Kniha jízd pro vystavování nákladních listů, vzorové plnění. Potřebuji soukromý deník pro vystavení nákladních listů?

Fyzické osoby podnikatelé a právnické osoby, jejichž činnost tak či onak zahrnuje nutnost používání motorových vozidel, zpravidla evidují jízdní listy vydané řidičům ve zvláštním věstníku.

Na základě takového deníku jsou evidovány výdaje vynaložené na pohonné hmoty, což umožňuje snížit zdanitelné ukazatele podniku. Kromě toho se protokol nákladních listů používá při výpočtu mezd pro řidiče zapojené do práce organizace.

Organizace a jednotliví podnikatelé, jejichž předmět činnosti souvisí s poskytováním přepravy a přepravních služeb, jsou povinni vést deník nákladních listů. Pokyn vychází z norem spolkového zákona č. 259-FZ ze dne 18. listopadu 2007 a nařízení Ministerstva dopravy ze dne 18. září 2008 č. 152.

Pro podniky, které přímo nesouvisejí s poskytováním přepravy a přepravních služeb, ale při své činnosti používají vozidla, není pro ně přítomnost nákladního listu povinná, lze jej však využít k systematizaci a zjednodušení evidence údaje používané při jejich práci.

Účetní deník nákladního listu, formulář 8, byl schválen usnesením Goskomstatu č. 78 v roce 1997, ale 1. ledna 2013 vstoupil v platnost federální zákon č. 402-FZ, kterým byl zrušen stávající jednotný formulář 8. Od tohoto data se dopravní podniky které dříve vedly nákladní list účetní deníky podle formuláře 8, dostaly možnost vyvinout si vlastní, nejoptimálnější verzi účetního listu, za předpokladu, že hlavní oddíly jednotného formuláře 8 budou duplikovány.

Je možné jednat elektronicky?

V žádném právním předpisu platné právní úpravy nejsou žádná omezení týkající se vedení knihy jízd nákladních listů v elektronické podobě, proto je umožněno vytvářet účetní list v elektronické podobě.

Věnovat pozornost! Můžete použít jakoukoli nejpohodlnější možnost správy, ať už je to běžný Excel nebo 1C.

Pro organizace s rozsáhlým vozovým parkem a značným počtem řidičů je správnější elektronická verze než manuální registrace, a to z důvodu značné pracnosti procesu. Zároveň je žádoucí, aby bylo možné časopis v případě potřeby vytisknout na papír.

Jak na deník

Deník nákladního listu, formulář 8, je vyhotoven v tabulkové formě, která představuje výpis rozdělený do sloupců. Takových sloupců je devět. Zahrnují následující údaje:

• Sériová čísla vydaných listů;
• data vydání;
• Celé jméno řidičů;
• Personální počty zaměstnanců;
• Garážová čísla vozidel;
• Podpisy řidiče, dispečera a účetního;
• V případě potřeby poznámky.

Věnovat pozornost! Pokud organizace vede záznamy pomocí vlastního vyvinutého formuláře výkazu, účetní deník může obsahovat další sloupce používané specificky organizací.

Pokud jsou do účetní knihy zapsány chybné údaje, mohou být provedeny opravy v souladu s ustanoveními 9 federálního zákona č. 402-FZ.

1. Pokud dojde k chybě, je záznam opraven následovně:
2. Chybný údaj je přeškrtnut jedním řádkem;
3. Vedle ní se umístí „opravená“ značka a zadají se správné informace;
4. Je uvedeno datum provedení oprav;

Provedené opravy musí být podepsány osobou odpovědnou za vedení účetního záznamu;

Důležité! Při přeškrtnutí chybného zápisu je nutné udělat čáru tak, aby samotný chybný zápis zůstal po přeškrtnutí čitelný.

Doba použitelnosti

Nákladní listy se vystavují zaměstnancům pracujícím na vozidlech jednou za pracovní den nebo směnu. Samotný evidenční deník se vytváří na roční období, ale v případě potřeby lze udržovací období zkrátit například na jeden měsíc, pokud mluvíme o jednorázových dlouhých cestách, jako jsou pracovní cesty.

Vzhledem k tomu, že účetní záznam je primární dokumentací, je jeho následná doba uchování 5 let, po které je možné deník zlikvidovat. Je třeba poznamenat, že pětiletá doba uložení se nevztahuje pouze na papírová, ale i elektronická média.

Formulář 8 knihy jízd má sekvenční číslování stránek. Při jeho zavádění je nutné zachovat chronologické pořadí. Titulní strana musí být podepsána s uvedením data zahájení. Tam jsou na titulní stránce napsány základní údaje o samotné organizaci a její celý název.

