Menu
DomovLéky a léky

Organizace a správa osobních záznamů „od nuly“. Personální evidence a její správné vedení v podniku

Pokud zaměstnavatel odmítne zaregistrovat zahraničního pracovníka, který se neregistroval v místě skutečného bydliště, společnost porušuje 109-FZ „O registraci migračních občanů a osob bez státní příslušnosti v Ruské federaci“.
Výše pokuty: pro úředníka - až 50 000 rublů; pro společnost - až 500 000 rublů; pro jednotlivé podnikatele - až 500 000 rublů. (Část 4 článku 18.9 zákoníku o správních deliktech Ruské federace).

Příklad 2

Není-li pracovní smlouva se zaměstnancem řádně sepsána (např. smlouva se zahraničním pracovníkem neobsahuje podrobnosti o politice VHI nebo náležitosti dokumentu, na jehož základě má právo pracovat v území Ruské federace - patent / pracovní povolení), společnost porušuje zákoník práce Ruské federace (článek 327.2 část 2).
Výše pokuty: pro úředníka - až 20 000 rublů; pro společnost - až 100 000 rublů; pro jednotlivé podnikatele - až 10 000 rublů. (článek 5.27 zákoníku o správních deliktech Ruské federace).

Příklad 3

Pokud při přijímání do zaměstnání požádáte zaměstnance o kopie dokladů (o vzdělání, osobních apod.) a následně je uložíte, ale nepodepíšete s ním smlouvu o zpracování osobních údajů, je takové jednání považováno za porušení 152 -FZ „O ochraně osobních údajů“.
Výše pokuty: pro vedoucího společnosti - až 20 000 rublů; pro společnost - až 75 000 rublů; pro jednotlivé podnikatele - až 75 000 rublů. (článek 13.11 část 2 zákoníku o správních deliktech Ruské federace).

Příklad 4

Pokud typ přírůstku pro zaměstnance není definován v pravidlech pro bonusy, ale je zaměstnancům pravidelně vyplácen, nelze platby akceptovat jako firemní výdaje. V souladu s tím společnost systematicky přeplácí nebo neodvádí daň z příjmu.

Příklad 1

Cizinec byl přijat na smlouvu na dobu určitou po dobu platnosti povolení k zaměstnání. Neexistuje žádný takový základ pro uzavření smlouvy na dobu určitou a nikoli smlouvy na dobu neurčitou. V případě propuštění cizího státního příslušníka po skončení smlouvy bude zaměstnanec soudní cestou navrácen do práce a společnost bude muset nahradit právní náklady, průměrný výdělek za každý den nucené nepřítomnosti, pracovní dny se započítají do délka služby pro výpočet roční placené dovolené a možná bude zaměstnanec vyžadovat také náhradu morální újmy.

Příklad 2

Propouštění zaměstnanců z důvodu snižování stavu zaměstnanců je proces, ve kterém hraje důležitou roli správné vyřízení personálních dokumentů. Zejména v případě, že personální tabulka není řádně udržována, může propuštěný zaměstnanec napadnout výpověď u soudu a být znovu dosazen tím, že prokáže, že mu nebyla nabídnuta všechna možná volná místa. Společnost proplatí průměrný výdělek za všechny dny nucené nepřítomnosti, náhradu dovolené a právní náklady.

Příklad 3

Zaměstnavatel se snaží zajistit všechna možná rizika a akceptuje jako standardní pracovní smlouvu staženou od poradce/garanta a doplněnou o jednotlivé doložky. Vícestránkový dokument vypadá působivě a vážně! Pokud ale dojde k pracovnímu sporu, příliš podrobná pracovní smlouva by mohla v případě soudního sporu firmu poškodit. Pouze zkušený právník dokáže určit, které body jsou zbytečné, které mohou působit ve prospěch zaměstnance a které jsou nutné a ochrání stranu zaměstnavatele.

Příklad 1

Pokud zaměstnanci firmy v praxi pochopí, že personální evidence se ve firmě provádí „jednou za čas“, utrpí reputace zaměstnavatele a klesá loajalita zaměstnanců. Být přesvědčen, že personální dokumenty jsou většinou podepsány pozdě a některé nejsou podepsány vůbec, může se zaměstnanec při odchodu dostat do konfliktu a pokusit se o vydírání.

Příklad 2

Do roku 2002 zákoník práce Ruské federace umožňoval, aby tabulka počtu zaměstnanců uváděla platové rozpětí pro pozice. Například platy pro obchodní manažery se mohou pohybovat od X do XX. Nyní je tato praxe nezákonná, v personální tabulce je nutné uvést pouze přesnou výši mzdy, stejnou pro všechny zaměstnance pracující na stejných pozicích. Pokud má společnost stále místní regulační akt starého stylu, kde jsou uvedeny rozsahy platů a zaměstnanci znají výši platů svých kolegů, způsobí to zbytečné zákulisní konverzace.

Příklad 3

Dovolená zaměstnancům pracujícím na střídačku by neměla připadat na mezisměnný odpočinek. Pokud společnost nemá kalendář dovolených, který zohledňuje tento aspekt plánování, nebo kalendář není dodržován, nevyhnutelně to způsobí nespokojenost zaměstnanců, kteří si jsou dobře vědomi svých práv.

je činnost zaměřená na systemizace personálních dokumentů a práci s nimi.

Personální oddělení existuje ve všech organizacích a zajišťuje nepřetržitou práci s dokumenty a také včasnou evidenci všech změn na straně podniku a jeho zaměstnanců.

Vážení čtenáři! Naše články hovoří o typických způsobech řešení právních problémů, ale každý případ je jedinečný.

Pokud to chcete vědět jak přesně vyřešit váš problém - kontaktujte online poradce vpravo nebo zavolejte konzultace zdarma:

Požadovaná literatura

Aby bylo možné rychle provést školení v kancelářské práci a aplikovat znalosti v praxi, odborníci doporučují věnovat pozornost následujícím tištěným publikacím:

Organizace správy personálních záznamů od nuly

Organizace správy osobních záznamů od nuly by měla být vybudována v následujících fázích:

  • Instalace speciálních počítačových programů určených k provádění kompetentní dokumentace a dalších záležitostí souvisejících se správou osobních záznamů.

    • Dnes existuje mnoho programů určených pro tyto potřeby. Nicméně šéfové organizací tradičně zvolte 1C.

