Věstník registrace vydávání nákladních listů. Je vyžadován cestovní deník?

Každá organizace, která má vozidla k úřednímu použití, musí vést evidenci pohybu vydaných nákladních listů. K tomuto účelu je poskytován speciální formulář, který se nazývá „Kniha jízd pro evidenci pohybu nákladních listů“. Web vám řekne, jak má tento dokument vypadat a jak jej bez chyb vyplnit.

Organizace a podnikatelé, kteří poskytují dopravní služby nebo při své práci pouze využívají služební automobily, jsou povinni pravidelně evidovat všechny vydané nákladní listy ve zvláštním deníku. To je definováno v článku 6 Federální zákon ze dne 8. listopadu 2007 č. 259-FZ A příkazem Ministerstva dopravy ze dne 18.9.2008 č. 152. Podoba knihy jízd pro evidenci pohybu nákladních listů byla schválena již poměrně dávno Usnesení Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 28. listopadu 1997 N 78. Za těchto dvacet let se nikdy nezměnil ani formulář č. 8, ani postup jeho údržby. Ačkoli zákonodárci provedli úpravy vyplňování nákladních listů více než jednou, z nichž poslední se objevila na začátku roku 2019. Kromě formuláře č. 8 schválil Státní statistický výbor několik dalších formulářů určených pro vystavení příslušných nákladních listů (pro nákladní a osobní automobily i autobusy). Budou diskutovány v jiném článku, ale nyní se budeme podrobněji zabývat primárním typem účetní dokumentace, která je určena ke kontrole pohybu nákladních listů vydaných řidičům a také k doručování použitých listů zpět do účetního oddělení organizace.

Co je to deník pohybu nákladního listu?

Použití takového účetního dokladu má několik výhod, díky kterým je používání deníku užitečné i pro ty společnosti, které to nemusí dělat. Umožňuje zejména kontrolovat včasnost a pořadí vydávání poukázek a rychleji kontrolovat odpis pohonných hmot a maziv. Standardní mezioborový formulář č. 8 (OKUD 0345008) jsou listy sešité do podoby knihy, na které je vytištěna tabulka o devíti sloupcích. Každá organizace si může vytvořit a používat svůj vlastní formulář tohoto dokumentu, protože jeho forma je doporučená a povinná. Vytvoření vlastní tabulky vám umožní uspořádat sloupce ve vhodném pořadí, odstranit nepotřebná data a přidat relevantní. Standardní formulář specifikuje zejména:

• číslo nákladního listu a datum jeho vystavení;
• osobní číslo a celé jméno řidiče vozidla;
• číslo garáže vozidla (uvedení RZ není ve standardním formuláři uvedeno, ale můžete jej zohlednit ve svém formuláři);
• podpis řidiče potvrzující převzetí jízdenky;
• podpis osoby oprávněné poukázku vystavit a převzít (dispečera);
• datum převzetí listu a podpis účetního;
• sloupec pro poznámky.

Vyplnění cestovního deníku, jehož standardní formulář je ke stažení na konci článku, je nutné vyplnit předepsaným způsobem nařízením Ministerstva dopravy Ruské federace ze dne 18. září 2008, č. 152. Tento postup je stejný pro všechny uživatele vozidla.

Kniha jízd: vzorová náplň

S vyplněním tohoto standardního formuláře obvykle nejsou žádné problémy. Zápisy lze provádět ručně nebo vyplňovat na počítači a na konci dne lze listy vytisknout, aby se mohly podepsat všechny oprávněné osoby. Je výhodnější udržovat doklad v ručně psané podobě, pokud je v organizaci mnoho aut a dispečer neustále vydává a přijímá poukázky. Titulní strana dokumentu jako obvykle musí obsahovat název organizace, její OKPO a období, na které byl formulář vystaven. Na titulní stranu není třeba dávat žádné podpisy ani pečetě. Stránky dokumentu musí být očíslovány a jejich číslo uvedeno na zadní straně dokumentu. Formu není nutné sešívat a pečetit.

Uvnitř formuláře stačí vyplnit pole podle potřeby. Není vyžadováno žádné sčítání. Příklad vyplňování standardního deníku pro vystavování nákladních listů vypadá takto:

Jakmile časopisu dojdou volné stránky a sloupce, měl by být uložen v archivech organizace po dobu nejméně tří let, poté může být zničen.

