وثائق المحاسبة. المستندات الأساسية – تأكيد حقيقة المعاملة التجارية

يتم توثيق المعاملات التجارية للمؤسسات بوثائق محاسبية أولية. يتم التسجيل في وقت المعاملة أو مباشرة بعد إتمامها. تقوم المؤسسات بملء النماذج الأولية بشكل مستمر، من خلال توثيق جميع الكائنات والعمليات.

يتم الاحتفاظ بالمستندات على الورق أو إلكترونيًا مع إخراجها لاحقًا على الورق. إذا كانت الاستمارة الإلكترونية مصدقة بالتوقيع فإن الاستمارة الورقية تكون نسخة. بعد 19 يونيو 2015، يُسمح بتدفق المستندات الإلكترونية بين المؤسسات التي لديها اتفاقية متبادلة.

تعريف ومفهوم هذه الوثائق

الوثائق الأولية تعني النماذج، وعلى أساسها يأخذون في الاعتبار:

• استلام وإصدار عناصر المخزون والنقد والأصول الأخرى المشاركة في الأنشطة التجارية.
• تسجيل استلام الأصول الثابتة.
• إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة والأوراق المالية والأجور.
• تسجيل الخدمات المقدمة والأعمال المنجزة.
• الحفاظ على سجلات الموظفين.
• الإجراءات والعمليات الأخرى للمؤسسة.

للحصول على معلومات حول ماهية المستندات المحاسبية الأساسية، راجع الفيديو التالي:

التنظيم التشريعي للمسألة والقواعد الأساسية للتسجيل

يتم تنظيم إجراءات إعداد الوثائق الأولية والحفاظ عليها بموجب قانون "المحاسبة".

يجب التعامل مع تكوين المعلومات الموجودة في المستندات بطريقة مسؤولة. تشكل الوثائق أساس المحاسبة والضرائب.

النماذج ملزمة قانونًا إذا كانت التفاصيل المطلوبة متاحة:

• اسم النموذج.
• تاريخ التجميع.
• بيانات الكيان الاقتصادي.
• محتويات العملية.
• التعبير الطبيعي والنقدي عن حقيقة النشاط الاقتصادي.
• تفاصيل الشخص الذي صدق على الوثيقة.
• توقيع الشخص المسؤول.

عدم وجود أي من التفاصيل لا يسمح باستخدام الوثيقة في المحاسبة. يجب أن تكون البيانات المحاسبية الأولية موثقة ومبررة اقتصاديا.

عند تجميع النماذج، قد يرتكب موظفو المؤسسة أخطاء وعدم دقة.

مسموح تصحيح إدخال خاطئبالترتيب التالي:

• شطب النص غير الصحيح. يجب أن تكون بيانات الخطأ قابلة للقراءة.
• إدخال الإدخال الصحيح بجانبه والتعليق: "صحيح" أو "صدق المصحح".
• مع الإشارة إلى تاريخ التصحيح.
• التصديق على النص بالتوقيع مع نسخة من بيانات الشخص الذي قام بالتصحيحات.

ونظرًا لإمكانية ملء نموذج واحد مكتوبًا ويدويًا، يمكن أيضًا إجراء التصحيحات على المستندات المطبوعة باستخدام برامج متخصصة.

الوثائق الأولية قد يكونأشكال التنفيذ غير الصحيحة في النموذج:

• لا يوجد ختم. بسبب إدخال الافتراض بأنه من الممكن إعداد الوثائق دون استخدام الختم، يمكن للمؤسسة إصدار النماذج دون ختم. ولمنع المطالبات من السلطات الضريبية، يجب أن يكون هذا الحق منصوصًا عليه في القوانين والاتفاقيات الداخلية المحلية.
• توقيع الفاكس. ويجب الاتفاق على حق استخدام الفاكس مع الشركاء. لا تقبل السلطات الضريبية وثائق الفاكس.
• توقيعات الأشخاص غير المحددين في الأوامر. يمكن تصحيح هذا الخطأ من خلال الإشارة إلى حق الأشخاص الذين يقومون بإعداد النماذج في التوقيع على المستندات.

في حالة عدم وجود مستندات محاسبية أو استخدام النماذج المجمعة ببيانات غير كافية والمستخدمة في الضرائب، يتم فرض غرامة وفقًا للمادة. 120 قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

إذا لم تكن قد سجلت منظمة بعد، ثم أسهل طريقةيمكن القيام بذلك باستخدام الخدمات عبر الإنترنت التي ستساعدك على إنشاء جميع المستندات اللازمة مجانًا: إذا كان لديك بالفعل مؤسسة وتفكر في كيفية تبسيط وأتمتة المحاسبة وإعداد التقارير، فستساعدك الخدمات عبر الإنترنت التالية سيحل محل المحاسب في مؤسستك تمامًا وسيوفر الكثير من المال والوقت. يتم إنشاء جميع التقارير تلقائيًا وتوقيعها إلكترونيًا وإرسالها تلقائيًا عبر الإنترنت. إنه مثالي لأصحاب المشاريع الفردية أو الشركات ذات المسؤولية المحدودة في النظام الضريبي المبسط، UTII، PSN، TS، OSNO.
كل شيء يحدث ببضع نقرات، دون طوابير أو ضغوط. جربه وسوف يفاجأكم أصبح الأمر سهلاً!

ميزات إنشاء النماذج

يمكن للشركة استخدام النماذج الموحدة أو تطويرها بشكل مستقل.

قائمة الوثائق المعمول بها موافقةفي ملحق السياسة المحاسبية للمؤسسة.

غير مسموحتطوير المستندات بشكل مستقل للحفاظ على:

1. المحاسبة النقدية.
2. الحسابات باستخدام تقنية PKM.
3. النقل النقل.

ولا يتم استبدال الوثائق الأخرى التي طورتها الوزارات للاستخدام المتخصص للغاية. على سبيل المثال، لا تقوم الشركات بتغيير النماذج القياسية المعتمدة من قبل وزارة النقل.

تظهر الممارسة أن الشركات تستخدم في الغالب نماذج موحدة. عندما تقوم الشركة بتطوير النماذج المحاسبية الخاصة بها يتم اتباع الإجراء:

• إدراج التفاصيل المطلوبة.
• الموافقة على النماذج وفقًا لتدفق المستندات الذي تحدده السياسة المحاسبية.
• إبلاغ دائرة الضرائب الفيدرالية عن استخدام النماذج.
• تنسيق نماذج المستندات مع الشركاء وإرفاق النماذج بالاتفاقية. بالنسبة للشركاء الذين يستخدمون النماذج لحساب الضرائب، من الضروري الحصول على تأكيد شرعية المستندات وقوتها القانونية.

