Ukázka převodu lékařských knih. Akt o převodu sešitu

Sešit obsahuje údaje o zaměstnanci, práci, kterou vykonává, převedení na jiné stálé zaměstnání a propuštění, dále důvody ukončení pracovní smlouvy a informace o ocenění za úspěch v práci (část 4 § 66 NOZ Kodex Ruské federace, bod 4 Pravidel, schválených nařízením vlády ze dne 16. dubna 2003 č. 225).

Při nástupu do zaměstnání musí zaměstnanec předat sešit svému zaměstnavateli (část 1 článku 65 zákoníku práce Ruské federace). A za jeho bezpečnost bude v budoucnu odpovědný zaměstnavatel. Pokud je pracovní smlouva uzavřena poprvé, otevře sešit samozřejmě sám zaměstnavatel. Sešit se také nepředkládá, pokud zaměstnanec získá práci na částečný úvazek.

A v jakých případech je vypracován akt o převzetí a převodu sešitů a v jaké formě, vám řekneme v naší konzultaci. Přibližnou formu aktu převzetí a převodu sešitů (formulář) si můžete stáhnout z odkazu uvedeného na konci našeho materiálu.

Příjem a předávání pracovních sešitů

Zpočátku k přijetí a převodu sešitů dochází, když je zaměstnanec zaměstnán. A v případě potřeby lze již v této fázi vypracovat akt převodu knihy ze zaměstnance na zaměstnavatele. Zákon to však nevyžaduje a v praxi se takový zákon většinou nevypracovává.

Po předání sešitu zaměstnavateli odpovídá za organizaci práce při vedení, ukládání, evidenci a vydávání sešitů a příloh v nich. Zaměstnavatel jmenuje osobu přímo odpovědnou za pracovní sešity zaměstnance příkazem (pokynem) (článek 45 Pravidel, schválených nařízením vlády č. 225 ze dne 16. dubna 2003). Jak takovou objednávku sestavit, jsme popsali v samostatném článku.

Předání pracovních sešitů této odpovědné osobě může být provedeno na základě potvrzení o převzetí vystaveného v jakékoli formě. Zákon bude vyžadován i v případě, kdy z důvodu změny osoby odpovědné za sešity dojde k jejich převedení z jednoho zaměstnance na druhého.

Akt, obvykle připravený na hlavičkovém papíře organizace, uvádí osoby, mezi kterými se sešity převádějí (jejich celá jména, funkce), a uvádí seznam převáděných sešitů (s uvedením jejich vlastníků a čísel, v případě potřeby jsou doplněny poznámky) . V aktu musí být uvedeno datum převodu a samotný akt musí být ověřen podpisem osoby, která sešity předala, a zaměstnance, který je převzal.

Pro akt převzetí a převodu sešitů poskytneme vzor, ​​jak jej vyplnit. Přibližnou formu aktu o převzetí a předání sešitů (vzor) si můžete stáhnout z níže uvedeného odkazu.

Je nutné sepsat akt o převzetí a předání sešitu zaměstnanci? Připomeňme, že pro evidenci pracovních knih musí zaměstnavatel vést knihu evidující pohyb pracovních knih a vložek v nich (čl. 40 Pravidel, schválených nařízením vlády č. 225 ze dne 16. dubna 2003). Podobu takové knihy schvaluje usnesení Ministerstva práce ze dne 10. října 2003 č. 69. A při propuštění zaměstnance je v této knize uvedeno datum vydání sešitu a také podpis zaměstnance. Tím potvrdíte, že sešit byl zaměstnanci vydán. Není třeba vypracovávat akt o přijetí a převodu sešitu.

Pokud si zaměstnanec knihu osobně nevyzvedl, ale napsal, není úkon také potřeba. Potvrzením o předání sešitu zaměstnanci bude poštovní stvrzenka se seznamem obsahu.