Deník pohybu nákladního listu je standardní formulář, který se používá v podnicích, které mají ve své rozvaze vozidla. V článku rozebereme, zda je deník povinný pro vedení, jak správně dokument vyplnit a kdo je za jeho vedení odpovědný.

Proč je potřeba záznam pohybu nákladního listu?

Dle platné legislativy jsou všechny podnikatelské subjekty, které mají vozidla v účetnictví, povinny vést evidenci spotřeby pohonných hmot na základě zápisů v nákladních listech. Tuto povinnost mají jak organizace a podniky, tak fyzické osoby registrované ve formě fyzických osob podnikatelů.

Pro systematizaci pracovního postupu při přípravě a zpracování nákladních listů se používá speciální dokument - Věstník pohybu nákladních listů. Je určen pro kontrolu načasování předání nákladních listů dispečerovi a jejich následného předání do účtárny k odepsání nákladů na pohonné hmoty.

Je povinnost vést knihu jízd pro pohyb nákladních listů?

Od zavedení Věstníku v roce 1997 je dokument povinný pro organizace a podniky bez ohledu na formu vlastnictví a právní strukturu. Společnost, v jejíž rozvaze byla vozidla uvedena, měla povinnost vést deník pohybu nákladních listů.

V roce 2013 vstoupily v platnost legislativní změny, podle kterých byla zrušena povinnost vést Věstník pro organizace a podnikatele. Od tohoto období tedy rozhoduje o nutnosti použití Věstníku při evidenci pohybu nákladních listů každý podnikatelský subjekt individuálně na základě potřeby výroby.

Podle dosavadní praxe Věstník v současné době využívají ve své činnosti velké společnosti, ale i společnosti z oblasti automobilové dopravy a logistiky, které vlastní velký vozový park.

Formulář knihy jízd pro pohyb nákladních listů

Věstník pro evidenci pohybu nákladních listů (formulář č. 8) se vyplňuje na jednotném formuláři schváleném vyhláškou Státního výboru pro statistiku Ruské federace č. 78 ze dne 28. listopadu 1997. Na rozdíl od formuláře č. nákladního listu, který v důsledku legislativních novinek doznal v posledních letech změn, formulář č. 8 Věstníku účtování pohybu nákladních listů zůstal od zavedení dokladu v roce 1997 nezměněn.

Od roku 1997 do roku 2013 vyplňovaly podniky a organizace dokument výhradně podle schváleného formuláře. Od roku 2013 (tedy od zrušení povinností vést Věstník) má formulář č. 8 doporučující charakter. Jinými slovy, podnikatelské subjekty mají právo měnit formulář, přidávat do něj nové sloupce a vylučovat nepotřebné na základě specifik činností konkrétní organizace.

Pokud se společnost rozhodne pro potřebu vést Deník, musí být tato skutečnost zaznamenána v účetních zásadách spolu se zvolenou formou dokladu (standardní nebo upravená).

Zodpovědný za vedení deníku

Současné právní předpisy neukládají povinnost vést Věstník pohybu nákladních listů pro konkrétní pozici (divize apod.). Podniky tak mají právo nezávisle vybrat zaměstnance, který bude odpovědný za vedení Věstníku. Takovým zaměstnancem je zpravidla dispečer odboru dopravy, který přebírá od řidičů nákladní listy a předává je účetní k odepsání nákladů na pohonné hmoty podle stanovených norem.

Osoba odpovědná za vedení Knihy jízd pro pohyb nákladních listů musí být zaznamenána v účetním postupu. Obecně dokument uvádí pozici zaměstnance, jehož povinností je vyplňovat deník.

Jak si správně vést deník

V současné době legislativa nestanoví žádné jasné požadavky na vedení Věstníku, a proto postup vypracování dokumentu zůstává na uvážení podniku. Níže je uveden algoritmus akcí pro sestavení a vyplnění věstníku, připravený s ohledem na obecná regulační doporučení:

Krok-1. Výběr formuláře deníku

V přípravné fázi společnost rozhodne o podobě, podle které bude sestavována Kniha jízd pro přepravu nákladních listů. Společnost má právo:

• použijte jednotný formulář č. 8 schválený výnosem Státního výboru pro statistiku č. 78 ze dne 28. listopadu 1997;
• Formulář č. 8 byl upraven, byly přidány nové sloupce a odstraněny nepotřebné položky;
• vyvinout zcela novou formu dokumentů v souladu se zvláštnostmi toku interních dokumentů společnosti.