أنواع النماذج المستخدمةتعتمد على ملف تعريف المؤسسة.

ما هو مدرج في قائمة هذه الوثائق

النماذج المحاسبية الأولية مجمعة حسب نوع العملية.

الشركات في مجال المحاسبة يستخدم:

تم تصميم مجموعة كبيرة من المستندات الأولية للحفاظ على سجلات الموظفين.

مدة الصلاحية

يجب على المؤسسة التأكد من سلامة المستندات المحاسبية الأولية لمدة 5 سنوات. قد تكون هناك حاجة إلى نماذج لتوضيح البيانات وتأكيد صحة المحاسبة ودفع الضرائب للميزانية أثناء عملية التدقيق.

تشمل الاستثناءات النماذج التي تؤكد دفع الأجور للموظفين. يتم تخزين بطاقات الحساب وأوامر الموظفين وكشوف الحسابات لمدة 75 عامًا.

يتم التخزين من قبل الشركة أو أرشيف المدينة.

يتم توضيح الفروق الدقيقة في تداول هذه الوثائق في الفيديو التالي:

تعتبر المستندات المحاسبية الأولية مهمة في الأمور المحاسبية وفي تحديد حجم الالتزامات الضريبية. من المهم لمتخصص الشركة المسؤول عن إعداد المستندات المحاسبية الأولية أن يفهم بوضوح محتوى وأشكال هذه المستندات، وكذلك معرفة تفاصيل الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية.

دور الوثيقة الأساسية في المحاسبة

المستندات الأولية هي المستندات التي تقوم الشركة من خلالها بإضفاء الطابع الرسمي على الأحداث الاقتصادية التي حدثت في المؤسسة (البند 1، المادة 9 من قانون "المحاسبة" بتاريخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ).

أول شيء يجب أن يفهمه المحاسبون في أي منظمة بوضوح هو أنه لا توجد اليوم قائمة إلزامية محددة من نماذج المستندات المحاسبية الأولية. تحدد أي شركة لنفسها نماذج المستندات الأولية حسب الغرض من استخدامها.

ومع ذلك، بالنسبة لهذه الوثائق، يتم إنشاء قائمة بالتفاصيل الإلزامية قانونًا (البند 2، المادة 9 من القانون رقم 402-FZ).

مهم! يجب أن تكون النماذج المستخدمة في المحاسبة ثابتة في السياسة المحاسبية للمنظمة (البند 4 من PBU 21/2008، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 6 أكتوبر 2008 رقم 106 ن).

قائمة الوثائق المحاسبية الأولية المحتملة

قد تكون قائمة المستندات المحاسبية الأولية للفترة 2018-2019 كما يلي:

1. قائمة التعبئة. هذا مستند يعكس قائمة عناصر المخزون المنقولة. يتم إصدار الفاتورة في نسختين وتحتوي على معلومات تنعكس لاحقًا في الفاتورة. يتم توقيع الفاتورة من قبل ممثلي الطرفين المشاركين في المعاملة ومصدقة بختم (إذا كانت الشركة تستخدمها في ممارساتها).

1. شهادة القبول. يتم إعداده عند الانتهاء من بعض الأعمال (الخدمات) للتأكد من أن نتيجة العمل تلبي المتطلبات الأصلية للعقد.

انظر عينة من هذا الفعل.

1. المستندات الأساسية لدفع أجور الموظفين (على سبيل المثال، قسائم الدفع).

لمزيد من المعلومات حول هذه العبارات، راجع المقالة ""نموذج تعبئة كشف الرواتب ت 49"" .

1. المستندات المتعلقة بوجود الأصول الثابتة - هنا يمكن للشركة إعداد هذه الوثائق من قائمة المستندات المحاسبية الأولية:

• شهادة قبول ونقل الأصول الثابتة بنموذج OS-1 - عند استلام أو التصرف في شيء لا علاقة له بالمباني أو الهياكل.

لمزيد من المعلومات حول هذا القانون، راجع المادة "النموذج الموحد رقم OS-1 - شهادة قبول ونقل الأصول الثابتة" .

• إذا كان الأصل الثابت عبارة عن مبنى أو هيكل، فسيتم إضفاء الطابع الرسمي على استلامه أو التخلص منه من خلال إجراء في نموذج OS-1a.

لمزيد من التفاصيل، راجع المقال "النموذج الموحد رقم OS-1a - النموذج والعينة" .

• يتم إضفاء الطابع الرسمي على شطب أحد الأصول من خلال إجراء في نموذج OS-4.

لمزيد من التفاصيل، راجع المادة "النموذج الموحد رقم OS-4 - قانون إيقاف تشغيل أحد الأصول" .

• إذا كان من الضروري توثيق حقيقة الجرد الذي تم إجراؤه، يتم إعداد قائمة جرد الأصول الثابتة في نموذج INV-1.

لمزيد من المعلومات حول مثل هذا المستند الأساسي، راجع المقالة ""النموذج الموحد رقم INV-1 - النموذج والعينة"" .

• إذا تم إجراء الجرد فيما يتعلق بالأصول غير الملموسة، فسيتم تجميع الجرد وفقًا لنموذج INV-1a.

لمزيد من المعلومات، راجع المادة "النموذج الموحد رقم INV-1a - النموذج والعينة" .

1. مجموعة منفصلة من المستندات الأساسية هي المستندات النقدية. وتشمل هذه، على وجه الخصوص، القائمة التالية من المستندات المحاسبية الأولية للفترة 2018-2019:

• استلام أمر نقدي.

لمزيد من المعلومات حول تجميعها، راجع المقال "كيف يتم ملء أمر استلام النقد (PKO)؟" .

• أمر صرف النفقات.

1. أمر الدفع.

اقرأ عن قواعد إعداد هذه الوثيقة.

1. تقرير مسبق.

1. فعل تعويض المطالبات المتبادلة.

اقرأ عن تفاصيل استخدام هذا المستند.

1. شهادة المحاسبة.

للحصول على معلومات حول مبادئ تصميمها، راجع المادة "شهادة المحاسبة لتصحيح الأخطاء - عينة".

لا تستنفد القائمة أعلاه النطاق الكامل للمستندات الأساسية المستخدمة في المحاسبة، ويمكن توسيعها اعتمادًا على خصائص المحاسبة التي يتم إجراؤها في كل مؤسسة محددة.

