سجل لإصدار بوليصة الشحن وملء العينات. هل أحتاج إلى مجلة خاصة لإصدار بوليصة الشحن؟

رواد الأعمال الأفراد والكيانات القانونية التي تتطلب أنشطتها، بطريقة أو بأخرى، الحاجة إلى استخدام السيارات، كقاعدة عامة، تسجل بوليصة الشحن الصادرة للسائقين في مجلة خاصة.

وبناء على هذه المجلة، يتم تسجيل النفقات المتكبدة على الوقود، مما يسمح بتخفيض المؤشرات الخاضعة للضريبة للمؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يتم استخدام سجل بوليصة الشحن عند حساب أجور السائقين المشاركين في عمل المنظمة.

يتعين على أي منظمات ورجال أعمال فرديين يرتبط مجال نشاطهم بتوفير خدمات النقل والنقل الاحتفاظ بمجلة بوليصة الشحن. تعتمد التعليمات على معايير القانون الاتحادي رقم 259-FZ بتاريخ 18 نوفمبر 2007 وأمر وزارة النقل بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

أما بالنسبة للمؤسسات التي لا ترتبط بشكل مباشر بتوفير خدمات النقل والمواصلات، ولكنها تستخدم المركبات في سياق أنشطتها، فإن وجود سجل بوليصة الشحن ليس إلزاميًا بالنسبة لها، ولكن يمكن استخدامه لتنظيم وتبسيط تسجيل البيانات المستخدمة في عملهم.

تمت الموافقة على مجلة محاسبة بوليصة الشحن، النموذج 8، بموجب قرار Goskomstat رقم 78 في عام 1997، ولكن في 1 يناير 2013، دخل القانون الاتحادي رقم 402-FZ حيز التنفيذ، مما أدى إلى إلغاء النموذج الموحد الحالي 8. ومن هذا التاريخ، أصبحت شركات النقل الذين احتفظوا سابقًا بأوراق دفتر يومية لمحاسبة بوليصة الشحن وفقًا للنموذج 8، تم منحهم الفرصة لتطوير الإصدار الأمثل الخاص بهم من ورقة المحاسبة، بشرط أن يتم تكرار الأقسام الرئيسية للنموذج 8 الموحد.

هل يمكن التصرف إلكترونيا؟

لا توجد قيود فيما يتعلق بالاحتفاظ بسجل لبيانات الشحن في شكل إلكتروني في أي إجراء قانوني للتشريع الحالي، لذلك يُسمح بإنشاء ورقة محاسبة في شكل إلكتروني.

انتبه! يمكنك استخدام أي خيار إدارة أكثر ملاءمة، سواء كان ذلك Excel العادي أو 1C.

بالنسبة للمؤسسات التي لديها أسطول كبير من المركبات وعدد كبير من السائقين، يعد الاحتفاظ بنسخة إلكترونية أكثر تفضيلاً من التسجيل اليدوي، نظرًا لكثافة العمالة الكبيرة في العملية. وفي الوقت نفسه، من المرغوب فيه أن يكون من الممكن طباعة المجلة على الورق إذا لزم الأمر.

كيفية المجلة

يتم إعداد سجل بوليصة الشحن، النموذج 8، في شكل جدول، يمثل بيانًا مقسمًا إلى أعمدة. هناك تسعة أعمدة من هذا القبيل. وهي تشمل البيانات التالية:

الأرقام التسلسلية للأوراق الصادرة؛
مواعيد الإصدار؛
الاسم الكامل للسائقين؛
أعداد الموظفين الموظفين؛
أرقام المرآب للمركبات.
توقيعات السائق والمرسل والمحاسب؛
ملاحظات إذا لزم الأمر.

انتبه! إذا كانت إحدى المؤسسات تحتفظ بسجلات باستخدام نموذج كشف الحساب الذي تم تطويره، فقد تحتوي مجلة المحاسبة على أعمدة إضافية تستخدمها المؤسسة على وجه التحديد.

إذا تم إدخال بيانات خاطئة في دفتر المحاسبة، فيمكن إجراء التصحيحات وفقًا لأحكام القانون الاتحادي رقم 9 رقم 402-FZ.

في حالة حدوث خطأ، يتم تصحيح الإدخال على النحو التالي:
يتم شطب الإدخال الخاطئ بسطر واحد؛
وتوضع بجانبها علامة "تم التصحيح" ويتم إدخال المعلومات الصحيحة؛
يشار إلى تاريخ إجراء التصحيحات؛

يجب أن تكون التصحيحات التي تم إجراؤها موقعة من قبل الشخص المسؤول عن الحفاظ على السجل المحاسبي؛

مهم! عند شطب إدخال خاطئ، من الضروري رسم خط بحيث يظل الإدخال غير الصحيح نفسه قابلاً للقراءة بعد شطبه.

مدة الصلاحية

يتم إصدار بوليصة الشحن للموظفين الذين يعملون على المركبات مرة واحدة في يوم العمل أو المناوبة. يتم إنشاء دفتر يومية التسجيل نفسه لفترة سنوية، ولكن إذا لزم الأمر، يمكن تقليل فترة الصيانة إلى شهر واحد، على سبيل المثال، إذا كنا نتحدث عن رحلات طويلة واحدة مثل رحلات العمل.

نظرًا لأن السجل المحاسبي هو التوثيق الأساسي، فإن فترة تخزينه اللاحقة هي 5 سنوات، وبعد ذلك يمكن التخلص من المجلة. وتجدر الإشارة إلى أن فترة التخزين البالغة خمس سنوات لا تنطبق على الورق فحسب، بل تنطبق أيضًا على الوسائط الإلكترونية.