    To je způsobeno skutečností, že v každém velkém nebo malém městě existují specialisté na instalaci a údržbu tohoto programu, ale těm, kteří by mohli obsluhovat inovativní vývoj, nelze vždy zavolat telefonicky.

  • Studium důležitých dokumentů organizace.

    • Všechny předložené smlouvy a dokumenty musí být v souladu se stanovami organizace a nesmí být v rozporu. Důležitou součástí je především odstranění neshod s vedením či zaměstnanci.

  • Nákup nebo vytvoření vlastní knihy jízd.

    • Dokumenty, které budou obsaženy ve správě záznamů společnosti, musí být odsouhlaseny s vrcholovým vedením.

    Je třeba si ujasnit, které z nich budou povinné a které lze odložit, protože budou použity ve vzácných případech. Je důležité vědět, které z nich se budou nacházet v rozvrhu práce a které na formulářích.

  • Registrace ředitele. Je nutné zkontrolovat správné vyplnění všech písemností, které by měly odrážet datum, kdy manažer ve společnosti působí.
  • Tvorba personálních rozvrhů a vnitřních pravidel, která platí pro všechny zaměstnance bez výjimky.

    • Přečtěte si náš článek o tom, jak správně sestavit rozvrh zaměstnanců.

    Pokud je společnost nemá, musíte tyto dokumenty vytvořit. Tyto dokumenty musí být plně odsouhlaseny s vedoucím organizace a zkontrolovány podle regulačních rámců. To znamená, že musíte zjistit, zda inovace neodporují zákonu.

  • Vytvoření standardní pracovní smlouvy, která bude pro organizaci výhodná, ale nebude odporovat právním normám.
  • Poté jsou vyžadovány základní dokumenty.

    • Personál nemůže projít aniž byste vytvořili následující dokumenty:

  1. formuláře pro objednávky;
  2. dohody o odpovědnosti;
  3. kniha jízd;
  4. účetní knihy;
  5. list pracovní doby.
  6. Po dokumentech se musíte postarat o to, kdo a jak má vést.

Otázka jejich uložení a vyplňování dokumentů by měla být rozhodnuta včas a předem. V počáteční fázi, kdy je v práci velmi málo personálu, toto může jednat zakladatel společnosti. V tomto ohledu musí být vydán zvláštní příkaz. V jeho nepřítomnosti bude společnosti hrozit vážná pokuta.

Pokud se v budoucnu objeví osoba, do jejíž odpovědnosti patří práce s dokumenty, bude vydán nový příkaz ke jmenování odpovědné osoby.

  • Poslední fází je nábor zaměstnanců do zaměstnání.

    • Pro tento postup budete potřebovat:

    1. objednávky zaměstnání;
    2. registrace pracovních smluv;
    3. dostupnost pracovních záznamů;
    4. karty pro zaměstnance;
    5. kniha, která zohledňuje pracovní záznamy.

    To není vše, co zaměstnanec začínající od nuly potřebuje vědět, ale takové akce jsou pouze první základy ve velkém množství informací, které zbývá do budoucna prostudovat.

    Můžete najít pokyny ke správě osobních záznamů.

    Zodpovědnost HR specialisty

    Specialista na řízení kanceláře má širokou škálu činností, které pokrývají všechny aspekty organizace související se zaměstnanci a jejich prací. Hlavní úkoly kancelářského pracovníka jsou tedy:

    • Příprava dokumentů souvisejících s nemocenskou dovolenou a dalších potvrzení.
    • Vytvoření osobního spisu pro každého zaměstnance.
    • Příprava a zpracování výkazů pracovní doby.
    • Provádění a příprava personálních zakázek.
    • Kalkulace a následné časové rozlišení.

    Stáhněte si zdarma vzorový popis práce personalisty.

    Kromě hlavních úkolů mají zaměstnanci v této oblasti činnosti také dodatečné úkoly, jako například:

    • sledování mzdového trhu;
    • sledování a zvání uchazečů o zaměstnání;
    • sestavení seznamu volných pracovních míst v organizaci;
    • vývoj předpisů o a najímání zaměstnanců společnosti.

    Někdy se zaměstnanec tohoto oddělení zabývá hodnocením práce zaměstnanců a vypracováním zprávy na toto téma.

    Je důležité vědět, že v souladu s platnou legislativou nemůže personalista zpřístupnit osobní údaje zaměstnance třetím osobám. Tato odpovědnost leží zcela na něm.

    Chyby v HR oddělení

    V každé práci lze udělat chybu. Výjimkou proto není ani vedení personální evidence. Protože se jedná o složitý proces a pro mnoho začínajících zaměstnanců je obtížné zapamatovat si velké množství informací, hlavní jsou následující:

    1. Při registraci a propouštění zaměstnance.

      2. V první řadě se to týká designu. V objednávce nesmí být uvedeny podmínky ani charakter prováděných prací. Někdy dochází k chybám v iniciálách nebo příjmení zaměstnance a také v jeho pracovní jednotce. Zde je důležité vzít v úvahu, že chybně provedená objednávka nebo vystavená neoprávněnou osobou je neplatná.

    2. Práce s pracovními knihami. Podle pravidel musí být série a číslo tohoto dokumentu zapsány do sešitu, což ne každý dělá.
    3. Při uzavírání pracovní smlouvy. Hlavními opomenutími je absence některého z dokumentů potřebných k tomuto postupu, případně najímání občanů, kteří se ze zdravotních důvodů tomuto druhu činnosti nemohou věnovat.
    4. Objednávky. Místní regulační akt v podniku může být vydán, ale neobsahuje podpis vedoucího společnosti. Toto je hrubé porušení a takový dokument nemá žádnou platnost.

    Obnovení pořádku v personální evidenci

    Někdy se v malé společnosti stane, že se nahromadí mnoho porušení a neexistuje žádný specialista, který by byl schopen tento problém vyřešit. Pokud by se přesto taková osoba našla a byla pověřena uvedením dokumentace do pořádku, pak je třeba postupovat podle podle pokynů krok za krokem:

    1. Bude vyžadováno nejnovější vydání předpisů, které pomohou vyřešit mnohé právní otázky, a také speciální literatura o personálních záležitostech a programy usnadňující život ve vedení personální evidence.
    2. Kontrola a ověřování dokumentů.

      3. K dispozici musí být všechny potřebné dokumenty související s kancelářskou prací. Patří mezi ně povinné, zvláštní a nepovinné.

