Postup při práci s emailem. Práce s emailem

FOTOGRAFIE Getty Images

V kyberprostoru je stejně užitečné dodržovat pravidla jako v komunikaci tváří v tvář – i když samotná pravidla jsou samozřejmě jiná. „Vaše online zkušenost bude pohodlnější a bezpečnější pro vás i vaše okolí a také zvýší vaše šance na získání přátel, nikoli nepřátel,“ 1 říká Jack Schafer, bývalý agent FBI, jehož povinnosti zahrnovaly převádění zahraničních agentů a přesvědčování. zločinci přiznat vinu a nyní je profesorem a specialistou na vztahy na University of Illinois. Zde (s drobnými zkratkami) je sedm bodů, kterým doporučuje věnovat pozornost.

1. Sledujte svůj styl

E-maily spadají z hlediska formálnosti někam mezi textové zprávy a tradiční dopisy. Je zřejmé, že e-maily potenciálnímu zaměstnavateli nebo obchodnímu partnerovi by měly být v oficiálním stylu, tedy psané stručně a kvalifikovaně. Při komunikaci prostřednictvím e-mailu se vyhněte zkratkám obvyklým pro textové zprávy. Před odesláním dopisu zkontrolujte, zda v něm nejsou gramatické chyby.

2. Vyberte správnou zprávu

Dobře si rozmyslete, jaký typ adresy je přijatelné používat v e-mailové korespondenci. To, co je vhodné pro komunikaci mezi kamarády, je v dopise potenciálnímu zaměstnavateli nebo řediteli školy vašich dětí zcela nevhodné.

3. Pište malými písmeny

E-maily nepište VELKÝMI PÍSMENY. To připomíná křik a lze to považovat za nepřijatelnou hrubost.

4. Nikdy nepište e-maily, pokud jste naštvaní nebo naštvaní.

V takovém stavu nejsou lidé schopni logicky uvažovat. Dočasné šílenství se velmi jasně odráží v textu zprávy. Pokud z nějakého důvodu stále potřebujete psát, neodesílejte dopis okamžitě, ale odložte jej o několik hodin. Až se uklidníte a vzpamatujete se, přečtěte si ji znovu a zvažte, zda má cenu ji posílat. Pokud je to opravdu nutné, proveďte požadované opravy. Odesláním dopisu napsaného v žáru okamžiku riskujete vyostření konfliktu, který by se mohl vyřešit sám, kdybyste prostě chvíli mlčeli. Ukvapený projev agrese a hněvu tuto možnost vylučuje.

5. Zkontrolujte, komu e-mail posíláte

Před odesláním si ještě jednou zkontrolujte, zda dopis posíláte správnému příjemci. Mnoha nepříjemným situacím by se dalo předejít, kdyby se odesílatel ujistil, že dopis posílá správné osobě, a ne klikal na tlačítko „Odpovědět všem“.

6. Pamatujte: e-maily trvají dlouho

Dopis je uložen v kyberprostoru navždy, nebo alespoň na měsíce nebo dokonce roky. Jakmile je online, může žít svým vlastním životem, je mnohokrát přeposílán, kopírován a archivován. Proto pokaždé, když posíláte zprávu, myslete na to, jak se budete cítit, pokud bude dostupná pro všechny a na dlouhou dobu. Nemůžete to poslat.

7. Buďte opatrní s přiloženými soubory!

Nikdy neotevírejte přílohy dopisů, pokud si nejste jisti, že víte, kdo je poslal. E-mailové adresy jsou někdy ukradeny jejich právoplatným vlastníkům a použity k zasílání virů lidem na jejich seznamu kontaktů. Takový e-mail se zdá docela bezpečný, ačkoli ve skutečnosti byl odeslán z hacknuté adresy. Obecně platí, že z bezpečnostních důvodů byste neměli otevírat zprávy, pokud to není nutné. Doporučuje se používat antivirové a antispamové ochranné systémy; jinak lze používání e-mailu přirovnat k sexu bez kondomu.

1 Více podrobností viz kniha D. Schafera, M. Karlinse „Zapnutí šarmu pomocí metody tajných služeb“ (Mann, Ivanov a Ferber, 2015).

