الوصف الوظيفي لسكرتير المدير: كيفية إعداده؟ المسؤوليات الوظيفية للسكرتير. الوصف الوظيفي للسكرتير

نلفت انتباهكم إلى مثال نموذجي للوصف الوظيفي لسكرتير المدير، عينة 2019.

يجب أن تتضمن الأقسام التالية: اللائحة العامة، المسؤوليات الوظيفية لسكرتير المدير، حقوق سكرتير المدير، مسؤولية سكرتير المدير.الوصف الوظيفي لسكرتير الرئيس ينتمي إلى القسم "".

خصائص التأهيل على مستوى الصناعة لوظائف العمال العاملين في المؤسسات والمؤسسات والمنظمات

يجب أن يعكس الوصف الوظيفي لسكرتير المدير النقاط التالية:

1) المسؤوليات الوظيفية لسكرتير المدير ينفذ العمل على الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية لرئيس المؤسسة. يقبل المراسلات الواردة لينظر فيها المدير، ويحيلها وفقًا للقرار المتخذ إلى الوحدات الهيكلية أو فناني الأداء المحددين لاستخدامها في عملية العمل أو إعداد الردود. يؤدي العمل المكتبي، وينفذ عمليات مختلفة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر المصممة لجمع المعلومات ومعالجتها وتقديمها عند الإعداد واتخاذ القرارات. يقبل المستندات والبيانات الشخصية للتوقيع من قبل رئيس المؤسسة. يقوم بإعداد المستندات والمواد اللازمة لعمل المدير. يراقب المراجعة في الوقت المناسب وتقديمها من قبل الوحدات الهيكلية والمنفذين المحددين للوثائق المستلمة للتنفيذ، والتحقق من صحة مسودات المستندات المعدة المقدمة إلى المدير للتوقيع، ويضمن تحريرها عالي الجودة. ينظم المحادثات الهاتفية للمدير، ويسجل المعلومات الواردة في غيابه ويلفت انتباهه إلى محتوياتها، ويرسل ويستقبل المعلومات عبر أجهزة الاتصال الداخلي (الفاكس والتلكس وما إلى ذلك)، وكذلك الرسائل الهاتفية، ويلفت انتباهه على الفور إلى المعلومات الواردة من خلال قنوات الاتصال. ويقوم نيابة عن المدير بتأليف الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى، وإعداد الردود على مؤلفي الرسائل. يؤدي العمل على إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد ومكان الاجتماع، وجدول الأعمال، وتسجيلهم)، ويحتفظ ويحرر محاضر الاجتماعات والاجتماعات. يراقب تنفيذ موظفي المؤسسة للأوامر والتعليمات الصادرة وكذلك الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ تعليمات وتعليمات رئيس المؤسسة المتخذة تحت المراقبة. يحتفظ بملف التحكم والتسجيل. تزويد مكان عمل المدير بالمعدات التنظيمية اللازمة واللوازم المكتبية، وتهيئة الظروف الملائمة لعمله الفعال. بناء على توجيهات المدير، يقوم بطباعة المواد الرسمية اللازمة لعمله أو إدخال المعلومات الحالية في بنك البيانات. ينظم استقبال الزوار، ويسهل النظر الفوري للطلبات والاقتراحات المقدمة من الموظفين. يقوم بتكوين الملفات طبقاً للمسميات المعتمدة والتأكد من سلامتها ورفعها إلى الأرشيف خلال الإطار الزمني المحدد. نسخ المستندات على آلة تصوير شخصية.

مسؤوليات الوظيفة.

2) يجب أن يعرف سكرتير المديريجب على سكرتير المدير عند قيامه بواجباته أن يعرف ما يلي:

القرارات والتعليمات والأوامر وغيرها من المواد التوجيهية والوثائق التنظيمية المتعلقة بأنشطة المؤسسة وحفظ السجلات؛ هيكل وإدارة المؤسسة وأقسامها ؛ تنظيم العمل المكتبي طرق تسجيل ومعالجة الوثائق؛ العمل الأرشيفي؛ الآلة الكاتبة. قواعد لاستخدام الاتصال الداخلي. معايير النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري؛ قواعد طباعة الرسائل التجارية باستخدام النماذج القياسية؛ أساسيات الأخلاق وعلم الجمال؛ قواعد الاتصالات التجارية. أساسيات تنظيم العمل وإدارته؛ قواعد تشغيل أجهزة الكمبيوتر. أساسيات القانون الإداري وتشريعات العمل؛ لوائح العمل الداخلية؛ قواعد وأنظمة حماية العمال.