      Je důležité, aby vše bylo ve správné formě a na svém místě.

      Vyplatí se také pořídit si volitelné, abyste se ochránili při provádění kontrol v kanceláři.

    3. Prostudování přání manažera a také toho, jak to ve firmě chodí a zda odpovídá uvedeným příkazům a místním předpisům. Tato fáze také zahrnuje pečlivé prostudování základních dokumentů organizace.
    4. Určení okruhu osob, které se podílely na vývoji chybějících dokumentů a pracovníků, kteří budou následně zodpovědní za tok dokumentů a jejich bezpečnost.
    5. Analýza personální tabulky, která musí být provedena v jednotné podobě.
    6. Kontrola plnění manažera, zaměstnanců a pracovních smluv ve firmě.
    7. Důležitou součástí je prostudování předchozích pracovních příkazů a osobních karet zaměstnanců, neměly by v nich být žádné chyby.
    8. Kontrola pracovních záznamů.
    9. Kontrola převodů a pohybů zaměstnanců ve firmě, propouštění, minulé i současné.
    10. Poslední fází je kontrola pracovní doby každého zaměstnance.

    Automatizace v kancelářské práci

    Správa lidských zdrojů je postupem času stále složitější a společnosti se rozrůstají. Proto je cesta ven z této situace automatizace v HR oddělení. V dnešní době téměř každá organizace řeší personální záležitosti pomocí automatických zařízení.

    Nastavení procesu automatizace by mělo probíhat v několika fázích:

    • Prvním krokem je stanovení cíle pro automatizaci. Nejčastěji se jedná o bezproblémový provoz a efektivitu instalovaného systému.
    • Po určení efektivity je potřeba začít s implementací systému, tedy vytvořením automatické databáze.
    • Dále je nutné proškolit zaměstnance k obsluze poskytovaného zařízení.
    • Hlavní fází je zadávání dat ze všech dokumentů organizace do systému. V tuto chvíli je třeba vytvořit šablony sestav.

    Pro správné vedení personálních záznamů budete potřebovat následující programy:

    1. předsystémy, tj. programy, které poskytují účetnictví;
    2. HRM systémy. Jedná se o systém, který řeší problém automatizace HR. Jedná se o systém, který uchovává informace pro každého zaměstnance;
    3. systém WFM. Tyto programy mají více funkcí ve srovnání s běžným automatizačním softwarem;
    4. Systémy HCM řeší problematiku nejen z hlediska kvantitativního ukazatele personálu, ale také z hlediska kvality. Takové programy zlepšují výkonnost velkých firem asi o 15 procent.

    Samozřejmě můžete opustit nové technologie a provádět práci pomocí starých metod. Pokrok však nestojí a v budoucnu se může ukázat, že v důsledku nesprávného automatického vybavení může dojít k narušení toku dokumentů, což může znamenat pokutu.

    Jak uspořádat personální evidenci v nově vzniklé společnosti - podívejte se na video seminář:

    Dost často nastává situace, kdy se firma právě otevřela, má málo zaměstnanců, ale kromě pracovních smluv neexistuje nic. Často se tak děje ve firmě, která je na trhu již několik let, ale přesto nevěnuje dokumentaci pracovněprávních vztahů náležitou pozornost. Absence dokumentů vyžadovaných pracovněprávními předpisy však může vést k uložení správních pokut. Tento článek bude užitečný pro začínající personalisty nebo účetní, kteří byli kromě své práce pověřeni vedením personální evidence.

    Regulační rámec

    Pro správnou organizaci vedení personální evidence je nutné se zásobit zákony a dalšími předpisy z oblasti pracovního práva a také odbornou literaturou. Specializovaný softwarový produkt výrazně usnadní vedení personální evidence: obsahuje téměř všechny potřebné formuláře dokumentů. V každém případě budete potřebovat zejména:

    — zákoník práce;

    — Pravidla pro vedení a uchovávání sešitů, vytváření formulářů sešitů a jejich poskytování zaměstnavatelům, schválená usnesením Ministerstva práce Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 N 225 (dále jen Pravidla pro udržování a uchovávání práce knihy);

    — Pokyny pro vyplňování sešitů, schválené usnesením Ministerstva práce Ruské federace ze dne 10. října 2003 N 69;

    — Federální zákon ze dne 27. července 2006 N 152-FZ „O osobních údajích“ (dále jen zákon o osobních údajích);

    — Federální zákon ze dne 29. července 2004 N 98-FZ „O obchodním tajemství“ (dále jen zákon o obchodním tajemství);

    — Předpis o specifikách vysílání zaměstnanců na pracovní cesty, schválený nařízením vlády Ruské federace ze dne 13. října 2008 N 749;

    — Usnesení Státního výboru pro statistiku Ruské federace ze dne 5. ledna 2004 N 1 „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro evidenci práce a její výplatu“ (dále jen Usnesení N 1);

    — Seznam standardních manažerských archiválií vzniklých v průběhu činnosti státních orgánů, samospráv a organizací s uvedením doby uložení, schválený nařízením Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 25. srpna 2010 N 558;

    — Postup a formuláře pro evidenci zaměstnanců odcházejících na pracovní cesty z vysílající organizace a přijíždějících do organizace, do které jsou vysláni, schválené vyhláškou Ministerstva zdravotnictví a sociálního rozvoje Ruské federace ze dne 11. září 2009 N 739n;

    — Nařízení vlády Ruské federace ze dne 22. července 2008 N 554 „O minimální výši zvýšení mzdy za práci v noci“;

    — Nařízení vlády Ruské federace ze dne 24. prosince 2007 N 922 „O specifikách postupu při výpočtu průměrné mzdy“;

    — Seznamy míst a prací nahrazovaných a vykonávaných zaměstnanci, s nimiž může zaměstnavatel uzavřít písemné dohody o plné individuální nebo kolektivní finanční odpovědnosti, jakož i standardní formy takových smluv, schválené usnesením Ministerstva práce Ruské federace ze dne 31. prosince 2008 N 85;

    — Předpis o vojenské registraci, schválený nařízením vlády Ruské federace ze dne 27. listopadu 2006 N 719 a Metodická doporučení Generálního štábu ozbrojených sil Ruské federace ze dne 11. dubna 2008 o vedení vojenské evidence v organizacích .

