Doporučení pro práci s emailem. Jednoduchý průvodce efektivní správou e-mailů
Elektronická pošta (E-mail je zkratka pro elektronickou poštu) je pohodlný a rychlý prostředek pro komunikaci s ostatními lidmi. E-mail lze použít k různým účelům.
- - Odesílání a přijímání zpráv. E-mailovou zprávu lze odeslat komukoli, pokud má e-mailovou adresu. Zpráva je doručena do e-mailové schránky příjemce během několika sekund nebo minut, bez ohledu na to, zda bydlí poblíž nebo na druhém konci světa. Můžete přijímat zprávy od každého, kdo zná vaši e-mailovou adresu, a po přečtení dopisů psát odpovědi.
- - Odesílání a přijímání souborů. Kromě běžných textových zpráv můžete e-mailem odesílat téměř všechny typy souborů, včetně dokumentů, obrázků a hudby. Soubor odeslaný s e-mailovou zprávou se nazývá příloha.
- - Odesílání zpráv skupinám lidí. E-mailovou zprávu lze odeslat mnoha lidem najednou. Příjemci mohou odpovídat celé skupině, což umožňuje skupinové diskuse.
- - Přeposílání zpráv. Přijatou e-mailovou zprávu můžete přeposlat dalším příjemcům, aniž byste museli znovu zadávat text.
E-mail se ukazuje jako pohodlnější než telefonická komunikace a běžná korespondence. Zprávu můžete odeslat kdykoli během dne nebo v noci. Pokud příjemci nejsou v době odeslání zprávy u svého počítače nebo online (připojeni k internetu), najdou zprávy později při kontrole pošty. Pokud jsou připojeni k internetu, můžete od nich získat odpověď během několika minut.
Zasílání emailů je také zdarma. Oproti běžné poště není potřeba žádné razítko ani poštovné a je jedno, kde příjemce bydlí. Musíte platit pouze za připojení k internetu a někdy i za e-mailový program, který používáte.
K práci s e-mailem potřebujete tři věci.
- 1 připojení k internetu. Chcete-li připojit počítač k internetu, musíte si nejprve objednat poskytovatele internetových služeb. Poskytovatel internetových služeb poskytuje přístup k internetu, obvykle za měsíční poplatek. Budete také potřebovat zařízení zvané modem.
- 2 E-mailový program nebo webová e-mailová služba. E-mailový program si můžete stáhnout nebo zakoupit od společnosti Microsoft nebo jiného dodavatele. E-mailové programy jsou často výkonnější a poskytují rychlejší vyhledávání než webové e-mailové služby. Než budete moci nastavit svůj e-mailový program, budete muset od svého poskytovatele internetových služeb získat určité informace. Obvykle to zahrnuje e-mailovou adresu, heslo, názvy serverů příchozí a odchozí pošty a některé další informace.
Pokud nechcete stahovat nebo kupovat e-mailový program, můžete se zaregistrovat do webové e-mailové služby, jako je Gmail, Windows Live Hotmail nebo Yahoo! Mail. Tyto služby vám umožňují kontrolovat e-maily pomocí webového prohlížeče z jakéhokoli počítače připojeného k internetu – i když počítač patří někomu jinému nebo je nainstalován na veřejném místě, například v knihovně.
3 E-mailová adresa. E-mailovou adresu můžete získat od svého poskytovatele internetových služeb nebo registrací do webové e-mailové služby. E-mailová adresa se skládá z uživatelského jména (vaše skutečné jméno je volitelné, můžete použít pseudonym), znaku „@“ a jména poskytovatele služeb, např. Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Chcete-li jej zobrazit, musíte mít povolený JavaScript
Jako příklad zvažte proces vytváření a odesílání e-mailových zpráv
Obrázek ukazuje, jak vyplnit okno se zprávou ve většině e-mailových programů. Tyto kroky se mohou lišit v závislosti na e-mailovém programu nebo webové e-mailové službě, kterou používáte.
Rýže. 3.2.1
1. Do pole Komu musíte zadat e-mailovou adresu alespoň jednoho příjemce. Pokud je příjemců více, oddělte adresy středníkem (;).
V terénu Kopie Můžete zadat adresy dalších příjemců, kteří by si měli být vědomi zprávy, ale nereagovat na ni. Obdrží stejnou zprávu jako příjemci uvedení v poli Komu. Pole Adresa dalšího příjemce může zůstat prázdné. Některé e-mailové programy vás také vyzývají k vyplnění pole Bcc, která umožňuje odeslat zprávu příjemcům a zároveň skrýt určitá jména a e-mailové adresy před ostatními příjemci.
- 2. V terénu Podrobit musíte zadat předmět zprávy.
- 3. Do velké prázdné oblasti zadejte svou zprávu.
Chcete-li ke zprávě připojit soubor, musíte kliknout na tlačítko Připojit soubor Tlačítko "Přidat soubor" na nástrojové liště umístěné pod lištou nabídek. Najděte požadovaný soubor, označte jej a klikněte OTEVŘENO. V poli se objeví název souboru Připojte se v záhlaví zprávy.
Rýže. 3.2.2
Vytvoření zprávy je dokončeno! Chcete-li odeslat zprávu, musíte kliknout na tlačítko Poslat. Dopis bude zaslán příjemcům prostřednictvím internetu.
Poznámka
Chcete-li změnit styl, písmo, velikost nebo barvu textu, vyberte text a poté klikněte na jedno z tlačítek na panelu formátování nad oblastí pro zadávání zpráv.
Zvažte pořadí čtení e-mailových zpráv
Většina webových e-mailových programů a poštovních služeb používá složku Doručená pošta, kde si můžete přečíst přijaté zprávy. Chcete-li přijímat nové zprávy, možná budete muset kliknout na tlačítko Odeslat/přijmout nebo podobné. Chcete-li zobrazit seznam přijatých e-mailů, klikněte Doručená pošta na seznamu Složky váš poštovní program. E-mailové zprávy by se měly zobrazit jako seznam zpráv. Seznam obvykle obsahuje následující informace: odesílatele zprávy, předmět zprávy a čas přijetí.
V seznamu musíte kliknout na zprávu, kterou si chcete přečíst. Obsah zprávy se může objevit pod seznamem zpráv v oblasti zobrazení. V takovém případě poklepejte na zprávu v seznamu a přečtěte si ji v samostatném okně.
Rýže. 3.2.3
Chcete-li odpovědět na zprávu, musíte stisknout tlačítko Odpověď. správa e-mailových dokumentů
Pravidla e-mailové etikety
Stejně jako telefonické rozhovory a osobní schůzky i e-mailová korespondence zahrnuje určitá pravidla chování. Tato pravidla se nazývají netiketa nebo etiketa (kombinace slov „síť“ a „etiketa“). Pro efektivní komunikaci dodržujte následující doporučení.
- - Buďte opatrní s vtipy a emocionálními projevy. E-mailové zprávy nevyjadřují emoce přesně, takže příjemce nemusí rozumět tónu zprávy. Sarkastický humor je docela riskantní, protože příjemce si může slova vyložit doslovně a urazit se. K vyjádření emocí můžete použít emotikony.
- - Před odesláním přemýšlejte. Psaní a odesílání e-mailů je rychlé a snadné, někdy až příliš snadné. Zamyslete se nad zprávou předem a snažte se nepsat, když jste naštvaní.
- - Předmět udržujte krátký a jasný. Vyjádřete obsah dopisu několika slovy v předmětu. Lidé, kteří dostávají hodně e-mailů, mohou při výběru e-mailu, který si chtějí přečíst, použít předmět.
- - Napište krátce. Ačkoli e-mailová zpráva může být libovolně dlouhá, e-mail je určen pro výměnu krátkých zpráv. Mnoho lidí nemá čas ani trpělivost číst více než pár odstavců.
- - Nepište celé písmeno VELKÝMI PÍSMENY. Mnoho lidí považuje fráze napsané velkými písmeny za hlasité, otravné a urážlivé.
- - Buďte opatrní s důležitými a důvěrnými informacemi. Jakýkoli příjemce může přeposlat přijatou zprávu dalším lidem, úmyslně nebo náhodně.
Ve formální nebo obchodní korespondenci se také vyvarujte pravopisných a gramatických chyb. Psaní s chybami působí dojmem neprofesionality. Zkontrolujte zprávy před odesláním a používejte kontrolu pravopisu, pokud ji váš e-mailový program podporuje.
