Primární dokumenty stručně. Jaké primární účetní doklady existují: seznam

Primárními účetními doklady se v současné praxi rozumí doklady odrážející skutečnosti hospodářského života (uzavření obchodů, pohyb skladových položek apod.). Jsou sepisovány v době transakcí nebo po jejich dokončení, aby potvrdily skutečnosti, které se staly. Na jejich základě účetní provádí záznamy v účetním programu podniku a přijímá částky pro daňové účetnictví.

V jaké formě je „primární“ sestavován?

Podle vysvětlení Ministerstva financí má společnost právo samostatně určovat, které formy „primárního“ použít. Přijaté rozhodnutí je pevně stanoveno v účetních zásadách organizace. Praxe ukazuje, že podnikatelské subjekty využívají jednu ze tří možností:

• Sjednocené formuláře nabízené společností Goskomstat.
• Vzorky vyvinuté společností samostatně a zajištěné vnitřními předpisy.
• Kombinované možnosti: primární dokumenty v jednotném formátu, doplněné o určitá pole.

Právo podnikatelských subjektů samostatně vypracovávat „primární“ formuláře se nevztahuje na následující typy dokumentů:

• pokladní doklady (zejména spotřební materiál a účtenky);
• přísné formy hlášení;
• faktury za dopravu.

Pro ně ministerstvo financí zavádí jednotné formuláře jako povinné.

Pokud společnost, která transakci uzavřela, neurčila formy „primárního dokumentu“ ve smlouvě, má protistrana právo předložit dokumenty pomocí vlastních vzorků. Aby se předešlo otázkám ze strany regulačních orgánů, měla by společnost ve svých účetních zásadách uvést, že přijímá dokumenty na formulářích vyvinutých jejími dodavateli a zákazníky.

Důležité! Přítomnost „primárního“, který zprostředkovává konkrétní operaci, je povinným požadavkem pro její odraz v účetnictví a daňovém účetnictví.

Povinné údaje o „primárním“

Podle Čl. 9 402-FZ musí prvotní účetní doklady obsahovat tyto povinné náležitosti:

• název obchodního dokumentu, například „Certificate of Accepted Work“;
• číslo podle vnitřních pravidel číslování původní společnosti;
• datum vyhotovení dokumentu;
• úplný název společnosti vydávající „primární registraci“;
• podstata obchodní transakce, ke které došlo (například odeslání zboží kupujícímu, složení hotovosti do pokladny, převzetí provedené práce apod.);
• oceňování ekonomické skutečnosti, ke které došlo v hotovosti nebo v naturáliích;
• pozici a celé jméno zaměstnance odpovědného za dokončení nebo zpracování transakce;
• vlastnoruční podpis oprávněné osoby.

Seznam osob oprávněných podepisovat prvotní účetní doklady stanoví vedoucí organizace. Je to zajištěno jeho příkazem.

Některé formuláře obsahují další podrobnosti ve vztahu ke standardnímu seznamu. Například nákladní listy musí obsahovat údaje o voze, jeho majiteli a řidiči.

Je nutné umístit pečeť organizace na „primární“ dokument? Není to povinná podmínka; bez ní se neobejdete, pouze pokud je její přítomnost stanovena ve vzorku zakotveném v účetních zásadách společnosti.

Typy primárních dokumentů

Současná legislativa nestanoví uzavřený seznam prvotních účetních dokladů roku 2018. Jejich rozmanitost je dána rozsahem činnosti ekonomického subjektu. Pro jednu společnost budete potřebovat nákladní list, pro druhou - akt odepisování literatury z knihovny.

Mezi nejběžnější typy dokumentace patří:

• nákladní list – zprostředkovává transakce pro příjem a převod zboží a materiálu;
• potvrzení o přijetí – vystavuje se v situacích, kdy jedna strana akceptuje výsledky práce provedené druhou stranou;
• mzdová agenda - připravená při výplatě mezd zaměstnancům;
• OS-1 – odráží příjem nebo vyčerpání položky dlouhodobého majetku (kromě nemovitostí);
• INV-1 – konsoliduje výsledky inventarizace;
• zálohová zpráva – potvrzuje výdaje zaměstnance přijíždějícího z pracovní cesty;
• pokladní doklady (šeky, PKO, RKO atd.);
• platební příkaz;
• účetní doklad atd.

Uvedený seznam prvotních účetních dokladů není úplný. Společnosti v různých oblastech činnosti používají potřebné formuláře, aby odrážely své transakce.

V závislosti na způsobu implementace může být „primární“ papírový nebo elektronický. Druhá možnost se využívá ve firmách, kde je zřízena elektronická správa dokumentů. Pomáhá zjednodušit a urychlit zpracování obchodních dokumentů a zefektivnit interakci mezi protistranami.

Podle platné legislativy jsou všechny druhy „primárních materiálů“ skladovány ve firmě po dobu pěti let. Odpočítávání začíná od konce vykazovaného roku. Například papíry vydané v roce 2018 musí být skladovány do roku 2023 včetně. Porušení tohoto pravidla povede k řízení s daňovou službou a uložení sankcí organizaci.

Federální zákon 402-FZ „O účetnictví“ popisuje všechny účetní a primární dokumenty. Jsou potřeba především pro daňové účely – jako doklady potvrzující vámi vynaložené výdaje a správnost stanovení základu daně.

Primární dokumenty musí být uchovávány po dobu 4 let. Během této doby je může finanční úřad kdykoli požádat o kontrolu vás nebo vašich protistran. „Primární“ se také používá v soudních sporech ve sporech s protistranami.