Všechna pravidla pro bezpečnou práci s emailem jsou jasně probrána na školení. V rámci kurzu máte také možnost ověřit si své znalosti praktickým psaním.

Algoritmus pro identifikaci falešných dopisů (@org.rkomi.ru, @mydocuments11.ru)

Zkontrolujte e-maily pomocí algoritmu shora dolů. Pokud je potvrzen alespoň jeden bod, zastavte a přepošlete dopis k ověření [e-mail chráněný]. Dopis je falešný, pokud:

1. Vyžaduje zadání hesla pro otevření souboru

Nastavení hesla pro archiv nebo soubor je vždy pokus o podvod!

2. Stažený nebo připojený soubor je nebezpečného typu

Mezi bezpečné typy patří ty, které obsahují slova: dokument, list, tabulka, prezentace, databáze, RTF, Word, Excel, kresba, zvuk, zvuk, video, film, archiv, zip.

3. Dokument MS Office obsahuje nebezpečné technologie

Mezi nebezpečné technologie patří makra, aktivní obsah, ActiveX a skripty.

4. Odkaz otevře formulář pro zadání osobních údajů a falešné webové stránky

1. Používejte pouze oficiální poštovní schránky (typ [e-mail chráněný])

Nedívejte se na svou osobní poštu na @mail.ru, @yandex.ru, @gmail.com a další bezplatné e-mailové služby v práci.

2. Červené varování je důvodem k větší ostražitosti

Označeno, když dopis přišel z internetu (z externí schránky) a obsahuje potenciálně nebezpečné odkazy nebo přílohy.

3. Vždy zkontrolujte odesílatele e-mailu

Pro zjištění skutečné adresy odesílatele je potřeba kliknout na jméno odesílatele.

4. Před otevřením stahovaného souboru zkontrolujte stránku

Pokud po kliknutí na odkaz z dopisu stáhnete soubor nebo otevřete stránku, na které je odkaz ke stažení souboru, pak před otevřením takového souboru nezapomeňte zkontrolovat zákonnost webu, ze kterého byl staženo. Můžete si jej prohlédnout v seznamu stahování prohlížeče.

5. Nepomáhejte otevírat „neotevřené“ soubory

Nepomáhejte kolegům s otevíráním „neotevřených“ souborů a nežádejte nikoho o pomoc – virus se tak může šířit po celém oddělení nebo organizaci. Technická podpora vám pomůže soubor otevřít.

6. Nepoužívejte firemní počítač pro osobní účely.

Neinstalujte do svého pracovního počítače programy a nenavštěvujte stránky, které nesouvisejí s výkonem vašich služebních povinností.

7. Buďte ostražití před odpočinkem a po něm

Buďte obzvláště ostražití před odchodem z práce, o víkendech, svátcích a po nemoci nebo dovolené – útočníci vám vždy pošlou dopis přesně ve chvíli, kdy budete unavení a méně pozorní.

8. Odešlete všechny podezřelé e-maily ke kontrole

Podezřelé dopisy musí být zaslány k ověření Službě technické podpory Státní autonomní instituce Republiky Kazachstán „CIT“ ( [e-mail chráněný]). Pokud odešlete snímek obrazovky nebo použijete jinou metodu než přeposlání, nebude možné provést analýzu.

Elektronická pošta (E-mail je zkratka pro elektronickou poštu) je pohodlný a rychlý prostředek pro komunikaci s ostatními lidmi. E-mail lze použít k různým účelům.

- Odesílání a přijímání zpráv. E-mailovou zprávu lze odeslat komukoli, pokud má e-mailovou adresu. Zpráva je doručena do e-mailové schránky příjemce během několika sekund nebo minut, bez ohledu na to, zda bydlí poblíž nebo na druhém konci světa. Můžete přijímat zprávy od každého, kdo zná vaši e-mailovou adresu, a po přečtení dopisů psát odpovědi.
- Odesílání a přijímání souborů. Kromě běžných textových zpráv můžete e-mailem odesílat téměř všechny typy souborů, včetně dokumentů, obrázků a hudby. Soubor odeslaný s e-mailovou zprávou se nazývá příloha.
- Odesílání zpráv skupinám lidí. E-mailovou zprávu lze odeslat mnoha lidem najednou. Příjemci mohou odpovídat celé skupině, což umožňuje skupinové diskuse.
- Přeposílání zpráv. Přijatou e-mailovou zprávu můžete přeposlat dalším příjemcům, aniž byste museli znovu zadávat text.

