Περιγραφή εργασίας του γραμματέα του διευθυντή: πώς να το συντάξετε; Εργασιακές ευθύνες γραμματέα. Περιγραφή θέσης γραμματέα

Φέρνουμε στην προσοχή σας ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα περιγραφής θέσης εργασίας για γραμματέα διευθυντή, δείγμα 2019.

πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες ενότητες: γενικούς κανονισμούς, ευθύνες εργασίας του γραμματέα του διευθυντή, δικαιώματα του γραμματέα του διευθυντή, ευθύνη του γραμματέα του διευθυντή.Περιγραφή εργασίας του γραμματέα του επικεφαλής ανήκει στην ενότητα "".

Χαρακτηριστικά προσόντων σε ολόκληρο τον κλάδο των θέσεων εργαζομένων που απασχολούνται σε επιχειρήσεις, ιδρύματα και οργανισμούς

Η περιγραφή της θέσης εργασίας του γραμματέα του διευθυντή πρέπει να αντικατοπτρίζει τα ακόλουθα σημεία:

1) Εργασιακές ευθύνες της γραμματείας του διευθυντή Εκτελεί εργασίες για οργανωτική και τεχνική υποστήριξη για τις διοικητικές και διοικητικές δραστηριότητες του επικεφαλής της επιχείρησης. Αποδέχεται την αλληλογραφία που λαμβάνεται προς εξέταση από τον διευθυντή, τη διαβιβάζει σύμφωνα με την απόφαση που έχει ληφθεί σε δομικές μονάδες ή συγκεκριμένους εκτελεστές για χρήση στη διαδικασία εργασίας ή την προετοιμασία των απαντήσεων. Εκτελεί εργασίες γραφείου, εκτελεί διάφορες λειτουργίες χρησιμοποιώντας τεχνολογία υπολογιστών που έχει σχεδιαστεί για τη συλλογή, επεξεργασία και παρουσίαση πληροφοριών κατά την προετοιμασία και τη λήψη αποφάσεων. Δέχεται έγγραφα και προσωπικές δηλώσεις για υπογραφή από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Προετοιμάζει έγγραφα και υλικά απαραίτητα για το έργο του διευθυντή. Παρακολουθεί την έγκαιρη εξέταση και υποβολή από δομικές μονάδες και συγκεκριμένους εκτελεστές των εγγράφων που λαμβάνονται για εκτέλεση, ελέγχει την ορθότητα των προετοιμασμένων σχεδίων εγγράφων που υποβάλλονται στον διαχειριστή για υπογραφή και διασφαλίζει την υψηλής ποιότητας επεξεργασία τους. Οργανώνει τηλεφωνικές συνομιλίες του διευθυντή, καταγράφει τις πληροφορίες που λαμβάνει εν απουσία του και θέτει υπόψη του το περιεχόμενό τους, μεταδίδει και λαμβάνει πληροφορίες μέσω ενδοεπικοινωνίας (τηλετυπογράφο, τέλεξ κ.λπ.), καθώς και τηλεφωνικά μηνύματα, φέρνει αμέσως υπόψη του τις πληροφορίες που έλαβε. μέσω καναλιών επικοινωνίας. Για λογαριασμό του διευθυντή, συνθέτει επιστολές, αιτήματα και άλλα έγγραφα και προετοιμάζει απαντήσεις στους συντάκτες των επιστολών. Εκτελεί εργασίες για την προετοιμασία συναντήσεων και συναντήσεων που πραγματοποιούνται από τον διευθυντή (συλλέγοντας απαραίτητο υλικό, ειδοποιώντας τους συμμετέχοντες για τον χρόνο και τον τόπο της συνάντησης, την ατζέντα, την εγγραφή τους), τηρεί και συντάσσει πρακτικά συναντήσεων και συναντήσεων. Παρακολουθεί την εκτέλεση από τους υπαλλήλους της επιχείρησης των εκδοθέντων εντολών και οδηγιών, καθώς και την τήρηση των προθεσμιών για την εκπλήρωση των εντολών και των οδηγιών του επικεφαλής της επιχείρησης, που έχουν ληφθεί υπό έλεγχο. Τηρεί αρχείο ελέγχου και εγγραφής. Παρέχει στο χώρο εργασίας του διευθυντή τον απαραίτητο οργανωτικό εξοπλισμό, είδη γραφείου και δημιουργεί συνθήκες που ευνοούν την αποτελεσματική εργασία του. Κατ' εντολή του διευθυντή, εκτυπώνει επίσημο υλικό που είναι απαραίτητο για την εργασία του ή εισάγει τρέχουσες πληροφορίες στην τράπεζα δεδομένων. Οργανώνει την υποδοχή των επισκεπτών, διευκολύνει την άμεση εξέταση των αιτημάτων και των προτάσεων των εργαζομένων. Σχηματίζει αρχεία σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία, διασφαλίζει την ασφάλειά τους και τα υποβάλλει στα αρχεία εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου. Αντιγράφει έγγραφα σε προσωπικό φωτοαντιγραφικό μηχάνημα.