Někdy se objeví nežádoucí zprávy. Funkce práce s nimi jsou následující:
Protože e-mail může obsahovat nevyžádané reklamy, plakáty a katalogy, možná se budete muset vypořádat s přijímáním nevyžádaných zpráv (neboli spamu). Nevyžádané zprávy mohou obsahovat reklamu, podvodné nabídky, pornografii nebo právní výzvy. Zasílání nevyžádaných zpráv je pro reklamní služby velmi levné, takže lidé často dostávají spoustu spamu.
Mnoho e-mailových programů a webových e-mailových služeb obsahuje filtry nevyžádané pošty, nazývané také filtry nevyžádané pošty. Analyzují obsah odeslaných zpráv a přesouvají podezřelé zprávy do složky nevyžádané pošty, takže je můžete kdykoli zobrazit nebo smazat. Pokud spamová zpráva skončí ve vaší doručené poště, aniž by byla filtrována, můžete určit, že v budoucnu budou všechny zprávy od tohoto odesílatele automaticky umístěny do složky nevyžádané pošty.
Chcete-li se vyhnout přijímání nevyžádaných zpráv, postupujte takto:
- - Buďte opatrní při poskytování své e-mailové adresy. Vyhněte se zveřejňování své e-mailové adresy na diskusních skupinách, webových stránkách nebo jiných veřejných internetových zdrojích.
- - Než zadáte e-mailovou adresu na webovou stránku, zkontrolujte prohlášení o ochraně osobních údajů pro danou stránku, abyste se ujistili, že nemáte žádná omezení týkající se sdělování vaší e-mailové adresy jiným společnostem.
- - Nikdy neodpovídejte na nevyžádané zprávy. Odesílatel ověří správnost e-mailové adresy a může ji prodat jiným společnostem. A pak se tok nevyžádaných zpráv pravděpodobně zvýší.
Pokyny pro práci s e-mailem RUE "BELTORGINFOSERVICE"
Vývojář: Shvayakov A. A. e-mail: [e-mail chráněný]
Práce s e-mailem ................................................ ...................................................................... ............................................................. ............ | |
Zavedení................................................. ....................................................... ............................................................. ........................................ | |
E-mail............................................... ................................................. ....................................................... .... | |
Funkce e-mailu................................................................ ............................................................. ............................................... | |
Jak funguje pošta ................................................... ............................................................. ............................................................ ............ | |
E-mailová adresa................................................ ...................................................................... ............................................................. | |
Poštovní programy ................................................ ...................................................................... ............................................................. ........ | |
Webová pošta ................................................ ............................................................. ............................................................ ...................................... | |
Práce s e-mailovým programem ................................................................ ...................................................................... ........................................................ | |
Čtení e-mailových zpráv ................................................ ...................................................................... ............................................. | |
Psaní dopisu ................................................................ ............................................................. ............................................................ ......... | |
Investice................................................................ ....................................................... ............................................................. ........................ | |
Odeslání přílohy z e-mailového programu:................................................ ............................................................. .......... | |
Archivace příloh................................................ ...................................................... ...................................................................... | |
Odesílání příloh z jiných programů:................................................ ....................................................... ............... | |
Odpověď na e-mail ................................................ ...................................................................... ........................... | |
Etika obchodní e-mailové korespondence............................................................ ............................................................. ............................................................... | |
Spam................................................. ....................................................... ............................................................. ...................................................... | |
Co je spam? ................................................................ ...................................................... ........................................................ ..... | |
Jak se vyhnout spamu? ................................................ ...................................................................... .............................. | |
Nebezpečí e-mailu ................................................................ ...................................................................... ............................................................. ........ | |
Snížení rizika při práci s dokumenty Microsoft Office ................................................ .............................. | |
Zabezpečení IRC a ICQ ................................................ ....................................................... ............................................. | |
Další informace pro uživatele ................................................ ...................................................... ............................... | |
Často kladené otázky a odpovědi ................................................................ ........................................................ ................................................................... ......... | |
Nastavení e-mailového klienta Mozilla Thunderbird................................................. ............................................................. ............... | |
Požadavky na počítač ................................................ ................................................................... ............................................................. ............... | |
Vytvoření účtu ................................................ ............................................................. ............................................................ | |
Osobní údaje ................................................ ...................................................................... ............................................................. ... | |
Možnosti přijímání pošty. ...................................................... ...................................................... ........................................ | |
Další nastavení................................................ ...................................................................... ............................................................. | |
Nastavení serveru IMAP ................................................................ ....................................................... ............................................................. | |
Nastavení serveru POP3 ................................................ ....................................................... ............................................................. | |
Parametry serveru pro odesílání pošty ................................................ ...................................................................... ........................................................ | |
Nastavení sdíleného adresáře ................................................ ...................................................................... ............................................................. |
Práce s emailem
Zavedení.
E-mail, E-mail. Co to je, jak to lze použít, jak porozumět e-mailovým adresám?
Víme, co je to pošta. Jedná se o tradiční komunikační prostředky, které umožňují výměnu informací alespoň dvěma účastníkům.
Aby k této výměně došlo, je nutné napsat zprávu a s uvedením adresy ji vložit do poštovní schránky, odkud dopis nevyhnutelně dorazí na poštu. Pokud zadaná adresa splňuje obecně uznávané standardy, po nějaké době ji pošťák vloží do poštovní schránky příjemce. Poté předplatitel otevře zprávu a dojde k výměně informací.
Tradičně se pro nás staly dva druhy komunikace - poštovní a telefonická, jejichž výhody i nevýhody již dobře známe. co je e-mail? E-mail - výměna poštovních zpráv s jakýmkoli internetovým předplatitelem. Je možné posílat jak textové, tak binární soubory – programy a jakákoliv další data.
E-mail je v mnoha ohledech podobný běžné poště. S jeho pomocí je na určenou adresu, která určuje umístění stroje a jméno adresáta, doručen dopis - text opatřený standardní hlavičkou (obálkou) a je vložen do souboru zvaného poštovní schránka adresáta, aby jej adresát mohl získat a přečíst ve vhodnou dobu. Existuje však dohoda mezi různými e-mailovými programy, jak napsat adresu, aby jí každý rozuměl.
● E-mail se ukázal být v mnoha ohledech pohodlnější než běžná „papírová“ pošta. Nemluvě o tom, že nemusíte vstávat zpoza počítače a přejděte do schránky, kde můžete přijmout nebo odeslat dopis;
● Ve většině případů jsou e-mailové zprávy doručovány mnohem rychleji než běžné zprávy;
● stojí méně;
● Chcete-li poslat dopis více příjemcům, nemusíte jej tisknout v mnoha kopiích, stačí zadat text do počítače;
● protože text je již ve stroji;
● je pohodlnější uložit velké množství písmen do souboru na disk než do šuplíku stolu; je snazší hledat v souboru;
● a nakonec se šetří papír.
Spolehlivost e-mailu do značné míry závisí na tom, jaké e-mailové programy se používají, jak daleko jsou od sebe odesílatel a příjemce e-mailu a zejména na tom, zda jsou ve stejné síti nebo v různých sítích. V dnešním prostředí je asi lepší spolehnout se na email než na běžný email. Pokud se dopis stále ztratí, můžete se o tom brzy dozvědět a poslat nový. Ačkoli lze e-mail považovat za zvláštní případ přenosu souborů, má řadu funkcí, které nejsou běžné ve standardních postupech přenosu souborů. Za prvé, odesílatel a příjemce jsou téměř vždy lidé, nikoli stroje. To znamená, že e-mailový systém se skládá ze dvou odlišných, ale úzce propojených částí: jedné pro lidskou interakci (např. vytváření, editace, čtení zpráv) a druhé pro přenos zpráv (např. odesílání na seznamy, usnadnění přenosu).
Dalším rozdílem mezi e-mailem a univerzálním médiem pro přenos souborů je to, že poštovní zprávy jsou jasně strukturované dokumenty. V mnoha systémech je každá zpráva doprovázena velký počet další pole. Patří mezi ně jméno a adresa odesílatele, jméno a adresa příjemce, datum a čas odeslání dopisu, seznam osob, kterým byla kopie dopisu zaslána, úroveň závažnosti, stupeň utajení a mnoho dalšího.
Aby si uživatel mohl vyměňovat dopisy e-mailem, musí se stát klientem některé z počítačových sítí. Stejně jako v telefonních sítích se klienti počítačových sítí nazývají účastníci.
