Systematický přístup k řízení organizace. Systematický přístup k řízení
Moderní koncepce ovládání
Moderní pohledy na management reprezentují různá hnutí a školy. V poslední době se managementu dostalo poměrně široké aplikace následujících základních přístupů.
Systematický přístup k řízení. V současné době neexistuje jednoznačná definice systémového přístupu. Přesto je tento přístup dnes hlavní metodikou řízení. V mnoha publikacích o managementu je uznáván jako dominantní při zdůvodňování manažerských rozhodnutí v celé řadě oblastí. Systémová metodologie představuje nejspořádanější základ pro řízení komplexních oblastí vzájemně souvisejících činností, umožňuje otevírat a analyzovat komponenty tvořící systém a důsledně je vzájemně kombinovat. Systémový přístup je založen na postulátu, že že každá organizace je systém, který se skládá ze souboru vzájemně propojených prvků a částí usilujících o dosažení společného cíle a fungujících jako jeden celek. Systém přijímá určité zdroje z vnějšího prostředí, přeměňuje je a nové zdroje vrací vnějšímu světu. V souladu s teorií systémů jsou činnosti organizace popsány z hlediska vstupních zdrojů, transformačního procesu, výstupních zdrojů, zpětné vazby a vnějšího prostředí (obr. 1)1.
Slavný sovětský vědec D.M. Gvishiani, shrnující názory předních amerických ekonomů, formuloval podstatu systémového přístupu následovně2:
– formulování cílů a vyjasnění jejich hierarchie by mělo být provedeno před zahájením jakékoli činnosti související s řízením, zejména rozhodováním;
– je nutné dosáhnout stanovených cílů s minimálními náklady pomocí srovnávací analýzy alternativních způsobů a metod dosažení cílů a vhodných voleb;
Obr.1. Organizace jako systém
– kvantitativní hodnocení (kvantifikace) cílů, metod a prostředků k jejich dosažení by mělo být prováděno nikoli na základě dílčích kritérií, ale na základě širokého a komplexního posouzení všech možných a plánovaných výsledků činnosti.
Obr.2. Základní prvky organizace jako systému
Systematický přístup k činnosti podniku, schematicky znázorněný na obr. 2, zahrnuje analýzu: lidí, strojů, budov, přílivu surovin, produkce produktů, finančních zdrojů atd.
Systematický přístup je aplikovatelný i na analýzu činnosti subjektu obce (obr. 3). Vzájemně propojené prvky v tomto případě mohou být: správa Moskevské oblasti, průmysl, venkovská sídla, komunální infrastruktura atd.
Rýže. 3. Obecní školství jako systém
Základní principy systémového přístupu.
1. Přítomnost vazeb mezi jednotlivými jednotkami systému, která jim umožňuje za určitých podmínek vstupovat do vztahů. Například účel společnosti úzce souvisí s její strukturou. V závislosti na objemu vyrobených produktů, a to může být cílem činnosti společnosti, záleží na tom, kolik a jaké divize má společnost ve své struktuře.
2. Systém jako celek může ovlivňovat vlastnosti a polohy jednotlivých prvků, měnit je v určitém směru. Vybavení podniku nejmodernějším technologickým vybavením bude vyžadovat manažerské školení personálu, což může následně ovlivnit kvalitu produktů, vést ke zvýšení tržeb a nárůstu klientů společnosti.
3. Jakýkoli systém je hierarchický, tzn. obsahuje systémové jednotky různých úrovní. Moderní podnik má několik úrovní řízení: nejvyšší úroveň řízení, která je zodpovědná za rozvoj strategie společnosti, střední úroveň je zodpovědná za přípravu podkladů pro rozhodování, ta nejnižší se podílí na přímém provádění přijatých rozhodnutí. Úspěch při dosahování cílů společnosti závisí na tom, jak dobře je vytvořena souhra všech úrovní řízení.
4. Výrazná změna vlastností řady prvků systému může vést ke kvalitativní změně celého systému. Výsledkem může být buď regrese a zjednodušení vnitřní struktury, nebo vznik systému vyšší úrovně. Rozšiřování sortimentu může vést ke vzniku nových výrobních zařízení, zvýšení počtu zaměstnanců, objemu výrobků a následně i ke zvýšení zisku. V důsledku toho může společnost zaujímat dominantní postavení na trhu pro určitý produkt.
5. Ve vztahu k systému a vnějšímu prostředí platí princip entropie (sociální entropie je mírou odchylky sociálního systému nebo jeho subsystému od referenčního (normálního, očekávaného) stavu, kdy se odchylka projevuje poklesem v úrovni organizace, provozní efektivity a rychlosti rozvoje systému)1. V tomto případě se systém snaží sladit svůj stav s vnějším prostředím. Působení tohoto principu lze ilustrovat na opatřeních vlády Ruské federace ke stabilizaci hypotečních úvěrů občanům Ruské federace, kteří se v důsledku finanční krize v roce 2008 ocitli v kritické situaci. Abychom předešli krizi hypotečního systému a zajistili řešení problémů v oblasti bydlení, byly podniknuty následující kroky:
– poskytnout dlužníkům, kteří se v důsledku krize ocitli v obtížné situaci, roční odklad splátek hypotéky;
– poskytování státních záruk bankám za hypoteční úvěry a dluhopisy;
– zrušení tříleté „pauzy“ mezi narozením druhého dítěte a možností využít mateřský kapitál. Tyto peníze lze použít na částečné splacení hypotečního úvěru nebo úroků z něj, ale i na pořízení bydlení jiným způsobem bez časového omezení.
6. Vlastnosti systému jako celku se liší od vlastností jeho jednotlivých prvků, ale jsou určovány těmito vlastnostmi. Například efektivita podniku závisí na tom, do jaké míry jsou ve výrobním procesu využívány pokročilé technologie, do jaké míry struktura odpovídá řešeným úkolům (může být příliš těžkopádná), zda otázky interakce se surovinami dodavatelé jsou úspěšně vyřešeni atd. Vlastnosti celého systému (například stabilita jeho fungování) se zase liší od vlastností každého z výše uvedených prvků systému.
2. Procesní přístup k řízení.
Přístup, který definuje zvažování aktivit jakékoli společnosti jako sítě obchodních procesů spojených s cíli a posláním organizace1.
Dynamika podnikání a vnějšího prostředí vede firmy k tomu, že řízení podniku chápou nikoli jako řízení souboru jednotlivých funkcí, ale jako soubor podnikových procesů, které určují podstatu podnikatelských aktivit. Samotný pojem „procesní přístup“ je znám již poměrně dlouho, ale začal se používat v podmínkách vysoké dynamiky vnějšího prostředí a konkurence. Procesní přístup je zaměřen na zvýšení podnikové flexibility, snížení reakční doby na změny na trhu a vnějším prostředí a zlepšení výkonnosti organizace.
Procesní přístup je založen na několika základních principech
· Vnímání podnikání jako systému:
– každý podnik by měl být považován za systém a jeho rozvoj by měl být v souladu se zákony komplexních systémů;
– řešení místních problémů nemění systém. Systém lze změnit pouze jako celek;
– systém ve stabilním stavu není schopen se vyvíjet.
