Jak překonat stres na pracovišti. Pracovní postupy

Strana 1

Čas pracovního procesu strávený změnou kvality obrobku se nazývá hlavní technologický čas obrobku. Pokud je pracovní proces prováděn bez přímé účasti osoby, pak se tento čas nazývá strojový čas. Pokud je pracovní proces prováděn s lidskou účastí, pak se hlavní technologický čas nazývá manuální; s částečnou lidskou účastí - stroj-manuál. Hlavní technologický čas, min, závisí na zvoleném způsobu výroby a pracovním nástroji.

Zkrácení doby pracovního procesu a zvýšení efektivity AL je dosahováno komplexním zaváděním pokročilých technologických postupů a využíváním vysoce výkonné techniky.

Stejně jako při pracovním procesu, který probíhá s menší spotřebou energie, tím lépe je asimilován, tak zpomalením reakce až do jejího včasného spuštění se eliminují zbytečné pohyby.

Ve skutečném kompresoru dochází během provozního procesu ke složité výměně tepla. Nasávaný vzduch, procházející kanály válce a uvnitř něj, se ohřívá v důsledku tepelného toku od teplejších stěn. Při vstřikování dochází k dalšímu přenosu tepla na stěny válce. Při expanzi dochází k přenosu tepla v opačném pořadí. Dokud se teploty vzduchu a stěn válce nevyrovnají, dochází k přenosu tepla ze vzduchu na stěny válce, načež se změní směr přenosu tepla: vzduch je ohříván stěnami válce. Teplota vzduchu na konci expanze se tak stává vyšší než teplota atmosférického vzduchu a při sání se zbývající vzduch mísí s atmosférickým vzduchem a zvyšuje teplotu celého objemu vzduchu na začátku komprese.

Změna tlaku v systému během pracovního procesu je určena údaji manometru přídavného přijímače umístěného na konci pneumatického potrubí.

Ventily slouží k distribuci plynů během pracovního procesu ve válci.

Obouruční tlačítkové ovládání na hnacím lisu s plnootáčkovou spojkou.| Hnací lis s bariérou.

Automatické podávání snižuje zranitelnost obsluhy během pracovního procesu a často nevyžaduje od obsluhy žádné úsilí, jakmile je stroj uveden do provozu. Mechanicky poháněný lis znázorněný na Obr. 58.39, má automatický podávací mechanismus s průhlednou stacionární zásuvnou závorou v nebezpečné zóně.

Když je voda dodávána pneumatickými čerpadly s nepřetržitým průtokem během pracovního procesu, průtok neklesne k nule, ale když pneumatická čerpadla dodávají pulzující průtok, klesne na nulu.

Časové uspořádání pracovních procesů elektrických tavicích pecí. a - iracionální uspořádání. b - racionální uspořádání.

Na Obr. 1 - 7 znázorňuje přibližné časové uspořádání pracovních procesů elektrických tavicích pecí: iracionální (a) a racionální (b) uspořádání.

Výhodou filtrů tohoto typu je, že dokážou látku vyprat za tepla během běžného pracovního procesu; jejich návrh se však výrazně komplikuje. Takové filtry se nepoužívají v domácích odparafinovacích a odolejovacích provozech.

Strukturální vzorce mohou popisovat nejen variantní návrhy, ale také návrhy s měnící se strukturou v průběhu pracovního procesu.

Budeme tedy uvažovat pracovní proces uzavřeného systému prvotřídních čerpadel a sledovat změnu tlakového rozdílu v komorách během pracovního procesu.

Tloušťka lebky, zjištěná po zastavení a vyprázdnění jednotky a obvykle uváděná jako příklad, je jistě větší než tloušťka lebky během pracovního procesu, protože před zastavením přístroje intenzita jeho práce postupně klesá, teplota v peci klesá, a to vede ke zvýšenému růstu lebky.

Času je vždy málo a je toho vždy příliš mnoho – to je axiom jednadvacátého století. Není divu, že lidstvo neustále hledá magický rituál (neboli techniky organizace pracovního procesu, jak se jim běžně říká), které nás všechny zachrání před časovým tlakem, termíny, prokrastinací a dalšími časovými pastmi. Ty nejúčinnější z nich už samozřejmě znáte, ale úsilím našeho týmu jsme sestavili malou hitparádu trochu méně obvyklých technik, které jsme při naší práci úspěšně použili.

"Spolkněte žábu"

Nezní to moc lákavě, ale o to jde. Na denním seznamu úkolů jsou vždy věci, které v nás nevzbuzují žádné nadšení a podle Marka Twaina, který razil název této techniky, je lepší s nimi začít pracovat. Ve prospěch tohoto přístupu existují minimálně dva argumenty: za prvé, čím déle nepříjemný úkol odkládáte, tím těžší je se ho ujmout, a za druhé, když jste se přemohli a zbavili se tíživé povinnosti, dostanete poplatek. pozitivních emocí a motivace na samém začátku dne. Za prvé, metoda „spolknout žábu“ je vhodná samozřejmě pro prokrastinátory – prostě jim nedává příležitost obrátit se na zlozvyk. Mnohem méně vhodný je pro lidi s vytíženým programem a množstvím různorodých úkolů: pro ně je mnohem výhodnější třídit věci podle jiných kritérií (naléhavost, priorita). Existují pro ně však odlehčené verze postavené na stejné myšlence, ale s méně přísnou vazbou na rozvrh – například doporučení vyhradit si 15–30 minut denně speciálně na nudné nebo nepříjemné povinnosti, ke kterým se nemůžete přinutit vystupovat v jiných časech.

Technologie pracovní stanice Popcorn

Tuto originální techniku vyvinul Joel Runyon pro freelancery, majitele malých podniků a další lidi s relativní svobodou jednání a pohybu. První kroky vypadají celkem standardně: rozdělte celé množství práce na malé úkoly, seskupte je do několika tematických skupin, u každého určete přibližný čas dokončení. A pak začněte hledat kavárny, knihovny a další útulná veřejná místa ve vašem okolí. Podstatou přístupu „Workstation Popcorn“ je změnit umístění pokaždé, když se přesunete z jednoho clusteru do druhého. Podle autora to pomáhá maximalizovat koncentraci, přepínat mezi různorodými úkoly bez jejich míchání a vyhnout se rozmazání hranice mezi prací a volným časem – častým problémem těch, kteří pracují z domova. Navíc strávíte více času v pohybu a budete moci poradit svým přátelům, kde ve vašem okolí připravují nejlepší kávu.

„Měl by, měl by, chtít“

Technika Jaye Shirleyho je lákavě jednoduchá. V podstatě jde o to, že při plánování dne máte na paměti tři otázky:

Co bych měl dnes udělat, abych efektivně vyřešil aktuální problémy?
Co bych měl dělat se svými dlouhodobými cíli?
Co chci dělat pro své potěšení?

