إجراءات العمل مع البريد الإلكتروني. العمل مع البريد الإلكتروني

صورة صور جيتي

في الفضاء الإلكتروني، من المفيد اتباع القواعد تمامًا كما هو الحال في التواصل وجهًا لوجه - على الرغم من أن القواعد نفسها مختلفة بالطبع. "سيجعل هذا تجربتك عبر الإنترنت أكثر راحة وأمانًا لك ولمن حولك، وسيزيد أيضًا من فرصك في تكوين صداقات بدلًا من الأعداء"، كما يقول جاك شيفر، وهو عميل سابق في مكتب التحقيقات الفيدرالي تضمنت واجباته تحويل العملاء الأجانب وإقناعهم. المجرمين للاعتراف بالذنب، وهو الآن أستاذ في جامعة إلينوي ومتخصص في العلاقات. هنا (مع اختصارات بسيطة) سبع نقاط يقترح الاهتمام بها.

1. انتبه لأسلوبك

تقع رسائل البريد الإلكتروني في مكان ما بين الرسائل النصية والرسائل التقليدية من حيث الشكليات. من الواضح أن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى صاحب العمل أو الشريك التجاري المحتمل يجب أن تكون بأسلوب رسمي، أي أن تكون مكتوبة بإيجاز وبكفاءة. عند التواصل عبر البريد الإلكتروني، تجنب الاختصارات الشائعة في الرسائل النصية. قبل إرسال الرسالة، تحقق مما إذا كانت هناك أي أخطاء نحوية فيها.

2. اختر الرسالة الصحيحة

فكر جيدًا في نوع العنوان المقبول استخدامه في مراسلات البريد الإلكتروني. ما هو مناسب للتواصل بين الأصدقاء غير مناسب تمامًا في رسالة إلى صاحب العمل المحتمل أو مدير مدرسة أطفالك.

3. اكتب بأحرف صغيرة

لا تكتب رسائل البريد الإلكتروني بأحرف كبيرة. وهذا يشبه الصراخ ويمكن اعتباره وقاحة غير مقبولة.

4. لا تكتب رسائل البريد الإلكتروني أبدًا إذا كنت غاضبًا أو منزعجًا.

في مثل هذه الحالة، لا يستطيع الناس التفكير بشكل منطقي. ينعكس الجنون المؤقت بشكل واضح جدًا في نص الرسالة. إذا كنت لا تزال بحاجة إلى الكتابة لسبب ما، فلا ترسل الرسالة على الفور، بل قم بتأجيلها لعدة ساعات. بعد أن تهدأ وتعود إلى رشدك، أعد قراءتها مرة أخرى وفكر فيما إذا كان الأمر يستحق إرسالها. إذا كان ذلك ضروريًا حقًا، فقم بإجراء التصحيحات المطلوبة عليه. من خلال إرسال رسالة مكتوبة في خضم هذه اللحظة، فإنك تخاطر بتفاقم الصراع الذي كان من الممكن أن يحل نفسه إذا بقيت صامتًا لفترة من الوقت. إن العرض المتسرع للعدوان والغضب يستبعد هذا الاحتمال.

5. تحقق من الشخص الذي ترسل إليه البريد الإلكتروني

قبل الإرسال، تأكد جيدًا من أنك ترسل الرسالة إلى المستلم المناسب. كان من الممكن تجنب العديد من المواقف المحرجة إذا تأكد المرسل من أنه يرسل الرسالة إلى الشخص المناسب، بدلاً من النقر على زر "الرد على الكل".

6. تذكر: رسائل البريد الإلكتروني تدوم لفترة طويلة

يتم تخزين الرسالة في الفضاء الإلكتروني إلى الأبد، أو على الأقل لعدة أشهر أو حتى سنوات. بمجرد الاتصال بالإنترنت، يمكن أن تأخذ حياة خاصة بها، حيث تتم إعادة توجيهها ونسخها وأرشفتها عدة مرات. لذلك، في كل مرة ترسل فيها رسالة، فكر في ما ستشعر به إذا أصبحت متاحة ليراها الجميع، ولفترة طويلة. لا يجوز لك إرسالها.

7. كن حذرا مع الملفات المرفقة!

لا تفتح أبدًا مرفقات الرسائل إلا إذا كنت متأكدًا من أنك تعرف من أرسلها. تتم أحيانًا سرقة عناوين البريد الإلكتروني من أصحابها الشرعيين واستخدامها لإرسال فيروسات إلى الأشخاص الموجودين في قائمة جهات الاتصال الخاصة بهم. يبدو مثل هذا البريد الإلكتروني آمنًا تمامًا، على الرغم من أنه تم إرساله في الواقع من عنوان تم اختراقه. بشكل عام، ولأسباب أمنية، يجب عدم فتح الرسائل إلا للضرورة. يوصى باستخدام أنظمة الحماية من الفيروسات ومكافحة البريد العشوائي؛ وبخلاف ذلك، يمكن مقارنة استخدام البريد الإلكتروني بممارسة الجنس دون استخدام الواقي الذكري.