Krok-2. Výběr odpovědné osoby

Než přistoupí ke schválení formuláře dokumentu, mělo by vedení podniku vybrat zaměstnance, který bude deník vyplňovat. Může se jednat o zaměstnance, jehož činnost přímo souvisí s přípravou nákladních listů (dispečer nebo vedoucí odboru dopravy, některý z řidičů apod.), nebo o zaměstnance jiného oddělení (vedoucí obchodu, pracovník archivu apod.).

Krok-3. Promítnutí postupu při vyplňování Věstníku v účetních zásadách

Po zvolení formy Věstníku a schválení osoby odpovědné za jeho vedení se tyto informace promítnou do účetních pravidel nebo do jiného dokumentu, který upravuje tok interních dokladů podniku (např. Postup pro udržování toku interních dokladů). Údaje o postupu vedení deníku jsou uvedeny ve formě samostatné části s následujícími informacemi:

• datum zahájení používání Deníku (např. Deník je nutné vyplnit od 1. 1. 2018);
• schválený formulář Věstníku (může být vystaven jako příloha Postupu nebo účetního postupu);
• osoba odpovědná za udržování žurnálu (pozice, konstrukční jednotka);
• vlastnosti sestavování Věstníku (dokument se sestavuje za 1 rok, půl roku, čtvrtletí, měsíc atd.);
• postup při vyplňování Knihy jízd (termín pro předání nákladních listů od řidiče výpravčímu, od výpravčího účetní).

Krok-4. Použití deníku

Poté, co účetní pravidla vstoupí v platnost, Deník by měl být veden schváleným způsobem:

1. Odpovědný pracovník (např. dispečer odboru dopravy) zahájí údržbu Věstníku, a to jeho podepisováním (s uvedením období a začátku vedení) a číslováním stránek.
2. Řidiči denně (týdně) vyplňují nákladní listy, poté je předávají dispečerovi, který naopak zaznamenává podání dokladů do Knihy jízd. Při předání nákladního listu dispečerovi uvede řidič do Knihy jízd svůj podpis a aktuální datum.
3. Po obdržení nákladních listů od řidičů je dispečer předá účetnímu oddělení. Skutečnost převodu každého dokumentu je zaznamenána podpisem účetního a dispečera s uvedením aktuálního data.
4. Účetní po převzetí nákladních listů od dispečera zaúčtuje náklady na odpis PHM dle stanovených norem.

Předání nákladních listů dispečerovi a následně účtárně se provádí v souladu s termíny schválenými účetním řádem. Například řidiči Magnat LLC jsou povinni předkládat nákladní listy týden předem nejpozději příští pondělí. V tomto případě je povinností dispečera zapsat údaje do Věstníku a předat jízdní výkazy za vykazovaný měsíc do účtárny nejpozději do 5. dne následujícího měsíce.

Krok-5. Sešívání a ukládání časopisu

Po dokončení deníku je dokument sešit a přenesen do archivu k uložení. Obecná doba uchovávání časopisu je 5 let.

Vzorová náplň

Podívejme se na příklad. Podle účetní politiky Flagman LLC předkládají řidiči vozidel nákladní listy za uplynulý týden dispečerovi odboru dopravy nejpozději v pondělí následujícího týdne. Dispečer předává nákladní listy za období od 1. do 15. dne vykazovacího měsíce před 20. dnem vykazovaného měsíce. Nákladní listy jsou uvedeny v deníku Waybill Movement Journal.

Formulář Waybill Movement Log je ke stažení zde ⇒ .

Je možné vést cestovní deník nákladních listů v elektronické podobě?

Podle platné legislativy si organizace vyhrazuje právo vést Věstník v elektronické podobě. V tomto případě, podobně jako v obecném postupu, potřebuje podnik ve svých účetních zásadách:

• Formulář deníku;
• odpovědná osoba;
• postup pro vyplnění dokumentu.

Většina organizací používá vozidla. Provoz dopravy je ale spojen se značnými náklady a je důležité je kontrolovat. Hlavním dokladem potvrzujícím výdaje a pohyb vozu je nákladní list. Toto je primární dokument, který odráží podrobné informace o trase, nákladu, cestujících, řidiči a vozidle. Měly by být vedeny ve zvláštním deníku.