Chvíle zamyšlení ráno vám pomůže vyvážit váš životní styl a priority. Na jednu stranu se díváte do budoucnosti, nespokojíte se s řešením okamžitých problémů, na druhou stranu neobětujete naléhavé a naléhavé záležitosti ve prospěch abstraktních vyhlídek, a konečně vám nehrozí, že vyhoříte; snaha o produktivitu. Mimochodem, není vůbec nutné vždy rovnoměrně rozdělovat čas a energii mezi tyto tři body: některé dny budete pravděpodobně muset věnovat téměř výhradně aktuálním úkolům a jiné si můžete dovolit věnovat více času potěšení. .

Focus@Will

Hudba není jen požitek a jednoduchý způsob zábavy při práci; může se stát mocným nástrojem pro optimalizaci vašeho workflow... pokud je ovšem zvolen správně. Výzkumy ukazují, že byste jako hluk na pozadí měli zvolit známou, nevtíravou, nepříliš hlasitou hudbu beze slov. Dobře se hodí zejména ambientní skladby, syntetizované zvuky přírody a melodie z videoher. Můžete si sestavit vlastní sadu oblíbených příspěvků tohoto druhu, nebo se spolehnout na vkus systému focus@will, vytvořeného přesně pro tento účel. Na jeho stránkách najdete celou sbírku playlistů s hudbou různých žánrů, což pomáhá posluchači soustředit se a udávat správný rytmus. S takovým soundtrackem je také snazší držet se plánu – nastavte si časovač a přestávka v přehrávání vám připomene, že je čas na odpočinek.

"Nepřeruš řetěz"

Techniku od oblíbeného komika Jerryho Seinfelda si možná pamatujete z některého z našich předchozích článků. Tento jednoduchý, ale účinný plán je vhodný pro ty, kteří se snaží vytvořit si nové návyky nebo věnovat čas nějaké činnosti pravidelněji. Vše, co potřebujete, je kalendář (pro každý zvyk zvlášť) a červený zvýrazňovač. Pokud se vám jednoho dne podařilo splnit váš plán, označte jej křížkem – to je vše. Jedná se o čistě psychologický trik: jakmile získáte několik křížků za sebou, budete chtít řetěz prodlužovat a prodlužovat. Tím se spustí proces sebeobnovy motivace. Mezi nevýhody této metody patří nedostatečná flexibilita (např. nezohledňuje nepředvídané okolnosti a neumožňuje přidělovat dny odpočinku). Adam Dachis ve svém článku navrhuje některé úpravy, které jej pomohou přizpůsobit všem příležitostem.

"Biologický vrchol"

Sam Carpenter nás ve své knize Work the System vyzývá, abychom věnovali pozornost nejen „co“ a „kolik“, ale také „kdy“. Podle autorovy teorie (a osobních zkušeností mnoha z nás) naše schopnost podávat nejlepší výkony během dne velmi kolísá. Výkon v každém okamžiku se skládá ze tří složek: množství energie, míra koncentrace, míra motivace; Navíc jsou všechny určeny individuálními biologickými rytmy. Klíčem k efektivnímu time managementu je sledovat vrcholy ve všech těchto ukazatelích a pomocí překrývání grafů na sebe identifikovat období, která jsou pro práci příznivá a nepříznivá. Zabere to ale ne méně než tři týdny, během kterých byste se měli řídit biologickými hodinami, neužívat žádné stimulanty a svůj stav pečlivě sledovat a vyhodnocovat. Pokud však na to všechno budete mít trpělivost, odměnou vám bude možnost uspořádat si den mnohem smysluplněji a těžit nejen z období aktivity, ale i z momentů útlumu, které autor radí považovat za důvod k odpočinku a osvěžení.

Technika průtoku

LightsAndCandy nabízí jakýsi kompromis mezi senzačním zaměřením na biologické hodiny a technikou Pomodoro. Navzdory nepochybné účinnosti posledně jmenovaného v něm mnozí nacházejí určité nedostatky. Nejzávažnější z nich jsou pevná délka sezení, která vytváří tlak, vytváří strach z časové tísně, a pravidelné vynucené přestávky, které mohou přerušit stav flow. Výhodou přístupu LightsAndCandy je, že vám umožňuje začít a ukončit pracovní sezení plynuleji a přirozeně, aniž by vás nutil do napjatého časového rámce. Autor doporučuje držet se následujícího schématu akcí:

Vyberte úkol. Zapište si čas, než začnete;
Pracujte, dokud nebudete mít chuť si odpočinout. Zaznamenejte znovu čas;
Rozhodněte se, kolik minut potřebujete na odpočinek, a nastavte časovač;
Po uplynutí doby odpočinku začněte druhou relaci a opakujte stejné kroky.

Možná si po nějaké době při prohlížení nahrávek začnete všímat vzorců: například ráno vaše sezení trvají déle než odpoledne nebo po delších „kuřáckých pauzách“ následují delší doby nepřerušované práce. Režim si tak můžete postupně přizpůsobit vlastním biorytmům.
Doufáme, že se vám jedna z těchto sedmi technik zdá být užitečná, nepochybujeme, že ji od pondělí zavedete do provozu a výměnu zkušeností v komentářích velmi vítáme.

Štítky: Přidat štítky

Je normální chtít udělat více práce za kratší dobu. Normální pro podnikání, protože... to zvyšuje zisky a zároveň minimalizuje nárůst nákladů. Je to také normální pro zaměstnance, který očekává, že dostane bonus za efektivnější práci. Okamžitě si definujme malý pojem: Obchodní proces je soubor vzájemně propojených činností nebo úkolů zaměřených na vytvoření konkrétního produktu nebo služby pro spotřebitele. Pro přehlednost jsou obchodní procesy vizualizovány pomocí vývojového diagramu obchodních procesů. (wiki) Ve své nejjednodušší podobě je proces proudem práce, který se pohybuje od jedné osoby k druhé

Řada progresivních organizací tyto procesy v posledních letech intenzivně optimalizuje, zejména se snaží snížit počet souborů zasílaných e-mailem jako přílohy a zároveň se snaží snížit objem tištěných dokumentů. Informace jsou často vícenásobně duplikovány, což vede k potížím s prací pro zaměstnance a také s údržbou a produktivitou IT oddělení odpovědných za ukládání terabajtů informací Některé z výše popsaných problémů může vyřešit SharePoint Foundation, která používá Komponenta .NET 3.5 - Windows Workflow Foundation. WF poskytuje funkce, které vám umožňují budovat podnikové pracovní postupy, konkrétně vestavěnou podporu pro transakce, sledování a upozornění. WF nefunguje jako samostatná aplikace, ale vždy funguje s programy platformy SharePoint. Protože je SharePoint Server postaven na Foundation, je zajištěna kompatibilita pracovních postupů.

