).

    Помимо разработки локальных актов, штатного расписания, графика отпусков и пр., нужно подготовить другие документы, которые понадобятся в дальнейшем для ведения кадровой работы. Это различные книги учета, журналы регистрации, табели учета рабочего времени, бланки приказов, договоры о материальной ответственности и др.

    Отдельно скажем о документах по охране труда, поскольку это важная часть трудового законодательства. В будущем, когда организация разрастется для обеспечения соблюдения требований охраны труда, осуществления контроля за их выполнением, может быть создана служба охраны труда или введена должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области. А пока компания небольшая, обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на руководителя.

    Статья 212 ТК РФ закрепляет положение о том, что именно работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников. В помощь работодателям 13.05.2004 Минтруд утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда, согласно которым инструкции по охране труда для работника должны разрабатываться исходя из его должности, профессии и вида выполняемой им работы.

    Нормативных актов, вводящих какие-либо новые формы документов в данной области, в последнее время не принималось, поэтому перечислим основные из них, которые должны быть в каждой организации:

    — положение об охране труда в организации;

    — приказ о назначении ответственного лица в организации (при отсутствии инженера по охране труда);

    — инструкции по охране труда;

    — журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда;

    — программы проведения различного вида инструктажей по охране труда;

    — программа производственного контроля;

    — другие документы.

    Систематизация и хранение документов

    Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает компании обеспечивать сохранность образовавшихся в их деятельности документов, в том числе документов по личному составу. Полагаем, что сохранность документов без организации их хранения невозможна. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать.

    В целях упорядочения документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, составляется номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28, и Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Форма номенклатуры как для структурных подразделений, так и для всей организации приведена в названных правилах работы архивов организаций.

    Оформляем прием на работу

    Прежде всего нужно оформить трудовые отношения с руководителем организации. Для этого с ним заключается трудовой договор. Он составляется в двух экземплярах, один из которых остается у руководителя, а другой — в организации (об этом ставится отметка на экземпляре работодателя).

    На основании трудового договора издается приказ, так как в соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Форма приказа утверждена Постановлением N 1. Однако если руководитель является единственным участником организации, то прием на работу оформляется приказом о вступлении в должность, который издает сам директор на основании заключенного трудового договора. В дальнейшем он же издает приказы о возложении обязанностей директора на заместителя (другого работника) в случае убытия в служебную командировку или отпуск. Таковы разъяснения Роструда, приведенные в Письме от 19.12.2007 N 5205-6-0.

    Трудовую книжку руководителю заполняет лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. При этом запись о приеме на работу должна быть сделана по истечении пяти дней работы руководителя (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Основанием для внесения записи является приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, согласно которому работник принят на работу (например, протокол собрания участников).

    Не забудьте завести личную карточку, внести сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и (при необходимости) в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Кроме того, необходимо направить в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведения о принимаемом на работу гражданине, который подлежит воинскому учету (п. 32 Положения о воинском учете). Документ, который направляется в военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке (например, в журнале (книге) регистрации исходящей документации).

    Теперь можно принимать на работу других работников. Процедура аналогична, только напомним, что работника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности (на это указано в ст. 68 ТК РФ). Рекомендуем ознакомление фиксировать документально. Для этого и пригодятся книги учета, журналы регистрации или листы ознакомления.

    В заключение

    Подводя итог, отметим, что после правильной организации делопроизводства оформление документов не будет занимать много времени и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней: нужно будет вести табель учета рабочего времени, оформлять график отпусков, принимать меры поощрения и взыскания, оформлять командировки, перевод, совмещение, увольнение и многое другое. А мы на страницах журнала будем рассказывать, как это правильно делать.

    Успешное руководство и управление персоналом любого предприятия начинается с корректной деятельности кадрового производства, организации и регулировании работы с документами и информации о сотрудниках.

    Кадровое делопроизводство — это особый вид деятельности, специализирующийся на оформлении трудовых отношений, ведении и регистрации учета сотрудников и составлении отчета о движении персонала. По сути, этот вид деятельности является узконаправленным и занимается исключительно сотрудниками предприятия, их трудоустройством, увольнением, оформлением отпусков и формированием заработной платы.

    Ведение делопроизводства — это неотъемлемая и важная часть работы, проводимой на любом предприятия или в любой организации, независимо от ее формы собственности и от численности сотрудников. К сожалению, некоторые предприятия пренебрегают таким важным процессом, либо он производится неквалифицированно, с допущением ошибок в документации, что может привести не только к штрафным санкциям со стороны государственных служб, но и судебным искам со стороны работников предприятия.