3) متطلبات مؤهلات سكرتير المديرمتطلبات التأهيل.

التعليم المهني العالي دون متطلبات الخبرة في العمل أو التعليم المهني الثانوي والخبرة العملية في التخصص لمدة عامين على الأقل.

1. أحكام عامة

1. ينتمي السكرتير إلى فئة فناني الأداء الفني.

2. يتم قبول الشخص الحاصل على تعليم مهني عالي دون متطلبات الخبرة العملية أو التعليم المهني الثانوي وخبرة العمل في التخصص لمدة سنتين على الأقل لمنصب السكرتير.

3. يتم تعيين السكرتير وفصله من قبل مدير المنظمة.

• القرارات والتعليمات والأوامر وغيرها من المواد التوجيهية والوثائق التنظيمية المتعلقة بأنشطة المنظمة وحفظ السجلات؛
• هيكل وإدارة المنظمة وأقسامها؛
• تنظيم العمل المكتبي
• طرق تسجيل ومعالجة الوثائق؛
• العمل الأرشيفي؛
• الآلة الكاتبة.
• قواعد لاستخدام الاتصال الداخلي.
• معايير النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري؛
• قواعد طباعة الرسائل التجارية باستخدام النماذج القياسية؛
• أساسيات الأخلاق وعلم الجمال؛
• قواعد الاتصالات التجارية؛
• أساسيات تنظيم العمل وإدارته؛
• قواعد تشغيل أجهزة الكمبيوتر.
• أساسيات القانون الإداري وتشريعات العمل؛
• لوائح العمل الداخلية؛
• القواعد واللوائح المتعلقة بحماية العمال والسلامة والصرف الصحي الصناعي والحماية من الحرائق.

5. يسترشد السكرتير في أنشطته بما يلي:

• تشريعات الاتحاد الروسي،
• ميثاق المنظمة،
• - أوامر وتعليمات الموظفين الذين يتبعهم بموجب هذه التعليمات.
• هذا الوصف الوظيفي
• لوائح العمل الداخلية للمنظمة.

6. السكرتير يتبع مباشرة مدير المنظمة (مدير المنظمة، رئيس القسم، الخ.)

7. أثناء غياب السكرتير (رحلة عمل، إجازة، مرض، وما إلى ذلك)، يتم تنفيذ واجباته من قبل شخص يعينه مدير المنظمة بالطريقة المنصوص عليها، والذي يكتسب الحقوق والواجبات المقابلة ويكون مسؤولاً عن أداء المهام الموكلة إليه.

2. المسؤوليات الوظيفية لسكرتير المدير

السكرتير:

1. يقوم بأعمال الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية لمدير المنظمة.

2. قبول المراسلات الواردة للنظر فيها من قبل المدير، وإحالتها وفقًا للقرار المتخذ إلى الوحدات الهيكلية أو المنفذين المحددين لاستخدامها في سير العمل أو إعداد الردود.

3. يقوم بالأعمال المكتبية، ويقوم بعمليات مختلفة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر المصممة لجمع المعلومات ومعالجتها وتقديمها عند الإعداد واتخاذ القرارات.

4. يقبل المستندات والبيانات الشخصية للتوقيع من قبل مدير المنظمة.

5. إعداد المستندات والمواد اللازمة لعمل المدير.

6. يراقب النظر في الوقت المناسب وتقديمه من قبل الأقسام الهيكلية والمنفذين المحددين للوثائق الواردة للتنفيذ، والتحقق من صحة مسودات الوثائق المعدة المقدمة إلى المدير للتوقيع، والتأكد من تحريرها عالي الجودة.

7. ينظم المحادثات الهاتفية مع المدير، ويسجل المعلومات الواردة في حالة غيابه ويلفت انتباهه إلى محتوياتها، ويرسل ويستقبل المعلومات عبر أجهزة الاتصال الداخلي (الفاكس والتلكس وغيرها)، وكذلك الرسائل الهاتفية، ويتواصل فوراً مع مديره. المعلومات المعلومات الواردة من خلال قنوات الاتصال.

8. يقوم نيابة عن المدير بتجميع الرسائل والطلبات وغيرها من المستندات وإعداد الردود على أصحاب الرسائل.

9. يقوم بالعمل على إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد ومكان الاجتماع، وجدول الأعمال، وتسجيلهم)، والحفاظ على محاضر الاجتماعات والاجتماعات وتدوينها.

10. مراقبة تنفيذ موظفي المنظمة للأوامر والتعليمات الصادرة، وكذلك الالتزام بالمواعيد المحددة لتنفيذ تعليمات وتعليمات مدير المنظمة المتخذة تحت المراقبة.

