Ukázka inventury inventárních položek. Formy prvotní účetní dokumentace pro inventarizaci

Inventarizaci musí provádět nejen obchodní společnosti, ale také vládní agentury a organizace. Orgány státní moci, územní samosprávy, hospodaření se státními mimorozpočtovými fondy, státní a obecní instituce, ale i některé další právnické osoby vykonávající rozpočtovou působnost příjemců rozpočtových prostředků využívají k dokládání výsledků inventarizace zvláštní formy účetních dokladů. Byly schváleny příkazem Ministerstva financí č. 52n ze dne 30.3.2015.

Výše uvedené organizace a úřady využívají speciální formy inventarizační evidence, sepisují výkaz o nesrovnalostech a protokol o výsledcích inventarizace. Ukázka vyplnění posledně jmenovaného je uvedena níže.

Formulář zprávy o výsledcích inventury

Evidence výsledků inventury na úřadech a institucích

Postup při provádění inventury ve vládních agenturách a institucích je v mnoha ohledech podobný postupu při provádění inventury v komerčních organizacích. Je vydán příkaz, kterým se ustanoví inventarizační komise, provedou se přípravná opatření, odpovědné osoby vydají potvrzení o tom, že jim přidělený majetek byl odepsán nebo aktivován, a v určený den se za přítomnosti všech členů provede inventarizace. komise a odpovědných osob.

Ale výsledky inventarizace jsou doloženy v jiných dokumentech.

Postup pro vypracování zákona na základě výsledků inventarizace

Podle metodického pokynu schváleného vyhláškou 52n je na základě inventurní evidence (záznamů o sesouhlasení) vypracován tiskopis č. 0504835 „Zákon o výsledcích inventarizace“. Tento dokument obsahuje tři části:

• záhlaví, které uvádí název a kód dokumentu, datum dokumentu a název hospodářského subjektu, který jej sestavil;
• věcné, které odráží informace o provedené inventuře (složení komise, objekty, doba kontroly a výsledky inventury);
• formulář, který obsahuje podpisy členů inventarizační komise s rozpisem a uvedením funkcí.

Zákon vypracovává inventarizační komise a podepisují jej všichni její členové, poté je předložen ke schválení vedoucímu příslušné instituce nebo orgánu.

Pokud byly v důsledku kontroly zjištěny rozpory mezi účetními údaji a skutečným stavem majetku a výpočty, pak musí zákon o výsledku inventarizace obsahovat přílohu ve formě prohlášení o nesrovnalostech (formulář 0504092). Tento výkaz ukazuje přebytky a manka identifikovaná pro příslušný účetní objekt z hlediska nákladů a kvantitativního vyjádření.

Jako příklad jsme na základě výsledků inventarizace připravili zákon.

Ukázka vyplnění inventurní zprávy

Podle vyhlášky Ministerstva financí ze dne 30. března 2015 č. 52n probíhá inventarizace ve všech organizacích podle určitého algoritmu. Výsledkem této činnosti je řada dokumentů. Tou hlavní, která doplňuje a shrnuje výsledky, je akt výsledků inventury.

SOUBORY 2 soubory

Mechanismus průchodu

Vše začíná příkazem (formulářem) manažera k zahájení tohoto postupu. Je vybrána komise. Může se skládat jak z vedoucích institucí, tak z externích auditorů nebo řadových zaměstnanců společnosti, specialistů na měření něčeho atp.

Každá finančně odpovědná osoba nejprve vystaví účtenku, že hmotný majetek, který má pod kontrolou, je zatříděn a následně odepsán nebo aktivován (a převeden do inventury). Zaměstnanci tak činí v souladu s bodem 2.4 vyhlášky Ministerstva financí ze dne 13. června 1995 č. 49.

Komise zahájí proces ve stanovený den. Musí být přítomny všechny osoby uvedené v objednávce, jinak může být celá akce prohlášena za neplatnou se všemi z toho vyplývajícími důsledky.