Prvotní účetní doklady se vystavují v době obchodních transakcí a označují jejich dokončení. Seznam dokumentů doprovázejících konkrétní transakci se může lišit v závislosti na typu transakce. Přípravu všech nezbytných primárních dokumentů obvykle provádí dodavatel. Zvláštní pozornost je třeba věnovat těm dokumentům, které vznikají při transakcích, kde jste kupujícím, protože se jedná o vaše výdaje, a proto máte větší zájem na dodržování litery zákona než váš dodavatel.

Rozdělení primárních dokumentů podle fází podnikání

Všechny transakce lze rozdělit do 3 fází:

Fáze 1. Souhlasíte s podmínkami obchodu

Výsledkem bude:

• smlouva;
• faktura k platbě.

Fáze 2. Probíhá platba za transakci

Potvrdit platbu:

výpis z běžného účtu, pokud byla platba provedena bankovním převodem nebo akvizicí nebo prostřednictvím platebních systémů, kde jsou peníze převáděny z vašeho běžného účtu;

• pokladní doklady, doklady o pokladních dokladech, striktní formuláře hlášení - pokud byla platba provedena v hotovosti. Ve většině případů tuto platební metodu používají vaši zaměstnanci, když berou peníze na účet. Vypořádání mezi organizacemi je zřídka ve formě hotovosti.

Fáze 3. Příjem zboží nebo služeb

Je bezpodmínečně nutné potvrdit, že zboží bylo skutečně přijato a služba byla poskytnuta. Bez toho vám finanční úřad nepovolí snížit daň z vynaložených peněz. Potvrďte příjem:

• nákladní list — za zboží;
• prodejní doklad - obvykle se vystavuje společně s pokladním dokladem, nebo pokud je výrobek prodáván samostatným podnikatelem;
• potvrzení o provedené práci/poskytnutých službách.

Povinné primární dokumenty

Navzdory variabilitě transakcí existuje seznam povinných dokumentů, které jsou vypracovány pro jakýkoli typ transakce:

• smlouva;
• kontrola;
• přísné formuláře hlášení, pokladna, prodejní doklad;
• faktura;
• potvrzení o provedené práci (poskytnuté služby).

Dohoda

Při realizaci obchodu je s klientem uzavřena smlouva, která specifikuje veškeré náležitosti nadcházejících obchodních případů: platební postupy, expedice zboží, termíny dokončení prací nebo podmínky poskytování služeb.

Smlouva upravuje práva a povinnosti smluvních stran. V ideálním případě by ke každé transakci měla být připojena samostatná smlouva o dodávce zboží nebo služeb. Při dlouhodobé spolupráci a realizaci obdobných operací však lze uzavřít jednu rámcovou dohodu. Smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních s razítky a podpisy každé strany.

Některé transakce nevyžadují písemnou smlouvu. Například kupní smlouva je uzavřena od okamžiku, kdy kupující obdrží hotovost nebo prodejní doklad.

Faktura k platbě

Faktura je smlouva, na jejímž základě dodavatel stanoví cenu za své zboží nebo služby.

Kupující přijímá podmínky smlouvy provedením příslušné platby. Forma faktury k úhradě není přísně regulována, proto má každá společnost právo vypracovat vlastní podobu tohoto dokladu. Ve faktuře můžete specifikovat podmínky transakce: podmínky, upozornění na platbu předem, platební a dodací postupy atd.

V souladu s článkem 9-FZ „O účetnictví“ se u tohoto dokumentu nevyžaduje podpis ředitele nebo hlavního účetního a pečeť. Neměly by však být opomíjeny, aby se předešlo otázkám protistran a státu. Faktura neumožňuje klást nároky na dodavatele - pouze fixuje cenu produktu nebo služby. Kupujícímu je zároveň zachováno právo požadovat vrácení peněz v případě bezdůvodného obohacení dodavatele.

Platební doklady: pokladní doklady, přísné formuláře pro hlášení (SSR)

Tato skupina primárních dokumentů umožňuje potvrdit skutečnost platby za zakoupené zboží nebo služby.

Platební doklady zahrnují tržby a pokladní doklady, účetní závěrky, žádosti o platbu a objednávky. Kupující může obdržet objednávku z banky platbou bankovním převodem. Při platbě v hotovosti obdrží kupující od dodavatele pokladní doklad nebo doklad o zboží.

Konosament nebo prodejní doklad

Prodejní doklady, jak jsme uvedli výše, jsou vydávány při prodeji zboží jednotlivcům nebo samotnými jednotlivci.

Faktury slouží především právnickým osobám k evidenci výdeje/prodeje zboží nebo skladových položek a jejich dalšího příjmu klientem.

Faktura musí být vyhotovena ve dvou vyhotoveních. První zůstává u dodavatele jako doklad potvrzující skutečnost převodu zboží a druhá kopie je předána kupujícímu.

Údaje na faktuře se musí shodovat s čísly na faktuře.

Oprávněná osoba odpovědná za propuštění zboží musí na faktuře uvést svůj podpis a pečeť organizace. Strana přebírající zboží je dále povinna toto podepsat a potvrdit pečetí na dodacím listu. Použití faksimilního podpisu je povoleno, ale musí to být zaznamenáno ve smlouvě.

Osvědčení o provedených službách (odvedená práce)

je oboustranný primární dokument, který potvrzuje skutečnost transakce, náklady a načasování služeb nebo práce.