11. يحتفظ بملف المراقبة والتسجيل.

12. تزويد مكان عمل المدير بالمعدات التنظيمية اللازمة واللوازم المكتبية وتهيئة الظروف الملائمة لعمله الفعال.

13. طباعة المواد الرسمية اللازمة لعمله، بناء على توجيهات المدير، أو إدخال المعلومات الحالية في بنك المعلومات.

14. ينظم استقبال الزوار، ويسهل النظر الفوري لطلبات واقتراحات الموظفين.

15. صياغة الملفات طبقاً للمسميات المعتمدة والتأكد من سلامتها ورفعها للأرشيف خلال المدة الزمنية المحددة.

16. نسخ المستندات على آلة تصوير شخصية.

17. يتوافق مع لوائح العمل الداخلية واللوائح المحلية الأخرى للمنظمة.

18. يتوافق مع القواعد واللوائح الداخلية لحماية العمال والسلامة والصرف الصحي الصناعي والحماية من الحرائق.

19. يحرص على النظافة والنظام في مكان عمله.

20. أن ينفذ في إطار عقد العمل أوامر الموظفين التابعين لهم وفقاً لهذه التعليمات.

3. حقوق سكرتير المدير

يحق للسكرتير:

1. تقديم مقترحات لتحسين العمل المتعلق بالمسؤوليات المنصوص عليها في هذه التعليمات لينظر فيها مدير المنظمة.

2. أن يطلب من الأقسام الهيكلية والعاملين في المنظمة المعلومات اللازمة له للقيام بواجباته الوظيفية.

3. التعرف على الوثائق التي تحدد حقوقه ومسؤولياته تجاه منصبه، ومعايير تقييم جودة أداء الواجبات الرسمية.

4. التعرف على مشاريع قرارات إدارة المنظمة المتعلقة بنشاطها.

5. مطالبة إدارة المنظمة بتقديم المساعدة، بما في ذلك ضمان الشروط التنظيمية والفنية وتنفيذ المستندات المقررة اللازمة لأداء الواجبات الرسمية.

6. الحقوق الأخرى المنصوص عليها في تشريعات العمل الحالية.

4. مسؤولية سكرتير المدير

يكون السكرتير مسؤولاً في الحالات التالية:

1. بسبب الأداء غير السليم أو الفشل في الوفاء بواجبات الوظيفة المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي - ضمن الحدود التي ينص عليها تشريع العمل في الاتحاد الروسي.

2. بالنسبة للجرائم المرتكبة أثناء أنشطتهم - ضمن الحدود المنصوص عليها في التشريعات الإدارية والجنائية والمدنية الحالية للاتحاد الروسي.

3. التسبب في أضرار مادية للمنظمة - ضمن الحدود التي ينص عليها قانون العمل والتشريعات المدنية الحالية للاتحاد الروسي.

الوصف الوظيفي لسكرتير الرئيس - عينة 2019. المسؤوليات الوظيفية لسكرتير المدير، حقوق سكرتير المدير، مسؤولية سكرتير المدير.

الوصف الوظيفي للسكرتير

لقد وافقت
المدير العام
الاسم الأخير I.O. ________________
"________"______________ ____ ج.

1. أحكام عامة

1.1. ينتمي السكرتير إلى فئة فناني الأداء الفني.
1.2. ويتم تعيين السكرتير في الوظيفة ويعفى منه بأمر من مدير عام الشركة.
1.3. يقدم السكرتير تقاريره مباشرة إلى المدير العام / رئيس الوحدة الهيكلية للشركة.
1.4. وفي حالة غياب السكرتير تنتقل حقوقه وواجباته إلى مسؤول آخر حسبما هو منصوص عليه في أمر المنظمة.
1.5. يتم تعيين الشخص الذي يستوفي المتطلبات التالية في منصب السكرتير: التعليم - التخصص العالي أو الثانوي غير المكتمل، والخبرة في عمل مماثل لمدة ستة أشهر على الأقل، والمعرفة بالمعدات المكتبية (فاكس، ناسخة، ماسحة ضوئية، طابعة)، مايكروسوفت برامج أوفيس (وورد، إكسل).
1.6. يسترشد السكرتير في أنشطته بما يلي:
- القوانين التشريعية للاتحاد الروسي؛
- ميثاق الشركة، ولوائح العمل الداخلية، واللوائح الأخرى للشركة؛
- الأوامر والتعليمات من الإدارة؛
- هذا الوصف الوظيفي.

