تنظيم العمليات التجارية من قبل الموظفين دون إشارة إلى المكافأة المالية. سير العمل وهيكله

تطرح الحياة في المدن الكبرى تحديات صعبة: فمن الضروري التكيف مع ظروف العمل المتغيرة والوتيرة المتسارعة والجدول الزمني المزدحم. ولهذا السبب، يعاني كل موظف حرفيًا من التوتر في مكان العمل. وهذا يؤثر سلباً على التركيز والقدرة على اتخاذ القرارات السريعة. يتم تحديد الوضع إلى حد كبير من خلال المناخ المحلي في الفريق، والذي يعتمد عليه نصف الحالة النفسية للشخص في العمل.

بعد فتح القاموس الإنجليزي الروسي، سنرى أن كلمة "الإجهاد" تُترجم على أنها "ضغط أو توتر أو ضغط". في الواقع، أثناء ضغوط العمل، نكون متوترين داخليًا ونشعر أحيانًا أن الأحداث والالتزامات تضغط علينا حرفيًا. ومع ذلك، لا يمكن تجنب هذا الشرط. فهو يرمز إلى رد فعل الجسم الطبيعي تجاه الموقف الصعب، مما ينشطنا للتغلب على المشاعر السلبية.

أسباب الضغوط المهنية

هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشخص يعاني من التوتر أثناء يوم العمل. غالبًا ما يكون هذا حملًا زائدًا أو جدولًا زمنيًا صعبًا أو العكس، قدرًا كبيرًا من وقت الفراغ. العلاقات مع الزملاء والرؤساء والظروف البدنية لها أيضًا تأثير قوي (من غير المرجح أن تساهم الضوضاء المستمرة أو الغرفة المزدحمة في الأداء والرفاهية الممتازة).
في مكان العمل، غالبا ما يكمن في أسلوب حياتنا. سوء التغذية، وقلة النوم، والعزلة والكآبة، والموقف السلبي العام - هذه وغيرها من العوامل هي الأسباب الشائعة لفقدان ضبط النفس.

في أنشطتنا المهنية، تتغلب علينا المخاوف، خاصة عندما نبدأ العمل مؤخرًا ولم نندمج بعد بشكل كامل في الفريق. بادئ ذي بدء، هذا هو الخوف من الطرد، وارتكاب خطأ عند إكمال مهمة مهمة، والخوف من سوء الفهم، والأفكار البسيطة حول عدم القدرة على التعامل مع الوظيفة. كما نرى فإن طبيعة الضغوط المهنية متعددة الأوجه، والتغلب عليها يتطلب العمل على نفسك.

علامات التوتر

• وبما أن أسباب التوتر تكمن في العديد من العوامل، فإن الأعراض تختلف. المظاهر الجسدية تشمل:
• صداع؛
• دوخة؛
• وجع الأسنان.
• زيادة معدل ضربات القلب.
• تعب؛

أرق.

• يشعر الإنسان نفسياً بما يلي:
• قلق؛
• الغضب؛
• يخاف؛
• القلق الهوس.
• التهيج.

يعاني الموظف من تقلبات مزاجية متكررة، وزيادة الحساسية أو تأخر ردود الفعل، واللامبالاة. يمكن أن يكون سلوك الشخص تحت الضغط غير متوقع: فهو إما يفرط في تناول الطعام أو لا يأكل أي شيء، أو يشرب الكحول أو يدخن سيجارة بعد سيجارة. وينصح بعدم ترك مثل هذا الشخص بمفرده بل تقديم الدعم المعنوي له. في مثل هذه اللحظات يحتاجها الإنسان.

دور المناخ المحلي الصحي

المناخ المحلي الصحي في الفريق هو الشرط الرئيسي لغياب التوتر

مع التواصل الجيد، يصبح الموظف أكثر ثقة في نفسه، ويشعر بالدعم، وبالتالي يجد بسرعة القوة للتركيز على مسألة مهمة. العزلة الاجتماعية والانفصال عن الفريق لا تؤدي إلى نتائج جيدة على الإطلاق. في بعض الأحيان يكون من المهم التحدث عن الأمر، ولكن إذا احتفظت بكل شيء لنفسك، فقد يتحول التوتر إلى اكتئاب طويل الأمد. يكفي أن تبدأ على الأقل في الاستمتاع بالتفاهات، على سبيل المثال، مجاملة عشوائية في العمل.

حدد بنفسك ما الذي يسبب لك التوتر، وحاول ألا تتحمل مجموعة من المسؤوليات التي تفوق قوتك. حدد أولوياتك. كن أكثر ودية مع زملائك، حتى لو كنت تعتقد سابقًا أنهم أشخاص مزعجون. عاجلاً أم آجلاً، سيتعين عليك البحث عن أرضية مشتركة، فلماذا لا تفعل ذلك الآن؟ ونتيجة لذلك، ستتمكن من التغلب على التوتر في العمل بسهولة أكبر وتشعر بزيادة في القوة.

توزيع الوقت وحجم العمل

إذا كان كل شيء على ما يرام مع المناخ المحلي، لكنك تشعر بالاكتئاب ولا تستطيع التركيز على العمل، انتبه إلى كيفية التخطيط ليومك. سيساعدك تخصيص الوقت بشكل واضح على فهم ما يجب القيام به اليوم بشكل أفضل وما هو الأفضل تركه للغد. أكمل جميع التعليمات الواردة في الدليل واحدة تلو الأخرى. في النهاية، ليس هناك أي عيب أبدًا في طلب المساعدة من زملائك؛ فقد تحتاج إلى إعادة توزيع المسؤوليات، فهذا سيوفر عليك القيام بالأشياء الروتينية بمفردك.

عندما يتجاوز حجم العمل الموكل إليك قدراتك، فعليك أن تجرؤ وتقول "لا"، وتجادل بهدوء في الرفض. خلاف ذلك، ستتأثر جودة العمل بشكل ملحوظ وستتبع ذلك بطبيعة الحال محادثة غير سارة مع الإدارة. بمجرد الانتهاء من مهمة العمل، خصص وقتًا لراحة قصيرة.

التنظيم السليم لعملية العمل

التنظيم السليم لمكان العمل مع مراعاة التشريح

إن اتباع نهج دقيق لتنظيم العمل سيساعدك على النظر إلى العمل بطريقة جديدة. ستشعر وكأنك تؤثر على ظروفك من خلال التحكم حتى في مساحة عمل صغيرة. في نهاية اليوم، قم بإزالة الأوراق والمستندات والأدوات والقمامة الزائدة من مكتبك. سترى كيف سيتحول. يجد بعض الناس الأمر أسهل عندما يكون هناك ما يسمى "الفوضى الإبداعية" على الطاولة، ولكن ليس كلنا كتابًا وفنانين، أليس كذلك؟

كل مساء، خطط لليوم التالي، مع تحديد أولويات كل مهمة. احرص على مراعاة استراحات الغداء، فهذه المرة مسموحة قانونياً للراحة، ويجب استغلالها على أكمل وجه. كوب واحد من الشاي أو القهوة بصحبة زملاء العمل يمكن أن يغير حالتك المزاجية بشكل جذري لبقية اليوم.

ما يهم هو ما تفعله بعد العمل. لا يسمح الجميع بقضاء هذا الوقت على أنفسهم بسبب جدول أعمالهم المزدحم، لكن المشي في الشارع أو ممارسة تمرين قصير سيحسن حالتك بشكل كبير.

التمرين البدني هو طريق مباشر إلى صحة ممتازة والانتصار على التوتر. تذكر أن التغلب على التوتر يتطلب التغذية السليمة والراحة المناسبة.

غيّر موقفك من الواقع

التفكير الإيجابي سوف يحميك من التوتر في أي بيئة

وعلى حد تعبير طبيب كندي مشهور، فإن التوتر هو كيفية إدراك الشخص لما حدث. لقد جادل الفلاسفة القدماء بالفعل بأننا لا نتفاعل مع الأحداث، بل مع أفكارنا بشأنها. لذلك، من المهم أولا تغيير موقفك من الوضع، للاعتقاد بأنه يمكنك التعامل مع الصعوبات. نحن بحاجة إلى تعلم كيفية إدارة التوتر وفهم أن ما حدث هو مجرد مرحلة معينة من النمو الشخصي الذي سيؤثر بشكل إيجابي على حياتنا المستقبلية.

حاول إدارة عواطفك. حاول أن تفكر من منظور مختلف - لا تركز على التوتر، بل على حل المشكلة التي أدت إلى التوتر العصبي. كلما كان ضبطك العاطفي أفضل، كلما كان من الأسهل عليك التعامل مع الضغوط المهنية. اضحك أكثر وتجاهل اللحظات السلبية. سيؤدي ذلك إلى نزع فتيل الجو داخل الفريق وتحسين البيئة في مكان العمل، لكن لا ينبغي عليك الإفراط في استخدام الضحك. لا تمزح بشأن زملائك أو إدارتك، حتى لا توجه إليك انتقادات لاذعة.

ضبط النفس العاطفي: النقاط الرئيسية

لتطوير ضبط النفس العاطفي أثناء العمل، من المهم أن نتذكر أنه يتضمن أربعة مكونات:

1. الوعي الذاتي. يدرك الإنسان مشاعره ومدى تأثيرها على اتخاذ القرار.
2. الحكم الذاتي. هذه هي السيطرة على العواطف والسلوك، والقدرة على التكيف مع المواقف المتغيرة.
3. الوعي الاجتماعي. يعرف الشخص كيفية التعرف على مشاعر الآخرين وفهمها والاستجابة لها. يشكل هذا الوعي علاقات في الفريق، ووجود مريح بين الآخرين.
4. إدارة العلاقات. مؤشر على مدى نجاحك في العثور على لغة مشتركة مع أشخاص آخرين في ظروف مختلفة، ومدى تعاملك مع النزاعات بشكل صديق للبيئة.

نتائج

من الممكن التغلب على التوتر في مكان العمل بمفردك بمساعدة الموقف الواعي تجاه الروتين اليومي وتوزيع القوى. العلاقات الصحية في الفريق ومساعدة الطبيب النفسي ستوفر الدعم اللازم في هذه اللحظة.

تعلم كيفية حل المشكلات بشكل مستقل، وأخذ زمام المبادرة، وبناء علاقات صادقة مع الإدارة والزملاء. تعلم أن تكون هادئًا ومرنًا في ظل الظروف المتغيرة باستمرار.

تتمثل المهمة الرئيسية للمدير في تنظيم عملية عمل مختصة في الشركة/القسم. علاوة على ذلك، يجب أن يتم ذلك بطريقة تجعل الشركة تعمل دون إخفاقات خلال السنتين أو الثلاث سنوات القادمة، وتكون المسؤولية الرئيسية للمدير هي السيطرة فقط. يعد التنظيم السليم لعملية العمل شرطًا لا غنى عنه لكي تحقق الشركة ربحًا، ويمكن بيع مثل هذه الشركة بسهولة إذا لزم الأمر. وإذا لم يتم تأسيس العمل فإن سعره يساوي قيمة ممتلكات الشركة لا أكثر.

سوف تتعلم:

• ما هي الطرق التي يمكنك من خلالها تنظيم عملية العمل في الشركة؟
• ما هي المبادئ الأساسية لتنظيم عمليات العمل.
• ما هي مراحل تنظيم مكان العمل؟
• كيفية تنظيم العمليات التكنولوجية في أماكن العمل.
• كيفية التحكم في سير العمل في المنظمة.
• كيفية تحسين عملية العمل في المنظمة.

تنظيم عملية العمل: 3 طرق رئيسية

يمكن تنظيم سير العمل بثلاث طرق. هذه هي العمل المشترك والعمل الحر والعمل المكتبي. التصنيف مشروط ولكنه يعكس الجوهر العام.