Zákon vystavuje zhotovitel svému objednateli na základě výsledků poskytnutých služeb nebo provedených prací. Tento primární dokument potvrzuje soulad poskytovaných služeb (prováděných prací) s podmínkami uzavřené smlouvy.

Faktura

Faktura je doklad, který je potřeba výhradně ke kontrole pohybu DPH. Faktury jsou obvykle vystavovány společně s dodacími listy nebo úkony. Existují faktury na zálohové platby.

Tento primární dokument je přísně regulován. Obsahuje:

• informace o výši finančních prostředků;
• část textury.

Faktura je základem pro přijetí předložených částek DPH k odpočtu. Všechny podniky platící DPH jsou povinny jej vypsat.

V poslední době je populární univerzální převodní doklad (UPD). Tento doklad nahrazuje pár faktura + faktura nebo úkon + faktura.

Podnikejte v pohodlné online službě pro výpočet mezd a zasílání zpráv Federální daňové službě, Penzijnímu fondu a Fondu sociálního pojištění. Služba automaticky generuje primární dokumenty a UPD.

Prvotní účetní doklady nebo prvotní evidence, jak je účetní nazývají, jsou základem účetnictví, a to účetního i daňového. Bez řádné registrace, údržby a primárních dokumentů není možné provozovat legální podnikatelskou činnost.

Zákon „o účetnictví“ ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ uvádí, že „každá skutečnost ekonomického života podléhá registraci jako primární účetní doklad“.

Abyste měli všechny potřebné doklady, měli byste své účetnictví pravidelně kontrolovat a těm, kteří na to nemají čas, doporučujeme službu auditu účetnictví zdarma.

Prvotní doklad písemně prokazuje skutečnost obchodní transakce, potvrzuje provizi obchodních nákladů při výpočtu základu daně a zakládá odpovědnost výkonných umělců za provedení obchodní transakce. Primární doklady požadují daňoví inspektoři při kontrole přiznání a hlášení a jsou nezbytné při kontrole.

Vzhledem k tomu, že primární dokumenty vyplňují a připravují nejen účetní, ale také manažeři, jednotliví podnikatelé, obchodní manažeři a další zaměstnanci, zveme vás, abyste se seznámili s požadavky na tyto dokumenty.

Kdo vytváří formy primárních dokumentů?

Primární účetní doklady jsou sjednocený(jehož formu vyvinul Rosstat (dříve Goskomstat Ruské federace) neboli Centrální banka) a nezávisle vyvinuté daňovými poplatníky.

Článek 9 zákona č. 402-FZ obsahuje následující seznam povinných údajů primárních dokumentů (sjednocených nebo samostatně vyvinutých):

• název dokumentu;
• datum vyhotovení dokumentu;
• název ekonomického subjektu, který dokument sestavil;
• obsah faktu hospodářského života;
• hodnota přirozeného a (nebo) peněžního měření skutečnosti ekonomického života s uvedením jednotek měření;
• název pozice osoby, která transakci, operaci dokončila, a osoby odpovědné za její provedení;
• podpisy těchto osob.

Pokud jde o pečeť, i když není uvedena mezi požadovanými údaji, pokud existuje pole „M.P.“ (prostor pro tisk) je vyžadován jeho otisk.

Pokud se daňový poplatník spokojí s jednotnými formuláři od Goskomstatu (jejich seznam je naštěstí obrovský), není nutné vyvíjet vlastní formuláře. Existuje také koncept „modernizované primární“, tzn. jednotné prvotní doklady, ke kterým si poplatník provedl vlastní doplňky.

Vezměte prosím na vědomí Nemůžete samostatně rozvíjet a schvalovat formuláře následujících primárních dokumentů:

• pokladní doklady;
• platební příkaz a další doklady o zúčtování banky;
• jednotné formuláře pro platby pomocí registrační pokladny;
• nákladní list;
• výplatní páska a výplatní páska.

Takové primární dokumenty lze pouze sjednotit.

Kde najdu vzory jednotných primárních dokumentů?

Za vývoj a schvalování formulářů pro primární dokumenty odpovídá Goskomstat (nyní Rosstat). Dnes se nadále používají jednotné formy vyvinuté v 90. letech minulého století. Pouze zúčtovací (platební) dokumenty vyvinuté Bankou Ruska mají relativně nové vydání - z roku 2012.

Takové dokumenty se nazývají různě: akty, deníky, faktury, výpisy, objednávky, knihy, instrukce, kalkulace, plné moci, příkazy atd. Pomocí této tabulky zjistíte, ve kterém usnesení Státního výboru pro statistiku jsou jednotné formy primárních dokumenty, které potřebujete, jsou zveřejněny.

Na našem webu si můžete stáhnout formuláře jednotných primárních dokumentů a podle .

Přísný formulář pro hlášení (SRF) je také primární dokument, ale jsou na něj kladeny zvláštní požadavky. Seznam povinných údajů BSO je širší než seznam běžných primárních dokumentů, zejména je vyžadováno DIČ a přítomnost plomby.

V článku „“ se dozvíte, v jakých případech je nutné použít jednotnou formu tohoto dokumentu a kdy si jej můžete vyvinout sami.

Chyby v primárních dokumentech

V první řadě musí zdrojové dokumenty obsahovat správně specifikované povinné náležitosti. Podle ministerstva financí může poplatník zohlednit výdaje v primárním daňovém přiznání, pokud obsahuje jen drobné chyby.

Takové chyby by neměly narušovat přesnou identifikaci prodávajícího a kupujícího, název zboží a jeho hodnotu a další okolnosti doložené skutečnosti hospodářského života (z dopisu Ministerstva financí ze dne 4. února 2015 č. 03-03-10/4547).