Prvky dokumentu

Příspěvek je založen na údajích ze spárovaných výkazů (inventář) a skládá se ze tří částí:

Důležitý bod! Výkaz o nesrovnalostech formuláře 0504835 se sestavuje pouze v případě, že byl zjištěn přebytek nebo nedostatek. Je-li úplná shoda, není třeba připravovat prohlášení.

Jaký majetek (hodnoty) se inventarizuje

Každý typ hodnoty vyžaduje vypracování aktu příslušné formy. To je popsáno v odstavci 1.2 usnesení Státního výboru pro statistiku ze dne 18. srpna 1998. Takže rozlišují:

• Dlouhodobý majetek. Zákon bude vyhotoven ve formě.
• Zboží. .
• Nehmotný majetek. Ochranné známky, programy atd. INV-1a.
• Materiály, jednotlivé prvky zboží.
• Peníze. A to jak v hotovosti, tak na bankovních vkladových účtech.
• Obsah dluhu instituce.

Za každou kontrolovanou položku je odpovědná určená finančně odpovědná osoba (MRP). Zaměstnanec obvykle přebírá finanční odpovědnost tím, že se uchází o práci a uzavře příslušnou smlouvu.

Zásadně důležité! Údaje o skutečném stavu hmotného a jiného majetku se do zákona zapisují minimálně ve 2 vyhotoveních.

Členové komise mohou využívat všech dostupných metod (uvedených v Metodických doporučeních), které poskytují informace o kontrolovaných objektech, jejich množství a kvalitě.

Důvody nesrovnalostí

Pokud se skutečná přítomnost objektů během počítání neshoduje s tím, co je zdokumentováno, může to být způsobeno:

• Vadné produkty, které nebyly odepsány včas.
• Přehodnocení.
• U standardní účetní metody dochází k chybám při dodržování technologických norem odpisů.
• Dělání chyb při registraci nebo odepisování.
• Krádež.

V každém konkrétním případě, pokud existuje nesrovnalost, by mělo být vypracováno prohlášení o nesrovnalostech a měla by být přijata opatření k uvedení skutečných a dokumentárních informací do souladu.

Související dokumenty

Papír nebude platný bez:

• Příkaz vedení k zahájení tvorby provize. Podrobnosti o objektech kontroly, datu (nebo datu zahájení a ukončení), umístění a zúčastněných osobách.
• Seznam zásob. Podrobnosti pro každou pozici nebudou nikdy zbytečné.
• . Jde o jakousi přílohu předchozího dokumentu.

Kdo to schvaluje, kde je registrován?

Kromě podpisu komise musí být akt „zajištěn“ svým podpisem vedoucího organizace. Objednávka, která obsahuje seznam členů komise, musí být zanesena do zvláštní knihy pro sledování plnění zakázek instituce.

Pokud má instituce malý počet zaměstnanců a malé množství materiálu a jiných aktiv zapojených do činností, je přítomno použití revizní komise.

Pokud dojde k chybě

Opravy již hotové práce jsou přijatelné, ale jsou provedeny zvláštním způsobem. Nesprávné údaje jsou přeškrtnuty a správné údaje jsou napsány nad nimi. Každý z členů komise a finančně odpovědná osoba pak musí u této opravy svůj podpis na znamení, že si je vědom a souhlasí s opravou.

Je nepřípustné ponechat jakékoli řádky dokumentu prázdné. Pokud papír obsahuje více řádků, než je potřeba, jsou po dokončení procesu přeškrtnuté řádky.

V případě zdlouhavých kontrol

Pokud komise pracuje přerušovaně (noc, oběd atd.), pak by měla být veškerá dokumentace v době její nepřítomnosti uzamčena v trezoru nebo skříni bez možnosti neoprávněného přístupu. Místnost, ve které proces probíhal a musí pokračovat, je obvykle v noci zapečetěna.

Řízení

Inventář sám o sobě je formou kontroly. Ale po jejím ukončení je možné provádět kontrolní kontroly správnosti inventury. Počet účastníků se může jen rozšiřovat.