Registr nákladních listů (JU) musí vést všechny organizace, které vlastní vozidla (bod 17 vyhlášky Ministerstva dopravy ze dne 18. září 2008 č. 152).

Zákon o účetnictví č. 402 ze dne 6. prosince 2011 zrušil povinné používání jednotného formuláře dokladu - kód OKUD 0345008. Formulář č. 8 byl schválen usnesením Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 28. listopadu 1997 č. 78 .

Instituce má však právo vést účetní záznamy pomocí tohoto nepovinného formuláře č. 8, nebo musí schválit vlastní verzi v účetní politice, která zohledňuje specifika činnosti organizace.

V nařízení č. 52n o schvalování formulářů prvotních dokumentů a účetních registrů používaných organizacemi veřejného sektoru není forma dokumentu stanovena.

Splněním požadavků zákona č. 402-FZ o formách účtování obchodních případů a podmínek vyhlášky Ministerstva dopravy č. 152 určete formu a postup pro vyplňování účetního postupu.

Věstník pro vystavování nákladních listů, vzorek

Nabízíme možnost, která může být vyvinuta a schválena organizací.

Cestovní deník, formulář 8, ke stažení

Účetní postup

Formulář cestovního dokladu, stejně jako ZHU, může být vytvořen a schválen samostatně nebo použit tak, jak to schválilo usnesení č. 78. Doklad bude neplatný, pokud bude chybět alespoň jeden z požadovaných údajů. Jsou definovány 402-FZ a objednávkou č. 152:

1. Název dokumentu.
2. Číslo dokumentu v chronologickém pořadí.
3. Doba platnosti.
4. Informace o organizaci, která vozidlo vlastní, včetně OGRN.
5. Typ a model vozidla.
6. Státní poznávací značka automobilu.
7. Stav počítadla kilometrů před odjezdem a po návratu do garáže (parkoviště).
8. Datum a čas odjezdu a návratu do garáže (parkoviště).
9. Podpis a celé jméno odpovědného pracovníka, který uvedl stav počítadla kilometrů, datum a čas.
10. Celé jméno řidič.
11. Datum a čas lékařských prohlídek (prohlídek) řidiče před a po cestě.
12. Razítko, podpis a celé jméno. zdravotnický pracovník, který provedl lékařskou prohlídku.
13. Poznámka o kontrole technického stavu vozu před odjezdem s uvedením data a času (minuty a hodiny).
14. Podpis a celé jméno osoba odpovědná za kontrolu technického stavu vozidla (mechanik, revizor, mistr).

Probíhá podle jednoduchého algoritmu: v protokolu jsou uvedeny všechny vydané poukázky bez výjimky. Pro účetní účely se používá průběžné číslování v souladu s chronologickým pořadím.

Účetní politika se sestavuje na měsíc a pokaždé na nové stránce, pokud nejsou v účetních zásadách organizace stanovena jiná období.

Další informace o tom, jak správně sestavit výlet, si přečtěte v článku „Pravidla pro registraci a údržbu nákladních listů v roce 2019“.

Příklad vyplněného voucheru

Cestovní deník, vzorové plnění

Podívejme se na příkladu, jak vyplnit ZHU v rozpočtové instituci. GBOU DOD SDYUSSHOR „ALLUR“ provozuje osobní automobil Renault Logan. V lednu 2019 byla řidiči vydána 3 povolení.

Krok 1. Vyplňte titulní stránku, kód OKPO a název organizace, uveďte období, na které ZhU vyplňujeme.

Krok 2. Vyplňte tabulkovou část. Zapisujeme si číslo voucheru a datum vystavení. Uvádíme vaše celé jméno. (zcela) řidiče a jeho osobní číslo. Zadali jsme číslo garáže auta. V poznámce uvádíme destinaci a další informace.

Krok 3. Požádáme řidiče, dispečera a účetní, aby podepsali registrační formulář. Zbytek poukazů odrážíme stejným způsobem.

Po vyplnění časopisu na měsíc (nebo jiné období stanovené v organizaci) musí být očíslován a sešit, orazítkován, uvést počet listů na zadní straně časopisu, datum firmwaru a certifikován manažerem.