يحتوي نموذج سجل السفر 8 على ترقيم صفحات تسلسلي. عند تقديمه، من الضروري الحفاظ على الترتيب الزمني. يجب أن تكون صفحة العنوان موقعة مع الإشارة إلى تاريخ البدء. هناك، على صفحة العنوان، تتم كتابة التفاصيل الرئيسية للمنظمة نفسها واسمها الكامل.

بعد الانتهاء من المحاسبة، يتم خياطة المجلة. يتم اعتماد الكتاب المُجلد بتوقيعات إدارة المؤسسة وكبير المحاسبين للشركة وختم المنظمة، وبعد ذلك يتم نقله للتخزين إلى أرشيف المؤسسة.

من يملأها والعينة

يمكن إسناد مسؤولية تتبع بوليصة الشحن في مجلة متخصصة إلى موظف تم تعيينه بأمر من الإدارة، أو إلى موظف تشمل مسؤولياته الوظيفية المحددة في عقد العمل وظائف الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية في المنظمة.

في أغلب الأحيان، يتم تنفيذ هذا العمل من قبل محاسب أو ضابط شؤون الموظفين أو كاتب سكرتير.في حالة عدم وجود شخص يحتفظ بمثل هذا البيان داخل المؤسسة، يمكن إبرام اتفاقية مع منظمات خارجية تخدم المركبات، بشرط أن تنص هذه الاتفاقية على بند بشأن الحاجة إلى الاحتفاظ بالسجلات.

بوليصة الشحن للشاحنة هي الوثيقة الرئيسية للمحاسبة الأولية، والتي تحدد، إلى جانب مذكرة الشحن لنقل البضائع السلعية، مؤشرات لتسجيل عمل المعدات الدارجة والسائق، وكذلك لحساب الأجور للسائق وتسديد المدفوعات لنقل البضائع.
بالنسبة لمركبات الشحن، وافق قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 N 78 على شكلين من بوليصة الشحن - النموذج N 4-c والنموذج N 4-p.

* يتم استخدام النموذج N 4-с (القطعة) عند نقل البضائع، بشرط دفع أجرة المركبة بمعدلات القطعة.
* يتم استخدام النموذج N 4-p (المستند إلى الوقت) بشرط الدفع مقابل عمل السيارة بمعدل يعتمد على الوقت، وهو مصمم للنقل المتزامن للبضائع من قبل ما يصل إلى عميلين خلال يوم عمل واحد (نوبة) للسائق.

يتم ملء قسائم بوليصة الشحن المقطوعة من قبل العميل وتكون بمثابة الأساس لمالك المؤسسة للمركبة لتقديم فاتورة إلى العميل.
يتم إرفاق قسيمة التقطيع المقابلة بالفاتورة. تبقى بوليصة الشحن لدى المنظمة التي تمتلك السيارة، وهي تكرر سجلات متطابقة حول الوقت الذي تم فيه تشغيل السيارة من قبل العميل وتكون بمثابة الأساس لتسجيل تشغيل السيارة خلال يوم العمل.

في حالة أنه عند الدفع مقابل عمل المركبة على أساس زمني، سيتم نقل عناصر المخزون، يتم إدخال أرقام مستندات الشحن في بوليصة الشحن وإرفاق نسخة واحدة من مستندات الشحن هذه، بناءً على نتائج موضح فيها عدد أطنان البضائع المنقولة ومؤشرات أخرى تعكس عمل السيارة والسائق.
يتم ملء بوليصة الشحن قبل إصدارها للسائق من قبل مرسل المنظمة أو الشخص المخول بذلك. ويتم ملء البيانات المتبقية من قبل موظفي المؤسسة المالكة للمركبة والعملاء. يجب أن نتذكر أنه لا يُسمح بالمشاركة في ملء بوليصة الشحن، باستثناء التوقيعات التي تثبت القبول (عند المغادرة) والتسليم (عند إعادة السيارة).
يتم إصدار بوليصة الشحن في النماذج N 4-с وN 4-п للسائق مقابل التوقيع من قبل شخص مفوض فقط لمدة يوم عمل واحد (وردية)، بشرط أن يقدم السائق بوليصة الشحن ليوم العمل السابق.

يتم ملء بوليصة الشحن بالتسلسل التالي:

1. يكتب تاريخ إصدارها (اليوم، الشهر، السنة) تحت اسم الوثيقة، والتي يجب أن تتوافق مع تاريخ تسجيل بوليصة الشحن الصادرة في المجلة.

2. في سطر "وضع التشغيل"، اكتب الرمز المطابق لوضع التشغيل (العمل في أيام الأسبوع، رحلات العمل، التسجيل الملخص لساعات العمل، التسجيل اليومي لساعات العمل، العمل في عطلة نهاية الأسبوع أو العطلات، العمل أثناء التشغيل أو الإيقاف الجدول الزمني وما إلى ذلك) الذي يتم بموجبه حساب أجر السائق.

3. في سطري "العمود" و"اللواء" يتم تدوين أرقام العمود واللواء والتي تشمل السيارة والسائق.

4. في السطور المخصصة للمركبة، اكتب ماركة السيارة ورقم الحالة وكذلك رقم المرآب الخاص بها.

5. في الأسطر المخصصة للسائق، يتم تدوين اللقب والأحرف الأولى ورقم الموظف المخصص للموظف في مؤسسة النقل ورقم الترخيص وفئة السائق الذي يعمل على بوليصة الشحن هذه.