ما هو الخيار الأفضل للاختيار؟ كل شيء هنا يعتمد على اتجاه أنشطة الشركة وتفاصيل عملها. من الصعب أن نتصور أن موظفي البنوك يعملون لحسابهم الخاص ولديهم جدول زمني مجاني، أليس كذلك؟ لكنك لن تستفيد كثيرًا من حقيقة أن الصحفي أو المصمم يجلس في المكتب بشكل صارم من الساعة 9 إلى 6. يحتاج ممثلو المهن الإبداعية إلى مساحة للإبداع.

ومع ذلك، لا يزال العمل في المكتب هو الطريقة الأكثر شيوعًا لتنظيم عملية العمل. ليس هناك فائدة من النظر في الأمر بالتفصيل.

يشير العمل الحر إلى توظيف الأشخاص للقيام بعمل محدد. لا يتم تعيين العاملين لحسابهم الخاص، أي أن هؤلاء الموظفين لا يحتاجون إلى دفع راتب شهري وليس هناك حاجة لخصم الضرائب عليه. وهذا مفيد اقتصاديا، وبالتالي تفضل العديد من الشركات هذه الطريقة المحددة لتنظيم عملية العمل. ومع ذلك، هناك مدراء يخافون من "عدم مسؤولية" المستقلين ويحاولون عدم إشراكهم في العمل.

يمكن تسمية العمل المشترك بالرابط الوسيط بين العمل الحر والعمل المكتبي. وهو مناسب بشكل أفضل للأشخاص الذين يعملون في مجموعات صغيرة أو عن بعد، ولكنهم ما زالوا بحاجة إلى مقابلة الزملاء من وقت لآخر لتبادل المعلومات حول هذا الموضوع.

من الناحية النظرية، يمكن لأي شخص في أي مهنة العمل كمستقل أو في مساحة عمل مشتركة. ولكن في الواقع، تمارس هذه الأساليب لتنظيم عملية العمل من قبل الشركات التي تحتاج إلى خدمات مطوري الويب والفنانين والمعلنين، وما إلى ذلك. والأشخاص المبدعون أنفسهم ليسوا مرتاحين للغاية للالتزام بجدول زمني صارم وقضاء الوقت في مكتب ممل. من ناحية أخرى، من الصعب جدًا العثور على شركة جميع موظفيها يعملون لحسابهم الخاص - فكل شركة تقريبًا لديها موظفون بدوام كامل.

كيفية العمل لمدة نصف يوم وإنجاز كل شيء: الخوارزمية المستخدمة في شركة غازبروم

أنت تستهلك وقتك عندما تقضي ساعات في الرد على رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة، وإكمال المهام المتأخرة بشكل عشوائي، ونتيجة لذلك لا تنجز أي شيء . شارك ديفيد ألين، مستشار شركة غازبروم والبنك الدولي، خوارزمية لكيفية قيام المدير بتحرير أربع ساعات يوميًا من العمل. سيساعدك مخطط المهام الشخصي والتعليمات التفصيلية، والتي ستجدها في مقال المجلة الإلكترونية "المدير التجاري".

- مبادئ تنظيم عملية العمل التي يجب اتباعها

تتضمن تقنية تنظيم عملية العمل التنفيذ الإلزامي لعدة قواعد أساسية:

1. يجب أن يكون محتوى عملية العمل هو الأمثل. لضمان عبء عمل متساوٍ للموظف، يلزم وجود تسلسل منطقي وأفضل مزيج من التقنيات المستخدمة في العمل. يتم تحقيق نفس الهدف من خلال التنظيم الصحيح لكثافة وإيقاع سير العمل، بالإضافة إلى تطوير المزيج الأمثل من النشاط العقلي والبدني للموظف. كل هذا يمكن تحقيقه من خلال تطبيق مبدأ تقسيم العمل في الإنتاج، وحساب معيار العمل بشكل صحيح وتجهيز المؤسسة بمعدات عالية الجودة تلبي جميع المتطلبات المريحة الحديثة.
2. يجب على الإنسان والتكنولوجيا أن يعملا في وقت واحد. أي أنه أثناء تشغيل المعدات، يمكن للموظف إجراء صيانة في مكان العمل، أو العمل التحضيري/النهائي، أو إجراء عمليات العمل المساعدة.
3. عند تنظيم عملية العمل، تحتاج إلى تزويد الموظف بفرصة حفظ الحركات. ويتم تحقيق ذلك عن طريق تركيب معدات جيدة، وتخطيط واضح لأماكن العمل، والترتيب الأكثر ملاءمة للأدوات.
4. يجب تبسيط الحركات التي يقوم بها الموظف وجعلها تلقائية. إن تسلسل التقنيات المدروس جيدًا، والذي يتم تنفيذه مع توقع أن ينفق الموظف قدرًا معينًا من الطاقة خلال فترة زمنية محددة - وهكذا حتى نهاية الوردية، يساعد على تحقيق الإيقاع. بفضل الأتمتة، أي التكرار المستمر لنفس العمليات لفترة طويلة من الزمن، يتركز انتباه الشخص على الأداء السريع والعالي الجودة للعمل.
5. يجب أن تكون كثافة اليد العاملة مثالية أيضًا. يفترض تنظيم عملية العمل في المؤسسة سهولة إجراء عمليات معينة، وتغيير أنواع الأنشطة، والتحول من الأحمال العضلية إلى الأحمال العصبية والعكس، والحرص على تقليل تأثير بيئة العمل على الشخص. كشفت الأبحاث في مجال علم وظائف الأعضاء والاقتصاد عن درجة عبء العمل الذي يتحمله العامل ومستوى كثافة عمله الذي سيتم من خلاله ضمان الإنتاجية المثلى.

يمكن أن تختلف ظروف نشاط الإنتاج في المؤسسات المختلفة بشكل كبير، مما يعني أن تنظيم عمليات العمل له خصائصه الخاصة. لتحقيق زيادة كفاءة العمل، تحتاج إلى تكييف جميع المتطلبات المذكورة أعلاه مع حالة معينة.

يقول أحد الممارسين

مراكز الأعمال الخاصة بأسلوب الحياة - طريقة لتنظيم عملية العمل بشكل فعال

سفيتلانا غريغورييفا,

مدير التسويق للمنطقة التجارية نيوبوليس

يجب تنظيم عملية العمل بطريقة تجعل الموظفين يشعرون بالراحة أثناء العمل ويشعرون بالحرية. الحل الجيد هو استخدام مركز أعمال نمط الحياة.

ينعكس معنى الفكرة في اسمها ذاته - "نمط الحياة". الشخص المهتم والممتع بالتواجد في المكتب يعمل بكفاءة أكبر. وإذا فهم مديرو الشركة ذلك، فإنهم يدفعون اهتماما كافيا لتنظيم عمليات العمل الأساسية في الإنتاج.

نمط الحياة كوسيلة لتنظيم سير العمل يأتي من الغرب، ويعود عمره إلى عدة عقود. يشيد كل من المستثمرين والمستأجرين بهذا التنسيق - فقط تذكر أكبر المعاملات في السوق الأوروبية لبيع تشيسويك بارك في لندن وذا بارك في براغ. جاء هذا النمط إلى بلدنا منذ وقت ليس ببعيد ولا يزال يعتبر ابتكارًا.

تدين مراكز الأعمال الخاصة بنمط الحياة بمظهرها إلى مزيج من الأفكار من علم النفس وتقنيات الموارد البشرية والتنظيم الأمثل لمساحة العمل. يُترجم نطاق الاستمتاع بالعمل في موقع English Chiswick Park على أنه "استمتع بالعمل" ويعكس جوهر المفهوم بشكل كامل.

الميزة الرئيسية لمراكز الأعمال هذه هي القدرة على خلق بيئة عمل مريحة لكل موظف على وجه الخصوص وللشركة بأكملها بشكل عام. في هذه المساحة المكتبية، ليس العمل مناسبًا فحسب، بل يمكنك أيضًا التطور كشخص. علاوة على ذلك، يعتمد أحدهما هنا بشكل مباشر على الآخر: فكلما شعر الموظف براحة أكبر، كلما كان عمله أفضل ونجحت في تطوير الأعمال.

من خلال استئجار مركز أعمال نمط الحياة، فإنك تدفع في نفس الوقت مقابل حقيقة أن الفريق الذي يعمل لديك يصبح أكثر تحفيزًا، وبالتالي أكثر فعالية. وبطبيعة الحال، عليك أن تدفع أموالا جدية للإيجار، ولكن النتيجة تستحق العناء. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك توفير الكثير من الرحلات المشتركة إلى المطاعم والرحلات إلى الطبيعة: لماذا تفعل ذلك إذا كان مركز الأعمال لديه كل ما هو ضروري للتواصل الوثيق بين الموظفين؟

الشيء الأكثر إثارة للاهتمام هو أن استئجار مركز أعمال نمط الحياة سيكلفك حوالي 2-3 مرات أرخص من المكتب التقليدي في وسط المدينة. عادة ما تقع مباني نمط الحياة في مناطق نائية إلى حد ما، ولكن الوصول إليها عن طريق وسائل النقل ليس بالأمر الصعب. تقع هذه المكاتب إما بالقرب من الطرق السريعة المزدحمة، أو بالقرب من محطات المترو، وفي بعض الأحيان ليست بعيدة عن المطار. إذا لم تكن هناك مراكز نقل رئيسية قريبة، فيجب عليك حافلات النقل المكوكية للذهاب إلى مراكز الأعمال هذه.

معظم المراكز التجارية في نمط الحياة عبارة عن مباني منخفضة الارتفاع تقع على مساحة كبيرة إلى حد ما. تم تصميم تخطيط هذه المراكز بشكل رائع: بالإضافة إلى أماكن الأعمال والاتصالات غير الرسمية، لديهم مناطق ترفيهية وحدائق مع أزقة ومقاهي ومطاعم وملاعب رياضية ونوادي.

تكمن خصوصية هذا التنسيق لتنظيم مساحة العمل في أنه يمكن للموظفين بسهولة الجمع بين العمل لصالح الشركة والترفيه والرياضة. المكان المرتب بهذه الطريقة يدفع الشخص حرفيًا نحو الإبداع والتنمية الشخصية. وفي الوقت نفسه، يتم الحفاظ على التوازن الضروري بين العمل والحياة اليومية.

عادة ما يتم استئجار مراكز الأعمال الخاصة بنمط الحياة من قبل الشركات التي تدرك جيدًا العلاقة بين حوافز الموظفين وتطوير الأعمال الناجحة. إذا كان مكان العمل مملاً، ففي معظم الحالات لا يمكن الحديث عن العمل الفعال. ويجب أن تتذكر فارق بسيط مهم: يتم تنظيم مساحة العمل بهذه الطريقة من قبل الشركات التي لا ترتبط أنشطتها بالاستقبال اليومي للعملاء، أو من قبل الشركات التي لديها مكتب رئيسي منفصل في وسط المدينة.

ما هي مراحل تنظيم مكان العمل؟

الخطوة 1: تحديد هدفك.

لتحسين عملية العمل، عليك أن تذهب من العكس، أي أولا صياغة النتيجة التي يجب تحقيقها، ثم فكر في ما يجب القيام به لهذا الغرض.

قرر ما هي النتائج اليومية المطلوبة من الموظفين. في هذه الحالة، ليست هناك حاجة للعمل مع مفاهيم "المخطط لها"، "تم" أو "سوف تكتمل" - استخدم الكلمات "هو" أو "تم". على سبيل المثال: "تم الانتهاء من أعمال طلاء السياج"، "هناك دخل".

ثم حدد ما يجب على الموظف فعله قبل ساعة أو يوم أو أسبوع لتحقيق النتيجة المطلوبة. اختيار الفترة الزمنية بناءً على تفاصيل العمل. ثم قم بإرجاع الأحداث فترة زمنية أخرى واكتشف الإجراءات المطلوبة من الشخص حتى يتمكن من اتخاذ خطوة تؤدي إلى إكمال المهمة. بعد ذلك، قم بإعادة خطوات الموظف تدريجياً إلى البداية، إلى اللحظة التي تم فيها تكليفه بالمهمة.