Každému účastníkovi je přidělena elektronická schránka na jedné ze síťových poštovních služeb. Přístup do schránky se provádí pomocí adresy a hesla poskytnutého účastníkovi. Heslo zná pouze předplatitel a poštovní služba. Poté, co se uživatel stane předplatitelem poštovní služby a obdrží adresu své poštovní schránky, může to říct svým přátelům a známým. Každý odběratel e-mailu může poslat prostřednictvím svého počítače dopis kterémukoli jinému odběrateli, přičemž ve zprávě uvede svou poštovní adresu.
Všechny dopisy přicházející na určitou poštovní adresu jsou zaznamenány v příslušné poštovní schránce poštovní služby. Síťový počítač obsahující poštovní schránky předplatitelů se nazývá „poštovní server“ nebo poštovní služba. Poštovní služba se může skládat z mnoha serverů.
Funkce e-mailu
● Příjem a odesílání elektronických textových zpráv;
● výměna zpráv s připojenými soubory;
● schopnost využívat prvky estetického designu sdělení;
● schopnost přijímat a odesílat zprávy s více adresami a seznamy příjemců;
● boj proti nevyžádané poště;
● organizace ukládání a automatická organizace přijaté korespondence;
● nástroje pro skupinovou práci a koordinaci akcí, plánování kalendáře;
● adresář a možnost vyhledávat na internetu požadované e-mailové adresy.
Jak funguje pošta
Každý dopis musí být opatřen e-mailovou adresou, aby se dostal k příjemci. Podívejme se na konkrétní příklad. Nechat nějakého vlastníka e-mailové adresy s [e-mail chráněný] na poštovním serveru abc.ru napíše majiteli poštovní schránky dopis s adresou [e-mail chráněný] na serveru def.com.
Aby mohl připravit dopis, spustí poštovní program, vytvoří text zprávy a ve sloupci „Komu“ uvede adresu příjemce. [e-mail chráněný]. Pokud odesílatel nemá trvalé připojení k internetu, pak po kliknutí na tlačítko „Odeslat“ naváže připojení k internetu a začne přijímat nahromaděnou poštu a odesílat připravené dopisy. Pořadí odesílání pošty závisí na aktuálním nastavení poštovního programu. Dopisy jsou obvykle uloženy ve specifické složce a odeslány jiným týmem po navázání připojení k internetu.
E-mailová adresa.
Poštovní e-mailová adresa může mít různé formáty. Nejrozšířenějším systémem generování adres je DNS (Domain Name System), používaný na internetu.
Z logického hlediska, aby adresa byla informativní, musí obsahovat:
● identifikátor předplatitele (analogicky - řádek TO: na poštovní obálce);
● poštovní souřadnice, které určují jeho polohu (analogicky - dům, ulice, město,
země na poštovní obálce).
Poštovní e-mailová adresa má všechny tyto součásti. K oddělení ID účastníka od jeho poštovních souřadnic se používá ikona @.
Poštovní e-mailová adresa v internetovém formátu může vypadat takto: [e-mail chráněný]
V uvažovaném příkladu je melnic identifikátor předplatitele, obvykle složený z příjmení a (nebo) počátečních písmen jeho příjmení, křestního jména a patronyma.
To, co se objeví napravo od znaku @, se nazývá název domény a jednoznačně popisuje umístění předplatitele.
Termín „doména“ definuje určitou skupinu počítačů se společným názvem – doménovým jménem mintorg.gov.by.
Komponenty názvu domény jsou odděleny tečkami. Sekvence čtení názvu domény je zprava doleva. Pravá část domény zpravidla označuje kód země příjemce – jedná se o doménu nejvyšší úrovně. Kód země je schválen mezinárodní normou ISO. V našem případě je kódem Běloruské republiky. Vládní část názvu určuje příslušnost k vládním agenturám. Část názvu mintorg uvádí název organizace.
Tento obrázek ilustruje koncept e-mailové adresy. Určitý uživatel může mít například adresu na serveru v USA [e-mail chráněný] a na serveru v Moskvě - [e-mail chráněný]
E-mailová adresa není spojena s geografickou polohou místního počítače, příjemcem pošty, ale se serverem, na kterém je registrována jeho poštovní schránka.
A z každé poštovní schránky může takový uživatel přijímat dopisy na svůj domácí počítač, kopírovat data jak ze serveru v New Yorku, tak ze serveru v Moskvě, nastavovat přeposílání z jednoho e-mailu na druhý. Zároveň může posílat poštu sobě.
Poštovní programy
Pro práci s poštou potřebujete program – poštovního klienta. Hlavní funkce e-mailových klientů jsou přijímání zpráv, jejich prohlížení, třídění zpráv, automatizace vytváření odpovědí a udržování adresáře.
Pro práci s poštou existuje velké množství různých programů. Pokud používáte systém Windows, obvykle již máte v systému e-mailový program Outlook Express.
Bohužel však Outlook Express obsahuje příliš mnoho zranitelností, vystavuje váš systém malwaru a má omezenou funkčnost.
Jako e-mailový program se doporučuje používat Mozilla Thunderbird. Toto je jeden z nejlepších e-mailových programů. Rychle se vyvíjí, má mnoho přídavných modulů pro rozšíření funkcí a je distribuován zdarma a zdarma.
E-mailové programy jsou velmi podobné a jakmile jeden z nich zvládnete, nebudete mít v budoucnu problémy.
Mozilla Thunderbird |
Na obrázku vidíte dva různé programy, ale jak vidíte, rozdíly nejsou nijak zvlášť patrné.
Webová pošta
Webová pošta je pošta s webovým rozhraním. Pro přístup k takové poště stačí mít přístup k internetu. V počítači možná nemáte ani e-mailové programy. Stačí obyčejný prohlížeč. Používám prohlížeč Mozilla Firefox, můžete jej použít, nebo chcete-li, jakýkoli jiný program, například Opera nebo Internet Explorer.
Webmail poskytuje všechny typické funkce e-mailu. Na webové stránce je uživatel vyzván k zadání jména a hesla, poté vidí svá písmena a pracuje s nimi téměř jako na svém počítači.
Hlavními výhodami Web mailu je dostupnost z jakéhokoli počítače s přístupem na internet a univerzálnost adresy bez ohledu na místo výkonu práce.
Mohou existovat určitá funkční omezení a nepříjemnosti, ale opak může být také pravdou.
Například webový poštovní program „Horde“, který používáme, zahrnuje nejen nástroje pro výměnu pošty, ale také kontrolu nastavení antispamu, nástroje pro udržování černých a bílých listin, organizátor, skupinový kalendář, kontrolu provádění úkolů a další prostředky. organizování skupinové práce.
E-mailové služby jsou často vytvořeny s možností přístupu přes webovou poštu.
Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru jsou příklady populárních služeb webové pošty.
Schopnost práce s emailem se stala důležitou součástí znalostí v oblasti moderní práce. Lidé, kteří mají email, zpravidla stále nevědí, jak správně pracovat se svou schránkou. Často si stěžují, že je e-mail rozptyluje a ztrácí spoustu času.
Jedním z nejlepších způsobů, jak převzít kontrolu nad svým e-mailem, je použití struktury složek a správné zpracování e-mailů. Chci vám říci o technice zpracování, která je velmi účinná při práci s e-mailem.
Abych ukázal, jak používat složky při práci s e-mailem, používám jako příklad e-mailovou službu Gmail. Ale stejné nápady lze použít s jinými e-mailovými službami (Yandex, Mail.ru, Hotmail atd.) nebo e-mailovými klienty (AppleMail, Thunderbird, MicrosoftOutlook atd.). Takže se nebojte, pokud nemáte Gmail. Stejné principy můžete použít při práci s jinou e-mailovou službou nebo aplikací.
Poznámka: Pokud hledáte Gmail- klient proMac, Mailplane vám mohu doporučit.
Prázdná schránka
První myšlenkou, kterou bych chtěl sdělit, je, že vaše schránka by měla zůstat vždy prázdná. Většina lidí považuje svou doručenou poštu za místo, kde jsou uloženy jejich e-maily, ale rád bych změnil vaše vnímání.
Začněte uvažovat o své doručené poště jako o dočasném místě pro ukládání e-mailů – mohou tam být pouze do doby, než je začnete zpracovávat.
Jinými slovy, ve vaší doručené poště by měly být pouze nepřečtené zprávy. Neměly by tam být žádné dopisy, které jste přečetli nebo jinak zpracovali (budou umístěny na jiném místě, později vám řeknu které).