Existuje pouze jeden případ, kdy zaměstnanci, který nedává výpověď, dostane původní sešit. V případě, že jej zaměstnanec potřeboval pro účely povinného sociálního pojištění (zajištění) (například k přiznání důchodu) (článek 62 zákoníku práce Ruské federace). V tomto případě se sešit vydá zaměstnanci na základě jeho. A pak budete muset sepsat akt o převzetí a převodu knihy od zaměstnavatele na zaměstnance podle výše uvedeného vzoru. A při vrácení sešitu vypracujte obrácený akt.

Podnik je regulován zákonem. Zaměstnavatel musí zajistit bezpečnost těchto dokumentů. Proto je nutná pravidelná kontrola pracovních sešitů, zvláště když dojde ke změně osoby pověřené jejich vedením.

Kdy je vypracován akt převodu sešitů?

Každý převod pracovních sešitů musí být zdokumentován, aby zaměstnavatel mohl kdykoli poskytnout informace o jejich pohybu. Při přesunu velkého počtu knih se vyhotovuje převodní protokol. Může to být v následujících případech:

• Změna osoby, která je pověřena odpovědností za vedení a evidenci těchto dokumentů v organizaci;
• Reorganizace právnické osoby v případě, že se nový podnik oddělí nebo jeden pohltí jiný.
• Převod části sešitů do samostatných konstrukčních celků atp.

Jinými slovy, jakýkoli převod knih, s výjimkou dočasného předání vlastníkovi, musí být formalizován zákonem.

Kdo vypracuje akt

Zákon musí vypracovat komise, která se musí skládat ze tří a více osob. Je jmenována příkazem organizace.

Osoba předávající formuláře a osoba, která je obdrží, by neměli být zahrnuti do komise.

Komise jmenuje předsedu, který dohlíží na předávání evidence práce.

Na závěr aktu musí všichni členové komise připojit svůj podpis.

Zákon schvaluje vedoucí podniku. Pokud jsou knihy převedeny z jedné organizace do druhé, může akt schválit vedoucí kterékoli z nich.

Akt o převzetí a převodu sešitů: vzor

Dokončený vzorový akt si můžete stáhnout níže. Nyní vám řekneme o postupu a pravidlech pro vyplnění tohoto dokumentu.

Postup plnění

Formulář pro akt převzetí a předání sešitů není schválen na legislativní úrovni, takže jej organizace může vypracovat samostatně. V současné praxi správy osobních záznamů obsahuje akt kontroly sešitů následující podrobnosti a informace:

• Celý název organizace. Akt lze vyhotovit na oficiálním hlavičkovém papíře společnosti.
• Datum a místo vyhotovení dokumentu.
• V pravém rohu je umístěno schvalovací razítko. Pokud má právnická osoba pečeť, pak ji podepisuje vedoucí.
• Složení komise a důvod předání evidence práce.
• Informace o převedených knihách. Toto je nejdůležitější část aktu. Pro usnadnění vnímání informací je sestavena tabulka, do které se zapisují tyto údaje: celé jméno majitele knihy, její série a číslo, speciální značky (například nevyzvednutá kniha nebo předaná majiteli). Vložky jsou označeny samostatně.
• Celkový počet knih.
• Podpisy úředníků podílejících se na převodu: členů komise a zaměstnanců předávajících a přijímajících pracovní sílu.

Součástí zákona mohou být i informace o zaměstnancích pracujících na částečný úvazek, u kterých se nevede kniha, a o přítomnosti formulářů a příloh.

Akt je vyhotoven ve 2 vyhotoveních, které si ponechají předávající a přijímající strana.

Pravidla kompilace

Při sepisování aktu musíte dodržovat následující kancelářská pravidla:

• Akt je vyhotoven písemně, vyplněn na počítači nebo psán rukou;
• Dokument nesmí obsahovat výmazy ani opravy. Ručně psaný obsah musí být zcela čitelný;
• Všechny podpisy musí vlastnoručně připojit jejich vlastníci;
• Pokud je v aktu více než jeden list, pak jsou všechny stránky očíslovány a sešity;

Pokud je akt vypracován v rozporu s požadavky, nebude mít platnost právního dokumentu.