E-mail se ukazuje jako pohodlnější než telefonická komunikace a běžná korespondence. Zprávu můžete odeslat kdykoli během dne nebo v noci. Pokud příjemci nejsou v době odeslání zprávy u svého počítače nebo online (připojeni k internetu), najdou zprávy později při kontrole pošty. Pokud jsou připojeni k internetu, můžete od nich získat odpověď během několika minut.

Zasílání emailů je také zdarma. Oproti běžné poště není potřeba žádné razítko ani poštovné a je jedno, kde příjemce bydlí. Musíte platit pouze za připojení k internetu a někdy i za e-mailový program, který používáte.

K práci s e-mailem potřebujete tři věci.

1 připojení k internetu. Chcete-li připojit počítač k internetu, musíte si nejprve objednat poskytovatele internetových služeb. Poskytovatel internetových služeb poskytuje přístup k internetu, obvykle za měsíční poplatek. Budete také potřebovat zařízení zvané modem.
2 E-mailový program nebo webová e-mailová služba. E-mailový program si můžete stáhnout nebo zakoupit od společnosti Microsoft nebo jiného dodavatele. E-mailové programy jsou často výkonnější a poskytují rychlejší vyhledávání než webové e-mailové služby. Než budete moci nastavit svůj e-mailový program, budete muset od svého poskytovatele internetových služeb získat určité informace. Obvykle to zahrnuje e-mailovou adresu, heslo, názvy serverů příchozí a odchozí pošty a některé další informace.

Pokud nechcete stahovat nebo kupovat e-mailový program, můžete se zaregistrovat do webové e-mailové služby, jako je Gmail, Windows Live Hotmail nebo Yahoo! Mail. Tyto služby vám umožňují kontrolovat e-maily pomocí webového prohlížeče z jakéhokoli počítače připojeného k internetu – i když počítač patří někomu jinému nebo je nainstalován na veřejném místě, například v knihovně.

3 E-mailová adresa. E-mailovou adresu můžete získat od svého poskytovatele internetových služeb nebo registrací do webové e-mailové služby. E-mailová adresa se skládá z uživatelského jména (vaše skutečné jméno je volitelné, můžete použít pseudonym), znaku „@“ a jména poskytovatele služeb, např. Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Chcete-li jej zobrazit, musíte mít povolený JavaScript

Jako příklad zvažte proces vytváření a odesílání e-mailových zpráv

Obrázek ukazuje, jak vyplnit okno se zprávou ve většině e-mailových programů. Tyto kroky se mohou lišit v závislosti na e-mailovém programu nebo webové e-mailové službě, kterou používáte.

Rýže. 3.2.1

1. Do pole Komu musíte zadat e-mailovou adresu alespoň jednoho příjemce. Pokud je příjemců více, oddělte adresy středníkem (;).

V terénu Kopie Můžete zadat adresy dalších příjemců, kteří by si měli být vědomi zprávy, ale nereagovat na ni. Obdrží stejnou zprávu jako příjemci uvedení v poli Komu. Pole Adresa dalšího příjemce může zůstat prázdné. Některé e-mailové programy vás také vyzývají k vyplnění pole Bcc, která umožňuje odeslat zprávu příjemcům a zároveň skrýt určitá jména a e-mailové adresy před ostatními příjemci.

2. V terénu Podrobit musíte zadat předmět zprávy.
3. Do velké prázdné oblasti zadejte svou zprávu.

Chcete-li ke zprávě připojit soubor, musíte kliknout na tlačítko Připojit soubor Tlačítko "Přidat soubor" na nástrojové liště umístěné pod lištou nabídek. Najděte požadovaný soubor, označte jej a klikněte OTEVŘENO. V poli se objeví název souboru Připojte se v záhlaví zprávy.

Rýže. 3.2.2

Vytvoření zprávy je dokončeno! Chcete-li odeslat zprávu, musíte kliknout na tlačítko Poslat. Dopis bude zaslán příjemcům prostřednictvím internetu.