Vnímání činnosti jako procesu:
– jakoukoli činnost lze považovat za proces, lze ji tedy zlepšit;
– jakákoli činnost umožňuje rozdělení jak v čase, tak v materiálových a personálních zdrojích;
– jakákoli účelná a plánovaná činnost využívající zdroje přeměňuje vstupní produkty na výstupní produkty;
– činnost podniku je sítí vzájemně propojených procesů, neboť všechny druhy činností a procesy jim odpovídající jsou vzájemně propojeny;
– každý proces má externího nebo interního dodavatele vstupních zdrojů a externího nebo interního spotřebitele výstupního produktu nebo služby.
Standardizace a transparentnost odpovědnosti:
– vrcholové vedení podniku musí převzít plnou odpovědnost za vytváření a řízení kvality;
– každý proces musí mít vlastníka, to znamená, že musí existovat personifikace a rozdělení odpovědnosti za všechny typy činností;
– všechny součásti procesů by měly být co nejvíce standardizované a srozumitelné;
– normalizace by měla být prováděna na základě vzájemně propojených a harmonizovaných norem, implementovaných ve formě regulační dokumentace a podnikových norem popisujících všechny typy činností podniku.
Na počátku 20. let 20. století začal mladý biolog Ludwig von Bertalanffy studovat organismy jako specifické systémy a svůj pohled shrnul v knize „Moderní teorie vývoje“ (1929). V této knize vyvinul systematický přístup ke studiu biologických organismů. V knize „Roboti, lidé a vědomí“ (1967) přenesl obecnou teorii systémů do analýzy procesů a jevů společenského života. 1969 - "Obecná teorie systémů". Bertalanffy proměňuje svou teorii systémů v obecnou disciplinární vědu.
Následně díky pracím takových vědců jako N. Wiener, W. Ashby, W. McCulloch, G. Bateson, St. Beer, G. Haken, R. Akoff, J. Forrester, M. Mesarovich, S. Nikanorov, I. Prigozhin, V. Turchin vznikla řada směrů souvisejících s obecnou teorií systémů - kybernetika, synergetika, teorie sebeorganizace, teorie chaosu, systémové inženýrství ad.
V současné době má proces řízení stále více systémový charakter, řízení jakékoli organizace se uskutečňuje jako vliv na jeden celek.
Posílení provázanosti všech aspektů činnosti organizace (výrobní, finanční, marketingové, sociální, environmentální atd.), jakož i rozšíření, komplexnost a zintenzivnění vnitřních i vnějších vztahů vedly v polovině 20. století tzv. systémového přístupu k řízení. Systémový přístup k řízení je založen na skutečnosti, že každá organizace je systém skládající se z částí, z nichž každá má své vlastní cíle. Vedoucí musí vycházet z toho, že pro dosažení celkových cílů organizace je nutné ji považovat za jednotný systém. Zároveň se snažíme identifikovat a vyhodnocovat interakci všech jejích částí a kombinovat je na základě, který organizaci jako celku umožní efektivně dosahovat svých cílů.
V souladu s ní na sebe manažerské akce pouze funkčně nenavazují (procesní přístup to zdůrazňoval), ale bez výjimky na sebe všechny přímo i nepřímo působí. Z tohoto důvodu změny v jedné části organizace nevyhnutelně způsobují změny v jiných a nakonec v organizaci jako celku.
Každý manažer proto musí při vlastním rozhodování brát v úvahu jejich dopad na celkové výsledky a hlavním cílem managementu je integrace prvků organizace a hledání mechanismů pro zachování její celistvosti.
Jedním z představitelů systémového přístupu, který jako první považoval podnik za sociální systém, byl americký výzkumník Charles Barnard (1887-1961), který dvě desetiletí působil jako prezident New York Bell Telephone Company. Své myšlenky nastínil v knihách „Funkce správce“ (1938), „Organizace a řízení“ (1948) atd.
Fyzická a biologická omezení, která jsou lidem vlastní, je podle Barnarda nutí sjednocovat se k dosažení cílů v koordinovaných skupinách (sociálních systémech). Každý takový systém, jak věřil, lze rozdělit na dvě části: organizaci (systém vědomě koordinované činnosti dvou nebo více osob), která zahrnuje pouze interakci lidí, a další prvky.
Každá organizace je podle Barnarda hierarchická, sdružuje jednotlivce, kteří mají vědomý společný cíl, jsou připraveni vzájemně spolupracovat, přispívat ke společné věci a podřizovat se jediné autoritě. Barnard považoval všechny organizace za soukromé. Organizace mohou být formální nebo neformální. Vedoucí formální organizace musí zajistit činnost jejích nejdůležitějších vazeb, převzít plnou odpovědnost za jednání podřízených, udržovat interní komunikaci, formulovat cíle, najít rovnováhu mezi protichůdnými silami a událostmi, přínos lidí a uspokojení jejich potřeby. Lidé budou s organizací efektivně spolupracovat, pokud z toho budou mít prospěch. Proto je první odpovědností vůdce řídit pobídky k aktivitě, protože příkazy jsou vnímány pouze v určitých mezích.
Barnard věřil, že vznik neformálních organizací, které by učinily formální životaschopnější, byl nevyhnutelný. Účelem neformální organizace je šířit neformální informace; zachování udržitelnosti formální organizace; zajištění osobní bezpečnosti pracovníků, sebeúcty a nezávislosti na formální organizaci.
Na základě systémového přístupu Barnard prosadil koncept společenské odpovědnosti firem, podle kterého musí management zohledňovat důsledky přijatých rozhodnutí a nést za ně odpovědnost vůči společnosti i jednotlivci.
Za dalšího představitele systémového přístupu lze považovat P. Druckera, který se významnou měrou zasloužil o vytvoření holistického pojetí řízení a definování role profesionálního manažera v organizaci.
Drucker v knize „The Practice of Management“ definoval management jako umění řízení podniku a zaměřil se na kreativní kreativní stránku činnosti manažera, který z dostupných zdrojů vytváří skutečný celek, produkční jednotu. Stejně jako dirigent musí vždy slyšet celý orchestr, musí manažer sledovat celkovou činnost podniku a podmínky na trhu.
Úkolem manažera je podle Druckera vždy pamatovat na vyhlídky podniku a dělat vše pro to, aby jich dosáhl. Ale nemůže být „univerzálním géniem“, ale musí povzbuzovat, řídit a organizovat lidi, aby tuto práci dělali.
Drucker zvážil obecné funkce manažerů v podniku, které jsou do značné míry určeny jeho charakteristikami:
1) organizace, klasifikace, rozdělení práce; vytvoření potřebné organizační struktury, personální výběr;
2) definování cílů, rozhodování o tom, co je třeba udělat pro jejich dosažení, zajištění jejich realizace stanovením konkrétních úkolů pro lidi;
3) poskytování pobídek, vytváření týmu lidí odpovědných za různé práce, dosahování potřebné důslednosti ve své práci;
4) analýza činnosti organizace, standardizace, hodnocení všech zaměstnanců;
5) zajištění náboru lidí.