Εργασιακές ευθύνες.

2) Η γραμματέας του διευθυντή πρέπει να ξέρειΚατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, ο γραμματέας του διευθυντή πρέπει να γνωρίζει:

Ψηφίσματα, οδηγίες, εντολές και άλλο υλικό καθοδήγησης και κανονιστικά έγγραφα που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της επιχείρησης και την τήρηση αρχείων· δομή και διαχείριση της επιχείρησης και των τμημάτων της· οργάνωση της εργασίας γραφείου? μέθοδοι εγγραφής και επεξεργασίας εγγράφων · αρχειακό έργο? Δακτυλόγραφο? κανόνες για τη χρήση ενδοεπικοινωνιών. πρότυπα για ένα ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης· κανόνες για την εκτύπωση επαγγελματικών επιστολών με χρήση τυπικών εντύπων. βασικές αρχές ηθικής και αισθητικής· κανόνες επιχειρηματικής επικοινωνίας· τα βασικά της οργάνωσης και διαχείρισης της εργασίας· κανόνες για τη λειτουργία εξοπλισμού υπολογιστών· βασικές αρχές του διοικητικού δικαίου και της εργατικής νομοθεσίας· εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας· κανόνες και κανονισμούς προστασίας της εργασίας.

3) Απαιτήσεις για τα προσόντα γραμματέα διευθυντήΑπαιτήσεις προσόντων.

Ανώτατη επαγγελματική εκπαίδευση χωρίς απαιτήσεις εργασιακής εμπειρίας ή δευτεροβάθμιας επαγγελματικής εκπαίδευσης και εργασιακή εμπειρία στην ειδικότητα τουλάχιστον 2 ετών.

1. Γενικές διατάξεις

1. Η γραμματέας ανήκει στην κατηγορία των τεχνικών εκτελεστών.

2. Για τη θέση του γραμματέα γίνεται δεκτός πρόσωπο που έχει ανώτερη επαγγελματική εκπαίδευση χωρίς προϋποθέσεις εργασιακής εμπειρίας ή δευτεροβάθμιας επαγγελματικής εκπαίδευσης και εργασιακή εμπειρία στην ειδικότητα τουλάχιστον 2 ετών.

3. Ο γραμματέας προσλαμβάνεται και απολύεται από τον διευθυντή του οργανισμού.

Ψηφίσματα, οδηγίες, εντολές και άλλο υλικό καθοδήγησης και κανονιστικά έγγραφα που σχετίζονται με τις δραστηριότητες του οργανισμού και την τήρηση αρχείων·
δομή και διαχείριση του οργανισμού και των τμημάτων του·
οργάνωση της εργασίας γραφείου?
μέθοδοι εγγραφής και επεξεργασίας εγγράφων ·
αρχειακό έργο?
Δακτυλόγραφο?
κανόνες για τη χρήση ενδοεπικοινωνιών.
πρότυπα για ένα ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης·
κανόνες για την εκτύπωση επαγγελματικών επιστολών με χρήση τυπικών εντύπων.
βασικές αρχές ηθικής και αισθητικής·
κανόνες επιχειρηματικής επικοινωνίας·
τα βασικά της οργάνωσης και διαχείρισης της εργασίας·
κανόνες για τη λειτουργία εξοπλισμού υπολογιστών·
βασικές αρχές του διοικητικού δικαίου και της εργατικής νομοθεσίας·
εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας·
κανόνες και κανονισμοί προστασίας της εργασίας, ασφάλειας, βιομηχανικής υγιεινής και πυροπροστασίας.

5. Στις δραστηριότητές του ο γραμματέας καθοδηγείται από:

νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας,
καταστατικό του οργανισμού,
εντολές και οδηγίες των υπαλλήλων στους οποίους υπάγεται σύμφωνα με τις παρούσες οδηγίες,
αυτή η περιγραφή εργασίας,
Εσωτερικός κανονισμός εργασίας του οργανισμού.

6. Ο γραμματέας αναφέρεται απευθείας στον διευθυντή του οργανισμού (διευθυντής του οργανισμού, επικεφαλής τμήματος κ.λπ.)

7. Κατά την απουσία του γραμματέα (επαγγελματικό ταξίδι, διακοπές, ασθένεια κ.λπ.) τα καθήκοντά του εκτελεί πρόσωπο που ορίζεται από τον διευθυντή του οργανισμού κατά τον καθορισμένο τρόπο, ο οποίος αποκτά τα ανάλογα δικαιώματα, καθήκοντα και είναι υπεύθυνος την εκτέλεση των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί.

2. Εργασιακές ευθύνες της γραμματείας του διευθυντή

Γραμματέας:

1. Εκτελεί εργασίες για την οργανωτική και τεχνική υποστήριξη των διοικητικών και διοικητικών δραστηριοτήτων του διευθυντή του οργανισμού.

