Vzor žádosti o dopis. Žádost o pomoc při řešení problému: pravidla pro vypracování, styl a vzor obchodního dopisu

Většina lidí se v určitém okamžiku potýká s potřebou napsat dopis s poptávkou nebo žádostí. Může se jednat o žádost o charitativní příspěvek, žádost o dopsání zmeškané zkoušky, žádost o setkání s odborníkem v určitém oboru nebo žádost o vystavení dokladu potřebného k vykázání. Ať už je váš cíl jakýkoli, styl psaní bude stejný. Postupujte podle pokynů v článku, aby váš dopis vypadal profesionálněji a přesvědčivěji.

Kroky

Příprava písemně

Načrtněte hlavní myšlenky. Chcete-li napsat jasný a účinný dopis, je velmi důležité jasně porozumět svým cílům a cílům poptávky/požadavku.

Dobrým způsobem, jak se ujistit, že máte jasnou představu o tématu, je vzít si tři prázdné listy papíru a pojmenovat je: „Proč dopis píšu“, „účel dopisu“ a „jiné myšlenky“. “
Aniž byste zacházeli do přílišných podrobností, zapisujte si své myšlenky na několik minut na každý kousek papíru. Udělejte si seznamy a načrtněte hlavní myšlenky o situaci, která bude zmíněna v dopise. Uveďte také, čeho chcete tímto dopisem dosáhnout a jaké další informace je podle vás potřeba doplnit.

Zamyslete se nad tím, komu je dopis určen. Porozumění vaší cílové skupině je zásadní pro nastavení správného tónu pro váš dopis. Jakmile sepíšete hlavní myšlenky, zapište si vše, co o příjemci dopisu víte, na samostatný list papíru.
- Jaké je například postavení této osoby a jak vám může pomoci? Učiní konečné rozhodnutí o vaší žádosti tato osoba nebo se rozhodne, zda dopis předá vyšším orgánům?
- Je také dobré vzít v úvahu informovanost příjemce o předmětu. Pokud se ve vašem tématu příliš nevyzná, měl by být styl psaní jiný (například používat jednoduchou slovní zásobu a přidat více upřesňujících informací), než když píšete odborníkovi v této věci.
Napište plán. Nakonec před sestavením textu dopisu vymyslete osnovu, abyste si uspořádali myšlenky do logického a koherentního pořadí.
- Identifikujte hlavní body a opěrné body. Ujistěte se, že jsou vaše myšlenky uspořádány způsobem, který dává čtenáři smysl.
Psaní konceptu
1. Použijte vhodný formát. Zachováním profesionálního formátu obchodních dopisů uděláte zpočátku pozitivní dojem.
  - Do levého horního rohu napište svou úplnou adresu, poté datum a poté adresu příjemce. Nezapomeňte odsadit řádek mezi jednotlivými odstavci.
  - Předmět dopisu můžete uvést i jeden řádek za adresou příjemce. Ale to je volitelné.
2. Začněte pozdravem. Tělo dopisu by mělo začínat uctivým a správným pozdravem.
  - Pokud znáte osobu, se kterou si píšete, můžete použít její jméno („Milý Alexey!“). V opačném případě byste měli použít příjmení a titul dané osoby („Vážený pane Ivanove!“)
  - Pokud neznáte jméno osoby, která bude dopis číst, můžete jednoduše napsat: "Dobrý den!"
3. Napište úvodní odstavec. V prvním odstavci každého dopisu se žádostí nebo žádostí byste se měli představit a jasně, ale stručně uvést hlavní účel vaší žádosti. Například: „Píši vám v naději, že zvážíte příspěvek do našeho fondu pro dobré životní podmínky zvířat.“
  - Pokud jste již dříve s adresátem dopisu komunikovali, v prvním odstavci můžete zmínit, kdy a za jakých okolností jste se již v minulosti kontaktovali.
  - Například: „Jsem studentem vašeho dramatického kroužku“ nebo „Jsem prezidentem Nadace pro ochranu zvířat, které jste štědře přispívali 10 let“ nebo „Minulý měsíc jsem vás kontaktoval ohledně možnosti zorganizovat školu výlet do zábavního parku."
  - Navázání spojení je nejen výhodné pro příjemce, ale může také vytvořit pocit blízkosti k vám, což zvýší šance na pozitivní odezvu.
4. Napište odstavec těla. V hlavním textu byste měli uvést další a podrobnější informace týkající se vaší žádosti. Toto je vaše příležitost vysvětlit, co přesně byste chtěli obdržet a proč by mělo být vaší žádosti vyhověno.
  - Pište podrobně, ale stručně. Musíte jasně uvést povahu vaší žádosti a důvody, proč je třeba ji zvážit. Čtenář však nemusí číst celý váš životní příběh.
  - Buďte upřímní a přímí ohledně svého požadavku. Příjemce by neměl pochybovat o tom, co chcete. Například: „Doufám, že i letos budete štědře dávat“ nebo „Rád bych měl příležitost tuto zkoušku opakovat.“
  - Při oslovování příjemce buďte zdvořilí a používejte vhodný tón.
  - Držte se faktů a ovládejte své emoce. Pokud jste nuceni zmínit své pocity týkající se problému, nebuďte příliš emotivní. Například: „Byl jsem velmi zklamaný svými známkami“, ale ne „Doslova jsem se zbláznil, když jsem viděl své známky!“
5. Napište závěr. Na závěr byste měli zmínit případné termíny a časová omezení a vyjádřit své uznání za posouzení vaší žádosti.
  - Pokud například píšete žádost o informace nebo schůzku s někým a tato žádost musí být dokončena do určitého data, měli byste to uvést slušně, ale jasně v závěru.
  - I když příjemce nakonec vaší žádosti nevyhoví, stojí za to ocenit skutečnost, že si udělal čas na prozkoumání vašeho problému a rozhodnutí o něm.
6. Řekni sbohem. Váš dopis by měl končit vhodným a zdvořilým rozloučením. Dobré možnosti jsou „S pozdravem“, „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“, za kterým následuje vaše jméno.
  - Pokud posíláte ručně psaný dopis, odsaďte 4 řádky od rozloučení a své jméno a nechejte svůj podpis perem.
  - Pokud k dopisu připojíte nějaké materiály, měla by tato informace následovat po rozloučení. Například: "Aplikace: 2."
Formátování dopisu
1. Uklidni se. Jakmile napíšete svůj první návrh, odložte jej na několik dní stranou, pokud vám to čas dovolí. To vám pomůže podívat se na to novýma očima, až se vrátíte.