إن وصف عملية نشاط الموظف لشركة عاملة بالفعل له مزاياه وعيوبه. الأول هو أنه ليست هناك حاجة لإنشاء أي شيء جديد - ما عليك سوى إضافة مراحل العمل الحالية إلى الصيغة. الجانب السلبي هو الرغبة الكامنة للمدير في تنظيم عملية العمل، بما في ذلك الإجراءات والعوامل المستخدمة حاليا في الإنتاج، ولكن يمكن الاستغناء عنها بسهولة. إذا قمنا بوصف تصرفات الموظفين وفقًا للمخطط أعلاه، من النهاية إلى البداية، فيمكن تحسين عملية العمل بشكل جيد عن طريق إزالة جميع الأشياء غير الضرورية منها.

إذا كان لديك مشروع تجاري صغير أو متوسط ​​الحجم ولم تكن متحمسًا لوصف العملية بمزيد من التفاصيل، فإن تقسيمها إلى 10-20 خطوة سيكون كافيًا.

بعد الانتهاء من تشكيل المخطط بالكامل، سوف تحتاج إلى التحقق منه. من الضروري تحليل ما إذا كان من الممكن البدء بالخطوة التالية بعد إكمال الخطوة السابقة وما إذا كان مجمل جميع الإجراءات سيؤدي إلى تحقيق الشركة للربح. فقط التنظيم السليم لعملية العمل سيعطي النتيجة المرجوة. إذا بدأ النظام بالفشل في مرحلة ما، فسيتعين عليك البحث عن حل بديل.

المرحلة 2. كتابة التحولات بين النتائج.

بمجرد تطوير الهدف النهائي وتحديد الخطوات المؤدية إليه، يجب تحديد النتائج المتوسطة.

إذا قمت بشرح المخطط بكلمات بسيطة، فسوف يبدو الأمر كالتالي: "الجزء الذي يحمل رقم كذا وكذا موجود في المستودع. بحلول وقت كذا وكذا، ينبغي أن تكون في ورشة عمل كذا وكذا.» ما الذي يجب القيام به لهذا؟ هذا صحيح: ابحث عن الجزء وانقله إلى المكان الصحيح.

مثال آخر. من المستحيل وضع علامة متساوية بين مفهومي "الوثيقة مكتملة" و"الوثيقة المقدمة". نحن بحاجة إلى عملية انتقالية ينبغي وصفها بالتفصيل: "اقبل الوثيقة، واحصل على تصديق عليها من قبل الشخص المسؤول، ثم انقلها إلى وجهتها".

بعد تطوير التحولات، قم بمراجعة المخطط بأكمله بعناية مرة أخرى. بالتأكيد سيكون هناك فروق دقيقة لا تفهمها بما فيه الكفاية. يجب تصحيح ذلك، وإلا فإن تنظيم عملية العمل لن يكون فعالا بنسبة مائة في المائة. في معظم الحالات، لن تكون المشكلة فريدة من نوعها؛ ما عليك سوى البحث عن من ومتى تم صياغة هذا الإجراء بالفعل.

قد يكون لدى العديد من رواد الأعمال سؤال: هل العمل الإبداعي مناسب لمثل هذا الوصف؟ ومن الغريب أن هذا هو الأقل مشاكل.

لقد تطور وضع صعب إلى حد ما في شركة واحدة. تم استفزازه من قبل المتخصصين المشاركين في تصميم الويب. بعد إقناع رؤسائهم بأن عملهم تم تصنيفه على أنه إبداعي، توقف الموظفون عن تلبية الطلبات في الوقت المحدد. لم تكن مبرراتهم أصلية: عمل الفنان لا يمكن تنظيمه. كما اتضح، فمن الممكن. يمكن وصف أي عملية في العمل خطوة بخطوة، بما في ذلك عملية إنشاء تخطيطات التصميم وكتابة المقال وتأليف الموسيقى. وعندما تم تقسيم عمل مصممي الويب إلى عدة خطوات متتالية، تحسنت الأمور.

لكي تعمل الشركة كالساعة، من الضروري إضفاء الطابع الرسمي على جميع تصرفات الموظفين - من تنظيف المبنى إلى إجراء مكالمات هاتفية مع العملاء.

غادر شخص واحد إلى الولايات المتحدة الأمريكية. كان بالكاد يعرف اللغة، لكن الشركة التي حصل فيها على وظيفة أعطته التعليمات على شكل كتيب يحتوي على صور ملونة. تم توزيع هذه الكتيبات على جميع العمال الضيوف حتى يتمكن أولئك الذين لا يستطيعون قراءة اللغة الإنجليزية من معرفة ما يجب القيام به وبأي ترتيب بمساعدة الصور. لم يحصل الأجانب على الحق في بدء العمل إلا بعد أن حفظوا هذه التعليمات.

عند الفصل، لم يكن من الضروري إعادة "الهدية": في الولايات المتحدة الأمريكية، كل شركة جادة لديها كمية كبيرة من هذه التعليمات. بالنسبة لأصحاب العمل الغربيين، فإن توزيعها على الموظفين أسهل بكثير من إقناع الناس بتجنب جميع أنواع حالات الطوارئ وشرح للجميع ما هي مسؤولياتهم، تقريبًا جنبًا إلى جنب. من ناحية أخرى، إذا كان مديرونا مؤهلين بدرجة كافية، فإن الموظفين يعرفون دائمًا بوضوح ما هو مطلوب منهم وفي أي وقت.

الخطوة 3: تطوير التعليمات.

بعد التفكير في جميع الخطوات الوسيطة والنتائج الرئيسية مع الروابط الضرورية بينها، سيحتاج تنظيم عملية العمل إلى تفصيل المواقف والمسؤوليات الوظيفية.

أولاً، حدد مراحل العمل التي تتطلب موظفين وتلك التي لا تتطلب ذلك. بعد حساب المراحل التي لا يمكنك الاستغناء فيها عن العمال، ابدأ في توزيع المسؤوليات بين الناس.

في أغلب الأحيان، يتم استخدام مبدأ التوزيع الرأسي لهذا الغرض، مما يعني أن الشخص الذي يقوم بعمل معين من البداية إلى النهاية هو المسؤول عنه. يعرف هذا الموظف التعليمات على مستويات مختلفة، ويمكنه الجمع بين مسؤوليات كل من المدير الأعلى للشركة والأداء. ولكن لا يمكن اعتبار هذا الحل مثاليا، لأنه ليس من الممكن حدوث عواقب ممتعة للغاية:

• يتمتع الموظف الذي لديه حق الوصول إلى هذه التعليمات بميزة تنافسية على زملائه. وفي يوم من الأيام قد "يعطي" هذه التعليمات لشخص ما.
• تتزايد متطلبات هذا الموظف بشكل كبير.
• إذا قرر شخص ما فجأة الإقلاع عن التدخين، فسيكون له التأثير الأكثر سلبية على عمل الشركة بأكملها، حيث كان هذا الموظف هو المسؤول عن جزء كبير من تنظيم عمليات العمل.

لذلك، بدلا من مبدأ التوزيع الرأسي، من الأفضل استخدام نظام "تتريس". يجب على كل موظف أن يقوم بالمهمة التي يقوم بها على أفضل وجه. والنتيجة النهائية يجب أن تعتمد على الجهود المشتركة لجميع الموظفين.

إذا قمت بتنظيم العمل في الشركة بهذه الطريقة، فيمكن بسهولة تحويل جميع العيوب المحتملة إلى مزايا. فالشخص الذي يزاول عملاً لديه موهبة لا شك فيها يعمل دون ضغوط لا داعي لها، ودون أخطاء وبكل سرور، مما يؤثر بشكل مباشر على كفاءة عمله ويوفر أموال الشركة.

تذكر: المنصب والمسؤوليات الوظيفية شيئان مختلفان. قد يتضمن الموقف الواحد أداء عدة مهام في وقت واحد.

بعد إنشاء قائمة الوظائف وقائمة المتطلبات للموظفين الذين يشغلون مناصب معينة، تحتاج إلى البدء في إعداد التعليمات التي بموجبها سيختار القسم المقابل للشركة (أو ضابط شؤون الموظفين الفردي) الموظفين. ويجب ربط هذه المستندات بالوصف الوظيفي وبإجراءات العمل.

دعونا نلخص النتائج المتوسطة. يتضمن إنشاء شركة أو إعادة بنائها تنظيم عملية العمل، ووضع توصيف الوظائف، وصياغة قواعد التوظيف، وتطوير شروط الأجور.

وشيء آخر: عند وصف سير العمل، لا تنس الإشارة إلى الشكل الذي يجب أن تنتقل به الوثائق من موظف إلى آخر.

تنظيم العمليات التكنولوجية في أماكن العمل

تنظيم مكان العمل يعني:

• التفاعل الداخلي والعشوائي لعناصر مكان العمل؛
• نفس التفاعل، يتم فقط بشكل هادف؛
• التأثير الخارجي العشوائي غير المنتظم على مكان العمل وعناصره؛
• التأثير على مكان العمل بشكل هادف ومنهجي ومستمر.

ويترتب على ما سبق أن تنظيم أماكن العمل لا يحدث فقط بفضل التعليمات الواردة أعلاه والقواعد المقررة مسبقًا، ولكن أيضًا نتيجة لجهود الموظف نفسه وتأثير البيئة وتأثير عناصر مكان العمل على بعضها البعض.

إذا تم تنظيم مكان العمل بشكل صحيح، فإن الشخص يقضي وقتًا أقل بكثير في أداء إجراءات معينة، ولكن في نفس الوقت تزداد جودة العمل المنجز. يمكننا أيضًا التحدث عن تقليل تكاليف المواد الخام والمواد والطاقة، مما يساعد بدوره على زيادة الربح والقدرة التنافسية للشركة.

جميع عناصر تنظيم عملية العمل مترابطة بشكل وثيق، وترتيب أماكن العمل ليس هو المكان الأخير في هذه القائمة. يتضمن تدريبهم المختص تركيب وتأمين جميع الأدوات والأجهزة اللازمة، ومراقبة تدفق العملية التكنولوجية، وتشغيل المعدات بدون أخطاء، وما إلى ذلك.

كما تؤثر أشكال تقسيم العمل والتعاون المعتمدة في المؤسسة بشكل كبير على طريقة تنظيم أماكن العمل وصيانتها.

كلما تم التفكير في ترتيب أماكن العمل بشكل أفضل، كلما أصبحت ظروف عمل فناني الأداء أكثر راحة، وأقلت التأثيرات الضارة لبيئة الإنتاج عليهم. للتأكد من أن الموظف لا يعاني من الكثير من التوتر، ونتيجة لذلك، إرهاق أثناء عمله، يجب ترتيب مكان عمله وفقًا لجميع المعايير الحالية.

يتيح لك التنظيم السليم لعمليات العمل وأماكن العمل حل المشكلات التالية:

1. الاستفادة القصوى من مساحة الإنتاج المتاحة.
2. تجهيز مكان عمل منفصل بكل العقلانية الممكنة، وترتيب حتى عناصره الأكثر أهمية.
3. جعل مكان العمل مناسبًا ومريحًا.
4. حماية العاملين من التأثيرات السلبية لبيئة الإنتاج الخارجية والداخلية.
5. ضمان التشغيل المتواصل والمتزامن لأماكن العمل، بالإضافة إلى صيانتها عالية الجودة.

لا يوجد نظام موحد لترتيب أماكن العمل وذلك ببساطة لأن كل مؤسسة لها أنشطتها الخاصة. ولكن إذا اتبعت بعض القواعد التنظيمية العامة التي تنطبق على مجموعة معينة من الوظائف، فيمكنك تحقيق نتيجة جيدة جدًا. الشيء الرئيسي هو تصنيف الوظائف وفقًا لمعايير معينة والعثور على خيار التنظيم الأمثل وفقًا لها.