Po dokončení účtování se deník sešije. Vázaná kniha je ověřena podpisy vedení podniku, hlavního účetního společnosti a pečetí organizace, poté je předána k uložení do archivu podniku.

Kdo jej vyplní a vzorek

Odpovědnost za vedení nákladních listů ve specializovaném deníku může být svěřena zaměstnanci jmenovanému příkazem vedení nebo zaměstnanci, do jehož pracovní náplně, specifikované v pracovní smlouvě, patří funkce vedení účetní evidence v organizaci.

Nejčastěji takovou práci vykonává účetní, personalista nebo sekretářka. V případě, že v podniku neexistuje osoba, která takové prohlášení vede, lze uzavřít dohodu s organizacemi třetích stran, které provozují vozidla, za předpokladu, že taková dohoda bude obsahovat doložku o nutnosti vést záznamy.

Nákladní list nákladního automobilu je hlavním dokladem prvotního účetnictví, který spolu s nákladním listem pro přepravu zboží určuje ukazatele pro evidenci práce kolejových vozidel a řidiče, jakož i pro výpočet mezd řidiči a provádění platby za dopravu zboží.
Pro nákladní vozidla schválila Usnesení Státního statistického výboru Ruska ze dne 28. listopadu 1997 N 78 dvě formy nákladních listů - formulář N 4-c a formulář N 4-p.

* Formulář N 4-с (kusová práce) se používá při přepravě zboží, podléhá platbě za práci vozidla za kusové práce.
* Formulář N 4-p (časový) se používá za úhradu práce vozidla v časovém tarifu a je určen pro současnou přepravu zboží až dvěma zákazníky během jednoho pracovního dne (směny) řidiče.

Trhací kupony nákladního listu vyplňuje zákazník a slouží jako podklad pro předložení faktury pro organizaci-majitele vozidla zákazníkovi.
Odpovídající odtrhávací kupón je přiložen k faktuře. Nákladní list zůstává u organizace, která vozidlo vlastní, opakuje shodné záznamy o době provozu vozidla zákazníkem a slouží jako podklad pro evidenci provozu vozidla v průběhu pracovního dne.

V případě, že při časovém placení práce vozidla budou přepravovány inventární položky, jsou čísla přepravních dokladů zapsána do nákladního listu a přiložena jedna kopie těchto přepravních dokladů na základě výsledků u kterých je uveden počet tun přepravovaného nákladu a další ukazatele odrážející práci.
Vyplnění nákladního listu před jeho vydáním řidiči provádí dispečer organizace nebo osoba k tomu pověřená. Zbývající údaje vyplňují zaměstnanci organizace, která vozidlo vlastní, a zákazníci. Je třeba připomenout, že účast na vyplňování nákladního listu není povolena, s výjimkou podpisů potvrzujících přijetí (při odjezdu) a doručení (při vrácení vozu).
Nákladní listy ve formulářích N 4-с a N 4-п se vystavují řidiči proti podpisu oprávněnou osobou pouze na jeden pracovní den (směnu), pokud řidič předloží nákladní list z předchozího dne práce.

Vyplnění nákladního listu se provádí v následujícím pořadí:

1. Pod názvem dokladu se zapisuje datum jeho vystavení (den, měsíc, rok), které musí odpovídat datu zápisu vystaveného nákladního listu do deníku.

2. Do řádku „Provozní režim“ zapište kód odpovídající provoznímu režimu (práce ve všední dny, pracovní cesty, souhrnná evidence pracovní doby, denní evidence pracovní doby, práce o víkendu nebo svátku, práce podle plánu popř. mimo plán atd.), podle kterého se vypočítávají mzdy řidiče.

3. Do řádků „Sloupec“, „Brigáda“ se zapisují čísla kolony a brigády, která zahrnují auto a řidiče.

4. Do řádků věnovaných vozidlu zapište značku, číslo uveďte a také číslo jeho garáže.

5. Do řádků věnovaných řidiči se zapisuje příjmení, iniciály, osobní číslo přidělené zaměstnanci v organizaci dopravy, číslo licence a třída řidiče pracujícího na tomto nákladním listu.

6. Řádky věnované licenční kartě označují informace o jejím typu (standardní, limitovaná), evidenčním čísle a sérii.

7. V řádcích „Přívěsy“ se zaznamenávají značky, stavová a garážová čísla přívěsů a návěsů vyrobených podle vozu. Na těchto linkách jsou evidovány počty výměnných přívěsů a návěsů v místech jejich výměny.