Typická zjednodušená formulace vysvětlení úředníků bohužel často neumožňuje jasně pochopit, které nepřesnosti nebo chyby v primárních dokumentech budou považovány za nepodstatné.

Jde například o drobnou chybu, když je jméno poplatníka napsáno malými písmeny místo velkých? V dalším dopise - ze dne 5. 2. 2012 č. 03-07-11/130 Ministerstvo financí uvedlo, že chyby jako záměna velkých písmen za malá a naopak; obrácení písmen; nesprávné uvedení organizační a právní formy není překážkou identifikace poplatníka (pokud je správně uvedeno DIČ a další údaje).

Následující chyby však lze považovat za významné pro primární dokumenty:

• aritmetické chyby (chybně je uvedena cena/množství produktu nebo částka daně);
• různé názvy stejného produktu (například ve specifikaci smlouvy o dodávkách se bonbony nazývají „Vaflové bonbóny v čokoládě“ a na faktuře „Medvěd na severu“);
• nepřesné pracovní pozice těch, kdo podepisují primární dokumenty (např. v plné moci je uvedeno „zástupce generálního ředitele“ a v potvrzení o přijetí je uvedeno „zástupce ředitele“);
• částky v číslech se neshodují se stejnými částkami uvedenými slovy (místo 155 000 rublů (sto padesát pět tisíc rublů) se píše 155 000 rublů (padesát pět tisíc rublů)).

Finanční úřad nemusí uznat výdaje za takové prvotní doklady, problémy může mít i protistrana při odpočtu DPH.

Primární dokumenty můžete opravit pouze opravným způsobem(nesprávný text je přeškrtnut jednou tenkou čarou a správný text je napsán nahoře). Opravy jsou doplněny nápisem „Opraveno“, datem a podpisy odpovědných osob. Opravy příchozích a odchozích příkazů, bankovních dokumentů a BSO jsou nepřijatelné. Je třeba je sestavit znovu.

Věnujte pozornost tomu, že primární dokumenty jsou podepisovány v době platnosti plné moci vydané k jejich podpisu, jinak budou mít inspektoři za to, že dokumenty podepsal neoprávněný pracovník. Totéž je třeba sledovat u podpisů zástupců protistran na vašem primárním dokumentu: plné moci jim vystavené musí být aktuální.

Při přípravě primárních dokumentů je třeba dávat pozor nejen na jejich vyplňování, ale také na shodu jejich dat a dalších podrobností s jinými dokumenty, například smlouvami a fakturami. Kontroverzní tak bude odpočet DPH na faktuře vystavené dříve než dodací list.

Dotazy ze strany finančních úřadů vyvolají faktury nebo úkony podepsané dříve než dohoda, jejíž provedení je potvrzeno primárními dokumenty. Z této situace existuje východisko stanovené v odst. 2 čl. 425 Občanského zákoníku Ruské federace: v textu smlouvy uveďte následující ustanovení: „Podmínky této smlouvy se vztahují také na vztahy stran, které vznikly před jejím uzavřením.“

Nebo např. zákon uvádí, že dílo bylo dokončeno v období od 10. března do 30. března, přičemž ve smlouvě je doba prací stanovena od 10. dubna do 30. dubna. V takovém případě můžete sepsat dodatečnou smlouvu ke smlouvě, která uvádí skutečný termín dokončení práce nebo v samotném aktu uvádí, že práce byla dokončena před plánovaným termínem.

Dodavatelé musí být opatrní, když zákazník podepisuje osvědčení o dokončení práce. Pokud se na smlouvě podíleli subdodavatelé, musí s nimi zhotovitel před předáním díla objednateli podepsat smlouvy. Pokud se tato data neshodují, mohou finanční úřady považovat náklady subdodavatele za neoprávněné a neuznat je při výpočtu základu daně.

Dokumentový tok primárních dokumentů

Tok dokumentů primárních dokumentů zahrnuje následující fáze:

• příprava primárního dokumentu;
• předání dokladu do účtárny, kde je zkontrolován a zapsán do evidence;
• aktuální uložení a následné předání dokumentu do archivu.

Není to prázdná otázka: kdy by měly být vypracovány primární dokumenty? Odpověď na to je v článku 9 zákona č. 402-FZ „Prvotní účetní doklad musí být vyhotoven při spáchání faktu ekonomického života a není-li to možné, ihned po jejím skončení.“

Je nepřípustné vyhotovovat primární dokumenty několik dní po obchodní transakci. Všichni zaměstnanci, kteří mají právo sepisovat primární registraci, musí dodržovat harmonogram toku dokumentů, ve kterém můžete nastavit například následující lhůty pro předkládání dokladů účetnímu oddělení:

• příchozí a odchozí hotovostní příkazy - v den vyhotovení;
• doklady související s evidencí tržeb - nejpozději následující pracovní den;
• předběžné zprávy - nejpozději do tří pracovních dnů po vyčerpání prostředků;
• potvrzení o pracovní neschopnosti - nejpozději následující pracovní den po nástupu do práce apod.

Pokud jde o dokumenty podepsané protistranami, povinnost jejich včasného předání může být upravena v textu smlouvy např. takto: „Odběratel se zavazuje předat dodavateli originály podepsaných dodacích listů, úkonů a faktury nejpozději do dvou pracovních dnů od data jejich podpisu.“

Při předložení podepsaného primárního dokladu účetní oddělení zkontroluje formu dokladu; dostupnost požadovaných podrobností; zákonnost obchodní transakce; aritmetické výpočty. Údaje z ověřených prvotních dokladů se zapisují do účetních registrů.