1 لمزيد من التفاصيل، راجع كتاب د. شيفر، م. كارلينز، "تشغيل السحر باستخدام طريقة الخدمات السرية" (مان، إيفانوف وفيربر، 2015).

تمت مناقشة جميع قواعد العمل بأمان مع البريد الإلكتروني بوضوح في الدورة التدريبية. وكجزء من الدورة، لديك أيضًا الفرصة لاختبار معرفتك بالكتابة العملية.

خوارزمية للكشف عن الرسائل المزيفة (@org.rkomi.ru, @mydocuments11.ru)

تحقق من رسائل البريد الإلكتروني باستخدام خوارزمية من الأعلى إلى الأسفل. إذا تم تأكيد نقطة واحدة على الأقل، توقف وأرسل الرسالة للتحقق منها [البريد الإلكتروني محمي]. تكون الرسالة مزورة إذا:

1. يتطلب منك إدخال كلمة مرور لفتح الملف

يعد تعيين كلمة مرور لأرشيف أو ملف دائمًا محاولة للخداع!

2. أن يكون الملف الذي تم تنزيله أو المرفق من نوع غير آمن

تتضمن الأنواع الآمنة تلك التي تحتوي على الكلمات: مستند، ورقة، جدول، عرض تقديمي، قاعدة بيانات، RTF، Word، Excel، رسم، صوت، صوت، فيديو، فيلم، أرشيف، الرمز البريدي.

3. يحتوي مستند MS Office على تقنيات خطيرة

تتضمن التقنيات الخطيرة وحدات الماكرو والمحتوى النشط وActiveX والبرامج النصية.

4. الرابط يفتح نموذج لإدخال البيانات الشخصية وموقع وهمي

1. استخدم صناديق البريد الرسمية فقط (النوع [البريد الإلكتروني محمي])

لا تنظر إلى بريدك الشخصي على @mail.ru و@yandex.ru و@gmail.com وخدمات البريد الإلكتروني المجانية الأخرى في العمل.

2. التحذير الأحمر هو سبب لمزيد من اليقظة

تم وضع علامة عندما تأتي الرسالة من الإنترنت (من صندوق بريد خارجي) وتحتوي على روابط أو مرفقات يحتمل أن تكون خطرة.

3. تحقق دائمًا من مرسل البريد الإلكتروني

لمعرفة العنوان الحقيقي للمرسل، عليك الضغط على اسم المرسل.

4. قبل فتح ملف التنزيل، تحقق من الموقع

إذا قمت، بعد النقر على الرابط الموجود في الرسالة، بتنزيل ملف أو فتح صفحة بها رابط لتنزيل الملف، فقبل فتح مثل هذا الملف، تأكد من التحقق من شرعية الموقع الذي تم تنزيله منه تم تنزيله. يمكنك مشاهدته في قائمة تنزيل المتصفح.

5. لا تساعد في فتح الملفات "غير القابلة للفتح".

لا تساعد زملائك في فتح الملفات "غير القابلة للفتح" ولا تطلب المساعدة من أي شخص - وبهذه الطريقة يمكن أن ينتشر الفيروس في جميع أنحاء القسم أو المؤسسة بأكملها. سيكون الدعم الفني قادرًا على مساعدتك في فتح الملف.

6. لا تستخدم كمبيوتر الشركة لأغراض شخصية.

لا تقم بتثبيت برامج على كمبيوتر العمل الخاص بك أو زيارة المواقع التي لا علاقة لها بأداء واجباتك الرسمية.

7. كن يقظًا قبل وبعد الراحة

كن يقظًا بشكل خاص قبل مغادرة العمل وفي عطلات نهاية الأسبوع والعطلات وبعد المرض أو الإجازة - سيرسل لك المهاجمون دائمًا خطابًا بالضبط عندما تكون متعبًا وأقل انتباهًا.

8. إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني المشبوهة للمراجعة

يجب إرسال الرسائل المشبوهة للتحقق منها إلى خدمة الدعم الفني التابعة لمؤسسة الدولة المستقلة لجمهورية كازاخستان "CIT" ( [البريد الإلكتروني محمي]). إذا أرسلت لقطة شاشة أو استخدمت طريقة أخرى غير إعادة التوجيه، فسيكون من المستحيل إجراء التحليل.

البريد الإلكتروني (البريد الإلكتروني هو اختصار للبريد الإلكتروني) هو وسيلة مريحة وسريعة للتواصل مع الآخرين. يمكن استخدام البريد الإلكتروني لمجموعة متنوعة من الأغراض.