Při přesunu pracovníků od jednoho zaměstnavatele k druhému nebo při změně osob odpovědných za jejich vedení se sepisuje akt o převodu pracovních sešitů. Ukázku si můžete stáhnout z níže uvedeného odkazu nebo si ji vytvořit sami. Zároveň ale musí obsahovat informace o převáděných knihách a osobách, které se převodu účastní.

Článek podrobně popisuje postup při vypracování a formu takového dokumentu, okolnosti naznačující potřebu jeho provedení. Zvláštní pozornost je věnována práci komise a povinnostem oprávněných osob podniku dodržovat postup při přijímání a předávání sešitů a jejich uložení v organizaci po stanovenou dobu.

Jedním z nejdůležitějších personálních dokumentů je pracovní kniha. Od tohoto přísná forma hlášení, kontrola nad jeho plněním a bezpečností je extrémně vysoká. K výkonu této činnosti jmenuje vedoucí pracovník samostatného zaměstnance.

Pokud zaměstnanec pověřený tímto personálním úkolem nemůže plnit své povinnosti (z důvodu propuštění nebo nemoci), je nutné vystavit novému zaměstnanci potvrzení o převzetí uvedených personálních dokumentů.

Jak sestavit dokument

Pro zmocnění nového zaměstnance je v podniku vypracován zákon. Vytvoření tohoto dokumentu vám umožňuje legálně převést případy na nového zaměstnance a dodatečně posoudit kvalitu práce předchozího personalisty. Zákon připravuje zvláštní komise skládající se ze zaměstnanců s požadovanou kvalifikací. Složení – minimálně dva lidé. Pro schválení komise je vydán příslušný rozkaz, který osobně schvaluje vedoucí.

Objednávka eviduje následující údaje:

• pravidla pro sestavení komise, její početní a personální složení;
• pravidla pro shromažďování informací odrážející výsledky práce komise.

Komise musí kontrolovat správnost vyplňování sešitů, vedení deníků a účetních knih. Teprve po kontrole jsou případy převedeny na nového zaměstnance.

Protože potvrzení o předání a převzetí nemá jednotnou formu, organizace mají právo jej rozvíjet podle vlastního uvážení. Formulář je vhodné zaznamenat do účetních zásad, abyste v případě, že by podobná situace nastala, nemuseli doklad zakládat znovu.

Doporučuje se vypracovat dokument na hlavičkovém papíře organizace.

Požadavky na obsah aktu jsou stejné pro organizace všech forem vlastnictví. Musí být uvedeny následující informace:

• organizační detaily;
• datum a místo vytvoření aktu;
• Celé jméno a pozice osob, které se účastní procesu převodu a přijetí;
• seznam členů komise;
• informace o výsledcích kontroly.

Pokud je informací hodně, je možné sestavit více stránek. Všechny listy jsou prošity tvrdou nití. Na zadní straně uzávěru je nalepena pečeť organizace a podpis oprávněné osoby, dále je uvedeno aktuální datum a počet listů.

Aby měl dokument právní sílu, je důležité, aby na něm každý člen komise nechal svůj podpis. Po dokončení práce komise je hotový akt odeslán do archivu organizace, dokud nebude vyžadován.

Ukázka kompetentního sepsání zákona

Všechny informace o sešitech se obvykle shromažďují v tabulce.

Sloupce udávají:

1. Celé jméno majitel.
2. Číslo série a dokumentu.
3. Dostupnost vložek.
4. Poznámky.

V záhlaví se píše:

1. Podrobnosti o organizaci.
2. Datum vytvoření.
3. Sériové číslo.
4. Schválení ředitelského víza.

Pod tabulkou je uveden celkový počet dokumentů, které jsou v ní obsaženy.

Pokud jsou odeslány další prázdné formuláře, sestaví se druhá tabulka s jejich seznamem a popisem.

Akt končí potvrzovacími podpisy členů komise. Vedle je napsáno postavení zaměstnance a přepis podpisu.