Pokaždé, když zpracováváte svou doručenou poštu, měli byste snížit počet e-mailů v ní na nulu
Při každém zpracování příchozí pošty je vaším cílem snížit počet zpráv v této složce na nulu. Z psychologického hlediska je mnohem lepší si uvědomit, že máte kompletně vyřízenou poštu a že v budoucnu budete muset pracovat jen s novými zprávami, které vám dorazí do schránky. Pokud je vaše schránka plná dopisů, bude pro vás velmi obtížné najít to, co potřebujete, zvláště pokud k tomu musíte procházet stovky dalších. Pokud máte ve schránce asi 235 346 e-mailů, najít to, co potřebujete, může být opravdové mučení. Existuje jednoduché řešení tohoto problému, o kterém budu mluvit později.
Chci zopakovat, je to velmi důležité. Začněte se svou schránkou zacházet jako s dočasným domovem pro e-maily – musíte si je přečíst a rozhodnout se, co s nimi dál. Pokaždé, když kontrolujete svůj e-mail, musíte snížit počet e-mailů ve vaší doručené poště na nulu.
Struktura složek
Navrhovaný způsob zpracování dopisů vyžaduje vytvoření tří složek: Odpověď,Očekávání A Archiv.
Vytvářejte složky (nebo je označujte v Gmailu) Odpovědět, Nevyřízeno a Archivovat
Odpověď: Zde jsou umístěny e-maily, na které je třeba odpovědět déle než 2 minuty.
Očekávání: Zde jsou umístěny e-maily, na které čekáte na odpověď nebo které chcete zpracovat později.
Archiv: Všechny ostatní e-maily, ke kterým chcete mít v budoucnu přístup, jsou umístěny zde.
Při práci s e-mailovými klienty budete muset tyto složky vytvořit. V tomto článku používám Gmail jako příklad. Gmail má také složky, ale nazývají se „zástupci“. Zde je návod, jak je nastavit:
- V pravém horním rohu klikněte na ozubené kolo, které představuje nastavení, a poté klikněte Nastavení
- Klepněte na kartu Zástupci.
- Vytvořte nové zkratky Odpověď A Očekávání. Gmail již má složku, která tuto složku nahrazuje Archiv, jmenuje se Veškerá pošta, takže není potřeba vytvářet nový. Pokud máte jinou e-mailovou službu nebo klienta, budete jej muset vytvořit.
Zde jsou některé typy dopisů, které by měly být umístěny ve složce Odpověď:
- Někdo vás požádá, abyste něco udělali (s termínem nebo bez něj).
Například: podejte zprávu, upřesněte informace nebo přijměte úkol do práce. - Někdo vás požádá o odpověď, ale k tomu potřebujete čas na rozmyšlenou.
Například: někdo se vás zeptá na váš názor nebo vás pozve na nějakou akci.
Po odpovědi na dopisy z této složky by měly být přesunuty do složky Archiv. V Gmailu se to dělá jednoduše kliknutím na ikonu X vedle názvu štítku.
Typická písmena, která by měla být ve složce Očekávání:
- Pověřili jste někoho k dokončení úkolu a čekáte na odpověď.
Příklad: dopisy asistentovi, podřízenému nebo někomu jinému, od kterého očekáváte dokončení úkolu. - Kódy pro sledování zásilek (UPS nebo FedEx). Poštovní identifikační čísla balíků při doručení po online nákupu.
- Potvrzení od někoho. Pokud čekáte na potvrzení, že od vás něco obdrželi (například balík).
Pravidlo dvou minut
Dalším zlatým pravidlem pro práci s e-mailem je to, čemu říkám dvouminutové pravidlo. Je to velmi jednoduché: pokud odpověď na e-mail trvá déle než dvě minuty, vložte jej do složky Odpověď a odpovědět později. V opačném případě okamžitě odpovězte (podobně jako pravidlo GTD: dokončit věci).
Při práci s emailem je potřeba uplatnit zásadu rychlé práce. Nečtěte znovu stejná písmena – je to jen ztráta času. Zvláště pokud denně řešíte desítky či stovky e-mailů.
Hodnota tohoto pravidla spočívá v tom, že vám umožňuje rychle zpracovávat doručenou poštu a dělat jen to, co je skutečně potřeba. Pokud někdo potřebuje rychlou odpověď, můžete ji dát. Pokud tento dopis vyžaduje více pozornosti, můžete s ním pracovat později a určit, který z dopisů vyžaduje více pozornosti (poté, co zpracujete veškerou poštu a ve složce Doručená pošta nezůstanou žádné dopisy).
Většina lidí zpracovává e-maily jeden po druhém a důsledně řeší každý nový e-mail, který během dne přijde. Tento Velmi neefektivní způsob, jak se vypořádat s e-mailem, protože mu neupřednostňujete. Pokud máte například 10 nepřečtených e-mailů, jak můžete vědět, že e-mail č. 2 je důležitější a prioritní než e-mail č. 9? To nikdy nepochopíte, když budete dlouho sedět nad každým novým písmenem. Dvouminutový časový limit je velmi efektivní právě proto, že chápete, které e-maily od vás vyžadují největší pozornost.
Můj časový limit jsou nyní dvě minuty. Nastavte si limit podle toho, kolik času chcete strávit e-mailem a podle počtu e-mailů, které obdržíte. Osobně jsem se rozhodl, že chci strávit méně než jednu hodinu denně prací na e-mailu. V současné době dostávám méně než 50 e-mailů denně, takže s 2minutovým limitem na zpracování každého zvládám vše vyřídit za méně než jednu hodinu.
pamatuj si to, čím více dopisů za den dostanete, tím menší časový limit musíte nastavit pro práci s každým z nich.
To je velmi důležité: při práci s e-mailem musíte použít pravidlo „jeden kontakt“. V opačném případě ztratíte spoustu času opakovaným čtením e-mailů, které vám během týdne chodí.
Zpracování
Při práci s příchozími e-maily musíte použít pravidlo prázdné schránky a pravidlo dvou minut. Jsou velmi důležité pro zpracování e-mailů a teď bych to chtěl všechno propojit.
Jakmile vyprázdníte doručenou poštu, můžete začít efektivně pracovat se svým e-mailem. Ve výchozím nastavení víte, že všechny e-maily jsou ve složce Odpověď vyžadují vaši pozornost (vyžadují více než dvě minuty vašeho času). Dokud budete pracovat v rámci tohoto procesu, budete odpovídat na všechny e-maily kromě těch, které vyžadují vaši zvláštní pozornost. Všechny tyto důležité dopisy budou ve složce Odpověď, můžete s nimi pracovat a upřednostňovat je později.
Při zpracování doručené pošty je potřeba rychle naskenovat e-mail a určit, co s ním dělat. Když ve vaší doručené poště nic nezbývá, můžete se rozhodnout, jak upřednostnit e-maily ve vaší doručené poště. Odpověď. Nyní můžete v klidu pracovat s písmeny a věnovat každému z nich náležitou pozornost (protože jsou v této složce, musíte věnovat pozornost jejich zvážení).
Pokročilejší uživatelé mohou z každého e-mailu ve složce Odpovědět udělat úkol, který je třeba vyřešit, a umístit jej do seznamu úkolů. To je to, co preferuji, ale budete muset použít seznamy úkolů nebo organizér (což vřele doporučuji!). Vzhledem k tomu, že e-maily končí ve složce Odpovědět, vyžadují pozornost, takže je chci proměnit v úkol, který je třeba splnit. Častou chybou mnoha lidí je, že svou doručenou poštu považují za seznam úkolů. Ale je lepší používat samostatný organizátor a považovat svou schránku za zdroj úkolů. Stejně jako vám váš šéf může zadávat úkol osobně nebo vám zavolat na telefon, pošta je také jen jedním ze zdrojů úkolů. Pokud budete mít všechny své úkoly na jednom místě (v samostatném seznamu nebo správci úloh), bude pro vás práce mnohem snazší. Dovolte mi zopakovat: vaše doručená pošta nemůže být seznam úkolů.
Schéma pracovního postupu e-mailu
Není divu, pokud úkol zadaný prostřednictvím e-mailu vyžaduje realizaci velkého projektu. Váš šéf by například mohl napsat: „Potřebuji, abyste identifikoval tři nejzajímavější společnosti na trhu drahých kovů a poradil, které akcie jsou nejslibnější. Ode dneška mi pošlete informace do pěti dnů.“ Ano, toto je jasný příklad, ale doufám, že chápete, co tím myslím. Jakmile takový e-mail obdržíte, musíte vytvořit úkol (nebo dokonce projekt) v seznamu nebo správci úloh, abyste na něm mohli pracovat a odpovídat e-mailem.