6. تشير الخطوط المخصصة لبطاقة الترخيص إلى معلومات عن نوعها (قياسية، محدودة) ورقم التسجيل والسلسلة.

7. في سطر "المقطورات" يتم تسجيل العلامات التجارية وأرقام الولاية والجراج للمقطورات وشبه المقطورات المنتجة بما يتماشى مع السيارة. يتم تسجيل أعداد المقطورات وشبه المقطورات التبادلية على هذه الخطوط في أماكن تبادلها.

8. في سطر "المرافقون" يتم تسجيل الألقاب والأحرف الأولى للأشخاص المرافقين للمركبة لإكمال المهمة (التحميل، وكلاء الشحن، المتدربون، إلخ).

9. في قسم "عمل السائق والسيارة" - معلومات عن مغادرة وعودة السيارة حسب الجدول الزمني.

10. في قسم "مهمة السائق":

في العمود 18 "من تحت تصرفه"، بناءً على طلب العميل أو الطلب لمرة واحدة، يتم تدوين اسم العميل الذي يجب أن تصل السيارة تحت تصرفه لإكمال المهمة.

يسجل العمود 19 "وقت الوصول" الوقت (بالساعات والدقائق) لوصول السيارة إلى موقع العميل وفقًا لطلبه أو طلب لمرة واحدة أو جدول عمل السيارة بموجب شروط العقد.

تشير الأعمدة 20-21 (عناوين نقاط التحميل والتفريغ) إلى مكان الحصول على البضائع ومكان تسليمها وفقًا للطلب أو طلب العميل لمرة واحدة أو بموجب شروط العقد.

يسجل العمود 22 "اسم الشحنة" اسم الشحنة المقدمة للنقل بناءً على طلب العميل أو الطلب لمرة واحدة.

في العمود 23 "عدد الركاب مع البضائع"، بناءً على طلب أو طلب لمرة واحدة، يتم تسجيل عدد الركاب مع البضائع المطلوبة لإكمال المهمة.

يسجل العمود 24 "المسافة" مسافات نقل البضائع، المحددة وفقًا لبيانات سلطات الطرق، أو من خريطة المنطقة (مخطط المدينة) باستخدام مقياس المنحنيات، أو من قائمة المسافات المجمعة على أساس تقارير القياس أو وفقًا لقراءات عداد سرعة السيارة (للنقل الموسمي)، المسجلة بموجب قانون مؤسسة النقل الآلي والعميل.

يسجل العمود 25 "أطنان النقل" كمية البضائع التي يجب نقلها للعميل.
يحق لشركة النقل الآلية فقط تغيير المهمة المحددة في قسم "مهمة للسائق". فقط في حالات استثنائية يمكن للعميل، بالاتفاق مع مؤسسة النقل، تغيير المهمة.

11. على الجانب الأمامي من بوليصة الشحن، في سطر "إصدار الوقود"، يتم تدوين كمية الوقود المطلوب إصدارها لإكمال المهمة، مع مراعاة الوقود المتبقي من يوم العمل السابق، بالكلمات.

في سطر "توقيع المرسل"، يشهد المرسل بتوقيعه أن تفاصيل بوليصة الشحن التي ملأها صحيحة وأن السائق لديه رخصة قيادة.

يتم ملء بوليصة الشحن قبل مغادرة المرآب بالتسلسل التالي:

1. في قسم "حركة الوقود" في الأعمدة 9 و10 و11 وفي الأسطر المقابلة لها، يقوم فني الصهريج والوقود وزيوت التشحيم (الوقود ومواد التشحيم) أو الشخص المفوض بتسجيل كمية الوقود المصروفة.

2. على الجانب الأمامي، يشهد الشخص المخول من قبل مؤسسة النقل بإجراء الفحص الطبي قبل الرحلة بتوقيعه على الحالة الصحية للسائق وإمكانية السماح له بقيادة السيارة.

3. في قسم "عمل السائق والسيارة" في العمود 5 "قراءات عداد السرعة"، يقوم ميكانيكي الحاجز (نقطة التفتيش) أو قسم المراقبة الفنية (TCD) بتدوين قراءة عداد السرعة عند دخول السيارة على الخط، و في العمود 6 "الوقت الفعلي" ختم - تشير الساعة إلى الوقت الفعلي الذي غادرت فيه السيارة المرآب. في حالة حدوث عطل أو عدم وجود ساعة ختم، يتم تسجيل الوقت يدويًا بالتسلسل التالي: اليوم، الشهر، الساعات، الدقائق.

4. في قسم "حركة الوقود" في العمود 12 "المتبقي عند المغادرة"، يقوم ميكانيكي علبة التروس أو مراقبة الجودة بتسجيل كمية الوقود في خزانات السيارة عند المغادرة، ويصادق على صحة جميع الإدخالات التي تم إجراؤها من خلال التوقيع في هذا العمود .

5. في الخطوط المخصصة للخدمة الفنية للسيارة، يشهد ميكانيكي ناقل الحركة أو قسم مراقبة الجودة بالتوقيع على نقل السيارة إلى السائق في حالة سليمة من الناحية الفنية والإذن بمغادرة المرآب. في السطور التي تحدد السائق الذي استلم السيارة، يشهد السائق، من خلال التوقيع، قبول السيارة في حالة سليمة من الناحية الفنية واستلام مهمة العمل.