• - إرسال واستقبال الرسائل. يمكن إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى أي شخص طالما أن لديه عنوان بريد إلكتروني. يتم تسليم الرسالة إلى صندوق البريد الإلكتروني للمستلم في بضع ثوانٍ أو دقائق، بغض النظر عما إذا كان يعيش بالقرب من العالم أو على الجانب الآخر من العالم. يمكنك استقبال الرسائل من كل من يعرف عنوان بريدك الإلكتروني، وكتابة الردود بعد قراءة الرسائل.
• - إرسال واستقبال الملفات. بالإضافة إلى الرسائل النصية العادية، يمكنك إرسال جميع أنواع الملفات تقريبًا عبر البريد الإلكتروني، بما في ذلك المستندات والصور والموسيقى. يسمى الملف الذي يتم إرساله مع رسالة بريد إلكتروني "مرفقًا".
• - إرسال رسائل إلى مجموعات من الناس. يمكن إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى العديد من الأشخاص في وقت واحد. يمكن للمستلمين الرد على المجموعة بأكملها، مما يسمح بإجراء مناقشات جماعية.
• - إعادة توجيه الرسائل. يمكنك إعادة توجيه رسالة البريد الإلكتروني المستلمة إلى مستلمين آخرين دون الحاجة إلى إعادة إدخال النص.

تبين أن البريد الإلكتروني أكثر ملاءمة من الاتصالات الهاتفية والمراسلات العادية. يمكنك إرسال رسالة في أي وقت من النهار أو الليل. إذا لم يكن المستلمون موجودين على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو متصلين بالإنترنت (متصلين بالإنترنت) عند إرسال الرسالة، فسوف يجدون الرسائل لاحقًا عند التحقق من بريدهم الإلكتروني. إذا كانوا متصلين بالإنترنت، يمكنك الحصول على رد منهم في بضع دقائق.

إرسال البريد الإلكتروني مجاني أيضًا. بالمقارنة مع البريد العادي، لا يلزم وجود طابع أو طابع بريدي، ولا يهم المكان الذي يعيش فيه المستلم. ما عليك سوى الدفع مقابل الاتصال بالإنترنت، وأحيانًا مقابل برنامج البريد الإلكتروني الذي تستخدمه.

للعمل مع البريد الإلكتروني تحتاج إلى ثلاثة أشياء.

• 1 اتصال بالإنترنت. لتوصيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك بالإنترنت، يجب عليك أولاً الاشتراك في مزود خدمة الإنترنت. يوفر مزود خدمة الإنترنت الوصول إلى الإنترنت، عادةً مقابل رسوم شهرية. ستحتاج أيضًا إلى جهاز يسمى المودم.
• 2 برنامج بريد إلكتروني أو خدمة بريد إلكتروني قائمة على الويب. يمكنك تنزيل أو شراء برنامج بريد إلكتروني من Microsoft أو من مورد آخر. غالبًا ما تكون برامج البريد الإلكتروني أكثر قوة وتوفر سرعات بحث أسرع من خدمات البريد الإلكتروني المستندة إلى الويب. قبل أن تتمكن من إعداد برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك، ستحتاج إلى الحصول على معلومات معينة من مزود خدمة الإنترنت الخاص بك. يتضمن هذا عادةً عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور وأسماء خادم البريد الوارد والصادر وبعض المعلومات الأخرى.

إذا كنت لا ترغب في تنزيل برنامج بريد إلكتروني أو شرائه، فيمكنك الاشتراك في خدمة بريد إلكتروني مستندة إلى الويب مثل Gmail أو Windows Live Hotmail أو Yahoo! بريد. تسمح لك هذه الخدمات بفحص البريد الإلكتروني باستخدام متصفح ويب من أي جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت، حتى لو كان الكمبيوتر مملوكًا لشخص آخر أو مثبتًا في مكان عام، مثل المكتبة.

3 عنوان البريد الإلكتروني. يمكنك الحصول على عنوان بريد إلكتروني من مزود خدمة الإنترنت الخاص بك أو عن طريق التسجيل في خدمة البريد الإلكتروني على شبكة الإنترنت. يتكون عنوان البريد الإلكتروني من اسم المستخدم (اسمك الحقيقي اختياري، ويمكنك استخدام اسم مستعار)، وعلامة "@" واسم مزود الخدمة، على سبيل المثال، عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. لمشاهدته، يجب عليك تمكين جافا سكريبت

على سبيل المثال، فكر في عملية إنشاء وإرسال رسائل البريد الإلكتروني

يوضح الرسم التوضيحي كيفية ملء مربع الرسالة في معظم برامج البريد الإلكتروني. قد تختلف هذه الخطوات وفقًا لبرنامج البريد الإلكتروني أو خدمة البريد الإلكتروني المستندة إلى الويب التي تستخدمها.