Při práci se službou SharePoint můžete obchodním procesům pomoci pomocí několika metod:

1. Předplatné RSS – poměrně jednoduchý a pohodlný způsob, jak číst aktualizace publikované na webu. Pomocí této metody klient obdrží informace při otevření IE nebo Microsoft Outlook.

2. Upozornění – způsob pravidelného upozornění na nové, změněné, přidané nebo smazané dokumenty. Když dojde k události, uživatel jednoduše obdrží dopis s informací. Upozornění lze zasílat okamžitě nebo jako denní či týdenní newsletter.

3. Schválení obsahu – metoda, která spolu s funkcí verzování umožňuje spravovat obsah určením práva vidět verze konceptu pouze určité skupině lidí. Když je povoleno schválení obsahu pro knihovnu nebo seznam, bude mít speciální pole stavu schválení a možnost přijmout nebo odmítnout konkrétní položku. Takové prvky mohou mít tři stavy: Schváleno, Zamítnuto a Nevyřízeno. Uživatel s právem spravovat seznam má možnost změnit stav prvku. Zaměstnanci schvalující obsah zároveň nedostávají žádná e-mailová upozornění o vzhledu nových souborů, aby mohli vidět seznam a stav prvků, musí přejít na web.

Ale přesto vám nic z výše uvedeného neumožňuje automatizovat obchodní procesy založené na procesu krok za krokem. Tyto metody můžete kombinovat dohromady pomocí schvalování obsahu spolu s upozorněními, a vytvořit tak jednoduchý pracovní postup, který odešle e-mail, pokud člen vašeho oddělení publikuje novou hlavní verzi dokumentu. Tato možnost však pomůže vyřešit pouze malý počet obchodních procesů.

SharePoint poskytuje dvě další metody automatizace procesů:

· Pracovní postup(Workflows) Používá se k automatizaci a sledování průběhu určitých operací, které vyžadují zásah jiné osoby. Zásahy mohou mít různé formy, např. upozornění zaměstnance, kdy je jeho činnost nezbytná k posunu pracovního procesu vpřed. Takové procesy mohou trvat několik dní, týdnů nebo měsíců a před dokončením procesu může být nutné čekat na další událost. Pracovní postupy lze vytvářet pomocí prohlížeče, SharePoint Designeru a Visual Studia.

· Přijímač události(Event Receivers) – slouží k automatizaci procesů, které nevyžadují zásah člověka. Přijímače událostí lze vytvořit pouze pomocí sady Visual Studio.

Plánování procesu automatizace

Pracovní postupy nemohou automatizovat úkoly, dokud není úkol, který je třeba automatizovat, rozdělen do mnoha atomických akcí. Pracovní postup nesleduje stav informací uložených v papírových dokumentech. Automatizace obchodního procesu je proveditelná pouze tehdy, pokud plně rozumíte tomu, jak proces provádět ručně. Rozhodně je ve fázi plánování nutné získat podporu vlastníka obchodního procesu, který jej dokáže poměrně kompetentně popsat. Plánování pracovních postupů je mnohem důležitější než jejich skutečné vytváření v SharePoint Designeru. Při výběru obchodního procesu k automatizaci hledejte procesy, které jsou zpočátku předvídatelné a kde se náklady na vytvoření pracovního postupu vrátí díky maximalizaci času potřebného k jeho dokončení.

Úvod do terminologie

Stejně jako jsou weby, kolekce a knihovny založeny na šablonách, jsou pracovní postupy založeny na šablonách. Tyto šablony jsou navrženy jako funkce SharePointu, které lze povolit nebo zakázat na úrovni webu nebo kolekce webů pomocí prohlížeče nebo prostředí PowerShell. Šablona pracovního postupu je k dispozici pouze v případě, že je povolena funkce pracovního postupu.

SharePoint Foundation přichází s jedinou šablonou pracovního postupu ve třech krocích, zatímco SharePoint Server obsahuje mnoho pracovních postupů zaměřených na dokumenty a jeden proces webové analýzy vytvořený pro web.

Pracovní proces je řada úkolů, jejichž provedení přináší výsledek. Vytvořený pracovní postup musí být spojen s jedním ze tří objektů: knihovna, seznam, web. Šablonu pracovního postupu můžete také přidružit k typu obsahu a následně přidat typ obsahu do knihovny nebo seznamu.

Pracovní postup lze spustit pomocí šablony, která definuje podmínky, které je třeba otestovat, aby bylo možné rozhodnout, jaké úkoly je třeba provést, aby bylo dosaženo výsledku.

Na úrovni kolekce webů můžete na stránce Pracovní postupy zobrazit, jaké šablony pracovních postupů jsou aktuálně dostupné. K dispozici je také seznam pracovních procesů, které právě běží.

Pro přístup na stránku musíte:

1. Přejděte na „Akce webu“ – „Parametry webu“

2. V bloku „Správa webu“ klikněte na „Pracovní postupy“.

Pokud nevidíte možnost Pracovní postupy, je pravděpodobné, že jste na stránce správce podřízeného webu, nikoli kolekce webů.

Stránka Pracovní postupy bohužel neposkytuje žádné odkazy, které by vám pomohly pochopit, která šablona pracovního postupu je propojena na které úrovni. (knihovna, seznam, web, typ obsahu)

Pracovní proces má vždy začátek a konec. Pracovní postup se spustí po konkrétní vybrané události pro soubor nebo položku seznamu. Poté se přesune přes kroky definované v šabloně procesu ke koncovému bodu. Poté se stav pracovního postupu zobrazí jako „Dokončeno“. Pracovní proces neprovádí žádnou další práci, dokud není spuštěna nová instance pracovního procesu.

Několik různých pracovních procesů může existovat současně a navíc je lze provádět současně pro jeden soubor.

V závislosti na šabloně pracovního postupu a její konfiguraci může pracovní postup začít v následujících případech:

– Ručně. Zde je nuance: pouze uživatelé, kteří mají oprávnění „Spravovat seznam“, budou moci spustit takový pracovní postup. Tuto možnost použijte, pokud chcete otestovat nový pracovní postup nebo pokud potřebujete spustit pracovní postup na souborech, které již byly přidány do knihovny.

–Automaticky při vytváření položky seznamu nebo dokladu.

– Automaticky když změníte položku seznamu nebo doklad.

Další pracovní postupy mohou podporovat další metody spouštění, které nejsou uvedeny v tomto seznamu. Například v SharePoint Server 2010 existuje čtvrtá metoda pro spuštění pracovního postupu, který je iniciován zásadou správy informací.