Asi každý se alespoň jednou musel potýkat s nutností napsat obchodní dopis. Při jeho sestavování mimovolně dojdete k závěru, že to není vůbec jednoduché. Existuje mnoho pravidel a předpisů pro psaní obchodních dopisů, které potřebujete znát. Článek podrobně popisuje proces sestavení dokumentu, poskytuje vzory obchodních dopisů a pojednává o jejich typech a provedení.

Formulář

Hotové formuláře dodají solidnost a naznačí spolehlivost společnosti. Obsahují potřebné informace o organizaci, jako jsou:

Jméno.
Adresa.
Kontaktní čísla.
webové stránky.
E-mail.
Logo.
Další kontaktní údaje.

Neexistují žádná přísná pravidla ohledně formulářů. Každá organizace se proto samostatně rozhoduje, jaké informace do nich zahrnout.

Jak správně psát obchodní dopisy? Příprava

Obchodní dopisy jsou psány a formátovány určitým způsobem, v souladu s jejich vlastními pravidly a požadavky. V závislosti na cíli autor podrobně promýšlí obsah, aby získal výsledek, který počítá. Musí jasně chápat, jaké informace o předmětu dopisu adresát již ví, z čeho vycházet a co v něm bude nového. Argumenty závisí na tom, jaký cíl autor sleduje. Proces přípravy obchodního dopisu lze rozdělit do následujících fází:

Studium problematiky.
Psaní návrhu dopisu.
Jeho schválení.
Podepisování.
Registrace.
Odeslání příjemci.

Struktura obchodních dopisů

Při skládání dopisu je potřeba ho nasytit informacemi, to znamená dát tam všechny potřebné informace. Může být jednoduchý nebo složitý. V jednoduchém dopise obsah jasně a stručně sděluje informace, které obecně nevyžadují odpověď od příjemce. Složitá se může skládat z několika oddílů, bodů a odstavců. Každý odstavec představuje jeden aspekt informace. Tyto typy vzorků obchodních dopisů se obvykle skládají z úvodní, hlavní a závěrečné části.