2. Αποδέχεται την αλληλογραφία που λαμβάνεται προς εξέταση από τον διευθυντή, τη διαβιβάζει σύμφωνα με την απόφαση που έχει ληφθεί σε διαρθρωτικές μονάδες ή συγκεκριμένους εκτελεστές για χρήση στη διαδικασία εργασίας ή την προετοιμασία των απαντήσεων.

3. Εκτελεί εργασίες γραφείου, εκτελεί διάφορες λειτουργίες χρησιμοποιώντας τεχνολογία υπολογιστών που έχει σχεδιαστεί για τη συλλογή, επεξεργασία και παρουσίαση πληροφοριών κατά την προετοιμασία και τη λήψη αποφάσεων.

4. Δέχεται έγγραφα και προσωπικές δηλώσεις για υπογραφή από τον διευθυντή του οργανισμού.

5. Προετοιμάζει έγγραφα και υλικά απαραίτητα για το έργο του διευθυντή.

6. Παρακολουθεί την έγκαιρη εξέταση και υποβολή από τα διαρθρωτικά τμήματα και τους συγκεκριμένους εκτελεστές των εγγράφων που λαμβάνονται για εκτέλεση, ελέγχει την ορθότητα των προετοιμασμένων σχεδίων εγγράφων που υποβάλλονται στον διευθυντή για υπογραφή και διασφαλίζει την υψηλής ποιότητας επεξεργασία τους.

7. Οργανώνει τηλεφωνικές συνομιλίες με τον διευθυντή, καταγράφει τις πληροφορίες που λαμβάνει ερήμην του και θέτει υπόψη του το περιεχόμενό τους, μεταδίδει και λαμβάνει πληροφορίες μέσω συσκευών ενδοεπικοινωνίας (τηλεφάξ, τέλεξ κ.λπ.), καθώς και τηλεφωνικά μηνύματα, επικοινωνεί αμέσως με τον πληροφορίες που λαμβάνονται μέσω διαύλων επικοινωνίας.

8. Για λογαριασμό του διευθυντή, συντάσσει επιστολές, αιτήματα και άλλα έγγραφα και προετοιμάζει απαντήσεις στους συντάκτες των επιστολών.

9. Εκτελεί εργασίες για την προετοιμασία συναντήσεων και συναντήσεων που πραγματοποιεί ο διευθυντής (συλλέγοντας απαραίτητο υλικό, ειδοποίηση των συμμετεχόντων για την ώρα και τον τόπο της συνάντησης, την ατζέντα, την εγγραφή τους), την τήρηση και τη σύνταξη πρακτικών συναντήσεων και συναντήσεων.

10. Παρακολουθεί την εκτέλεση από υπαλλήλους του οργανισμού των εκδοθέντων εντολών και οδηγιών, καθώς και την τήρηση των προθεσμιών για την εκπλήρωση των οδηγιών και οδηγιών του διευθυντή του οργανισμού, που έχουν ληφθεί υπό έλεγχο.

11. Τηρεί αρχείο ελέγχου και εγγραφής.

12. Παρέχει στον χώρο εργασίας του διευθυντή τον απαραίτητο οργανωτικό εξοπλισμό, είδη γραφείου και δημιουργεί συνθήκες που ευνοούν την αποτελεσματική εργασία του.

13. Εκτυπώνει, κατ' εντολή του διευθυντή, επίσημο υλικό που είναι απαραίτητο για την εργασία του ή εισάγει τρέχουσες πληροφορίες στην τράπεζα δεδομένων.

14. Οργανώνει την υποδοχή των επισκεπτών, διευκολύνει την άμεση εξέταση των αιτημάτων και των προτάσεων των εργαζομένων.

15. Σχηματίζει αρχεία σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία, μεριμνά για την ασφάλειά τους και τα υποβάλλει στα αρχεία εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.

16. Αντιγράφει έγγραφα σε προσωπικό φωτοαντιγραφικό μηχάνημα.

17. Συμμορφώνεται με τους εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας και άλλους τοπικούς κανονισμούς του οργανισμού.

18. Συμμορφώνεται με τους εσωτερικούς κανόνες και κανονισμούς προστασίας της εργασίας, ασφάλειας, βιομηχανικής υγιεινής και πυροπροστασίας.

19. Εξασφαλίζει καθαριότητα και τάξη στον χώρο εργασίας του.

20. Εκτελεί, στο πλαίσιο της σύμβασης εργασίας, τις εντολές των υπαλλήλων στους οποίους υπάγεται σύμφωνα με τις παρούσες οδηγίες.

3. Δικαιώματα της γραμματείας του διευθυντή

Ο γραμματέας έχει το δικαίωμα:

1. Υποβολή προτάσεων για βελτίωση των εργασιών που σχετίζονται με τις αρμοδιότητες που προβλέπονται στην παρούσα οδηγία προς εξέταση από τον διευθυντή του οργανισμού.