مهم!إنها ليست وثائق محاسبية أساسية من قائمة 2018-2019 - القائمة المقترحة أعلاه:

• اتفاق. هذه وثيقة تنص على حقوق والتزامات ومسؤوليات الأطراف المشاركة في المعاملة، وشروط وإجراءات التسوية، والشروط الخاصة، وما إلى ذلك. يتم استخدام بياناتها عند تنظيم المحاسبة لتحليلات التسويات مع الأطراف المقابلة، ولكنها في حد ذاتها لا تولد المعاملات المحاسبية.
• يفحص.تعكس هذه الوثيقة المبلغ الذي يوافق المشتري على دفعه عن طريق قبول شروط المورد. قد تحتوي الفاتورة على معلومات إضافية حول شروط الصفقة (الشروط، إجراءات الدفع والتسليم، إلخ)، أي أنها مكملة للعقد.
• فاتورة.تم إعداد هذه الوثيقة للأغراض الضريبية، حيث يقبل المشترون على أساسها خصم مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة من الموردين (البند 1 من المادة 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). وبالتالي، في حالة عدم وجود مستندات أخرى تميز معاملة معينة، سيكون من المستحيل تأكيد نفقات هذه المعاملة بفاتورة (خطاب من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 يونيو 2007 رقم 03-03-06/ 1/392، دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 31 مارس 2006 رقم 02-3 -08/31، قرار دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة شرق سيبيريا بتاريخ 19 أبريل 2006 رقم A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية الواردة في القائمة ليست إلزامية للاستخدام، لأنه منذ عام 2013 (بعد اعتماد القانون رقم 402-FZ)، يمكن تطوير أشكال هذه النماذج بشكل مستقل. ولكن في معظم الحالات يستمر استخدامها. لذلك، في الفترة 2018-2019، تظل قائمة النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية الواردة في قرارات لجنة الإحصاء الحكومية ذات صلة.

ما هي المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها نماذج المستندات الأولية؟

على الرغم من عدم وجود وثائق أولية إلزامية لجميع النماذج حاليا، إلا أن المشرع قد وضع متطلبات لمحتوى هذه الوثائق. ترد قائمة التفاصيل الإلزامية التي يجب أن تتضمنها كل وثيقة أساسية في الفقرة 2 من الفن. 9 من القانون رقم 402-FZ. وهي على وجه الخصوص:

• عنوان الوثيقة
• التاريخ الذي تم فيه إعداد هذه الوثيقة؛
• معلومات عن الشخص الذي قام بتجميع الوثيقة (اسم الشركة أو رجل الأعمال الفردي)؛
• جوهر حقيقة الحياة الاقتصادية التي شكلتها هذه الوثيقة؛
• الخصائص النقدية والعددية، ومقاييس الحدث الذي حدث (على سبيل المثال، في أي حجم، وفي أي وحدات وبأي مبلغ تم بيع المنتجات للعملاء)؛
• معلومات عن المتخصصين المسؤولين الذين وثقوا الحدث، وكذلك توقيعات هؤلاء المتخصصين.

المستندات الأولية والسجلات المحاسبية

كيف يمكن تصنيف المستندات المحاسبية الأولية؟

إذا تم إصدار المستند الأساسي من قبل الشركة نفسها، فيمكن أن ينتمي إما إلى المجموعة الداخلية أو إلى المجموعة الخارجية. الوثيقة التي يتم إعدادها داخل الشركة ويمتد تأثيرها إلى الشركة المجمعة هي وثيقة أساسية داخلية. إذا تم استلام المستند من الخارج (أو تم تجميعه من قبل الشركة وإصداره للخارج)، فسيكون مستندًا أساسيًا خارجيًا.

تنقسم الوثائق الداخلية للشركة إلى الفئات التالية:

• المستندات الإدارية الأساسية هي تلك التي تصدر بها الشركة الأوامر لأي من وحداتها الهيكلية أو موظفيها. تتضمن هذه الفئة أوامر الشركة وتعليماتها وما إلى ذلك.
• الوثائق الأولية التنفيذية تعكس الشركة فيها حقيقة حدوث حدث اقتصادي معين.
• وثائق المحاسبة. وبمساعدتهم، تقوم الشركة بتنظيم وتلخيص المعلومات الواردة في الوثائق الإدارية والداعمة الأخرى.

بعد توثيق حدث الأعمال كمستند أساسي، من الضروري بعد ذلك عكس الحدث في سجلات المحاسبة. إنهم، في جوهرهم، حاملون للمعلومات المطلوبة؛ يقومون بتجميع وتوزيع خصائص ومؤشرات المعاملات التجارية.

تتميز السجلات التالية بمظهرها:

• كتب؛
• بطاقات؛
• أوراق مجانية.

بناءً على طريقة حفظ السجل يتم تمييز المجموعات التالية:

• السجلات الزمنية. يسجلون الأحداث التي حدثت بالتتابع - من المرة الأولى إلى الأخيرة.
• سجلات منهجية. فيها، تقوم الشركة بتصنيف المعاملات المكتملة حسب المحتوى الاقتصادي (على سبيل المثال، دفتر النقدية).
• السجلات المجمعة.

وفقاً لمعيار محتوى المعلومات الواردة في السجلات يتم تمييز ما يلي:

• السجلات الاصطناعية (على سبيل المثال، أمر دفتر اليومية)؛
• السجلات التحليلية (كشوف المرتبات)؛
• السجلات المجمعة، والتي تقوم الشركة في سياقها بإجراء المحاسبة التركيبية والتحليلية.

لمزيد من المعلومات حول سجلات المحاسبة، راجع المقالة "السجلات المحاسبية (النماذج والعينات)" .

نتائج

في الوقت الحاضر، لا توجد نماذج وقوائم إلزامية للمستندات المحاسبية الأولية: يحق لأي كيان تجاري أن يحدد لنفسه بشكل مستقل أشكال المستندات الأولية التي سيستخدمها في أنشطته.

وفي الوقت نفسه، فإن المستندات المحاسبية الأولية الأكثر شيوعًا هي تلك التي لها نظائرها بين النماذج الموحدة المعتمدة من قبل لجنة الإحصاء الحكومية.

بعد إعداد المستند الأساسي، من الضروري نقل المعلومات منه إلى السجل المحاسبي.

تبدأ محاسبة الأنشطة المالية باعتماد المستندات الأولية المنفذة بشكل صحيح. ويرجع ذلك إلى التشريعات الحالية وهو ضروري لكيان الأعمال نفسه وشركائه وسلطات التفتيش. من السهل إثبات حقائق الحياة الاقتصادية، التي تؤكدها الوثائق الأولية. في حالات الصراع، ستساعد هذه المساعدة مثل الوثائق المحاسبية المنفذة جيدًا في حل المشكلة لصالح الشركة.

ما هي الوثائق الأساسية في المحاسبة؟

تقوم كيانات الأعمال بإبلاغ الدولة بنتائج الأنشطة المالية باستخدام السجلات المحاسبية التي تعكس جميع ميزات عمل المنظمة.

تبدأ المحاسبة بقبول ومعالجة المستندات الأولية.