أرز. 3.2.1

1. في الحقل "إلى"، يجب عليك إدخال عنوان البريد الإلكتروني لمستلم واحد على الأقل. إذا كان هناك عدة مستلمين، فافصل العناوين بفاصلة منقوطة (;).

في الميدان ينسخيمكنك إدخال عناوين المستلمين الإضافيين الذين يجب أن يكونوا على علم بالرسالة ولكن لا يستجيبون لها. سوف يتلقون نفس الرسالة التي يتلقاها المستلمون المحددون في الحقل إلى من. يمكن ترك حقل عنوان المستلمين الإضافي فارغًا. تطالبك بعض برامج البريد الإلكتروني أيضًا بملء حقل نسخة مخفية الوجهة، والذي يتيح لك إرسال رسالة إلى المستلمين مع إخفاء أسماء وعناوين بريد إلكتروني معينة عن المستلمين الآخرين.

• 2. في الميدان موضوعتحتاج إلى إدخال موضوع الرسالة.
• 3. في المنطقة الفارغة الكبيرة، أدخل رسالتك.

لإرفاق ملف برسالة، تحتاج إلى النقر فوق الزر إرفاق الملفزر "إضافة ملف" الموجود على شريط الأدوات الموجود أسفل شريط القائمة. ابحث عن الملف المطلوب وقم بتمييزه وانقر فوقه يفتح. سيظهر اسم الملف في الحقل ينضمفي رأس الرسالة.

أرز. 3.2.2

اكتمل إنشاء الرسالة! لإرسال رسالة، يجب النقر فوق الزر يرسل. سيتم إرسال الرسالة عبر الإنترنت إلى المستلمين.

ملحوظة

لتغيير نمط النص أو خطه أو حجمه أو لونه، حدد النص، ثم انقر فوق أحد الأزرار الموجودة في شريط التنسيق أعلى منطقة إدخال الرسالة.

ضع في اعتبارك ترتيب قراءة رسائل البريد الإلكتروني

تستخدم معظم برامج البريد الإلكتروني وخدمات البريد المستندة إلى الويب مجلد Inbox حيث يمكنك قراءة الرسائل المستلمة. قد تحتاج إلى النقر فوق زر لتلقي رسائل جديدة إرسال/تلقيأو ما شابه ذلك. لرؤية قائمة رسائل البريد الإلكتروني المستلمة، انقر فوق البريد الواردفي القائمة المجلداتبرنامج البريد الخاص بك. يجب أن تظهر رسائل البريد الإلكتروني كقائمة من الرسائل. تحتوي القائمة عادةً على المعلومات التالية: مرسل الرسالة وموضوع الرسالة ووقت استلامها.

تحتاج إلى النقر فوق الرسالة التي تريد قراءتها في القائمة. قد يظهر محتوى الرسالة أسفل قائمة الرسائل في منطقة العرض. في هذه الحالة، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الرسالة الموجودة في القائمة لقراءتها في نافذة منفصلة.

أرز. 3.2.3

للرد على الرسالة، يجب عليك الضغط على الزر إجابة. إدارة مستندات البريد الإلكتروني

قواعد آداب البريد الإلكتروني

مثل المحادثات الهاتفية والاجتماعات الشخصية، تتضمن مراسلات البريد الإلكتروني قواعد سلوك معينة. تُسمى هذه القواعد بآداب التعامل مع الإنترنت أو آداب السلوك (مزيج من الكلمتين "شبكة" و"آداب"). للتواصل الفعال، اتبع التوصيات التالية.

• - كن حذرا مع النكات والعروض العاطفية. رسائل البريد الإلكتروني لا تنقل المشاعر بشكل دقيق، لذلك قد لا يفهم المتلقي نبرة الرسالة. تعتبر الفكاهة الساخرة محفوفة بالمخاطر إلى حد كبير لأن المتلقي قد يفسر الكلمات حرفيًا ويشعر بالإهانة. يمكنك استخدام الرموز التعبيرية للتعبير عن المشاعر.
• - فكر قبل الإرسال. تعد عملية كتابة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها أمرًا سريعًا وسهلاً، وفي بعض الأحيان يكون سهلًا للغاية. احرص على التفكير في الرسالة مسبقًا، وحاول ألا تكتب عندما تكون غاضبًا.
• - اجعل سطر الموضوع قصيرًا وواضحًا. عبر عن محتوى الرسالة ببضع كلمات في سطر الموضوع. يمكن للأشخاص الذين يتلقون الكثير من رسائل البريد الإلكتروني استخدام سطر الموضوع عند اختيار البريد الإلكتروني الذي يريدون قراءته.
• - اكتب بإيجاز. على الرغم من أن رسالة البريد الإلكتروني يمكن أن تكون طويلة حسب الرغبة، إلا أن البريد الإلكتروني مصمم لتبادل الرسائل القصيرة. كثير من الناس ليس لديهم الوقت أو الصبر لقراءة أكثر من بضع فقرات.
• - لا تكتب الرسالة بأكملها بأحرف كبيرة. يجد الكثير من الناس أن العبارات المكتوبة بأحرف كبيرة عالية ومزعجة ومهينة.
• - كن حذرا مع المعلومات الهامة والسرية. يمكن لأي مستلم إعادة توجيه الرسالة المستلمة إلى أشخاص آخرين، عن قصد أو عن غير قصد.