Níže je uveden příklad psaní obchodního dopisu - jeho úvodní část.

Hlavní část popisuje situace a události, poskytuje jejich analýzu a evidenci. Právě v této části přesvědčují, že je třeba tak či onak jednat, dokazovat, jak se věci měly a informovat o nutnosti účastnit se jakékoli akce, uvádět různé argumenty.

Závěr obsahuje závěry, které jsou učiněny ve formě návrhů, žádostí, upomínek, odmítnutí a podobně.

Příklad psaní obchodního dopisu – jeho závěrečná část – je uveden níže. To shrnuje požadavek uvedený v hlavním.

Všechny poskytnuté informace by měly být optimálně konzistentní a srozumitelné.

Každé písmeno začíná adresou na střed. Tato malá část je nesmírně důležitá. Při jeho výběru musí autor zvážit:

Pozice adresáta.
Povaha vztahu.
Formalita.
Etiketa.

Na konci dopisu by měl být zdvořilý formulář. Například: „...vyjadřuji naději na další spolupráci (děkuji za pozvání)...“ Za těmito frázemi následuje podpis autora.

Styl

Všechny dopisy musí být napsány oficiálním obchodním stylem, což znamená použití jazyka pro oficiální obchodní vztahy. Vlastnosti takového jazyka se tvoří za následujících okolností:

Hlavními účastníky obchodních vztahů jsou právnické osoby, jejichž jménem jsou psány dopisy vedoucích pracovníků a úředníků.
Vztahy v organizacích jsou přísně regulovány.
Předmětem komunikace je činnost společnosti.
Manažerské dokumenty mají obecně konkrétního adresáta.
Často v průběhu činnosti organizace dochází ke stejným situacím.

V tomto ohledu by informace obsažené v obchodním dopise měly být:

Oficiální, neosobní, zdůrazňující odstup mezi účastníky komunikace.
Adresované, určené pro konkrétního adresáta.
Aktuální v době psaní článku.
Spolehlivý a nestranný.
Důvodem je přimět příjemce k provedení jakékoli akce.
Kompletní pro rozhodování.

Požadavky

Obchodní dopis musí splňovat následující požadavky:

Řeč je standardizována na všech úrovních – lexikální, morfologické i syntaktické. Obsahuje mnoho výrazů, termínů a vzorců.
Tón psaní je neutrální, zdrženlivý a přísný, bez použití emocionálního a expresivního jazyka.
Přesnost a přehlednost textu, bez logických chyb, přehlednost a promyšlenost formulací.
Stručnost a stručnost – bez použití výrazů, které nesou další význam.
Používání jazykových vzorců vzniklých v důsledku opakovaných situací.
Použití termínů, to znamená slov nebo frází, které mají zvláštní pojmy.
Použití zkratek, které mohou být lexikální (tj. složená slova vytvořená odstraněním písmen z částí slov: LLC, GOST atd.) a grafické (tj. označení slov ve zkrácené formě: grn, zh-d, atd.).
Použití konstrukcí v genitivu a instrumentálu.
Fráze se slovesnými podstatnými jmény („poskytnout podporu“ místo „podpora“).
Použití jednoduchých obecných vět.

Výše uvedené vzory obchodních dopisů jsou uvedeny níže v plné verzi (s tělem). Informace splňují všechny požadavky oficiálního obchodního stylu.

Typy obchodních dopisů

Nejlepší je napsat obchodní dopis na jeden konkrétní problém. Pokud je nutné vyřešit několik problémů najednou, doporučuje se vypracovat několik různých možností.

Obchodní dopisy mohou mít následující obsah:

Doprovázející. Takové dopisy jsou obvykle potřeba k tomu, abyste byli informováni, kam máte dokumenty poslat.
(Jak napsat obchodní dopis? Vzor motivačního dopisu pomůže těm, kteří potřebují napsat tento typ dokumentu.)

