رسالة طلب عينة. خطاب طلب المساعدة في حل مشكلة ما: قواعد الصياغة وأسلوب خطاب العمل والعينة

يواجه معظم الأشخاص في مرحلة ما الحاجة إلى كتابة خطاب طلب أو طلب. يمكن أن يكون هذا طلبًا لمساهمة خيرية، أو طلبًا لكتابة اختبار فائت، أو طلبًا للقاء خبير في مجال معين، أو طلبًا لإصدار مستند ضروري للإبلاغ. مهما كان هدفك، فإن أسلوب الكتابة سيكون هو نفسه. اتبع الإرشادات الواردة في المقالة لجعل رسالتك تبدو أكثر احترافية وإقناعًا.

خطوات

التحضير كتابيا

رسم الأفكار الرئيسية.لكتابة رسالة واضحة وفعالة، من المهم جدًا أن يكون لديك فهم واضح لأهدافك وغايات الطلب/الطلب.

• إحدى الطرق الجيدة للتأكد من أن لديك فكرة واضحة عن الموضوع هي أن تأخذ ثلاث أوراق فارغة وتضع عنوانًا لها: "لماذا أكتب الرسالة"، و"الغرض من الرسالة"، و"أفكار أخرى". "
• دون الخوض في الكثير من التفاصيل، اكتب أفكارك لبضع دقائق على كل قطعة من الورق. قم بإعداد قوائم وحدد الأفكار الرئيسية حول الموقف الذي سيتم ذكره في الرسالة. اذكر أيضًا ما تريد تحقيقه من خلال هذه الرسالة وما هي المعلومات الأخرى التي تعتقد أنه يجب إضافتها.

1. فكر في من هو المقصود بهذه الرسالة.يعد فهم جمهورك المستهدف أمرًا ضروريًا لتحديد النغمة الصحيحة لرسالتك. بمجرد كتابة الأفكار الرئيسية، اكتب كل ما تعرفه عن متلقي الرسالة على ورقة منفصلة.

   • على سبيل المثال، ما هو موقف هذا الشخص وكيف يمكنه مساعدتك؟ هل سيتخذ هذا الشخص القرار النهائي بشأن طلبك أم أنه سيقرر ما إذا كان سيتم إرسال الرسالة إلى السلطات العليا؟
   • إنها فكرة جيدة أيضًا أن تأخذ في الاعتبار وعي المستلم بسطر الموضوع. إذا لم يكن على دراية كبيرة بموضوعك، فيجب أن يكون أسلوب الكتابة مختلفًا (على سبيل المثال، استخدم مفردات بسيطة وأضف المزيد من المعلومات التوضيحية) عما إذا كنت تكتب إلى خبير في هذا الشأن.

2. اكتب خطة.أخيرًا، قبل كتابة نص رسالتك، ضع مخططًا لتنظيم أفكارك بترتيب منطقي ومتماسك.

   • تحديد النقاط الرئيسية والنقاط الداعمة. تأكد من تنظيم أفكارك بطريقة منطقية للقارئ.

   كتابة مسودة

   1. استخدم التنسيق المناسب.من خلال الحفاظ على تنسيق احترافي لرسائل العمل، ستترك انطباعًا إيجابيًا في البداية.

      • في الزاوية العلوية اليسرى، اكتب عنوانك بالكامل، ثم التاريخ، ثم عنوان المستلم. لا تنس وضع مسافة بادئة بين كل فقرة.
      • يمكنك أيضًا الإشارة إلى موضوع الرسالة بسطر واحد بعد عنوان المستلم. لكن هذا اختياري.

   2. ابدأ بالتحية.يجب أن يبدأ نص الرسالة بتحية محترمة وصحيحة.

      • إذا كنت تعرف الشخص الذي تكتب إليه، يمكنك استخدام اسمه ("عزيزي أليكسي!"). بخلاف ذلك، يجب عليك استخدام الاسم الأخير للشخص ولقبه ("عزيزي السيد إيفانوف!")
      • إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي سيقرأ الرسالة، فيمكنك ببساطة كتابة: "مرحبا!"

   3. اكتب فقرة تمهيدية.في الفقرة الأولى من أي خطاب طلب أو طلب، يجب عليك تقديم نفسك وتوضيح الغرض الرئيسي من طلبك بشكل واضح ولكن بإيجاز. على سبيل المثال، "أكتب إليك على أمل أن تفكر في التبرع لصندوق رعاية الحيوانات لدينا."