Ačkoli to není nezbytně nutné, Většina pracovních postupů používá následující dva seznamy:

– Seznam úkolů. (Úkoly) Používá se k vytváření prvků úkolů, které uživatelům připomínají dokončení práce nebo ke shromažďování informací pro další krok v pracovním postupu. Pracovní postupy mohou také odesílat e-maily uživatelům s odkazy na úkoly, ke kterým jsou přiřazeni.

– Historie pracovních procesů. (Historie pracovního postupu) Skrytý seznam, který není viditelný z obsahu webu. Sleduje pracovní procesy, které běží nebo byly dokončeny. Obsahuje základní informace, jako je datum, stav, účastníci a popis. Na základě obsahu seznamu historie můžete vytvářet sestavy zobrazující dobu trvání pracovního postupu a také aktivitu jeho použití. Můžete také generovat zprávy o chybách a zrušení, které ukazují, které procesy pracovního postupu jsou aktuálně zrušeny, které běhy pracovního postupu se nezdařily s chybami za běhu. Jak bylo uvedeno výše, tento seznam je skrytý a nezobrazuje se v obsahu webu, ale zdědí oprávnění webu. Položky v tomto seznamu tedy může aktualizovat každý uživatel, který má oprávnění ke spolupráci. Tento seznam můžete zobrazit zadáním do prohlížeče: http://sitename/lists/Workflow History/. Pro ruskou verzi SharePointu musíte provést změnu, v ní se tento seznam nazývá: „Deník seznamů a pracovních procesů“ a nachází se na adrese: http://sitename/Journal of%20lists%20and%20working%20processes /

Používání seznamů k ukládání úkolů a historie pracovních postupů může časem ovlivnit výkon a rychlost webu. Společnost Microsoft tedy vytvořila každodenní úlohu automatického čištění, která odstraňuje položky ze seznamu úkolů 60 dní po dokončení nebo zrušení pracovního postupu. Historie pracovního postupu se nesmaže. Protože tyto seznamy mají oprávnění webu a jeden z nich je pravidelně mazán, neměli byste je používat jako audit toho, co vaše pracovní postupy dělají.

Pracovní postupy v knihovnách a seznamech.

Zaměstnanci s právy ke správě seznamu mohou pomocí možností pracovního postupu propojit šablonu procesu se seznamem nebo knihovnou. Takový pracovní postup může fungovat pouze na konkrétním typu obsahu nebo na jakémkoli. Na stránce Možnosti pracovního postupu si vyberete, kam se budou ukládat úkoly a příběhy, a také nastavíte podmínky, které spustí instanci pracovního postupu pro položku seznamu nebo soubor. Na této stránce můžete také upravovat a mazat stávající pracovní postupy. Vezměme si příklad použití třífázového pracovního postupu. Pracovní postup ve třech krocích je navržen tak, aby sledoval stav položky seznamu prostřednictvím tří fází (stavů). Tento pracovní postup lze použít ke správě obchodních procesů, ve kterých organizace potřebuje sledovat velké množství otázek nebo položek, jako jsou otázky zákaznické podpory.

Po spuštění pracovní postup vytvoří úkol pro přiděleného zaměstnance. Po zadání úkolu provede člen týmu práci nezbytnou k dokončení úkolu. Dílo nemusí být v seznamu nebo uzlu, který hostí seznam sledování problémů. Například po zadání pracovního postupu vytvořit plán banketu člen týmu kontaktuje banketovou společnost a spolupracuje s ní na vytvoření plánu. Po vytvoření návrhu plánu banketové služby odškrtne dokončení úkolu pracovního postupu. V tomto okamžiku seznam sledování problémů změní stav úlohy plánování události z Aktivní na Připraveno ke kontrole a vytvoří druhý úkol pro koordinátora události, který zkontroluje plán banketu. Jakmile je tento plán zkontrolován a schválen, označí koordinátor události svůj úkol pracovního postupu jako dokončený a stav úkolu se změní z Připraveno ke kontrole na Dokončeno.

Chcete-li přidat šablonu pracovního postupu do knihovny nebo seznamu, musíte zadat název procesu, vybrat podmínku pro jeho spuštění a poskytnout informace nezbytné pro proces, zejména pokud se spouští automaticky.

Použijte následující kroky pro přidání šablony pracovního postupu pro seznam nebo knihovnu:

1. Vytvořte nový vlastní seznam s názvem „Požadavek na dovolenou“. Není těžké si představit, že bude sloužit k ukládání žádostí o volno. V seznamu vytvořte nový sloupec "Stav dovolené" typu "Vybrat". Pro možnosti výběru zadejte: Žádost o dovolenou odeslána, Žádost o dovolenou schválena a Dovolená přijata. Tento sloupec zobrazuje aktuální stav požadavku.

2. Rozbalte možnosti seznamu na pásu karet. V rozevírací nabídce pracovního postupu klikněte na „Přidat pracovní postup“

3. Nastavte typ obsahu na „Everyone“ nebo přímo vyberte šablonu pracovního postupu. Při výběru konkrétního typu obsahu se ujistěte, že typ je již přidružen ke knihovně. Zbývající kroky předpokládají, že jste vybrali pracovní postup Tři kroky.

4. V jedinečném názvu pracovního postupu zadejte „Schválení žádosti o dovolenou“. Tento název bude použit k vytvoření sloupce v seznamu, a proto musí být jedinečně přidělen knihovně. Neměli byste používat již rezervované názvy sloupců.

5. Pokud zvolíte vytvoření nových seznamů v „Seznamu úkolů“ a „Seznamu protokolů“, budou vytvořeny s názvem pracovního postupu.

6. V bloku nastavení „Možnosti spuštění“ vyberte možnost spuštění pracovního postupu. Pro testovací účely můžete vybrat možnost „Uživatel s oprávněním k úpravám může spustit ručně“

7. Z rozevírací nabídky vyberte sloupec stavu vytvořený v seznamu. Tento sloupec zobrazuje aktuální stav požadavku a navíc uvádí mezistavy a konečné stavy.

Účastník pracovního postupu může dokončit úkol pracovního postupu ve třech krocích dvěma způsoby. Může upravit úkol pracovního postupu tak, že jej označí jako dokončený, nebo změnit stav položky pracovního postupu v seznamu (pokud má oprávnění seznam upravovat). Pokud člen týmu ručně aktualizuje stav položky pracovního postupu v seznamu, úloha pracovního postupu je dokončena. Pokud upraví úkol pracovního postupu tak, aby byl označen jako dokončený, stav položky pracovního postupu se změní na Dokončeno. Obrázek ukazuje tři stavy: Žádost o dovolenou odeslána, Žádost o dovolenou schválena a Dovolená přijata.

Všechno je docela jednoduché: vyplněním parametrů šablony pracovního postupu označíte, komu je generován úkol pro provádění práce v každé fázi a jeho parametry. A protože se účinkující o úkolu dozví, navrhuje se jako způsob upozornit zaměstnance e-mailem.