Povinnosti a odpovědnost oprávněné osoby

Vzhledem k tomu, že sešity obsahují informace o délce služby zaměstnance, je zvýšena kontrola nad jejich dokončením. Podle platné legislativy za ně nese plnou odpovědnost zaměstnavatel.

Pro řádné vedení účetnictví může zaměstnavatel svěřit záležitosti samostatného zaměstnance s potřebnou kvalifikací.

Jeho povinnosti jsou zaznamenány v popisu práce. Zmocnit tohoto zaměstnance je vydán příkaz.

Dokument je vypracován na hlavičkovém papíře organizace a obsahuje následující informace:

• účel stvoření;
• pozice zaměstnance s pravomocí;
• postavení zaměstnance, který bude plnit povinnosti odpovědné osoby v době její nepřítomnosti.

Příkaz ukládá osobě seznam povinností:

• správně vést pracovní záznamy (nábor, propouštění, disciplinární opatření, ocenění, oprava chyb);
• provádět účtování ve výdajové a příjmové knize účetních tiskopisů a v účetní knize;
• zodpovídat za bezpečnost knih.

Práce s personálem přináší určitou zodpovědnost. Zaměstnavatel má právo jmenovat disciplinární opatření v případě pochybení. Tato situace je formalizována příkazem. V závislosti na míře provedené chyby se uplatňují následující sankce:

• slovní poznámka;
• výtka zapsaná do osobního spisu;
• propuštění;
• náhradu hmotných škod.

Zaměstnanec má právo odvolat se proti disciplinárnímu postihu, pokud má důvody s ním nesouhlasit. Řešením sporů v odvolání se zabývá inspektorát práce nebo soud.

V některých případech, pokud nejsou dodržovány popisy práce, zaměstnanec může čelit finanční odpovědnosti:

• není-li knížka zaměstnanci poskytnuta včas (pokud to bylo překážkou získání nového zaměstnání a zaměstnanec tím utrpěl finanční ztráty);
• pokud je nesprávně vyplněn důvod propuštění, který brání zaměstnanci získat nové zaměstnání - v tomto případě má propuštěný zaměstnanec právo požadovat náhradu morální újmy u soudu.

Ve velmi vzácných případech se může objevit trestní odpovědnost:

• pokud zaměstnavatel porušil práva zaměstnance tím, že mu poskytl vědomě nepravdivé údaje - v tomto případě soud uloží organizaci k zaplacení pokuty nebo zbaví úředníka jeho pravomocí na dobu dvou až pěti let;
• uvedení nepravdivých údajů do dokumentů s sebou nese odpovědnost ve formě pokuty, nápravné práce nebo odnětí svobody;
• poškození dokumentů, krádeže pro žoldnéřské účely - pokuty nebo nápravná práce.

Problematice spolehlivosti informací v pracovní knize a kontrole vedení těchto personálních dokumentů se věnuje následující informační video.

Jak vidíte, pro provádění funkcí vedení pracovních záznamů se vyžaduje, aby zaměstnanec byl extrémně pozorný. Neustálým odborným rozvojem ve svém oboru a důslednou instruktáží jmenované osoby se tak zabrání vzniku kontroverzních situací mezi zaměstnanci organizace a vedením.

Pokud se zaměstnanec odpovědný za vedení, evidenci a ukládání sešitů změní nebo odejde, budete muset vypracovat akt o přijetí a převodu. V tomto článku se podíváme na to, jak to udělat správně, a také poskytneme ukázku takového dokumentu.

V jakých případech je vyžadován akt přijetí a převodu sešitů?

Pracovní sešity, stejně jako přílohy v nich, jsou dokumenty s přísnou odpovědností. Tyto dokumenty obsahují osobní údaje zaměstnanců a také informace o obdobích jejich práce u konkrétního zaměstnavatele. Na základě údajů uvedených v pracovním posudku je občanovi přiznán důchod. V tomto ohledu musí evidence a uchovávání evidence práce probíhat v souladu se zvláštními požadavky stanovenými „Pravidly pro vedení a uchovávání evidence práce“ (dále jen Pravidla).