Běžné uložení prvotních záznamů probíhá zpravidla v účtárně a na konci roku jsou dokumenty seskupeny podle data, shromážděny do svazků a převedeny do archivu. Primární dokumenty musí být uchovávány po dobu nejméně pěti let.

Požadavky obsažené v zákoně „o účetnictví“ stanoví, že každá skutečnost hospodářského života podléhá evidenci v primárním účetním dokladu. Co představuje „primární dokument“, jak je vypracován a kdo by měl být ve společnosti pověřen odpovědností za přípravu dokumentů, se budeme zabývat v článku.

Co je primární dokumentace a za jakým účelem je sestavována?

Primárním dokumentem je dokumentace, která potvrzuje realizaci obchodních transakcí. Dokumenty musí být vypracovány ve stejném pořadí jako události, ke kterým došlo.

Registrace primární doklady v účetnictví je nezbytným požadavkem pro vedení podnikového účetnictví. V dnešní době jsou však požadavky na primární dokumentaci zcela odlišné. Od roku 2013 tak odpadá povinnost používat jednotné formy základních účetních dokladů. Nyní mají firmy na výběr, zda při své činnosti použijí dokumenty již vypracované státem nebo je schválí samostatně s přihlédnutím k potřebám organizace. Pokud však použití primárního dokumentu neurčuje Státní výbor pro statistiku, ale jiné regulační dokumenty, například „Postup pro provádění hotovostních transakcí“, jsou tyto formuláře povinné.

Význam primárních účetních dokladů organizace nelze podceňovat. Chyby zjištěné v primárních datech nám neumožňují určit správný základ daně potřebný pro výpočet plateb daně. V důsledku toho mohou vzniknout nejen nedorozumění s inspekcí, ale také důvody pro uložení sankcí.

Aby společnost nemusela obhajovat své stanovisko ve sporu s finančními úřady, je nutné věnovat dostatečnou pozornost postupu při vyhotovování účetních dokladů.

Požadavky na registraci „primárního“

Hlavním požadavkem pro registraci „primárního“ je povinná přítomnost všech podrobností.

Všechny dokumenty obsažené v albu Unified Documents již obsahují povinné informace. Pokud však společnost používá vlastní vzory formulářů, je nutné zajistit, aby obsahovaly všechny informace, které je třeba zveřejnit.

Z větší části se každý primární dokument skládá ze tří částí:

• Záhlaví;
• Hlavní část;
• Designová část.

Záhlaví má odrážet informace o vystavovaném dokumentu, organizaci, která jej vydala, a jeho protistraně, konkrétně:

• Název primárního dokumentu;
• Kód tohoto formuláře je v souladu s klasifikátorem OKUD. V praxi je toto pole často ponecháno prázdné, protože za to nejsou ze strany finančních úřadů žádné sankce;
• Datum uskutečněné skutečnosti hospodářského života;
• Název organizace, která dokument sestavila;
• Kód organizace v souladu s klasifikátorem OKPO;
• Název jednotky odpovědné za obchodní transakci (uvede se, pokud je k dispozici);
• Název měrné jednotky v souladu s klasifikátorem OKEI a také měna provedené transakce.

Hlavní část prvotního účetního dokladu může být prezentována v tabulkové i textové podobě. Tento prvek dokumentu vyžaduje, aby byly zohledněny následující přihlašovací údaje:

• Podrobný obsah skutečnosti hospodářského života, který nastal. Společnost bude muset napsat tento bod tak, aby obsahoval maximální množství užitečných informací v minimálním počtu slov;
• Kódy a indikátory v peněžním a fyzickém vyjádření.
• Částky transakce a, pokud existuje daň, jsou uvedeny na samostatném řádku.

Poslední fází přípravy primárního dokumentu je sběr podpisů osob odpovědných za skutečnost hospodářského života. Kromě celého jména zaměstnance je nutné uvést:

• Pozice zaměstnanců odpovědných za správné provedení dokumentu, úplnost a přesnost informací v něm obsažených;
• Originální podpisy stran;
• Datum vyhotovení primárního dokumentu, postavení skutečného vykonavatele operace, jeho podpis a celé jméno a také kontaktní údaje.

Potřebuji pečeť na primární účetní doklady?

Při přípravě účetních dokladů vyvstává mnoho otázek ohledně otisku pečeti. Pochybnosti organizací se staly obzvláště aktuální poté, co byl v roce 2015 zrušen požadavek na povinnou přítomnost plomby.

Pokud jde o určitý seznam primárních dokumentů, na kterých je nutný otisk pečeti, v praxi je tento požadavek implementován v několika případech:

1. Pokud dokument obsahuje označení „M.P.“ s uvedením místa pro otisk pečeti;
2. Když je požadavek na otisk stanoven na úrovni ruské legislativy;
3. Když je požadavek na tiráž stanoven v primárním dokumentu.

Je však důležité poznamenat, že určení, zda je tisk na konkrétní primární dokument vyžadován či nikoli, je nutné pouze pro ty společnosti, které nadále provozují své podnikání pomocí tisku.