Zaručeno. Jsou napsány, aby potvrdily jakékoli sliby nebo podmínky. Garantovat lze například platbu za práci, nájem, dodací lhůty atd.
Díky. V poslední době se začaly používat obzvláště často. Takové dopisy prokazují dobrý partnerský tón. Mohou být vydány na běžném hlavičkovém papíru nebo na barevném papíře s krásným potiskem.
(Jak napsat obchodní dopis? Vzorek děkovné odrůdy je vypracován ve volné formě v závislosti na úkolech, které řeší. V tomto případě dopis vyjadřuje svou podstatu v nejkratší formě. Takový vzorek, vyrobený na barevném papíře s ornamentem, lze pověsit na zeď v místnosti společnosti na čestném místě.)

Informační.
Instruktivní.
Gratuluji.
Inzerce.

Jsou tam i písmena:

Návrhy na spolupráci. Docela běžné v poslední době, zasílané organizacím, jsou často reklamního charakteru, například jako tento vzorek. Je docela obtížné psát obchodní dopisy, musíte vzít v úvahu mnoho nuancí, abyste získali pozornost, a ještě více, abyste zaujali. Pokud jej ale poskládáte podle níže uvedené ukázky, má všechny šance na úspěch.

Pozvánky. Jsou posláni a zvou je k účasti na různých akcích. Obvykle jsou adresovány manažerovi nebo úředníkovi, ale mohou být také adresovány celému týmu.
Žádosti.
Oznámení.
Žádosti a mnoho dalších.

Jak napsat odpověď na dopis. Příklad

Odpověď musí začínat zopakováním požadavku uvedeného v prvním písmenu. Poté jsou uvedeny výsledky jeho posouzení a je vyjádřen souhlas nebo důvod zamítnutí. Obchodní odpověď může obsahovat alternativní řešení k očekávaným informacím. Obvykle splňuje následující zásady:

Dostupnost odkazu na první písmeno a jeho obsah.
Identické jazykové prostředky.
Srovnatelný rozsah a obsahové aspekty.
Dodržování určité sekvence.

Registrace

Kromě použití firemních hlavičkových papírů pro obchodní dopisy je nutné při jejich návrhu zohlednit i další jemnosti. Jsou to podrobnosti, pravidla pro zkratky, psaní adres, nadpisy, délka textu, šířky polí a další.

Vzorky obchodního dopisu vám pomohou sestavit jej s ohledem na všechny jemnosti a nuance. Používají je jak začínající kancelářští pracovníci, tak zkušení pracovníci. Díky ukázkám se naučí správně psát písmena a ušetří spoustu času.

Žádost je žádost o získání potřebných informací, zboží, služeb, dokumentů, poskytnutí doporučení, zorganizování schůzky apod. Při jejím sepisování je potřeba zdůvodnit potřebu vyřízení žádosti. Může být adresován konkrétní fyzické nebo právnické osobě – organizaci. Tento typ dopisu může obsahovat více než jednu žádost.

podnikání

„Milý Ivane Ivanoviči!

Vaše společnost se již několik let účastní Programu kariérového poradenství pro uchazeče, který jim pomáhá při rozhodování o volbě povolání.

Jako HR manažer máte zájem o školení profesionálů a my jsme připraveni pomoci školákům začít školit mistry svého řemesla. Dnes je profese manažera jednou z nejčastějších, ale mnoho uchazečů nemá jasnou představu o jejím významu.

V této souvislosti Vás žádáme o uspořádání setkání generálního ředitele s uchazeči dne 23. března v 15:00 v sídle Vaší společnosti.

Tím, že klukům řeknete o tajemstvích této profese dnes, položíte základ pro budoucí školení skutečných profesionálů. Možná za pár let některý z nich posune vaši společnost na novou úroveň rozvoje.

S úctou a vděčností,

Ředitel úřadu práce

P.P. Petrov"

O charitativní pomoci

V pravém sloupci tabulky je uvedeno celé znění dopisu, v levém sloupci jsou uvedeny použité techniky.

Začneme komplimentem pro příjemce
Milý Pavle Ivanoviči!

Váš podnik je jedním z největších v regionu a vy jako jeho ředitel patříte k podnikatelské elitě našeho regionu.