لكن معايير التصنيف ستعتمد على اتجاه أنشطة الشركة وخصائص الإنتاج. واعتماداً على هذه التفاصيل والعديد من العوامل الأخرى، يتم بناء تنظيم وصيانة أماكن العمل.

ومع ذلك، هناك أيضًا متطلبات مشتركة في أي مكان عمل، بغض النظر عن نوع المؤسسة أو الشركة التي نتحدث عنها. ويمكن تقسيمها إلى تنظيمية وفنية ونفسية فيزيولوجية.

الأول يفترض الترتيب الأكثر ملاءمة للأدوات والمعدات للموظف، وإمكانية الصيانة العقلانية لمكان العمل، وما إلى ذلك.

تعني المتطلبات الفنية تجهيز مكان العمل بجميع المعدات والتكنولوجيا والاتصالات اللازمة وما إلى ذلك.

تتضمن المتطلبات الفسيولوجية النفسية امتثال مكان العمل للخصائص المحددة لعلم نفس وفسيولوجيا العمال.

القواعد العامة لتنظيم أماكن العمل هي:

• وفقاً لتجهيزات وتخصصات أماكن العمل مع كافة المتطلبات اللازمة؛
• في التنسيب المناسب لأماكن العمل؛
• في صيانتها الدورية.

• تحسين إدارة المؤسسات: المجالات التي تستحق الاهتمام بها

كيفية التحكم في سير العمل في المنظمة

وبدون الرقابة المناسبة، يظل تحقيق الشركة لأهدافها مسألة كبيرة. مهمة الرقابة هي جعل إدارة الأعمال فعالة قدر الإمكان.

يجب أن تمتثل السيطرة لمعايير معينة يتم وضعها أثناء تنفيذها. من الضروري أيضًا تحليل النتائج المحققة وإجراء التعديلات إذا لم تتوافق مع الأهداف المحددة.

تم تصميم التحكم لأداء العديد من المهام: تقييم الوضع في المؤسسة، وجمع البيانات اللازمة، والتي تتم معالجتها لاحقًا، وتحديد الأخطاء. وتشمل وظائف الرقابة الأخرى تحليل أسباب الفشل وإيجاد طرق لتصحيح الوضع، وتطوير أساليب تحقيق الأهداف، وإعداد نظام قياسي لإعداد التقارير.

تحتوي اللوائح الداخلية للمنظمة على قائمة بمعايير وقواعد سلوك العمل الإلزامية. هناك عدة خيارات لانتهاك انضباط العمل: عدم الامتثال للتبعية، وفشل التنسيق في عملية إنجاز المهمة، والانحراف عن القواعد التي تحدد ساعات العمل والراحة، وتجاهل المعايير التكنولوجية. علاوة على ذلك، فإن هذا الأخير لا يعني فقط تجاوز القواعد التي تحكم استخدام وسائل الإنتاج من قبل الموظف وصاحب العمل، بل يعني أيضًا ارتكاب الأخطاء فيما يتعلق بتوقيت العملية الفنية. يعتمد تنظيم ساعات عمل الموظف وفترة راحته بشكل مباشر على خصائص الأخير. يمكن أن يكون العمل دائمًا، ويتضمن فترات راحة معينة بين مراحل النشاط، ليلاً، مقسمًا إلى عدة أجزاء خلال وردية واحدة، وما إلى ذلك. أثناء عملية العمل في المنظمة، من الضروري مراعاة معايير التبعية وإيلاء اهتمام وثيق لتنسيق الإجراءات من الموظفين. إذا لم يكمل الشخص المهمة الموكلة إليه أو قام بها بشكل غير صحيح، فإن ذلك يعتبر مخالفة تأديبية.

يمكن أن تكون الجرائم التأديبية من ثلاثة أنواع:

• أهمل الموظف المعايير التكنولوجية؛
• رفض الموظف الامتثال لمعايير التبعية والتنسيق في عملية إدارة العمل أو فعل ذلك بشكل غير لائق؛
• انتهك الموظف ساعات العمل، أي انحرف عن الامتثال لقواعد علاقات العمل التي تنظم العمل ووقت الراحة - الفن. 100 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.

يعتمد الإجراء الخاص بتحديد الظروف التي تشير إلى انتهاك الموظف للمعايير المعتمدة في المنظمة إلى حد كبير على نوع الجريمة التأديبية.

رأي الخبراء

يمكن لثقافة العمل المتطورة أن تقلل بشكل كبير من انتهاكات الانضباط

ميخائيل بلينسكي,

المدير العام لشركة الهندسة الكهربائية فابر أوريل

قام بعض موظفينا بانتهاك قواعد العمل من وقت لآخر: تأخر بعضهم وتغيبوا عن العمل، وتهرب آخرون من العمل، وتم القبض على آخرين وهم يسرقون. لقد نجحنا في التعامل مع هذه المشكلات من خلال التحدث شخصيًا مع المذنبين ومع الفريق - ولكن فقط طالما كان عدد موظفي منظمتنا يتراوح بين 30 إلى 40 شخصًا. وفي وقت لاحق، نمت الأعمال، وظهرت اتجاهات جديدة، وأصبح لدينا العديد من الموظفين.

بعد ذلك، نشأت المشكلة بكامل قوتها، وأدركنا أنها بحاجة إلى حل بطرق جذرية. لكن الشركة التي لديها عملية عمل جيدة التنظيم وثقافة عمل متطورة للغاية هي وحدها القادرة على تقليل احتمالية حدوث انتهاكات. ولتشكيله استخدمنا نموذج هارتسبورغ لإدارة الفريق كأساس، ودرسنا الأدوات الرئيسية المستخدمة في إطاره، ثم بدأنا بتطبيقها في عملنا.

• الإنتاج الفعال وكايزن: التطبيق والنتائج

تحسين سير العمل في المنظمة

التنظيم الفعال لعملية العمل مستحيل دون تنفيذ مجموعة كاملة من التدابير، والغرض منها هو زيادة ربحية الأعمال. إذا تم كل شيء وفقًا للصيغة "أعلى، أبعد، أفضل!"، فإن العائد من القسم المقابل للشركة سيكون أكبر، وستنخفض التكاليف بشكل كبير، وما إلى ذلك.

إذا تفاقم الوضع بعد كل الجهود المبذولة، فيجب أن نعترف بأن التحسين الذي تم إجراؤه لم يكن ناجحًا للغاية. ومن الضروري تحسين عمل الفروع باتباع ترتيب معين. قم بما يلي:

1. تحديد الحاجة إلى التحسين.

بعد تحليل عمل قسم منفصل، يمكن لكل من إدارة الشركة ورئيس القسم المقابل، الذي يرى أن عمل القطاع الخاضع لسيطرته يحتاج إلى تحسين بطريقة أو بأخرى، أن يتوصل إلى هذا الاستنتاج. وفي الحالة الأخيرة، نعني في أغلب الأحيان التحسين العام للنظام. إذا كانت فكرة تحسين سير العمل في المنظمة تأتي من الإدارة، فعادةً ما يكون هذا طلبًا محددًا للغاية يهدف إلى إصلاح جوانب معينة. على سبيل المثال، قرر رئيس إحدى الشركات أن نفقات قسم معين مرتفعة للغاية ويجب تخفيضها. وينطبق هذا عادة على تلك الخدمات التي يؤثر عملها على ربح الشركة بشكل غير مباشر فقط: قسم الموارد البشرية، قطاع السلامة، إلخ.

لكن الرغبة في توفير المال ليست سوى أحد دوافع الإصلاحات المخطط لها في المنظمة. في أغلب الأحيان، يكمن السبب في مكان آخر: الخدمة لا تؤدي الوظائف المخصصة لها بشكل جيد بما فيه الكفاية.

وبمجرد صياغة الطلب، تبدأ عملية إعادة هيكلة الوحدة. وستكون الخطوة الأولى في هذا الاتجاه هي تحديد مهمة القسم ووظيفته الاقتصادية.

ماذا يعني هذا؟ يبدو أنه لا يوجد شيء للتفكير فيه هنا: مهمة قسم المبيعات هي البيع، ووظيفة خدمة البريد السريع هي التسليم، واهتمام قسم الإعلان هو الترويج للمنتج. لسوء الحظ، كل شيء أكثر تعقيدا بكثير.

تختلف الأعمال التجارية الروسية الحديثة من حيث أن المسؤوليات الوظيفية للشخص الذي يشغل منصبًا معينًا في الشركة ليست واضحة دائمًا. غالبًا ما يتضمن نفس المنصب في المنظمات المختلفة أداء مهام مختلفة تمامًا. خذ على سبيل المثال المسوقين: في إحدى الشركات، يُطلب من الشخص في هذه المهنة تطوير مفهوم لتطوير الأعمال، وفي شركة أخرى - للانخراط في المبيعات الشخصية. في بعض الأماكن، يقوم مديرو الموارد البشرية بتدريب الموظفين، وغرس ثقافة الشركة فيهم، وفي أماكن أخرى يقومون ببساطة بتجنيد الأشخاص للعمل. ويوجد الآن وضع مماثل في معظم الشركات المحلية.

لذلك، قبل أن تبدأ في تحسين أداء قسم معين في المنظمة، من الضروري أن تفهم الدور الذي يلعبه هذا القسم في الهيكل العام للشركة.

للإجابة على هذا السؤال وتحسين عملية العمل في المنظمة، تحتاج إلى:

• تحديد المهام التي يقع حلها ضمن إدارة هذه الوحدة؛
• معرفة المكان الذي يشغله في الشركة؛
• تحديد دور القسم في المكون الاقتصادي للشركة.

لا يمكنك الانتقال إلى النقطة الثانية لتحسين سير العمل في المنظمة إلا بعد التعامل مع النقطة الأولى بشكل كامل.

1. تعرف على معايير الأداء

هذه هي واحدة من أهم مراحل العمل التحسين. علاوة على ذلك، ستعتمد جميع الخطوات الإضافية على المعلمات التي تحددها كمعايير رئيسية. هذا هو المكان الذي ستكون فيه البيانات التي تم الحصول عليها أثناء تطوير الفقرة السابقة مفيدة.

يجب أن يعتمد التحليل على الأهداف التي يجب على وحدة معينة تحقيقها. على سبيل المثال، تتمثل مهمة خدمة الأمن في منع سرقة الأصول المادية المملوكة للشركة. أي أن معيار فعالية القسم سيكون تقليل/زيادة عدد هذه الحلقات.

وبناءً على ذلك، يمكن تقييم فعالية إجراءات القسم باستخدام المهام التي تم صياغتها مسبقًا.

إذا لم يكن من الممكن إعطاء تقييم محدد، فهذا يعني حدوث خطأ في صياغة المهام أو أنها تمت كتابتها باستخدام عبارات غامضة. في هذه الحالة، عليك العودة إلى المرحلة السابقة لتحسين سير العمل في المنظمة.

ولكن إذا تم كل شيء بشكل صحيح، فقد حان الوقت للخطوة التالية.

1. قم بتقييم مدى رضاك ​​عن عمل قسم معين.

هنا يمكنك الاستغناء عن شرح مفصل. يجب تقييم الوضع لكل قسم باستخدام معايير الأداء المحددة مسبقًا. أبسط تقييم سيكون بالصيغة "مرضية/غير مرضية". إذا كان هناك حاجة إلى فهم أعمق للموقف، فيمكن بناء تقرير بناءً على البيانات الرقمية. ونتيجة لذلك، سترى بوضوح كيف يلبي هذا القسم أو ذاك توقعاتك. إذا كان كل شيء على ما يرام، جيد. إذا كان التدخل مطلوبا، فيجب أن تبدأ المرحلة التالية لتحسين سير العمل في المنظمة.

1. صياغة مشاكل التحسين.