    Кадровое делопроизводство и важность его ведения

    Структура практически любого предприятия или организации предполагает наличие персонала. Отношения между руководителем и работником в ходе производственной деятельности не ограничиваются лишь оплатой труда. Грамотное распределение обязанностей, решение текущих вопросов и организация труда подчиненных – основа административного управления персоналом, которая в свою очередь требует ведения делопроизводства. На основании кадровых документов производится оплата труда, премирование сотрудников, предоставление социальной помощи и положенных льгот. Копии документов могут потребоваться сотруднику для предоставления в Пенсионный Фонд или суд, кроме того, они могут быть в любой момент проверены налоговой инспекцией.

    Кадровое делопроизводство ведется в соответствии с правовыми нормами и Трудовым Кодексом, а заполнение отчетных форм и документов производится при использовании унифицированных форм. Федеральные законы об охране труда, о защите прав предпринимателей и коммерческой тайне являются руководящей основой для работы сотрудников отдела кадров. Наличие множества государственных стандартов в каждой области хозяйственной деятельности и наличие нормативных актов в отношении составления отчетной документации является основой для организованного ведения делопроизводства в каждой организации.

    Документы кадрового делопроизводства

    Поскольку все кадровые документы отличаются большой юридической важностью, они должны составляться в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и по единой форме. Основными документами кадрового делопроизводства любого предприятия, оформляемыми в первую очередь, являются следующие:

    Документы внутреннего трудового распорядка;

    Документы по защите прав работника;

    Документы, касающиеся охраны труда и обеспечения пожарной безопасности.

    Другим важным направлением в работе отдела кадров является составление штатного расписания предприятия, оформление приказов о приеме сотрудников на работу, внесение записей в трудовые книжки и ведение личных дел, составляемых на каждого из сотрудников.

    К очень важным документам кадрового делопроизводства стоит отнести также табель учета рабочего времени, отражающий реально отработанное или неотработанное сотрудником время. Табель является основанием для начисления заработной платы работникам, и, соответственно, основанием для исчисления налоговых удержаний.

    График отпусков, расчетные ведомости, приказы, касающиеся движения кадров, трудовые книжки и документы, связанные с персональными данными работников – все это находится в распоряжении отдела кадров, подлежит строгой отчетности и сохранности.

    Для иллюстрации работы, производимой отделом кадров, рассмотрим оформление нового сотрудника. При приеме на работу документы оформляются в следующем порядке:

    1. заключение трудового договора, с полным описанием условий труда;

    2. подписание приказа, касающегося приема на работу;

    3. заполнение личной карточки нового сотрудника;

    4. внесение записей в трудовую книжку и в журнал учета.

    Еще одним примером работы, производимой работниками отдела кадров, может послужить график отпусков, составление которого, как правило, осуществляется заранее с согласованием дат с сотрудниками и с учетом особенностей производственных процессов предприятия.

    Организация кадрового делопроизводства

    Корректная организация функционирования отдела кадров и ведения им кадрового делопроизводства помогает правильно организовать всю деятельность предприятия, а также избежать нежелательных штрафов в случае проверки государственными органами. В зависимости от структуры предприятия и его размеров, количество сотрудников в отделе кадров может быть различным. Квалификация этих людей и грамотная организация ими кадрового делопроизводства влияет на обеспечение бесперебойной работы предприятия и руководство организацией в целом.

    Отдел кадров может иметь непосредственное руководство или подчиняться в полном составе непосредственно руководителю предприятия. Независимо от структуры, работа отдела строго регламентирована трудовыми нормативами, согласно которым организуется и производится ведение делопроизводства.

    Обеспечение грамотного распределения специалистов, оформление трудового графика и режима работы сотрудников, то есть мероприятия, обеспечивающие налаженную и бесперебойную работу предприятия, — такова основная задача, возлагаемая на отдел кадров. С целью развития предприятия и для выполнения стоящих перед ним задач отдел кадров разрабатывает планы повышения эффективности труда сотрудников путем повышения их квалификации, производит анализ соответствия занимаемой должности.

    Кадровое делопроизводство позволяет решать на предприятии следующие задачи:

    Ведение документации, касающейся трудовых отношений и имеющей большую социальную значимость для каждого сотрудника;

    Разработка и создание системы управления кадрами, чем обеспечивается достижение поставленных целей и стратегических задач предприятия;

    Разрешение конфликтных ситуаций, предоставление документов в различные государственные инстанции, в том числе и в суд.

    Как ведется кадровое делопроизводство

    В первую очередь, ведение делопроизводства должно быть основано на законодательной базе, соотносящейся с направлением деятельности предприятия. Трудовой кодекс РФ — основное руководство кадровика, однако весьма полезными могут оказаться форумы и сайты по ведению делопроизводства, которые особенно интересны для начинающих предпринимателей.