Obdarovanému nabízíme atraktivní příležitost Obchodně smýšlející, podnikaví lidé se vždy snažili nejen dosáhnout materiálního úspěchu, ale také zanechat svou stopu v historii města, regionu a země a být připomínáni pro své dobré skutky.
Ukazujeme, jak můžeme pomoci realizovat tuto příležitost
A dnes, kdy naše země spoléhá na mládež, je těžké najít potřebnější, posvátnější věc, než je pomoc mladým mužům a ženám ze znevýhodněných rodin.

V našem městě jsou tací, kteří již takovou pomoc poskytují - pod záštitou starosty funguje z darů občanů naše charitativní středisko Dědictví, které učí náročné teenagery lidovým řemeslům.

Ukazujeme důležitost naší žádosti. "Bereme to k srdci" Dětem z těžkých rodin často chybí teplo a jedním z nejteplejších a nejslunnějších řemesel je hrnčíř. Proto chceme v našem centru otevřít keramickou dílnu. Výrobou tradiční keramiky a suvenýrů pro návštěvníky centra a turisty se děti budou moci naučit nové profesi a získat vděčnost ostatních - a to je velmi důležité pro jejich sociální přizpůsobení.
Vyslovujeme naši žádost K vybavení hrnčířské dílny potřebujeme pec na vypalování keramiky - prosíme o pomoc s jejím zakoupením. Náklady na sporák s instalací jsou 2 miliony rublů.
Zveme vás, abyste udělali krok naším směrem Veškerá projektová a odhadová dokumentace pro její nákup a instalaci je již zpracována a rádi Vám ji poskytneme, abyste přesně věděli, jak budou Vaše finanční prostředky použity.
Shrňme si to: když pomůžeš, bude štěstí

Dopis s žádostí odkazuje na speciální dokumenty. S jeho pomocí se člověk může obrátit na jinou osobu (adresáta) s žádostí o poskytnutí informace, provedení úkonu, poskytnutí pomoci (materiální či finanční), provedení platby atp. V tomto materiálu se podíváme na ukázky a příklady formátování žádostí, které si můžete stáhnout ve spodní části článku.

Nedojde-li ke kontaktu s adresátem nebo k jiné možnosti jej kontaktovat, a dopis se žádostí. Svým obsahem má takový dopis společné znaky s písemnou žádostí. Je vypracován na oficiálním hlavičkovém papíře podniku a zapsán do deníku odchozí dokumentace. Ve formuláři musí být uvedeno číslo a datum registrace žádosti. Pokud se vyskytnou kontroverzní problémy, můžete vždy prokázat, že žádost byla odeslána, s uvedením data a dokonce i přesného času odeslání.

Dopis s žádostí. Jak správně psát?

Žádosti jsou nedílnou, důležitou a nezbytnou součástí obchodní korespondence. Na jedné straně jsou to taktní a diplomatické žádosti k aktuálním problémům, na straně druhé jsou nástrojem k dosažení určitých cílů adresáta. Účelem jakéhokoli dopisu se žádostí je přimět adresáta, aby podnikl určité kroky požadované autorem dopisu. Jak napsat žádost, abyste se co nejvíce přiblížili kladné odpovědi?

Každá žádost musí obsahovat dobře promyšlené odůvodnění a jasné vyjádření žádosti. Kromě toho můžete použít techniky, které zvyšují efektivitu psaní.

Krok 1. Na koho se obracíte se svou žádostí?

Adresáta oslovujte osobně, nejlépe křestním jménem a patronymem:

"Milý Ivane Ivanoviči!", "Vážený pane Ivanove!"

Za prvé adresátovi vyjádříte úctu a za druhé žádost adresovaná konkrétní osobě ukládá odpovědnost za její realizaci. Existují situace, kdy je požadavek adresován týmu nebo skupině lidí. V tomto případě je také vhodné co nejvíce personalizovat odvolání:

"Vážení kolegové!", "Vážení manažeři!", "Vážení mladší zaměstnanci!", "Vážení zaměstnanci HR!"

Krok 2. Proč mě kontaktujete?

Dejte obdarovanému kompliment. Poklonou příjemci odpovíte na jeho otázku: „Proč se mě ptáte na tuto otázku? Všimněte si jeho minulých úspěchů nebo osobních kvalit.

„Jste vždy připraveni naslouchat a najít nejlepší způsob, jak vyřešit problém téměř každého, kdo vás kontaktuje. A musíme ti pochválit, že jsi pomohl spoustě lidí."