يتم ملء بوليصة الشحن على الخط بالتسلسل التالي:

1. في قسم "تسلسل تنفيذ المهمة" من النموذج N 4-c:

1.1. في العمود 27، يتم تسجيل أعداد الرحلات المكتملة بالتسلسل. السجل مخصص لتدوين مستندات الشحن المرفقة بالرحلة.

1.2. في الأعمدة 36-38 "أرقام مستندات الشحن المرفقة (TCD)،" يقوم الشاحن بتسجيل جميع أرقام مستندات الشحن المتعلقة بهذه الرحلة.

1.3. تشير الأعمدة 28-30 "الوصول" إلى التاريخ والوقت (الساعات والدقائق) الذي قدم فيه السائق بوليصة الشحن إلى الشاحن أو المرسل إليه عند بوابة الدخول أو عند نقطة التفتيش عند نقاط التحميل أو التفريغ (باستثناء محطات السكك الحديدية). إذا لم تكن هناك بوابة دخول أو نقطة تفتيش، فلن يتم ملء هذا العمود؛ يتم إدخال وقت الوصول إلى نقطة التحميل أو التفريغ في بوليصة الشحن (بوليصة الشحن).

1.4. يُشار في العمودين 39 و40 إلى اسم الشاحن، ويقوم الشاحن بالتوقيع والطوابع التي تؤكد صحة تفاصيل بوليصة الشحن التي ملأها.

2. في قسم "وقت التوقف عن العمل على الخط"، يقوم موظف خدمة المساعدة الفنية أو الشخص المعتمد في الأعمدة المناسبة بتدوين سبب التوقف وتاريخ ووقت بداية ونهاية التوقف ويصادق على هذه الإدخالات توقيعه.

3. في سطور "الملاحظات الخاصة" على الجانب الأمامي، يتم تسجيل المعلومات غير المنصوص عليها في بوليصة الشحن (علامات شرطة المرور، العملاء الذين يرفضون تحميل السيارة، خدمات الطرق المختلفة، إلخ.) .

عند إعادة السيارة إلى المرآب، قم بملء بوليصة الشحن بالتسلسل التالي:

1. في قسم "نتائج تشغيل المركبة والمقطورات" يتم الإشارة إلى استهلاك الوقود ومدة الخدمة وعدد الرحلات والسباقات والمسافة المقطوعة (حسب عداد السرعة) وحجم النقل.

2. في قسم "حركة الوقود" يقوم ميكانيكي علبة التروس أو مراقبة الجودة بملء العمود 13 "الرصيد عند العودة" والتوقيع تحته. وفي نفس القسم يجب على الناقلة وفني الوقود والشحوم أو من يفوضه عند تسليم الوقود والشحوم من قبل السائق تعبئة العمود رقم 14 "تم التسليم" والتوقيع تحته.

3. في سطر "مر من قبل السائق" يشهد السائق بتوقيعه أن السيارة تم تسليمها إلى علبة التروس أو ميكانيكي مراقبة الجودة في حالة سليمة من الناحية الفنية (معيبة). يشهد ميكانيكي ناقل الحركة أو قسم مراقبة الجودة في السطر "مقبول" مع التوقيع قبول السيارة من السائق في حالة سليمة تقنيًا (معيبة).

بعد أن يقدم السائق بوليصة الشحن، يقوم المرسل أو أي شخص مخول آخر بتعبئتها بالتسلسل التالي:

1. في قسم "عمل السائق والمركبة" في العمود 6 "مسافة صفر" حسب جدول المسافة يسجل المرسل المسافة من الجراج إلى نقطة التحميل الأولى ومن آخر نقطة تفريغ إلى الجراج .

2. في قسم "حركة الوقود" في العمود 15 "معامل التغيير في القاعدة"، يكتب المرسل معاملًا عامًا واحدًا للتغير في معدل استهلاك الوقود طوال يوم تشغيل السيارة، المرتبط بتشغيل السيارة السيارة بمعدل متزايد لاستهلاك الوقود، في العمود 16 "وقت تشغيل المعدات الخاصة" والعمود 17 "وقت تشغيل المحرك"، استنادًا إلى الإدخالات المقابلة في TTL المرفقة ببوليصة الشحن، تسجل، على التوالي، وقت تشغيل معدات خاصة ووقت التشغيل الإضافي للمحرك في ظل ظروف تشغيل خاصة (تشغيل آليات التحميل والتفريغ الدوارة للمحرك، وما إلى ذلك). هذه التفاصيل ضرورية لتحديد معدل استهلاك الوقود الإضافي. يشهد المرسل على صحة ملء هذه التفاصيل من خلال التوقيع أسفل الأعمدة المقابلة.

3. في قسم "تسلسل إكمال المهمة"، يكتب المرسل في العمود 27 إجمالي عدد الرحلات (الخلية "الإجمالي"، وفي السطر "TGD بالكمية" - إجمالي عدد مستندات الشحن التي تم تسليمها. بالنسبة إلى إجمالي عدد مستندات الشحن المسلمة والمقبولة التي يوقعها السائق في السطر "اجتازها السائق"، ويوقع المرسل في السطر "مقبول من قبل المرسل".

يتميز تعبئة نموذج بوليصة الشحن N 4-p بالميزات التالية:

1. في قسم "التكليف للسائق" في العمود 18 "من تحت تصرفه..."، بناءً على طلب العميل أو طلب لمرة واحدة، يكتب المرسل اسم وعنوان العميل الذي تكون السيارة تحت تصرفه يجب الوصول لإكمال المهمة، في العمودين 19 و20 - الوقت المخطط للوصول والمغادرة، في العمود 21 - عدد ساعات العمل المخطط لها وفي العمود 22 - عدد الرحلات وفقًا للخطة.