A tak dále ve dvou fázích (Žádost o dovolené předložena, Žádost o dovolenou schválena). Po dokončení vazby můžete začít s kontrolou práce. Všimněte si, že pokud zvolíte upozornění e-mailem, váš SharePoint musí mít pro spuštění pracovního postupu nakonfigurováno nastavení odchozího e-mailu. Co se děje přes administrativní centrum.

V tomto případě se pracovní postup spustí ručně a po přidání prvku do seznamu „Požadavek na dovolenou“.

Shrnutí prvního dílu: Použití pracovních postupů v SharePoint 2010 je skvělý způsob, jak automatizovat složité obchodní procesy. Uživatelé bez školení je ale sami nezvládnou. IT specialista, kromě porozumění technologii workflow SharePoint, musí být schopen naslouchat podnikání a pokusit se rozložit obchodní procesy do dílčích kroků, aby následně zautomatizoval příslušné operace výše uvedeným způsobem. Doufám, že tento článek položil první cihlu v tomto složitém tématu. Článek je ve skutečnosti shrnutím z dosud nevydané knihy „Microsoft SharePoint Foundation 2010 Inside Out“ a výstřižků ze stránky office.microsoft.com. Proto kvalita jazyka ponechává hodně být požadovaný.

V příběhu jejího spoluzakladatele Maxima Žukova.

Záložky

Maxim Žukov

Věděli jste, že kromě vás pravděpodobně nikdo netuší, jak fungují procesy ve vašem podnikání? Pokud je to tak, pak byste neměli koktat o konzistenci a růstu – jakákoli vyšší moc všechny zneklidní a vy budete mít pěnu u huby, abyste oheň uhasili sami.

Ale ani pochopení toho nás nezastaví a bezhlavě běžíme a snažíme se dosáhnout svých cílů. Ale tady je problém - není vždy možné jich dosáhnout, nebo důsledkem dosažení je snížení účinnosti jiných ukazatelů (kvalita, ziskovost) nebo nový chomáč šedých vlasů v chrámu majitele.

Nepořádek v procesech je normální situace v ruském byznysu, i když je úspěšný. Hlavní je si uvědomit a přijmout. Abych byl upřímný, stále je mi záhadou, proč je v Rusku zvykem měřit počet zaměstnanců. Na Západě vás nikdo dlouho nepoplácá po rameni a neřekne: „Dobrá práce“, pokud je váš čistý zisk při větším počtu zaměstnanců nebo množství investovaného kapitálu o něco vyšší než u konkurence.

Efektivita = výsledek / náklady

Produktivita jsou výsledky činností vyjádřené v absolutních hodnotách. Efektivita je poměr výsledků a prostředků vynaložených na jejich dosažení.

Když podnik roste při zachování své původní úrovně efektivity, jedná se o extenzivní růst. Rozsah podnikání se zvyšuje, ale ne jeho kvalita. Žádný vývoj zde není. Zvyšuje-li se účinnost, znamená to intenzivní, vysoce kvalitní růst.

Když jsme si to uvědomili, v Kislorodu jsme záměrně omezili růst, protože je snazší dát věci do pořádku v malém nepořádku než ve velkém. Navíc jsme měli před očima mnoho příkladů kolegů na trhu. Když prudkým růstem a neregulovanými procesy otevřeli nové směry a nafoukli kádr. Výsledkem je Brownův pohyb v podobě nových zaměstnanců, ztrát klientů a poklesu ziskovosti kvůli ztrátě kontroly nad procesy.

Procesní přístup

Takto vypadá společnost z pohledu většiny majitelů firem:

Ale tady je nuance - procesy společnosti se zpravidla neprovádějí vertikálně, ale horizontálně. Toto schéma je statické a nevysvětluje zaměstnancům, jak pracovat efektivněji. Hlavní problémy se navíc vyskytují na rozhraních oddělení a pozic. Standardní přístup tyto problémy neřeší a end-to-end procesy umožňují ladit interakci.

Procesní přístup je založen na maticové struktuře řízení. Zaměstnanec současně pracuje ve svém oddělení, ale také se podílí na realizaci obchodního procesu. Hlavním rozdílem je dvojí podřízenost zaměstnanců.

Zaměstnanec je podřízen vedoucímu svého oddělení a vedoucímu procesu, kterého se účastní. Pro sebe jsme identifikovali základní výhodu tohoto přístupu – zvýšené zapojení zaměstnance do procesu a v důsledku toho zvýšení jeho efektivity.

Moderní přístup k řízení

Zaměstnanci tak lépe chápou firemní procesy a své místo v nich. Věříme, že to zaměstnancům dává pocit smyslu a hodnoty v práci, kterou dělají.

Boj se strachy

První strach: „Neuspějeme – nevíme, jak to udělat správně“

Nejsprávnější je obrátit se s tímto problémem na konzultanty, na ty, kteří „sežrali smečku psů“. Je tu jedna věc: nebudou s vámi spolupracovat, pokud má tým méně než 50 lidí – rozsah problému není stejný. Existuje pouze jedna cesta ven - prostudovat si příslušnou literaturu a metodou pokusů a omylů, zatnutí zubů, vykročit do zářné budoucnosti, kde se majitel firmy nepodílí na provozní činnosti a firma je živá, seberozvíjející se organismus. Zvolili jsme tuto cestu.

Druhý strach: „Změny se neprosadí a tým je odmítne“

Říkali jsme si: proč se s partnerem na pár dní nezamkneme do kanceláře a sami se nerozhodneme, jak bychom měli všichni pracovat. Stále jsme ale došli k závěru, že by se do této práce měli zapojit zaměstnanci, kteří každý den vstupují do nerovného boje s berličkami nedokonalého systému.

Ano, je to dlouhá hra, ale na úplně jiné kvalitativní úrovni. Protože existuje velké riziko, že se změny neprosadí a tým je odmítne. Stejně jako každý jiný živý organismus. Existuje jediný závěr – samotný tým se musí stát katalyzátorem těchto změn.

Třetí strach: „Ani jeden zaměstnanec v týmu se nebude podílet na práci na obchodních procesech zdarma“

Od našeho založení jsme s partnerem zvolili demokratický styl, pro nás byl vždy důležitý názor. Vždy jsme podporovali jakoukoli rozumnou iniciativu. Ve výsledku to, jak se ukázalo, položilo základ pro práci na obchodních procesech. Tady to pro nás bylo jednodušší, jelikož se nás na to vlastně zaměstnanci sami ptali.

Důležitým pravidlem je, že nemůžete platit lidem za účast v pracovní skupině, ve které popisujete a implementujete procesy. To zabíjí jejich vnitřní motivaci realizovat svůj tvůrčí potenciál a profesně růst. Navíc, když člověk dělá něco pro peníze, nikdy do toho nedá duši.