Typické chyby v primární dokumentaci

Vzhledem k tomu, že na základě prvotní účetní dokumentace ve společnosti se tvoří základ daně a vypočítávají daně, finanční úřady bedlivě sledují správnost dokladů a spolehlivost údajů, které se v nich projevují. Nejčastější chyby při přípravě „primárky“ jsou:

• Použití formulářů neschválených společností. Když daňový inspektorát přijde do organizace s auditem, prvním dokumentem, který požaduje, je účetní politika. Právě v něm by měla být zaznamenána skutečnost použití nezávisle vyvinutých formulářů dokumentů;
• Absence povinných údajů ve formuláři;
• Absence povinných informací v buňkách formuláře;
• Aritmetické chyby při kompilaci. Toto porušení se často vyskytuje pouze v „primárním“ formuláři, který se nevyplňuje elektronicky, ale ručně, protože generování dokumentu pomocí počítačových programů vám umožňuje předcházet chybám ve výpočtech;
• Oprava byla provedena v pokladní dokumentaci v rozporu se zákonnými požadavky;
• V buňkách, které je nutné vyplnit, ale u kterých chybí informace nebo se číselné hodnoty indikátorů rovnají nule, nejsou umístěny pomlčky.
• Dokument byl podepsán neoprávněnou osobou. V praxi společnost musí mít příkaz manažera definující seznam osob, které mají právo podepisovat určité primární účetní dokumenty.

Pokud je tedy „primární dokument“ podepsán osobou, která takové právo nemá, považuje se dokument za neplatný a nemá žádnou právní sílu.

Nejprve si všimneme, že je možné a nutné opravit „primární“ dokument, protože nespolehlivě reflektované informace představují pro firmy větší nebezpečí než opravený dokument. U všech účetních forem dokladů však není možné provádět opravy.

V souladu s požadavky stanovenými pro přípravu primárních pokladních a bankovních dokladů jsou úpravy této kategorie formulářů zakázány.

Stejně jako u všech ostatních primárních dokumentů jsou opravy povoleny.

V tomto případě je nutné dodržovat jednoduchá pravidla, která umožňují upravit dokument, aniž by byla ohrožena jeho vizuální prezentace.

Sečteno a podtrženo je toto:

• Nesprávný údaj je třeba pečlivě přeškrtnout.
• Vedle opravy uveďte nejnovější informace.

Opravy primárních dokumentů mohou provádět pouze pověření zaměstnanci. V důsledku toho musí být provedená oprava ověřena podpisem odpovědného pracovníka společnosti.

Doba trvání x ztráta primárních dokumentů v organizaci

Organizace je odpovědná za ukládání primárních dokumentů. Ale pro různé kategorie dokumentů jsou stanoveny různé doby, během kterých musí být vyplněné dokumenty ve společnosti uloženy.

Minimální trvanlivost „primárních“ je pět let. U personální evidence je však doba, po kterou musí dokumenty ve firmě zůstat, 75 let.

Organizace musí zároveň zajistit vhodné podmínky pro uchovávání dokumentů a zamezit neoprávněným opravám tiskopisů. Obecně by odpovědnost za bezpečnost primární účetní dokumentace měla být svěřena vedoucímu společnosti.

Veškerá primární dokumentace je potvrzením finanční činnosti společnosti. Tyto účetní doklady budou primárně vyžadovat regulační orgány při kontrole. Proto jsou na údržbu a skladování takových papírů kladeny zvýšené požadavky.

Primární dokumentace, nebo jak ji virtuózní účetní nazývají, primární dokumentace, je důkazem finančních záležitostí společnosti. Navíc, mají-li tyto dokumenty právní sílu, mohou společnosti buď pomoci v kontroverzních otázkách, nebo ji podrazit. Těmito dokumenty jsou: smlouva, faktura, platební doklady, dodací list, faktura, prodejní doklad a další.

Formy primárních dokumentů jsou sjednoceny. V případě potřeby jsou do formuláře přidány další řádky, ale zároveň jsou zachovány ty hlavní. To je uvedeno v Předpisech o účetnictví a účetnictví v Ruské federaci (Nařízení Ministerstva financí Ruska ze dne 29. července 1998 č. 34 n (ve znění ze dne 26. března 2007 č. 26 n). Výjimkou jsou formuláře pro provádění hotovostních transakcí (vyhláška Státního statistického výboru Ruska ze dne 24. března 1999 č. 20).

Veškeré změny a doplňky provedené ve standardním formuláři jsou schvalovány příkazem vedoucího společnosti.

Organizace samostatně zpracovává formuláře primárních dokumentů, pokud požadovaný formulář není k dispozici v katalogu jednotných formulářů. Povinná podmínka: tyto formuláře musí obsahovat nezbytné údaje.

1. Jaký je název dokumentu?
2. Při sestavování.
3. Informace o organizaci, která dokument sestavuje.
4. Uveďte, co konkrétní obchodní transakce u tohoto dokumentu zahrnuje, náklady transakce (peněžní nebo naturální).
5. Výčet osob odpovědných za vyhotovení dokumentu s povinným podpisem.

Výše uvedené podrobnosti jsou uvedeny ve federálním zákoně „o účetnictví“.

Všechny primární doklady musí být včas předloženy účetnímu oddělení. Dodržování chronologie zadávání údajů je jednou z hlavních podmínek řádného účetnictví.

Pro pohodlné účtování jsou všechny primární záznamy zařazeny do skupin - tabulka:

A dalším úspěšným vynálezem účetní služby je rozvrh toku dokumentů. Upozornění: forma rozvrhu musí být zohledněna v účetních zásadách organizace.

Plán toku dokumentů

Odpovídající řádky a sloupce odrážejí údaje o pohybech vykazovacích dokladů. Obrovským plusem tohoto harmonogramu je, že všechny vystavené doklady jsou pod kontrolou. Hlavní věcí je nezapomenout na příslušné záznamy.