Cestovní deník, stáhněte si vyplněný formulář

Doba skladování a odpovědnost

Současná legislativa pro tento případ nestanoví přesné limity skladování. Uchovávejte archivovaný a očíslovaný dokument v organizaci po dobu nejméně 5 let, protože obsahuje informace o primárním dokumentu (nákladních listech). Samostatným příkazem určit osobu odpovědnou za údržbu a skladování nemovitosti. Pod podpisem ho seznamte s postupem při uchovávání dokumentu.

Pokud organizace nevede protokol o vystavení nákladních listů, vzor není schválen, může vám finanční úřad uložit pokutu podle odstavce 1 čl. 126 daňového řádu Ruské federace. To znamená, že na žádost daňového inspektorátu musí instituce poskytnout požadovanou dokumentaci ve stanovené lhůtě. Pokud tak neučiníte, Federální daňová služba vydá pokutu 200 rublů za každý dokument.

Účtování o pohonných hmotách a mazivech (pohonných hmotách a mazivech) podnikatelskými subjekty se provádí pomocí nákladních listů. Formulář je sjednocený, obsahuje pole pro zobrazení spotřeby paliva, vyznačení trasy a skutečných kilometrů. Nákladní listy lze použít ke kontrole spotřeby benzínu, nafty a maziv. Povinnost vypracovat zvláštní dokumentaci vzniká organizacím, které disponují alespoň jedním vozidlem.

Jak je v podniku sledován pohyb nákladních listů?

Systém toku dokumentů v podniku musí být organizován s ohledem na specifika vyplňování a ukládání dokumentů souvisejících s používáním paliv a maziv. Pro každý případ provozu vozidla musí být vystaven nákladní list. Informace o vyplněných formulářích se zapisují do deníku podle formuláře č. 8.

Vedení podniku musí zajistit bezpečnost cestovních dokladů po dobu 5 let. Chcete-li odepsat palivo a maziva, musíte účetnímu oddělení předložit potvrzení o zaplacení paliva. Pokud jsou ve vyplněných polích nákladního listu zjištěny nepřesnosti nebo chyby, lze v něm provést změny. To se děje pod podmínkou schválení opravy dvěma odpovědnými specialisty.

DŮLEŽITÉ! Pokud zaměstnanci využívají pro pracovní potřeby osobní dopravu, mají právo na náhradu za to. Za tímto účelem je na nákladním listu uvedena poznámka o vlastnictví konkrétního vozu zaměstnancem.

Formulář deníku č. 8 je sjednocený, řádky nebo bloky z něj nelze smazat. Podniky mohou rozšířit seznam ukazatelů uvedených v dokumentu. Systém sledování pohybu nákladních listů lze optimalizovat zavedením elektronické evidence formulářů. Automatizace postupu umožňuje snížit čas strávený zaměstnanci prací s dokumenty a minimalizuje rizika úniku informací. Funkčnost elektronické správy dokumentů v segmentu přepravního účetnictví zajistíte pomocí specializovaných programů nebo outsourcingových služeb.

O správnost a úplnost vyplňování nákladních listů a organizování kontroly jejich pohybu se mimochodem mohou zajímat finanční úřady, zástupci inspektorátu práce a dopravní policisté.

V legislativním rámci není žádný zákaz vedení deníků pro účtování poukázek v elektronické podobě. Podniky mají právo samostatně se rozhodnout, jak organizovat účetnictví:

• vyplňte papírovou verzi časopisu;
• udržovat tabulky v Excelu;
• omezte se na vyplnění formuláře v programu 1C.

Hlavním požadavkem je soulad s formou dokumentu, přítomnost povinných údajů a schopnost rychle vytisknout vyplněné stránky formuláře.

Základní dokumentace

Opatření ke sledování spotřeby PHM a platnosti odpisu PHM se provádějí s povinnou přípravou nákladních listů a deníku pro jejich zaúčtování, tiskopis č. 8. Formuláře schválil Státní výbor pro statistiku usnesením č. 78 ze dne 28. listopadu 1997. Pravidla pro vyplňování dokladů jsou dána vyhláškou Ministerstva dopravy ze dne 18. září 2008 č. 152. Je povoleno vytvořit si vlastní šablonu nákladního listu, která musí obsahovat povinné údaje primární dokumentace. Kompletní seznam informací, jejichž reflexe je nezbytná, obsahuje zákon ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.