      • إذا كنت قد تواصلت مسبقًا مع مستلم الرسالة، فيمكنك في الفقرة الأولى أن تذكر متى وتحت أي ظروف اتصلت بك بالفعل في الماضي.
      • على سبيل المثال: "أنا طالب في نادي الدراما الخاص بك"، أو "أنا رئيس مؤسسة رعاية الحيوان التي تبرعت لها بسخاء لمدة 10 سنوات"، أو "لقد اتصلت بك الشهر الماضي بشأن إمكانية تنظيم مدرسة رحلة إلى مدينة الملاهي."
      • إن إنشاء اتصال ليس مفيدًا للمستلم فحسب، بل يمكن أن يخلق أيضًا شعورًا بالقرب منك، مما سيزيد من فرص الاستجابة الإيجابية.

   4. اكتب فقرة الجسم.في النص الأساسي، يجب عليك تقديم معلومات إضافية وأكثر تفصيلاً بخصوص طلبك. هذه هي فرصتك لشرح ما ترغب في الحصول عليه بالضبط وسبب الموافقة على طلبك.

      • اكتب بالتفصيل ولكن بإيجاز. يجب أن تذكر بوضوح طبيعة طلبك والأسباب التي تدعو إلى النظر فيه. ومع ذلك، لا يحتاج القارئ إلى قراءة قصة حياتك بأكملها.
      • كن صادقًا ومباشرًا بشأن طلبك. يجب ألا يكون لدى المتلقي أي شك بشأن ما تريد. على سبيل المثال: "أتمنى أن تستمر في العطاء بسخاء هذا العام" أو "أود أن تتاح لي الفرصة لإعادة إجراء هذا الاختبار".
      • كن مهذبًا واستخدم النغمة المناسبة عند مخاطبة المتلقي.
      • التزم بالحقائق وتحكم في عواطفك. إذا اضطررت إلى ذكر مشاعرك تجاه هذه القضية، فلا تكن عاطفيًا جدًا. على سبيل المثال: "شعرت بخيبة أمل كبيرة بسبب درجاتي"، ولكن ليس "لقد أصبت بالجنون عندما رأيت درجاتي!"

   5. اكتب الاستنتاج.في استنتاجك، يجب أن تذكر أي مواعيد نهائية وقيود زمنية وتعرب عن تقديرك للنظر في طلبك.

      • على سبيل المثال، إذا كنت تكتب طلبًا للحصول على معلومات أو لقاء مع شخص ما، ويجب إكمال هذا الطلب بحلول تاريخ معين، فيجب عليك ذكر ذلك بأدب ولكن بوضوح في الختام.
      • حتى لو لم يوافق المستلم على طلبك في النهاية، فإن حقيقة أنه خصص وقتًا للبحث في مشكلتك واتخاذ قرار بشأنها تستحق التقدير.

   6. قل وداعا.يجب أن تنتهي رسالتك بتوديع مناسب ومهذب. الخيارات الجيدة هي "مع خالص التقدير" أو "مع خالص التقدير" أو "أطيب التحيات" متبوعة باسمك.

      • إذا كنت ترسل رسالة مكتوبة بخط اليد، ضع مسافة بادئة 4 أسطر من اسمك وكلمة الوداع واترك توقيعك بالقلم.
      • إذا قمت بإرفاق أي مواد بالرسالة، فيجب أن تتبع هذه المعلومات بعد الوداع. على سبيل المثال: "التطبيقات: 2."

   تنسيق خطاب

   1. اهدأ.بمجرد الانتهاء من كتابة المسودة الأولى، ضعها جانبًا لبضعة أيام إذا سمح الوقت بذلك. سيساعدك هذا على النظر إليه بعيون جديدة عند عودتك.

ربما كان على الجميع مرة واحدة على الأقل التعامل مع الحاجة إلى كتابة خطاب عمل. عند تجميعها، توصلت قسراً إلى استنتاج مفاده أن الأمر ليس بالأمر السهل على الإطلاق. هناك العديد من القواعد واللوائح الخاصة بكتابة الرسائل التجارية التي تحتاج إلى معرفتها. توضح المقالة بالتفصيل عملية إعداد المستند، وتقدم عينات من رسائل العمل، وتناقش أنواعها وتصميمها.

استمارة

ستضيف النماذج الجاهزة صلابة وتشير إلى موثوقية الشركة. أنها تحتوي على المعلومات الضرورية عن المنظمة، مثل:

• اسم.
• عنوان.
• أرقام الاتصال.
• موقع إلكتروني.
• بريد إلكتروني.
• الشعار.
• تفاصيل الاتصال الأخرى.