كذلك، في المراسلات الرسمية أو التجارية، تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية. الكتابة مع الأخطاء تعطي انطباعًا بعدم الاحترافية. تحقق من الرسائل قبل إرسالها واستخدم المدقق الإملائي إذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يدعمها.

في بعض الأحيان تظهر رسائل غير مرغوب فيها. ميزات العمل معهم هي كما يلي:

نظرًا لأن البريد الإلكتروني قد يحتوي على إعلانات وملصقات وكتالوجات غير مرغوب فيها، فقد يتعين عليك التعامل مع تلقي رسائل غير مرغوب فيها (المعروفة أيضًا باسم البريد العشوائي). قد تحتوي الرسائل غير المرغوب فيها على إعلانات أو عروض احتيالية أو مواد إباحية أو طلبات قانونية. يعد إرسال رسائل غير مرغوب فيها أمرًا رخيصًا للغاية بالنسبة للخدمات الإعلانية، لذلك غالبًا ما ينتهي الأمر بالأشخاص إلى تلقي الكثير من البريد العشوائي.

تحتوي العديد من برامج البريد الإلكتروني وخدمات البريد الإلكتروني المستندة إلى الويب على عوامل تصفية البريد الإلكتروني غير الهام، والتي تسمى أيضًا عوامل تصفية البريد العشوائي. يقومون بتحليل محتوى الرسائل المرسلة ونقل الرسائل المشبوهة إلى مجلد البريد غير المرغوب فيه، مما يسمح لك بمشاهدتها أو حذفها في أي وقت. إذا وصلت رسالة غير مرغوب فيها إلى صندوق الوارد الخاص بك دون تصفيتها، فيمكنك تحديد أنه في المستقبل، سيتم وضع جميع الرسائل الواردة من هذا المرسل تلقائيًا في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.

لتجنب تلقي رسائل غير مرغوب فيها، اتبع الخطوات التالية:

• - كن حذرًا عند إعطاء عنوان بريدك الإلكتروني. تجنب نشر عنوان بريدك الإلكتروني على مجموعات الأخبار أو مواقع الويب أو موارد الإنترنت العامة الأخرى.
• - قبل إدخال عنوان بريد إلكتروني على موقع ويب، تحقق من بيان الخصوصية الخاص بهذا الموقع للتأكد من أنك لا تمنع مشاركة عنوان بريدك الإلكتروني مع شركات أخرى.
• - لا ترد أبدًا على الرسائل غير المرغوب فيها. سيتحقق المرسل من صحة عنوان البريد الإلكتروني وقد يبيعه لشركات أخرى. ومن ثم من المرجح أن يزداد تدفق الرسائل غير المرغوب فيها.

يقضي الأشخاص في العالم الحديث المزيد والمزيد من الوقت على الإنترنت - البحث عن عمل والعثور عليه، وقراءة الأخبار، والتواصل على الشبكات الاجتماعية، والتحقق من الطقس، والشراء، والبيع، وكسب المال، والادخار، وتكوين صداقات، ومشاهدة الأفلام، والاستماع إلى الموسيقى ، وفي كثير من الأحيان مجرد العبث. من الصعب اليوم العثور على شخص لا يعرف ما هو محرك البحث، أو وضع الاتصال بالإنترنت، أو ICQ، أو المدونات، أو كيفية استخدام البريد الإلكتروني. ولكن لا يزال هناك البعض، وهذا النص مخصص لهم.

بالمعنى المعتاد، البريد هو تبادل الرسائل والطرود. وحتى الآن لم تصل قوة الفكر الإنساني إلى مستوى إرسال الطرود عبر البريد الإلكتروني، ولكن ربما يحدث ذلك في المستقبل القريب. وعلى الرغم من هذا، فإن البريد الإلكتروني له العديد من المزايا.

1. في البريد الإلكتروني، لا يمكنك إرسال رسائل نصية فحسب، بل يمكنك أيضًا إرفاق ملفات بالرسالة: الجداول والصور الفوتوغرافية والرسومات ومقاطع الفيديو والعروض التقديمية وما إلى ذلك. يمكن حذف الرسائل وإعادة توجيهها إلى أشخاص آخرين وتخزينها وتصفيتها.