2. المسؤوليات الوظيفية للسكرتير

يقوم السكرتير بالمهام التالية:
2.1. ينفذ العمل على الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية للمدير.
2.2. يقبل المراسلات الواردة لينظر فيها المدير، ويحيلها وفقًا للقرار المتخذ إلى الوحدات الهيكلية أو جهة تنفيذ محددة لاستخدامها في سير العمل أو إعداد الردود.
2.3. يقبل المستندات والبيانات الشخصية لتوقيع المدير.
2.4. الرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل ونقل المعلومات الرسمية إلى المدير وتنظيم المحادثات الهاتفية مع المدير.
2.5. نيابة عن المدير، يقوم بإعداد الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى.
2.6. يؤدي العمل على إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد ومكان الاجتماع، وجدول الأعمال، وتسجيلهم)، ويحتفظ ويحرر محاضر الاجتماعات والاجتماعات.
2.7. يراقب تنفيذ موظفي المؤسسة للأوامر والتعليمات الصادرة وكذلك الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ تعليمات وتعليمات المدير المتخذة تحت السيطرة.
2.8. تزويد مكان عمل المدير بالمعدات التنظيمية اللازمة واللوازم المكتبية، وتهيئة الظروف الملائمة لعمل المدير الفعال.
2.9. ينظم استقبال الزوار، ويسهل النظر الفوري للطلبات والاقتراحات المقدمة من الموظفين.
2.10. يقوم بتكوين الملفات طبقاً للمسميات المعتمدة والتأكد من سلامتها ورفعها إلى الأرشيف خلال الإطار الزمني المحدد.
2.11. تنظيم رحلات عمل للمدير: طلب تذاكر الطيران والقطارات، وحجز الفنادق.
2.12. يؤدي المهام الرسمية الفردية من رئيسه المباشر.

3. حقوق السكرتير

يحق للسكرتير:
3.1. تلقي المعلومات، بما في ذلك المعلومات السرية، بالقدر اللازم لحل المهام المعينة.
3.2. تقديم المقترحات إلى الإدارة لتحسين عملك وعمل الشركة.
3.3. الطلب شخصياً أو نيابة عن المدير من أقسام المؤسسة وغيرهم من المتخصصين المعلومات والوثائق اللازمة لأداء واجباته الرسمية.
3.4. مطالبة الإدارة بتهيئة الظروف العادية لأداء الواجبات الرسمية وسلامة جميع المستندات التي يتم إنشاؤها نتيجة لأنشطة الشركة.
3.5. اتخاذ القرارات ضمن اختصاصك.

4. مسؤولية السكرتير

السكرتير هو المسؤول:
4.1. بسبب الفشل في الأداء و/أو الأداء غير المناسب للواجبات الرسمية.
4.2. لعدم الالتزام بالتعليمات والأوامر واللوائح الحالية بشأن الحفاظ على الأسرار التجارية والمعلومات السرية.
4.3. لانتهاك لوائح العمل الداخلية وانضباط العمل وقواعد السلامة والسلامة من الحرائق.

إذا لم تتلق إجابة محددة بعد قراءة هذا المقال، فاطلب المساعدة السريعة:
1. أحكام عامة 1.1. يحدد هذا الوصف الوظيفي الواجبات والحقوق والمسؤوليات الوظيفية للأمين 1.2. يتم تعيين السكرتير في المنصب ويتم فصله من منصبه بالطريقة التي يحددها قانون العمل الحالي بأمر من المدير العام للمنظمة. 2. الوظائفيتم تكليف السكرتير بالمهام التالية: 2.1. خدمات المعلومات والمراجع المتعلقة بوثائق المنظمة.

2.2. التوجيه المنهجي والرقابة على تنظيم العمل المكتبي في إدارات وأقسام وخدمات المنظمة.

2.3. توثيق أنشطة الهيئات الاستشارية (المؤتمرات، مجموعات العمل، الاجتماعات) 2.4. الخدمات التشغيلية والتنظيمية لإدارة المنظمة.

2.5. تسجيل الوثائق التنظيمية والإدارية الواردة والمرسلة والداخلية

وثائق.

2.6. مراقبة تنفيذ المستندات الواردة والصادرة والداخلية.

2.7. تحليل حالة انضباط الأداء في تدفق المستندات ووضع التدابير لتحسينها.

2.8. المحاسبة عن حجم تدفق المستندات للمنظمة.

2.9. تسجيل وإرسال الوثائق الصادرة.

2.10. إعداد الوثائق الواردة والداخلية. 2.11. تشكيل الحالات بالطريقة المنصوص عليها في الوثائق التنظيمية ذات الصلة للمنظمة.