2. يقوم العميل بملء قسيمة القطع الخاصة بالعميل، والتي تعتبر الأساس لشركة السيارات لتقديم فاتورة الدفع مقابل خدمات النقل والمرفقة بها. فيه العميل:

2.1. بناءً على بوليصة الشحن التي قدمها السائق، املأ الأسطر المناسبة برقم وتاريخ إصدار بوليصة الشحن، واسم مؤسسة المركبات التي يتم نقل البضائع على مخزونها المتداول، ورقم طراز وحالة السيارة القادمة و مقطورات.

2.2. في سطر "العميل" يكتب اسم المنظمة واللقب والأحرف الأولى من اسم المسؤول المسؤول عن استخدام السيارة.

2.3. في السطرين "الوصول..." و"المغادرة..." يشير إلى وقت وصول ومغادرة السيارة من العميل.

2.4. في السطور، يُدخل "TGD المرفق" أرقام TGD، والتي يتم إرفاق نسخة واحدة منها ببوليصة الشحن، وتشير إلى العدد الإجمالي لها.

2.5. في السطر "عدد الرحلات" يُدخل إجمالي عدد الرحلات المكتملة.

2.6. في السطر "توقيع وختم العميل"، قم بالتوقيع ووضع ختم يؤكد أن تفاصيل الأسطر المقابلة لبوليصة الشحن قد تم ملؤها بشكل صحيح.
تقع مسؤولية ملء بوليصة الشحن بشكل صحيح على عاتق رؤساء المنظمة وكذلك الأشخاص المسؤولين عن تشغيل الشاحنات والمشاركة في ملء الوثيقة.
يتم تخزين بوليصة الشحن في المؤسسة مع مستندات الشحن، مما يجعل من الممكن التحقق منها في وقت واحد.

تعتبر مجلة بوليصة الشحن مستندًا أساسيًا ومدة تخزينها لا تقل عن 5 سنوات. مثال على السجل دعنا ننتقل إلى المستندات والأمثلة. لتبدأ، يمكنك تنزيل نموذج مجلة حركة بوليصة الشحن رقم 8. خوارزمية ملء السجل بسيطة وتتلخص في ما يلي: يتم إدخال المعلومات حول جميع بوليصات الشحن الصادرة عن المنظمة في المجلة لتسجيل إصدار بوليصة الشحن. لا توجد استثناءات في هذه الحالة. تحتوي المجلة على ترقيم مستمر ويتم الاحتفاظ بها حسب الترتيب الزمني. بعد ملء المجلة بالكامل، يتم خياطتها وختمها وتوقيعها من قبل المدير. الاحتفاظ في شكل إلكتروني لا يوجد أي حظر في التشريع بشأن الاحتفاظ بسجل لحركة بوليصة الشحن في شكل إلكتروني. يمكنك الاحتفاظ بمجلة إلكترونية بأي شكل مناسب: في Excel، أو 1C، أو برنامج سحابي، وما إلى ذلك.

مجلة إلكترونية للمحاسبين

القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ في الفن. 9. خوارزمية الإجراءات:

شطب المعلومات غير الصحيحة بسطر واحد؛
بجانب التصحيح، يتم إدخال "تم التصحيح"؛
تتم الإشارة إلى نقش بالبيانات الصحيحة؛
يجب الإشارة إلى تاريخ الإجراءات التصحيحية؛
ويجب تأكيد كل حالة تصحيحية من خلال التوقيع المكتوب بخط اليد للمسؤول المسؤول.

نموذج تم تطويره ذاتيًا إذا كانت المؤسسة تستخدم قوالب مستندات تم تطويرها بشكل مستقل لحساب الوقود ومواد التشحيم، فيجب أن تنعكس هذه النماذج في عملين محليين للمنظمة:

السياسة المحاسبية
أمر بالموافقة على النموذج الأولي.

من أجل الموافقة على نموذج بوليصة الشحن أو سجل قسيمة السفر، يجب إدخال معلومات حول المنظمة ورقم المستند وتاريخ إعداده.

كيف يتم حساب بوليصة الشحن؟

مجلة بوليصة الشحن، ملء العينات تمت الموافقة على نموذج المجلة بموجب مرسوم صادر عن لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78، لكنه لا يزال ساري المفعول ويحتوي على التفاصيل الإلزامية اللازمة للمحاسبة والرقابة الضريبية، وكذلك لمزيد من حساب أجور السائقين. المعلومات الإلزامية تشمل:

معلومات حول رقم وتاريخ إصدار بوليصة الشحن؛
معلومات عن السائق، رقم موظفيه؛
رقم المرآب الخاص بالمركبة (عادةً ما يتم تعيينه من قبل الوكالات الحكومية، لكن الشركات الخاصة لا تفعل ذلك، لذلك من الممكن عدم ملء العمود المقابل).

يتم تأكيد الإدخالات في النموذج من قبل ثلاثة موظفين في وقت واحد:

السائق نفسه
الشخص الذي أدخل المعلومات (على سبيل المثال، المرسل)؛
وكذلك المحاسب الذي استلم الوثيقة.

تعيين وتعبئة دفتر سجل السفر حسب النموذج 8

انتباه

للقيام بذلك، يتم تدوين ملاحظة في بوليصة الشحن حول ملكية الموظف لسيارة معينة. نموذج دفتر اليومية رقم 8 موحد ولا يمكن حذف أسطر أو كتل منه. يُسمح للشركات بتوسيع قائمة المؤشرات المشار إليها في الوثيقة.