2. Να ζητήσει από τα διαρθρωτικά τμήματα και τους υπαλλήλους του οργανισμού τις απαραίτητες πληροφορίες για την εκτέλεση των εργασιακών του καθηκόντων.

3. Εξοικειωθείτε με τα έγγραφα που ορίζουν τα δικαιώματα και τις ευθύνες του για τη θέση του, κριτήρια αξιολόγησης της ποιότητας εκτέλεσης των επίσημων καθηκόντων.

4. Εξοικειωθείτε με τα σχέδια αποφάσεων της διοίκησης του οργανισμού σχετικά με τις δραστηριότητές του.

5. Απαιτήστε από τη διοίκηση του οργανισμού να παρέχει βοήθεια, συμπεριλαμβανομένης της διασφάλισης των οργανωτικών και τεχνικών συνθηκών και της εκτέλεσης των καθιερωμένων εγγράφων που απαιτούνται για την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων.

6. Λοιπά δικαιώματα που θεσπίζονται από την κείμενη εργατική νομοθεσία.

4. Ευθύνη γραμματέα του διευθυντή

Ο γραμματέας είναι υπεύθυνος στις ακόλουθες περιπτώσεις:

1. Για ακατάλληλη εκτέλεση ή μη εκπλήρωση των καθηκόντων εργασίας που προβλέπονται στην παρούσα περιγραφή εργασίας - εντός των ορίων που καθορίζονται από την εργατική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

2. Για αδικήματα που διαπράχθηκαν κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους - εντός των ορίων που καθορίζονται από την ισχύουσα διοικητική, ποινική και αστική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

3. Για πρόκληση υλικής ζημιάς στον οργανισμό - εντός των ορίων που καθορίζονται από την ισχύουσα εργατική και αστική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Περιγραφή εργασίας γραμματέα προϊσταμένου - δείγμα 2019. Εργασιακές ευθύνες της γραμματέας του διευθυντή, δικαιώματα της γραμματέας του διευθυντή, ευθύνη της γραμματέας του διευθυντή.

Περιγραφή θέσης γραμματέα

ΕΓΚΡΙΝΩ
Γενικός Διευθυντής
Επώνυμο Ι.Ο. ________________
"________"____________ ____ Γ.

1. Γενικές διατάξεις

1.1. Η γραμματέας ανήκει στην κατηγορία των τεχνικών ερμηνευτών.
1.2. Ο γραμματέας διορίζεται στη θέση και παύεται από αυτήν με εντολή του γενικού διευθυντή της εταιρείας.
1.3. Ο γραμματέας αναφέρεται απευθείας στον γενικό διευθυντή / προϊστάμενο της διαρθρωτικής μονάδας της εταιρείας.
1.4. Κατά την απουσία του γραμματέα, τα δικαιώματα και τα καθήκοντά του μεταβιβάζονται σε άλλον υπάλληλο, όπως ανακοινώνεται με την εντολή της οργάνωσης.
1.5. Στη θέση του γραμματέα διορίζεται άτομο που πληροί τις ακόλουθες προϋποθέσεις: εκπαίδευση - ανώτερη, ελλιπής ανώτερη ή δευτεροβάθμια εξειδίκευση, εμπειρία σε παρόμοια εργασία για τουλάχιστον έξι μήνες, γνώση εξοπλισμού γραφείου (φαξ, φωτοαντιγραφικό, σαρωτής, εκτυπωτής), Microsoft Προγράμματα Office (Word, Excel).
1.6. Ο Γραμματέας καθοδηγείται στις δραστηριότητές του από:
- νομοθετικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
- Το καταστατικό της εταιρείας, οι εσωτερικοί κανονισμοί εργασίας και άλλοι κανονισμοί της εταιρείας.
- εντολές και οδηγίες από τη διοίκηση.
- αυτή η περιγραφή εργασίας.