    Самой распространенной и доступной программой кадрового делопроизводства признана 1С, широко используемая большинством кадровых работников в их практической деятельности. В процессе работы на каждого сотрудника отдела кадров возлагается большое число обязанностей, связанных с выполнением конкретных задач. Правильная организация их труда позволяет сделать работу всего отдела более эффективной. В частности, хранение трудовых книжек, личных дел и личных карточек в алфавитном порядке значительно упрощает и ускоряет поиск нужного документа, а ведение дел в хронологическом порядке помогает составить полную картину штатных передвижений.

    Несомненно, что решение о том, как вести кадровое делопроизводство, принимает непосредственно руководитель предприятия, однако, он должен делать это с учетом правовых требований и регламентирующих документов, касающихся данного вида деятельности.

    Подводя итог, необходимо отметить, что наличие отдела кадров или специалиста-кадровика, а также квалифицированное ведение ими соответствующего делопроизводства является одним из непреложных условий успешности любого предприятия. Оставлять без внимания столь важное направление, сказывающееся на работе любой организации, нельзя.

    Делопроизводство сегодня — одна из важных составных частей кадрового учета. С таковым по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

    Это быстро и БЕСПЛАТНО !

    Процесс таковой имеет свои тонкости и некоторую специфику. Организация кадрового делопроизводства — один из основных этапов начала деятельности предприятия.

    Требуется выполнять достаточно обширный перечень различных особенностей, нюансов, отраженных в законодательной документации.

    Причем при отсутствии должного опыта самостоятельно осуществить организацию документооборота будет достаточно проблематично.

    Потому по возможности стоит воспользоваться услугами квалифицированного кадрового работника. Таким образом можно будет решить много проблем ещё до момента возникновения таковых.

    Главные аспекты

    Нередко возникает ситуация, когда организовать кадровый учет и непосредственно делопроизводство необходимо будет прямо с нуля.

    В таком случае нужно заранее определиться, с чего начать таковой процесс. Важно отметить, что оформлением и , принятии на работу кадровый учет не ограничивается.

    Существует множество дополнительных факторов, моментов — разобраться с которыми нужно будет обязательно предварительно.

    Процесс кадрового делопроизводства должен осуществляться вне зависимости от штата работников.

    Даже если имеет место только лишь индивидуальный предприниматель с одним наемным работников — таковое производство необходимо осуществлять.

    Но в то же время тщательный контроль специальными государственными органами обычно осуществляется только лишь за крупными компаниями. Штат которых составляет более 250 человек.

    Что нужно знать

    Под документооборотом подразумевается процесс организации оформления документов, связанных с кадровой деятельностью.

    В первую очередь это касается составления , а также заполнения трудовых книжек, оформления трудовых договоров.

    Существует множество различных тонкостей, нюансов, связанных с отражением соответствующей информации в документах. Все нормативы обозначаются именно в законодательных документах.

    Сам процесс делопроизводства подразделяется на целых 3 основные стадии, в которые входят следующие:

    Причем важно отметить, что сам процесс хранения документов обязательно осуществляется стандартным образом.

    При этом существуют некоторые сроки, в течение которых документы должны будут обязательно храниться.

    Нередко они составляют несколько десятков лет. В дальнейшем, после истечения срока хранения, таковые документы должны быть соответствующим образом уничтожены.

    С какой целью осуществляется

    Ведение кадрового делопроизводства позволяет одновременно решить достаточно широкий перечень самых разных задач.

    При этом таковые могут несколько отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия. Но при этом опять же возможно выделить ряд стандартных, которые имеют место почти во всех случаях без исключения.

    К таковым относятся в первую очередь:

    Составление, а также последующее редактирование составленных документов Обязательно осуществляется учет всех законодательных норм
    Ведется учет В течение которого сотрудники осуществляли выполнение своих обязанностей по трудовому договору
    Выполняется учет персонифицированного характера В соответствии с действующими нормами законодательства
    Оформление трудовых соглашений В соответствии с определенными нормами
    Подбор сотрудников с определенными личностными качествами Анализ анкет уже принятых на работу
    Составление Всех сотрудников предприятия
    Ведение воинского учета —

    Сегодня учет подобного рода позволяет одновременно решить обширный перечень самых разных задач.

    Важно отметить, что делопроизводство обязательно должно выполняться в рамках законодательных норм.

    В противном случае велика вероятность возникновения сложностей с трудовой инспекцией . Судебная практика по этому поводу достаточно обширна.

    Но при этом крайне неоднозначна. Потому по возможности не стоит допускать ошибок. Так как величина возможных штрафом достаточно велика.

    Действующие нормативы

    Постановка делопроизводства может осуществляться только в рамках законодательных документов. При этом существует достаточно обширный список НПД, положения которого требуется обязательно соблюдать.