مهم

يمكن تحسين نظام مراقبة حركة بوليصة الشحن من خلال إدخال المحاسبة الإلكترونية للنماذج. تتيح لك أتمتة الإجراء تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل مع المستندات وتقليل مخاطر تسرب المعلومات. من الممكن ضمان وظائف إدارة المستندات الإلكترونية في قطاع محاسبة النقل باستخدام برامج متخصصة أو خدمات الاستعانة بمصادر خارجية.

بالمناسبة، قد تكون السلطات الضريبية وممثلو مفتشية العمل وضباط شرطة المرور مهتمين بصحة واكتمال ملء سندات الشحن وتنظيم السيطرة على حركتهم.

ملء سجل السفر

معلومات

الاسم الكامل للسائق الذي صدرت التذكرة باسمه؛

لوحات ترخيص المركبات؛
توقيع السائق الذي استلم نموذج بوليصة الشحن المكتمل.

إذا تم إرجاع الإيصال، فسيتم إجراء إدخال مماثل في دفتر اليومية. يجب تحديد تاريخ العودة وتأكيده بتوقيع عامل الإرسال المسؤول. يجب أن يحتوي النموذج 8 على توقيعات المسؤولين التاليين:

السائق الذي يؤكد استلام بوليصة الشحن؛
المرسل أو الموظف المعتمد الآخر الذي يتلقى التذاكر من السائقين في نهاية نوبة العمل؛
المحاسب الذي يجب أن يشهد بتوقيعه على صحة ملء المستند وحقيقة قبوله للمحاسبة.

يمكن طباعة النموذج 8 أو قالب المجلة الخاصة بك وتجليده من قبل موظفي الشركة أو طلبه من إحدى دور الطباعة.

سجل السفر: النموذج 8

بالنسبة لمواقف المسافرين بغرض الأعمال، فإن المطلب الرئيسي للسلطات التنظيمية لإصدار بوليصة الشحن هو القدرة على مراعاة ساعات العمل وتعكس تكاليف الوقود بشكل موضوعي. يتذكر! يجب تضمين قراءات عداد السرعة في بوليصة الشحن قبل المغادرة في بداية الوردية وبعد الانتهاء من العمل. يجب أن تكون القيم في نهاية اليوم وصباح اليوم التالي هي نفسها.

اعتمادًا على نموذج المستند المستخدم، يمكن للمحاسب شطب الوقود ومواد التشحيم بناءً على استهلاك الوقود الفعلي أو وفقًا للمعايير المعمول بها. تمنح سندات الشحن للسائقين الحق في تشغيل مركبة معينة خلال ساعات العمل. يشير النموذج إلى مسار السفر المتوقع والوقود المتبقي وبيانات عداد السرعة.
بالإضافة إلى ذلك، يقومون بإدخال معلومات حول تفاصيل أنشطة العمل وأوقات البدء والانتهاء ليوم العمل. يرجى الملاحظة! لا يتم ملء بوليصة الشحن عند استهلاك الوقود ومواد التشحيم في الأدوات.

قواعد ملء دفتر سجل السفر

يتم إدخال المعلومات مع الحفاظ على التسلسل الزمني لتنفيذ المستند. تتميز المجلة المحاسبية بالترقيم المستمر. ويجب أن يكون الكتاب ملزما ومصدقا بتوقيع مدير المؤسسة. التوقيع مدعوم بختم المنظمة. يعد ذلك ضروريًا لضمان سلامة المستند ومنع محاولات إتلاف الأوراق الفردية للكتاب.
يعين رئيس المؤسسة بأمر شخص سيكون مسؤولاً عن صيانة المجلة.

ما هي إجراءات ملء سجل السفر؟

لا يوجد أي حظر في الإطار التشريعي على الاحتفاظ بمجلات لحساب القسائم في شكل إلكتروني. يحق للمؤسسات أن تقرر بشكل مستقل كيفية تنظيم المحاسبة:

ملء نسخة ورقية من المجلة؛
الحفاظ على الجداول في Excel.
تقتصر على ملء النموذج في برنامج 1C.

الشرط الرئيسي هو الامتثال لشكل الوثيقة، وتوافر التفاصيل المطلوبة والقدرة على طباعة الصفحات المكتملة من النموذج بسرعة. يتم تنفيذ أنشطة التوثيق الأساسية لمراقبة معدلات استهلاك الوقود وصحة شطب الوقود من خلال الإعداد الإلزامي لبيانات الشحن ومجلة المحاسبة الخاصة بها، النموذج رقم 8.

تمت الموافقة على النماذج من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في القرار رقم 78 بتاريخ 28 نوفمبر 1997. قواعد ملء الوثائق مذكورة في أمر وزارة النقل بتاريخ 18 سبتمبر 2008 رقم 152.

سجل بوليصة الشحن الإلكترونية

إجراء ملء سجل المرور وتسجيل وإصدار بوليصة الشحن يتكون سجل المرور وتسجيل وإصدار بوليصة الشحن من جزأين:

صفحة عنوان يُكتب عليها اسم المنظمة أو رجل الأعمال الفردي، ورمز OKPO، بالإضافة إلى الفترة التي يتم فيها ملء المجلة.
الجزء الجدولي الذي يشير إلى:

رقم بوليصة الشحن وتاريخ الإصدار؛
تفاصيل السائق ورقم الموظف؛
رقم مرآب السيارة
توقيعات الأشخاص المسؤولين عن صيانة المجلة:
- السائق - حول تلقي بوليصة الشحن؛
- المرسل (الموظف الذي يؤدي وظائفه) - حول استلام المستندات من السائق؛
- محاسب - حول فحص وقبول بوليصة الشحن للمحاسبة.