2. Εργασιακές αρμοδιότητες γραμματέα

Ο γραμματέας εκτελεί τα ακόλουθα καθήκοντα:
2.1. Εκτελεί εργασίες για την οργανωτική και τεχνική υποστήριξη των διοικητικών και διοικητικών δραστηριοτήτων του διευθυντή.
2.2. Αποδέχεται την αλληλογραφία που λαμβάνεται για εξέταση από τον διευθυντή, τη διαβιβάζει σύμφωνα με την απόφαση που ελήφθη σε δομικές μονάδες ή σε συγκεκριμένο εκτελεστή για χρήση στη διαδικασία εργασίας ή προετοιμασία των απαντήσεων.
2.3. Δέχεται έγγραφα και προσωπικές δηλώσεις για την υπογραφή του διευθυντή.
2.4. Απαντάει σε τηλεφωνικές κλήσεις, καταγράφει και μεταδίδει επίσημες πληροφορίες στον διευθυντή, οργανώνει τηλεφωνικές συνομιλίες με τον διευθυντή.
2.5. Για λογαριασμό του διαχειριστή, συντάσσει επιστολές, αιτήματα και άλλα έγγραφα.
2.6. Εκτελεί εργασίες για την προετοιμασία συναντήσεων και συναντήσεων που πραγματοποιούνται από τον διευθυντή (συλλέγοντας απαραίτητο υλικό, ειδοποιώντας τους συμμετέχοντες για τον χρόνο και τον τόπο της συνάντησης, την ατζέντα, την εγγραφή τους), τηρεί και συντάσσει πρακτικά συναντήσεων και συναντήσεων.
2.7. Παρακολουθεί την εκτέλεση από τους υπαλλήλους της επιχείρησης των εντολών και οδηγιών που έχουν εκδοθεί, καθώς και την τήρηση των προθεσμιών για την εκπλήρωση των οδηγιών και των οδηγιών του διευθυντή, που έχουν ληφθεί υπό έλεγχο.
2.8. Παρέχει στον χώρο εργασίας του διευθυντή τον απαραίτητο οργανωτικό εξοπλισμό, είδη γραφείου και δημιουργεί συνθήκες που ευνοούν την αποτελεσματική εργασία του διευθυντή.
2.9. Οργανώνει την υποδοχή των επισκεπτών, διευκολύνει την άμεση εξέταση των αιτημάτων και των προτάσεων των εργαζομένων.
2.10. Σχηματίζει αρχεία σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία, διασφαλίζει την ασφάλειά τους και τα υποβάλλει στα αρχεία εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.
2.11. Οργανώνει επαγγελματικά ταξίδια για τον μάνατζερ: παραγγέλνει αεροπορικά και σιδηροδρομικά εισιτήρια, κρατά ξενοδοχεία.
2.12. Εκτελεί ατομικές υπηρεσιακές αναθέσεις από τον άμεσο προϊστάμενό του.

3. Δικαιώματα γραμματέα

Ο γραμματέας έχει το δικαίωμα:
3.1. Λάβετε πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εμπιστευτικών πληροφοριών, στον βαθμό που είναι απαραίτητος για την επίλυση εργασιών που έχουν ανατεθεί.
3.2. Υποβάλετε προτάσεις στη διοίκηση για να βελτιώσετε τη δουλειά σας και τη δουλειά της εταιρείας.
3.3. Ζητήστε προσωπικά ή για λογαριασμό του διευθυντή από τα τμήματα της επιχείρησης και άλλους ειδικούς πληροφορίες και έγγραφα που είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση των επίσημων καθηκόντων του.
3.4. Απαιτήστε από τη διοίκηση να δημιουργήσει κανονικές συνθήκες για την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων και την ασφάλεια όλων των εγγράφων που δημιουργούνται ως αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων της εταιρείας.
3.5. Λάβετε αποφάσεις στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων σας.

4. Ευθύνη γραμματέα

Η γραμματέας είναι αρμόδια:
4.1. Για αδυναμία εκτέλεσης ή/και μη έγκαιρη, αμέλεια εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων κάποιου.
4.2. Για μη συμμόρφωση με τις τρέχουσες οδηγίες, εντολές και κανονισμούς σχετικά με την τήρηση εμπορικών μυστικών και εμπιστευτικών πληροφοριών.
4.3. Για παράβαση των εσωτερικών κανονισμών εργασίας, εργασιακής πειθαρχίας, κανόνων ασφάλειας και πυρασφάλειας.

Εάν μετά την ανάγνωση αυτού του άρθρου δεν λάβετε μια σαφή απάντηση, αναζητήστε γρήγορη βοήθεια:
1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ 1.1. Αυτή η περιγραφή θέσης καθορίζει τα λειτουργικά καθήκοντα, τα δικαιώματα και τις ευθύνες του Γραμματέα 1.2. Ο γραμματέας διορίζεται στη θέση και απολύεται από τη θέση με τον τρόπο που ορίζει η κείμενη εργατική νομοθεσία με εντολή του γενικού διευθυντή του οργανισμού. 2. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣΣτον γραμματέα ανατίθενται τα ακόλουθα καθήκοντα: 2.1. Υπηρεσίες πληροφοριών και αναφοράς σε έγγραφα του οργανισμού.

2.2. Μεθοδολογική καθοδήγηση και έλεγχος στην οργάνωση της εργασίας γραφείου σε τμήματα, τμήματα και υπηρεσίες του οργανισμού.

2.3. Τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων συμβουλευτικών οργάνων (συνέδρια, ομάδες εργασίας, συναντήσεις) 2.4. Λειτουργικές και οργανωτικές υπηρεσίες για τη διοίκηση του οργανισμού.

2.5. Καταχώρηση παραληφθέντων, απεσταλμένων και εσωτερικών οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων

έγγραφα.

2.6. Παρακολούθηση εκτέλεσης εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων.

2.7. Ανάλυση της κατάστασης της πειθαρχίας απόδοσης στη ροή εγγράφων και ανάπτυξη μέτρων για τη βελτίωσή της.