هنا أيضًا لا توجد صعوبات خاصة متوقعة. بعد تحليل جميع النقاط، ينبغي إيلاء المزيد من الاهتمام لتلك التي تثير معظم الأسئلة. عند تحديد الأهداف، حاول استخدام المصطلحات الإيجابية بدلاً من السلبية. أي حدد الهدف لموظفيك وهو "تحسين جودة العمل" وليس "التقليل من نسبة العيوب قدر الإمكان".

كل شيء، تم الانتهاء من الاستعدادات لتحسين سير العمل في المنظمة. لقد حان الوقت لوضع القرارات موضع التنفيذ.

1. تنفيذ أنشطة التحسين.

في أي موقف، قبل البدء في أي عمل تجاري، تحتاج إلى إجراء تحليل إرشادي. في هذه الحالة، سيتم استهداف تحديد الاحتياطيات الداخلية للمنظمة. للقيام بذلك، قم أولاً بإعداد قائمة عامة بالوظائف داخل القسم.

1. - كتابة قائمة بمهامها لكل قسم.

ستشبه هذه القائمة الوصف الوظيفي، الذي تم تجميعه ليس لمنصب معين، ولكن للقسم بأكمله. ومع ذلك، حتى لا تكون الوثيقة معقدة بشكل خاص، يمكن تقسيمها إلى تخصصات. ستكون النتيجة قائمة بالمسؤوليات التي يجب على موظفي قسم معين القيام بها.

1. تقييم مدى جودة إنجاز المهمة.

في هذه الحالة، من الضروري تقييم ليس النجاح الشامل للوحدة، ولكن كل وظيفة على حدة. بفضل هذا، سيصبح من الواضح ما إذا كان يتم توزيعها بشكل صحيح بين الموظفين وما يحتاج بالضبط إلى "تشديده".

سيكون من الجيد أن يتبين أن جميع المشاكل تنشأ بسبب العمل غير المرضي لموظف واحد. كل ما عليك فعله هو أن تأخذ مكان شخص آخر وسوف تزول كل الصعوبات. لسوء الحظ، يحدث هذا نادرا للغاية، لأن "الحلقة الضعيفة" في الفريق ملحوظة للوهلة الأولى وكان من الممكن تحديدها منذ فترة طويلة. على الأرجح أن النقطة هنا مختلفة: سير العمل في المنظمة يعاني "بفضل" العمل الضعيف للقسم بأكمله.

ولكن يحدث أيضًا أنه ليس من الممكن تقييم أداء الوظائف. في هذه الحالة، عليك أن تفكر في فعالية الضوابط الحالية وما إذا كانت تعمل من حيث المبدأ.

1. اكتشف مدى تأثير العوامل الذاتية على نجاح أداء الوظائف.

تحديد مدى تأثير الخصائص الشخصية للموظفين على فعالية عملهم في المنظمة. ويمكن إعطاء مجموعة متنوعة من الأمثلة. إذا كان الشخص بطيئا في الحياة، فمن غير المرجح أن يتعامل مع العمل الذي يتطلب اتخاذ قرارات فورية. وهذا يعني أنه من الأفضل أن تقدم لهذا الموظف منصبًا يتطلب إجراءات متوازنة ومدروسة.

1. العثور على الاعتماد على العوامل داخل القسم.

يجب تنظيم عملية العمل بناءً على الأجواء الموجودة في الفريق. ضع في اعتبارك: الانحرافات في أي اتجاه عن "الوسط الذهبي" غير مرغوب فيها للغاية - سواء مع علامة زائد أو ناقص. إذا لم يجد الموظفون لغة مشتركة ويتصرفون بقوة فيما يتعلق ببعضهم البعض، فلا يمكنك توقع عمل فعال منهم. ويعوق ذلك عدم وجود تفاعل بين الأشخاص. لكن الفريق الودود للغاية له أيضًا عيوبه - فالموظفون الذين يقضون ساعات عملهم في شرب كوب من الشاي وإجراء محادثات ممتعة من غير المرجح أن يميلوا أيضًا إلى العمل المثمر.

يمكننا أن نلاحظ العوامل الأخرى التي تبطل حتى التنظيم الأكثر كفاءة لعملية العمل. تنشأ المشاكل إذا:

• العملية ليست مؤتمتة بما فيه الكفاية. على سبيل المثال، يستغرق ملء المستندات يدويًا وقتًا طويلاً وغير مربح؛
• يتم تكرار وظائف الموظف.
• يتم توزيع المسؤوليات الوظيفية دون نظام واضح؛
• يقدم الموظفون تقاريرهم إلى العديد من الرؤساء في نفس الوقت.

1. تحديد مدى تأثر أداء المهام بعوامل خارجة عن اختصاص الإدارة.

لكي يكون تنظيم عملية العمل عالي الجودة حقًا، يجب إيلاء اهتمام خاص للعوامل الخارجية. غالبًا ما يحدث أن "يتباطأ" عمل قسم معين بسبب التأثير السلبي للإدارات ذات الصلة. هل أداء خدمة الشراء لديك ضعيف؟ تحقق من المجالات الأخرى: قد تكون المشكلة هي أن قسم المحاسبة بطيء في إصدار الفواتير المدفوعة. ومن الواضح أنه في هذه الحالة من الضروري التعامل مع المحاسبين، وليس مع الأشخاص الذين يعملون في مجال المشتريات.

أو مثال آخر: تحتاج إحدى المنظمات بشكل عاجل إلى موظف جديد، لكنها ما زالت لا تملك موظفًا جديدًا. هناك احتمال ألا يكون قسم الموارد البشرية هو المسؤول عن ذلك، بل المدير الذي تأخر كثيرًا في الموافقة على الترشيح المقترح.

1. خذ وقتًا للمراقبة ثم حدد الوقت المستغرق لتنفيذ الميزات.

هذا الإجراء ليس الأقل أهمية في تنظيم عملية العمل. كيف تفعل ذلك؟ خذ قلم رصاص ومفكرة وساعة توقيت، ثم "استقر" في القسم لبضعة أيام. احسب كيف يقضي كل موظف في القسم وقته. نتائج الدراسة قد تفاجئك. على سبيل المثال، قد يتبين أن أحد الموظفين يقضي معظم وقت عمله في البحث عن المستندات اللازمة، والتي انتهى بها الأمر بسبب سوء الفهم في قسم آخر.

لا يمكن المبالغة في تقدير فائدة هذه المعلومات: يصبح من الواضح على الفور سبب عدم إكمال بعض الأعمال في الوقت المحدد.

1. إجراء مسح بناءً على نتائج الخريطة الزمنية.

بعد أن قمت بتدوين ملاحظاتك بشأن النقطة السابقة في دفتر ملاحظات، قم باستقصاء موظفيك: أين يعتقدون أنهم يقضون معظم وقت عملهم؟ سجل جميع الإجابات. من أجل الوضوح، يمكنك إنشاء جدول خاص، حيث يمكن ربط البيانات منه بسهولة بنتائج ملاحظاتك.

1. اسأل الموظفين كيف يمكن تحسين الوضع الحالي.

الحدث ليس فقط بأسلوب ديمقراطي، ولكنه أيضًا مهم جدًا للتنظيم الكفء لعملية العمل في المستقبل. دع كل موظف يفكر ويعبر عن أفكاره حول أكثر ما يعيقه في عمله وما يمكن تحسينه. لا تتوقع الكثير من التحليل المتعمق - فقد يشتكي البعض من الانزعاج بسبب عدم وجود غرفة للمدخنين على الأرض. ولكن من كل ما قيل، سيكون من الممكن بالتأكيد استخلاص استنتاجات معينة.

1. وجود وظائف معزولة من نفس النوع، ابحث عن فرصة للجمع بينها.

لقد مر وقت التحليلات، وحان الوقت لتحسين تنظيم عملية العمل على وجه التحديد. كيفية الجمع بين وظائف مماثلة؟ لا يوجد شيء معقد حول هذا الموضوع. تحتاج فقط إلى تعيين نفس النوع من المهام لشخص واحد - وبهذه الطريقة لن يأخذوا وقتًا من موظفين مختلفين. ومن السهل إعطاء أمثلة. يمكن لمشغل الكمبيوتر الذي يقوم بإدخال المستندات الأساسية في النظام إعفاء المزيد من الموظفين المؤهلين من هذا الواجب. ويمكن قول الشيء نفسه عن المسوقين عبر الهاتف الذين يقومون بإجراء مكالمات في أقسام المبيعات والباحثين في وكالات التوظيف. هناك في الواقع أكثر من خيارات كافية.

من خلال الجمع بين الوظائف، يمكنك توفير وقت المتخصصين ذوي الأجور المرتفعة بشكل كبير وزيادة كفاءة القسم.

1. أتمتة سير العمل الخاص بك.

أصبحت الأعمال الحديثة أكثر وأكثر تكنولوجية، وفي كل مؤسسة هناك العديد من العقد التي يمكن نقلها إلى التنسيق الرقمي. الشيء الرئيسي هو تحديد مجالات العمل التي ستساعد فيها الأتمتة على تحسين كفاءة العمل. في بعض الإدارات، يمكن أن يؤدي تنفيذ مثل هذه الأنظمة إلى زيادة الإنتاجية بنسبة 100 بالمائة، حيث سيتم تحرير موظفي المنظمة من العمل الروتيني، وقضاء وقت إضافي في الاتصالات والبحث عن الوثائق اللازمة.

بالطبع، يمكن أن تلعب الأتمتة دورًا مهمًا في تنظيم عملية العمل، ولكن هنا عليك أن تبدأ من احتياجات شركة معينة. من خلال تنفيذ إدارة علاقات العملاء المشتركة، من المرجح أن يتم حل الصعوبات الرئيسية للإدارات. إذا لم يتم التخطيط لاقتناء مثل هذا النظام، فسيتعين حل مشاكل الوحدة بطريقة أخرى. ولكن يمكنك دائمًا أتمتة الوظائف الفردية باستخدام برامج مكتوبة ذاتيًا إذا لم تكن بحاجة إلى إدارة رقمية بنسبة 100%.

1. الانخراط في تدريب الموظفين.

بالنسبة لبعض المنظمات، يأتي تدريب الموظفين في المقام الأول. ولكن هنا يعتمد الكثير على المقصود بهذه الكلمة. إذا لم يكن التعلم غاية في حد ذاته، بل وسيلة للتحسين، فأنت بحاجة إلى الانتباه إلى الفروق الدقيقة التالية:

• لا يؤدي تدريب الموظفين دائمًا إلى تحسين العمل. والحقيقة هي أنه من المستحيل أن تأخذ في الاعتبار جميع العوامل المتاحة. أولاً، ليس كل الموظفين لديهم نفس القدرة على التعلم. ثانياً، قد يفتقر بعض الموظفين إلى الحافز. ثالثا، ليس كل المدربين مؤهلين بما فيه الكفاية. رابعاً، قد لا تكون الدورة التدريبية مصممة بالكامل لتتوافق مع متطلبات المنظمة. وقائمة الفروق الدقيقة لا تنتهي عند هذا الحد.
• من المنطقي تدريب الموظف فقط إذا كان مستعدًا للعمل في الشركة لفترة زمنية طويلة بما فيه الكفاية. وإلا فإنه سيكون مضيعة للوقت والموارد.

ولكن إذا كان الموظفون بحاجة إلى دورة تدريبية لتنظيم عملية العمل بكفاءة، فيجب تنفيذها دون فشل. الشيء الرئيسي هو مراقبة النتائج، لتكون على دراية بمدى زيادة هذه الممارسة في كفاءة القسم.