تمثل المستندات الأولية (الشيكات، ومذكرات التسليم، والتصرفات، والفواتير، وما إلى ذلك) دليلاً دامغًا على وقوع أحداث مالية تؤثر على نتيجة الأنشطة المالية. يقومون بإنشاء وتأكيد المسؤولية عن المعاملات التجارية المكتملة.

قواعد التسجيل "الابتدائي"

تحتوي المستندات الأولية على معلومات إلزامية (التفاصيل):

1. اسم الوثيقة
2. تاريخ إعداد الوثيقة؛
3. اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بتجميع الوثيقة؛
4. محتوى حقيقة الحياة الاقتصادية؛
5. قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية، مع الإشارة إلى وحدات القياس؛
6. اسم منصب الشخص (الأشخاص) الذي أكمل المعاملة والتشغيل والشخص (الأشخاص) المسؤول عن تنفيذها، أو اسم منصب الشخص (الأشخاص) المسؤول عن تنفيذ الحدث؛
7. توقيعات الأشخاص المنصوص عليهم في الفقرة (6) من هذا الباب مع بيان ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم.

يتم التأكد من صحة المعلومات الواردة في هذه الوثائق من قبل أولئك الذين وقعوا عليها.

ما هي متطلبات ملء ومعالجة المستندات المحاسبية؟

يتم إعداد مستند المحاسبة الأساسي على الورق و (أو) في شكل مستند إلكتروني موقع بتوقيع إلكتروني.

الفقرة 5 من المادة 9

يقومون بملء المستندات الأساسية يدويًا - باستخدام أقلام الحبر وبمساعدة الوسائل التقنية التي تسمح لهم بحفظ السجلات أثناء التخزين طويل الأمد في الأرشيف. لا يمكنك ملء النموذج "الأساسي" بقلم رصاص بسيط. يتم شطب جميع المناصب الشاغرة.

يقوم المدير، بموافقة كبير المحاسبين، بتعيين الأشخاص الذين يشهدون بتوقيعاتهم على صحة وقانونية هذه المستندات الأولية.

عند قبولهم في قسم المحاسبة، يقومون بالتحقق من توفر المعلومات الإلزامية ودقة الحسابات وتقديم ملاحظة لمنع إعادة قبولهم.

قائمة وثائق الدفع

تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل بوثيقة محاسبية أولية. لا يجوز قبول المستندات المحاسبية التي توثق وقائع الحياة الاقتصادية التي لم تحدث، بما في ذلك تلك التي تقوم عليها المعاملات الوهمية والوهمية.

القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ (بصيغته المعدلة في 23 مايو 2016) "بشأن المحاسبة"

الفقرة من المادة 9

يتم تأكيد كل حدث مالي من خلال الأنواع المناسبة من المستندات الأولية.

على سبيل المثال، يتم توثيق قبول البضائع والتخلص منها بالفواتير. يتم توثيق استلام ومغادرة الأموال عبر البنك عن طريق أوامر الدفع. يتم تأكيد حركة الأموال من خلال السجل النقدي عن طريق الأوامر النقدية. يكون خروج السائقين إلى الخط مصحوبًا ببيانات الشحن.

يتم اعتماد نماذج أوامر الدفع والأوامر النقدية بموجب القانون. ويجب عليهم الالتزام الكامل بالعينات المعتمدة. يتم وضع مواقف هذه الوثائق بدقة وفقًا للتعليمات التي تحدد قواعد الملء. لا يجوز تحرير أوامر الدفع والأوامر النقدية بأي شكل من الأشكال وتنفيذ عمليات الدفع من خلال البنك أو مكتب النقد مع مستندات أخرى.

بأي شكل يجب إعداد الوثيقة "الأساسية"؟

يتم عرض نماذج من الأشكال القانونية لمستندات الدفع في الصور أدناه.

يتم ملء أوامر الدفع بمشاركة البنك.

يتم توقيع أمر استلام النقد فقط من قبل موظفي المحاسبة. يُعطى الشخص الذي قام بإيداع الأموال إيصالًا مقطوعًا من الأمر المحدد. تؤكد حقيقة إيداع الأموال بموجب هذا الأمر.

يتم توقيع أمر استلام النقد، بالإضافة إلى كبير المحاسبين وأمين الصندوق، من قبل المدير ومتلقي الأموال. إذا لم يكن لدى رجل أعمال فردي محاسب، فإنه يوقع المستندات بنفسه. وهذا يؤكد الغرض المقصود من المبلغ الصادر.

كيفية ملء المستندات التجارية

عند توثيق حقيقة البيع، عادة ما يتم استخدام مذكرة الشحن. يحتوي على معلومات حول الأسماء والعناوين والتفاصيل المصرفية للأطراف والرقم المخصص وتاريخ المعاملة وأسماء البضائع وسعرها وكميتها وقيمتها ووحدات القياس ومبلغ الضريبة المستحقة والمستندات المرفقة. يتم التوقيع عليه من قبل الأشخاص المفوضين من قبل مديري كل طرف في المعاملة. يجب فك رموز التوقيعات والإشارة إلى المناصب والألقاب والأحرف الأولى. بمجرد الانتهاء، يتم ختم الفواتير على كلا الجانبين.

نموذج الفاتورة موضح أدناه.

في حالة نقل البضائع من خلال الناقل، عادة ما يتم إصدار مذكرة الشحن - وثيقة تؤكد معاملة ثلاثية بين البائع والمشتري والناقل. يقوم البائع بنقل البضاعة إلى الناقل. يقبل الناقل البضائع من البائع وينقلها وينقلها إلى المشتري. يقبل المشتري البضاعة من الناقل. وبهذه الطريقة يتم تأكيد حقيقة نقل الملكية من المشتري إلى البائع.

فرض الضرائب على المعاملات في النظام الموحد

يقوم الأشخاص الذين يدفعون ضريبة القيمة المضافة بإصدار فاتورة لكل عملية بيع، وهي ليست مستندًا محاسبيًا أساسيًا. وهي لا تؤكد حقيقة البيع، حيث أنها موقعة من طرف واحد فقط في المعاملة. ولا تؤثر الضريبة المتراكمة على البائع في الفاتورة على النتيجة المالية للبائع، لأن البائع لا يدفع ضريبة القيمة المضافة هذه. لا يقبل المشتري الفاتورة لأغراض محاسبية لأنها موقعة من شخص غير مسؤول أمامه عن دقة البيانات - ممثل البائع.

لا يتم التعرف على فاتورة الدفع للمنتجات الصادرة عن البائع كمستند أساسي. لا يثبت وقوع حدث يؤثر على النتيجة المالية، ولا يؤكد المعاملة - توقيع أحد الطرفين لا يؤكد الدفع.