3. مسؤوليات الوظيفة

3.2. توفير الاستقبال والمحاسبة والتسجيل والسيطرة على تنفيذ الوثائق والمعلومات والخدمات المرجعية وتخزين معلومات الوثيقة. 3.3. مراقبة جودة الإعداد وصحة الصياغة والتنسيق والموافقة على الوثائق المقدمة لإدارة المنظمة للتوقيع عليها. 3.4. مراقبة تنفيذ الوثائق والتعليمات من الإدارة، واتخاذ التدابير السريعة التي تهدف إلى تنفيذها في الوقت المناسب وبجودة عالية. 3.5. تنظيم الإعداد واتخاذ القرار وتوصيلها إلى المنفذين المباشرين. تحليل الشهادات والتقارير المقدمة للإدارة وإبداء الاستنتاجات بشأنها، في نطاق الاختصاص.السكرتير مسؤول عن: 5.1. جودة الوثائق المقدمة للتوقيع لإدارة المؤسسة.

5.2. موقف مهمل وإهمال تجاه تسجيل وصيانة الوثائق.

5.3. أمن الوثائق.

5.4. لانتهاك متطلبات الامتثال لشروط الوصول واستخدام الوثائق التي تحتوي على معلومات سرية.

5.5 للإفصاح عن المعلومات التي تحمل علامة "سرية".

5.6. لعدم الأداء، والأداء غير الواضح وغير المناسب للواجبات الرسمية المنصوص عليها في هذه التعليمات.

5.5. سوء نوعية العمل في إعداد الوثائق واستنساخها.

5.6. عدم الالتزام بالتعليمات والتعليمات الصادرة من إدارة المنظمة.

5.7. عدم الامتثال لانضباط العمل والإنتاج.

6. العلاقات والاتصالات

يتفاعل السكرتير مع جميع الموظفين ورؤساء الإدارات والأقسام والخدمات في المنظمة بشأن قضايا دعم التوثيق لأنشطة الإدارة.

تمت الموافقة على كتاب التأهيل المرجعي لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين. قرار وزارة العمل في روسيا بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37 يصنف منصب سكرتير المدير كمؤدي فني.

السكرتير هو مساعد تنفيذي مسؤول عن دعم المستندات لأنشطة المدير أو الوحدة الهيكلية أو المنظمة ككل، ويعمل بشكل مستقل، دون سيطرة مباشرة من المدير، ويتخذ القرارات والتعبير عن الأحكام بشأن القضايا التي تقع ضمن اختصاصه.

الرابطة الدولية للأمناء

يوفر السكرتير المؤهل ما يصل إلى 30% من وقت عمل المدير، ويوفر المعلومات اللازمة لكل رابع زائر ويحل بشكل مستقل ما يصل إلى نصف جميع الاستفسارات الهاتفية

لكن المهام والوظائف المهنية للسكرتير تتحدد إلى حد كبير من خلال اتجاه وتفاصيل أنشطة المنظمة، وثقافة الشركة، وأسلوب عمل المدير وبعض العوامل الأخرى.

يحتوي دليل مؤهلات وظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين على خصائص مؤهلات موظفي الأمانة التاليين:

الطابعين.

يعد امتثال الموظف لمتطلبات التأهيل شرطًا ضروريًا ولكنه ليس كافيًا لعمله الفعال. اعتمادًا على مجال نشاط المنظمة، وثقافتها المؤسسية، وهيكلها التنظيمي، وحجمها، وأسلوب إدارتها، قد تختلف قائمة المسؤوليات الوظيفية للسكرتير، ولا يتطلب تنفيذها الفعال مستوى مناسبًا من المعرفة المهنية فحسب، بل يتطلب أيضًا بعض المهارات والقدرات والصفات التجارية والشخصية.

سكرتيرة في مؤسسة تجارية

في الهياكل التجارية الحديثة لا يوجد تقسيم واضح للسكرتيرات حسب المؤهلات، كما هو منصوص عليه في دليل التأهيل، ويستخدم مصطلح "سكرتير" للإشارة إلى السكرتيرات على مستويات مختلفة.

يتم تمثيل سوق العمل للسكرتيرات اليوم من خلال مناصب مثل سكرتير الهاتف، سكرتير الاستقبال؛ سكرتير المكتب؛ سكرتير مساعد؛ كاتب سكرتير؛ مدير المكتب (المسؤول) ؛ سكرتير مترجم؛ مساعد (سكرتير شخصي) للمدير؛ رئيس الأمانة .

دعونا نفكر في مسؤوليات ومتطلبات الوظيفة الرئيسية لهذه الفئات من العمال.