يتم أيضًا تدوين ملاحظة إذا لزم الأمر.

تحميل دفتر الشحن الالكتروني

على الرغم من الشكل القياسي للمجلة، إلا أن التشريع يسمح بتطوير وصيانة مجلة محاسبية خاصة بها وإضافة بنود جديدة إليها ترى المنظمة أنها ضرورية، ولكن بشرط أن يتم توفير البنود المبينة في النموذج المعتمد دون يفشل. ويجب أخذ ذلك بعين الاعتبار للالتزام بقواعد إجراء المدفوعات بين الشركة والعميل، وكذلك للتحكم في العمل الذي يقوم به السائق وكشوف المرتبات. يعد الاحتفاظ بمجلة مفيدًا جدًا للمؤسسات الكبيرة، لأنه بعد تقديم تقرير إلى السلطات الضريبية، يمكن لهذه المعلومات أن تقلل بشكل كبير من مدفوعات الضرائب للمنظمة.
إذا تم ملء السجل بشكل غير صحيح مع عدد من الأخطاء المحددة، فسيتم اعتبار جميع تكاليف الوقود ومواد التشحيم غير صالحة أثناء التدقيق الذي تجريه خدمة الضرائب.

هل من الممكن الاحتفاظ بسجل السفر في شكل إلكتروني؟

وعلى الجانب الخلفي يجب أن تكون مختومة وموقعة من قبل المدير وكبير المحاسبين. تشير الأعمدة المقابلة إلى أسماء ومناصب الأشخاص المسؤولين عن صيانة وإعداد المجلة وتوقيعاتهم. يتكون الجزء الجدولي من 9 أعمدة:

الرقم التسلسلي لبوليصة الشحن.
تاريخ الإصدار.
المعلومات الشخصية للسائق.
رقم الموظفين.
رقم كراج السائق وماركة السيارة.
التوقيع الذي يؤكد استلام السائق للورقة.
توقيع المرسل وتاريخ استلام بوليصة الشحن ومستندات السائق الأخرى.
توقيع المحاسب وتاريخ استلام الورقة.
ملحوظة.

يجب أن تشير المجلة إلى معلومات حول جميع سندات الشحن الصادرة، بغض النظر عن شكلها.

يجب أن تكون الأرقام التسلسلية للنماذج متواصلة.

غالبًا ما يطرح أصحاب شركات النقل بالسيارات سؤالاً حول سجل بوليصة الشحن: هل من الضروري الاحتفاظ به في عام 2019؟ بأي شكل ينبغي أن يكون وأين هو أفضل مكان لتنزيل عينة مجانية من كتاب سجل السفر؟ يعلم الملاك أن أي مؤسسة تمتلك سيارات أو شاحنات مطالبة بتسجيل حركتها. ولهذا السبب يطلبون في كثير من الأحيان عينة من دفتر تسجيل وثائق السفر. سننظر أدناه بالتفصيل في كيفية تنظيم المحاسبة وكيفية تسجيل الحركة بشكل صحيح، مع إمكانية تنزيل سجل إصدار سندات الشحن لعام 2019 مجانًا.

لماذا تحتاج إلى سجل لإصدار بوليصة الشحن للسائقين؟

ولأنه يُسمح لدافعي الضرائب بشطب جزء من نفقات الأعمال، تحتاج المنظمات إلى وثائق لدعم تكاليف نقل الأصول وتفريغها. في قطاع النقل، إحدى هذه الوثائق الأساسية هي بوليصة الشحن. جميع المعلومات التي تتعلق بمسار الرحلة، السائق، السيارة المستخدمة، نقل البضائع أو الركاب، يجب أن تحتوي على سجل تذاكر الرحلة لعام 2019 والأعوام السابقة. بناءً على قواعد القانون الاتحادي الصادر في 8 نوفمبر 2007 رقم 259-FZ "ميثاق نقل السيارات والنقل الكهربائي البري الحضري" و"التفاصيل والإجراءات الإلزامية لملء بوليصة الشحن" المعتمدة بأمر من وزارة النقل بتاريخ سبتمبر 18، 2008 رقم 152، هذه الوثيقة أو المجلة إلزامية لجميع مالكي المركبات. بالإضافة إلى ذلك، يجب الاحتفاظ ببيانات الشحن في مجلة منفصلة.

نموذج لملء دفتر سجل السفر

الخطوة الأولى. الصفحة الأولى

قم بتنزيل نموذج لسجل السفر لعام 2019. صفحة العنوان.

عند ملء صفحة عنوان مجلة المحاسبة، تتم الإشارة إلى اسم وشكل ملكية المنظمة، ونموذج OKPO، ويجب الإشارة إلى الشهر والسنة (الفترة) للاحتفاظ بالمجلة. ليست هناك حاجة لوضع ختم.