هل العقد يتعلق بالمستندات الأولية؟

العديد من الأحداث الاقتصادية تكون مصحوبة بعقود تسجل عادة نوايا المشاركين ولا تؤكد كل معاملة مالية. على سبيل المثال، تحدد عقود التوريد التزامات أحد الطرفين بتسليم كمية معينة من المنتجات قبل تاريخ محدد، والآخر بالقبول والدفع. وبما أن العقود تحدد الأحداث التي لم تحدث، فلا يتم قبولها للمحاسبة.

ما يجب أن يعرفه المحاسب عن النماذج "الأساسية".

يتم تحديد أشكال المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس الكيان الاقتصادي بناءً على توصية الموظف المسؤول عن الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية. يتم إنشاء نماذج المستندات المحاسبية الأولية لمؤسسات القطاع العام وفقًا لتشريعات الميزانية في الاتحاد الروسي.

القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 6 ديسمبر 2011 (بصيغته المعدلة في 23 مايو 2016) "بشأن المحاسبة"

الفقرة 4 من المادة 9

تشمل قائمة مؤسسات القطاع العام ما يلي:

• مؤسسات الدولة (البلدية) ؛
• الوكالات الحكومية؛
• الهيئات الحكومية المحلية؛
• الهياكل الإدارية لأموال الدولة من خارج الميزانية؛
• هيئات إدارة أموال الدولة الإقليمية من خارج الميزانية.

بالنسبة لهؤلاء الأشخاص، تمت الموافقة على نماذج المحاسبة الأولية بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 30 مارس 2015 رقم 52 ن (بصيغته المعدلة في 16 نوفمبر 2016).

من بين النماذج المذكورة بهذا الطلب لا توجد فواتير أو عقود. ويتم توثيق عملية الاستحواذ والتصرف بالفواتير والتصرفات.

فيما يلي مثال على إحدى الفواتير الصادرة عن جميع المؤسسات الحكومية.

كيفية إجراء التصحيحات في المستندات المحاسبية

يُسمح بالتصحيحات في مستند المحاسبة الأساسي، ما لم تنص القوانين الفيدرالية أو الإجراءات القانونية التنظيمية للهيئات التنظيمية المحاسبية الحكومية على خلاف ذلك. يجب أن يتضمن التصحيح في الوثيقة العلمية الأصلية تاريخ التصحيح، وكذلك توقيعات الأشخاص الذين قاموا بتجميع الوثيقة التي تم التصحيح فيها، مع الإشارة إلى ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم أو غيرها من التفاصيل اللازمة للتعرف على هؤلاء الأشخاص.

القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 6 ديسمبر 2011 (بصيغته المعدلة في 23 مايو 2016) "بشأن المحاسبة"

الفقرة 7 من المادة 9

لتصحيح خطأ، قم بشطب الخطأ واكتب الخطأ الصحيح.

يجب الإشارة إلى تصحيح الخطأ في الوثيقة الأساسية من خلال نقش "تم التصحيح"، مع تأكيده بتوقيع الأشخاص الموقعين على الوثيقة، ويجب الإشارة إلى تاريخ التصحيح.

اللوائح المتعلقة بالمستندات وتدفق المستندات في المحاسبة (وافقت عليها وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 29 يوليو 1983 رقم 105)

ويتم تأكيد كل تصحيح من خلال:

• تاريخ التصحيح
• توقيعات الأشخاص الذين قاموا بتجميع الوثيقة التي تم التصحيح فيها؛
• الإشارة إلى الألقاب والأحرف الأولى للأشخاص الذين قاموا بتجميع الوثيقة أو التفاصيل الأخرى اللازمة لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.

غياب أي من التفاصيل من القائمة يجعل التصحيح غير قانوني.

يظهر في الصورة مثال على تصحيح الفاتورة.

لكي يكون للتصحيح قوة قانونية لا يمكن إنكارها، يتم وضعه على النحو التالي. على الهوامش الحرة للمستند، قم بإجراء النقش: "تم التصحيح من" واكتب ما تبين أنه غير صحيح. تابع: "تشغيل" واكتب ما يعتقدون أنه صحيح. ثم يكتبون: "صدق"، يشيرون إلى التاريخ، ويضعون توقيعات المسؤولين وألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم. وبهذا النوع من التصحيح يتم استبعاد التعديلات التي لم يتفق عليها الموقعون.

لا يُسمح بإجراء تصحيحات على المستندات النقدية والمصرفية.

هدف:تطوير معرفة الطالب بالأنواع الرئيسية للمستندات المحاسبية.

الشرط الأساسي لطريقة التوثيق هو انعكاس حقائق النشاط الاقتصادي في الوثائق الأولية وقت إصدارها. توثيق المحاسبة يعطي الصلاحية القانونية للمعلومات المحاسبية.

للانعكاس المستمر للكائنات المحاسبية، من الضروري تسجيل كل معاملة تجارية. لهذا الغرض، يتم استخدام عنصر من عناصر الطريقة المحاسبية - الوثائق.

التوثيقهو أساس المحاسبة ويتكون من انعكاس مستمر ومستمر لجميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة في المستندات المحاسبية الداعمة.

وثيقة المحاسبةيمثل شهادة مكتوبة بالإتمام الفعلي لمعاملة تجارية أو الحق في تنفيذها.

الوثائق لديها الأهمية القانونية والرقابية.في الحالة الأولى، يتم استخدامها كدليل عند نشوء نزاعات بين المنظمات والأفراد. المستندات المنفذة بشكل صحيح وفي الوقت المناسب لها قيمة إثباتية في التحكيم والمحاكم، وتكون بمثابة أساس للمحاسبة الجنائية، وما إلى ذلك. وفي الحالة الثانية، ستستبعد المستندات حالات السرقة، وتكون الأساس لإجراء عمليات التدقيق والتدقيق الوثائقي وتحليل عمل المنظمة.

تمت صياغة المتطلبات الأساسية لإعداد الوثائق الأولية في الفن. 9 من قانون "المحاسبة" ، ولوائح المحاسبة والتقارير المالية في الاتحاد الروسي.

يجب أن تحتوي وثيقة المحاسبة الأولية على مؤشرات معينة ضرورية لتوصيف وتأكيد حقيقة المعاملة التجارية، والتي تسمى تفاصيل.

وتنقسم التفاصيل إلى: إلزامية وإضافية.

التفاصيل الإلزامية تعطي الوثائق المحاسبية القوة القانونية. وتشمل هذه:

اسم الوثيقة (النموذج)، رمز النموذج؛

تاريخ إعداد الوثيقة؛

اسم المنظمة

قياس المعاملات التجارية من الناحية المادية والنقدية؛

أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ المعاملة التجارية وصحة تنفيذها؛

توقيعات المسؤولين.