2.8. Λογιστική για τον όγκο της ροής εγγράφων του οργανισμού.

2.9. Εγγραφή και αποστολή εξερχόμενων εγγράφων.

2.10. Προετοιμασία εισερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων. 2.11. Σχηματισμός υποθέσεων με τον τρόπο που ορίζεται από τα σχετικά κανονιστικά έγγραφα του οργανισμού.

3. ΕΡΓΑΣΙΑΚΕΣ ΕΥΘΥΝΕΣ

3.2. Παροχή παραλαβής, λογιστικής, εγγραφής, ελέγχου της εκτέλεσης εγγράφων, πληροφοριών και υπηρεσιών αναφοράς και αποθήκευσης πληροφοριών εγγράφων. 3.3. Παρακολούθηση της ποιότητας προετοιμασίας, της ορθότητας της σύνταξης, του συντονισμού και της έγκρισης των εγγράφων που υποβάλλονται προς υπογραφή στη διοίκηση του Οργανισμού. 3.4. Παρακολουθήστε την εκτέλεση των εγγράφων και οδηγιών από τη διοίκηση, λάβετε έγκαιρα μέτρα με στόχο την έγκαιρη και ποιοτική εκτέλεσή τους. 3.5. Οργανώστε την προετοιμασία, τη λήψη αποφάσεων και την κοινοποίησή τους στους άμεσους εκτελεστές. Ανάλυση πιστοποιητικών και εκθέσεων που παρέχονται στη διοίκηση και εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με αυτά, εντός του πεδίου αρμοδιοτήτων.Ο Γραμματέας είναι υπεύθυνος για: 5.1. Η ποιότητα των εγγράφων που παρέχονται για υπογραφή στη διοίκηση της επιχείρησης.

5.2. Απρόσεκτη, αμελής στάση ως προς την εγγραφή και τη συντήρηση των εγγράφων.

5.3. Ασφάλεια τεκμηρίωσης.

5.4. Για παραβίαση απαιτήσεων συμμόρφωσης με τους όρους πρόσβασης και χρήσης εγγράφων που περιέχουν εμπιστευτικές πληροφορίες.

5.5 Για την αποκάλυψη πληροφοριών με την ένδειξη «Εμπιστευτικό».

5.6. Για μη εκτέλεση, ασαφή και μη έγκαιρη εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων που προβλέπονται στις παρούσες οδηγίες.

5.5. Εργασίες κακής ποιότητας για την προετοιμασία και την αναπαραγωγή εγγράφων.

5.6. Μη συμμόρφωση με οδηγίες και οδηγίες από τη διοίκηση του οργανισμού.

5.7. Μη συμμόρφωση με την εργασιακή και παραγωγική πειθαρχία.

6. ΣΧΕΣΕΙΣ, ΣΥΝΔΕΣΕΙΣ

Ο Γραμματέας αλληλεπιδρά με όλους τους υπαλλήλους και τους προϊσταμένους τμημάτων, τμημάτων και υπηρεσιών του οργανισμού για θέματα υποστήριξης τεκμηρίωσης για δραστηριότητες διαχείρισης.

Βιβλίο αναφοράς προσόντων για θέσεις στελεχών, ειδικών και λοιπών υπαλλήλων, εγκεκριμένο. Το ψήφισμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσίας με ημερομηνία 21 Αυγούστου 1998 Νο. 37 κατατάσσει τη θέση του γραμματέα του διευθυντή ως τεχνικού εκτελεστή.

Ο ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ είναι ένας εκτελεστικός βοηθός υπεύθυνος για την υποστήριξη εγγράφων για τις δραστηριότητες ενός διευθυντή, μιας δομικής μονάδας ή του οργανισμού στο σύνολό του, που εργάζεται ανεξάρτητα, χωρίς άμεσο έλεγχο από τον διευθυντή, λαμβάνει αποφάσεις και εκφράζει κρίσεις για θέματα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά του.

Διεθνής Ένωση Γραμματέων

Ένας εξειδικευμένος γραμματέας απελευθερώνει έως και το 30% του χρόνου εργασίας του διευθυντή, παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες σε κάθε τέταρτο επισκέπτη και επιλύει ανεξάρτητα έως και τις μισές τηλεφωνικές ερωτήσεις

Αλλά τα επαγγελματικά καθήκοντα και οι λειτουργίες ενός γραμματέα καθορίζονται σε μεγάλο βαθμό από την κατεύθυνση και τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων του οργανισμού, την εταιρική του κουλτούρα, το στυλ εργασίας του διευθυντή και ορισμένους άλλους παράγοντες.

Ο Κατάλογος Προσόντων Θέσεων Διευθυντών, Ειδικών και Λοιπών Υπαλλήλων περιέχει τα χαρακτηριστικά προσόντων των ακόλουθων υπαλλήλων της γραμματείας:

δακτυλογράφοι?