السكرتيرة على الهاتف. تشمل مسؤوليات الوظيفة الأساسية الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها واستقبال الفاكس. يجب أن يعرف سكرتير الهاتف القواعد الأساسية لإجراء المحادثات الهاتفية، وأن يتحدث بشكل جيد، وأن يكون قادرًا على استخدام المعدات المكتبية. الشرط الإضافي هو أن يكون لديك صوت لطيف.

في الشركات الأجنبية والشركات الروسية التي تعمل مع عملاء أجانب، يمكن أن يسمى منصب مماثل في طبيعة العمل سكرتير الاستقبال. بالإضافة إلى الرد على المكالمات الهاتفية، تشمل مسؤولياتها مقابلة العملاء وتنظيم المفاوضات. أحد المتطلبات الرئيسية للمرشحين لهذه الوظيفة الشاغرة هو معرفة لغة أجنبية بمستوى محادثة جيد.

يؤدي سكرتير الرئيس (المكتب) قدرًا كبيرًا من الواجبات: تلقي المكالمات الهاتفية، ومقابلة العملاء، وإجراء العمل المكتبي، وتزويد المكتب باللوازم المكتبية والمواد الاستهلاكية. يجب أن يعرف سكرتير المدير نظام التوثيق الإداري وآداب العمل وأن يكون قادرًا على استخدام الكمبيوتر وبرامج الكمبيوتر وموارد الإنترنت.

تشمل المسؤوليات الوظيفية للسكرتير المساعد، بالإضافة إلى تلك المذكورة أعلاه، تخطيط وقت عمل المدير، وإعداد وتنظيم الاجتماعات، وتنفيذ المهام المهمة. وفي هذا الصدد، يجب أن يكون لدى السكرتير المساعد معرفة جيدة بمجال نشاط الشركة وفريق إدارتها، وأن يكون قادراً على العمل مع الأنظمة المعلوماتية والقانونية.

في الشركات الكبيرة، غالبا ما يتم تقديم منصب مدير المكتب (المسؤول)، الذي تشمل مسؤولياته حل جميع القضايا المتعلقة بضمان عمل المكتب (شراء اللوازم المكتبية والمواد الاستهلاكية، وتنظيم تنظيف المباني)، وإدارة البريد السريع والأمناء، ومراقبة الامتثال جدول العمل، الخ. يجب أن يعرف مدير المكتب أساسيات التسويق والإدارة وتنظيم الإنتاج، وأن يكون قادرًا على تنظيم العمل المكتبي، وإعداد العروض التقديمية، والمفاوضات. المهارات التنظيمية الجيدة أمر لا بد منه.

يتم توفير منصب السكرتير المترجم في الشركات التي تمارس نشاطًا اقتصاديًا أجنبيًا نشطًا. بالإضافة إلى إتقان لغة أجنبية، يجب أن يكون لدى المتخصص معرفة بالمصطلحات الخاصة، والقدرة على تسهيل المفاوضات، وإتقان تقنية الترجمة الفورية والتحريرية، والقدرة على مرافقة المدير في رحلات العمل إلى الخارج. المعرفة بآداب العمل شرط إلزامي.

يقوم مساعد المدير (السكرتير الشخصي) بمراقبة تنفيذ التعليمات والقرارات والامتثال للوائح العمل الداخلية، ويساعد المدير في صياغة القرارات البناءة، وتنظيم الاجتماعات والمفاوضات، وتخطيط وتنظيم يوم عمل المدير. يجب أن يكون لدى المدير المساعد المعرفة في مجال الإدارة، ودعم التوثيق للإدارة، ويجب أن يعرف أساسيات تنظيم العمل والاقتصاد والتكنولوجيا. المتطلبات الإضافية هي التوافق النفسي مع المدير ومعرفة قواعد الآداب.

يتم تقديم منصب رئيس الأمانة، كقاعدة عامة، في الشركات الكبيرة التي يعمل بها ما لا يقل عن 5-8 أمناء في المكتب. المسؤوليات الوظيفية الرئيسية هي تعيين وتنظيم وتنسيق عمل الأمناء والسيطرة على أنشطتهم. في بعض الشركات، يتم دمج المسؤوليات الوظيفية لرئيس السكرتارية جزئيًا مع وظائف المسؤول (مدير المكتب).

في السنوات الأخيرة، وفي سياق الحقائق الاقتصادية والاجتماعية الجديدة، بدأت المتطلبات المتكاملة للأمناء في الظهور. في الواقع، بدأ العديد من أصحاب العمل في مطالبة موظفيهم بالوفاء بالمعايير المهنية الدولية. أساس المعايير المهنية في أوروبا والولايات المتحدة الأمريكية هو معيار ISO-9000 - الذي تعتمد عليه أنظمة إدارة الجودة، وفي قلبه الموظف المعتمد.