2. يتيح لك البريد الإلكتروني إمكانية توصيل المراسلات (المعلومات) بشكل فوري، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد.

3. ليست هناك حاجة للذهاب إلى مكتب البريد، حيث يمكنك استخدام البريد الإلكتروني دون مغادرة منزلك، إذا كان لديك إنترنت وجهاز كمبيوتر.

4. فعالية التكلفة - ليست هناك حاجة للدفع مقابل كل خطاب، بغض النظر عن كمية المعلومات الموجودة فيه. ويكفي أن يتم دفع خدمة الإنترنت للمزود في الوقت المحدد.

5. الكفاءة - يمكنك التحقق من بريدك والرد على الرسالة حتى من هاتف محمول متصل بالإنترنت.

لذا، دعونا نجيب على السؤال: "كيف تستخدم البريد الإلكتروني"؟

تحتاج أولاً إلى الانتقال إلى موقع الويب الخاص بنظام بحث أو بريد معين، على سبيل المثال، Yandex، Google، Rambler، Mail.ru، إلخ.

لنحاول استخدام مثال لإنشاء حساب بريد إلكتروني على Google. في الجزء العلوي من الموقع، ابحث عن "البريد" وانقر عليه، وستظهر نافذة جديدة لتسجيل الدخول إلى بريدك وحسابك. نظرًا لعدم وجود بريد Google لديك بعد، انقر فوق الزر الأحمر في الزاوية اليمنى العليا - "إنشاء حساب". بعد ذلك، املأ البيانات الشخصية - الاسم الأول واسم العائلة واسم المستخدم وكلمة المرور والجنس وتاريخ الميلاد والهاتف المحمول وعنوان البريد الإلكتروني للطوارئ. تقوم بإنشائه بنفسك، ويجب أن يكون فريدًا (إذا كان هناك بالفعل مستخدم لديه تسجيل الدخول هذا، فسيحذرك النظام ويطلب منك إدخال اسم مختلف)، ويتكون من أحرف لاتينية، وطول الاسم من 6 إلى 30 حرفًا. ضع في اعتبارك أنه إذا كنت ستقوم بإجراء مراسلات تجارية عبر البريد الإلكتروني، فيجب عليك التوصل إلى تسجيلات دخول أكثر سرية واختيارها.

بعد ذلك، تحتاج إلى إدخال كلمة مرور البريد الإلكتروني الخاص بك. وينبغي أن تكون موثوقة بدرجة كافية، ويفضل أن تحتوي على أحرف كبيرة ورموز وأرقام، وأن لا يقل طولها عن 8 أحرف. أدخل كلمة المرور مرة أخرى لتأكيدها.

يجب عليك إدخال تاريخ ميلادك في هذا الموقع للوصول إلى المواد المناسبة لعمرك. الحقيقة هي أن حساب Google يسمح لك بالوصول إلى خدمات مثل Gmail (البريد)، وYouTube (بوابة الفيديو)، وGoogle+ (الشبكة الاجتماعية). يمكنك إعداد حسابك بحيث لا يتمكن أحد من رؤية عمرك.

تتم تعبئة الجنس ورقم الهاتف المحمول وفقًا لتقدير المستخدم.

لتسجيل بريدك الإلكتروني، كل ما عليك فعله هو إثبات أنك شخص حقيقي (وليس روبوت) وإدخال الحروف اللاتينية المحددة على لوحة المفاتيح. إذا كان من الصعب قراءة الإشارات، يمكنك الضغط على علامة "الصوت"، وسيقوم النظام بإملاءها عليك. إذا كنت لا ترغب في القيام بذلك، يرجى تقديم رقم هاتفك المحمول. سيتم إرسال رمز التأكيد إلى هاتفك عبر الرسائل القصيرة، وسيتعين عليك إدخاله في حقل "تأكيد حسابك".

لذا، لديك حساب بريد إلكتروني خاص بك، ويمكنك إرسال واستقبال الرسائل. كيف تكتب رسالة؟ ابحث عن زر "اكتب رسالة"، وفي الحقل "إلى" الذي يظهر، اكتب عنوان المستلم في الحقل "إلى". إذا كنت تريد أن يتلقى شخص آخر نسخة من الرسالة، فأشر إلى عنوان بريد إلكتروني آخر في حقل "نسخة". يمكن ترك حقل "الموضوع" فارغًا، ولكن إذا حددت موضوع الرسالة وجوهرها، فسيكون ذلك أكثر ملاءمة للمستلم. يمكنك كتابة نص في الرسالة وتنسيقه واستخدام الزر "إرفاق" أو أيقونة "مشبك الورق" لإرفاق الملفات وإدراج الروابط والصور والرسومات وحفظ مسودة الرسالة. يمكنك التدقيق الإملائي قبل الضغط على زر "إرسال". إذا كنت تريد أن تعرف على وجه اليقين ما إذا كان المستلم قد استلم الرسالة وقرأها، فحدد مربع "الإخطار عند القراءة".