لا توجد قواعد صارمة فيما يتعلق بالنماذج. لذلك، تقرر كل منظمة بشكل مستقل المعلومات التي يجب تضمينها فيها.

كيف تكتب الرسائل التجارية بشكل صحيح؟ تحضير

تتم كتابة رسائل العمل وتنسيقها بطريقة معينة، وفقًا لقواعدها ومتطلباتها المتأصلة. اعتمادًا على الهدف، يفكر المؤلف في المحتوى بالتفصيل من أجل الحصول على النتيجة التي يحسبها. يجب عليه أن يفهم بوضوح ما هي المعلومات التي يعرفها المرسل إليه بالفعل حول موضوع الرسالة، وما الذي سيبني عليه، وما الذي سيكون جديدا فيه. تعتمد الحجج على الهدف الذي يسعى إليه المؤلف. يمكن تقسيم عملية إعداد خطاب العمل إلى المراحل التالية:

• دراسة هذه القضية.
• كتابة مسودة الرسالة.
• موافقتها.
• التوقيع.
• تسجيل.
• الإرسال إلى المستلم.

هيكل الرسائل التجارية

عند إنشاء خطاب، من الضروري تشبعه بالمعلومات، أي وضع جميع المعلومات اللازمة هناك. يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. في رسالة بسيطة، ينقل المحتوى بوضوح وإيجاز معلومات لا تتطلب عمومًا ردًا من المستلم. قد يتكون المجمع من عدة أقسام ونقاط وفقرات. تعرض كل فقرة جانبًا واحدًا من المعلومات. تتكون هذه الأنواع من نماذج رسائل الأعمال عادةً من قسم تمهيدي ونص وقسم ختامي.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء التمهيدي منه.

يصف الجزء الرئيسي المواقف والأحداث، ويقدم تحليلها والأدلة. في هذا الجزء يقنعون أنهم بحاجة إلى التصرف بطريقة أو بأخرى، لإثبات كيف كانت الأمور والإبلاغ عن الحاجة إلى المشاركة في أي حدث، وتقديم حجج مختلفة.

يحتوي الاستنتاج على الاستنتاجات التي يتم إجراؤها في شكل مقترحات وطلبات وتذكيرات ورفض وما إلى ذلك.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء الأخير منه. وهذا يلخص المتطلبات المذكورة في الشرط الرئيسي.

يجب أن تكون جميع المعلومات المقدمة متسقة ومفهومة على النحو الأمثل.

يبدأ كل حرف بعنوان مركزي. هذا الجزء الصغير مهم للغاية. عند اختياره يجب على المؤلف مراعاة ما يلي:

• موقف المرسل إليه.
• طبيعة العلاقة.
• شكليات.
• آداب.

يجب أن يكون هناك شكل مهذب في نهاية الرسالة. على سبيل المثال: "...أعرب عن أملي في المزيد من التعاون (الامتنان للدعوة)..." هذه العبارات متبوعة بتوقيع المؤلف.

أسلوب

يجب أن تكون جميع الرسائل مكتوبة بأسلوب العمل الرسمي، مما يعني استخدام اللغة في العلاقات التجارية الرسمية. تتشكل ميزات هذه اللغة في ظل الظروف التالية:

• المشاركون الرئيسيون في العلاقات التجارية هم الكيانات القانونية التي تتم كتابة رسائل مديريها ومسؤوليها نيابة عنهم.
• يتم تنظيم العلاقات في المنظمات بشكل صارم.
• موضوع الاتصال هو أنشطة الشركة.
• تحتوي وثائق الإدارة بشكل عام على مرسل إليه محدد.
• في كثير من الأحيان، في سياق أنشطة المنظمة، تحدث نفس المواقف.

وفي هذا الصدد، ينبغي أن تكون المعلومات الواردة في خطاب العمل:

• رسمي وغير شخصي مع التأكيد على المسافة بين المشاركين في التواصل.
• موجهة، مخصصة لمرسل إليه محدد.
• الحالية في وقت الكتابة.
• موثوقة ومحايدة.
• سببها حث المتلقي على القيام بأي إجراء.
• كاملة لاتخاذ القرار.