كل خاصية مؤهلة مدرجة في الدليل هي وثيقة معيارية تنظم محتوى الوظائف التي يؤديها الموظف.

في الهياكل التجارية الحديثة لا يوجد تقسيم واضح للسكرتيرات حسب المؤهلات، كما هو منصوص عليه في دليل المؤهلات، ويستخدم مصطلح “سكرتير” للإشارة إلى السكرتيرات على اختلاف مستوياتهن.

يتم تمثيل سوق العمل للسكرتيرات اليوم بمناصب مثل سكرتير الهاتف، سكرتير الاستقبال، سكرتير المكتب، السكرتير المساعد، السكرتير الكتابي، مدير المكتب، سكرتير المترجم، المساعد التنفيذي، رئيس السكرتارية.

يتم التنظيم القانوني لأنشطة السكرتير باستخدام التوصيف الوظيفي. تم إعداد الوصف الوظيفي للسكرتير لتغطية النطاق الكامل للحقوق والمسؤوليات المهنية لهذا الموظف. ويحدد حقوقه ومسؤولياته الوظيفية، وكذلك المسؤولية عن الفشل في الأداء أو الأداء غير السليم لوظيفة عمله.

أهمية الوصف الوظيفي للسكرتير كبيرة جدا. من الضروري في المقام الأول تجنب انتهاكات تشريعات العمل وتحديد واجبات الموظف المحدد، لأنه يحتوي على المتطلبات الأساسية للسكرتير فيما يتعلق بالمعرفة الخاصة والمعرفة بالقانون وبعض الأساليب والوسائل التي يجب أن يكون السكرتير قادرًا على استخدامه عند أداء واجباته الوظيفية.

الوصف الوظيفي للسكرتير له شكل محدد. وفي الوقت نفسه، عند تطويره، يجب على صاحب العمل الاعتماد على اللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية للمنظمة. الوصف الوظيفي واللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية هي وثائق مترابطة تكمل بعضها البعض. ويمكن ملاحظة هذه العلاقة في حقيقة أن مسؤوليات كل سكرتير تنشأ من مهام ووظائف الوحدة الهيكلية للمنظمة نفسها.

يتم وضع الوصف الوظيفي على شكل عام. يتضمن نص الوصف الوظيفي للسكرتير الأقسام التالية:

1) "أحكام عامة"؛

2) "الوظائف"؛

3) "مسؤوليات الوظيفة"؛

4) "الحقوق"؛

5) "المسؤولية".

وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن العمل المشترك الفعال بين المدير والسكرتير لا يمكن تحقيقه إلا في حالة وجود ثقة متبادلة كاملة بينهما. تعتمد هذه الثقة على وحدة وجهات النظر، والفهم المشترك لأهداف وغايات العمل، والشغف بالعمل، والرغبة في تحقيق كفاءة عالية للمنظمة، والتدريب المهني الكافي، واجتهاد وموثوقية السكرتير، واستيعاب أسلوب العمل الفردي للمدير، والقدرة على الفهم والتنبؤ بمسار أفكاره ومنطق الأحكام، والاحترام المتبادل.

ومن العوامل المهمة أيضًا لنجاح عمل السكرتير الشخصي القدرة على التصرف مع الناس والقدرة على خلق انطباع يزيد من سلطة المدير. يجب أن يكون السكرتير حلقة وصل مهمة في نظام اتصالات مديره، مما يضمن التواصل الفعال واتخاذ التدابير اللازمة في الوقت المناسب. السكرتير هو الممثل الشخصي لمديره، ويتطلب القيام بهذا الدور الرئيسي القدرة على ترك انطباع إيجابي لدى موظفي المنظمة وممثلي الشركات الأخرى. إن دور سكرتير المدير، كما هو محدد في كتيب الرابطة الأوروبية للأمناء المحترفين، هو معرفة جوهر أنشطة مديره والقدرة على القيام بجزء كبير من هذا العمل.

سكرتيرمطلوب من قبل أي منظمة، وبالتالي فإن الوصف الوظيفي للسكرتير سيكون مفيدا لكل شركة. من المهم أن نحدد بوضوح المسؤوليات الوظيفية للسكرتير، والتي لا تقتصر على تلقي المكالمات والابتسامات اللطيفة. نقدم لك نموذجًا لوصف وظيفي لسكرتير المدير - مدير عام، رئيس قسم، مدير فرع، إلخ.