8. V řádku „Doprovod“ se zapisují příjmení a iniciály osob doprovázejících vozidlo k plnění úkolu (nakladači, speditéři, praktikanti apod.).

9. V sekci „Práce řidiče a vozu“ - informace o odjezdu a návratu vozu dle jízdního řádu.

10. V části „Úkol řidiče“:

Ve sloupci 18 „Kdo má k dispozici“ se na základě žádosti zákazníka nebo jednorázové objednávky zapíše jméno zákazníka, k jehož dispozici musí vůz přijet pro splnění úkolu.

Sloupec 19 „Čas příjezdu“ zaznamenává čas (v hodinách a minutách) příjezdu vozidla na místo zákazníka v souladu s jeho žádostí, jednorázovou objednávkou nebo harmonogramem práce vozidla podle podmínek smlouvy.

Sloupce 20-21 (adresy míst nakládky a vykládky) uvádějí, odkud náklad získat a kam jej doručit podle aplikace, jednorázové objednávky zákazníka nebo podle podmínek smlouvy.

Sloupec 22 „Název nákladu“ zaznamenává název nákladu předloženého k přepravě na základě žádosti zákazníka nebo jednorázové objednávky.

Ve sloupci 23 „Počet jezdců s nákladem“ se na základě žádosti nebo jednorázové objednávky zaznamená počet jezdců s nákladem potřebný k dokončení úkolu.

Sloupec 24 „Vzdálenost“ zaznamenává vzdálenosti pro přepravu zboží, zjištěné podle údajů silničních správců, nebo z mapy území (územního plánu) pomocí křivoměru nebo ze seznamu vzdáleností sestaveného na základě protokolů o měření nebo podle na stavy tachometru automobilů (pro sezónní přepravu), zaznamenané aktem organizace autodopravy a zákazníka.

Sloupec 25 „Dopravní tuny“ zaznamenává množství nákladu, které je potřeba přepravit pro zákazníka.
Pouze organizace autodopravy má právo změnit úkol uvedený v části „Úkol pro řidiče“. Pouze ve výjimečných případech může zákazník po dohodě s přepravní organizací změnit zadání.

11. Na přední straně nákladního listu se v řádku „Vydat palivo“ slovně zapíše množství pohonných hmot, které je nutné vydat pro splnění úkolu, s přihlédnutím ke zbývajícímu palivu z předchozího dne práce.

V řádku „Podpis dispečera“ stvrzuje dispečer svým podpisem, že údaje na nákladním listu, které vyplnil, jsou správné a že řidič má řidičský průkaz.

Vyplnění nákladního listu před opuštěním garáže se provádí v následujícím pořadí:

1. V části „Pohyb PHM“ ve sloupcích 9, 10 a 11 a v odpovídajících řádcích zaznamená technik cisterny, PHM a maziv (pohonné hmoty a maziva) nebo oprávněná osoba množství vydaného PHM.

2. Osoba pověřená přepravní organizací k provedení lékařské prohlídky před jízdou na přední straně osvědčuje svým podpisem zdravotní stav řidiče a možnost povolení k řízení vozidla.

3. V části „Práce řidiče a vozu“ ve sloupci 5 „Údaje tachometru“ zapíše mechanik kontrolního stanoviště (kontrolního stanoviště) nebo oddělení technické kontroly (TCD) stav rychloměru při vjezdu vozu na trať a ve sloupci 6 „Skutečný čas“ razítko - hodiny ukazují skutečný čas, kdy auto opustilo garáž. V případě poruchy nebo nepřítomnosti razítkových hodin se čas zaznamenává ručně v následujícím pořadí: den, měsíc, hodiny, minuty.

4. V části „Pohyb paliva“ ve sloupci 12 „Zbývající při odjezdu“ zaznamená mechanik převodovky nebo kontroly kvality množství paliva v nádržích vozidla při odjezdu a podpisem v tomto sloupci potvrdí správnost všech provedených údajů. .

5. V řádcích věnovaných technické provozuschopnosti vozu osvědčuje mechanik převodovky nebo oddělení kontroly kvality podpisem předání vozu řidiči v technicky bezvadném stavu a povolení k opuštění garáže. V řádcích identifikujících řidiče, který vůz převzal, řidič svým podpisem osvědčuje převzetí vozu v technicky bezvadném stavu a převzetí pracovního úkolu.

Vyplnění nákladního listu na řádku se provádí v následujícím pořadí:

1. V části „Pořadí provádění úkolu“ formuláře N 4-c:

1.1. Ve sloupci 27 se postupně zaznamenávají počty uskutečněných jízd. Záznam je určen pro zaúčtování přiložených přepravních dokladů cestou.