Takovou kontrolu můžete zahájit přísně před porušením pečetí v prostorách, kde bylo provedeno počáteční zaúčtování zdrojů.

Výsledky speciálních kontrolních kontrol se vypracovávají formou kontrolní kontroly správnosti procesu (formulář INV-24) a podléhají evidenci v knize kontrolních kontrol správnosti procesu.

Také ve velkých institucích mohou být prováděny neplánované události související se selektivním účtováním hmotných aktiv. Pokud jde o načasování, kontrola se provádí kdykoli podle uvážení vedoucího.

Kde se nesrovnalosti projevují?

Účetnictví musí obsahovat údaje o všech typech kontrol. Kromě toho musí vykazované období obsahovat datum (nebo data) inventarizace, která v té době probíhá.

Kromě sepisování budete muset doklad také zadat do obecného účetnictví v programu 1C.

Na základě výsledků inventarizace musí organizace doložit její výsledky. Děje se tak pomocí zvláštních aktů a soupisů. V tomto ohledu by měli odpovědní za provádění inventur vědět, jak vypadá vzor vyplnění protokolu o výsledku inventury.

Pokud komise při kontrole zjistí nedostatek nebo přebytek, bude muset vytvořit prohlášení o nesrovnalostech. Musí být generován pouze pro ta aktiva, u kterých existují nesrovnalosti s účetními informacemi.

Již na základě tohoto prohlášení vzniká akt o výsledku inventarizace tiskopisu 0504835, který musí podepsat předseda a všichni členové komise. Musí být rovněž certifikován manažerem společnosti. O výsledku kontroly musí být sepsán protokol pro každého zaměstnance, který je finančně odpovědný a u kterého je zjištěn přebytek nebo nedostatek.

Postup při vypracování aktu na základě výsledků inventarizace

Při přípravě aktu je třeba vzít v úvahu následující body:

• Zákon vypracovává inventarizační komise. Musí být podepsáno všemi členy komise, musí být alespoň dva.
• Oficiální podobu aktu stanovil zákon. Organizace má však právo vyvinout vlastní formu aktu.
• Důvod jeho provedení musí být uveden na začátku dokumentu.
• Je povinné uvést předsedu komise a také všechny její členy (jsou psáni v abecedním pořadí).
• Je třeba jasně popsat všechny události, které vedly ke vzniku aktu.
• Na základě výsledků inventarizace bude nutné vyvodit závěry a doporučení.
• Závěrečnou inventurní zprávu musí schválit jednatel společnosti.

Postup při sepisování aktu

Vzhledem k tomu, že akt je výsledkem kontroly, předchází jeho zpracování příkaz. Vedoucí organizace je povinen vydat příkaz ke jmenování inventarizační komise. Může zahrnovat všechny zaměstnance společnosti, kromě mat. odpovědnými zaměstnanci.

Více o inventarizační komisi, stejně jako vzorovou objednávku jejího jmenování si můžete prohlédnout na.

Seznam dokladů, které jsou sestavovány při plánované nebo předčasné inventuře, obsahuje jednotný formulář INV-3. Vyplňuje se během procesu počítání hodnot po jeho dokončení, jehož podrobnosti jsou uvedeny v záhlaví inventury.

Vzorový a prázdný formulář formuláře INV-3

SOUBORY Otevřete tyto soubory online 2 soubory

Informace o objednávce zásob ve formuláři INV-3 jsou uvedeny následovně:

Ve spodním řádku uvádíme celkovou hodnotu za všechny pozice, tzn. součet všech jednotek a také celkovou hodnotu položek. Pokud máme co do činění s velkým skladem, může se zvýšit počet stran zásob. V tomto případě budou výsledky sečteny dvakrát: pro aktuální stránku a pro obecný inventář.