Tato Pravidla zaznamenávají pracovní formuláře, vyplněné knihy a přílohy k nim ve speciálních časopisech:

1. Příjmová a výdajová kniha pro účtování tiskopisů sešitu, jakož i příloh k ní.
2. Kniha pro záznam pohybu pracovních sešitů, ale i příloh k němu.

Odpovědnou osobou za sešity (jejich účetnictví, vedení a skladování) je zaměstnanec určený příkazem ředitele. V případě změny odpovědné osoby bude nutné vyhotovit dokument, jako je akt o převzetí a převodu sešitů. Tento akt potvrdí skutečnost, že jeden zaměstnanec formalizoval převod uvedených dokumentů na jiného. Zároveň druhý zaměstnanec obdržel tyto dokumenty ve stanoveném objemu a v řádné podobě.

Důležité! Při změně osoby odpovědné za vedení a uchovávání evidence práce se předávání osobních dokladů provádí podle přejímacího listu.

Postup při přijímání dokumentů podle aktu převzetí a převodu sešitů

Aby mohly být uvedené dokumenty správně převedeny podle akceptačního certifikátu, je nutné dodržet určitý postup:

Důležité! Ve formě aktu o přijetí a převodu práce je sloupec „Poznámka“. Tento sloupec obsahuje všechny připomínky, které byly zjištěny při předávání dokumentů podle potvrzení o přijetí práce. Například při zjištění nesprávné evidence záznamů nebo při zjištění poškození, stejně jako při chybění jedné nebo více knih.

Pravidla pro vypracování aktu o převzetí a převodu sešitů

Právní předpisy nestanoví zvláštní požadavky a pravidla pro vyhotovení takového dokumentu, jako je akt převodu práce. Zaměstnavatel má však právo tato pravidla samostatně vypracovat a následně je schválit v interních dokumentech společnosti. To lze zaznamenat v Předpisech o kancelářské práci nebo v Předpisech o personálních službách. Pokud je společnost zaměstnavatele velmi velká s velkým počtem zaměstnanců, může být nutné vytvořit speciální provizi. Pak by měla nařízení stanovit následující:

1. Postup pro vytvoření komise, která se podílí na ověřování a předávání dokumentů. Stanoví se také složení takové komise.
2. Provozní postup vytvořené komise. V tomto případě je stanoven postup pro odsouhlasení dokumentů, dále forma potvrzení o převzetí, forma tohoto dokumentu a vzor pro vyplnění tohoto dokumentu.

Jak vypracovat akt o přijetí převodu sešitů

Akt převodu práce je obvykle vypracován ve formě tabulky, do které jsou zapsány následující informace:

1. Informace o vlastníkovi sešitu (celé jméno zaměstnance).
2. Typ formuláře (pracovní nebo k němu příloha).
3. Číslo série a práce.

Při převodu práce tato tabulka uvádí informace o dokladech (jejich počet a série). Pod tabulkou je uveden celkový počet dokumentů jednoho typu. Úkon po dokončení osvědčuje ten, kdo knihy podle tohoto dokladu předal, a ten, kdo je podle tohoto zákona převzal. Před podpisy je uvedena funkce osoby, která dokument podepisuje, a také přepis jejího podpisu.

Důležité! V případě ztráty knih bude zdlouhavé sepisovat samostatnou zprávu. Uvede důvody nedostatku pracovních záznamů. Tento úkon provede ten, kdo dokumenty podle zákona předává.

Odpovědi na běžné otázky

Otázka: Zaměstnanec potřebuje k předložení Penzijnímu fondu penzijní knížku. Jak mu správně předat knihu? Musím vystavit potvrzení o převodu a převzetí nebo budu muset vystavit jiný dokument?

Závěr

Převod dokumentů, jako jsou sešity a přílohy do nich, tedy musí být doprovázen přípravou zvláštního dokumentu. Tento dokument je aktem přijetí a převodu sešitů. Podle tohoto dokumentu předává jeden zaměstnanec (osoba, která je zbavena odpovědnosti za sešity) osobní doklady jinému (osobě pověřené odpovědným za sešity).