Jednodušší příklad: vaše kamarádka se zeptala, jestli byste s ní za dva týdny nechtěl jít na koncert. Můžete okamžitě reagovat napsáním, že se podíváte později a zadáte si úkol. O tři dny později, když zjistíte svůj rozvrh, odpovíte: „Ano, budu volný. Jdeme!" a zaškrtněte políčko „hotovo“ ve vašem seznamu úkolů.
E-mail může být časově náročný. Často se stává, že si lidé přečtou email, kliknou na odkaz, přečtou si něco zajímavého, kliknou na něco jiného a teprve potom si uvědomí, že už promarnili hodinu času. Ale vytváření úkolů z e-mailů vás udrží ve vašem e-mailovém klientovi (nebo na stejném webu) a zabrání vám ztrácet čas děláním něčeho zbytečného.
Ukázka organizace práce s emailem
Klíčem k tomu, aby byl tento systém efektivní, je pravidelná práce se složkami. Dobrým zvykem je kontrolovat e-mail dvakrát denně v určitou dobu. Do doručené pošty se musíte podívat dvakrát denně pomocí pravidla prázdné schránky a pravidla dvou minut. Jako příklad vám ukážu, jak pracuji se svým emailem.
- Pondělí-pátek: zpracování nových dopisů v 11-00.
- Pondělí-pátek: zpracování nových dopisů v 16-00.
- Pátek: práce se složkou Očekávání v 16-30 (po zpracování nových písmen s písmeny).
S písmeny pracuji dvakrát denně v určitou dobu. Poprvé je to ráno, ale (nikdy nekontrolujte e-maily od velmi časného rána, výrazně to sníží vaši produktivitu). V době, kdy se dostanu k emailu, už mám ty nejdůležitější úkoly hotové, o to je práce s ním příjemnější.
Mezi první a druhou kontrolou pošty je časový úsek, který lze využít pro jinou práci. Tato práce může zahrnovat něco, o čem jsem se dozvěděl dříve ráno prostřednictvím e-mailu. Během druhé kontroly e-mailu si mohu aktualizovat svůj seznam úkolů a naplánovat věci na zítra (pokud jsem dostal e-mail s pochůzkami a úkoly pro mě). Kontrolou e-mailu na konci dne mohu určit nejdůležitější úkoly na další dny.
Před víkendem prohlížím složku Čekání. Dělám to jednou týdně. S touto složkou zacházím jako se samostatnou schránkou a pracuji s ní co nejrychleji. Pokud se mi do 48 hodin nikdo neozve, posílám upomínku. Pokud dostanu odpověď, smažu dopis ze složky a přesunu jej do archivu.
U tohoto pracovního postupu se mi líbí, že se nejdříve dokončí nejdůležitější úkoly, poté se zkontroluje e-mail a až poté dojde k plánování. Důležitou práci dělám od 9 do 11 (obvykle začínám v 9), aniž bych byl rozptylován e-mailem. V době, kdy zkontroluji poštu, mám již dokončenou nejdůležitější práci, a proto po kontrole pošty mohu začít dokončovat práci, kterou jsem tentýž den obdržel poštou.
- 9 – 11: dokončení (toto by mohla být práce, kterou jsem dostal včera poštou)
- 11 – 11-30: zpracování emailu
- 12-30 – 15.30: dokončení jiné práce (včetně úkolů přijatých tentýž den poštou)
- 16-00 – 16-30: zpracování emailu
- 16-30 – 16-45: sestavování seznamu úkolů na základě dnešních úkolů a nejnovějších přijatých e-mailů
Tento pracovní postup je skvělý pro lidi pracující v prostředích, kde je e-mail primárním prostředkem komunikace.
Teorií a příkladů jsem uvedl dost. Naučit se toto všechno může být náročné, ale aplikace a experimentování se zpracováním e-mailů stojí za námahu.
Další krok
- Vytvořte tři složky: Odpověď, Očekávání A Archiv.
- Přesuňte obsah své e-mailové schránky do složky Archiv.
- Začněte hned, postupujte podle doporučení pro zpracování e-mailů.
- Rozhodněte se, kolikrát denně a v jakou dobu chcete kontrolovat svůj e-mail.
- Procházet složku Očekávání každý pátek.
Email – je systém pro odesílání zpráv mezi uživateli sítě, jedna z nejoblíbenějších a nejuniverzálnějších internetových služeb. E-mailem můžete posílat nejen písemné zprávy, ale i libovolné dokumenty, grafiku, programy.
Hlavním účelem e-mailu je umožnit uživatelům komunikovat mezi sebou. Předplatitelé posílají textové a jiné soubory, stejně jako při běžné poštovní korespondenci si lidé vyměňují dopisy, pohlednice a další korespondenci. Jedinečnost e-mailu jako síťové služby spočívá v tom, že díky existujícímu propojení mezi různými sítěmi lze doručovat poštu téměř do všech a z jakýchkoli světových sítí a spojovat je do jediného síťového prostoru. Rychlost doručování korespondence navíc nezávisí ani tak na fyzické vzdálenosti poštovních serverů od sebe, ale na propustnosti těch uzlů, kterými je zpráva doručována adresátovi. Není třeba čekat na připojení obou odběratelů současně – e-mail lze odeslat okamžitě a příjemce si jej přečte později.
První e-mailový program pro odesílání zpráv prostřednictvím distribuované sítě byl vyvinut v roce 1971. Poté byl modernizován pro použití na internetu a e-mailové adresy začaly používat symbol @ – "Je to komerční."
V roce 1972 byl napsán program, který uživatelům usnadnil práci s e-mailem. Umožnil vytvářet a třídit seznamy dopisů, uživatel si mohl vybrat a přečíst požadovanou zprávu, uložit zprávu do souboru a také přeposílat e-maily na jinou adresu nebo automaticky odpovídat na přijatou zprávu. Byl to první e-mailový klientský program, který usnadnil správu e-mailů i laikům.
Speciální byly vyvinuty pro e-mail. protokoly. Protokol pro výměnu pošty POP3 (Post Office Protocol) je určen pro příchozí zprávy (uživatelé přijímají korespondenci z poštovních schránek na poštovním serveru do místních souborů).
Pomocí protokolu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) uživatelé posílají korespondenci přes internet. Vzájemně
Komunikace v rámci SMTP je založena na principu obousměrné komunikace, která je navázána mezi odesílatelem a příjemcem emailové zprávy. V tomto případě odesílatel zahájí spojení a odešle požadavky na službu a příjemce na tyto požadavky odpoví. Odesílatel ve skutečnosti vystupuje jako klient a příjemce jako server.
Internet přijímán adresní systém , která je založena na doménové adrese stroje připojeného k síti. Elektronická adresa (e-mail) se skládá ze dvou částí: ID uživatele, které se píše před znakem „komerční“ – @, a adresy domény, které se píše za znakem @.
Například v adrese Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Abyste to viděli, musíte mít povolený JavaScript, user – username a rea.ru – doménu.
Tedy e-mailovou adresu formuláře<имя_пользователя>@<имя_домена>znamená "uživatel s takovým a takovým jménem v takové a takové doméně."
Existuje mnoho serverů, které poskytují bezplatné e-mailové adresy. Například v Runetu si můžete zaregistrovat poštovní schránku na mail.ru, rambler.ru, yandex.ru a dalších serverech. Navíc na některých můžete získat krabice v různých doménách.
Bezplatné poštovní schránky lze zaregistrovat nejen v ruskojazyčné části sítě.
Je velmi důležité vybrat si dobrou a kvalitní službu. Majitelé služeb pravidelně obměňují rozsah poskytovaných služeb (obvykle směrem nahoru), takže je těžké dát recept na všechny časy. To hlavní, na co byste se ale měli před registrací podívat, je velikost schránky, možnost přikládat soubory a omezení jejich velikosti, možnost přeposílání a nastavení filtrů.
Například jste se rozhodli dostat svou poštovní schránku na server Yandex. Pomocí prohlížeče musíte načíst web yandex.ru. Dále klikněte na odkaz Rejstřík sekce Mail pokračujte k vyplnění speciálního pasu, ve kterém uveďte své budoucí přihlašovací jméno, jméno a příjmení, heslo, bezpečnostní otázku a odpověď. Jako přihlašovací jméno a heslo lze zadat libovolné latinské znaky a čísla. V tomto případě musí heslo obsahovat alespoň čtyři znaky a přihlášení nesmí být obsazeno jinými osobami. V budoucnu bude adresa vaší poštovní schránky yourlogin@уandех.ru. Nevymýšlejte proto příliš dlouhé a složité přihlašování. Bezpečnostní otázka a odpověď jsou vyžadovány v případě, že zapomenete své uživatelské jméno nebo heslo. Na základě správné odpovědi na bezpečnostní otázku vás systém bude schopen identifikovat.