1.2. Do sloupců 36-38 „Čísla přiložených přepravních dokladů (TCD)“ zaznamená odesílatel všechna čísla přepravních dokladů souvisejících s touto cestou.

1.3. Sloupce 28-30 „Příjezd“ uvádějí datum a čas (hodiny a minuty), kdy řidič předkládá nákladní list odesílateli nebo příjemci u vstupní brány nebo u kontrolního bodu v místech nakládky nebo vykládky (kromě železničních stanic). Není-li vstupní brána nebo kontrolní bod, tento sloupec se nevyplňuje do nákladního listu (nákladního listu).

1.4. Ve sloupcích 39 a 40 je uvedeno jméno odesílatele, odesílatel podepisuje a razítkuje potvrzující správnost údajů jím vyplněného nákladního listu.

2. V části „Prostoj na lince“ zapíše pracovník technické asistenční služby nebo pověřená osoba do příslušných sloupců důvod odstávky, datum a čas začátku a konce odstávky a tyto záznamy osvědčí jeho podpis.

3. V řádcích „Zvláštní poznámky“ na přední straně jsou zaznamenány informace, které nejsou uvedeny ve formě nákladního listu (značky dopravní policie, zákazníci, kteří odmítají naložit auto, různé silniční služby atd.) .

Při vrácení vozu do garáže vyplňte nákladní list v následujícím pořadí:

1. V sekci „Výsledky provozu vozidla a přívěsů“ je uvedena spotřeba paliva, doba ve službě, počet jízd a závodů, ujeté kilometry (podle tachometru) a přepravní objemy.

2. V části „Pohyb paliva“ vyplní mechanik převodovky nebo kontroly kvality sloupec 13 „Zůstatek po návratu“ a podepíše se pod něj. Ve stejném oddíle technik cisterny, PHM nebo oprávněná osoba při předávání PHM a maziv řidičem vyplní sloupec 14 „Dodáno“ a pod něj se podepíše.

3. V řádku „Projeto řidičem“ řidič svým podpisem osvědčuje, že vozidlo bylo předáno mechanikovi převodovky nebo kontroly kvality v technicky bezvadném (poruchovém) stavu. Mechanik převodovky nebo oddělení kontroly kvality v řádku „Přijato“ podpisem osvědčuje převzetí vozu od řidiče v technicky bezvadném (poruchovém) stavu.

Poté, co řidič předloží nákladní list, vyplní jej dispečer nebo jiná oprávněná osoba v tomto pořadí:

1. V části „Práce řidiče a vozidla“ ve sloupci 6 „Nulový nájezd kilometrů“ zaznamená dispečer podle tabulky vzdáleností vzdálenost od garáže k prvnímu nakládacímu místu a od poslední vykládky ke garáži. .

2. V části „Pohyb PHM“ ve sloupci 15 „Koeficient změny normy“ zapíše dispečer jeden obecný koeficient změny normy spotřeby paliva za celý den provozu vozidla, spojený s provozem vozidla. vozidlo při zvýšené normě spotřeby paliva ve sloupci 16 „Doba provozu zvláštní výbavy“ a ve sloupci 17 „Doba provozu motoru“ na základě odpovídajících záznamů v TTL připojeném k nákladnímu listu zaznamenává dobu provozu resp. speciální zařízení a dodatečná provozní doba motoru za zvláštních provozních podmínek (provoz rotačního nakládacího a vykládacího mechanismu motoru atd.). Tyto údaje jsou nezbytné pro stanovení míry dodatečné spotřeby paliva. Správnost vyplnění těchto údajů osvědčuje dispečer svým podpisem do příslušných kolonek.

3. V části „Pořadí plnění úkolu“ zapíše dispečer do sloupce 27 celkový počet jízd (buňka „celkem“ a do řádku „TGD v množství“ celkový počet doručených přepravních dokladů. celkový počet doručených a převzatých přepravních dokladů řidič podepíše do řádku „Projeto řidičem“ a výpravčí podepíše do řádku „Převzato výpravčím“.

Vyplnění formuláře nákladního listu N 4-p se vyznačuje následujícími vlastnostmi:

1. V části „Přidělení k řidiči“ ve sloupci 18 „K dispozici komu...“, dispečer na základě žádosti zákazníka nebo jednorázové objednávky zapíše jméno a adresu zákazníka, kterému vůz disponuje. musí ke splnění úkolu dorazit, ve sloupcích 19 a 20 - plánovaný čas příjezdu a odjezdu, ve sloupci 21 - plánovaný počet hodin práce a ve sloupci 22 - počet cest podle plánu.