1. تقييم آفاق التحسين

يمكن أن يؤدي التحسين في الوقت المناسب إلى زيادة أرباح الشركة بشكل كبير. ولكن سيتعين عليك تخصيص أموال معينة لتنظيم جميع الأنشطة المذكورة أعلاه، ومن ثم معرفة ما إذا كان التأثير الاقتصادي المطلوب قد تحقق أم لا. وهنا قد تكون في خطر، ألا وهو التكاليف المالية التي لا تضاهى مع العائد الذي تلقيته. وهنا يجدر التفكير مليًا في أي التحولات تستحق القيام بها وأيها لا يستحق ذلك. تعني قواعد سير العمل أنه من المنطقي فقط الاستثمار في المناصب التي ستدفع تكاليفها مع مرور الوقت. إذا لم تكن متأكدا من شيء ما، فمن الأفضل التخلي عن الابتكارات، لأن الإجراءات غير المدروسة لا تهدد إلا بخيبة الأمل.

معلومات عن الخبراء

سفيتلانا غريغورييفا، مدير التسويق لمنطقة الأعمال نيوبوليس. يعد حي نيوبوليس التجاري أول مركز أعمال لأسلوب الحياة في روسيا. أحد أكبر ثلاثة مشاريع عقارية للمكاتب في موسكو في عام 2016. الموقع الرسمي - neopolis.msk.ru. يشتمل المبنى على أربعة مباني مكتبية مكونة من 9 طوابق ومبنيين لمواقف السيارات يتسع لـ 1360 سيارة.

ميخائيل بلينسكي, المدير العام لشركة الهندسة الكهربائية فابر أوريل. "فابر". مجال النشاط: إنتاج المعدات الكهربائية والهياكل المعدنية والعلب المعدنية لمعدات لوحات المفاتيح الكهربائية ومعدات اتصالات المعلومات الرقمية. شكل المنظمة: شركة ذات مسؤولية محدودة. عدد الموظفين: 250. مدة المدير العام في منصبه: منذ عام 2004. مشاركة المدير العام في الأعمال: المدير المعين.

سير عمل SharePoint - تطبيقات صغيرة جاهزة تعمل على تسريع وأتمتة مجموعة واسعة من العمليات التجارية. تتراوح مهام سير العمل من جمع التوقيعات والملاحظات والموافقات الخاصة بمستند أو خطة إلى تتبع الوضع الحالي للإجراءات اليومية. تم تصميم عمليات سير عمل SharePoint لتوفير الوقت والجهد وتحقيق الاتساق والكفاءة في المهام التي يمكنك تنفيذها بانتظام.

ما هي مهام سير عمل SharePoint؟

ربما يعرف الجميع ما هو المخطط الانسيابي. هذا رسم تخطيطي للعملية يوضح ما يحدث في كل مرحلة.

يشبه سير عمل SharePoint مخططًا انسيابيًا تلقائيًا، مما يقلل من العمالة ويزيل التخمين والعشوائية من سير العمل القياسي.

على سبيل المثال، خذ بعين الاعتبار عملية الموافقة على المستند الموضحة في الشكل. عند التنفيذ يدويافهو يتطلب فحوصات وتتبعًا مستمرًا وإرسال المستندات وإرسال التذكيرات، ويجب أن يتم ذلك شخصيًا بواسطتك أو بواسطتك من قبل زملائك. وبالتالي، سيتعين عليك القيام بالكثير من العمل الإضافي، والأهم من ذلك، أن تشتت انتباهك باستمرار.

ومع ذلك، عند استخدام سير عمل الموافقة على مستند SharePoint لبدء العملية، يتم تشغيل كل شيء ومراجعته وتتبعه وإصدار تذكير وإعادة توجيهه عبر سير العمل تلقائيًا. إذا تأخر شخص ما في إكمال مهمة ما أو ظهرت مشكلة أخرى، فإن معظم عمليات سير العمل المضمنة تقوم بإنشاء إشعار للإبلاغ عن هذه المشكلة. في المجموعة غير المصرح بها، قم بمراقبة العملية مقدمًا، نظرًا لأن سير عمل SharePoint، تتم دائمًا مراقبة العملية مقدمًا.

يعد بدء سير عمل SharePoint أمرًا سهلاً. حدد نوع سير العمل الذي تريده، وحدد المعلمات المناسبة، وسيقوم سير العمل بالباقي. وفي هذه الحالة، يمكن إلغاء سير العمل أو إنهاؤه في أي وقت.

ما هي العمليات التي يمكن أتمتتها باستخدام سير عمل SharePoint؟

يتم تضمين كل نوع من سير العمل في العمل كقالب. إضافة الإصداراتسير العمل لقائمة واحدة أو مكتبة واحدة أو لمجموعة مواقع كاملة، حدد الإعدادات والتغييرات المطلوبة لهذا الإصدار باستخدام نماذج الإطلاق. تتضمن هذه الخيارات والخيارات من يقوم سير العمل بتعيين المهام له، والمواعيد النهائية للمهمة، وكيف يمكن تشغيل سير العمل، ومن يقوم به ومتى، والتعليمات التي يجب تضمينها في إعلامات المهام، وما إلى ذلك.

مهم:بشكل افتراضي، لا يتم تنشيط مهام سير عمل الموافقة وتجميع الملاحظات وتجميع التواقيع ولا تظهر في القائمة حدد قالب سير العملفي شكل اتصالات. لاستخدامها، يجب على مسؤول الموقع الخاص بك تمكينها على مستوى مجموعة الموقع.

هناك خمسة أنواع من سير العمل المعدة مسبقًا.

الموافقة (تقديم مستند أو بند للموافقة أو الرفض)

جمع الملاحظات (إرسال مستند أو عنصر للتعليقات)

جمع التوقيعات (إرسال مستند أو كتاب أو نموذج للحصول على توقيع رقمي)

سير عمل من ثلاث خطوات (تتبع مشكلة أو مشروع أو مهمة من خلال ثلاث خطوات أو مراحل)

تم تصميم سير العمل المكون من ثلاث خطوات لتتبع حالة عنصر القائمة باستخدام ثلاث حالات (مراحل). يمكن استخدامه لإدارة العمليات التجارية التي تحتاج فيها المؤسسة إلى تعقب عدد كبير من المشكلات أو العناصر، على سبيل المثال، دعم المشكلات والعملاء المتوقعين ومهام المشروع.

مع كل خطوة انتقالية، يقوم سير العمل بتعيين مهمة للمستخدم ويرسل تنبيهًا عبر البريد الإلكتروني. بمجرد اكتمال المهمة، يقوم سير العمل بتحديث حالة العنصر والانتقال إلى الخطوة التالية. تم تصميم سير العمل المكون من ثلاث خطوات للعمل مع قالب قائمة تعقب الأسئلة، ولكن يمكن استخدامه مع أي قائمة تحتوي على عمود اختيار بثلاث قيم أو أكثر.

الموافقة على النشر (أتمتة توجيه المحتوى للمراجعة والموافقة)

من سيكون لديه القدرة على إضافة مهام سير عمل SharePoint وتشغيلها؟

لإضافة عملية أو تشغيلها، يجب أن يكون لدى المستخدم الأذونات المطلوبة للقائمة أو المكتبة أو مجموعة المواقع التي تعمل عليها العملية.

إضافة سير العملبشكل افتراضي، يجب أن يكون لديك إذن إدارة القوائم للقيام بذلك يضيفسير العمل. (افتراضيًا، تمتلك مجموعة المالكين إذن إدارة القوائم؛ ولا يوصى بأعضاء المجموعة والزوار.)

بدء سير العملبالإضافة إلى ذلك، بشكل افتراضي، تحتاج إلى إذن تحرير العناصر يطلقسير العمل الذي تمت إضافته بالفعل. (تمتلك مجموعات الأعضاء والمالكين الإذن بتحرير العناصر بشكل افتراضي، بينما لا تمتلك مجموعات الزائرين ذلك.)
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمالكين تكوين مسارات عمل معينة حتى يتمكنوا من تشغيلها فقطأعضاء مجموعة الملكية.

كيف يمكنني إضافة سير عمل SharePoint وبدء تشغيله؟

يوفر الرسم التخطيطي التالي نظرة عامة على الخطوات النموذجية في تخطيط مهام سير عمل SharePoint وإضافتها وتشغيلها وتحريرها. وتتم مناقشة كل مرحلة بمزيد من التفصيل أدناه.

تخطيطعند استخدام نموذج التشغيل لإضافة إصدار سير العمل الخاص بك، يجب أن تعرف المعلمات المطلوبة والمعلومات التي يجب أن تكون متاحة.

إضافةلإضافة إصدار سير العمل المطلوب لقائمة أو مكتبة أو مجموعة مواقع، أدخل المعلومات في نموذج التشغيل.

يطلقابدأ سير العمل لأي مستند أو قائمة أو عنصر مكتبة، إما يدويًا أو تلقائيًا. (إذا قمت بتشغيله يدويًا، فلديك خيار تغيير معلمات نموذج ارتباط سير العمل في نسخة مختصرة من النموذج يطلق.) عندما يبدأ سير العمل، يتم إنشاء المهام وإرسال الإشعارات ويبدأ تعقب الأنشطة والأحداث.

تتبععندما تكون العملية قيد التشغيل، تتيح لك صفحة حالة العملية عرض المهام المكتملة والإجراءات المكتملة. إذا لزم الأمر، يمكنك في هذه الصفحة تكوين المهام الحالية والمستقبلية، وكذلك إلغاء العملية أو إنهاء تنفيذها.

مراجعةعند اكتمال العملية، يمكنك عرض سجل التنفيذ الخاص بها في صفحة حالة العملية. وفي نفس الصفحة، يمكنك إنشاء تقارير إحصائية حول الكفاءة الإجمالية لسير العمل.

يتغيرإذا كانت العملية لا تعمل تمامًا كما تريد، فيمكنك فتح نموذج الاتصال الذي تم إنشاء العملية من خلاله وإجراء التغييرات اللازمة عليها.

هل يمكنني إنشاء مهام سير عمل SharePoint بنفسي؟

إذا لم يكن سير العمل الذي تم إنشاؤه مسبقًا مرنًا بدرجة كافية لتلبية احتياجاتك، فيمكنك تخصيصه باستخدام أداة مثل SharePoint Designer 2013. ويمكنك أيضًا إنشاء مهام سير العمل الخاصة بك من البداية.

باستخدام مصمم سير العمل، يقوم المستخدم بإنشاء قواعد تربط الشروط والإجراءات بالعناصر الموجودة في قوائم ومكتبات SharePoint. تؤدي التغييرات التي يتم إجراؤها على العناصر الموجودة في القوائم والمكتبات إلى تشغيل الإجراءات في سير العمل.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء سير عمل يقوم بتشغيل عملية موافقة إضافية إذا تجاوزت تكلفة أحد العناصر حدًا معينًا.

يمكنك أيضًا تحديد سير عمل لمجموعة من المستندات ذات الصلة. على سبيل المثال، إذا كان سير العمل الخاص بك مقترنًا بمكتبة مستندات أو تمت تصفيته حسب نوع محتوى المستند، فستظهر مجموعة من الإجراءات السياقية لمجموعة المستندات. تتيح لك ميزة مجموعة المستندات العمل مع مجموعة من المستندات ككائن واحد، بحيث يتم تنفيذ إجراءات سير العمل لمجموعة المستندات على جميع عناصرها.

يوم جيد، عزيزي سكان خابروفسك!

عدد كبير جدًا من المؤسسات، الحكومية والتجارية، إذا لم تقم بتثبيت Sharepoint، سمعت عنه على الأقل وتخيلت ما يمكن فعله به (بفضل مسوقي Microsoft).

في هذه المقالة، أريد أن أصف بإيجاز الطرق الرئيسية التي أعرفها لإنشاء مهام سير العمل في Sharepoint، وكموضوع إضافي، كيف يمكن القيام بذلك في أحد حلول التطبيقات - EOS for Sharepoint. موضوع إجراءات العمل هو تدفق المستندات.