Je třeba poznamenat, že hodnoty v blocích „Celkem podle stránky“ a „Celkem podle inventáře“ se nemusí shodovat:

Poslední strana poskytuje důkazy o výsledcích auditu. Zde jsou povinni se podepsat všichni členové komise, jakož i hmotně odpovědné osoby, které jsou uvedeny na samém začátku dokumentu. Připomínáme, že složení komise může být menší než počet řádků stanovený v INV-3.

Téměř každá organizace vlastní jakékoli skladové položky (dále též zboží a materiál). Při jejich inventarizaci je prověřována skutečná dostupnost inventárních položek kontrolou každého z nich. V důsledku takového auditu musí organizace vypracovat inventurní zprávu inventárních položek.

Inventarizace zboží a materiálů

Předměty zvažované kontroly jsou:

• výrobní zásoby;
• hotové výrobky;
• zboží;
• další zásoby.

Postup při provádění inventarizace je upraven v Metodickém pokynu Ministerstva financí Ruské federace ze dne 13. června 1995 N 49.

Při inventarizaci je kromě úkonu vypracován inventární list (inventarizace) inventárních položek (formu tohoto dokumentu poskytuje Státní statistický výbor Ruské federace usnesením č. 88 ze dne 18. srpna 1998) .

Obsahuje informace o skutečné dostupnosti zboží a materiálů ve skladech v organizaci i na dalších místech, kde se nacházejí ve všech fázích.

Inventář obsahuje informace pro každou položku inventáře:

• Jméno;
• druh, skupina;
• množství;
• rozmanitost atd.

Pokud v průběhu kontrolního období do organizace dorazily jednotlivé inventární položky, je k nim vytvořen samostatný výkaz.

Inventární zpráva podle jednotného formuláře INV-4

Ve vztahu k expedovaným inventárním položkám je vedena samostatná dokumentace.

Inventarizace ve vztahu k nim zahrnuje kontrolu nad částkami evidovanými na účetních účtech.

Obvykle lze takovou kontrolu rozdělit na dvě části:

• kontrola zasílaného zboží a materiálů, u kterých není platba po splatnosti;
• ověření zaslaného zboží a materiálů, u kterých je adresát zásilky po splatnosti.

Při kontrole každé z těchto částí jsou vypracovány samostatné akty INV-4.

Pro každou jednotlivou „nepo splatnosti“ zásilku zboží a materiálů zákon zohledňuje:

• název zboží a materiálů;
• konkrétní počet inventárních položek;
• cena;
• den odeslání;
• podpůrné dokumenty.

Pro každou jednotlivou „zpožděnou“ zásilku zboží a materiálů zákon zohledňuje:

• údaje o kupujícím;
• název zboží a materiálů;
• cena;
• den odeslání;
• podrobnosti platebního dokladu.

Formulář zprávy o zásobách pro odeslané položky zásob

Postup při vyplnění formuláře podle formuláře INV-4

Zákon vypracovává inventarizační komise, jejíž složení schvaluje příkazem přednosta.

Zákon odráží výše uvedené informace pro každou zásilku.

Akt obsahuje přední a zadní stranu. Informace na zadní straně jsou pokračováním informací na přední straně. Rubová strana musí obsahovat celkovou částku úkonu a podpisy všech členů inventarizační komise.

Po dokončení inventarizace musí být akt INV-4 vyplněn ve dvou vyhotoveních (jedno z nich zašlete účetnímu oddělení, druhé příslušnému finančně odpovědnému úředníkovi).

Ukázka vyplnění inventurního hlášení expedovaných inventárních položek

Kromě výše uvedeného je důležité poznamenat, že od roku 2013 nemusí organizace používat jednotné formuláře (včetně úkonů inventarizace inventárních položek ve formuláři INV-4). Za účelem zohlednění výsledků inventarizace má organizace právo vypracovat a schválit vlastní formy dokumentace s uvedením všech podrobností nezbytných pro tuto operaci. Poté má organizace právo provést inventuru zboží a materiálů pomocí vlastních formulářů dokumentace.