Vysoké hodnocení role manažera nebránilo Druckerovi prosadit myšlenku samosprávy pracovního kolektivu, podle níž by pracovníci a zaměstnanci měli volit zvláštní orgán věnovaný řešení sociálních problémů. To podle něj zvyšuje jejich odpovědnost za záležitosti společnosti.
Společnost počátku 50. let 20. století. taková myšlenka se zdála cizí, a tak byla zamítnuta, což se stalo největší porážkou v Druckerově životě.
Americký badatel D. Forrester vyvinul formální model organizačního systému průmyslového podniku. Existovalo šest vzájemně propojených toků: suroviny, objednávky, hotovost, vybavení, práce, informace.
Obtížnost řízení tohoto systému je podle Forrestera v tom, že pod vlivem různých faktorů nemusí budoucí výsledek odpovídat očekávanému. To tlačí na politiku založenou na krátkodobých zájmech, zejména vzhledem ke krátkému funkčnímu období manažerů a vedoucích pracovníků. I když je stanovení krátkodobých cílů jednodušší, správa složitých systémů založených pouze na nich nevyhnutelně vede ke špatnému výkonu. Psychologické faktory tedy upřednostňují politiky, které v blízké budoucnosti přinesou dobré výsledky na úkor dlouhodobého.
V roce 1956 definoval T. Parsons organizaci jako komplexní sociální systém, který se zaměřuje na dosahování cílů a naopak přispívá k realizaci cílů větších organizací.
Subsystémy organizace jsou: formální a neformální struktury, statusy, role, fyzické prostředí. Jádrem je zde formální struktura. Tyto prvky spojuje komunikace, rovnováha a rozhodování.
1. Komunikace se týká způsobu, kterým jsou v různých částech systému vyvolány akce, je zajištěna kontrola a koordinace. Komunikační systém tvoří konfiguraci a strukturu organizace.
2. Rovnováha je považována za mechanismus stabilizace organizačního celku, jeho přizpůsobení měnícím se podmínkám za účelem harmonizace potřeb a postojů jednotlivců a požadavků organizace.
3. Rozhodovací proces je důležitým prostředkem regulace a strategického řízení.
Dohromady je to definováno jako organizační systém, jehož hlavním integrujícím faktorem je cíl a stabilizačním faktorem jsou institucionální standardy, které definují role účastníků.
Parsons předložil myšlenku čtyř funkčních imperativů, jejichž implementace zajišťuje normální stav a vývoj systému: funkce dosahování cílů; přizpůsobení systému ve vztahu k vnějšímu prostředí; integrace systému; regulace skrytých napětí.
V rámci systémového přístupu se objevila řada kvantitativních teorií řízení. Impulsem k tomu byl vznik a široké rozšíření kybernetiky, obecné teorie systémů, operačního výzkumu a dalších matematických metod. Zastánci těchto teorií, opírající se o formalizované popisy různých situací, se snažili najít optimální řešení problémů, kterým organizace čelí, pomocí matematického modelování.
V důsledku toho je usnadněno dlouhodobé předpovídání, plánování, programování a rozhodování v podmínkách přebytku informací, kdy jejich zaznamenávání, vyhodnocování a systematizace není běžnými metodami možné.
Další směr, zvaný ekonometrický, je založen na tvorbě ekonomických a matematických modelů. Naděje vkládané do kvantitativních metod však nebyly oprávněné kvůli složitosti sociálních systémů a skutečnosti, že jejich chování je špatně přístupné kvantitativní analýze. Nicméně zobecnění získaných zkušeností dalo další impuls k rozvoji systémového přístupu.
V 80. letech 20. století jednou z nejpopulárnějších teorií v jejím rámci byl koncept „7-S“, který vyvinuli E. Athos, R. Pascal, T. Peters a R. Waterman, „7-S“ je sedm vzájemně souvisejících proměnných, názvy které v angličtině začínají písmenem S: „strategy“, „structure“, „management system“, „personnel“, „kvalifikace zaměstnanců“, „organizační hodnoty“, „style“.
Změny jedné proměnné prostřednictvím systému vazeb ovlivňují stav ostatních, proto je udržování rovnováhy a harmonie mezi nimi hlavním úkolem managementu.
1. Integrita, která nám umožňuje současně považovat systém za jeden celek a zároveň jako subsystém pro vyšší úrovně.
2. Hierarchická struktura, tzn. přítomnost mnoha prvků uspořádaných na základě podřízenosti prvků nižší úrovně prvkům vyšší úrovně.
3. Strukturování, které umožňuje analyzovat prvky systému a jejich vztahy v rámci konkrétní organizační struktury.
4. Multiplicita, která umožňuje použití mnoha kybernetických, ekonomických a matematických modelů pro popis jednotlivých prvků i systému jako celku.
Jak průmyslová revoluce postupovala, růst velkých organizačních forem podnikání podnítil nové představy o tom, jak podniky fungují a jak by měly být řízeny. Seg
Úvod……………………………………………………………………………………… 2
1. Pojem systémový přístup, jeho hlavní rysy a principy……………….2
2. Organizační systém: hlavní prvky a typy………………………………3
3. Teorie systémů………………………………………………………………………………………………5
Základní pojmy a charakteristiky obecné teorie systémů
Charakteristika otevřených organizačních systémů
Příklad: banka z pohledu teorie systémů
4. Význam systémového přístupu v řízení………………………………………...7
Zavedení
Jak průmyslová revoluce postupovala, růst velkých organizačních forem podnikání podnítil nové představy o tom, jak podniky fungují a jak by měly být řízeny. Dnes existuje rozvinutá teorie, která poskytuje směr pro dosažení efektivního řízení. První teorie, která se objevila, se obvykle nazývá klasická škola managementu, existují také škola sociálních vztahů, teorie systémového přístupu k organizacím, teorie pravděpodobnosti atd.
Ve své zprávě chci hovořit o teorii systémového přístupu k organizacím, jako o myšlence pro dosažení efektivního řízení.
1. Pojem systémový přístup, jeho hlavní rysy a principy
V naší době dochází k nebývalému pokroku poznání, který na jedné straně vedl k objevování a hromadění mnoha nových skutečností a informací z různých oblastí života, a tím konfrontoval lidstvo s potřebou je systematizovat, najdi obecné v konkrétním, konstantu v měnícím se. Jednoznačná koncepce systému neexistuje. Systém je ve své nejobecnější podobě chápán jako soubor vzájemně propojených prvků, které tvoří určitou celistvost, určitou jednotu.
Studium objektů a jevů jako systémů způsobilo zformování nového přístupu ve vědě - systémového přístupu.
Systémový přístup jako obecný metodologický princip se používá v různých odvětvích vědy a lidské činnosti. Epistemologický základ
(epistemologie je obor filozofie, nauka o formách a metodách vědeckého poznání) je obecná teorie systémů, počátek kat. napsal australský biolog L.