مثال على ملء صفحة عنوان المجلة

الخطوة 2. الجزء الرئيسي

على وجه التحديد، ولمراعاة حركة بوليصة الشحن، تم تطوير النموذج رقم 8 (رمز OKUD 0345008)، المصمم لتوحيد البيانات الضرورية. تمت الموافقة عليه بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 نوفمبر 1997 رقم 78. ومع ذلك، ينص قانون المحاسبة رقم 402 بتاريخ 6 ديسمبر 2011 على أن استخدام النموذج رقم 8 ليس إلزاميًا. يحق للمنظمة أن تنشئ بشكل مستقل نموذجًا لدفتر الشحن، بشرط أن يعكس جميع المعلومات الضرورية.

قم بتنزيل سجل حركة بوليصة الشحن، النموذج 8

يجب أن يتضمن الجدول:

رقم وتاريخ إصدار بوليصة الشحن؛
معلومات عن السائق، رقم موظفيه؛
رقم المرآب الخاص بالمركبة (عادة ما يتم تخصيصه من قبل الجهات الحكومية، لكن الشركات الخاصة لا تفعل ذلك، لذا يمكنك ترك هذا العمود فارغًا).

تتم كتابة الوجهة والمعلومات الأخرى في عمود الملاحظة.

ويجب تضمين هذه المعلومات الإلزامية، حتى لو حددت المنظمة بشكل مستقل الشكل الذي يجب أن تبدو عليه بوليصة الشحن والسجل.

يمكنك تنزيل سجل السفر، النموذج 8 (2019) في مقالتنا. مثال على ملء البيانات الجدولية.

الخطوة 3. استكمال التصميم

يتم تأكيد الإدخالات في النموذج من قبل ثلاثة موظفين في وقت واحد:

سائق؛
الشخص الذي أدخل المعلومات (على سبيل المثال، المرسل)؛
وكذلك المحاسب الذي استلم الوثيقة.

نموذج دفتر يومية لإصدار قسائم السفر لعام 2019. الانتهاء من تسجيل قسائم السفر:

تواتر الصيانة

تم تجميع المثال المعطى لمجلة إصدار وثائق السفر لعام 2019 على أساس شهري وفي كل مرة على صفحة جديدة. لكن المنظمات وأصحاب المشاريع الفردية يمكنهم القيام بالأشياء بشكل مختلف: توضيح الفترات التي يتم الاحتفاظ فيها بالسجلات وملؤها دون ترك أسطر فارغة.

يسمح التشريع للسائقين بإصدار وثائق سفر لمدة تصل إلى شهر واحد. إذا كان سيتم استخدام السيارة خلال هذا الوقت ليس من قبل سائق واحد، بل سائقين، فيُسمح بإصدار "تصريح" خاص لكل عامل للقيادة.

في هذه الحالة، عند عودتهم، يتم إدخال جميع المستندات التي تلقاها المحاسب في نموذج المحاسبة. عند ملء السجل، ستكون معظم المعلومات هي نفسها، لكن لا بأس بذلك.

أين تشتري

تتوفر للبيع كتب جاهزة للتحكم في حركة المركبات. ويجب أن تكون صفحات هذه المجلة مرقمة.

عند اكتماله، يجب أن يتم توقيعه من قبل اثنين من الموظفين المسؤولين على الأقل:

لمن قاده؛
مدير أو محاسب.

تنطبق نفس المتطلبات على السجل المطبوع. يمكنك تنزيل مجلة إصدار بوليصة الشحن مجانًا باستخدام الرابط الموجود في مقالتنا. إذا بدأ لمدة شهر، فيجب في نهاية الفترة ترقيمه وربطه وتوقيعه.

مدة الصلاحية

ولا يشير القانون إلى المدة التي يجب الاحتفاظ بهذا السجل فيها، سواء كان مطبوعًا أو تم شراؤه من أحد المتاجر. بناءً على بوليصة الشحن وحركتها، يتم حساب رواتب السائقين والضرائب وقاعدة تكلفة الإنتاج. يتم تخزين هذه المستندات الأولية، والمعلومات التي يتم إدخالها في مجلة المحاسبة، في المنظمة لمدة 5 سنوات على الأقل. من الواضح أنه يجب الاحتفاظ بالسجل نفسه لنفس الفترة الزمنية.

قبل تدميره، من المهم التأكد من أن فترة الاحتفاظ لآخر مستند محاسبي لم تنته بعد. وإلا، إذا لزم الأمر، فلن تتمكن من تأكيد وجود السيطرة والحفاظ عليها. يمكنك تحميل سجل السفر للفترة القادمة مجاناً على موقعنا.

ناقشنا التغييرات في تصميم بوليصة الشحن في عام 2017، بالإضافة إلى مثال لملء بوليصة الشحن في مشاوراتنا المنفصلة. في هذه المادة سنتحدث عن مجلة تسجيل حركة بوليصة الشحن.

من يجب عليه الاحتفاظ بسجل السفر؟

يتعين على المنظمات ورجال الأعمال الأفراد الذين يقدمون خدمات النقل تسجيل سندات الشحن الصادرة في مجلة تسجيل بوليصة الشحن (البند 1، المادة 1، البند 1، المادة 6 من القانون الاتحادي بتاريخ 08.11.2007 رقم 259-FZ، البند 17 من الأمر وزارة النقل بتاريخ 18.09.2008 رقم 152).

يجوز للأشخاص الآخرين الذين يستخدمون المركبات الاحتفاظ بسجل لبيانات الشحن وفقًا لتقديرهم الخاص. إن استخدام مثل هذا السجل سيجعل من الممكن التحكم في توقيت إصدار سندات الشحن، وبالتالي شطب الوقود ومواد التشحيم التي تستهلكها المركبات، والتي تنعكس المعلومات المتعلقة باستخدامها في سندات الشحن ذات الصلة.