2. Odtrhávací kupon zákazníka, který je podkladem pro předložení faktury za úhradu přepravních služeb automobilkou a je k ní přiložen, vyplní zákazník. V něm zákazník:

2.1. Na základě jízdního listu předloženého řidičem vyplňte do příslušných řádků číslo a datum vystavení nákladního listu, název vozového parku, na jehož vozovém parku je zboží přepravováno, značku a státní čísla přijíždějícího vozu a přívěsy.

2.2. Do řádku „Zákazník“ napíše název organizace, příjmení a iniciály úředníka odpovědného za používání vozu.

2.3. V řádcích „Příjezd...“ a „Odjezd...“ je uveden čas příjezdu a odjezdu vozu od zákazníka.

2.4. Do řádků „Attached TGD“ zadáte čísla TGD, jejichž jedna kopie je připojena k nákladnímu listu, a uvede jejich celkový počet.

2.5. Do řádku „Počet jízd“ zadáte celkový počet absolvovaných jízd.

2.6. Do řádku „Podpis a razítko zákazníka“ se podepište a otiskněte razítkem potvrzující, že údaje na odpovídajících řádcích nákladního listu byly správně vyplněny.
Odpovědnost za správné vyplnění nákladního listu nese vedoucí organizace a osoby odpovědné za obsluhu nákladních vozidel a podílející se na vyplnění dokladu.
Nákladní listy jsou v organizaci uloženy společně s přepravními doklady, což umožňuje jejich souběžnou kontrolu.

Nákladní deník je primární dokument a doba jeho uchovávání je minimálně 5 let. Příklad logu Přejděme k dokumentům a příkladům. Pro začátek si můžete stáhnout formulář deníku pro pohyb nákladních listů č. 8. Algoritmus pro vyplnění deníku je jednoduchý a scvrkává se na: informace o všech nákladních listech vydaných organizací se zapisují do deníku pro evidenci vystavení nákladních listů. V tomto případě neexistují žádné výjimky. Časopis má průběžné číslování a je veden v chronologickém pořadí. Po úplném vyplnění je deník sešit, zapečetěn a podepsán vedoucím. Vedení v elektronické podobě V legislativě nejsou žádné zákazy vedení protokolu o pohybu nákladních listů v elektronické podobě. Elektronický deník můžete vést v jakékoli vhodné formě: v Excelu, 1C, cloudovém programu atd.

Online časopis pro účetní

Zákon ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ v Čl. 9. Algoritmus akcí:

• přeškrtněte nesprávné informace jedním řádkem;
• vedle opravy se provede záznam „Opraveno“;
• je uveden nápis se správnými údaji;
• musí být uvedeno datum nápravných opatření;
• Každý případ oprav musí být potvrzen vlastnoručním podpisem odpovědného úředníka.

Vlastní formulář Pokud podnik používá samostatně vyvinuté šablony dokumentů pro účtování paliv a maziv, musí být tyto formuláře zohledněny ve dvou místních aktech organizace:

• účetní politika;
• objednávka schvalující původní formulář.

V objednávce na schválení vzoru deníku nákladního listu nebo cestovního poukazu je třeba uvést údaje o organizaci, číslo dokladu a datum jeho vyhotovení.

Jak se účtují nákladní listy?

Věstník nákladních listů, vzorové vyplnění Formulář deníku byl schválen vyhláškou Státního statistického výboru Ruska ze dne 28. listopadu 1997 č. 78, je však stále v platnosti a obsahuje povinné údaje nezbytné pro účetní a daňovou kontrolu, jakož i pro další výpočet mezd pro řidiče. Mezi povinné informace patří:

• informace o čísle a datu vystavení nákladního listu;
• údaje o řidiči, jeho osobní číslo;
• číslo garáže vozidla (většinou je přidělují státní úřady, ale soukromé společnosti to nedělají, takže je možné odpovídající sloupec nevyplňovat).

Záznamy ve formuláři potvrzují tři zaměstnanci najednou:

• samotný řidič;
• ten, kdo informace zadal (například dispečer);
• stejně jako účetní, který doklad převzal.

Přiřazení a vyplnění knihy jízd dle formuláře 8

Pozor

Za tímto účelem je na nákladním listu uvedena poznámka o vlastnictví konkrétního vozu zaměstnancem. Formulář deníku č. 8 je sjednocený, řádky nebo bloky z něj nelze smazat. Podniky mohou rozšířit seznam ukazatelů uvedených v dokumentu.