Bertalanffy. Na počátku 20. let začal mladý biolog Ludwig von Bertalanffy studovat organismy jako specifické systémy a svůj pohled shrnul v knize
"Moderní teorie vývoje" (1929). V této knize vyvinul systematický přístup ke studiu biologických organismů. V knize „Roboti, lidé a vědomí“ (1967) přenesl obecnou teorii systémů do analýzy procesů a jevů společenského života. 1969 - "Obecná teorie systémů". Bertalanffy proměňuje svou teorii systémů v obecnou disciplinární vědu. Smysl této vědy spatřoval v hledání strukturní podobnosti zákonů zavedených v různých oborech, vycházejících z kat. lze odvodit vzory pro celý systém.
Definujme vlastnosti systémového přístupu:
1. Syst. přístup - forma metodologického poznání, propojení. se studiem a vytvářením objektů jako systémů a týká se pouze systémů.
2. Hierarchie znalostí, vyžadující víceúrovňové studium předmětu: samotné studium předmětu je jeho „vlastní“ úrovní; studium stejného předmětu jako prvku širšího systému je „vyšší“ úrovní; studium tohoto předmětu ve vztahu k prvkům, které tento předmět tvoří, je „nižší“ úroveň.
3. Systematický přístup vyžaduje uvažovat o problému nikoli izolovaně, ale v jednotě spojení s prostředím, pochopit podstatu každého spojení a jednotlivého prvku, vytvořit asociace mezi obecnými a konkrétními cíli.
S ohledem na výše uvedené definujme koncept systémového přístupu:
Syst. přístup je přístup ke studiu objektu (problému, jevu, procesu) jako systému, v kat. jsou zdůrazněny prvky, vnitřní a vnější souvislosti, které nejvýrazněji ovlivňují studované výsledky jeho fungování, a cíle každého z prvků, vycházející z obecného účelu objektu.
Můžeme také říci, že systémový přístup je směr v metodologii vědeckého poznání a praktické činnosti, který je založen na studiu jakéhokoli objektu jako komplexního integrovaného socioekonomického systému.
Vraťme se k historii.
Před jeho vznikem na počátku 20. stol. vědy o řízení vládci, ministři, generálové, stavitelé se při rozhodování řídili intuicí, zkušenostmi a tradicemi. Jednali v konkrétních situacích, snažili se najít lepší řešení. V závislosti na zkušenostech a talentu mohl manažer rozšířit prostorové a časové hranice situace a spontánně chápat svůj předmět řízení více či méně systematicky. Ale přesto až do 20. století. řízení dominoval situační přístup, neboli řízení podle okolností. Určujícím principem tohoto přístupu je adekvátnost rozhodnutí managementu s ohledem na konkrétní situaci. V dané situaci je adekvátní to rozhodnutí, které je nejlepší z hlediska změny situace, a to ihned poté, co na ni byl uplatněn patřičný vliv řízení.
Situační přístup je tedy orientací na okamžitý pozitivní výsledek („a pak uvidíme…“). Má se za to, že „příště“ se bude opět hledat nejlepší řešení v nastalé situaci. Ale nejlepší rozhodnutí v tuto chvíli se může ukázat jako úplně jiné, jakmile se změní situace nebo se zjistí nezaviněné okolnosti.
Touha reagovat na každý nový obrat nebo zvrat
(změna vidění) situace adekvátně vede k tomu, že manažer je nucen činit stále více nových rozhodnutí, která jsou v rozporu s těmi předchozími. Ve skutečnosti přestává ovládat události, ale jde s jejich proudem.
To neznamená, že řízení podle okolností je v zásadě neúčinné. Situační přístup k rozhodování je nutný a opodstatněný tam, kde je situace sama o sobě mimořádná a využití předchozích zkušeností je zjevně rizikové, kdy se situace mění rychle a nepředvídatelně, kdy není čas zohledňovat všechny okolnosti. Například záchranáři
Ministerstvo pro mimořádné situace musí často hledat nejlepší řešení v rámci konkrétní situace. Nicméně obecně platí, že situační přístup není dostatečně účinný a musí být překonán, nahrazen nebo doplněn systematickým přístupem.
1. Integrita, která nám umožňuje současně považovat systém za jeden celek a zároveň jako subsystém pro vyšší úrovně.
2. Hierarchická struktura, tzn. přítomnost většího počtu (alespoň dvou) prvků umístěných na základě podřízení prvků nižší úrovně prvkům vyšší úrovně. Implementace tohoto principu je jasně vidět na příkladu každé konkrétní organizace. Jak víte, každá organizace je interakcí dvou subsystémů: řídícího a řízeného. Jedno je podřízeno druhému.
3. Strukturování, které umožňuje analyzovat prvky systému a jejich vztahy v rámci konkrétní organizační struktury. Proces fungování systému zpravidla neurčují ani tak vlastnosti jeho jednotlivých prvků, jako vlastnosti samotné struktury.
4. Multiplicita, která umožňuje použití mnoha kybernetických, ekonomických a matematických modelů pro popis jednotlivých prvků i systému jako celku.
2. Organizační systém: hlavní prvky a typy
Každá organizace je považována za organizačně-ekonomický systém, který má vstupy a výstupy a určitý počet vnějších vazeb.
Měl by být definován pojem „organizace“. V historii byly různé pokusy identifikovat tento koncept.
1. První pokus byl založen na myšlence účelnosti. Organizace je účelné uspořádání částí celku, které má konkrétní účel.
2. Organizace – společenský mechanismus k dosahování cílů
(organizační, skupinové, individuální).
3. Organizace - harmonie nebo korespondence částí mezi sebou a celkem.
Jakýkoli systém se vyvíjí na základě boje protikladů.
4. Organizace je celek, který nelze redukovat na jednoduchý aritmetický součet jeho základních prvků. Je to celek, který je vždy větší nebo menší než součet jeho částí (vše závisí na účinnosti spojení).
5. Chester Bernard (na Západě považován za jednoho ze zakladatelů moderní teorie managementu): když se lidé sejdou a formálně se rozhodnou spojit síly k dosažení společných cílů, vytvoří organizaci.
Byla to retrospektiva. Organizaci lze dnes definovat jako sociální společenství, které k dosažení společného cíle sdružuje řadu jedinců, které (jednotlivci) jednají na základě určitých postupů a pravidel.
Na základě dříve uvedené definice systému definujeme organizační systém.
Organizační systém je určitý soubor vnitřně propojených částí organizace, který tvoří určitou celistvost.
Hlavní prvky organizačního systému (a tedy i objekty organizačního řízení) jsou:
Výroba
Marketing a prodej
Finance
Informace
Personální a lidské zdroje mají systémotvornou kvalitu, na nich závisí efektivita využití všech ostatních zdrojů.
Tyto prvky jsou hlavními objekty organizačního řízení.
Organizační systém má ale ještě jednu stránku:
Lidé. Úkolem manažera je usnadňovat koordinaci a integraci lidských činností.
Cíle a cíle. Organizační cíl je ideálním projektem pro budoucí stav organizace. Tento cíl pomáhá sjednotit úsilí lidí a jejich zdrojů. Cíle se tvoří na základě společných zájmů, organizace je tedy nástrojem k dosažení cílů.