Pokud jste zaregistrovali svou e-mailovou adresu na jednom z bezplatných serverů, můžete nyní přistupovat ke své poštovní schránce zadáním svého uživatelského jména a hesla do příslušných polí na stránce. Obvykle budete přesměrováni přímo do složky Doručená pošta , do kterého se ukládají příchozí zprávy (obr. 17.1). Nepřečtené zprávy jsou často zobrazeny tučně. Nechybí ani složky pro odeslané a smazané zprávy a koncepty. Sami si můžete vytvořit další složky pro uspořádání korespondence. Čísla vedle složky ukazují, kolik zpráv obsahuje (celkem a nepřečtených).
Ve složce Doručená pošta Zobrazí se pouze záhlaví zpráv. Můžete vidět, od koho e-mail přišel a jeho předmět. Kliknutím na hypertextový odkaz ve sloupci Od koho , otevře se vám okno se skutečným textem dopisu.
V sekci Nastavení pošty Můžete zadat standardní podpis pro vaše dopisy a další možnosti.
Chcete-li vytvořit nové písmeno, vyberte hypertextový odkaz Napište dopis , pak nezapomeňte pole vyplnit Komu , je vhodné uvést předmět zprávy. Pole Kopie se vám bude hodit, pokud potřebujete poslat stejné dopisy různým příjemcům.
Pokud chcete, aby byl napsaný dopis uložen do složky Odesláno , nezapomeňte před odesláním dopisu povolit příslušnou volbu, protože je ve výchozím nastavení zakázána.
K dopisu můžete připojit libovolné soubory - obrázky, dokumenty Word, Excel atd.
Poštovní klienti – Jedná se o programy, pomocí kterých si uživatelé vyměňují informace, pracují s elektronikou
Rýže. 17.1.
trůnní pošta. Mezi takové programy patří například Microsoft Outlook nebo The Bat! z Ritlabs.
Každý uživatel poštovního programu musí mít poštovní adresu. Zprávy a soubory chodí do poštovní schránky určené odesílatelem.
Nejprve se zpráva připraví pomocí běžného textového editoru nebo textového editoru zabudovaného do e-mailového programu. Poté se zavolá modul pro odesílání pošty. Pošta dorazí do poštovní schránky příjemce během několika minut.
Moderní e-mailové programy poskytují funkce, jako jsou možnosti podpisu, vytváření adresáře, podpora více schránek pro příchozí a odchozí dopisy, filtrování a mnoho dalšího.
Výhled. Nejprve musíte nastavit svůj účet. Chcete-li to provést, musíte vybrat příkazy Nástroje – Nastavení účtu – Vytvořit. Poté zadejte:
- jméno a příjmení (možné v ruštině), je možné použít i přezdívku (přezdívku). Toto jméno se objeví ve všech zprávách od vás;
- heslo;
- vaši e-mailovou adresu, kterou jste obdrželi od svého poskytovatele nebo na bezplatném serveru;
- Servery pro příchozí a odchozí zprávy;
- název účtu (nepovinné).
Při poskytování e-mailové adresy musí poskytovatel uvést servery pro příchozí (POP) i odchozí (SMTP) zprávy. Tyto servery mohou být stejné (například mail.postman.ru), ale mohou se také lišit (například pop.yandex.ru a smtp.yandex.ru). Systémy webové pošty obvykle hlásí názvy těchto serverů pod Pomoc.
Outlook můžete nakonfigurovat tak, aby fungoval s vaší bezplatnou e-mailovou službou. Tím se zkrátí čas strávený doručováním dopisů, protože bude doručována pouze korespondence samotná, bez prvků webového rozhraní, bannerů atd.
Pokud chcete, aby zprávy zůstaly na serveru, musíte to po vytvoření účtu změnit Vlastnosti. Na kartě Navíc zaškrtněte políčko Nechávejte kopie zpráv na serveru. Pokud jste zvyklí pracovat s webovým rozhraním, pak to určitě udělejte!
Zprávy přicházejí do složky Doručená pošta. Když vytvoříte zprávu nebo napíšete odpověď, dopis se umístí do složky Odchozí , a když korespondence opustí vaši poštovní schránku, její kopie se ve výchozím nastavení uloží v punku Odesláno. Dopisy můžete vytvářet bez připojení k síti v režimu offline.
Pokud je v tab Odesílání zpráv (Nástroje – Možnosti) volba nebude povolena Odesílejte zprávy okamžitě , pak k jejich odeslání budete muset stisknout tlačítko Doručovat poštu.
Pokud jste dopis nedopsali, můžete si jej uložit. (Soubor – Uložit). Poté se bude pájet Koncepty.
Složka Smazáno podle svého účelu se podobá Vozík. Obsahuje smazané zprávy. Pokud možnost není povolena Před ukončením vyprázdněte složku Odstraněná pošta , pak jej musíte čas od času vyčistit ručně.
Můžete nezávisle rozšiřovat hierarchickou strukturu složek a umístit do nich svou korespondenci.
K odchozím zprávám je možné automaticky připojit podpis. Nejprve musíte zadat text (nebo soubor) pro podpis. Ego se provádí pomocí příkazů Služba – Možnosti – tab Zpráva – Podpisy. Můžete nastavit více podpisů, například pro obchodní a osobní dopisy.
Zaškrtnutím příslušného políčka můžete přidat podpis ke všem odchozím zprávám. V opačném případě budete muset při odesílání dopisu vybrat příkaz Vložit – Podpis.
Pracovat s Adresář můžete použít tlačítko Kontakty nebo položku nabídky Služba – Adresář. Zde můžete vytvářet nové položky (kontakty), skupiny a složky nebo prohlížet, upravovat a mazat stávající.
Zpět Vpřed
Pozor! Náhledy snímků mají pouze informativní charakter a nemusí představovat všechny funkce prezentace. Pokud vás tato práce zaujala, stáhněte si prosím plnou verzi.
Cíle lekce:
- Vzdělávací: naučit, jak používat e-mail.
- Vývojový: rozvíjet algoritmické myšlení, kognitivní a profesní zájmy a komunikační dovednosti.
- Vzdělávací: vychovat péče o PC techniku, zodpovědný přístup k zadané práci, utváření informační kultury, objektivní sebehodnocení vlastní profesní činnosti.
Typ lekce: lekce o studiu pracovních technik a operací.
Metody výuky: Informační, problémový, praktický, verbálně-teoretický, reproduktivní, reflexivní.
Formy organizace kognitivní činnosti: individuální, skupinové, kolektivní
Komplexní metodická podpora lekce:
- multimediální systém, interaktivní tabule, tablet, internet;
- osobní počítače;
- demonstrační materiál;
- brožurka, informační materiál k tématu lekce;
- studentský vzkaz;
- karty úkolů.
Mezioborové vazby: Informatika, počítačový software, počítačový hardware, historie, literatura.
Postup lekce
1. Organizační moment - 1 min.
2. Úvodní briefing - 45 min.
2.1. Téma programu
Téma programu: "Práce na internetu." A téma lekce zformulujeme společně s vámi.
Vstupujeme do éry, kdy už to není hmota a energie, ale informace – skutečně nevyčerpatelný zdroj – určující úroveň rozvoje státu a blahobyt lidí. "Kdo vlastní informace, vlastní svět," řekl Nathan Rothschild. Široké spektrum informačních technologií a rostoucí obliba elektronických komunikací práci doplňuje průmyslového průmyslu, přispět k jeho dalšímu rozvoji a zkvalitňování. Prezident Ruské federace D.A považuje „informační technologie za jednu z nejdůležitějších oblastí rozvoje v Rusku:“. V Permském regionu v tomto směru pracují již delší dobu. Byl to Oleg Chirkunov, kdo byl v roce 2004 prvním hejtmanem, který využil internetové zdroje ke komunikaci s regionálními ministry a hlavami obcí. Moderní svět vysokých rychlostí, globálních sítí a obrovského toku informací si nelze představit bez elektronických počítačů. Jejich role a význam se den ode dne zvyšuje a oblasti použití výpočetní techniky se rozšiřují. Poptávka po specialistech – počítačových operátorech proto neustále roste. Moderní trh práce vyžaduje od počítačových operátorů silné dovednosti a schopnosti pro práci ve specializovaných počítačových firmách, na různých úřadech a poštách.