متطلبات

يجب أن يستوفي خطاب العمل المتطلبات التالية:

• يتم توحيد الكلام على جميع المستويات - المعجمية والصرفية والنحوية. يحتوي على العديد من التعبيرات والمصطلحات والصيغ.
• لهجة الكتابة محايدة ومنضبطة وصارمة، دون استخدام لغة عاطفية ومعبرة.
• دقة النص ووضوحه، دون أخطاء منطقية، والوضوح ودقة الصياغة.
• الإيجاز والإيجاز - دون استخدام تعبيرات تحمل معنى إضافيا.
• استخدام الصيغ اللغوية التي تكونت نتيجة لمواقف متكررة.
• استخدام المصطلحات، أي الكلمات أو العبارات التي لها مفاهيم خاصة.
• استخدام الاختصارات التي يمكن أن تكون معجمية (أي كلمات مركبة تتكون عن طريق إزالة الحروف من أجزاء من الكلمات: LLC، GOST، وما إلى ذلك) ورسومية (أي تسميات الكلمات في شكل مختصر: grn، zh-d، إلخ.).
• استخدام الإنشاءات في الحالات المضاف إليها والأدوات.
• عبارات ذات أسماء فعلية ("تقديم الدعم" بدلاً من "الدعم").
• استخدام الجمل الشائعة البسيطة.

يتم عرض نماذج خطابات العمل المذكورة أعلاه أدناه في النسخة الكاملة (مع النص). تلبي المعلومات جميع متطلبات أسلوب العمل الرسمي.

أنواع الرسائل التجارية

من الأفضل كتابة خطاب عمل حول قضية محددة. إذا كان من الضروري حل العديد من الأسئلة في وقت واحد، فمن المستحسن وضع عدة خيارات مختلفة.

يمكن أن تحتوي رسائل العمل على المحتوى التالي:

• مرافقة. عادة ما تكون هناك حاجة لمثل هذه الرسائل لإبلاغك بمكان إرسال المستندات.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ نموذج خطاب تعريفي سيساعد أولئك الذين يحتاجون إلى كتابة هذا النوع من المستندات.)

• مضمون. وهي مكتوبة لتأكيد أي وعود أو شروط. على سبيل المثال، يمكن ضمان الدفع مقابل العمل والإيجار ومواعيد التسليم وما إلى ذلك.
• شكرًا. لقد بدأ استخدامها بشكل خاص في الآونة الأخيرة. تظهر مثل هذه الرسائل نبرة الشراكة الجيدة. يمكن إصدارها على ترويسة عادية أو على ورق ملون بطباعة جميلة.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ يتم رسم عينة من مجموعة الشكر بشكل حر، اعتمادًا على المهام التي تحلها. وفي هذه الحالة، تعبر الرسالة عن جوهرها في أقصر شكل. مثل هذه العينة مصنوعة على ورق ملون مزخرف، يمكن تعليقه على الحائط في غرفة الشركة في مكان شرف.)

• إعلامية.
• مفيدة.
• تهانينا.
• دعاية.

وهناك أيضًا حروف:

• مقترحات للتعاون. من الشائع جدًا في الآونة الأخيرة، أن يتم إرسالها إلى المؤسسات، وغالبًا ما تكون ذات طبيعة إعلانية، على سبيل المثال، مثل هذه العينة. من الصعب جدًا كتابة رسائل تجارية؛ عليك أن تأخذ في الاعتبار العديد من الفروق الدقيقة لجذب الانتباه، بل والأكثر من ذلك، أن تصبح مهتمًا. ولكن إذا قمت بتأليفها وفقا للعينة أدناه، فستكون لديها كل فرص النجاح.

• الدعوات. يتم إرسالهم ودعوتهم للمشاركة في الأحداث المختلفة. وعادة ما تكون موجهة إلى مدير أو مسؤول، ولكن من الممكن أيضًا أن تكون موجهة إلى فريق بأكمله.
• الطلبات.
• إشعارات.
• طلبات وغيرها الكثير.

كيفية كتابة رد على الرسالة. مثال

ويجب أن يبدأ الجواب بتكرار الطلب المذكور في الحرف الأول. ثم يتم إبداء نتائج نظرها وبيان الموافقة أو سبب الرفض. قد يحتوي خطاب استجابة الأعمال على حل بديل للمعلومات المتوقعة. عادة ما تلبي المبادئ التالية:

• توفر رابط للحرف الأول ومحتوياته.
• لغة متطابقة تعني.
• نطاق مماثل وجوانب المحتوى.
• الامتثال لتسلسل معين.

تسجيل

بالإضافة إلى استخدام ترويسة الشركات لرسائل الأعمال، من الضروري مراعاة التفاصيل الدقيقة الأخرى عند تصميمها. هذه هي التفاصيل وقواعد الاختصارات وكتابة العناوين والعناوين وطول النص وعرض الحقول والمزيد.