Organizační struktura. Struktura je způsob, jak kombinovat prvky systému. Organizační struktura je způsob propojení různých částí organizace do určité celistvosti (hlavní typy organizační struktury jsou hierarchická, maticová, podnikatelská, smíšená atd.). Když navrhujeme a udržujeme tyto struktury, máme to pod kontrolou.
Specializace a dělba práce. Toto je také ovládací objekt. Fragmentace složitých výrobních procesů, operací a úkolů do složek, které vyžadují specializaci lidské práce.
Organizační moc je právo, schopnost (znalosti + dovednosti) a ochota (vůle) manažera pokračovat ve své linii při přípravě, přijímání a provádění manažerských rozhodnutí. Každá z těchto složek je nezbytná pro výkon moci. Síla je interakce. Bezmocný a neefektivní manažer nemůže organizovat funkci koordinace a integrace činností lidí. Organizační moc není jen subjektem, ale i objektem řízení.
Organizační kultura je systém tradic, přesvědčení, hodnot, symbolů, rituálů, mýtů a norem komunikace mezi lidmi, které jsou vlastní organizaci.
Organizační kultura dává organizaci její individualitu, její vlastní tvář. Důležité je, že spojuje lidi a vytváří organizační integritu.
Organizační hranice jsou materiální a nehmotné limity, které fixují izolaci dané organizace od ostatních objektů umístěných ve vnějším prostředí organizace. Manažer musí mít schopnost rozšířit (do určité míry) hranice své vlastní organizace. Umírněnost znamená brát jen to, co dokážete pojmout. Správa hranic znamená jejich nakreslení v čase.
Organizační systémy lze rozdělit na uzavřené a otevřené:
Uzavřený organizační systém je systém, který nemá žádnou souvislost se svým vnějším prostředím (to znamená, že si s vnějším prostředím nevyměňuje produkty, služby, zboží apod.). Příkladem je samozásobitelské zemědělství.
Otevřený organizační systém má spojení s vnějším prostředím, tedy jinými organizacemi a institucemi, které mají spojení s vnějším prostředím.
Organizace jako systém je tedy souborem vzájemně propojených prvků, které tvoří integritu (tj. vnitřní jednotu, kontinuitu, vzájemné propojení). Každá organizace je otevřený systém, protože interaguje s vnějším prostředím. Z okolí získává zdroje v podobě kapitálu, surovin, energie, informací, lidí, zařízení atd., které se stávají prvky jeho vnitřního prostředí. Některé zdroje jsou zpracovávány pomocí určitých technologií, převáděny na produkty a služby, které jsou následně přenášeny do vnějšího prostředí.
3. Teorie systémů
Dovolte mi připomenout, že teorii systémů vyvinul Ludwig von Bertalanffy v r
XX století. Teorie systémů se zabývá analýzou, návrhem a provozem systémů - samostatných ekonomických jednotek, které jsou tvořeny vzájemně se ovlivňujícími, vzájemně propojenými a vzájemně závislými částmi. Je zřejmé, že jakákoli organizační forma podnikání splňuje tato kritéria a lze ji studovat pomocí konceptů a nástrojů systémové teorie.
Každý podnik je systém, který přeměňuje soubor zdrojů investovaných do výroby – náklady (suroviny, stroje, lidé) – na zboží a služby.
Působí v rámci většího systému – zahraničněpolitického, ekonomického, sociálního a technického prostředí, ve kterém neustále vstupuje do složitých interakcí. Zahrnuje řadu subsystémů, které jsou také vzájemně propojeny a vzájemně se ovlivňují. Porucha v jedné části systému způsobuje problémy v jiných částech. Například velká banka je systém, který funguje uvnitř svého širšího okolí, interaguje s ním, je s ním propojen a je ovlivněn jeho širším okolím.
Bankovní oddělení a pobočky jsou subsystémy, které musí vzájemně nekonfliktně spolupracovat, aby banka jako celek fungovala efektivně.
Pokud se v subsystému něco pokazí, ovlivní to nakonec (pokud není zaškrtnuto) výkon banky jako celku.
Základní pojmy a charakteristiky obecné teorie systémů:
1. Součásti systému (prvky, subsystémy). Každý systém, bez ohledu na otevřenost, je definován svým složením. Tyto komponenty a vazby mezi nimi vytvářejí vlastnosti systému, jeho podstatné charakteristiky.
2. Hranicemi systému jsou různé druhy hmotných i nehmotných omezovačů, které vzdalují systém od vnějšího prostředí. Z hlediska obecné teorie systémů je každý systém součástí většího systému
(který se nazývá supersystém, supersystém, supersystém). Každý systém se zase skládá ze dvou nebo více podsystémů.
3. Synergie (z řečtiny – společné jednání). Tento pojem se používá k popisu jevů, ve kterých je celek vždy větší nebo menší než součet částí, které celek tvoří. Systém funguje, dokud se vztahy mezi složkami systému nestanou antagonistickými.
4. Vstup - Transformace - Výstup. Organizační systém v dynamice je reprezentován jako tři procesy. Jejich interakce vytváří cyklus událostí. Každý otevřený systém má cyklus událostí. Se systémovým přístupem se stává důležitým studium charakteristik organizace jako systému, tzn. charakteristiky „vstupu“, „procesu“ („transformace“) a charakteristiky „výstupu“. V systematickém přístupu založeném na marketingovém výzkumu se nejprve zkoumají „výstupní“ parametry, tzn. zboží nebo služby, konkrétně co vyrábět, s jakými ukazateli kvality, za jaké náklady, pro koho, v jakém časovém horizontu prodávat a za jakou cenu. Odpovědi na tyto otázky musí být jasné a včasné. „Výstupem“ by v konečném důsledku měly být konkurenční produkty nebo služby. Poté se určí „vstupní“ parametry, tzn. zkoumá se potřeba zdrojů (materiálních, finančních, pracovních a informačních), která se stanoví po podrobném prostudování organizační a technické úrovně uvažovaného systému (úroveň vybavení, technologie, vlastnosti organizace výroby, práce a management) a parametry vnějšího prostředí (ekonomické, geopolitické, sociální, environmentální atd.). A konečně neméně důležité je studium parametrů „procesu“, který přeměňuje zdroje na hotové výrobky. V této fázi se v závislosti na předmětu studia zvažuje technologie výroby nebo technologie řízení, jakož i faktory a způsoby jejich zlepšení.
5. Koloběh života. Každý otevřený systém má svůj životní cyklus: vznik? stát se? fungující? krize? kolaps
6. Systémotvorný prvek - prvek systému, na kterém do značné míry závisí fungování všech ostatních prvků a životaschopnost systému jako celku.
Charakteristika otevřených organizačních systémů
1. Přítomnost smyčky událostí.
2. Negativní entropie (neentropie, antientropie) a) entropie je v obecné teorii systémů chápána jako obecná tendence organizace ke smrti; b) otevřený organizační systém může díky své schopnosti půjčovat si potřebné zdroje z vnějšího prostředí proti této tendenci. Tato schopnost se nazývá negativní entropie; c) otevřený organizační systém vykazuje schopnost prožívat negativní entropii a díky tomu některé z nich žijí staletí; d) pro komerční organizaci je hlavním kritériem negativní entropie její udržitelná ziskovost ve významném časovém intervalu.