من الأسهل قراءة الرسائل المستلمة - ما عليك سوى النقر فوق الحرف الجديد (عادةً ما يتم تمييزه بالخط العريض). إذا لم تعد ترغب في تلقي رسائل البريد الإلكتروني من أي مؤلف، فيمكنك وضع علامة على أحدهم كرسالة غير مرغوب فيها. من الآن فصاعدا، سيتم إرسال كافة رسائل البريد الإلكتروني من هذا العنوان تلقائيا إلى مجلد البريد العشوائي. إذن، لديك الآن فكرة عن كيفية استخدام البريد الإلكتروني، ويمكنك التواصل مع شركاء العمل والأصدقاء، والتسجيل على الشبكات الاجتماعية، وإجراء عمليات شراء عبر الإنترنت، وغير ذلك الكثير.

الخطأ الذي يرتكبه معظم الناس هو أنهم يقللون من أهمية إنشاء نظام لإدارة البريد الإلكتروني.إحدى الطرق هي التفكير في البريد الإلكتروني كسلسلة من الخطوات.

1- الوصول إلى البريد الإلكتروني
2 - دفعة الرسالة
3- تدقيق المراسلات الواردة
4- إلغاء التثبيت
5- التنفيذ
6- التخزين

1. الوصول إلى البريد الإلكتروني

الخطوة الأولى هي إنشاء جدول زمني للوقت الذي ستتحقق فيه من بريدك الإلكتروني كل يوم. عادةً، يحتاج معظم الأشخاص فقط إلى التحقق من بريدهم الإلكتروني أربع مرات يوميًا:

1. أول شيء في الصباح. يبدأ معظم الأشخاص يوم عملهم بالتحقق من بريدهم الإلكتروني للتأكد من عدم تفويت أي شيء عاجل.

2. قبل استراحة الغداء. وقت الغداء هو فترة توقف طبيعية تمامًا في نشاط عملك؛ لجعل هذه المرة أكثر إنتاجية، يمكنك التحقق من بريدك الإلكتروني.

3. منتصف بعد الظهر. هذه فترة توقف طبيعية أخرى عندما تحتاج إلى أخذ قسط من الراحة أو عندما تكون على وشك المغادرة لحضور اجتماع عمل.

4. نهاية يوم العمل. إذا قمت بمسح البريد الوارد الخاص بك قدر الإمكان قبل أن تغادر مكتبك، فستتمكن من الانتقال مباشرة إلى الرسائل الجديدة في صباح اليوم التالي. إن التأكد من عدم وجود أي حالات طوارئ في اللحظة الأخيرة تركتها دون مراقبة سيضمن أمسية أكثر راحة لك ولزملائك.

بالنسبة لمعظم الأشخاص، فإن الخيار الأفضل والأقل إزعاجًا لسير عملهم هو التحقق من البريد الإلكتروني أربع مرات يوميًا وتخصيص ما لا يزيد عن 15 دقيقة لكل "جلسة" للبريد الإلكتروني.

2. مجموعة من الحروف

من المهم أن تفهم أنك تقوم بمعالجة مراسلات البريد الإلكتروني أربع مرات في اليوم. هذا لا يعني أنه يتعين عليك الرد فورًا على كل رسالة تتطلب الرد، أو كتابة كل بريد إلكتروني كنت تخطط لإرساله في غضون 15 دقيقة. عليك أن تقبل حقيقة أن البريد الوارد الخاص بك ليس أكثر من مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني في انتظار الفرز.

3. التحقق من المراسلات الواردة

الخطوة التالية هي التحقق من جميع الرسائل، وهذا لا يعني أنه يجب عليك قراءة كل واحدة. يمكنك غالبًا اتخاذ قرار بشأن رسالة بريد إلكتروني بناءً على سطر الموضوع أو الأسطر القليلة الأولى. يتكون جزء كبير من مراسلاتنا من رسائل بريدية ورسائل إخبارية. إذا كنت محللًا صناعيًا، فربما تكون النشرة الإخبارية كذلك
الوثيقة الأكثر أهمية بالنسبة لك وأنت تدرسها بعناية كل يوم. ومع ذلك، فإن هذا ليس هو الحال بالنسبة لبقيتنا، ويمكننا أن نحدد بسرعة ما إذا كانت هذه النشرة الإخبارية مهمة أو مفيدة لنا. لا تتطلب جميع رسائل البريد الإلكتروني ردًا، مثل تلك التي تم إرسال نسخة إليك فيها، أو حيث يتطلب سطر الموضوع منك ببساطة مراجعة المعلومات.