Poznámka

Chcete-li změnit styl, písmo, velikost nebo barvu textu, vyberte text a poté klikněte na jedno z tlačítek na panelu formátování nad oblastí pro zadávání zpráv.

Zvažte pořadí čtení e-mailových zpráv

Většina webových e-mailových programů a poštovních služeb používá složku Doručená pošta, kde si můžete přečíst přijaté zprávy. Chcete-li přijímat nové zprávy, možná budete muset kliknout na tlačítko Odeslat/přijmout nebo podobné. Chcete-li zobrazit seznam přijatých e-mailů, klikněte Doručená pošta na seznamu Složky váš poštovní program. E-mailové zprávy by se měly zobrazit jako seznam zpráv. Seznam obvykle obsahuje následující informace: odesílatele zprávy, předmět zprávy a čas přijetí.

V seznamu musíte kliknout na zprávu, kterou si chcete přečíst. Obsah zprávy se může objevit pod seznamem zpráv v oblasti zobrazení. V takovém případě poklepejte na zprávu v seznamu a přečtěte si ji v samostatném okně.

Rýže. 3.2.3

Chcete-li odpovědět na zprávu, musíte stisknout tlačítko Odpověď. správa e-mailových dokumentů

Pravidla e-mailové etikety

Stejně jako telefonické rozhovory a osobní schůzky i e-mailová korespondence zahrnuje určitá pravidla chování. Tato pravidla se nazývají netiketa nebo etiketa (kombinace slov „síť“ a „etiketa“). Pro efektivní komunikaci dodržujte následující doporučení.

- Buďte opatrní s vtipy a emocionálními projevy. E-mailové zprávy nevyjadřují emoce přesně, takže příjemce nemusí rozumět tónu zprávy. Sarkastický humor je docela riskantní, protože příjemce si může slova vyložit doslovně a urazit se. K vyjádření emocí můžete použít emotikony.
- Před odesláním přemýšlejte. Psaní a odesílání e-mailů je rychlé a snadné, někdy až příliš snadné. Zamyslete se nad zprávou předem a snažte se nepsat, když jste naštvaní.
- Předmět udržujte krátký a jasný. Vyjádřete obsah dopisu několika slovy v předmětu. Lidé, kteří dostávají hodně e-mailů, mohou při výběru e-mailu, který si chtějí přečíst, použít předmět.
- Napište krátce. Ačkoli e-mailová zpráva může být libovolně dlouhá, e-mail je určen pro výměnu krátkých zpráv. Mnoho lidí nemá čas ani trpělivost číst více než pár odstavců.
- Nepište celé písmeno VELKÝMI PÍSMENY. Mnoho lidí považuje fráze napsané velkými písmeny za hlasité, otravné a urážlivé.
- Buďte opatrní s důležitými a důvěrnými informacemi. Jakýkoli příjemce může přeposlat přijatou zprávu dalším lidem, úmyslně nebo náhodně.

Ve formální nebo obchodní korespondenci se také vyvarujte pravopisných a gramatických chyb. Psaní s chybami působí dojmem neprofesionality. Zkontrolujte zprávy před odesláním a používejte kontrolu pravopisu, pokud ji váš e-mailový program podporuje.

Někdy se objeví nežádoucí zprávy. Funkce práce s nimi jsou následující:

Protože e-mail může obsahovat nevyžádané reklamy, plakáty a katalogy, možná se budete muset vypořádat s přijímáním nevyžádaných zpráv (neboli spamu). Nevyžádané zprávy mohou obsahovat reklamu, podvodné nabídky, pornografii nebo právní výzvy. Zasílání nevyžádaných zpráv je pro reklamní služby velmi levné, takže lidé často dostávají spoustu spamu.

Mnoho e-mailových programů a webových e-mailových služeb obsahuje filtry nevyžádané pošty, nazývané také filtry nevyžádané pošty. Analyzují obsah odeslaných zpráv a přesouvají podezřelé zprávy do složky nevyžádané pošty, takže je můžete kdykoli zobrazit nebo smazat. Pokud spamová zpráva skončí ve vaší doručené poště, aniž by byla filtrována, můžete určit, že v budoucnu budou všechny zprávy od tohoto odesílatele automaticky umístěny do složky nevyžádané pošty.