Nákladní listy jsou vydávány pomocí různých šablon v závislosti na typu použité přepravy. Mohou být použity k účtování zdrojů paliva:

• osobní vozidla;
• speciální doprava;
• osobní taxi;
• nákladní auta;
• autobusy.

Před odjezdem do práce je řidiči vystaven formulář nákladního listu se všemi potřebnými údaji. Doba platnosti dokladu je omezena na 1 den. Výjimka je stanovena pro případy vysílání zaměstnanců na pracovní cesty trvající déle než 24 hodin. Pro situace s obchodními cestujícími je hlavním požadavkem regulačních orgánů na vystavení nákladního listu schopnost zohlednit pracovní dobu a objektivně zohlednit náklady na pohonné hmoty.

PAMATUJTE SI! Stav rychloměru musí být zahrnut do nákladních listů před odjezdem na začátku směny a po ukončení práce. Hodnoty na konci dne a ráno dalšího dne by měly být stejné.

V závislosti na použité formě dokladu může účetní odepisovat palivo a maziva na základě skutečné spotřeby paliva nebo podle stanovených norem. Nákladní listy dávají řidičům právo řídit konkrétní vozidlo během pracovní doby. Formulář uvádí předpokládanou trasu jízdy, zbývající palivo a údaje tachometru. Dodatečně zadávají informace o specifikách pracovních činností a době začátku a konce pracovního dne.

POZOR! Nákladní listy se nevyplňují při spotřebě paliv a maziv v nářadí. Pro pojezdové traktory, motorové pily a další speciální vybavení je nutná registrace.

Na nákladní listy není potřeba dávat razítko pro identifikaci majitele vozidla, stačí název firmy (pronajímatele), její adresa a telefon. Normu má oporu v textu vyhlášky Ministerstva dopravy ze dne 18. ledna 2017 č. 17. Razítko umístěné na formuláři není považováno za chybu. Když jedno vozidlo používá několik řidičů v režimu směny, povolení se vydávají zvlášť pro každého řidiče. Časopis patří do kategorie primární dokumentace, takže doba uložení v podniku nesmí být kratší než 5 let.

Každý poukaz vystavený zaměstnanci musí být zaznamenán v deníku. Dokument je vypracován na první straně s titulním listem. Uvádí název organizace, stav a časový interval, pro který jsou záznamy pořizovány. Obsah časopisu je prezentován v tabulce, která se vyplňuje při vydávání poukázek.

Pokud byl nákladní list vyplněn nesprávně nebo byl formulář poškozen, údaje o tom by měly být uvedeny v deníku formuláře č. 8. Takové poukázky jsou přiloženy k časopisu a je třeba uvést poznámku, že listy jsou poškozené. Informace se zadávají při zachování chronologie provádění dokumentu.

Účetní deník se vyznačuje průběžným číslováním. Kniha musí být svázána a ověřena podpisem ředitele podniku. Podpis je opatřen pečetí organizace. To je nezbytné pro zajištění bezpečnosti dokumentu a zabránění pokusům o zničení jednotlivých listů knihy. Vedoucí instituce nařízením jmenuje osobu, která bude odpovědná za vedení časopisu.

Dokument ve formuláři č. 8 odráží následující informace:

• sériové číslo vystaveného nákladního listu;
• datum vydání dokladu v souladu s chronologií;
• Celé jméno řidiče, na jehož jméno byla jízdenka vydána;
• poznávací značky vozidel;
• podpis řidiče, který obdržel vyplněný formulář nákladního listu.

Pokud je poukaz vrácen, je proveden odpovídající záznam v deníku. Musí být uvedeno datum vrácení, potvrzené podpisem odpovědného pracovníka expedice. Formulář 8 musí obsahovat podpisy následujících úředníků:

• řidič, který potvrdí převzetí nákladního listu;
• výpravčí nebo jiný pověřený zaměstnanec, který přebírá jízdenky od řidičů na konci směny;
• účetní, který musí svým podpisem potvrdit správnost vyplnění dokladu a skutečnost, že byl přijat do účetnictví.

Formulář 8 nebo vlastní šablonu časopisu mohou zaměstnanci společnosti vytisknout a svázat nebo objednat v tiskárně. Období, na které se účetní kniha otevírá, je stanoveno účetními pravidly instituce. Doporučený interval je od 1 měsíce do roku.