Důležité

Systém sledování pohybu nákladních listů lze optimalizovat zavedením elektronické evidence formulářů. Automatizace postupu umožňuje snížit čas strávený zaměstnanci prací s dokumenty a minimalizuje rizika úniku informací. Funkčnost správy elektronických dokumentů v segmentu přepravního účetnictví je možné zajistit pomocí specializovaných programů nebo outsourcingových služeb.

O správnost a úplnost vyplňování nákladních listů a organizování kontroly jejich pohybu se mimochodem mohou zajímat finanční úřady, zástupci inspektorátu práce a dopravní policisté.

Vyplnění cestovního deníku

Info

Celé jméno řidiče, na jehož jméno byla jízdenka vydána;

• poznávací značky vozidel;
• podpis řidiče, který obdržel vyplněný formulář nákladního listu.

Pokud je poukaz vrácen, provede se odpovídající zápis do deníku. Musí být uvedeno datum vrácení, potvrzené podpisem odpovědného pracovníka expedice. Formulář 8 musí obsahovat podpisy následujících úředníků:

• řidič, který potvrdí převzetí nákladního listu;
• výpravčí nebo jiný pověřený zaměstnanec, který přebírá jízdenky od řidičů na konci směny;
• účetní, který musí svým podpisem potvrdit správnost vyplnění dokladu a skutečnost, že byl přijat do účetnictví.

Formulář 8 nebo vlastní šablonu časopisu mohou zaměstnanci společnosti vytisknout a svázat nebo objednat v tiskárně.

Cestovní deník: formulář 8

Pro situace s obchodními cestujícími je hlavním požadavkem regulačních orgánů na vystavení nákladního listu schopnost zohlednit pracovní dobu a objektivně zohlednit náklady na pohonné hmoty. PAMATUJTE SI! Stav rychloměru musí být zahrnut do nákladních listů před odjezdem na začátku směny a po ukončení práce. Hodnoty na konci dne a ráno dalšího dne by měly být stejné.


V závislosti na použité formě dokladu může účetní odepisovat palivo a maziva na základě skutečné spotřeby paliva nebo podle stanovených norem. Nákladní listy dávají řidičům právo řídit konkrétní vozidlo během pracovní doby. Formulář uvádí předpokládanou trasu jízdy, zbývající palivo a údaje tachometru.
Dodatečně zadávají informace o specifikách pracovních činností a době začátku a konce pracovního dne. POZOR! Nákladní listy se nevyplňují při spotřebě paliv a maziv v nářadí.

Pravidla pro vyplňování knihy jízd


Informace se zadávají při zachování chronologie zpracování dokumentů. Účetní deník se vyznačuje průběžným číslováním. Kniha musí být svázána a ověřena podpisem ředitele podniku. Podpis je opatřen pečetí organizace. To je nezbytné pro zajištění bezpečnosti dokumentu a zabránění pokusům o zničení jednotlivých listů knihy.
Vedoucí instituce nařízením jmenuje osobu, která bude odpovědná za vedení časopisu.

Jaký je postup při vyplňování cestovního deníku?

V legislativním rámci není žádný zákaz vedení deníků pro účtování poukázek v elektronické podobě. Podniky mají právo samostatně se rozhodnout, jak organizovat účetnictví:

• vyplňte papírovou verzi časopisu;
• udržovat tabulky v Excelu;
• omezte se na vyplnění formuláře v programu 1C.

Hlavním požadavkem je soulad s formou dokumentu, přítomnost povinných údajů a schopnost rychle vytisknout vyplněné stránky formuláře. Základní dokumentace Činnosti ke sledování sazeb spotřeby PHM a platnosti odpisu PHM jsou prováděny s povinným vyhotovením nákladních listů a deníku pro jejich zaúčtování, formulář č. 8.

Formuláře schválil Státní výbor pro statistiku usnesením č. 78 ze dne 28. listopadu 1997. Pravidla pro vyplňování dokladů jsou dána vyhláškou Ministerstva dopravy ze dne 18. září 2008 č. 152.

Elektronický nákladní list lodní deník

Postup při vyplňování dopravního deníku, evidence a vydávání nákladních listů Dopravní deník, evidence a vydávání nákladních listů se skládá ze 2 částí:

1. Titulní strana, na které je napsán název organizace nebo jednotlivého podnikatele, kód OKPO a také období, za které se deník vyplňuje.
2. Tabulková část, která uvádí:

• číslo nákladního listu a datum vystavení;
• údaje o řidiči a osobní číslo;
• číslo garáže;
• podpisy osob odpovědných za vedení deníku:
• • řidič - o přijetí nákladního listu;
  • dispečer (zaměstnanec vykonávající své funkce) - o přijímání dokumentů od řidiče;
  • účetní - o kontrole a převzetí nákladního listu k zaúčtování.