Η συμμόρφωση ενός εργαζομένου με τις απαιτήσεις προσόντων είναι απαραίτητη αλλά όχι επαρκής προϋπόθεση για την αποτελεσματική εργασία του. Ανάλογα με το πεδίο δραστηριότητας του οργανισμού, την εταιρική του κουλτούρα, την οργανωτική δομή, το μέγεθος, το στυλ διαχείρισης, ο κατάλογος των λειτουργικών ευθυνών του γραμματέα μπορεί να είναι διαφορετικός και η αποτελεσματική εφαρμογή τους απαιτεί όχι μόνο ένα κατάλληλο επίπεδο επαγγελματικής γνώσης, αλλά και ορισμένες δεξιότητες, ικανότητες, επιχειρηματικές και προσωπικές ιδιότητες.

Γραμματέας σε εμπορικό οργανισμό

Στις σύγχρονες εμπορικές δομές δεν υπάρχει σαφής διαχωρισμός των γραμματέων ανά προσόντα, όπως προβλέπεται στο Εγχειρίδιο Προσόντων, και ο όρος «γραμματέας» χρησιμοποιείται για να αναφέρεται σε γραμματείς διαφορετικών επιπέδων.

Η αγορά εργασίας για γραμματείς αντιπροσωπεύεται σήμερα από θέσεις όπως τηλεφωνικός γραμματέας, γραμματέας υποδοχής. γραμματέας γραφείου? βοηθός γραμματέας· γραμματέας-γραφέας? διευθυντής γραφείου (διαχειριστής)· γραμματέας-μεταφραστής? βοηθός (προσωπικός γραμματέας) του διευθυντή· επικεφαλής της γραμματείας.

Ας εξετάσουμε τις κύριες εργασιακές ευθύνες και απαιτήσεις για αυτές τις κατηγορίες εργαζομένων.

Η γραμματέας είναι στο τηλέφωνο. Οι κύριες ευθύνες εργασίας περιλαμβάνουν την απάντηση και την προώθηση τηλεφωνικών κλήσεων και τη λήψη φαξ. Ένας τηλεφωνικός γραμματέας πρέπει να γνωρίζει τους βασικούς κανόνες των τηλεφωνικών συνομιλιών, να μιλάει καλά και να μπορεί να χρησιμοποιεί εξοπλισμό γραφείου. Μια επιπλέον προϋπόθεση είναι να έχετε μια ευχάριστη φωνή.

Σε ξένες εταιρείες και ρωσικές εταιρείες που εργάζονται με ξένους πελάτες, μια θέση παρόμοιας φύσης εργασίας μπορεί να ονομάζεται γραμματέας υποδοχής. Εκτός από την απάντηση τηλεφωνικών κλήσεων, οι αρμοδιότητές της περιλαμβάνουν τη συνάντηση πελατών και την οργάνωση διαπραγματεύσεων. Μία από τις βασικές προϋποθέσεις για τους υποψηφίους για αυτήν την κενή θέση είναι η γνώση μιας ξένης γλώσσας σε καλό επίπεδο συνομιλίας.

Ο γραμματέας του επικεφαλής (γραφείου) εκτελεί ένα αρκετά σημαντικό ποσό καθηκόντων: λήψη τηλεφωνικών κλήσεων, συνάντηση πελατών, εκτέλεση εργασιών γραφείου, προμήθεια του γραφείου με είδη γραφείου και αναλώσιμα. Η γραμματέας του διευθυντή πρέπει να γνωρίζει το σύστημα τεκμηρίωσης διαχείρισης, την επιχειρηματική εθιμοτυπία και να μπορεί να χρησιμοποιεί υπολογιστή, προγράμματα υπολογιστή και πόρους του Διαδικτύου.

Οι εργασιακές ευθύνες του βοηθού γραμματέα, εκτός από εκείνες που αναφέρονται παραπάνω, περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό του χρόνου εργασίας του διευθυντή, την προετοιμασία και την οργάνωση συναντήσεων και την εκτέλεση σημαντικών αναθέσεων. Από αυτή την άποψη, ο βοηθός γραμματέας πρέπει να έχει καλή γνώση του πεδίου δραστηριότητας της εταιρείας και της ομάδας διαχείρισης της και να μπορεί να συνεργάζεται με πληροφορίες και νομικά συστήματα.

Σε μεγάλες εταιρείες, εισάγεται συχνά η θέση του διευθυντή γραφείου (διαχειριστής), του οποίου οι αρμοδιότητες περιλαμβάνουν την επίλυση όλων των θεμάτων διασφάλισης της λειτουργίας του γραφείου (αγορά ειδών γραφείου και αναλώσιμων, οργάνωση καθαρισμού χώρων), διαχείριση ταχυμεταφορών και γραμματέων, παρακολούθηση της συμμόρφωσης με το πρόγραμμα εργασίας κλπ. Ένας διευθυντής γραφείου πρέπει να γνωρίζει τα βασικά του μάρκετινγκ, τη διαχείριση, την οργάνωση παραγωγής, να είναι σε θέση να οργανώνει εργασίες γραφείου, να προετοιμάζει παρουσιάσεις και διαπραγματεύσεις. Οι καλές οργανωτικές δεξιότητες είναι απαραίτητες.