Chcete-li se vyhnout přijímání nevyžádaných zpráv, postupujte takto:

- Buďte opatrní při poskytování své e-mailové adresy. Vyhněte se zveřejňování své e-mailové adresy na diskusních skupinách, webových stránkách nebo jiných veřejných internetových zdrojích.
- Než zadáte e-mailovou adresu na webovou stránku, zkontrolujte prohlášení o ochraně osobních údajů pro danou stránku, abyste se ujistili, že nemáte žádná omezení týkající se sdělování vaší e-mailové adresy jiným společnostem.
- Nikdy neodpovídejte na nevyžádané zprávy. Odesílatel ověří správnost e-mailové adresy a může ji prodat jiným společnostem. A pak se tok nevyžádaných zpráv pravděpodobně zvýší.

Lidé v moderním světě tráví na internetu stále více času – hledají a nacházejí práci, čtou zprávy, komunikují na sociálních sítích, sledují počasí, nakupují, prodávají, vydělávají peníze, šetří, navazují přátele, sledují filmy, poslouchají hudbu a často se jen tak poflakovat. Dnes je těžké najít člověka, který neví, co je vyhledávač, online režim, ICQ, blogy nebo jak používat e-mail. Ale stále existují a právě jim je určen tento text.

V obvyklém smyslu je pošta výměna dopisů a balíků. Síla lidského myšlení zatím nedosáhla úrovně posílání balíků e-mailem, ale snad k tomu v blízké budoucnosti dojde. Navzdory tomu má e-mail mnoho výhod.

1. V e-mailu můžete posílat nejen zprávy ve formě textu, ale také k dopisu přikládat soubory: tabulky, fotografie, kresby, videa, prezentace a tak dále. Zprávy lze mazat, přeposílat dalším lidem, ukládat, filtrovat.

2. E-mail umožňuje doručovat korespondenci (informace) okamžitě, což ušetří spoustu času a úsilí.

3. Není třeba chodit na poštu, protože můžete používat e-mail, aniž byste opustili svůj domov, pokud máte internet a počítač.

4. Nákladová efektivita – není třeba platit za každý dopis, bez ohledu na množství informací v něm. Stačí, aby byla internetová služba poskytovateli zaplacena včas.

5. Efektivita – můžete kontrolovat poštu a odpovídat na dopis i z mobilního telefonu s přístupem na internet.

Pojďme si tedy odpovědět na otázku: „Jak používat e-mail“?

Nejprve musíte přejít na webovou stránku určitého vyhledávacího nebo poštovního systému, například Yandex, Google, Rambler, Mail.ru atd.

Zkusme na příkladu vytvořit e-mailový účet na Googlu. V horní části webu najděte a klikněte na „Pošta“, objeví se nové okno pro přihlášení k vaší poště a vašemu účtu. Protože ještě nemáte poštu Google, klikněte na červené tlačítko v pravém horním rohu – „Vytvořit účet“. Dále vyplňte osobní údaje – jméno, příjmení, uživatelské jméno, heslo, pohlaví, datum narození, mobilní telefon, nouzová emailová adresa. vytvoříte sami, musí být unikátní (pokud již existuje uživatel s tímto přihlášením, systém vás na to upozorní a vyzve k zadání jiného jména), skládat se z latinských písmen, délka názvu je od 6 do 30 znaků. Mějte na paměti, že pokud budete vést obchodní korespondenci prostřednictvím e-mailu, měli byste si vymyslet a zvolit diskrétnější přihlášení.

Dále musíte zadat své e-mailové heslo. Měl by být dostatečně spolehlivý, měl by obsahovat velká písmena, symboly a číslice a měl by být dlouhý alespoň 8 znaků. Zadejte heslo znovu, abyste jej potvrdili.

Na této stránce musíte uvést své datum narození, abyste měli přístup k materiálům, které jsou přiměřené věku. Faktem je, že účet Google vám umožňuje přístup ke službám, jako je Gmail (pošta), YouTube (videoportál) a Google+ (sociální síť). Svůj účet si můžete nastavit tak, aby nikdo neviděl váš věk.

Pohlaví, stejně jako číslo mobilního telefonu, se vyplňuje podle uvážení uživatele.