Čtvrtý strach: „Všechno popíšeme a pak kterýkoli ze zaměstnanců s těmito dokumenty odejde a otevře si podobný podnik.“

Tento mýtus mě vždy rozesmál. Za prvé je to jen dokument. Nevezme s sebou firemní kulturu, kterou jste si za ta léta vypěstovali. Koneckonců, úspěchem každé společnosti jsou lidé, kteří ten dokument společně připravili.

Za druhé, při relativně snadném vstupu na trh vývoje webu se zpravidla nebere v úvahu velikost ledovce pod vodou. Jsem si jistý, že moji kolegové z trhu pochopí, co tím myslím. Je to stejný příběh s jakýmkoli jiným podnikáním.

Pátý strach: "To vše je zbytečné - budeme jen ztrácet čas"

To je něco, s čím budete bojovat na každém setkání pracovní skupiny až do prvních výsledků. V produkční agentuře není shromáždit každý týden na 2-3 hodiny tým pěti lidí včetně technického ředitele, account managera, výrobního ředitele, hlavního designéra a obchodního manažera. Popište si sami výhody, které z dobře fungujících procesů získá každý.

Pro sebe jsme to takto definovali.

Majitelé firem

Čím rychleji a lépe zavedeme procesy, tím dříve se můžeme odklonit od provozních činností, aniž bychom ohrozili kvalitu. Bude příležitost věnovat více času strategickému plánování a rozvoji. Zlepší se atmosféra ve firmě a její firemní kultura. Zvýší se obchodní výkonnost, včetně zisku a hodnoty. Podnikání se stane konkurenceschopnějším a odolnějším vůči krizím.

Manažeři na různých úrovních

Přestanou zabředávat do rutiny – práce podřízených půjde dobře bez přísné kontroly a ruční kontroly. Bude schopen monitorovat ukazatele a zdůvodňovat rozhodnutí managementu. Stráví méně času přijímáním nového zaměstnance. Dojde k povědomí o obecném vektoru vývoje a procesů společnosti jako celku.

Běžní zaměstnanci

Procesní přístup vám umožní vybudovat efektivní práci ve firmě horizontálně – mezi zaměstnanci a odděleními. Bude zde možnost realizovat svůj tvůrčí potenciál a profesně růst aktivní účastí na rozvoji společnosti. Nováčci, kteří právě vstoupili do společnosti, budou schopni rychle porozumět procesům. Zaměstnanci začnou chápat směr, kterým se firma vyvíjí a jak fungují její procesy.

Klienti a partneři

Vždy je radost pracovat s firmou, ve které jsou všechny procesy propracované, srozumitelné a transparentní. Klient dostává zcela jinou úroveň služeb a kvalitu finálního produktu.

Plán pro popis a implementaci podnikových procesů

Identifikovali jsme klíčové kroky pro sebe:

Zapojení týmu.
Popis a upřesnění obchodního procesu.
Testování a úprava pilotního projektu.
Realizace a stabilizace.
Zlepšení.

První krok: zapojení týmu

Odpor je klíčovým problémem změny. Opět, aby se změny prosadily, je důležité zapojit zaměstnance. Je třeba dosáhnout povědomí nejen na úrovni managementu, ale i na úrovni týmu, že problém obecného chaosu v procesech (a zpravidla nikdo netvrdí, že takový problém existuje) je potřeba řešit společně.

V některých ohledech to pro nás bylo jednodušší:

Tým je zvyklý na často pozitivní změny ve firmě. Například je to téměř rok, co jsme udělali čáru za pozicováním a zabýváme se pouze vývojem e-commerce projektů pomocí 1C-Bitrix.
Ptali se nás na to zaměstnanci, které už nebavilo se spálit nebo chtěli sami pochopit všechny fáze výrobních procesů.
Vždy jsme v týmu podporovali iniciativu.

Pečlivě vypracujte plán prezentace projektu, který popíše a zlepší obchodní procesy.
Zvažte možné námitky a možnosti jejich řešení.
Připravte problematické případy z důvodu neregulovaných procesů z historie společnosti.
Jasně popište a sdělte výhody každému účastníkovi procesu.
Nečekejte 100% zapojení od všech. Někdo zareaguje ironicky a řekne, že nic nevyjde - jen se na to psychicky připravte.
Ti, kteří budou klást nejvíce otázek a aktivně se zapojí do diskuse, jsou hlavními kandidáty na zapojení do práce na procesech.
Členové pracovní skupiny se stávají členy z vlastní iniciativy. Pokud se tak ve vašem případě nestalo, pak je problém ve vás a v důsledku i ve firemní kultuře.

V důsledku toho jsme uspořádali plánovanou schůzku s týmem. Společně s týmem jsme dospěli ke shodě ohledně potřeby popsat hlavní obchodní procesy a identifikovali jsme členy pracovní skupiny.

Druhý krok: popis a finalizace vylepšené verze obchodního procesu

Procesy dělíme na hlavní, pomocné, řídící a zlepšovací procesy.

Hlavní procesy jsou ty, které přinášejí firmě zisk – klient je ochoten za ně zaplatit. V našem případě se jedná o výrobu a technickou podporu.

Podpůrné procesy jsou takové, které klientovi nepřinášejí žádnou hodnotu, ale bez nich by podnik neexistoval:

Vyhledávání a zavádění nových zaměstnanců.
Marketingová a PR činnost.
Finanční plánování.
A další.

Poodhalím práci skupiny na popisu a implementaci jednoho z našich hlavních obchodních procesů – technické podpory a rozvoje e-commerce projektů.

Zvolili jsme metodiku Michaila Rybakova, kterou podrobně popisuje v knize „Business Processes. Jak je popsat, odladit a implementovat. Dílna". Ale upravili to pro malou firmu.

Organizační struktura našeho projektu k popisu obchodního procesu „Technická podpora a rozvoj e-commerce projektů“:

Pro každý obchodní proces vyčleňujeme samostatnou pracovní skupinu, která zahrnuje klíčové osoby zapojené do tohoto procesu. Pracovní skupina se zabývá popisem (formalizací), implementací a zlepšením svého podnikového procesu.

Samotný princip vypadá takto.

1. Určete kroky procesu (ne více než 7–12 kroků)

Toto konkrétní rozmezí se doporučuje dodržovat, protože v případě menšího počtu kroků přestává proces poskytovat manažerskou hodnotu a v případě většího počtu hrozí zaseknutí. V těchto případech by bylo správnější kroky buď rozdělit na malé, nebo je spojit.

2. Jedna úroveň detailů

Zdůrazňujeme pouze zásadní kroky v procesu, jejichž důležitost je určena z obchodního hlediska. Zde je důležité dodržovat dvě pravidla: nekopejte hluboko, ale zároveň nenechte ujít důležitou fázi.