تفاصيل إضافيةتحددها خصائص المعاملات التجارية المنعكسة والغرض من المستندات.

اعتمادًا على طبيعة العمليات وتقنيات معالجة المعلومات، قد يتم تضمين ما يلي في المستندات الأولية:

رقم الوثيقة؛

أسباب إجراء معاملة تجارية؛

عنوان ورقم هاتف المنظمة؛

الحسابات الجارية للمنظمة، الخ.

يتم قبول المستندات المحاسبية الأولية للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل الوارد في ألبومات النماذج الموحدة (القياسية) لوثائق المحاسبة الأولية.

لإضفاء الطابع الرسمي على المعاملات التجارية التي لا يتم توفير النماذج القياسية لوثائق المحاسبة الأولية لها، يمكن للمنظمات تطوير واعتماد النماذج المناسبة من المستندات الأولية بشكل مستقل مع مراعاة الامتثال للمتطلبات المحددة.

يجب إعداد المستندات في الوقت المناسب، كقاعدة عامة، في وقت المعاملة، إذا لم يكن ذلك ممكنا، مباشرة بعد الانتهاء من المعاملة.

يجب أن تحتوي المستندات على كافة التفاصيل التي تعكس بيانات موثوقة.

تتم السجلات في المستندات بالحبر، ومعجون قلم الحبر الجاف، باستخدام الآلات الكاتبة وغيرها من الوسائل التي تضمن سلامة هذه السجلات للمدة المحددة لتخزينها في الأرشيف. لا يجوز تدوين الملاحظات بالقلم الرصاص. يجب ملء الوثيقة بشكل واضح، دون أي بقع. يجب شطب الخطوط الحرة. تتم الموافقة على قائمة الأشخاص المخولين بالتوقيع من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين.

للاستخدام السليم في العملية المحاسبية، يتم تصنيف المستندات وفقًا للخصائص الموحدة التالية: الغرض؛ مكان التجميع طريقة الانعكاس حجم محتوى العمليات.

حسب الغرضتنقسم المستندات إلى وثائق إدارية وتبرئة (تنفيذية) ومحاسبية ووثائق مجمعة.

الوثائق الإداريةتحتوي على أمر (تعليمات) لتنفيذ معاملة تجارية. على سبيل المثال، أمر إجراء الجرد، أمر الدفع إلى البنك لتحويل الأموال، وما إلى ذلك على أساس المستندات الإدارية لا يتم إجراء سجلات محاسبية، لأن العملية لم تكتمل بعد.

المستندات الداعمة (التنفيذية).تأكيد حقيقة الصفقة التجارية. يمكن أن تكون بمثابة: فواتير تؤكد النفقات المتكبدة، وفواتير استلام الأشياء الثمينة. يتم إعداد هذه المستندات والمستندات المشابهة لها في وقت المعاملة وهي الأساس الذي يعكسها في الحسابات المحاسبية.

وثائق المحاسبةيتم تجميعها من قبل موظفي المحاسبة وتكون بمثابة الأساس للإدخالات في الحسابات المحاسبية. وتشمل هذه: البيانات المحاسبية، وأنواع مختلفة من الحسابات (رسوم استهلاك الأصول الثابتة، والأصول غير الملموسة، وما إلى ذلك).

الوثائق المجمعة- أداء الوظائف المميزة لنوعين أو أكثر من المستندات الموضحة أعلاه في نفس الوقت. على سبيل المثال، قد تجمع وثيقة واحدة بين وظائف المستند الإداري والداعم أو وظائف التوثيق الداعم والمحاسبي. تشمل الأوامر المجمعة الطلبات النقدية الواردة والصادرة، وكشوف المرتبات، وما إلى ذلك. واستخدامها يقلل من عدد السجلات ويسهل المعالجة المحاسبية للمستندات.

حسب مكان التجميعالتمييز بين الوثائق الداخلية والخارجية.

محليتعتبر وثائق تم تجميعها واستخدامها لإضفاء الطابع الرسمي على المعاملات التي تتم داخل منظمة معينة. وتشمل هذه فواتير الحركة الداخلية للمخزون، والتقارير المسبقة للأشخاص المسؤولين، وما إلى ذلك.

عن طريق تسجيل المعاملاتوتنقسم الوثائق إلى الأولية والموجزة.

في الوثائق الأولية تسجيل معاملة تجارية واحدة أو أكثر فوراً عند إتمامها أو بعد إتمامها مباشرة. ومن الأمثلة على المستندات الأولية: الشيكات لاستلام الأموال من البنك، وفواتير الإفراج عن الأصول المادية، وما إلى ذلك.

وثائق موجزةيتم تجميعها على أساس العديد من الوثائق الأولية المتجانسة المعدة مسبقًا من خلال تجميع وتلخيص مؤشراتها. المستندات الموجزة هي، على سبيل المثال، تقرير نقدي (تم تجميعه على أساس المستندات التي تؤكد استلام الأموال وإنفاقها)، وتقرير سلعة (تم تجميعه على أساس مستندات السلع الأساسية). تسمح لك المستندات الموحدة بتقليل عدد الإدخالات المحاسبية بشكل كبير: بدلاً من إدخالات كل مستند على حدة، يتم إعداد إدخال عام بناءً على نتائج البيان الموجز، الذي يجمع البيانات من عدد كبير من المستندات الأساسية.

حسب حجم محتوى العملياتتنقسم الوثائق الأولية إلى مجموعتين: تراكمية ولمرة واحدة.

وثيقة لمرة واحدةإضفاء الطابع الرسمي على معاملة واحدة في وقت اكتمالها أو مباشرة بعد اكتمالها، على سبيل المثال، فاتورة للإفراج عن البضائع.

الوثائق التراكميةتعكس عمليات متجانسة أو متكررة بشكل دوري لفترة معينة. ومن أمثلة هذه المستندات بطاقات الحد، وما إلى ذلك. على عكس المستندات لمرة واحدة، لا تنعكس المستندات التراكمية في المحاسبة إلا بعد إدخال آخر معاملة فيها وتم تلخيص كافة الإدخالات. يتيح لك استخدام المستندات التراكمية تقليل حجم الوثائق ووقت إعدادها.

تحدث الأخطاء أحيانًا أثناء العملية المحاسبية للمعاملات. تتنوع طبيعة الأخطاء: يتم تسجيل النص الخاطئ أو المبلغ الخاطئ في المستندات والسجلات المحاسبية؛ تم حساب النتائج بشكل غير صحيح. الإشارة بشكل غير صحيح إلى الحسابات المقابلة في الإدخالات المحاسبية، وما إلى ذلك.