Pokud je nalezena chyba

Pokud jsou v protokolu nalezeny chyby, je povoleno je opravit. Postup při provádění změn vyplněných sloupců upravuje zákon ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ v čl. 9. Algoritmus akcí:

• nesprávné informace přeškrtněte jedním řádkem;
• vedle opravy se provede záznam „Opraveno“;
• je uveden nápis se správnými údaji;
• musí být uvedeno datum nápravných opatření;
• Každý případ opravy musí být potvrzen vlastnoručním podpisem odpovědného úředníka.

Vlastní navržená forma

Pokud podnik používá samostatně vyvinuté šablony dokumentů pro účtování paliv a maziv, musí se tyto formuláře odrazit ve dvou místních aktech organizace:

• účetní politika;
• objednávka schvalující původní formulář.

V objednávce na schválení vzoru deníku nákladního listu nebo cestovního poukazu je třeba uvést údaje o organizaci, číslo dokladu a datum jeho vyhotovení. V textovém bloku objednávky je uveden předmět posouzení - schválení nové šablony dokumentu. Musí být uvedeno datum, od kterého bude formulář vložen do systému toku dokumentů. V poslední části objednávky jsou uvedeni zaměstnanci, kteří se musí tímto místním aktem řídit, a jejich podpisy.

Nákladní doprava je celé odvětví. To se stalo zvláště v moderním světě. Téměř každá organizace vlastní vozidla.

Nejedná se pouze o přepravní společnosti, jejichž úkolem je doručovat zboží. Patří mezi ně kurýrní společnosti a společnosti vyrábějící/prodávající potraviny, domácí chemii atd.

Kromě toho má každá organizace alespoň jeden osobní služební automobil.

Účtování a kontrola spotřeby paliva a zamýšleného použití automobilů

Pro sledování spotřeby paliva a evidenci ujetých kilometrů (ujetých kilometrů) vozidla je do toku dokladů vložen nákladní list. Obsahuje všechny údaje potřebné pro tuto kontrolu. Jeho podoba má schválenou podobu.

Hlavní rozdíly podle typu poukazu jsou v tom, pro jaký typ dopravy je vystaven: nákladní nebo osobní. U osobního automobilu má tento doklad zjednodušenou formu. Důvodem je skutečnost, že náklad lze přepravovat vozidly s přívěsy. Informace o přívěsech jsou také uvedeny v cestovním balíčku.

U těžkých vozidel je navíc vždy znám konečný cíl (místo vykládky). Při odhlašování se hodí.

Naproti tomu osobní vozy často mění a doplňují trasu promptně (v době jízdy). Údaje o pohybu se tedy zadávají při pohybu (ve skutečnosti). To znamená, že celkový počet najetých kilometrů nelze předem určit. Proto nelze předvídat, jaká bude spotřeba paliva za den.

Poslední pravidlo platí i pro kamiony. A přestože si můžete vypočítat ujeté kilometry pomocí mapy (navigátor, GPS), lze ji změnit (zvýšit). To může být způsobeno nepředvídatelnými překážkami na trase.

Takovými překážkami mohou být: opravy a stavební práce na silnicích, dopravní nehody, blokování vozovky ze strany silničních inspektorů atd.

To znamená, že spotřeba paliva může být také vyšší, než bylo plánováno.

Veškeré údaje na nákladních listech jsou zasílány do účtárny ke zpracování. Aby nebyla účetní práce zahlcena papíry, je do kancelářské práce zaveden deník jízdenek. Tato kniha je také nezbytná pro evidenci všech výjezdů (vjezdů) vozidel z území (na území) podniku. Tím se zabrání neoprávněnému (nesprávnému) použití přepravy.

Log data

Tato kniha umožňuje volné zápisy. Ale přesto jsou nutné povinné zmínky.

A to:

1. sériové registrační číslo;
2. jedinečné číslo voucheru;
3. Datum vydání;
4. státní poznávací značka vozu;
5. SPZ přívěsu (pokud existuje);
6. Čas odjezdu z podniku;
7. Čas návratu do vozovny.

Kromě toho můžete zadat údaje uvedené na začátku. To umožní účetním převést pouze časopis a ne hromadu poukázek.

Pokud narazíte na potíže při vytváření potřebných sloupců protokolu, můžete kontaktovat naše specialisty nebo použít odkazy na vzorky.

Níže je uveden standardní formulář a vzor cestovního deníku, jehož verzi si můžete zdarma stáhnout.