الوصف الوظيفي للسكرتير

لقد وافقت
المدير العام
الاسم الأخير I.O. ________________
"________"______________ ____ ج.

1. أحكام عامة

1.1. ينتمي السكرتير إلى فئة فناني الأداء الفني.
1.2. ويتم تعيين السكرتير في الوظيفة ويعفى منه بأمر من مدير عام الشركة.
1.3. يقدم السكرتير تقاريره مباشرة إلى المدير العام / رئيس الوحدة الهيكلية للشركة.
1.4. وفي حالة غياب السكرتير تنتقل حقوقه وواجباته إلى مسؤول آخر حسبما هو منصوص عليه في أمر المنظمة.
1.5. يتم تعيين الشخص الذي يستوفي المتطلبات التالية في منصب السكرتير: التعليم - التخصص العالي أو الثانوي غير المكتمل، والخبرة في عمل مماثل لمدة ستة أشهر على الأقل، والمعرفة بالمعدات المكتبية (فاكس، ناسخة، ماسحة ضوئية، طابعة)، مايكروسوفت برامج أوفيس (وورد، إكسل).
1.6. يسترشد السكرتير في أنشطته بما يلي:
- القوانين التشريعية للاتحاد الروسي؛
- ميثاق الشركة، ولوائح العمل الداخلية، واللوائح الأخرى للشركة؛
- الأوامر والتعليمات من الإدارة؛
- هذا الوصف الوظيفي.

2. المسؤوليات الوظيفية للسكرتير

يقوم السكرتير بالمهام التالية:
2.1. ينفذ العمل على الدعم التنظيمي والفني للأنشطة الإدارية والإدارية للمدير.
2.2. يقبل المراسلات الواردة لينظر فيها المدير، ويحيلها وفقًا للقرار المتخذ إلى الوحدات الهيكلية أو جهة تنفيذ محددة لاستخدامها في سير العمل أو إعداد الردود.
2.3. يقبل المستندات والبيانات الشخصية لتوقيع المدير.
2.4. الرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل ونقل المعلومات الرسمية إلى المدير وتنظيم المحادثات الهاتفية مع المدير.
2.5. نيابة عن المدير، يقوم بإعداد الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى.
2.6. يؤدي العمل على إعداد الاجتماعات والاجتماعات التي يعقدها المدير (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بموعد ومكان الاجتماع، وجدول الأعمال، وتسجيلهم)، ويحتفظ ويحرر محاضر الاجتماعات والاجتماعات.
2.7. يراقب تنفيذ موظفي المؤسسة للأوامر والتعليمات الصادرة وكذلك الالتزام بالمواعيد النهائية لتنفيذ تعليمات وتعليمات المدير المتخذة تحت السيطرة.
2.8. تزويد مكان عمل المدير بالمعدات التنظيمية اللازمة واللوازم المكتبية، وتهيئة الظروف الملائمة لعمل المدير الفعال.
2.9. ينظم استقبال الزوار، ويسهل النظر الفوري للطلبات والاقتراحات المقدمة من الموظفين.
2.10. يقوم بتكوين الملفات طبقاً للمسميات المعتمدة والتأكد من سلامتها ورفعها إلى الأرشيف خلال الإطار الزمني المحدد.
2.11. تنظيم رحلات عمل للمدير: طلب تذاكر الطيران والقطارات، وحجز الفنادق.
2.12. يؤدي المهام الرسمية الفردية من رئيسه المباشر.

3. حقوق السكرتير

يحق للسكرتير:
3.1. تلقي المعلومات، بما في ذلك المعلومات السرية، بالقدر اللازم لحل المهام المعينة.
3.2. تقديم المقترحات إلى الإدارة لتحسين عملك وعمل الشركة.
3.3. الطلب شخصياً أو نيابة عن المدير من أقسام المؤسسة وغيرهم من المتخصصين المعلومات والوثائق اللازمة لأداء واجباته الرسمية.
3.4. مطالبة الإدارة بتهيئة الظروف العادية لأداء الواجبات الرسمية وسلامة جميع المستندات التي يتم إنشاؤها نتيجة لأنشطة الشركة.
3.5. اتخاذ القرارات ضمن اختصاصك.

4. مسؤولية السكرتير

السكرتير هو المسؤول:
4.1. بسبب الفشل في الأداء و/أو الأداء غير المناسب للواجبات الرسمية.
4.2. لعدم الالتزام بالتعليمات والأوامر واللوائح الحالية بشأن الحفاظ على الأسرار التجارية والمعلومات السرية.
4.3. لانتهاك لوائح العمل الداخلية وانضباط العمل وقواعد السلامة والسلامة من الحرائق.