3. Každý krok je „černá skříňka“

Při popisu nejvyšší úrovně procesu považujeme každý krok za „černou skříňku“ – zatím nás nezajímá, co je uvnitř. Půjdeme do podrobností, až pochopíme proces na vyšší logické úrovni.

4. Popisujeme úplný, normální, lineární proces

Celý proces popisujeme se všemi možnými scénáři přesně tak, jak se ve většině případů provádí. Pokud dojde k výjimečnému případu, pak se s největší pravděpodobností jedná o jiný obchodní proces. Všechny kroky procesu odrážíme jako sekvenční, jdoucí v řetězci jeden po druhém.

5. Popisujeme proces „tak jak je“ a zónu proximálního vývoje procesu

Popisujeme proces tak, jak se nyní provádí. Zároveň zohledňujeme, co jsme plánovali v nejbližší době realizovat.

6. Zavádějte aktualizace procesu v dávkách

Skupinová práce

Procesní pracovní skupina se uzavírá jednou týdně na minimálně dvě hodiny. A v režimu brainstormingu popisuje proces „tak jak je“ a analyzuje ho krok za krokem. Úkolem pracovní skupiny je pochopit, jak tým funguje, a dohodnout se, jak lépe pracovat.

Výsledky a dohody každé schůzky zaznamenává procesní architekt a ukládají se do našeho podnikového portálu v Bitrix24. Navíc každé setkání nahráváme na video. Člen pracovní skupiny se tak může rychle dostat do tempa, pokud z dobrého důvodu zmeškal schůzku.

Postup popisujeme v dokumentaci

Formálně vypadá popis procesu takto.

Záhlaví procesu zahrnuje:

název procesu;
cíl;
architekt (AP);
manažer (RP);
indikátory.

Procesní tělo- zde popisujeme hlavní kroky.

Příklad toho, jak vypadá náš popis procesu na nejvyšší úrovni:

Detailně popisujeme velké kroky procesu a rozdělujeme je na podprocesy. Jako příklad uvedu snímek obrazovky jednoho z kroků - „Výroba“:

Vedoucí podprocesu se stává osobou odpovědnou za nadřazený krok. Podle příkladu výše - technický ředitel. Sleduje také ukazatele podprocesu.

Pro podrobný popis kroku používáme: kontrolní seznamy, které je třeba vyplnit před přechodem k dalšímu kroku; mini návody a screencasty – pro složité procesy. Takže jsme měli například kontrolní seznam prototypu, než jsme ho předložili klientovi.

Třetí krok: odladění a úprava pilotního projektu

Aby nedošlo k podlomení autority celého projektu před týmem a klienty, testujte nový proces 2-3 měsíce na pilotním projektu. S největší pravděpodobností dva nebo tři klienti budou mít to štěstí, že se stanou účastníky experimentu. Ale to je nevyhnutelné, takže bedlivě sledujte jeho vývoj.

Čím více budete proces lopatou házet, tím větší zodpovědnost musíte k této fázi převzít – tímto způsobem snížíte rizika. Zpočátku si definujte metriky (o nich si povíme později), na základě kterých se rozhodnete, zda je tato verze procesu lepší.

V praxi to u nás vypadalo takto:

Celý procesní stůl (3,5 metru) jsme vytiskli a pověsili na zeď.
Jako doplněk k této tabulce byl vytištěn řádek s každou buňkou odpovídající každému kroku procesu. Takto jsme popsali výsledky klientů procházejících end-to-end procesem. A v souladu s tím byly ke stolu provedeny pozměňovací návrhy.

Čtvrtý krok: implementace a stabilizace

Po otestování předloží pracovní skupina novou verzi procesu celému týmu na plánované schůzce. Každý člen pracovní skupiny by se měl podílet na přípravě smysluplných snímků s následnou prezentací svého bloku na valné hromadě.

Snímky z reportovací prezentace pracovní skupiny:

Pokud se budete držet tohoto konkrétního scénáře, pak se výrazně zvyšuje pravděpodobnost, že k odmítnutí nedojde. Protože rozhodnutí pracovat jedním způsobem a ne jinak dělají členové týmu a je prezentováno jejich jménem.

Nejprve je důležité sledovat soulad s celým sledem kroků nového procesu. Trénujte a poskytujte morální podporu. V opačném případě změňte motivaci tak, aby se práce podle procesu stala výnosnější než vymýšlení berliček. To je ale to poslední – vždyť naším úkolem je zajistit, aby tým tyto změny přijal z vlastní vůle.

Mimochodem, v této fázi bude s největší pravděpodobností jasné, že jste něco vynechali - a to je normální.

Pátý krok: zlepšení

Po popisu procesu pokračují práce na jeho zlepšení. Během pracovního procesu členové skupiny identifikují systémové nedostatky. A pokračují v diskuzi v uzavřeném chatu firemního portálu. Takto se shromažďují nové návrhy k projednání na příštím jednání pracovní skupiny.

Každému zaměstnanci jsme přidělili právo navrhovat řešení pro zlepšení procesu.

Důležitou nuancí, kterou stojí za to znovu zdůraznit, je, že musíte implementovat aktualizovaný proces ve verzích. Testovali jsme novou verzi a implementovali ji, abychom se ujistili, že je efektivní. Řezání živého, neustálá změna pracovního procesu je přímou cestou k chaosu.

Procesní indikátory

Abychom mohli činit manažerská rozhodnutí na základě dat a ne hypotéz, přiřazujeme každému procesu ukazatele výkonnosti. Jedině tak můžeme dojít k závěru, že nová verze procesu je efektivnější než ta stará.

Musíte určit:

Účel ukazatele. Pochopte, proč musíte ztrácet čas shromažďováním statistik.
Cíle indikátoru. Rozhodněte se, jak jej budete používat.

Indikátor by měl být:

Informativní. Abyste mohli vyvozovat závěry na základě dynamiky ukazatele a činit manažerská rozhodnutí.
Jednoduchý pro sběr počátečních dat a výpočtů.

Indikátor může popisovat:

Výsledek dosažené během provádění procesu.
Průběh procesu.