تساعدك عينات خطاب العمل في تكوينها، مع مراعاة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة. يتم استخدامها من قبل كل من العاملين في المكاتب المبتدئين والعاملين ذوي الخبرة. وبفضل العينات، يتعلمون كيفية كتابة الرسائل بشكل صحيح وتوفير الكثير من الوقت.

خطاب الطلب هو طلب للحصول على المعلومات والسلع والخدمات والوثائق اللازمة، وتقديم التوصيات، وتنظيم اجتماع، وما إلى ذلك. عند إعداده، تحتاج إلى تبرير الحاجة إلى تلبية الطلب. يمكن أن تكون موجهة إلى فرد معين أو كيان قانوني - منظمة. قد يحتوي هذا النوع من الرسائل على أكثر من طلب.

عمل

"عزيزي إيفان إيفانوفيتش!

لقد شاركت شركتك في برنامج التوجيه المهني للمتقدمين منذ عدة سنوات، مما يساعدهم على اتخاذ القرار بشأن اختيارهم للمهنة.

كمدير للموارد البشرية، أنت مهتم بتدريب المتخصصين، ونحن على استعداد لمساعدة تلاميذ المدارس على البدء في تدريب أساتذة مهنتهم. تعد مهنة المدير اليوم من أكثر المهن شيوعًا، لكن العديد من المتقدمين ليس لديهم فكرة واضحة عن معناها.

وفي هذا الصدد، نطلب منك تنظيم اجتماع للمدير العام مع المتقدمين يوم 23 مارس الساعة 15.00 في مقر شركتك.

بإخبار الرجال عن أسرار المهنة اليوم، فإنك تضع الأساس لتدريب محترفين حقيقيين غدًا. ربما في غضون سنوات قليلة سيأخذ أحدهم شركتك إلى مستوى جديد من التطوير.

مع الاحترام والامتنان،

مدير مركز التوظيف

ص. بيتروف"

حول المساعدات الخيرية

يعرض العمود الأيمن من الجدول النص الكامل للرسالة، بينما يسرد العمود الأيسر التقنيات المستخدمة.

نبدأ بمجاملة للمتلقي	عزيزي بافل ايفانوفيتش! تعد مؤسستك واحدة من أكبر الشركات في المنطقة، وأنت، كمدير لها، جزء من نخبة الأعمال في منطقتنا.
نحن نقدم للمتلقي فرصة جذابة	في جميع الأوقات، سعى الأشخاص المغامرون وذوو العقلية التجارية ليس فقط لتحقيق النجاح المادي، ولكن أيضًا لترك بصماتهم على تاريخ المدينة والمنطقة والبلد، وأن نتذكرهم بأعمالهم الصالحة.
نعرض كيف يمكننا المساعدة في تحقيق هذه الفرصة	واليوم، عندما تعتمد بلادنا على الشباب، فمن الصعب العثور على قضية مقدسة وضرورية أكثر من مساعدة الشباب والشابات من الأسر المحرومة. يوجد في مدينتنا أولئك الذين يقدمون بالفعل مثل هذه المساعدة - تحت رعاية مكتب رئيس البلدية، يعمل مركز التراث الخيري الخاص بنا على تبرعات المواطنين، وتعليم الحرف الشعبية الصعبة للمراهقين.
نظهر أهمية طلبنا. "نحن نأخذ ذلك على محمل الجد"	غالبًا ما يفتقر الأطفال من العائلات الصعبة إلى الدفء، وواحدة من أكثر الحرف اليدوية دفئًا وأشعة الشمس هي صناعة الفخار. لذلك نريد افتتاح ورشة فخار في مركزنا. ومن خلال صناعة الفخار التقليدي والهدايا التذكارية لزوار المركز والسياح، سيتمكن الأطفال من تعلم مهنة جديدة وكسب امتنان الآخرين - وهذا مهم جدًا لتكيفهم الاجتماعي.
نحن نعرب عن طلبنا	لتجهيز ورشة عمل الفخار، نحتاج إلى فرن لحرق السيراميك - نطلب منكم مساعدتنا في شرائه. تكلفة الموقد مع التثبيت 2 مليون روبل.
نحن ندعوك إلى اتخاذ خطوة في اتجاهنا	لقد تم بالفعل إعداد جميع وثائق التصميم والتقدير الخاصة بشرائه وتركيبه، ويسعدنا أن نقدمها لك حتى تتمكن من معرفة بالضبط كيف سيتم استخدام أموالك.
دعونا نلخص: إذا ساعدت، ستكون هناك سعادة

خطاب الطلبيشير إلى وثائق خاصة. بمساعدتها، يمكن لأي شخص الاتصال بشخص آخر (المرسل إليه) لطلب تقديم معلومات، وتنفيذ إجراء، وتقديم المساعدة (المادية أو المالية)، وإجراء الدفع، وما إلى ذلك. في هذه المادة، سنلقي نظرة على نماذج وأمثلة لتنسيق خطابات الطلب، والتي يمكنك تنزيلها في أسفل المقالة.