„Jste přední odborník v oboru...“

„Pomohli jste mnoha lidem vyřešit nejtěžší problémy v oblasti...“

Tato technika umožní adresátovi podívat se na žádost blíže a pokusit se najít příležitost k uspokojení šukat ji.

Poklona je na místě, když jde o nestandardní požadavky, kdy si potřebujete získat obdarovaného, kdy potřebujete upozornit na určité přednosti a vlastnosti, které jsou nutné a důležité pro splnění vašeho požadavku.

Je velmi důležité nepřekročit hranici mezi komplimentem a hrubým lichotením. Buďte upřímní.

Krok 3. Odůvodnění žádosti

Každá žádost musí být zdůvodněna tím, proč podáváte tuto konkrétní žádost. Zadejte adresáta do kontextu vašeho problému.

V této fázi musíte vybrat tři nejvýznamnější argumenty pro adresáta. Nejlepší je sestavit argumenty podle následujícího schématu: silný - střední - nejsilnější.

Požadavky přicházejí na různých úrovních složitosti, takže příjemce nemá vždy zájem splnit něčí požadavky. Musí být přesvědčen, že splnění požadavku má potenciální výhody:

Zaujměte příjemce

Nabídněte mu realizaci nějaké atraktivní příležitosti související s plněním vašeho požadavku:

"Businessově smýšlející a podnikaví lidé se vždy snažili nejen dosáhnout materiálního úspěchu, ale také zanechat svou stopu v historii své vlasti, být připomínáni pro své dobré skutky a získat respekt."

« Úspěšnou činností každé odborné komunity je především pochopení a podpora spřátelených Odborů, účast na společných akcích a projektech».

« Vaším velkým cílem je samozřejmě čisté a pohodlné město pro lidi».

Nebo vyslovte problém, který je velmi relevantní konkrétně pro vašeho adresáta:

"Vy, jako moudrý majitel města, máte pravděpodobně obavy z chaotických procházek dětí různého věku na nevhodných místech, což vede k nárůstu dopravních nehod a nárůstu dětské kriminality."

"Vaše oddělení dostávalo častější telefonáty ohledně nezásadních záležitostí, což zabírá mnoho cenného pracovního času."

Ukažte, jak může vaše žádost pomoci realizovat příležitost:

« A dnes, kdy naše země spoléhá na mládež, je těžké najít potřebnější, posvátnější věc, než je pomoc mladým mužům a ženám ze znevýhodněných rodin. V našem městě jsou takoví, kteří již takovou pomoc poskytují – pod záštitou primátora funguje naše charitativní centrum „Dědictví“ z darů občanů, které učí náročné teenagery lidovým řemeslům. ».

Nebo problém vyřešit:

„Vybavení specializovaných míst pro děti různého věku, aby mohly trávit čas, pomůže snížit míru dětské kriminality a minimalizovat dopravní nehody s dětmi.“

Popište význam požadavku

Pokud adresátovi není co nabídnout nebo je to v kontextu tohoto požadavku nevhodné, je lepší informovat adresáta o aktuálním stavu. Zde musíte popsat situaci co nejpodrobněji, abyste pochopili relevanci žádosti a důležitost její realizace. Význam žádosti musí být popsán tak, aby se „dotkl duše“. Pokud žádost nespadá do kategorie „dotyková“, musíte adresátovi ukázat vztah příčiny a následku, který zajistí, že adresát žádost splní.

„Od (datum) dle nájemní smlouvy č. X činí nájemné za 1 m2 20 USD. za den. Během posledních tří měsíců došlo k poklesu obchodní aktivity v důsledku ekonomické nestability a sociálních nepokojů. Průměrný zisk z obchodování je 10 USD. za den, což nestačí ani na zaplacení nájemného. Pokud nebudou přijata opatření, soukromí podnikatelé budou nuceni zavřít své maloobchodní prodejny, což může negativně ovlivnit vaše příjmy.“

Musíte tedy příjemci objasnit, že splnění žádosti s sebou nese vyhlídky na získání hmotných nebo nemateriálních výhod.