V případě potřeby je také provedena poznámka.

Elektronický nákladní list ke stažení

I přes standardní formu deníku legislativa umožňuje vypracování a vedení vlastního účetního deníku a doplňování o nové položky, které organizace považuje za nezbytné, avšak za podmínky, že položky uvedené ve schváleném formuláři musí být poskytnuty bez selhat. To je třeba vzít v úvahu pro dodržování pravidel pro provádění plateb mezi společností a zákazníkem, jakož i pro kontrolu práce řidiče a mzdové agendy. Vedení deníku je velmi výhodné pro velké podniky, protože po předložení zprávy finančním úřadům mohou tyto informace výrazně snížit daňové platby organizace.
Pokud je protokol vyplněn nesprávně s řadou zjištěných chyb, budou veškeré náklady na pohonné hmoty a maziva při kontrole ze strany daňové služby považovány za neplatné.

Je možné vést cestovní deník v elektronické podobě?

Na zadní straně musí být zapečetěno a podepsáno vedoucím a hlavním účetním. V odpovídajících sloupcích jsou uvedena jména a funkce osob odpovědných za vedení a přípravu časopisu a jejich podpisy. Tabulková část se skládá z 9 sloupců:

1. Sériové číslo nákladního listu.
2. Datum vydání.
3. Osobní údaje řidiče.
4. Osobní číslo.
5. Číslo garáže řidiče a značka vozu.
6. Podpis potvrzující převzetí listu řidičem.
7. Podpis dispečera a datum přijetí nákladního listu a dalších dokumentů řidiče.
8. Podpis účetního a datum přijetí listu.
9. Poznámka.

V deníku musí být uvedeny údaje o všech vystavených nákladních listech bez ohledu na jejich formu.

Pořadová čísla tiskopisů musí být souvislá.

Majitelé autodopravců si často kladou otázku ohledně knihy jízd: je nutné ji vést v roce 2019? V jaké podobě by to mělo být a kde je nejlepší si zdarma stáhnout vzor cestovní knihy? Majitelé vědí, že každý podnik, který vlastní osobní nebo nákladní automobily, musí zaznamenat jejich pohyb. Často proto požadují vzor evidenční knihy cestovních dokladů. Níže podrobně zvážíme, jak organizovat účetnictví a jak správně evidovat pohyb, s možností zdarma stáhnout knihu jízd pro vystavování nákladních listů pro rok 2019.

Proč potřebujete knihu jízd pro vystavení nákladních listů řidičům?

Vzhledem k tomu, že daňoví poplatníci mohou odepsat část obchodních nákladů, organizace potřebují dokumentaci, která doloží náklady na přesun a vyřazení majetku. V sektoru dopravy je jedním z těchto primárních dokumentů nákladní list. Veškeré informace, které se týkají trasy jízdy, řidiče, použitého vozidla, přepravy zboží nebo cestujících, musí obsahovat knihu jízd pro rok 2019 a roky předchozí. Na základě norem spolkového zákona ze dne 8. listopadu 2007 č. 259-FZ „Charta automobilové dopravy a městské pozemní elektrické dopravy“ a „Závazné údaje a postup pro vyplňování nákladních listů“ schválených vyhláškou Ministerstva dopravy ze září 18, 2008 č. 152 je tento dokument nebo deník povinný pro všechny majitele vozidel. Kromě toho musí být nákladní listy vedeny v samostatném deníku.

Ukázka vyplnění cestovní knihy

Krok jedna. Přední strana

Stáhněte si vzor cestovního deníku pro rok 2019. Titulní strana.

Při vyplňování titulní strany účetního deníku se uvádí název a forma vlastnictví organizace, formulář OKPO a musí být uveden měsíc a rok (období) vedení deníku. Není potřeba dávat razítko.

Příklad vyplnění titulní strany časopisu

Krok 2. Hlavní část

Konkrétně pro zohlednění pohybu nákladních listů byl vyvinut formulář č. 8 (kód OKUD 0345008), určený ke sjednocení potřebných údajů. Byl schválen usnesením Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 28. listopadu 1997 č. 78. Zákon o účetnictví č. 402 ze dne 6. prosince 2011 však uvádí, že použití formuláře č. 8 není povinné. Organizace má právo samostatně vytvořit vzorník nákladních listů, pokud bude obsahovat všechny potřebné informace.

Stáhněte si deník pohybu nákladního listu, formulář 8

Tabulka by měla obsahovat:

• číslo a datum vystavení nákladního listu;
• údaje o řidiči, jeho osobní číslo;
• číslo garáže vozidla (obvykle je přidělují státní úřady, ale soukromé společnosti to nedělají, takže můžete tento sloupec nechat prázdný).