Vyplňte podle pravidel

Začněme tím, že je třeba zkontrolovat primární data předaná účtárně. Co zkontrolovat:

1. Množství náplně (jsou vyplněny všechny potřebné řádky a sekce).
2. Správnost vyplnění (zadané údaje musí odpovídat místu zadání, rozpory v údajích jsou nepřípustné).
3. Spolehlivost informací (kontrola matematických operací, odsouhlasení s průvodními doklady).

Ověřený doklad musí být zapsán do účetní evidence.

Rada: Abyste se vyhnuli chybě opakovaného promítání dokladu do účetnictví, měli byste udělat následující. Na zadní straně formuláře je uvedeno datum a registrační číslo v rejstříku.

Jak vyplnit prvotní účetní doklady v roce 2017

• Všechny zápisy provedené v prvotních účetních dokladech musí mít dlouhou trvanlivost.
• Je povoleno používat papírové dokumenty spolu s elektronickými, které musí být podepsány digitálním podpisem (federální zákon 402-FZ ze dne 6. prosince 2011).
• Použití pečeti je povinné na těch dokumentech, kde je pro ni vyhrazeno místo.

Od 4. 7. 2015 získaly akciové společnosti a společnosti s ručením omezeným oprávnění k činnosti bez kulaté pečeti (spolkový zákon 82-FZ ze dne 4. 6. 2015). Zkontrolujte, co je napsáno v Listině o použití pečeti. Pokud bude společnost nadále používat pečeť, nejsou vyžadovány žádné změny Charty. Lhůta pro provedení takových změn ve stanovách společnosti není zákonem stanovena. Změny byste však neměli odkládat, abyste do finančních dokumentů nezanesli mnoho rozporů.

• Porovnání peněžních a přírodních ukazatelů. Není nutné označovat oba najednou, stačí jeden (federální zákon 402-FZ). Stává se, že je vhodnější uvést libovolný jeden indikátor (např. při přesunu materiálů v rámci firmy se používá přirozený indikátor). V potvrzení o přijetí služby je výhodnější uvádět pouze informace o ceně, ale aby nedocházelo k nedorozuměním, jsou typy služeb uvedeny navíc.
• Podpis odpovědné osoby. Zákon Ruské federace neříká nic o faksimilních podpisech na primárních dokumentech. Dopis Federální daňové služby Ruské federace č. 3–1.11.469 ze dne 23. září 2008 se zabývá postojem daňové služby k faksimile na dokumentech.
• Měna, ve které je dokument vystaven. Hlavní peněžní jednotkou je rubl. I když podmínky smlouvy hovoří o konvenčních jednotkách. Protože všechny transakce v účetnictví jsou oceněny v rublech (Federální zákon 402-FZ ze dne 6. prosince 2011). Nikdo nezakazuje přidávat další sloupce udávající částky v cizí měně, ale sloupec udávající částku v rublech musí být přítomen. V opačném případě hrozí odpočet výdajů a odpočty DPH.

Seznam primárních dokumentů

Dohoda

Pojem „dohoda“ je upraven v čl. 420 Občanský zákoník Ruské federace. Smlouva je ujednání o vzniku (změně) nebo zániku práv a povinností mezi stranami. Každá strana je povinna pečlivě si prostudovat podmínky smlouvy. Po dohodě je opatřen podpisem a razítkem každé strany. Smlouva jako primární dokument má plnou právní sílu, každá strana musí mít jednu podepsanou kopii. Všechny body uvedené v obsahu musí smluvní strany splnit v souladu se svými závazky. Spory se řeší smírnou cestou nebo soudní cestou.

A ještě jedna věc. Ne ve všech situacích je uzavření dohody uznáním vzájemných práv a povinností. Účtenka obdržená při nákupu produktu nebo služby se považuje za stejnou smlouvu.

Kontrola

Za primární účetní doklad je považována faktura za platbu přijatá od prodejce produktu nebo služby. Na základě částky uvedené na faktuře provede kupující platbu. V platebních dokladech je žádoucí mít odkaz na tento doklad (např. platební doklad obsahuje frázi „platba na fakturu č. 35/7 ze dne 31. 1. 2017“). Mohou nastat situace, kdy bude obtížné prokázat, že platba byla provedena konkrétně na konkrétní fakturu.

Předložená faktura je pro kupujícího produktu (služby) jakousi zárukou, že prodávající nezmění pevnou cenu ve stanovené lhůtě (1–5 dnů). Dobu platnosti faktury k platbě určuje prodávající. Kupující provede platbu ve stanovené lhůtě.

Faktura k platbě

Pokud platba není možná z řady důvodů (například problémy s účetní počítačovou sítí, finanční problémy), pak je vhodné na aktuální situaci upozornit prodejce, nejlépe předem. Je možné, že se datum faktury změní, ale podmínky nákupu zůstanou stejné.

Platební doklady

Tento typ účetních dokladů zahrnuje: šeky k platbě (komoditní, hotovostní), platební příkazy, výzvy k platbě.

Při nákupu zboží (služeb) za hotové z pokladny organizace si určitě uschovejte pokladní doklad a předejte jej do účtárny.

Pokladní doklad

Pokud na účtence není uvedeno, jaká platba se provádí v hotovosti, je třeba k pokladnímu dokladu přiložit prodejní doklad. Obsahuje soupis nakoupeného zboží (služeb) s uvedením, v jakém množství a za jakou cenu byla platba provedena. Prodejní doklad je opatřen razítkem prodávajícího a podpisem osoby odpovědné za prodej zboží (služby).