    Отказ от этого может стать причиной проблемных ситуаций. Не допускается делать ошибки при оформлении документации рассматриваемого типа.

    Так как это может привести к достаточно серьезным неприятностям. Основным документом, в рамках которого не только должно вестись делопроизводство, но и вообще осуществляться взаимодействие с сотрудниками, является именно Трудовой кодекс РФ.

    Таковой документ определяет режим принятия на работу, а также все права и обязанности как сотрудника, так и его работодателя.

    Данный НПД устанавливается . Важно также отметить, что ежегодно осуществляется реформирование законодательства.

    Потому необходимо использовать для консультации именно актуальные источники информации. Также важно не избегать ознакомления с иными нормативно-правовыми документами, которые также определяют данный момент.

    Не менее существенным является . Он освещает вопрос занятости граждан Российской Федерации на территории страны.

    Сам режим хранения документации, её оформления определяется специальным законом. Таковым является .

    Таковой документ определяет режим хранения документов, их оформления, а также множество других нюансов. Со всей спецификой делопроизводства важно ознакомиться ещё до начала ведения таковой.

    Это позволит избегнуть многих трудностей и сложностей. Причем ознакомиться со всеми НПД важно не только руководителю, ведущему учет.

    Сотруднику, осуществляющему трудоустройство на работу, также все НПД важно внимательно рассмотреть.

    Это позволит самостоятельно, без какой-либо посторонней помощи заниматься контролем за соблюдением своих прав.

    Если будет обнаружено какое-либо очевидное нарушение — то необходимо будет обратиться для разрешения таковой ситуации непосредственно в трудовую инспекцию.

    В случае, если нарушение неочевидно и необходимо проведение расследования — то понадобиться .

    Но по возможности нужно будет попытаться разрешить ситуацию именно мирным путем. Так как судебные разбирательства требуют достаточно большого количества времени.

    Сам процесс организации кадрового делопроизводства не сложен, но требует знания нормативов, законодательства.

    В противном случае допущение различного рода ошибок будет попросту неизбежно. При отсутствии такового опыта стоит пройти обучение кадровому делопроизводству с нуля.

    Как поставить кадровое делопроизводство с нуля

    В целом процесс кадрового делопроизводства освоить возможно вполне самостоятельно. Но для осуществления таковой процедуры понадобиться внимательно ознакомиться с законодательством.

    Причем имеются некоторые тонкости, специфические моменты явно в НПД не обозначенные. Именно поэтому необходимо будет получить консультацию специалиста.

    Но нередко случается, что по разным причинам возможность нанять в штат кадрового работника нет возможности. В такой ситуации придется самостоятельно разбираться с вопросом кадрового учета.

    К основным моментам, проработать которые нужно будет предварительно, относятся следующие:

    • можно ли разработать самостоятельно;
    • обязательные документы;
    • составление локальных нормативных актов;
    • разработка ;
    • пошаговые инструкции по оформлению для ООО;
    • кто ответственен за ведение учета.

    Можно ли разработать самостоятельно

    Самостоятельная разработка кадрового делопроизводства — процесс вполне возможный, но имеющий свою специфику. С таковой по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

    При этом разработка без ошибок возможна только лишь в случае, если заранее руководитель предприятия или же предприниматель ознакомились с НПД.

    Если должный опыт по какой-то причине отсутствует — можно попросту пройти специальные курсы кадрового делопроизводства в Москве с нуля.

    Таковая предварительная подготовка поможет разрешить множество различных сложностей ещё до момента возникновения таковых.

    Не менее выгодным и удобным решением является использование . Подразумевается временный наем кадрового работника для организации документооборота.

    В дальнейшем ведение учета может уже осуществляться самостоятельно. Стоимость таковых обычно невелика.

    Обязательные документы

    При ведении кадрового делопроизводства обязательно будет формировать целый ряд документов. В ряд таковых обязательных входит следующее:

    Перечень обязательных таковых документов включает в себя более десятка позиций. Наличие всех таковых строго обязательно. Данный вопрос лучше всего будет проработать предварительно.

    Причем отдельные имеют жесткие требования к формату. В иных же случаях оформление может осуществляться на усмотрение руководителя предприятия.

    Составление локальных нормативных актов

    Ещё один важный момент — обязательное составление локальных нормативных актов. В стандартный список таковых входит:

    • основные правила внутреннего трудового распорядка;
    • положения касательно оплаты труда на предприятии;
    • регламент работы для различных подразделений на предприятии;
    • соглашение, подтверждающее наличие согласия на обработку персональных данных сотрудника;
    • положение о защите личных данных сотрудников.

    Разработка типового образца трудового договора

    Важно отметить, что трудовой договор не имеет сегодня жестко установленного формата. Но при этом некоторые положения должны присутствовать в нем обязательно.