إذا لم يكن هناك اتصال مع المرسل إليه أو لم تكن هناك فرصة أخرى للاتصال به، أ خطاب الطلب. تحتوي هذه الرسالة في محتواها على ميزات مشتركة مع طلب مكتوب. يتم وضعه على الورق الرسمي للمؤسسة ويتم تسجيله في مجلة الوثائق الصادرة. ويجب أن يشير النموذج إلى رقم وتاريخ تسجيل خطاب الطلب. في حالة ظهور مشكلات مثيرة للجدل، يمكنك دائمًا إثبات إرسال خطاب الطلب، مع تحديد التاريخ وحتى الوقت المحدد للإرسال.

خطاب الطلب. كيف تكتب بشكل صحيح؟

تعد خطابات الطلب جزءًا لا يتجزأ ومهمًا وضروريًا من المراسلات التجارية. من ناحية، هذه طلبات لبقة ودبلوماسية بشأن القضايا الحالية، من ناحية أخرى، فهي أداة لتحقيق أهداف معينة للمرسل إليه. الغرض من أي خطاب طلب هو حث المرسل إليه على اتخاذ إجراءات معينة يطلبها كاتب الرسالة. كيف تكتب خطاب طلب لتقترب قدر الإمكان من الرد الإيجابي؟

يجب أن يتكون أي خطاب طلب من مبررات مدروسة جيدًا وبيان واضح للطلب. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام التقنيات التي تزيد من كفاءة الكتابة.

الخطوة 1. بمن تتصل بطلبك؟

مخاطبة المرسل إليه شخصيا، ويفضل أن يكون ذلك بالاسم الأول والعائلي:

"عزيزي إيفان إيفانوفيتش!"، "عزيزي السيد إيفانوف!"

أولاً، سوف تعرب عن احترامك للمرسل إليه، وثانياً، الطلب الموجه إلى شخص معين يفرض عليه مسؤولية تنفيذه. هناك حالات يتم فيها توجيه الطلب إلى فريق أو مجموعة من الأشخاص. في هذه الحالة، يُنصح أيضًا بتخصيص الاستئناف قدر الإمكان:

"أعزائي الزملاء!"، "أعزائي المديرين!"، "أعزائي الموظفين المبتدئين!"، "أعزائي موظفي الموارد البشرية!"

الخطوة 2. لماذا تتصل بي؟

إعطاء مجاملة للمتلقي. من خلال الإطراء على المتلقي، فإنك تجيب على سؤاله: “لماذا تسألني هذا السؤال؟” لاحظ إنجازاته السابقة أو صفاته الشخصية.

"أنت دائمًا على استعداد للاستماع وإيجاد أفضل طريقة لحل مشكلة كل من يتصل بك تقريبًا. ويجب أن نشيد بك، لقد ساعدت الكثير من الناس.

"أنت خبير رائد في هذا المجال..."

"لقد ساعدت العديد من الأشخاص على حل أصعب القضايا في مجال..."

ستسمح هذه التقنية للمرسل إليه بدراسة الطلب عن كثب ومحاولة إيجاد فرصة لإرضائه يمارس الجنس معها.

المجاملة مناسبة عندما يتعلق الأمر بالطلبات غير القياسية، عندما تحتاج إلى جذب المستلم، عندما تحتاج إلى لفت الانتباه إلى بعض المزايا والصفات الضرورية والمهمة لتحقيق طلبك.

من المهم جدًا عدم تجاوز الخط الفاصل بين المجاملة والإطراء الوقح. كن صادقا.

الخطوة 3. تبرير الطلب

يجب أن يكون أي طلب مبررًا لسبب تقديمك لهذا الطلب بالتحديد. أدخل المرسل إليه في سياق مشكلتك.

في هذه المرحلة، تحتاج إلى تحديد الحجج الثلاث الأكثر أهمية للمرسل إليه. من الأفضل بناء الحجج وفقًا للمخطط التالي: قوي - متوسط ​​- أقوى.