3. Zpětná vazba. Zpětná vazba označuje informace, které generuje, shromažďuje a používá otevřený systém ke sledování, vyhodnocování, kontrole a opravování vlastních aktivit.
Zpětná vazba umožňuje organizaci přijímat informace o možných nebo skutečných odchylkách od zamýšleného cíle a provádět včasné změny v procesu svého rozvoje. Nedostatek zpětné vazby vede k patologii, krizi a kolapsu organizace. Lidé v organizaci, kteří shromažďují a analyzují informace, interpretují je a systematizují informační toky, mají obrovskou moc.
4. Otevřené organizační systémy se vyznačují dynamickou homeostázou. Všechny živé organismy vykazují tendenci k vnitřní rovnováze a rovnováze. Proces udržování rovnovážného stavu samotnou organizací se nazývá dynamická homeostáza.
5. Otevřené organizační systémy se vyznačují diferenciací – tendencí k růstu, specializaci a rozdělení funkcí mezi různé složky, které tvoří daný systém.
Diferenciace je reakce systému na změny vnějšího prostředí.
6. Rovnocennost. Otevřené organizační systémy jsou schopny, na rozdíl od uzavřených systémů, dosahovat svých cílů různými způsoby, směřovat k těmto cílům z různých výchozích podmínek. Neexistuje a nemůže existovat jediná a nejlepší metoda k dosažení cíle. Cíle lze vždy dosáhnout různými způsoby a můžete se k němu přibližovat různými rychlostmi.
Dovolte mi uvést příklad: uvažujme banku z pohledu teorie systémů.
Studie systémové teorie banky by začala objasněním jejích cílů, aby pomohla porozumět povaze rozhodnutí, která je třeba učinit k dosažení těchto cílů. Bylo by nutné prozkoumat vnější prostředí, abychom pochopili způsoby, jakými banka interaguje se svým širším okolím.
Výzkumník by se pak obrátil k vnitřnímu prostředí. Aby se analytik pokusil porozumět hlavním subsystémům banky, interakcím a propojením se systémem jako celkem, analyzoval by, jak jsou přijímána rozhodnutí, nejdůležitější informace potřebné k přijímání těchto rozhodnutí a komunikační kanály, kterými jsou tyto informace přenášeny.
Rozhodování, informační systém, komunikační kanály jsou pro systémové analytiky obzvláště důležité, protože pokud budou fungovat špatně, banka bude v obtížné pozici. V každé oblasti vedl systematický přístup ke vzniku nových užitečných konceptů a technik.
Rozhodování
Informační systémy
Komunikační kanály
Obr.1 Teorie systémů - základní prvky
Rozhodování
V oblasti rozhodování přispělo systémové myšlení ke klasifikaci různých typů rozhodnutí. Byly vyvinuty pojmy jistota, riziko a nejistota. Byly zavedeny logické přístupy ke komplexnímu rozhodování (mnoho z nich mělo matematický základ), což manažerům výrazně pomohlo zlepšit proces a kvalitu rozhodování.
Informační systémy
Povaha informací, které má rozhodovatel k dispozici, má významný vliv na kvalitu samotného rozhodnutí a není divu, že této problematice byla věnována velká pozornost. Ti, kdo vyvíjejí manažerské informační systémy, se snaží ve vhodnou dobu poskytnout příslušné informace příslušné osobě. K tomu potřebují vědět, jaké rozhodnutí bude učiněno, kdy budou informace poskytnuty a jak rychle tyto informace dorazí (pokud je rychlost důležitým prvkem rozhodování). Poskytování relevantních informací, které zlepšují kvalitu rozhodnutí (a eliminují zbytečné informace, které jednoduše zvyšují náklady), je velmi důležité.
Komunikační kanály
Komunikační kanály v organizaci jsou důležitými prvky v rozhodovacím procesu, protože předávají požadované informace.
Systémoví analytici poskytli mnoho užitečných příkladů hlubokého porozumění procesu propojení mezi organizacemi. Významného pokroku bylo dosaženo ve studiu a řešení problémů „šumu“ a rušení v komunikacích, problémů přechodu z jednoho systému nebo subsystému do druhého.
4. Význam systémového přístupu v řízení
Hodnota systémového přístupu spočívá v tom, že manažeři mohou snadněji sladit svou konkrétní práci s prací organizace jako celku, pokud rozumí systému a své roli v něm. Pro generálního ředitele je to důležité zejména proto, že systémový přístup ho podněcuje k udržení potřebné rovnováhy mezi potřebami jednotlivých oddělení a cíli celé organizace. Nutí ho přemýšlet o toku informací procházejících celým systémem a také zdůrazňuje důležitost komunikace. Systémový přístup pomáhá identifikovat důvody neefektivních rozhodnutí a také poskytuje nástroje a techniky pro zlepšení plánování a kontroly.
Moderní vůdce musí mít systémové myšlení, protože:
Manažer musí vnímat, zpracovávat a systematizovat obrovské množství informací a znalostí, které jsou nezbytné pro rozhodování managementu;
Manažer potřebuje systematickou metodologii, s jejíž pomocí by mohl korelovat jednu oblast činnosti své organizace s jinou a zabránit kvazioptimalizaci manažerských rozhodnutí;
Manažer musí vidět les pro stromy, generál pro konkrétní, povznést se nad každodenní život a uvědomit si, jaké místo jeho organizace zaujímá ve vnějším prostředí, jak interaguje s jiným, větším systémem, jehož je součástí;
Systematický přístup k řízení umožňuje manažerovi produktivněji realizovat jeho hlavní funkce: prognózování, plánování, organizace, vedení, kontrola.
Systémové myšlení přispělo nejen k rozvoji nových myšlenek o organizaci (zejména zvláštní pozornost byla věnována integrované povaze podniku, jakož i prvořadé důležitosti a důležitosti informačních systémů), ale také zajistilo rozvoj užitečných matematické nástroje a techniky, které značně usnadňují přijímání manažerských rozhodnutí, používání pokročilejších plánovacích a kontrolních systémů. Systémový přístup nám tedy umožňuje komplexně posuzovat jakoukoli výrobní a ekonomickou činnost a činnost systému řízení na úrovni specifických charakteristik. To pomůže analyzovat jakoukoli situaci v rámci jednoho systému a identifikovat povahu vstupních, procesních a výstupních problémů. Použití systémového přístupu nám umožňuje nejlépe organizovat rozhodovací proces na všech úrovních systému řízení.
Přes všechny pozitivní výsledky systémové myšlení stále nesplnilo svůj nejdůležitější účel. Tvrzení, že umožní aplikaci moderních vědeckých metod do managementu, se teprve musí realizovat.
Částečně je to proto, že rozsáhlé systémy jsou velmi složité.