Chcete-li zaregistrovat svůj e-mail, stačí prokázat, že jste skutečný člověk (a ne robot) a zadat na klávesnici určená latinská písmena. Pokud jsou znaky špatně čitelné, můžete kliknout na znak „Audio“, systém vám je nadiktuje. Pokud to nechcete udělat, uveďte číslo svého mobilního telefonu. Potvrzovací kód bude zaslán na váš telefon prostřednictvím SMS, budete jej muset zadat do pole „Potvrdit účet“.

Máte tedy svůj vlastní e-mailový účet, můžete odesílat a přijímat dopisy. Jak napsat dopis? Najděte tlačítko „Napsat dopis“ a do pole „Komu“, které se zobrazí, napište do pole „Komu“ adresu příjemce. Pokud chcete, aby kopii dopisu obdržel někdo jiný, uveďte v poli „Kopírovat“ jinou e-mailovou adresu. Pole "Předmět" může zůstat prázdné, ale pokud uvedete předmět a podstatu dopisu, bude to pro příjemce výhodnější. Do dopisu můžete napsat text, naformátovat jej, použít tlačítko „Připojit“ nebo ikonu „sponky“ k připojení souborů, vložení odkazů, fotografií, nákresů a uložení konceptu dopisu. Před stisknutím tlačítka "odeslat" můžete zkontrolovat pravopis. Chcete-li mít jistotu, zda jej příjemce obdržel a přečetl, zaškrtněte políčko „Upozornit při přečtení“.

Čtení přijatých dopisů je jednodušší – stačí kliknout na nový dopis (většinou je zvýrazněn tučně). Pokud si již nepřejete dostávat e-maily od žádného autora, můžete jeden z nich označit jako spam. Od této chvíle budou všechny e-maily z této adresy automaticky zasílány do složky Spam. Nyní tedy máte představu, jak používat e-mail, můžete si dopisovat s obchodními partnery a přáteli, registrovat se na sociálních sítích, nakupovat online a mnohem, mnohem více.

Chybou většiny lidí je, že podceňují důležitost vytvoření systému pro správu e-mailů.Jedním ze způsobů je chápat e-mail jako sérii kroků.

1 – Přístup k e-mailu
2 - Dopisová dávka
3 - Kontrola příchozí korespondence
4 - Odinstalovat
5 - Provedení
6 - Skladování

1. PŘÍSTUP K E-MAILU

Prvním krokem je vytvoření plánu, kdy budete každý den kontrolovat svůj e-mail. Většina lidí obvykle potřebuje zkontrolovat svůj e-mail čtyřikrát denně:

1. První věc po ránu. Většina lidí začíná svůj pracovní den kontrolou e-mailu, aby se ujistili, že nezmeškali nic naléhavého.

2. Před přestávkou na oběd. Čas oběda je zcela přirozenou pauzou ve vaší obchodní činnosti; Aby byl tento čas produktivnější, můžete zkontrolovat svůj e-mail.

3. Poledne. To je další přirozená pauza, když si potřebujete odpočinout nebo se chystáte odejít na obchodní schůzku.

4. Konec pracovního dne. Pokud před opuštěním stolu co nejvíce vyčistíte svou doručenou poštu, budete se moci hned ráno pustit do nových zpráv. Ujistěte se, že na poslední chvíli nenastanou žádné mimořádné události, které jste nechali bez dozoru, zaručí vám i vašim kolegům klidnější večer.

Pro většinu lidí je nejlepší a nejméně narušující pracovní postup kontrolovat e-mail čtyřikrát denně a každé e-mailové „relaci“ věnovat maximálně 15 minut.

2. DÁVKA DOPISŮ

Je důležité pochopit, že e-mailovou korespondenci zpracováváte čtyřikrát denně. To neznamená, že musíte okamžitě reagovat na každou zprávu, která vyžaduje odpověď, nebo napsat každý e-mail, který se chystáte odeslat, do 15 minut. Musíte se smířit s tím, že vaše doručená pošta není nic jiného než dávka e-mailů čekajících na roztřídění.