    Kromě regulačních dokumentů by nebylo na škodu prostudovat si ustavující dokumenty společnosti. Právě v nich lze určit postup při přijímání vedoucího organizace a stanovení jeho platu. Poměrně často je to právě charta, která předepisuje postup pro najímání klíčových manažerů.

    Stanovíme seznam potřebných dokumentů

    Po prostudování regulačních dokumentů v oblasti pracovního práva a personální evidence získáte představu o požadovaném minimu, které musí být formalizováno a udržováno v jakékoli organizaci. Tento:

    — vnitřní pracovní předpisy (články 189, 190 zákoníku práce Ruské federace);

    — personální obsazení (články 15, 57 zákoníku práce Ruské federace);

    — rozvrh dovolené (článek 123 zákoníku práce Ruské federace);

    — ustanovení o ochraně osobních údajů (články 86–88 zákoníku práce Ruské federace);

    — pracovní smlouvy (články 16, 56–59, 67 zákoníku práce Ruské federace);

    — sešity (články 65, 66 zákoníku práce Ruské federace);

    — popisy práce (pokud pracovní povinnosti zaměstnanců nejsou stanoveny v pracovních smlouvách);

    — kniha pro evidenci pohybu sešitů a příloh k nim, kniha příjmů a výdajů pro vyúčtování tiskopisů pracovního záznamu a jeho příloha (články 40-41 Pravidel pro vedení a ukládání sešitů);

    — osobní karty zaměstnanců (článek 12 Pravidel pro vedení a uchovávání sešitů);

    — výplatní páska (článek 136 zákoníku práce Ruské federace);

    — příkazy (o přijetí, propuštění, poskytnutí dovolené, vyslání na pracovní cestu atd.) (články 62, 68, 84.1, 193 zákoníku práce Ruské federace atd.) a důvody pro jejich vydání (prohlášení, akty, poznámky, dohody atd.);

    — předpisy o odměňování a prémiích (část 2 článku 135 zákoníku práce Ruské federace);

    - výpisy, kalkulační listy a další dokumenty týkající se výpočtu a výplaty mezd, náhrady mzdy za dovolenou, náhrady za nevyčerpanou dovolenou, „výpočet“ při propuštění.

    Je jasné, že v každém případě budou muset být vypracovány dokumenty požadované zákonem. Ale pokud jde o jiné dokumenty, měli byste se zeptat vedení (které z volitelných dokumentů mohou být pro společnost potřeba). S vedoucím si také můžete předem ujasnit, jaké zvláštní podmínky chce vidět ve vnitřních pracovněprávních předpisech, dalších místních předpisech a formulářích pracovních smluv.

    Věnovat pozornost!Podle Čl. 16 federálního zákona ze dne 26. prosince 2008 N 294-FZ „O ochraně práv právnických osob a fyzických osob podnikatelů při výkonu státní kontroly (dozoru) a obecní kontroly“ musí organizace vést protokol o kontrolách právnická osoba, fyzická osoba podnikatel, vykonávaná státními a obecními kontrolními orgány a dozorem.

    Výše uvedený seznam je samozřejmě neúplný a za určitých okolností je nutné vypracovat a zpracovat další dokumenty. Pokud se například plánuje, že jednotliví zaměstnanci budou někdy pracovat nad rámec běžné pracovní doby, je nutné schválit seznam pozic pro zaměstnance s nepravidelnou pracovní dobou (článek 101 zákoníku práce Ruské federace). Kromě toho, s ohledem na specifika činností organizace, možná budete potřebovat:

    — předpisy o certifikaci a dokumenty doprovázející certifikaci, pokud zaměstnavatel provádí certifikaci zaměstnanců (část 2 článku 81 zákoníku práce Ruské federace);

    — ustanovení o obchodním tajemství, pokud pracovní smlouvy se zaměstnanci zakládají jejich povinnost zachovávat obchodní tajemství (články 10, 11 zákona o obchodním tajemství);

    — dohody o plné finanční odpovědnosti (pokud byla taková odpovědnost zaměstnancům stanovena smluvně);

    — kolektivní smlouva (pokud alespoň jedna ze stran (zaměstnanci nebo zaměstnavatel) převezme iniciativu k jejímu uzavření).

    Vyhotovujeme samostatné dokumenty

    Vzhledem k tomu, že všechny pracovněprávní vztahy musí být zdokumentovány, při vytváření místních předpisů a dalších personálních dokumentů je třeba mít na paměti, že jejich ustanovení by neměla zhoršovat postavení zaměstnance ve srovnání se zavedenou pracovněprávní legislativou. Normy místních předpisů, které zhoršují situaci pracovníků nebo byly přijaty bez souladu s tím, co je stanoveno v čl. 372 zákoníku práce Ruské federace, postup pro zohlednění stanovisek zastupitelského orgánu zaměstnanců (pokud existuje), nepodléhá použití. Tomu je věnována zvláštní pozornost v čl. 8 zákoníku práce Ruské federace.

    Nejprve tedy musíte sestavit personální tabulku. Tento dokument slouží k formalizaci struktury, personálního obsazení a personálních úrovní organizace v souladu s její chartou, která obsahuje seznam strukturních divizí, názvy pozic, specializace, profese s uvedením kvalifikace, informace o počtu jednotek zaměstnanců. Zpracovává se podle jednotného formuláře T-3 schváleného usnesením č. 1.

    FYIV souvislosti se vstupem v platnost federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 N 402-FZ „O účetnictví“ v roce 2013 nejsou formuláře dokumentů obsažené v albech jednotných formulářů primární účetní dokumentace povinné pro použití a zaměstnavatelé mohou samostatně vyvinout potřebné formy. Pokud se organizace rozhodne zavést vlastní formuláře dokumentů, doporučujeme vzít za základ dříve schválené jednotné formuláře a provést v nich změny zahrnutím nebo odebráním dalších řádků nebo sloupců. Nezapomeňte ve svých účetních zásadách konsolidovat používání nových forem primární účetní dokumentace.

    S ohledem na přání vedení byste měli vyplnit všechny potřebné sloupce v personální tabulce, zkontrolovat její soulad s pracovněprávními předpisy a předložit hotovou verzi vedení ke schválení. Místní akt je obvykle schválen nařízením nebo nařízením, na které se odkazuje v příslušných podrobnostech. Místní regulační akt lze schválit také připojením schvalovacího razítka na dokument s vlastnoručním podpisem vedoucího organizace nebo jím pověřené osoby.