تأتي الطلبات بمستويات مختلفة من التعقيد، لذلك لا يكون المتلقي مهتمًا دائمًا بتلبية طلبات شخص ما. ويجب أن يقتنع بأن تلبية الطلب له فوائد محتملة:

إثارة اهتمام المتلقي

اعرض عليه تنفيذ بعض الفرص الجذابة المتعلقة بتنفيذ طلبك:

"في جميع الأوقات، سعى الأشخاص ذوو العقلية التجارية والمغامرون ليس فقط لتحقيق النجاح المادي، ولكن أيضًا لترك بصماتهم على تاريخ وطنهم الأم، ليُذكروا بأعمالهم الطيبة، ولكسب الاحترام."

« النشاط الناجح لأي مجتمع مهني هو، أولا وقبل كل شيء، التفاهم والدعم من النقابات الصديقة، والمشاركة في الأحداث والمشاريع المشتركة».

« بالطبع، هدفك الكبير هو مدينة نظيفة ومريحة للناس».

أو قم بالتعبير عن مشكلة ذات صلة جدًا بالمرسل إليه على وجه التحديد:

"أنت، كمالك مدينة حكيم، ربما تشعر بالقلق إزاء المشي الفوضوي للأطفال من مختلف الأعمار في أماكن غير مناسبة، مما يؤدي إلى زيادة حوادث المرور وزيادة جرائم الأطفال."

"لقد تلقى قسمك المزيد من المكالمات المتكررة بشأن المشكلات غير الأساسية، الأمر الذي يستغرق الكثير من وقت العمل الثمين."

أظهر كيف يمكن أن يساعد طلبك في تحقيق الفرصة:

« واليوم، عندما تعتمد بلادنا على الشباب، فمن الصعب العثور على قضية مقدسة وضرورية أكثر من مساعدة الشباب والشابات من الأسر المحرومة. يوجد في مدينتنا من يقدم بالفعل مثل هذه المساعدة - تحت رعاية مكتب رئيس البلدية، يعمل مركزنا الخيري "التراث" على تبرعات المواطنين، وتعليم الحرف الشعبية الصعبة للمراهقين ».

أو لحل المشكلة:

"إن تجهيز أماكن مخصصة للأطفال من مختلف الأعمار لقضاء بعض الوقت سيساعد في تقليل مستوى جرائم الأطفال وتقليل حوادث الطرق التي يتعرض لها الأطفال."

وصف أهمية الطلب

عندما لا يكون هناك ما يمكن تقديمه للمرسل إليه أو أنه غير مناسب في سياق هذا الطلب، فمن الأفضل تحديث المرسل إليه. هنا تحتاج إلى وصف الموقف بشكل كامل حسب الضرورة لفهم أهمية الطلب وأهمية تنفيذه. ويجب وصف أهمية الطلب بحيث "يمس الروح". إذا لم يندرج الطلب ضمن فئة "الحساس"، فأنت بحاجة إلى إظهار علاقة السبب والنتيجة للمرسل إليه، مما يضمن استيفاء المرسل إليه للطلب.

“من (التاريخ)، وفقًا لاتفاقية الإيجار رقم X، فإن الإيجار لمساحة 1 متر مربع هو 20 دولارًا أمريكيًا. يوميا. وعلى مدى الأشهر الثلاثة الماضية، كان هناك انخفاض في نشاط التداول بسبب عدم الاستقرار الاقتصادي والاضطرابات الاجتماعية. متوسط ​​الربح من التداول هو 10 دولار أمريكي. يوميا، وهو ما لا يكفي حتى لدفع الإيجار. إذا لم يتم اتخاذ الإجراءات، فسيضطر أصحاب المشاريع الخاصة إلى إغلاق منافذ البيع بالتجزئة الخاصة بهم، مما قد يؤثر سلبًا على دخلك.

وبالتالي، يجب أن توضح للمتلقي أن تلبية الطلب يحمل احتمال الحصول على فوائد مادية أو غير مادية.

الخطوة 4. بيان الطلب

عندما يتم إعداد المرسل إليه، يمكنك ذكر الطلب الفعلي. يجب أن يكون نص الطلب موجزا تماما وواضحا للغاية. ولا ينبغي بأي حال من الأحوال أن يكون هناك غموض أو بخس. على سبيل المثال، إذا كنا نتحدث عن تخفيض الإيجار، فمن المهم الإشارة إلى أي مستوى:

"نطلب منكم خفض مستوى الإيجار حتى يستقر الوضع إلى 5 دولارات. لكل متر مربع في اليوم."