Věděli jste, že:
75 % uživatelů využívá e-mailové služby častěji než dálkové telefonní služby.
Více než 90 % uživatelů si vyměňuje zprávy elektronické pošty na World Wide Web.
2.2. Téma lekce
Zformulujte prosím, jaké je téma lekce? ( studenti formulují téma hodiny)
2.3. Účel lekce
Jaký je účel lekce? ( Studenti formulují účel lekce)
Měli byste znát: definice pojmů „e-mail“, „elektronická adresa“, „elektronická schránka“, „elektronický dopis“, pravidla pro vytváření elektronické adresy.
Umět: vytvořit e-mailový účet, vytvářet, odesílat a zobrazovat e-maily.
2.4. Algoritmus práce v lekci (Asistent pedagoga probírá algoritmus práce během hodiny)
Moderní trh vyžaduje od počítačových operátorů erudici, kompetence, mobilitu a inovativní myšlení, které jim umožňuje řešit složité a neobvyklé úkoly, které mu manažer zadá. Musí být pilný, úhledný a samozřejmě musí umět pracovat v týmu.
Dnes vybereme soutěžního studenta pomocí systému hodnocení znalostí, schopností a schopností studenta.
- Studenti pracují s balíkem dokumentů pro lekci.
2.5. Aktualizace základních znalostí na téma "Práce na internetu."
Než začnete studovat nové téma, musíte si ověřit své znalosti na téma předchozí lekce.
K tomu budete požádáni, abyste odpověděli na otázky testu kreslení. Toto je úkol č. 1 ve vašem balíčku dokumentů. <Приложение1>
Každá odpověď není písmeno nebo číslo, jako v běžném textu; toto je prvek výkresu.
Asistent pedagoga na příkladu vysvětluje žákům, jak pracovat s kresebným testem.
Vaše odpovědi budou hodnoceny podle následujících bodovacích kritérií: za každou správnou odpověď získáte 1 bod. Na tento úkol máte 3 minuty.
(Studenti provádějí kresebný test)
Dobrá práce! Nyní si vaši práci vzájemně zkontrolujeme. Vyměňte si papíry se sousedem na stole a mějte připravené barevné pero. Pokud jste odpověděli na všechny otázky správně, měli byste skončit s následujícím obrázkem - číslo 5. Správné odpovědi prosím označte plusem a nesprávné mínusem. Bodujte test podle klasifikačních kritérií. Zapište své hodnocení na list sebekontroly.
Řekněte mi, prosím, kde se v životě přesně s tímto pravopisem čísla 5 setkáváte?
Studenti: Toto hláskování číslice 5 se používá při vyplňování rejstříku na obálku nebo pohlednici.
Zná někdo rejstřík hlavní pošty města Perm?
Studenti: 614000
Zná někdo rejstřík hlavní pošty města Solikamsk?
Studenti: 618500
2.6. Vysvětlení nového materiálu
Přejděme k novému tématu „Práce s emailem“. Víme, co je to pošta. Pošta je tradiční typ komunikace, který umožňuje alespoň dvěma účastníkům vyměňovat si informace. co je e-mail? Navrhuji najít definici tohoto pojmu v různých zdrojích, které jsou na vašich plochách. Toto je učebnice "Počítačová věda a informační technologie" editovaná Nikolajem Dmitrievičem Ugrinovičem, učebnice "Základy informatiky", autory Vladislav Fedorovič Ljachovič a Sergej Olegovič Kramorov a Ilustrovaný encyklopedický slovník. Pracovní doba je 2 minuty.
Studenti pracují s literaturou.
Podívejme se, jaké definice „e-mailu“ jste našli.
Studenti si přečtou definice, které našli.
Master p/o:
Co si myslíte, že mají tyto pojmy společného?
Student odpovídá.
Pojďme s využitím materiálu, který jsme našli, společně vytvořit novou obecnou definici pojmu „e-mail“.
Studenti spolu s učitelem formulují definici pojmu.
E-mail je internetová služba, která umožňuje výměnu elektronických zpráv prostřednictvím počítačové sítě.
E-mail si získal velkou oblibu, protože má oproti běžné poště několik výhod:
Toto je rychlost předávání zpráv.
Elektronická zpráva navíc bude stát méně než běžná.
Co se nejčastěji posílá poštou?
Studenti: Dopisy.
Řekněte mi, jaké informace o adresátovi potřebuji vědět, abych mu mohl poslat dopis?
Studenti: Chcete-li odeslat dopis, musíte uvést adresu, na kterou bude zaslán.
E-mailová adresa jednoznačně identifikuje poštovní schránku, do které má být e-mailová zpráva doručena; se tvoří při vytváření poštovní schránky na některém ze serverů. Emailová adresa je napsána ve specifickém tvaru a skládá se ze 2 částí oddělených znakem @. První část e-mailové adresy se nazývá „uživatelské jméno“. Je libovolný a nastavuje si ho sám uživatel při registraci. Může to být příjmení uživatele, jméno, přezdívka, napsané latinkou, číslicemi, oddělené tečkou, pomlčkou nebo podtržítkem. Celkem ne více než 31 znaků. Druhá část adresy je název poštovního serveru, na kterém si uživatel zaregistroval svou poštovní schránku. Název poštovního serveru má vnější skupinu písmen, která označuje zónu zdrojů informační sítě přidělenou vlastníkovi, například zemi nebo mezinárodní organizaci. Například skupina písmen ru určuje, že tento server patří Rusku.
Podívejme se na příklady e-mailových adres. Čí e-mailová adresa je podle vás: [e-mail chráněný]
Studenti: e-mailová adresa prezidenta Ruské federace D.A.
studenti: e-mailová adresa GOU SPO PRK pojmenovaná po. A.S. Popova
Čí e-mailová adresa je podle vás: [e-mail chráněný]
Studenti: emailová adresa Státní vzdělávací instituce NPO PU-10
Ale odkud se na klávesnici počítače vzal znak @ a jak se tomu říká v jiných zemích, řekne _____ (celé jméno studenta, který zprávu připravil).
K odeslání dopisu – běžného nebo elektronického – potřebujeme poštovní schránku. Poštovní schránky se poprvé objevily v Rusku v ulicích Petrohradu a Moskvy v roce 1848. V současné době existují poštovní schránky různých tvarů – v podobě zvířat, různých předmětů a dokonce i v podobě počítače. První elektronická schránka se objevila v roce 1971, vyvinul ji inženýr Ray Tomlinson a jednalo se o běžný textový soubor, na jehož konci mohl každý, kdo měl přístup do systému, přidat svou zprávu. Elektronická schránka je dnes součástí diskového prostoru na serveru s konkrétní adresou, kam lze ukládat poštovní informace pro uživatele internetu. Chcete-li poslat dopis e-mailem, musíte si vytvořit svůj vlastní e-mailový účet vyplněním příslušné registrace. Každý uživatel internetu si může zaregistrovat poštovní schránku na jednom z internetových serverů, které poskytují poštovní služby. Mezi servery bezplatných e-mailových služeb jsou nejznámější: Rambler, Yahoo!, Yandex, Google, Mail. Pro zvážení vytvoření elektronické schránky používáme jako příklad poštovní službu Mail.ru.
P/o master se zobrazí na obrazovce a podrobně vysvětluje každou položku.
Balíček dokumentů obsahuje úkol č. 2 <Приложение3> . Nastavte pořadí akcí při vytváření elektronické schránky umístěním odpovídajících čísel vedle sebe v obdélnících.
(1 student nakreslí algoritmus na tabuli. Zbytek je na kartách na svých pracovištích)
Zkontrolujte algoritmus, který jste vytvořili s tím, co jste obdrželi na desce. Pokud jste tento algoritmus sestavili správně, přidělte si body navíc.
Studenti zkontrolují sestavený algoritmus a vyplní list sebekontroly. <Приложение4>
S vytvořenou elektronickou schránkou budeme pracovat pomocí prohlížeče Internet Explorer, pomocí webového rozhraní serveru. Podívejme se, jak je uspořádáno rozhraní serveru MAIL.ru, konkrétně jeho poštovní schránka pro práci s příchozími a odchozími zprávami (podívejte se na video „Rozhraní poštovní schránky serveru Mail.ru“).
Asistent pedagoga se studentů ptá na účel složek poštovní schránky Mail.ru
Studenti odpovídají na otázky mistra výcviku.