لتعكس جميع المعاملات في المنظمة بشكل صحيح ودقيق، من الضروري تحديد وتصحيح جميع الأخطاء التي تم ارتكابها في السجلات المحاسبية على الفور.

يجب تصحيح الأخطاء قبل اكتمال التقرير.

إصلاح أخطاء الحسابيتم تنفيذها بالطرق التالية: التدقيق اللغوي، المنشورات الإضافية، "الانعكاس الأحمر".

يتم استخدام الطريقة التصحيحية في الحالات التالية:

الخطأ لا يؤثر على حسابات المراسلة؛

تم اكتشاف الأخطاء بسرعة ولم تؤثر على نتائج الحساب.

يفترض استخدام هذه الطريقة أنه تم شطب النص أو المبلغ الخاطئ وكتابة النص أو المبلغ الصحيح فوق الشطب. يتم تحديد الأخطاء المصححة وتأكيدها: في الوثائق - من خلال توقيعات الأشخاص الذين وقعوا على الوثيقة؛ في السجلات المحاسبية - توقيع الشخص الذي قام بالتصحيح.

طريقة المشاركات الإضافيةيتم استخدامه في الحالات التي تشير فيها السجلات المحاسبية أو القيود المحاسبية إلى المراسلات الصحيحة للحسابات، ولكن يتم التقليل من حجم المعاملة التجارية. ولتصحيح هذه الأخطاء، يتم إجراء إدخال محاسبي إضافي للفرق بين المبالغ الصحيحة والمبالغ المقدرة بأقل من قيمتها. يصدر محاسب المنظمة شهادة بحجم الخطأ الذي تم إجراؤه، والذي يشير، بالإشارة إلى المستند الأساسي، إلى متى وما هو الخطأ الذي تم ارتكابه. تعمل شهادة المحاسبة كوثيقة محاسبية وأساس لتصحيح خطأ محاسبي.

طريقة الانعكاس الأحمر (الأرقام السالبة)ينطبق إذا أظهرت السجلات المحاسبية مراسلات حسابية غير صحيحة. جوهر هذه الطريقة هو أنه في البداية يتم تكرار النشر غير الصحيح في نفس مراسلات الحساب، ولكن يتم الإدخال بالحبر الأحمر. عند حساب الإجماليات في سجلات المحاسبة، يتم طرح المبالغ المكتوبة بالحبر الأحمر من الإجمالي. وبالتالي، يتم إلغاء الإدخال غير الصحيح. وبعد ذلك يتم تحرير قيد جديد يعكس مطابقة الحسابات الصحيحة، ويسجل في سجلات المحاسبة بالحبر العادي.

لا يمكن للتوثيق والمحاسبة الأولية أن توفر انعكاسا كاملا في المحاسبة عن الحركة الفعلية للممتلكات ومصادر تكوينها (قد تكون هناك اختلافات بين السجلات المحاسبية والأرصدة الفعلية للأموال والمصادر). علاوة على ذلك، فإن التغييرات المحاسبية التي تجريها وزارة المالية الروسية وفقًا لبرنامج الإصلاح المحاسبي تؤدي إلى مجموعة متنوعة من المواقف غير التقليدية التي تسمح للمنظمات بالسماح بانحرافات كبيرة في البيانات المحاسبية والحالة الحقيقية للممتلكات، مما يؤدي إلى التشوهات في المعلومات المحاسبية حول توافر الأشياء وفرض الضرائب عليها. يتم تسهيل حل هذه المشكلات عن طريق الجرد، باعتباره أحد أهم المراحل في الإعداد لإعداد تقرير سنوي يؤكد دقة البيانات الواردة في هذه الوثيقة.

الجرد هو تحديد مدى توفر الأموال فعليا ومصادرها عن طريق إعادة حساب الأرصدة العينية أو الحسابات الجارية. كلمة "المخزون" تأتي من الكلمة اللاتينية "المخزون" وتعني التحقق من وجود وحالة الأشياء الثمينة العينية عن طريق العد والوزن والقياس وما إلى ذلك.

الأهداف الرئيسية للجرد هي: الممتلكات المتاحة فعلياً للمنظمة، ومقارنة التوافر الفعلي مع البيانات المحاسبية وتحديد الانحرافات، وكذلك التأكد من موثوقية المحاسبة عن الالتزامات لجميع أنواع الذمم المدينة والدائنة وأنواع المدفوعات الأخرى.

تحدد المبادئ التوجيهية لجرد الممتلكات والالتزامات المالية (التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 13 يونيو 1995) إجراءات إجراء جرد الممتلكات والالتزامات المالية للمنظمات وتسجيل نتائجها. عند إجراء الجرد، يتم حساب وقياس جميع الممتلكات المملوكة للمنظمة وفقًا لموقعها والأشخاص المسؤولين ماليًا. بالإضافة إلى ذلك، وفقًا للتعليمات المنهجية، يخضع المخزون لمخزون لا ينتمي إلى المنظمة، ولكنه مدرج في السجلات المحاسبية في الحفظ، ويتم استلامه للمعالجة، ويتم تسجيله أيضًا لأي سبب من الأسباب.

قائمة الوثائق الأولية:

1. أعمال:

استقبال (نقل) الوثائق الأساسية؛

شطب الوثائق الأساسية؛

قبول وتسليم الأشياء التي تم تجديدها؛

استقبال المواد

حول العيوب المحددة.

جرد؛

للاستبدال.

2. متطلبات:

قانون طلب استبدال المواد؛

فاتورة؛

طلب الإفراج عن المواد؛

طلب الدفع؛

طلب الطلب.

3. الفواتير:

فاتورة (مطلوبة) للحركة الداخلية؛

فاتورة لقضاء اجازة على الجانب.

4. زيّ:

للعمل المنجز؛

للعمل بالقطعة.

5. طلبات:

أمر القبول والنقل وإنهاء العقد؛

حول منح الإجازة؛

طلب للشحن.

6. طلبات:

استلام أمر نقدي؛

المصاريف والأمر النقدي.

أمر الاستلام.

7. بطاقات:

بطاقات الخط؛

أجور.

8. البيانات:

لفتح حساب؛

حول التخلي عن اللهجة.

9. طلبات:

أمر الدفع؛

أمر دفع مجاني؛

أمر طلب الدفع.

10. الحسابات:

فاتورة؛

الحساب (البائع) ؛

فاتورة طلب الدفع؛

حساب شخصي.

11. تفويض.

12. التقارير:

تقرير مسبق؛

تقرير المواد.

13. التسجيلات(القوائم والمخزون):

سجل الشيكات

سجل الأجور غير المدفوعة؛

سجل طلبات الدفع؛

سجل الطلبات الواردة والصادرة؛

قائمة الجرد

قائمة الجرد.