إذا كنا نتحدث عن تقديم الخدمات، فاجعل الطلب محددًا قدر الإمكان، مع الإشارة إلى التواريخ المطلوبة وإصدار السعر وما إلى ذلك:

« لتجهيز ورشة عمل الفخار، نحتاج إلى فرن لحرق السيراميك - نطلب منكم مساعدتنا في شرائه. تكلفة الموقد مع التثبيت 998 ألف روبل».

في هذا المثال، ليس من الواضح تمامًا نوع المساعدة المطلوبة من المرسل إليه. سيكون من الأفضل صياغة الطلب بشكل أكثر تحديدًا: "نطلب منكم مساعدتنا في شراء فرن لحرق السيراميك بتحويل مبلغ 333 ألف دولار أمريكي إلى الحساب البنكي للشركة لإنتاج وتركيب الأفران."

مهما كان ما تطلبه، يجب أن يعرف المتلقي بالضبط متى وماذا وكم وبأي سعر تريد الحصول عليه. الطلب المعمم أكثر عرضة لخطر الرفض، لأنه ليس لدى المستلم دائمًا الوقت والرغبة في التعامل مع التفاصيل. بالإضافة إلى ذلك، فإنك تخاطر بعدم الحصول على المرغوب فيه، ونقل المبادرة إلى المستلم.

على سبيل المثال، كتب أصحاب المشاريع الخاصة خطابًا يطلبون فيه تخفيض الإيجار، لكنهم لم يشيروا إلى المستوى الذي يريدون خفض الإيجار فيه:

"نطلب منكم تخفيض الإيجار حتى يستقر الوضع".

ونتيجة لذلك، حصلوا على تخفيض في الإيجار، ولكن بشكل طفيف فقط (بنسبة 1٪ من الإيجار الحالي). وهكذا تمت الموافقة على طلبهم، لكنه لم يفعل الكثير لتغيير موقف أصحاب الرسالة.

في بعض الحالات، يمكن أن يكون نص الطلب بخط غامق لجعله بارزًا في النص، لكن لا تبالغ في استخدام هذه التقنية.

الخطوة 5: تلخيص طلبك.

كرر طلبك وأكد على كيفية استفادة المتلقي إذا تم تلبية الطلب. يجب تعديل الطلب بعض الشيء. من الأفضل بناء جملة وفقًا للمخطط: "إذا استوفيت الطلب ستكون سعيدًا".

"إذا قابلتنا في منتصف الطريق وقمت بتخفيض الإيجارات حتى يستقر الوضع في المنطقة، فلن تتمكن من إنقاذ أكثر من 150 وظيفة فحسب، بل لن تتكبد أيضًا خسائر عالمية بسبب الغياب التام للإيجارات".

ولكن قد تكون هناك خيارات أخرى:

"يمكنك أن تكون على يقين من أن كل روبل من تبرعاتك الخيرية سيذهب إلى قضية نبيلة وسيساعد الأطفال في المواقف الصعبة على النمو ليصبحوا مواطنين مستحقين."

"يمكنكم التأكد من أن ابتسامة كل طفل ستمنحكم الرضا المعنوي عن عملكم الشاق، وجهودكم وجهودكم هي استثمار في مواطنين جديرين وسعداء في المستقبل القريب."

الشيء الرئيسي هو تكرار معنى الطلب وفوائد تحقيقه. ولا يشترط أن تكون المنفعة مادية. تذكر أن المرسل إليه هو شخص، والمشاعر ليست غريبة عليه.

مثال:

ولا تنسوا تصميم الرسالة – ​​فهذا هو "وجه" المنظمة. إذا كان البادئ بخطاب الطلب منظمة، فسيتم وضع مثل هذا الخطاب على ترويسة مع توقيع المدير أو الشخص المعتمد. إذا كنت شخصًا عاديًا، فيكفي الالتزام بالمعايير الأساسية في ترتيب عناصر الحروف. هذه التفاصيل مهمة جداً من الناحية القانونية والنفسية للمرسل إليه وتكوين الصورة الصحيحة للمرسل.

	-
	-	أرسل مئات المقترحات والطلبات ورسائل العمل الأخرى كل يوم، ولكنك لا تحصل على النتيجة المرجوة من رسالتك؟ ألا تعرف كيف تذكّر المتلقي بالتزاماته بشكل غير مزعج وأدب؟ ثم التدريب عبر الإنترنت سيساعدك بالتأكيد "مهارات الكتابة التجارية"! يمكنك المرور بها في أي وقت مناسب.	-	-
	-