    Dalším důležitým dokumentem jsou vnitřní pracovní předpisy. Podle Čl. 189 zákoníku práce Ruské federace upravuje tento místní regulační akt postup při přijímání a propouštění zaměstnanců, základní práva, povinnosti a odpovědnost stran pracovní smlouvy, pracovní dobu, doby odpočinku, motivační a sankční opatření přijatá v vztah k zaměstnancům, jakož i další otázky úpravy pracovněprávních vztahů k danému zaměstnavateli. Dokument může obsahovat tyto části: přijímání do zaměstnání, základní práva a povinnosti zaměstnanců, práva a povinnosti zaměstnavatele, pracovní doba a doba odpočinku, pobídky, odpovědnost za porušení pracovní kázně.

    Po odsouhlasení všech nuancí s vedením a kontrole souladu ustanovení vnitřních pracovněprávních předpisů s aktuální pracovněprávní legislativou je tento místní zákon rovněž předložen vedoucímu ke schválení.

    Nařízení o ochraně, zpracování a uchovávání osobních údajů je rovněž třeba vypracovat a co nejdříve uvést v platnost. Je tomu tak z toho důvodu, že zaměstnavatel je povinen přijmout opatření nezbytná a dostatečná k ochraně osobních údajů zaměstnanců a upravit mechanismus jejich příjmu, zpracování, uchovávání a ochrany. Vyplývá to z kap. 14 zákoníku práce Ruské federace a zákona o osobních údajích.

    V tomto ustanovení je třeba stanovit, jakými způsoby jsou osobní údaje získávány, v jakém pořadí jsou osobní spisy zaměstnanců zakládány a vedeny, jakož i určit práva a povinnosti zaměstnanců, způsoby evidence, uchovávání, předávání a vedení ochranu jejich osobních údajů.

    Věnovat pozornost!Je potřeba vyřešit otázku, kdo bude vést evidenci práce. Pokud ještě není personalista, musí vedoucí společnosti převzít odpovědnost za vedení, ukládání, evidenci a vydávání sešitů vydáním příslušného příkazu. Následně může ředitel tyto pravomoci přenést na přijatého personálního pracovníka (také vydáním příkazu). Takové jmenování vyžaduje článek 45 Pravidel pro vedení a uchovávání sešitů.

    Dále je vhodné vypracovat standardní formu pracovní smlouvy, která se bude se zaměstnanci uzavírat. Připomeňme, že čl. 57 zákoníku práce Ruské federace, který definuje seznam informací a povinných podmínek, které do něj mají být zahrnuty, a další články zákoníku práce (například články 58, 59, 64.1, 70, 282 atd. .).

    Kromě vypracování místních předpisů, personálních plánů, plánů dovolených atd. musíte připravit další dokumenty, které budou v budoucnu potřebné pro provádění personální práce. Jedná se o různé účetní knihy, evidenční deníky, docházkové výkazy, objednávkové listy, dohody o odpovědnosti atd.

    Promluvme si samostatně o dokumentech ochrany práce, protože se jedná o důležitou součást pracovněprávních předpisů. V budoucnu, až se organizace rozroste tak, aby zajišťovala dodržování požadavků na ochranu práce a sledovala jejich plnění, může být vytvořena služba ochrany práce nebo může být zavedena pozice specialisty na ochranu práce s odpovídajícím vzděláním nebo zkušenostmi v této oblasti. Mezitím je společnost malá, odpovědnost za zajištění bezpečných podmínek a ochrany práce spočívá na manažerovi.

    Článek 212 zákoníku práce Ruské federace stanoví, že je to zaměstnavatel, kdo je povinen zajistit vypracování a schválení pravidel a pokynů na ochranu práce zaměstnanců. Na pomoc zaměstnavatelům schválilo Ministerstvo práce dne 13. května 2004 Metodické doporučení k vypracování pokynů k ochraně práce, podle kterých by měly být vypracovány pokyny k ochraně práce pro zaměstnance na základě jeho postavení, povolání a druhu práce, kterou vykonává. .

    V poslední době nebyly přijaty žádné předpisy zavádějící nové formy dokumentů v této oblasti, proto uvádíme ty hlavní, které by měla mít každá organizace:

    — předpisy o ochraně práce v organizaci;

    — nařídit jmenování odpovědné osoby v organizaci (v nepřítomnosti inženýra ochrany práce);

    — pokyny k ochraně práce;

    — záznamy o registraci instruktáží o ochraně práce;

    — programy pro provádění různých typů školení o ochraně práce;

    — program řízení výroby;

    - další dokumenty.

    Systematizace a ukládání dokumentů

    Článek 17 federálního zákona ze dne 22. října 2004 N 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“ zavazuje společnosti zajistit bezpečnost dokumentů vytvořených při jejich činnosti, včetně dokumentů o personálu. Jsme přesvědčeni, že bezpečnost dokumentů bez organizace jejich uložení je nemožná. Pro ukládání a používání dokumentů generovaných v HR oddělení je potřeba je systematizovat.

    Aby bylo možné uspořádat dokumenty vytvořené v procesu správy osobních záznamů, je sestaven nomenklatura případů - systematický seznam názvů případů otevřených v organizaci s uvedením doby jejich uložení ve stanovené podobě. Tato definice je obsažena v GOST R 51141-98 „Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice“, schválené vyhláškou Státní normy Ruské federace ze dne 27.2.1998 N 28, a Základními pravidly pro provoz archivů organizací, schválenými Rozhodnutím představenstva Rosarkhiv ze dne 2. 06/2002. Podoba názvosloví jak pro strukturní oddělení, tak pro celou organizaci je dána jmenovanými pravidly pro provoz archivů organizací.

    Žádost o zaměstnání

    Nejprve musíte formalizovat svůj pracovní poměr s vedoucím organizace. Za tímto účelem je s ním uzavřena pracovní smlouva. Je vypracován ve dvou kopiích, z nichž jedna zůstává u manažera a druhá v organizaci (toto je uvedeno na kopii zaměstnavatele).