Prodejní doklad bez pokladního dokladu je uznán jako primární doklad, protože jednotlivý podnikatel má právo pracovat bez pokladny (s povinnou podmínkou vystavení prodejního dokladu).

Prodejní doklad vystavený samostatným podnikatelem bez použití pokladny

To je specifikováno v zákoně Ruské federace 54-FZ „O používání pokladního zařízení při hotovostních platbách a platbách pomocí platebních karet“ (relevantní v roce 2017).

Při platbě za zboží (služby) mezi právnickými osobami prostřednictvím běžného účtu je vystaven náložný list.

Seznam balení

Každá strana je sepsána podle vzoru (vyžaduje se podpis odpovědných osob a pečeť). Částky uvedené na dodacím listu a na faktuře se musí shodovat. V některých případech je vhodné použít faksimilní podpis, tato skutečnost by rozhodně měla být uvedena ve smlouvě o dodávce zboží (služby).

Při platbě faktury za produkt (službu) prostřednictvím běžného účtu je vystaven platební příkaz.

Platební příkaz

Jedná se o jednotný formulář dokumentu, nejčastěji vyplňovaný na výpočetní technice. Platbu připravenou k platbě lze do banky převést papírově nebo pomocí speciálního bankovního programu „Clint-Bank“ (který je mnohem rychlejší). Před odesláním musíte zkontrolovat všechny údaje o příjemci platby, abyste předešli nedorozuměním, zejména pokud s protistranou spolupracujete poprvé. Pečlivě vyplňte údaje o tom, za co platíte. Hodil by se podrobný popis s povinným uvedením detailů účtu (datum, číslo).

Žádost o platbu je primární dokument, ve kterém věřitel požaduje, aby dlužník prostřednictvím banky splatil dluh.

Žádost o platbu

Existuje požadavek bez přijetí: v tomto případě jsou peníze automaticky odepsány z účtu dlužníka. Požadavek na akceptaci znamená přítomnost akceptace ze strany dlužníka. Dohoda však může stanovit podmínky pro vrácení vzniklého dluhu, v tomto případě se vrácení dluhu prostřednictvím banky provádí bez akceptace.

Formulář faktury se používá v případech, kdy je evidována DPH.

Faktura

Jsou připraveni na faktury a úkony. Zaplacení zálohy na základě smlouvy je také důvodem pro vystavení faktury. DPH se odečítá na základě faktur a faktur. Za zmínku by stálo, že všichni plátci DPH jsou povinni vystavovat faktury. Mnohem pohodlnější je vyplňovat formuláře pomocí automatizovaných programů.

Provádění změn

Je přísně zakázáno provádět změny v hotovosti a bankovních dokladech (článek 9 federálního zákona Ruské federace „o účetnictví“).

Změny ostatních primárních dokumentů jsou přípustné, avšak za předpokladu, že všichni účastníci obchodní transakce jsou o provedených změnách informováni. Povědomí o změnách mezi účastníky stvrzují svými podpisy s uvedením data změn.

Oprava se provádí následovně: nesprávný zápis v dokladu se pečlivě přeškrtne tenkou čarou. Přitom to, co je přeškrtnuté, je dobře čitelné. Správný záznam se zadává nad nebo vedle opravy. Vedle přeškrtnuté čáry nebo tam, kde je dostatek volného místa, je napsán nápis „Believe the Corrected“. Musí být uvedeno celé jméno. osoba, která provedla změny, datum a podpis.

Jak dlouho je třeba uchovávat účetní doklady?

Místo uložení

Optimální místo pro uložení primárních materiálů je v archivu. Je důležité řádně připravit dokumenty pro uložení do archivu:

• Řazení v chronologickém pořadí.
• Zařízení podle typu.
• Vázání a zakládání dokumentů do složek.
• Příprava průvodního certifikátu.

Je důležité zajistit bezpečnost účetních registrů před neoprávněnými opravami. Opravu chyb lze provést pouze úřední cestou s podpisem toho, kdo úpravu provedl. Pro vaši informaci, právě v registrech se shromažďují informace o prvotních dokladech přijatých k účetnictví.

Je zde také obchodní tajemství: obsah rejstříků je právě takový. Zveřejnění informací o obsahu je trestné podle ruského práva.

Doba uložení

Federální zákon Ruské federace „o účetnictví“ (článek 17), jakož i archivní legislativa (nařízení Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 25. srpna 2010 č. 558) stanoví lhůtu pro uchovávání firemních dokumentů. U prvotních účetních dokladů je tato doba minimálně 5 let.

Doba uložení se začíná počítat od 1. ledna roku následujícího po roce uložení dokumentu do archivu.

Pokud organizace poruší dobu skladování primárních materiálů, mají kontrolní orgány právo ukládat sankce (článek 120 daňového řádu Ruské federace). Pokuta se pohybuje od 10 tisíc do 40 tisíc rublů v závislosti na stupni porušení.

Mimochodem, pro kontrolu ze strany finančních úřadů budou relevantní pouze dokumenty staré tři roky. Za neexistenci primární zprávy ze staršího období nemají inspektoři právo na pokutu podle článku 120 daňového řádu Ruské federace.

Účetní služba společnosti je povinna nejen řádně evidovat prvotní doklady, ale také zajistit jejich bezpečnost. Pouze v tomto případě se tvrzení finančních úřadů ukáží jako neopodstatněné.