Výsledky

Chápeme, že jsme na samém začátku cesty. Například ještě nebyly popsány všechny pomocné procesy – a o manažerských mlčím. Ale již nyní pociťujeme pozitivní změny směrem k intenzivnímu růstu:

K systému motivace zaměstnanců jsme začali přistupovat smysluplněji, protože víme, na jaké ukazatele je potřeba jej navázat, aby se zvýšila celková efektivita podnikání.
Snížení odchodu zákazníků z technické podpory. V posledním čtvrtletí to bylo vlastně záporné. V důsledku toho se LTV zvýšilo.
Posílením jednotlivých fází procesu jsme zvýšili ziskovost projektu. Jednou z nejvíce nerentabilních fází vývoje projektu byl design: ne vždy jsme byli schopni splnit očekávání klienta a nenašli jsme dostatek argumentů pro obhajobu našich nápadů. Zavedli jsme podrobnější analýzy (marketingový brief, analýza cílových osob, analýza statistik analytických systémů, konkurenční analýza atd.) zavedli kontrolní seznamy a moodboardy pro pochopení preferencí klientů (ze série „patkové písmo nebo ne“). S klientem prodiskutujeme podmínky prezentace designu. Návrh ukazujeme pouze úzké pracovní skupině klienta, který se na projektu podílí od samého počátku a zná celou historii komunikací.
Zlepšili jsme interakci mezi odděleními – zavedli jsme například předpisy pro převod projektů. Obchodní manažer tedy nedostane odměnu, dokud nepřevede projekt v souladu s předpisy popsanými v úkolu převodu projektu.
Zvýšilo se zapojení týmu do rozvoje společnosti. Mimochodem, do nové pracovní skupiny pro druhý hlavní proces se připojili noví účastníci. Většinu to v zásadě začalo zajímat, jakmile si uvědomila, že má možnost kvalitativně zlepšovat procesy, na kterých se denně podílí.
Týmový duch se zvýšil. Spolupráce na zlepšování procesů je lepší než jakýkoli firemní večírek s pivem a paintballem.

Zdá se, že nepořádek na pracovišti je téměř klasickou součástí zaneprázdněných lidí. Věci se na sebe hromadí a chaos je čím dál větší a po chvíli nevyhnutelně dospějete do bodu, kdy už nemůžete nic najít ani pochopit.

Existuje mnoho důvodů, proč si uspořádat pracovní prostor, i když jen proto, abyste snáze našli věci, které potřebujete. Nepořádné a špatně organizované pracoviště je také špatné pro vaši morálku, protože musíte pracovat ještě tvrději.

Mnoho lidí podceňuje důležitost organizovaného pracovního prostoru. Samozřejmě se vždy najde jeden nebo dva lidé, kteří si i s naprostým chaosem kolem sebe se vším normálně poradí.

Upozorňuji, že takoví lidé jsou výjimkou potvrzující pravidlo a i ti, kteří mají zdánlivě všechno v nepořádku, mají na svém pracovišti stále určitý systém. Následující pokyny vám pomohou zlepšit a správně uspořádat váš pracovní prostor.

Najděte si systém, který vám vyhovuje

Umíte si dobře pamatovat data? Ne nutně přesná data, možná jen časová období? Možná jste kategoričtější myslitel a věříte, že vaše práce je rozdělena do různých činností?
Pro ty, kteří uvažují kategoricky, může stačit uspořádat kartotéku. Pro takové lidi je výhodnější, když jsou všechny věci v určitém pořadí, aby se daly rychle a snadno najít.

Navíc existují lidé, kteří rádi rozdávají věci v čase. Uvažují lineárně a jednoduše následují z bodu A do bodu B. Tito lidé jsou úspěšnější, když je vše uspořádáno chronologicky.

Dobře si pamatují data a události a oproti těm, kteří uvažují kategoricky, mají vyšší míru tolerance. Důvod je jednoduchý: když se vám na stole začnou hromadit věci, ty nejstarší prostě zůstanou na dně.

Nenuťte se používat systém, který se vám nevejde do hlavy. Místo toho přemýšlejte o tom, jak kategorizovat data a události a najít organizační systém, který vám vyhovuje.

Udělejte trochu každý den

Určitě si každý den udělejte čas, abyste vše dali do pořádku. Pokud je něco v nepořádku, určitě pro to najděte místo v souladu s vaším systémem.

Kdo myslí kategoricky, měl by takové věci odstranit podle zvolené kategorie. A ti, kteří rozdělují vše podle času, musí věc, která není na místě, seřadit chronologicky podle data.

No, když si vše organizujete každý den, zabere to jen pár minut denně, ale ušetříte spoustu času.

K organizaci využijte dopoledne nebo odpoledne.

Čas od času je potřeba provést důkladný úklid vašeho pracovního prostoru. Možná se hromady papírů již nahromadily příliš velké nebo jsou složky zcela plné, takže abyste se nepletli, musíte vše rozdělit do podkategorií.

Ať děláte cokoli, zabere vám to poměrně hodně času a musíte to dělat jako běžnou práci. Naplánujte si tuto aktivitu na dopoledne nebo odpoledne každé dva měsíce. Nespěchejte, spěch v této věci může jen ublížit. Pečlivě zkontrolujte všechny soubory a složky a ujistěte se, že nic nechybí.

Nejdůležitější události označte samostatně

Termíny, a zejména termíny, jsou přesně to, co si musíte akutně naplánovat.

Vždy mějte po ruce seznam naléhavých úkolů nebo nezbytných věcí. Měly by být uchovávány odděleně, aby je bylo možné okamžitě najít. Mnohokrát jsem byl svědkem, kdy lidé zapomněli důležité detaily nebo prostě ztráceli spoustu času hledáním důležitých dokumentů.

Pokud je to možné, ponechte si elektronické kopie pro sebe.

Většina věcí ležících v nepořádku na vašem stole se tam objevila kvůli nedostatku papíru nebo dokumentů. Kdykoli je to možné, požádejte lidi, aby vám zasílali elektronické verze dokumentů.

Jakmile je obdržíte, označte je a vložte do příslušné složky. Možnosti vyhledávání aplikací Outlook a Google Desktop vám výrazně pomohou najít to, co potřebujete. Proto se musíte ujistit, že používáte organizační systém, který si vyberete, také na vašem počítači, protože spoléhat se na vyhledávače je docela nebezpečné.

Pokud máte čas na uspořádání struktury souborů v počítači, zkuste naskenovat alespoň některé papírové dokumenty a převést je do elektronického formátu. Pro někoho to může být obtížné, ale pro mnoho lidí je to nezbytný krok v organizačním procesu.

Použijte stolní kalendář

Chápu rozhořčení mnoha lidí, kteří se domnívají, že není třeba se trápit se stolním kalendářem, když si na počítači stačí nastavit časovač. Mám připravenou odpověď: stolní kalendář máte neustále na očích.

Protože lidé mají tendenci dávat na stůl materiály, které by mohli potřebovat jako první, poznamenejte si přímo do kalendáře, kde to je, kdy jste to dostali a k čemu to je.

Dejte si tu námahu a čas na vývoj systému pro organizaci vašeho pracovního prostoru, který vám bude nejlépe vyhovovat, a pak jej určitě implementujte.

Každý člověk ví, jak nejlépe pracovat, takže se snažte uspořádat svůj pracovní prostor tak, aby odpovídal vašim názorům. Organizovaný pracovní prostor vám pomůže dosáhnout nových cílů s větší efektivitou a produktivitou.

Článek byl připraven speciálně pro