دعونا نتخيل العملية التجارية للموافقة على مستند أو طلب أو كيان آخر، والتي يمكن تصويرها بشكل تخطيطي كما في الشكل 1 (الموافقة التسلسلية على طول مسار خطي) والنظر في الأساليب بدورها:

1. استخدم عملية الموافقة التجارية المضمنة في Sharepoint (ثلاث خطوات)
2. نمذجة العمليات في Sharepoint Designer
3. قم بإنشاء سير عمل في Visual Studio
4. قم بإنشاء سير عمل في حل EOS for Sharepoint

سأحذف هنا عمدًا طرقًا مثل كتابة الأنشطة المخصصة + مصمم Sharepoint، وإنشاء مصمم سير العمل في Visual Studio، واستخدام المنطق في نماذج Infopath. الأول لا يزيد بشكل كبير من المرونة المنطقية مقارنة بمصمم Sharepoint، والثاني يصعب تطويره، والذي لن يكون له ما يبرره إلا عند تطوير الحلول المعبأة الخاصة بك. حسنًا، نماذج InfoPath متاحة فقط في إصدار Enterprise؛ وليس لدى الجميع الرغبة في شراء Enterprise.

الشكل 1 - دائرة المطابقة الخطية

من الواضح، إذا كانت عملية الأعمال الآلية تبدو كما في الشكل 1، مع بعض التحفظات، فإن أي طريقة ستكون مناسبة - إنها مجرد مسألة نفعية. سأستخدم سير العمل المدمج + التصميم سهل الاستخدام للصفحات وطرق عرض القائمة.

ولكن ماذا لو كانت عملية الموافقة تبدو كما في الشكل 2؟ هنا تكون عملية الموافقة غير خطية، ويعتمد المسار على عدة شروط.


الشكل 2 - دائرة المطابقة غير الخطية

في قسم دعم التوثيق (الخطوة الثانية)، بعد استلام مسودة المستند، قد يقررون إضافة موافقين إضافيين إلى العملية. بالإضافة إلى ذلك، يجب إرسال المشروع للموافقة عليه إلى المدير المالي فقط إذا كانت قيمة العقد للمشروع أكثر من 900000 روبل.

فيما يتعلق بالحلول الممكنة، يبدو الوضع هنا مختلفًا:

1. استخدم عملية الموافقة التجارية المضمنة في Sharepoint

العملية المضمنة لا تدعم التفرع، مما يعني أنها غير مناسبة لحل المشكلة

2. نمذجة العمليات في Sharepoint Designer

إذا تم إعطائي الشرط لتصميم عملية في Sharepoint Designer، فسوف أكتب شيئًا مشابهًا لما هو موضح في الشكل 3.


الشكل 3 – سير العمل في Sharepoint Designer

مع مجموعة من البيانات الشرطية ونماذج المهام القابلة للتخصيص، مثل تلك الموضحة في الشكل 4، يمكن تنفيذ العملية.


الشكل 4 - مهمة مخصصة في Sharepoint Designer

مزايا هذا النهج:
1. مع بعض الاستعداد والمثابرة ووقت الفراغ، يمكن للمدير الكفء أو المسؤول المناسب أن يتعامل مع هذه المهمة.
2. يمكن إعادة تشكيل العملية.
3. إمكانية الحد من حقوق المستخدم في إنشاء سير العمل.

عيوب هذا النهج:
1. تبدو ضخمة وغير شفافة.
2. مع وجود عدد أكبر من الفروع، سيتعين عليك رسم مخطط سير العمل على قطعة من الورق بشكل منفصل - من الصعب فهم أي شيء من الطريقة التي يبدو بها في Sharepoint Designer.
3. في Sharepoint Designer 2010، لم يتم اختراع الدورات في سير العمل بعد، لذا فإن إعادة تشغيل العملية في حالة الفشل لن تنجح، على الأقل بطرق واضحة.
4. عدد كبير من الإجراءات الإضافية التي لا تتعلق بمنطق العملية.

3. قم بإنشاء سير عمل في Visual Studio

يتيح لك Visual Studio إنشاء عمليات تجارية مرنة ومعقدة كما تريد. على سبيل المثال، قد يبدو جزء من العملية الموضحة أعلاه كما يلي (الشكل 5):


الشكل 5 - جزء سير عمل Visual Studio

مزايا هذا النهج:
1. مرونة منطقية عالية
2. ميزات .NET

عيوب هذا النهج:
1. تعقيد التنفيذ وإجراء التغييرات.
2. حقوق البرمجة ومسؤول المزرعة مطلوبة.
3. الشفافية فقط أثناء عملية الكتابة والجدية في التوثيق.

4. EOS لـ Sharepoint

Eos for Sharepoint هو نظام إلكتروني كامل لإدارة المستندات. لا يوجد محرر للعمليات المرئية، ولكن يوجد مصمم مدمج، والذي، عند الفحص الدقيق، يتبين أنه قوي جدًا وسهل الاستخدام. وبالتالي، فإن العملية الموصوفة أعلاه تتكون من الإعداد المتسلسل لجميع المراحل (الأشكال 6،7،8).


الشكل 6 – اختيار المشاركين في المرحلة

الشكل 7 – شروط بدء سير العمل

في كل مرحلة، يمكنك تحديد المشاركين، وتكوين الحقوق تلقائيًا، وتحديد كيفية الحفاظ على سجل سير العمل (الشكل 6)، وتكوين شروط الإطلاق، وطلب الحقول لقيم الحقول من المستخدم (الشكل 7). بالنسبة للخطوة التي تتطلب موافقين إضافيين، يمكنك تشغيل سير عمل موافقة مخصص منفصل.

بعد الانتهاء من إعداد كل مرحلة، يمكنك تكوين معلمات سير العمل ككل: على سبيل المثال، إعادة تشغيل سير العمل في حالة فشل أحد المعتمدين (في هذه الحالة، سيبدأ سير العمل من المرحلة الأولى، الشكل 8).


الشكل 8 - إعداد معلمات سير العمل

باستخدام التكوين التسلسلي لكل مرحلة في EOS لـ Sharepoint، يمكنك تصميم نموذج لعملية أعمال الموافقة بأي تعقيد في وقت قصير إلى حد ما. لا توجد إجراءات أو فحوصات أو عمليات تحقق إضافية - يمكن لأي متخصص في تكنولوجيا المعلومات أكثر أو أقل كفاءة التعامل مع إنشاء العملية.

خاتمة

يعتمد اختيار كيفية أتمتة العمليات التجارية لـ Sharepoint، في معظمه، على مدى تعقيدها. إذا كانت العملية بسيطة للغاية، يكفي استخدام الأدوات القياسية. إذا كانت العملية معقدة ومتفرعة، فإن تنفيذ منطقها في SPD أو Visual Studio يمكن أن يكون طويلًا ومعقدًا، وفي هذه الحالة، سيكون من الأكثر فعالية استخدام أدوات الطرف الثالث التي تسمح لك بالتركيز على منطق العملية دون الاستمرار؛ في تعقيدات التنفيذ.

لا يمكن مقارنة الإنسان بالآلة: فهو لا يستطيع العمل طوال الوقت. وفقا لأصحاب العمل، هذا الخيار غير مريح للغاية، ولكن عليك أن تأخذه بعين الاعتبار. يتعين على الخبراء أن يأخذوا في الاعتبار حقيقة أن العلاقة القديمة بين المتعة والعمل لم يتم تنقيحها حتى اليوم. ولو كانت إرادتهم لحظر البعض القيام بأي شيء آخر غير الأعمال، بينما قام آخرون بتوسيع حدود الوقت للمتعة قدر الإمكان. ويأخذ القانون في الاعتبار المصالح المشتركة بطريقة توفيقية، ويحدد بوضوح فترات الراحة في العمل.

تصنيف فترات الراحة

يعلم الجميع بلا استثناء أن هناك استراحة غداء. في أي منظمة هناك وقت خاص مخصص لذلك. ومع ذلك، هناك اليوم استراحات أخرى خلال يوم العمل، والتي غالبا ما لا يعرفها موظفو بعض الهياكل - ولكن عبثا. سيكون من المستحسن أن تتعرف بالتفصيل على إمكانيات أخذ وقت قانوني بعيدًا عن العمل. لذلك، قام الخبراء بتطوير التصنيف المناسب. ووفقًا لذلك، يتم تقسيم فترات راحة العمل إلى المجموعات العديدة التالية:

• خاصة وعامة.
• الموصى بها والمطلوبة.
• تلك التي يتم تضمينها في الأجور وتلك التي لا تشملها.

يجب توفير فترات راحة العمل ذات الطبيعة العامة، وفقًا لقانون العمل، لجميع العمال على الإطلاق. وهذا الحق في الراحة مكرس على المستوى التشريعي. تتضمن هذه المجموعة استراحة الغداء، بالإضافة إلى فترات راحة قصيرة المدة حتى يتمكن الموظف من تنظيم احتياجاته الشخصية.

تحدث فترات الراحة الخاصة فقط في مجالات معينة من نشاط العمل. بالإضافة إلى ذلك، تشمل هذه فترات راحة العمل لفئات معينة من العمال. قد يشمل ذلك مستخدمي أجهزة الكمبيوتر الشخصية، وموظفي صناعة التبغ، وكذلك النساء اللاتي لديهن أطفال صغار (في هذه الحالة، يتم توفير استراحة للتغذية).

إذا تطرقنا إلى فترات الراحة الموصى بها والإلزامية، فإن الأخيرة تشمل تلك التي لا يعد توفيرها أكثر من مسؤولية أي صاحب عمل. يتم تحديد الحاجة إلى فترات راحة ذات طبيعة موصى بها في كل هيكل من خلال أساليبها الخاصة، وبالطبع يتم إضفاء الطابع الرسمي عليها من خلال اللوائح المحلية.

لا بد من استراحة الغداء، بالإضافة إلى فترات استراحة لإطعام الطفل وتدفئته، وهي ذات طبيعة خاصة. من المهم أن نضيف أن جميع أنواع فترات الراحة تقريبًا مدرجة في الوقت المدفوع. ومع ذلك، عادة لا يتم دفع فترات الراحة الطويلة لتناول الطعام والراحة في المنظمات.

تحديد فواصل

بادئ ذي بدء، تجدر الإشارة إلى أن الأنواع والبداية والمدة، وكذلك الفئات الأخرى التي تميز توفير الاستراحة يتم تحديدها من خلال الاتفاقيات الجماعية واتفاقيات العمل، وكذلك لوائح العمل داخل منظمة معينة. من المهم ملاحظة أن هذا الوقت منصوص عليه في عقد العمل فقط عندما يختلف بالنسبة لموظف معين عن الوقت العام في الهيكل.

على سبيل المثال، في هذه الوثيقة، يمكن لصاحب العمل تحديد الشروط المتعلقة بتوفير فترات راحة للتجار ووكلاء المبيعات وغيرهم من الموظفين الذين لديهم ظروف عمل "ميدانية"، أي أولئك الذين لا تتاح لهم الفرصة للتنبؤ بمدة العمل مع مختلف العملاء أو المفاوضات.

الطعام والراحة

تشكل المادة 108 من قانون العمل في الاتحاد الروسي التزام أي صاحب عمل بتزويد جميع الموظفين باستراحة يومية لتناول الطعام والراحة أثناء ساعات العمل. ويجب أن تكون مدتها ثلاثين دقيقة أو أكثر، ولا تزيد على مائة وعشرين دقيقة. من المهم ملاحظة أن مدة الاستراحة خلال هذه الفترة يتم تحديدها من خلال التوثيق الداخلي للهيكل، كقاعدة عامة، هذا هو PVTR.

تنص المادة 108 من قانون العمل في الاتحاد الروسي على أنه خلال نوبة العمل (اليوم)، يجب أن يحصل الموظف على استراحة لتناول الطعام والراحة، غير المدرجة في ساعات العمل. بالإضافة إلى ذلك، يتم تحديد المدة المحددة، وكذلك الفترة الزمنية لتوفير الاستراحة، من خلال لوائح العمل داخل المنظمة أو وفقًا لاتفاق بين الموظف وصاحب العمل.