    Objednávka je vystavena na základě pracovní smlouvy, neboť v souladu s čl. 68 zákoníku práce Ruské federace je zaměstnávání formalizováno příkazem (pokynem) zaměstnavatele. Podobu příkazu schvaluje usnesení č. 1. Je-li však ředitel jediným účastníkem organizace, pak je přijetí formalizováno příkazem k nástupu do funkce, který vydává sám ředitel na základě uzavřenou pracovní smlouvu. Do budoucna také vydává příkazy k přidělení povinností ředitele zástupci (jinému zaměstnanci) v případě odjezdu na pracovní cestu nebo dovolenou. Toto jsou vysvětlení Rostruda, uvedená v dopise ze dne 19. prosince 2007 N 5205-6-0.

    Knihu pracovní evidence pro vedoucího vyplňuje osoba odpovědná za vedení evidence práce. V tomto případě musí vedoucí po pěti dnech práce provést záznam o přijetí do zaměstnání (bod 3 Pravidel pro vedení a ukládání sešitů). Podkladem pro provedení zápisu je příkaz (pokyn) nebo jiné rozhodnutí zaměstnavatele, podle kterého byl zaměstnanec přijat (například zápis z porady účastníků).

    Nezapomeňte si vytvořit osobní kartu, zapsat údaje do knihy pro evidenci pohybu sešitů a jejich vložek a případně do knihy příjmů a výdajů pro zaúčtování formulářů sešitů a jejich vložek.

    Kromě toho je nutné zaslat příslušnému vojenskému komisariátu a (nebo) orgánům místní samosprávy informace o najímaném občanovi, který podléhá vojenské registraci (článek 32 Předpisů o vojenské registraci). Dokument, který je zasílán vojenskému komisariátu a (nebo) orgánům samosprávy, je evidován způsobem stanoveným zaměstnavatelem (například v deníku (knihě) pro evidenci odchozí dokumentace).

    Nyní můžete najmout další pracovníky. Postup je obdobný, ale připomeňme, že zaměstnanec musí být seznámen s místními předpisy týkajícími se jeho pracovní činnosti (toto je uvedeno v článku 68 zákoníku práce Ruské federace). Doporučujeme doložit vaši známost. K tomuto účelu jsou užitečné účetní knihy, knihy jízd nebo seznamovací listy.

    Na závěr

    Abychom to shrnuli, poznamenáváme, že po řádné organizaci kancelářské práce nezabere papírování mnoho času a pro personálního zaměstnance začne fáze každodenní práce: budete muset vést pracovní výkaz, sestavit plán dovolené, přijmout pobídky a sankční opatření, zařizování služebních cest, přestupů, kombinací, propouštění a mnoho dalšího. A na stránkách časopisu vám prozradíme, jak na to správně.

    Úspěšné vedení a personální řízení každého podniku začíná správnou činností personální výroby, organizací a regulací práce s dokumenty a informacemi o zaměstnancích.

    Vedení personální evidence je zvláštním druhem činnosti, která se specializuje na formalizaci pracovněprávních vztahů, vedení a evidenci záznamů zaměstnanců a vypracování zprávy o pohybu personálu. Ve skutečnosti je tento typ činnosti úzce zaměřen a zabývá se výhradně zaměstnanci podniku, jejich zaměstnáváním, propouštěním, registrací dovolené a tvorbou mezd.

    Vedení záznamů je nedílnou a důležitou součástí práce vykonávané v jakémkoli podniku nebo v jakékoli organizaci bez ohledu na formu vlastnictví a počet zaměstnanců. Bohužel některé podniky tak důležitý proces zanedbávají nebo je prováděn neodborně s chybami v dokumentaci, což může vést nejen k pokutám ze strany státních služeb, ale také k žalobám ze strany zaměstnanců podniků.

    Správa personální evidence a význam jejího vedení

    Struktura téměř každého podniku nebo organizace vyžaduje přítomnost personálu. Vztah mezi manažerem a zaměstnancem v průběhu výrobních činností není omezen pouze na odměňování. Správné rozdělení odpovědnosti, řešení aktuálních problémů a organizace práce podřízených je základem administrativního personálního řízení, které zase vyžaduje vedení evidence. Na základě personálních dokladů dochází k výplatě mezd, vyplácení odměn zaměstnancům, poskytování sociální pomoci a benefitů. Zaměstnanec může potřebovat kopie dokladů k předložení Penzijnímu fondu nebo soudu, navíc je může kdykoli zkontrolovat finanční úřad.

    Vedení personální evidence probíhá v souladu s právními normami a zákoníkem práce, formuláře a doklady hlášení se vyplňují pomocí jednotných formulářů. Základem práce HR zaměstnanců jsou federální zákony o ochraně práce, ochraně práv podnikatelů a obchodního tajemství. Přítomnost mnoha státních norem v každé oblasti ekonomické činnosti a přítomnost předpisů týkajících se přípravy reportovací dokumentace je základem pro organizované vedení záznamů v každé organizaci.

    HR dokumenty

    Protože všechny personální dokumenty mají velký právní význam, musí být vypracovány v souladu s požadavky pracovního práva Ruské federace a v jednotné formě. Hlavní dokumenty pro správu osobních záznamů jakéhokoli podniku, které jsou vypracovány jako první, jsou následující:

    dokumenty vnitřních pracovněprávních předpisů;

    Dokumenty na ochranu práv zaměstnanců;

    Dokumenty týkající se ochrany práce a požární bezpečnosti.

    Další důležitou oblastí v práci personálního oddělení je sestavování personální tabulky podniku, vydávání příkazů k najímání zaměstnanců, zapisování do sešitů a vedení osobních spisů sestavených pro každého zaměstnance.

    Jedním z velmi důležitých dokumentů pro vedení personální evidence je také pracovní list, který odráží skutečně odpracovanou či neodpracovanou dobu zaměstnance. Pracovní výkaz je základem pro výpočet mezd zaměstnancům, a tedy i základem pro výpočet srážkové daně.

    Rozpisy dovolených, výplatní pásky, objednávky týkající se pohybu personálu, sešity a dokumenty související s osobními údaji zaměstnanců - to vše je k dispozici personálnímu oddělení a podléhá přísnému hlášení a uchovávání.

    Pro ilustraci práce HR oddělení zvažte registraci nového zaměstnance. Při žádosti o zaměstnání se dokumenty vypracovávají v tomto pořadí:

    1. uzavření pracovní smlouvy s úplným popisem pracovních podmínek;

    2. podepsání příkazu k zaměstnání;

    3. vyplnění osobní karty nového zaměstnance;

    4. provádění zápisů do sešitu a do účetního deníku.