Naučili jsme se vytvořit vlastní emailovou schránku a přišli na webové rozhraní serveru. Nyní se musíte naučit odesílat a přijímat e-maily. Pojďme si ale nejprve zjistit, co je to e-mail. Elektronický dopis - informace přenášené nebo přijaté uživatelem informační a telekomunikační sítě. Ale jak řekl Samuil Yakovlevich Marshak:
„Ten dopis sám od sebe nikam neodejde.
Ale dej to do krabice -
Bude běhat, létat, plavat
Tisíce kilometrů cesty."
K odeslání e-mailu se odesílatel potřebuje připojit k internetu a doručit dopis na svůj poštovní server, který organizuje odeslání dopisu po síti prostřednictvím systému internetového poštovního serveru na server příjemce v jeho poštovní schránce. Aby mohl příjemce dopis obdržet, musí se připojit k internetu a zobrazit poštu na poštovním serveru. Jak funguje proces psaní a odesílání e-mailu? Doporučuji vám zhlédnout video o této operaci. Věnujte pozornost obrazovce ( Podívejte se na video „Vytvoření a odeslání e-mailu“).
Balíček dokumentů obsahuje úkol č. 3 s algoritmem pro odeslání emailu. <Приложение5> Doplňte věty. Čas na dokončení úkolu - 3 minuty.
Studenti plní úkol na svých pracovištích. Poté společně s předákem zkontrolují správnost úkolu.
Myslíte si, že je možné k hlavnímu e-mailu připojit další soubory? Jaké soubory lze připojit?
Studenti odpovídají na otázku
Jak připojit požadovaný soubor k hlavnímu e-mailu? Věnujte pozornost obrazovce (podívejte se na video „Připojování souborů k e-mailu“).
Po zhlédnutí videa student na centrálním PC absolvuje nácvik vytvoření a odeslání e-mailu s přiloženým souborem. <Приложение6>
- (Jak můžete zobrazit přijaté e-maily? Věnujte pozornost obrazovce (podívejte se na video „Zobrazení přijatého e-mailu“).
Po zhlédnutí videa student na centrálním PC provede cvičné cvičení, aby si zkontroloval přijatý e-mail. <Приложение7>
E-maily přijaté e-mailem jsou často nepodložené a obsahují nevyžádanou korespondenci a reklamu. Taková korespondence se nazývá „spam“ a osoba odesílající takovou zprávu je „spammer“. Spammeři používají e-mail k zasílání nevyžádaných reklamních zpráv, podobně jako jsou zasílány reklamní brožury do běžných poštovních schránek. Na rozdíl od značných nákladů na papírové zásilky však odesílání velkého množství e-mailových zpráv nestojí odesílatele prakticky nic. To vedlo k velkému nárůstu počtu a velikosti reklamních zpráv Podle společnosti Kaspersky Lab na konci roku 2009 činil podíl spamu 85,5 % z celkové poštovní korespondence. Pokud jde o spam, na prvním místě jsou léky, zdravotnické produkty a reklama na spamové služby. Podle zdrojů spamu se na prvních místech umístily země jako Rusko, USA a Brazílie. Pro boj proti spamu byly vyvinuty různé mechanismy – černé listiny odesílatelů, kontextové filtry atd.
Pokud obdržíte spamový e-mail, neměli byste na něj za žádných okolností odpovídat. Jakákoli odpověď - zdvořilé nebo negativní odmítnutí - dává spammerovi potvrzení, že adresa je funkční a její vlastník čte dopisy. To spustí nový proud podobných e-mailů od tohoto a dalších spammerů.
2.7. Upevňování nového materiálu
Nyní se podívejme, jak dobře jste porozuměli tématu lekce. Jste požádáni o zodpovězení otázek ověřovacího testu na téma „Práce s e-mailem“ (úkol č. 4). <Приложение8> Připravte si to. Čas na dokončení úkolu - 3 minuty. (studenti absolvují test na svém pracovišti)
Magisterský učitel vede rozhovory se studenty na otázky úkolu č. 4.
2.8. Návod, jak provádět praktickou práci
2.9. Přijímání studentů za bezpečných pracovních podmínek
Master p/o:
Než začnete pracovat na PC, musíte si ověřit své znalosti pravidel bezpečnosti práce při práci na PC. Pečlivě si prohlédněte rámečky na snímku a formulujte pravidla.
Studenti formulují základní bezpečnostní pravidla při práci na PC.
Dobrá práce! Začněme praktickými úkoly. Čas na samostatnou práci je 30 minut. Hodně štěstí všem! Čas uplynul.
3. Aktuální briefing - 30 min.
3.1 Praktická práce pro studenty o práci s emailem. <Приложение9>
(Studenti dělají praktické práce).
3.2 Cílené vycházky
Školitel provádí obchůzky za účelem kontroly organizace pracoviště studentů, jejich dodržování zásad bezpečnosti práce a správného sledu praktických prací a sledování racionálního využívání pracovní doby studentů.
3.3. Převzetí dokončené práce
Předák přebírá hotovou práci.
4. Závěrečná instruktáž - 15 min.
4.1 Analýza vypracované práce studentů mistrem
Vyučující analyzuje body Systému hodnocení znalostí, dovedností a schopností studentů: Výsledky sebekontroly, Organizace pracoviště, Praktické úkoly (při rozboru praktického úkolu č. 2 mistr učitel demonstruje e-maily se studentskými kartami, které byly doručeny do schránky jako první), Bezpečné pracovní podmínky.
4.2 Shrnutí lekce, určení nejlepších studentů
Celkový počet bodů, které jste v lekci získali: (Mistr výcviku oznámí počet bodů studentů)
Kdo má dnes nejvyšší hodnocení?
Studenti zavolají jméno studenta, který má nejvíce bodů.
Z konečné tabulky je vidět, že ________ získal nejvyšší počet bodů. Na trhu práce bude žádaný.
Známky lekce: (Mistr volá známky, které studenti dostali za lekci)
Ti, kteří dostali hodnocení „5“. Dobrá práce! Jste odměněni laserovými disky.
Studenti, kteří dostanou za práci ve třídě známku „4“, dostanou také diskety (diskety).
4.3. Domácí úkol
Dnes každý z vás končí lekci s určitou náladou. Nevím, k čemu vám to je, ale mohu jen hádat. Obvykle při osobní komunikaci s někým se naše emoce vyjadřují smíchem, mimikou, intonací hlasu, držením těla atd. Aby však bylo možné zprostředkovat emocionální náladu při práci na počítači, používají se emotikony (z anglického smiley - usmívat se). Smajlík je obrázek složený z písmen a speciálních znaků, který vyjadřuje pocit nebo náladu. Byly uvedeny do širokého oběhu v roce 1979 Kevinem McKenziem, novinářem.
Většina emotikonů jsou obrázky očí nebo malých tváří. Chcete-li vidět tyto tváře, musíte otočit hlavu na stranu
:-) - s úsměvem
:-Já - přemýšlivý
: - 0 - překvapen
:-D - radostně se směje.
Navrhuji, abyste zhodnotili sebe a svou práci ve třídě pomocí emotikonů.
Zvyšte emotikony podle toho, jak hodnotíte svůj úspěch v lekci:
:-) - ti, kteří věří, že tématu dobře porozuměli a v lekci pracovali.
: - ? - v hodině pracovali ti, kteří si myslí, že tématu dostatečně neporozuměli.
:-(- ti, kteří věří, že na tomto tématu musí ještě hodně pracovat.
Studenti drží obrázky smajlíků.
Lekce splnila svůj cíl. Děkuji za lekci! Děkuju!
Reference
- Ilustrovaný encyklopedický slovník.-Před.vyd. Collegium A.M. Prochorov.-M.: Vědecké nakladatelství "Velká ruská encyklopedie", 2000. -1038 s.
- Kiselev S.V. Počítačový operátor: učebnice pro začátečníky. prof.
- školství. - M.: Ediční centrum "Akademie", 2006. - 352 s.
- Kolesnichenko O.V., PC hardware. - 5. vyd., revidováno. a doplňkové -SPb.: - BHV Petrohrad, 2004. - 1159 s.: ill.
- Ljachovič V.F. Základy informatiky.-Rostov - n/d: Phoenix, 2004.-704s.
- Mikheeva E.V. Workshop o počítačové vědě: Proc.
- Výhoda pro středy. Prof. Školství. - M.: Ediční středisko "Akademie", 204. - 192 s.
- Ugrinovič N.D. Počítačová věda a informační technologie. Učebnice pro ročníky 10-11 / N.D.
Ugrinovič. - M.: BINOM. Vědomostní laboratoř, 2006. - 511 s.: ill.