Není snadné pochopit mnoho způsobů, jak vnější prostředí ovlivňuje vnitřní organizaci. Interakce mnoha subsystémů v rámci podniku není plně pochopena. Hranice systému se stanoví velmi obtížně; příliš široká definice povede k hromadění drahých a nepoužitelných dat a příliš úzká definice povede k částečným řešením problémů. Nebude snadné formulovat otázky, kterým bude podnik čelit, ani přesně určit informace potřebné v budoucnu. I když se najde to nejlepší a nejlogičtější řešení, nemusí být proveditelné. Nicméně systémový přístup umožňuje získat hlubší pochopení toho, jak podnik funguje.
V managementu je to způsob myšlení ve vztahu k managementu a organizaci. Nemělo by být zaměňováno se souborem různých zásad jednání správního aparátu. První použití tohoto nástroje pro správu bylo zaznamenáno na konci 50. let a sloužilo jako obrovský přínos
Systém je určitá celistvost, skládající se z částí, které jsou úzce propojeny. Každá část má navíc svůj vlastní účel a příspěvek k celkové charakteristice systému. Jakákoli organizace může být reprezentována jako systém. Může se jednat buď o otevřený systém, interagující s vnějším prostředím, nebo o systém uzavřený, který má pevně stanovená přísná omezení a není závislý na prostředí.
Na základě přítomnosti subsystémů v těchto strukturách z vědeckého hlediska existují různé školy managementu. Behaviorální škola se tedy zabývá sociálním subsystémem, technická škola řízením pomocí vědeckého přístupu.
Systémový přístup k řízení je velmi důležitý, pokud model organizace odpovídá typu otevřeného systému. Jinými slovy, organizace může přijímat kapitál, informace, materiály a všechny tyto složky z vnějšího prostředí se nazývají „vstupy“. Při realizaci svých činností musí organizace tyto vstupy zpracovat, přeměnit je na služby nebo hotové výrobky, které budou jejími výstupy.
Efektivním systémem řízení při transformaci se získá přidaná hodnota vstupů, rozšíří se zisk, růst tržeb a rozsah činnosti organizace.
Management byl značně ovlivněn používáním vědeckých přístupů ke konkrétním podmínkám a prostředí. Tento přístup vychází přímo ze situace samotné, představované konkrétním souborem okolností, které mohou v určitém čase ovlivnit činnost organizace.
Pomocí tohoto přístupu mohou manažeři efektivněji určit, které techniky použít k dosažení cílů organizace v každém konkrétním případě. Stejně jako systematický přístup k řízení, ani situační přístup nemůže být pouhým souborem pokynů od manažerského týmu. Je to způsob myšlení pro přijímání organizačních rozhodnutí.
Každý systém vyžaduje určitou koordinaci aspektů ekonomické činnosti. Systematický přístup k řízení nám umožňuje propojovat úkoly, které vznikají, když organizace dosahuje svých strategických cílů.
Jinými slovy, tento přístup se zabývá:
Rozvoj jejich upozorňování zaměstnanců a získávání zpětné vazby;
Strategické plánování;
Budování kultury organizace;
Analýza prodejního trhu;
Obchodní plánování.
Pro lepší pochopení pojmu „systémový přístup k řízení“ je nutné rozumět pojmu „organizace“. Mezi různými definicemi je vhodnější zvolit tu, která označuje dobrovolné sdružení občanů k výkonu konkrétního druhu činnosti.
Ústřední postavou každé organizace je její vlastník nebo vedoucí. Jinými slovy, jde o člověka, který viděl nové, neobvyklé a originální řešení uspokojování lidských potřeb. Za tímto účelem začíná aktivně jednat, aby realizoval nápad, tráví svůj osobní čas, energii a finanční prostředky. Od tohoto okamžiku začíná proces vytváření určitého systému zvaného „organizace“ se svými subsystémy a dalšími složkami.
Struktura organizace je často zobrazována jako plochý, dvourozměrný organizační vývojový diagram. Tyto vývojové diagramy jsou užitečné modely, které vám pomohou vidět složité vztahy mezi odděleními, jednotkami a lidmi v dané organizaci. Ale pokud by to bylo možné, "mobil" by nám pomohl zobrazit strukturu přesněji - pohyblivý obrázek, spíše než blokové schéma. Jak asi ze zkušenosti víte, když se dotknete některé části pohyblivé konstrukce, „mobilní“ konstrukce, všechny její další části se také začnou pohybovat nebo měnit svou polohu ve větší či menší míře, podle toho, které části se dotknete a s jakou silou na to působíš. Pozice ostatních částí se navíc nemění okamžitě – nějakou dobu trvá, než zareagují. A tentokrát opět záleží na tom, kde a jak silně se „mobilu“ dotknete. Stejně tak, když management změní jeden prvek nebo jednu část organizace, všechny ostatní části jsou také do určité míry ovlivněny změnou. Tyto typy změn mohou ovlivnit budoucí výkonnost organizace jako celku.
K takovým efektům dochází, když nastanou fyzické změny, jako je potřeba najmout nové lidi nebo změnit technologii při nákupu nových strojů a zařízení, stejně jako když se změní jedna z manažerských funkcí. Pokud se například vyšší management rozhodne dát jednomu podřízenému manažerovi větší prostor pro uvážení, ovlivní to motivaci tohoto manažera, to, jak se bude chovat ke svým podřízeným a jak budou podřízení komunikovat s novým manažerem. Navíc se může snížit motivace k práci ostatních manažerů, kteří jsou na stejné úrovni hierarchického žebříčku, ale nezískali žádná další práva. Mohou se cítit znevýhodněni v mnoha organizačních aspektech, které ovlivňují jejich práci. Všechny tyto změny budou probíhat v různých časech. V důsledku toho se organizace v budoucnu stane jiným subjektem, v jiné pozici k dosažení svých cílů, než by byla, kdyby ke změnám nedošlo.
Pro vizualizaci těchto interakcí a jejich mnoha důsledků musí manažeři, zejména na vyšších úrovních, vidět budoucnost organizace jako celku a jejích vazeb na životní prostředí. Manažeři potřebují znát nejen svou vlastní práci, ale také to, jak jejich vlastní práce a povinnosti, stejně jako práce ostatních členů organizace, ovlivňují cíle, kterých se organizace snaží dosáhnout. Manažeři si musí být vědomi přímého dopadu rozhodnutí učiněných v organizaci a jejich nepřímého dopadu na různé aspekty výkonnosti organizace. Musí brát v úvahu vliv prostředí na organizaci a vliv organizace na životní prostředí. V dnešním složitém světě je pro organizaci extrémně obtížné vidět „les“, protože existuje tolik „stromů“, které buď odvádějí pozornost, nebo zakrývají perspektivu a brání vnímání velkého obrazu. Počáteční chyba v různých školách manažerských přístupů spočívá v tom, že se zaměřují pouze na jeden důležitý prvek, spíše než na efektivitu řízení jako na výsledek mnoha různých faktorů.
Aplikace systémové teorie na management usnadnila manažerům vidět organizaci jako jednotu jejích součástí, které jsou neoddělitelně propojeny s vnějším světem. Tato teorie také pomohla integrovat příspěvky všech škol, které v různých dobách dominovaly teorii a praxi managementu.