    Dalším příkladem práce zaměstnanců personálního oddělení je plán dovolené, jehož příprava se zpravidla provádí předem s koordinací termínů se zaměstnanci a s přihlédnutím ke zvláštnostem výrobních procesů podniku.

    Organizace vedení personální evidence

    Správná organizace fungování personálního oddělení a jeho vedení personálních záznamů pomáhá správně organizovat všechny činnosti podniku a také se vyhnout nežádoucím pokutám v případě kontroly ze strany státních orgánů. V závislosti na struktuře podniku a jeho velikosti se může počet zaměstnanců v HR oddělení lišit. Kvalifikace těchto lidí a jejich kompetentní organizace personální evidence ovlivňují hladký chod podniku a řízení organizace jako celku.

    HR oddělení může mít přímé řízení nebo může být plně podřízeno přímo vedoucímu podniku. Bez ohledu na strukturu je práce oddělení přísně regulována pracovními normami, podle kterých je organizována a vykonávána kancelářská práce.

    Zajištění kompetentního rozmístění specialistů, navrhování rozvrhu práce a pracovní doby zaměstnanců, tedy opatření, která zajišťují plynulý a nepřetržitý provoz podniku - to je hlavní úkol přidělený personálnímu oddělení. Pro rozvoj podniku a plnění úkolů, které před ním stojí, zpracovává personální oddělení plány na zvýšení efektivity zaměstnanců zvyšováním jejich kvalifikace a analyzuje vhodnost obsazované pozice.

    Správa osobních záznamů umožňuje v podniku řešit následující úkoly:

    Vedení dokumentace související s pracovněprávními vztahy, která má velký společenský význam pro každého zaměstnance;

    Rozvoj a tvorba systému personálního řízení, který zajišťuje dosažení cílů a strategických záměrů podniku;

    Řešení konfliktních situací, poskytování podkladů různým orgánům státní správy včetně soudu.

    Jak probíhá personální evidence?

    V první řadě musí vedení evidence vycházet z legislativního rámce souvisejícího se směřováním činnosti podniku. Hlavním vodítkem pro personalisty je zákoník práce Ruské federace, ale velmi užitečná mohou být fóra a webové stránky o vedení záznamů, které jsou zajímavé zejména pro začínající podnikatele.

    1C je uznáván jako nejrozšířenější a nejdostupnější program HR administrace, široce používaný většinou HR pracovníků při jejich praktických činnostech. V procesu práce je každému pracovníkovi HR oddělení přiděleno velké množství povinností souvisejících s plněním konkrétních úkolů. Správná organizace jejich práce zefektivňuje práci celého oddělení. Zejména ukládání pracovních sešitů, osobních spisů a osobních karet v abecedním pořadí značně zjednodušuje a urychluje hledání požadovaného dokumentu a udržování spisů v chronologickém pořadí pomáhá vytvořit ucelený obraz o pravidelných pohybech.

    Není pochyb o tom, že rozhodnutí o tom, jak vést personální záznamy, činí přímo vedoucí podniku, musí to však učinit s ohledem na právní požadavky a regulační dokumenty týkající se tohoto typu činnosti.

    Abychom to shrnuli, je třeba poznamenat, že přítomnost personálního oddělení nebo personalisty, stejně jako jejich kvalifikované řízení příslušné kancelářské práce, je jednou z nezbytných podmínek úspěchu každého podniku. Není možné ignorovat tak důležitou oblast, která ovlivňuje práci jakékoli organizace.

    Kancelářská práce je dnes jednou z důležitých součástí personální evidence. Pokud je to možné, musíte se s tím předem seznámit.

    Vážení čtenáři! Článek hovoří o typických způsobech řešení právních problémů, ale každý případ je individuální. Pokud chcete vědět jak vyřešit přesně váš problém- kontaktujte konzultanta:

    PŘIHLÁŠKY A VOLÁNÍ PŘIJÍMÁME 24/7 a 7 dní v týdnu.

    Je to rychlé a ZDARMA!

    Tento proces má své vlastní jemnosti a některá specifika. Organizace řízení personálních záznamů je jednou z hlavních fází zahájení podnikání.

    Je nutné provést poměrně rozsáhlý seznam různých funkcí a nuancí, které se odrážejí v legislativní dokumentaci.

    Navíc při absenci řádných zkušeností bude organizace toku dokumentů sama o sobě docela problematické.

    Pokud je to možné, vyplatí se proto využít služeb kvalifikovaného personálního pracovníka. Tímto způsobem bude možné vyřešit mnoho problémů dříve, než nastanou.

    Hlavní aspekty

    Často nastává situace, kdy bude nutné organizovat personální evidenci a kancelářskou práci přímo od nuly.

    V takovém případě se musíte předem rozhodnout, kde tento proces zahájit. Je důležité si uvědomit, že personální záznamy se neomezují pouze na registraci a přijímání zaměstnanců.

    Existuje mnoho dalších faktorů a problémů, které bude třeba řešit předem.

    Proces HR by měl probíhat bez ohledu na počet zaměstnanců.

    I když existuje pouze samostatný podnikatel s jedním zaměstnancem, musí být taková výroba provedena.

    Pečlivá kontrola ze strany zvláštních vládních orgánů se ale přitom obvykle provádí pouze nad velkými společnostmi. Zaměstnává více než 250 lidí.

    Co potřebujete vědět

    Tok dokumentů označuje proces organizace vyřizování dokumentů souvisejících s personálními činnostmi.

    Především se jedná o přípravu a vyplňování sešitů a plnění pracovních smluv.

    Existuje mnoho různých jemností a nuancí spojených s odrazem relevantních informací v dokumentech. Všechny normy jsou specifikovány v legislativních dokumentech.

    Samotný proces kancelářské práce je rozdělen do 3 hlavních fází, které zahrnují následující:

    Kromě toho je důležité poznamenat, že proces ukládání dokumentů se nutně provádí standardním způsobem.

    Existují však určitá období, během kterých musí být dokumenty uloženy.

    Často trvají několik desítek let. Následně po uplynutí doby uložení musí být takové dokumenty řádně zničeny.

    Za jakým účelem se provádí?

    Vedení personální evidence umožňuje současně řešit poměrně širokou škálu různých úkolů.

    Ty se však mohou mírně lišit v závislosti na typu činnosti podniku. Ale zároveň je opět možné identifikovat řadu standardních, které se vyskytují téměř ve všech případech bez výjimky.