تصنيف الوثائق الأولية

حسب درجة تعميم المعلومات

حسب عدد المناصب المحاسبية

حسب وقت المعالجة

لمرة واحدة

تراكمي

بطانات واحدة

متعدد الأسطر

أساسي

ثانوي

جدول تدفق المستندات

أنواع العمل مع الوثيقة

فناني الأداء

محل

خدمة التسويق

مستودع

V.Ts.

محاسبة

----

أرشيف

1. المستخرج 2. إصدار الإذن 3. إصدار المواد 4. الضرائب 5. التحقق من المستندات 6. تخزين المستندات

في الممارسة الحالية، تُفهم المستندات المحاسبية الأولية على أنها أوراق تعكس حقائق الحياة الاقتصادية (إبرام المعاملات، وحركة عناصر المخزون، وما إلى ذلك). يتم وضعها في وقت المعاملات أو بعد الانتهاء منها للتأكد من الوقائع التي حدثت. وبناءً عليها، يقوم المحاسب بإدخال الإدخالات في برنامج المحاسبة الخاص بالمؤسسة ويقبل المبالغ الخاصة بالمحاسبة الضريبية.

في أي شكل يتم تجميع "الابتدائي"؟

وبحسب توضيحات وزارة المالية، يحق للشركة أن تحدد بشكل مستقل أي أشكال "أولية" ستستخدم. تم إصلاح القرار المتخذ في السياسة المحاسبية للمنظمة. تظهر الممارسة أن الكيانات التجارية تستخدم أحد الخيارات الثلاثة:

• النماذج الموحدة التي تقدمها Goskomstat.
• العينات التي طورتها الشركة بشكل مستقل ومضمونة باللوائح الداخلية.
• الخيارات المجمعة: المستندات الأساسية بتنسيق موحد، مكملة بحقول معينة.

لا ينطبق حق الكيانات التجارية في تطوير النماذج "الأولية" بشكل مستقل على الأنواع التالية من المستندات:

• المستندات النقدية (على وجه الخصوص، المواد الاستهلاكية والإيصالات)؛
• نماذج الإبلاغ الصارمة؛
• فواتير النقل.

بالنسبة لهم، تقدم وزارة المالية نماذج موحدة إلزامية.

إذا لم تحدد الشركة التي دخلت في الصفقة نماذج "المستند الأساسي" في العقد، يحق للطرف المقابل تقديم المستندات باستخدام العينات الخاصة به. ولتجنب أسئلة السلطات التنظيمية، يجب على الشركة أن تذكر في سياساتها المحاسبية أنها تقبل الأوراق المتعلقة بالنماذج التي وضعها موردوها وعملاؤها.

مهم! إن وجود "أساسي" يتوسط عملية معينة هو شرط إلزامي لانعكاسه في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.

تفاصيل إلزامية عن "الابتدائي"

وفقا للفن. 9 402-FZ، يجب أن تحتوي وثائق المحاسبة الأولية على التفاصيل الإلزامية التالية:

• اسم ورقة العمل، على سبيل المثال، "شهادة العمل المقبول"؛
• الرقم وفقاً لقواعد الترقيم الداخلية للشركة الأصلية؛
• تاريخ إعداد الوثيقة؛
• الاسم الكامل للشركة مصدرة "التسجيل الابتدائي"؛
• جوهر المعاملة التجارية التي حدثت (على سبيل المثال، شحن البضائع إلى المشتري، وإيداع النقود في السجل النقدي، وقبول العمل المنجز، وما إلى ذلك)؛
• قياس حقيقة اقتصادية حدثت نقداً أو عيناً؛
• المنصب والاسم الكامل للموظف المسؤول عن إكمال المعاملة أو معالجتها؛
• التوقيع المكتوب بخط اليد للشخص المخول.

يتم تحديد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة. فهو مؤمن بأمره.

تحتوي بعض النماذج على تفاصيل إضافية فيما يتعلق بالقائمة القياسية. على سبيل المثال، يجب أن تحتوي بوليصة الشحن على معلومات حول السيارة ومالكها وسائقها.

هل من الضروري وضع ختم المنظمة على الوثيقة "الأساسية"؟ وهذا ليس مطلباً إلزامياً؛ ولا يمكنك الاستغناء عنه إلا إذا كان وجوده منصوصاً عليه في النموذج المنصوص عليه في السياسة المحاسبية للشركة.

أنواع الوثائق الأولية

لا يحدد التشريع الحالي قائمة مغلقة للوثائق المحاسبية الأولية لعام 2018. يتم تحديد تنوعها حسب نطاق نشاط الكيان الاقتصادي. بالنسبة لشركة واحدة، ستحتاج إلى بوليصة الشحن، لآخر - فعل شطب الأدبيات من المكتبة.

تشمل أنواع الوثائق الأكثر شيوعًا ما يلي:

• بوليصة الشحن – تتوسط المعاملات الخاصة بقبول ونقل البضائع والمواد؛
• شهادة القبول – يتم إعدادها في الحالات التي يقبل فيها أحد الطرفين نتائج العمل الذي قام به الطرف الآخر؛
• كشوف المرتبات - يتم إعدادها عند دفع الأجور للموظفين؛
• OS-1 - يعكس استلام أو استنفاد عنصر من الأصول الثابتة (باستثناء العقارات)؛
• INV-1 – يدمج نتائج المخزون؛
• التقرير المسبق – ​​يؤكد نفقات الموظف القادم من رحلة عمل؛
• المستندات النقدية (الشيكات، PKO، RKO، وما إلى ذلك)؛
• أمر الدفع؛
• شهادة المحاسبة، الخ.

القائمة المحددة لمستندات المحاسبة الأولية غير كاملة. تستخدم الشركات في مجالات النشاط المختلفة النماذج اللازمة لتعكس معاملاتها.

اعتمادا على طريقة التنفيذ، يمكن أن يكون "الابتدائي" ورقيا أو إلكترونيا. يتم استخدام الخيار الثاني في الشركات التي يتم فيها إعداد إدارة المستندات الإلكترونية. فهو يساعد على تبسيط وتسريع معالجة أوراق العمل وتبسيط التفاعل بين الأطراف المقابلة.

ووفقا للتشريع الحالي، يتم تخزين جميع أنواع "المواد الأولية" في الشركة لمدة خمس سنوات. يبدأ العد التنازلي من نهاية السنة المشمولة بالتقرير. على سبيل المثال، يجب تخزين الأوراق الصادرة عام 2018 حتى عام 2023 ضمناً. سيؤدي انتهاك هذه القاعدة إلى اتخاذ إجراءات مع مصلحة الضرائب وفرض عقوبات على المنظمة.