3. KONTROLA PŘÍCHOZÍ KORESPONDENCE

Dalším krokem je kontrola všech zpráv, což neznamená, že si musíte přečíst každou. Často se můžete rozhodnout o e-mailu na základě předmětu nebo prvních několika řádků. Významnou část naší korespondence tvoří mailingy a newslettery. Pokud jste průmyslový analytik, možná zpravodaj je
pro vás nejdůležitější dokument a každý den si jej pečlivě prostudujete. Nicméně pro nás ostatní tomu tak není a můžeme rychle určit, zda je pro nás tento newsletter důležitý nebo užitečný. Ne všechny e-maily vyžadují odpověď, například ty, kde jste dostali kopii nebo kde předmět pouze vyžaduje, abyste si informace přečetli.

4. VYMAZÁNÍ

Pokud je vaším hlavním cílem uvolnit si doručenou poštu, jedním z nejjednodušších způsobů, jak toho dosáhnout, je mazat zprávy. Pokud po přečtení newsletteru dojdete k závěru, že jsou vám tyto informace k ničemu, odhlaste se z odběru tohoto newsletteru. Nebudete litovat a nebudete muset ztrácet další čas jeho zpracováním. Odstraňte všechny zprávy, které od vás nevyžadují další akci.

Pokud najednou zjistíte, že mažete všechny zprávy přicházející z určité adresy, zamyslete se nad tím, proč se to děje.

5. PROVEDENÍ

Stejně jako při práci s papírovou dokumentací je vhodné, abyste se ke čtení dopisů znovu nevraceli.

Pokud na odpověď nebo přeposlání zprávy potřebujete jen několik minut, udělejte to hned. Pokud je to možné, měli byste okamžitě reagovat na zprávy, které potvrzují nebo nastavují čas schůzky, požadují informace o vašich kontaktech nebo obsahují jakékoli dotazy či požadavky, pokud vám to samozřejmě nezabere mnoho času.

Pokud pochopíte, že potřebujete více informací, zapojení dalších lidí nebo čas na přemýšlení, nebudete moci na takový e-mail okamžitě odpovědět. Později budete muset podniknout nějaké kroky: možná se rozhodněte, zda byste skutečně měli na tento dopis odpovědět a něco s tím udělat. Pokud ne, můžete dopis okamžitě poslat správné osobě. Než delegujete úkol, může chvíli trvat, než určíte koho
musí být odpovědná osoba. Pokud od vás dopis vyžaduje akci, uložte pouze významnou část informací a samotný dopis vymažte. Udržujte svou doručenou poštu bez těchto typů zpráv a ukládejte potřebné informace v něčem, jako je systém sledování projektů, kalendář nebo plánovací systém, abyste měli jistotu, že to zvládnete. To je přesně to, co je naplnění – důvěra, že vše, co je třeba udělat, bude vykonáno.

6. SKLADOVÁNÍ

Pokud e-mail nelze smazat (nebo odpovědět a poté smazat), je potřeba jej uložit.

Hlavním důvodem, proč to může být nutné, je to, že se na tento dokument budete muset v budoucnu odvolávat (jedná se například o informace o něčem, učiněné rozhodnutí, pokyn, zprávu o pokroku atd.). Pokud náhle nemáte dokument, na který byste se mohli odvolat, bude to mít pro vás nepříznivé důsledky.

Neexistuje žádný správný způsob ukládání e-mailových zpráv. Musíte přijít se systémem, který je účinný pro vás osobně.

Jednou z možností je systém podsložek ve vaší doručené poště. Podsložky můžete třídit podle tématu, kategorie, klienta nebo projektu v závislosti na typu zpráv, které obvykle přijímáte. Mnoho lidí vytváří samostatnou složku nazvanou „Zpracované e-maily“, kam ukládají všechny zaškrtnuté zprávy a zprávy, které vyžadují další akci.

Ať už si vyberete jakýkoli systém ukládání e-mailů, pamatujte, že jediné místo, kde byste jej neměli ukládat, je vaše doručená pošta. Pamatujte také, že práce s e-mailem by vás neměla zaměstnávat 24 hodin denně, sedm dní v týdnu. Když budete mít svou e-mailovou schránku organizovanou v předem určený čas, ušetříte několik hodin týdně, snížíte stres, který pociťujete z promeškání věcí, a zvýšíte svou efektivitu při práci na tom, na čem opravdu záleží. Jsou to jednoduché principy, které si snadno zapamatujete.