    Patří sem především:

    Kompilace a následná úprava sestavených dokumentů Je třeba vzít v úvahu všechny právní předpisy
    Záznamy jsou vedeny Během kterého zaměstnanci plnili své povinnosti podle pracovní smlouvy
    Provádí se personalizované účetnictví V souladu s platnou legislativou
    Registrace pracovních dohod V souladu s určitými normami
    Výběr zaměstnanců s určitými osobnostními kvalitami Analýza profilů již přijatých
    Sestavení Všichni zaměstnanci podniku
    Vedení vojenských záznamů —

    Účetnictví tohoto druhu dnes umožňuje současně řešit rozsáhlý seznam různých problémů.

    Je důležité si uvědomit, že papírování musí probíhat v rámci právních norem.

    V opačném případě je vysoká pravděpodobnost potíží s inspekcí práce. Soudní praxe v této věci je poměrně rozsáhlá.

    Ale zároveň je to krajně nejednoznačné. Proto pokud je to možné, neměli byste dělat chyby. Vzhledem k tomu, že výše možných pokut je poměrně velká.

    Současné normy

    Organizaci kancelářské práce lze provádět pouze v rámci legislativních dokumentů. Zároveň existuje poměrně rozsáhlý seznam NAP, jejichž ustanovení je nutné dodržovat.

    Pokud tak neučiníte, může to způsobit problematické situace. Při přípravě dokumentace daného typu není dovoleno dělat chyby.

    Protože to může vést k docela vážným problémům. Hlavním dokumentem, v jehož rámci by měla být prováděna nejen kancelářská práce, ale také interakce se zaměstnanci obecně, je zákoník práce Ruské federace.

    Takový dokument vymezuje režim přijímání zaměstnanců, jakož i veškerá práva a povinnosti zaměstnance i jeho zaměstnavatele.

    Tento NAP se vytváří. Je také důležité poznamenat, že legislativa je každý rok reformována.

    Proto je nutné využívat ke konzultaci relevantní zdroje informací. Je také důležité nevyhýbat se seznámení s dalšími regulačními dokumenty, které také určují tento bod.

    Neméně významné je. Zabývá se problematikou zaměstnávání občanů Ruské federace v zemi.

    Režim uchovávání dokumentace a její provádění stanoví zvláštní zákon. Tohle je ono.

    Takový dokument určuje způsob ukládání dokumentů, jejich provádění a mnoho dalších nuancí. Než začnete, je důležité seznámit se se všemi specifiky kancelářské práce.

    Vyhnete se tak mnoha potížím a komplikacím. Navíc je důležité nejen pro manažera, který vede záznamy, seznámit se se všemi NAP.

    Je také důležité, aby zaměstnanec ucházející se o práci pečlivě zvážil všechny NAP.

    To vám umožní sledovat dodržování vašich práv nezávisle, bez jakékoli vnější pomoci.

    V případě zjištění zjevného porušení bude nutné kontaktovat přímo inspektorát práce, aby situaci vyřešil.

    Pokud porušení není zřejmé a je nutné vyšetřování, pak bude nutné.

    Ale pokud to bude možné, bude nutné pokusit se situaci vyřešit mírovou cestou. Protože soudní řízení vyžaduje poměrně hodně času.

    Proces organizace personální evidence není složitý, vyžaduje však znalost norem a legislativy.

    Jinak bude prostě nevyhnutelné dělat různé druhy chyb. Při absenci takových zkušeností se vyplatí absolvovat školení v oblasti řízení osobních záznamů od nuly.

    Jak nastavit HR záznamy od začátku

    Obecně je možné proces administrace HR zvládnout zcela samostatně. Chcete-li však provést takový postup, budete si muset pečlivě přečíst právní předpisy.

    Kromě toho existují některé jemnosti, konkrétní body, které nejsou v NAP jasně uvedeny. To je důvod, proč bude nutné poradit se s odborníkem.

    Často se ale stává, že z různých důvodů není možné zaměstnance zaměstnat. V takové situaci se budete muset s problematikou personální evidence vypořádat sami.

    Mezi hlavní body, které bude třeba vypracovat předem, patří následující:

    • Je možné to vyvinout sami?
    • povinné dokumenty;
    • vypracování místních předpisů;
    • rozvoj ;
    • pokyny krok za krokem pro registraci do LLC;
    • kdo je odpovědný za vedení záznamů.

    Je možné to vyvinout sami?

    Samostatný rozvoj správy personální evidence je zcela možný proces, který má však svá specifika. Pokud je to možné, musíte se s tím předem seznámit.

    Vývoj bez chyb je přitom možný pouze tehdy, pokud se vedoucí podniku nebo podnikatel s NAP předem seznámil.

    Pokud z nějakého důvodu nemáte potřebné zkušenosti, můžete jednoduše absolvovat speciální HR kurzy v Moskvě od nuly.

    Taková předběžná příprava pomůže vyřešit mnoho různých obtíží ještě dříve, než nastanou.

    Stejně výnosným a pohodlným řešením je použití. To znamená dočasné najmutí personálního zaměstnance pro organizaci toku dokumentů.

    V budoucnu lze účetnictví provádět samostatně. Náklady na ně jsou obvykle nízké.

    Povinné dokumenty

    Při vedení personální evidence je nutné generovat řadu dokumentů. Některé z těchto povinných zahrnují následující:

    Seznam povinných dokladů obsahuje více než desítku položek. Přítomnost všech z nich je nezbytně nutná. Nejlepší je vyřešit tento problém předem.

    Některé mají navíc přísné požadavky na formát. V ostatních případech může být registrace provedena podle uvážení vedoucího podniku.

    Vypracování místních předpisů

    Dalším důležitým bodem je povinná příprava místních předpisů. Standardní seznam těchto zahrnuje:

    • základní vnitřní pracovní předpisy;
    • předpisy týkající se odměňování v podniku;
    • pracovní řád pro různá oddělení v podniku;
    • dohoda potvrzující souhlas se zpracováním osobních údajů zaměstnance;
    • Předpisy o ochraně osobních údajů zaměstnanců.

    Vypracování standardního vzoru pracovní smlouvy

    Je důležité si uvědomit, že dnes nemá pracovní smlouva přesně stanovený formát. Ale zároveň v něm musí být přítomna některá ustanovení.