في العمل حيث، بسبب ظروف العمل (الإنتاج)، من المستحيل توفير استراحة لتناول الطعام والراحة، يتعهد صاحب العمل بتزويد الموظف بفرصة تناول الطعام والراحة مباشرة أثناء العمل. يتم تحديد قائمة هذه الأعمال، وكذلك الأماكن التي يمكن فيها ترتيب فترات الراحة والطعام، من خلال لوائح العمل داخل الهيكل.

استراحة غير مدفوعة الأجر

من خلال استراحة الغداء غير مدفوعة الأجر، يجب أن يكون مفهوما أن الموظف له الحق في استخدامها لأي غرض شخصي على الإطلاق. لذلك، استراحة الغداء اليوم ليست فقط للمرطبات. يذهب الناس للتسوق، ويخرجون في مواعيد غرامية، ويقطفون الفطر من حزام غابة قريب، وينامون في المنزل، وأخيرًا.

وبطبيعة الحال، لا توجد استثناءات، وليس لدى جميع موظفي مؤسسة معينة الفرصة لكسر العمل أثناء تحولهم للراحة أو تناول الطعام. على سبيل المثال، ينص أمر وزارة العلوم والتعليم على أن الأشخاص الذين يعملون في مجال التعليم (المعلمين والمحاضرين والمعلمين، وما إلى ذلك) ليس لديهم الحق في مقاطعة عملهم والإجازة لأمور شخصية. وبالتالي، فإن استراحة الغداء الخاصة بهم تتزامن مع استراحة الغداء للأطفال المسؤولين عنهم وتعليمهم. وفي هذه الحالة، يتم دفع تكاليف الاستراحة، بطريقة أو بأخرى، من قبل العاملين في مجال التعليم.

وتجدر الإشارة إلى أن صاحب العمل غير ملزم، بل يُمنح الحق الكامل في إنشاء عدة أنماط من نشاط العمل. وبناء على ذلك، فإن فترات الراحة خلال يوم العمل ستكون لها فترات مختلفة وستحدث في أوقات مختلفة لفئات مختلفة من الموظفين. عادة ما يتم ملاحظة هذا الحكم في القوانين المحلية للهيكل.

على سبيل المثال، قررت وزارة النقل الروسية تحديد تفاصيل فترات الراحة لمراقبي الحركة الجوية والسائقين. لذلك، إذا كان يوم العمل لمدة 8 ساعات غير مناسب للسائقين، ويعملون أكثر، ففي هذه الحالة يتم تخصيص فترتين للراحة والطعام، وتتراوح مدتها من ثلاثين إلى مائة وعشرين دقيقة. ومن الضروري أن نضيف أن المراقبين الذين يتحكمون في الطائرات ليلاً يحصلون، بموجب القانون، على ستين دقيقة إضافية من الراحة. لا يتم تضمين هذه الاستراحات في الوقت المدفوع.

ماذا لو بدوام جزئي؟

ربما تساءل العديد من القراء عما إذا كانت هناك حاجة لتوفير استراحة في العمل للراحة والتغذية عندما يعمل الناس بدوام جزئي أو بدوام جزئي. ومن المهم ملاحظة أنه لا توجد تعليقات أو تحفظات بشأن هذه المسألة في تشريعات العمل الروسية. وهذا يعني أن صاحب العمل يتعهد بتزويد هؤلاء الموظفين باستراحة غداء، تكون مدتها عادة، بمبادرة من صاحب العمل، ثلاثين دقيقة (الحد الأدنى الذي يحدده القانون). ومن الضروري أن نضيف أنه، بموافقة الموظف بدوام جزئي، من الممكن تحديد جزء من يوم العمل لا يجوز خلاله منحه استراحة لتناول الطعام والراحة.

من المهم ملاحظة أن صاحب العمل له الحق في تقديم استراحة غداء "عائمة". وبالتالي، من خلال PVTR، يتم ملاحظة المدة بدقة فقط، ويتم أيضًا تشكيل ممر زمني، ولكن يتم تحديد لحظة بدايته من قبل الموظف نفسه، بالاتفاق مع إدارة القسم. بالمناسبة، إذا كان الأمر يتعلق بموظف واحد فقط، جدول عمله فردي، فيمكنك التعامل مع المشكلة دون PVTR. كقاعدة عامة، في هذه الحالة، تنعكس جميع ميزات الاستراحات المقدمة له، وكذلك بداية ونهاية يوم العمل، من خلال عقد العمل أو اتفاقية إضافية له. بعد ذلك، عندما يقرر الموظف بمبادرة منه استخدام استراحة الغداء للقيام بأنشطة العمل، فهذا هو اختياره فقط. ومع ذلك، فإن صاحب العمل غير ملزم بدفع ثمن العمل ذي الصلة.

الاحتياجات الشخصية

يجب أن نتذكر أن مسؤوليات صاحب العمل المتعلقة بتوفير فترات راحة قصيرة للراحة النفسية، أو تناول فنجان من القهوة، أو زيارة المرحاض أو التدخين ليست ثابتة في اللوائح. ومع ذلك، في التوصيات المنهجية، التي تحدد طول نوبة العمل (اليوم) ومعايير وقت العمل الأخرى، تم تحديد أنه من أجل تقليل درجة إرهاق الموظف، من المستحسن السماح بمثل هذه الاستراحات، بشرط تضمينها في ساعات العمل.

عادة، يتم تخصيص عشر إلى عشرين دقيقة لهذه الاستراحات لكل يوم عمل (وردية). ومع ذلك، قد تختلف مدتها إلى حد ما، الأمر الذي يعتمد في المقام الأول على ظروف العمل. يتم إنشاء مثل هذه الفواصل من خلال الإجراءات القانونية المحلية للهيكل. بالمناسبة، يقوم أصحاب العمل الأكثر إنسانية بتنظيم غرفة خاصة للاسترخاء. هناك تتاح للموظفين الفرصة لتخفيف التوتر والاسترخاء لفترة من الوقت.

انقطاع التكنولوجيا

تنص المادة 109 من قانون العمل الروسي على فترات راحة خاصة. إنها ضرورية بسبب خصائص عملية الإنتاج والتكنولوجيا وأنشطة العمل المحددة. يتم تحديد النوع والمدة والغرض وشروط التقديم من خلال PVTR والاتفاقية الجماعية.

يمكن توفير هذا النوع من الاستراحة، على سبيل المثال، لأولئك الذين يعملون بشكل مستمر على أجهزة الكمبيوتر، خاصة عندما تكون كثافة وشدة نشاط عملهم عالية جدًا. لذلك، يجب على الشخص الذي يعمل على الكمبيوتر أن يأخذ استراحة لمدة عشر إلى خمس عشرة دقيقة بعد كل ستين دقيقة من العمل. في المجموع، يتم تخصيص ما يقرب من خمسين إلى تسعين دقيقة لهذا طوال اليوم.

أمثلة

كقاعدة عامة، وفقًا لقرار صاحب العمل، يتم تضمين الاستراحة التكنولوجية في ساعات العمل المدفوعة الأجر. يمكن توفير مثل هذه الاستراحات للعمال الذين يتعاملون مع أنشطة الإنتاج الرتيبة على خط التجميع. بالإضافة إلى ذلك، يتم منح هذه الفواصل الزمنية لمراقبي الحركة الجوية الذين يعملون في وحدة تحكم مع شاشة عرض فيديو. وبذلك يتعهدون بوقف العمل لمدة عشرين دقيقة بعد كل مائة وعشرين دقيقة من العمل. بالإضافة إلى ذلك، ينطبق توفير فترات الراحة ذات الطبيعة التكنولوجية أيضًا على السائقين، الذين يجب عليهم بعد مائة وثمانين دقيقة من السفر أن يأخذوا استراحة لمدة خمس عشرة دقيقة، ثم يكررون إجراءً مماثلاً كل مائة وعشرين دقيقة.

العمل في الطقس البارد والحار

من المهم ملاحظة أنه بالنسبة لأولئك الذين يعملون في فصل الشتاء في غرف بدون تدفئة أو في الهواء الطلق، يتم توفير يوم عمل مدته 8 ساعات (لا أكثر). وينبغي أن يشمل ذلك عمال التحميل وعمال النظافة والعمال الآخرين (إذا اقتضت الظروف ذلك).

وفقًا للمادة 109 من قانون العمل الروسي، يحق لهم الحصول على فترات راحة خاصة مدفوعة الأجر للراحة والتدفئة، والتي يجب تضمينها بطريقة أو بأخرى في ساعات العمل. ومن المهم ملاحظة أن مدة كل من هذه الاستراحات يجب أن تكون مساوية أو أكبر من عشر دقائق. من الضروري إضافة أنه أثناء الراحة، كقاعدة عامة، يقيم الموظفون في أماكن خاصة، يتم التعامل مع معداتها من قبل صاحب العمل. هناك لديهم الفرصة لخلع ملابسهم الخارجية والإحماء. وفي هذه الحالة من المهم جدًا الالتزام بالشروط التالية:

• يجب أن تكون درجة الحرارة في المباني المجهزة خصيصًا من قبل صاحب العمل تساوي أو تزيد عن إحدى وعشرين درجة.
• ولتدفئة اليدين والقدمين، يجب أن تحتوي الغرف الخاصة على مدافئ تتراوح درجة حرارتها من خمسة وثلاثين إلى أربعين درجة.
• أثناء فترات الراحة، لا ينصح العمال بمغادرة الغرف المدفأة لمدة تزيد عن عشر دقائق عند درجة حرارة تقل عن عشر درجات تحت الصفر. إذا كان الجو باردًا قليلاً في الخارج، فيمكنك المغادرة لمدة خمس دقائق فقط.

لتغذية الطفل

من المهم الإشارة إلى أنه، من خلال قانون العمل في الاتحاد الروسي، يُضمن للنساء العاملات اللاتي لديهن أطفال تقل أعمارهم عن سنة ونصف استراحة تساوي أو تتجاوز ثلاثين دقيقة بعد كل فترة عمل مدتها ثلاث ساعات لإطعام الطفل. . وبعد ذلك، عندما يكون هناك أكثر من طفل واحد في الأسرة، يجب أن تكون فترة الاستراحة المقابلة تساوي أو تتجاوز ستين دقيقة.

من المهم أن نلاحظ أنه في حالة يوم قياسي مدته ثماني ساعات، يُمنح الموظف في مؤسسة معينة الحق المطلق في فترتين من هذه الاستراحات. لذا يستحسن لها تقديم طلب بشأن إضافة هذه الفترات الزمنية إلى استراحة الغداء أو نقلها إلى نهاية أو بداية يوم العمل.

ومن الضروري أن نضيف أن استراحات التغذية، بطريقة أو بأخرى، مدرجة في ساعات العمل. وبالتالي، يتم احتساب الدفع لهم على أنه متوسط ​​الراتب، مع الأخذ في الاعتبار الضريبة الاجتماعية الموحدة، وضريبة الدخل الشخصي، ومساهمات المعاشات التقاعدية، وبالطبع اشتراكات التأمين ضد الحوادث أثناء عملية العمل، والتي تكون إلزامية.

كما اتضح، في عملية تطوير أنواع ومدة فترات الراحة، أخذ الخبراء في الاعتبار مصالح كل من صاحب العمل والموظف. إذا لم يتم استيفاء هذه المتطلبات، فمن السهل الوقوع في المشاكل. وبالتالي، فإن أصحاب العمل الذين يحرمون موظفيهم من الإجازات القانونية من المرجح أن يدفعوا غرامة:

• بالنسبة للمسؤولين، يختلف المبلغ من واحد إلى خمسة آلاف روبل.
• بالنسبة لأصحاب المشاريع الفردية، يتم إرفاق تعليق الأنشطة لمدة ثلاثة أشهر بهذا المبلغ.
• تخضع الكيانات القانونية لغرامة تتراوح بين ثلاثين وخمسين ألف روبل، فضلا عن تعليق الأنشطة لمدة ثلاثة أشهر.