Cíl a další informace se zapisují do sloupce Poznámka.

Tyto povinné informace musí být obsaženy, i když organizace nezávisle určila, jak má vypadat nákladní list a kniha jízd.

Cestovní deník, formulář 8 (2019) si můžete stáhnout v našem článku. Příklad vyplňování tabulkových údajů.

Krok 3. Dokončení návrhu

Záznamy ve formuláři potvrzují tři zaměstnanci najednou:

• řidič;
• ten, kdo informace zadal (například dispečer);
• stejně jako účetní, který doklad převzal.

Vzor deníku pro výdej cestovních poukazů na rok 2019. Dokončení registrace cestovního poukazu:

Četnost údržby

Uvedený příklad deníku pro výdej jízdenek na rok 2019 byl sestavován měsíčně a pokaždé na nové stránce. Organizace a jednotliví podnikatelé však mohou dělat věci jinak: ujasnit si období, po která jsou záznamy uchovávány, a vyplnit je bez ponechání prázdných řádků.

Legislativa umožňuje řidičům vydávat cestovní doklady až na 1 měsíc. Pokud během této doby bude vozidlo používat ne jeden, ale dva řidiči, je povoleno vydat každému z pracovníků vlastní „průkaz“ k řízení.

V tomto případě jsou po jejich vrácení všechny doklady, které účetní obdržel, zaneseny do účetního formuláře. Při vyplňování registru bude většina údajů stejná, ale to je v pořádku.

Kde koupit

Pro kontrolu pohybu vozidel jsou k dispozici k prodeji hotové knihy. Stránky takového časopisu musí být očíslovány.

Po dokončení musí být podepsána alespoň dvěma odpovědnými zaměstnanci:

• tomu, kdo ho vedl;
• ředitel nebo účetní.

Stejné požadavky platí pro tištěný registr. Časopis pro vydávání nákladních listů si můžete zdarma stáhnout pomocí odkazu v našem článku. Pokud se začíná na měsíc, musí být na konci období očíslováno, sešněrováno a podepsáno.

Doba použitelnosti

Zákon neuvádí, jak dlouho musí být takový registr uchováván, ať už vytištěný nebo zakoupený v obchodě. Na základě nákladních listů a jejich pohybu se vypočítávají platy řidičů, daně a základ výrobních nákladů. Takové primární dokumenty, o kterých jsou informace zaneseny do účetního deníku, jsou v organizaci uloženy po dobu nejméně 5 let. Je zřejmé, že po stejnou dobu by měl být uchováván i samotný registr.

Před jeho zničením je důležité se ujistit, že ještě neuplynula doba uchování posledního účetního dokladu. Jinak v případě potřeby nebudete moci potvrdit existenci a udržování kontroly. Cestovní deník na další období si můžete zdarma stáhnout na našem webu.

Změny v designu nákladních listů v roce 2017 a také příklad vyplnění nákladního listu jsme diskutovali na našich samostatných konzultacích. V tomto materiálu budeme hovořit o deníku pro záznam pohybu nákladních listů.

Kdo by měl vést cestovní deník?

Organizace a jednotliví podnikatelé poskytující přepravní služby jsou povinni evidovat vydané nákladní listy v evidenčním deníku nákladních listů (článek 1, článek 1, článek 1, článek 6 federálního zákona ze dne 8.11.2007 č. 259-FZ, článek 17 vyhlášky Ministerstva dopravy ze dne 18.09.2008 č. 152).

Ostatní osoby používající vozidla mohou vést deník nákladních listů podle vlastního uvážení. Použití takového deníku umožní kontrolovat včasnost vystavení nákladních listů a následně i odpis pohonných hmot a maziv spotřebovaných vozidly, jejichž informace o použití byly zohledněny v příslušných nákladních listech.

Formulář cestovního deníku

Časopis pro evidenci pohybu nákladních listů (formulář č. 8) byl schválen usnesením Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 28. listopadu 1997 č. 78.

Cestovní deník (formulář 8): ke stažení v Excelu

Uvádí se, že tento deník je veden pro sledování pohybu nákladních listů vystavených řidiči a doručení zpracovaných nákladních listů do účtárny.

Organizace a jednotlivý podnikatel, je-li to nutné, mohou vytvořit formu časopisu nezávisle.

Kniha jízd: vzorová náplň

Uveďme příklad vyplňování deníku pro evidenci pohybu nákladních listů na příkladu schváleného formuláře