Systémové koncepty
Teorie systémů byla poprvé aplikována v exaktních vědách a technice. Aplikace teorie systémů na management na konci 50. let byla nejdůležitějším příspěvkem školy managementu. Systémový přístup není soubor pokynů nebo zásad pro manažery – je to způsob myšlení ve vztahu k organizaci a řízení. Abychom pochopili, jak systémový přístup pomáhá manažerovi lépe porozumět organizaci a efektivněji dosahovat cílů, definujme nejprve, co je systém.
SYSTÉM je určitá integrita sestávající ze vzájemně závislých částí, z nichž každá přispívá k vlastnostem celku.
Auta, počítače, televize jsou příklady systémů. Skládají se z mnoha částí, z nichž každá pracuje ve spojení s ostatními a vytváří celek, který má své specifické vlastnosti. Tyto části jsou na sobě závislé. Pokud jeden z nich chybí nebo nefunguje správně, nebude správně fungovat celý systém. Televizor například nebude fungovat, pokud nastavení není správně nastaveno. Všechny biologické organismy jsou systémy. Váš život závisí na správném fungování mnoha vzájemně závislých orgánů, které dohromady tvoří jedinečnou bytost, kterou jste.
Všechny organizace jsou systémy. Protože lidé jsou v obecném smyslu součástí organizací (sociální složky), spolu s technologií, které se společně používají k výkonu práce, nazývají se sociotechnické systémy. Stejně jako v biologickém organismu jsou v organizaci jeho části na sobě závislé.
OTEVŘENÉ A UZAVŘENÉ SYSTÉMY. Existují dva hlavní typy systémů: uzavřené a otevřené. Uzavřený systém má pevné, pevné hranice, jeho akce jsou relativně nezávislé na prostředí obklopujícím systém. Hodiny jsou známým příkladem uzavřeného systému. Vzájemně závislé části hodinek se pohybují nepřetržitě a velmi přesně, jakmile jsou hodinky nataženy nebo je vložena baterie. A dokud mají hodinky zdroj akumulované energie, jejich systém je nezávislý na prostředí.
Otevřený systém se vyznačuje interakcí s vnějším prostředím. Energie, informace, materiály jsou předměty výměny s vnějším prostředím přes propustné hranice systému. Takový systém není samospasitelný, závisí na energii, informacích a materiálech přicházejících zvenčí. Otevřený systém má navíc schopnost přizpůsobit se změnám vnějšího prostředí a musí tak činit, aby mohl dále fungovat.
Manažeři se primárně zabývají otevřenými systémy, protože všechny organizace jsou otevřené systémy. Přežití jakékoli organizace závisí na vnějším světě. I pro dlouhodobý provoz kláštera je nutné, aby lidé přicházeli a jídlo a aby byl udržován kontakt s církví, která jej založila. Přístupy vyvinuté ranými školami managementu nemohly vyhovovat všem situacím, protože předpokládaly, alespoň implicitně, že organizace jsou uzavřené systémy. Aktivně nepovažovali životní prostředí za důležitou proměnnou v řízení.
SUBSYSTÉMY. Velké součásti složitých systémů, jako je organizace, osoba nebo stroj, jsou často samy systémy. Tyto části se nazývají subsystémy. Pojem subsystému je důležitým pojmem v managementu. Rozdělením organizace na oddělení, o kterém pojednávají následující kapitoly, si management záměrně vytváří v rámci organizace subsystémy. Systémy, jako jsou oddělení, oddělení a různé úrovně řízení, každý hraje důležitou roli v organizaci jako celku, stejně jako subsystémy vašeho těla, jako je oběh, trávení, nervový systém a kostra. Sociální a technické složky organizace jsou považovány za subsystémy.
Subsystémy se zase mohou skládat z menších subsystémů. Protože jsou všechny na sobě závislé, může porucha i toho nejmenšího subsystému ovlivnit systém jako celek. Zkorodovaný kabel baterie nedodává proud do elektrického systému vozidla, což má za následek nefunkčnost celého vozidla. Stejně tak práce každého oddělení a každého zaměstnance v organizaci je velmi důležitá pro úspěch organizace jako celku.
Pochopení toho, že organizace jsou komplexní otevřené systémy skládající se z několika vzájemně závislých subsystémů, pomáhá vysvětlit, proč se každá škola managementu ukázala jako praktická pouze v omezené míře. Každá škola se snažila zaměřit na jeden subsystém organizace. Behavioristická škola se zabývala především sociálním subsystémem. Školy vědeckého managementu a manažerské vědy - především s technickými subsystémy. V důsledku toho často nedokázali správně identifikovat všechny hlavní složky organizace. Ani jedna škola se vážně nezabývala vlivem prostředí na organizaci. Novější výzkumy ukazují, že se jedná o velmi důležitý aspekt výkonnosti organizace. Nyní se široce věří, že vnější síly mohou být hlavními determinanty úspěchu organizace, které určují, které nástroje v arzenálu managementu jsou vhodné a s největší pravděpodobností budou úspěšné.
MODEL ORGANIZACE JAKO OTEVŘENÝ SYSTÉM. Jako vstupy získává organizace informace, kapitál, lidské zdroje a materiály z prostředí. Tyto komponenty se nazývají vstupy. Během transformačního procesu organizace tyto vstupy zpracovává a převádí je na produkty nebo služby. Tyto produkty a služby jsou výstupy organizace, které uvolňuje do prostředí. Pokud je manažerská organizace efektivní, pak v průběhu transformačního procesu vzniká přidaná hodnota vstupů. V důsledku toho se objevuje mnoho možných dodatečných výstupů, jako je zisk, zvýšený podíl na trhu, zvýšení tržeb (v podnikání), implementace společenské odpovědnosti, spokojenost zaměstnanců, organizační růst atd.
Proměnné a systémový přístup
Vzhledem k tomu, že se jedná o poměrně nový přístup, nemůžeme zatím plně posoudit skutečný dopad této školy na teorii a praxi managementu. Již nyní se však dá říci, že její vliv je velký a zdá se, že do budoucna poroste. Podle profesorů Rosenzweiga a Kasta poskytla teorie systémů manažerské disciplíně rámec pro integraci konceptů vyvinutých a navržených dřívějšími školami. Mnohé z těchto dřívějších myšlenek, i když nemusí být považovány za zcela správné, mají velkou hodnotu. Na systematickém základě bude pravděpodobně možné syntetizovat nové poznatky a teorie, které se budou rozvíjet a objevují se v budoucnu.
Samotná teorie systémů však manažerům neříká, které prvky organizace jako systému jsou obzvláště důležité. Říká pouze, že organizace se skládá z mnoha vzájemně závislých subsystémů a je otevřeným systémem, který interaguje s vnějším prostředím. Tato teorie konkrétně neidentifikuje hlavní proměnné, které ovlivňují funkci managementu. Rovněž neurčuje, co v prostředí ovlivňuje řízení a jak prostředí ovlivňuje výsledky činnosti organizace. Je zřejmé, že manažeři musí vědět, jaké jsou proměnné organizace jako systému, aby mohli aplikovat systémovou teorii na proces řízení. Tato identifikace proměnných a jejich dopad na výkonnost organizace je hlavním přínosem situačního přístupu, který je logickým rozšířením teorie systémů.