4. الحذف

إذا كان هدفك الرئيسي هو تحرير البريد الوارد الخاص بك، فإن إحدى أسهل الطرق لتحقيق ذلك هي حذف الرسائل. إذا توصلت، بعد قراءة النشرة الإخبارية، إلى استنتاج مفاده أن هذه المعلومات غير مفيدة بالنسبة لك، فقم بإلغاء الاشتراك في هذه النشرة الإخبارية. لن تندم على ذلك، ولن تضطر إلى إضاعة المزيد من الوقت في معالجته. احذف أي رسائل لا تتطلب منك إجراءً آخر.

إذا وجدت نفسك فجأة تحذف جميع الرسائل الواردة من عنوان معين، فكر في سبب حدوث ذلك.

5. التنفيذ

تمامًا كما هو الحال عند العمل مع الوثائق الورقية، فمن المستحسن عدم العودة لقراءة الرسائل مرة أخرى.

إذا كنت تحتاج فقط إلى بضع دقائق للرد على رسالة أو إعادة توجيهها، فافعل ذلك على الفور. إذا كان ذلك ممكنًا، يجب عليك الرد فورًا على الرسائل التي تؤكد أو تحدد موعدًا للاجتماع، أو تطلب معلومات حول جهات الاتصال الخاصة بك، أو تحتوي على أي أسئلة أو طلبات، ما لم يكن ذلك، بالطبع، لا يستغرق الكثير من الوقت.

إذا أدركت أنك بحاجة إلى مزيد من المعلومات، أو مشاركة أشخاص آخرين، أو وقت للتفكير، فلن تتمكن من الرد على مثل هذه الرسالة الإلكترونية على الفور. ستحتاج إلى اتخاذ بعض الإجراءات لاحقًا: ربما تقرر ما إذا كان يجب عليك حقًا الرد على هذه الرسالة والقيام بشيء حيال ذلك. إذا لم يكن الأمر كذلك، يمكنك إرسال الرسالة على الفور إلى الشخص المناسب. قبل أن تقوم بتفويض مهمة ما، قد يستغرق الأمر بعض الوقت لتحديد من
يجب أن يكون الشخص المسؤول. إذا كانت الرسالة تتطلب اتخاذ إجراء منك، فاحفظ فقط الجزء المهم من المعلومات واحذف الرسالة نفسها. أبقِ صندوق الوارد الخاص بك خاليًا من هذه الأنواع من الرسائل وقم بتخزين المعلومات التي تحتاجها في شيء مثل نظام تتبع المشروع أو التقويم أو نظام الجدولة للتأكد من إنجازها. هذا هو بالضبط ما يعنيه الوفاء - الثقة في أن كل ما يجب القيام به سيتم إنجازه.

6. التخزين

إذا لم يكن من الممكن حذف رسالة بريد إلكتروني (أو الرد عليها ثم حذفها)، فهناك حاجة إلى حفظها.

السبب الرئيسي الذي قد يجعل ذلك ضروريًا هو أنك ستحتاج إلى الرجوع إلى هذه الوثيقة في المستقبل (على سبيل المثال، معلومات حول شيء ما، أو قرار تم اتخاذه، أو تعليمات، أو تقرير مرحلي، وما إلى ذلك). إذا لم يكن لديك فجأة مستند يمكنك الرجوع إليه، فسيكون لذلك عواقب سلبية عليك.

لا توجد طريقة واحدة صحيحة لتخزين رسائل البريد الإلكتروني. يجب عليك التوصل إلى نظام فعال بالنسبة لك شخصيا.

أحد الخيارات هو نظام المجلدات الفرعية في صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك فرز المجلدات الفرعية حسب الموضوع أو الفئة أو العميل أو المشروع، اعتمادًا على نوع الرسائل التي تتلقاها عادةً. يقوم العديد من الأشخاص بإنشاء مجلد منفصل يسمى "رسائل البريد الإلكتروني التي تمت معالجتها"، حيث يضعون جميع الرسائل المحددة والرسائل التي تتطلب مزيدًا من الإجراءات.

مهما كان نظام تخزين البريد الإلكتروني الذي تختاره، تذكر أن المكان الوحيد الذي لا ينبغي عليك تخزينه فيه هو صندوق الوارد الخاص بك. تذكر أيضًا أن العمل مع البريد الإلكتروني لا ينبغي أن يشغلك 24 ساعة في اليوم، سبعة أيام في الأسبوع. إن الحفاظ على صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك منظمًا في وقت محدد مسبقًا سيوفر لك عدة ساعات في الأسبوع، ويقلل من التوتر الذي تشعر به نتيجة تفويت الأشياء، ويزيد من كفاءتك عند العمل على ما يهم حقًا. هذه مبادئ بسيطة يسهل تذكرها.