Krok 4. Vyjádření žádosti

Když je adresát připraven, můžete uvést skutečný požadavek. Text žádosti by měl být poměrně stručný a maximálně jasný. V žádném případě by neměly existovat nejednoznačnosti nebo podceňování. Například, pokud mluvíme o snížení nájemného, pak je důležité uvést, na jakou úroveň:

„Žádáme vás, abyste snížili výši nájemného, dokud se situace nestabilizuje na 5 USD. za m2 za den.”

Pokud mluvíme o poskytování služeb, uveďte požadavek co nejkonkrétněji a uveďte požadovaná data, cenový problém atd.:

« K vybavení hrnčířské dílny potřebujeme pec na vypalování keramiky - prosíme o pomoc s jejím zakoupením. Náklady na sporák s instalací jsou 998 tisíc rublů».

V tomto příkladu není zcela jasné, jaký druh pomoci je od adresáta požadován. Bylo by lepší formulovat požadavek konkrétněji: „Prosíme vás o pomoc při nákupu pece na vypalování keramiky převodem 333 tisíc USD na bankovní účet společnosti na výrobu a instalaci pecí.“

Ať už požadujete cokoli, příjemce musí přesně vědět, kdy, co, kolik a za jakou cenu chcete obdržet. Zobecněná žádost je více ohrožena zamítnutím, protože ne vždy má příjemce čas a chuť zabývat se detaily. Kromě toho riskujete, že předáním iniciativy na příjemce nedostanete to, co chcete.

Například soukromí podnikatelé napsali dopis s žádostí o snížení nájemného, ale neuvedli, na jakou úroveň chtějí snížit nájemné:

"Žádáme vás, abyste snížili nájemné, dokud se situace nestabilizuje."

Díky tomu se jim sice snížilo nájemné, ale jen nepatrně (o 1 % stávajícího). Jejich žádosti tedy bylo vyhověno, ale postoj iniciátorů dopisu nezměnila.

V některých případech může být text žádosti tučný, aby v textu vynikl, ale tuto techniku nepoužívejte nadměrně.

Krok 5: Shrňte svůj požadavek.

Zopakujte svou žádost a zdůrazněte, jaký prospěch bude mít příjemce, pokud bude žádost splněna. Žádost by měla být poněkud upravena. Nejlepší je sestavit větu podle schématu: „Splníš-li žádost, budeš šťastný.

"Pokud se s námi setkáte na půli cesty a snížíte nájemné, dokud se situace v regionu nestabilizuje, nejenže budete schopni zachránit více než 150 pracovních míst, ale také neutrpíte globální ztráty kvůli úplné absenci nájemného."

Ale mohou existovat další možnosti:

"Můžete si být jisti, že každý rubl z vašich charitativních darů půjde na dobrou věc a pomůže dětem v těžkých situacích vyrůst v hodné občany."

"Můžete si být jisti, že každý dětský úsměv vám poskytne morální uspokojení z vaší obtížné práce a vaše úsilí a úsilí jsou investicí do důstojných a šťastných občanů blízké budoucnosti."

Hlavní je zopakovat smysl požadavku a výhody jeho splnění. Přínos nemusí být hmotný. Pamatujte, že adresátem je člověk a city mu nejsou cizí.

PŘÍKLAD:

Byl

Stalo se to

„Prosíme vás laskavě, I.I. Ivanove, zorganizujte setkání uchazečů s hlavním manažerem vaší společnosti. Budeme vděční za vaši pomoc.

S úctou a vděčností,

Ředitel úřadu práce

P.P. Petrov"

„Milý Ivane Ivanoviči!

Vaše společnost se již několik let účastní Programu kariérového poradenství pro uchazeče, který jim pomáhá při rozhodování o volbě povolání.

Jako HR manažer máte zájem o školení profesionálů a my jsme připraveni pomoci školákům začít školit mistry svého řemesla. Dnes je profese manažera jednou z nejčastějších, ale mnoho uchazečů nemá jasnou představu o jejím významu.

V této souvislosti Vás žádáme o uspořádání setkání generálního ředitele s uchazeči dne 23. března v 15:00 v sídle Vaší společnosti.

Tím, že klukům řeknete o tajemstvích této profese dnes, položíte základ pro budoucí školení skutečných profesionálů. Možná za pár let některý z nich posune vaši společnost na novou úroveň rozvoje.