Προβλέπεται θέση γραμματέα-μεταφραστή σε επιχειρήσεις που ασκούν ενεργή εξωτερική οικονομική δραστηριότητα. Εκτός από την ευχέρεια γνώσης μιας ξένης γλώσσας, ένας ειδικός απαιτείται να έχει γνώση ειδικής ορολογίας, ικανότητα διευκόλυνσης των διαπραγματεύσεων, εξοικείωση με την τεχνική της διερμηνείας και μετάφρασης και την ικανότητα να συνοδεύει έναν διευθυντή σε επαγγελματικά ταξίδια στο εξωτερικό. Η γνώση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας είναι υποχρεωτική προϋπόθεση.

Ο βοηθός του διευθυντή (προσωπικός γραμματέας) παρακολουθεί την εκτέλεση των οδηγιών, αποφάσεων, τη συμμόρφωση με τους εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας, βοηθά τον διευθυντή να διαμορφώσει εποικοδομητικές αποφάσεις, οργανώνει συναντήσεις και διαπραγματεύσεις και σχεδιάζει και οργανώνει την εργάσιμη ημέρα του διευθυντή. Ο βοηθός διευθυντής πρέπει να έχει γνώσεις στον τομέα της διαχείρισης, υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση, πρέπει να γνωρίζει τα βασικά της οργάνωσης της εργασίας, της οικονομίας και της τεχνολογίας. Πρόσθετες απαιτήσεις είναι η ψυχολογική συμβατότητα με τον διευθυντή και η γνώση των κανόνων εθιμοτυπίας.

Η θέση του προϊσταμένου της γραμματείας καθιερώνεται, κατά κανόνα, σε μεγάλες εταιρείες με προσωπικό τουλάχιστον 5-8 γραμματέων στο γραφείο. Οι κύριες εργασιακές αρμοδιότητες είναι η τοποθέτηση, η οργάνωση, ο συντονισμός των εργασιών των γραμματέων και ο έλεγχος των δραστηριοτήτων τους. Σε ορισμένες εταιρείες, οι εργασιακές ευθύνες του επικεφαλής της γραμματείας συνδυάζονται εν μέρει με τις λειτουργίες ενός διαχειριστή (διευθυντής γραφείου).

Τα τελευταία χρόνια, στο πλαίσιο της νέας οικονομικής και κοινωνικής πραγματικότητας, έχουν αρχίσει να αναδεικνύονται ολοκληρωμένες απαιτήσεις για γραμματείς. Στην πραγματικότητα, πολλοί εργοδότες αρχίζουν να απαιτούν από τους εργαζόμενους να πληρούν τα διεθνή επαγγελματικά πρότυπα. Η βάση των επαγγελματικών προτύπων σε Ευρώπη και ΗΠΑ είναι το πρότυπο ISO-9000 - σε αυτό βασίζονται τα συστήματα διαχείρισης ποιότητας, στο επίκεντρο των οποίων βρίσκεται ένας πιστοποιημένος υπάλληλος.

Κάθε χαρακτηριστικό προσόντων που περιλαμβάνεται στον κατάλογο είναι ένα κανονιστικό έγγραφο που ρυθμίζει το περιεχόμενο των λειτουργιών που εκτελεί ο υπάλληλος.

Στις σύγχρονες εμπορικές δομές δεν υπάρχει σαφής διαχωρισμός των γραμματέων ανά προσόντα, όπως προβλέπεται στον κατάλογο προσόντων, και ο όρος «γραμματέας» χρησιμοποιείται για να αναφέρεται σε γραμματείς διαφορετικών επιπέδων

Η αγορά εργασίας για γραμματείς εκπροσωπείται σήμερα από θέσεις όπως τηλεφωνικός γραμματέας, γραμματέας υποδοχής, γραμματέας γραφείου, βοηθός γραμματέας, γραμματέας γραφείου, διευθυντής γραφείου, γραμματέας μεταφραστής, εκτελεστικός βοηθός, επικεφαλής γραμματείας.

Η νομική ρύθμιση των δραστηριοτήτων του γραμματέα πραγματοποιείται με τη χρήση περιγραφών θέσεων εργασίας. Η περιγραφή καθηκόντων του γραμματέα συντάσσεται ώστε να καλύπτει όλο το φάσμα των επαγγελματικών δικαιωμάτων και υποχρεώσεων αυτού του υπαλλήλου. Καθορίζει τα δικαιώματα και τις εργασιακές του υποχρεώσεις, καθώς και την ευθύνη για αδυναμία εκτέλεσης ή ακατάλληλη εκτέλεση της εργασιακής του λειτουργίας.

Η σημασία της περιγραφής της θέσης του γραμματέα είναι πολύ μεγάλη. Είναι πρωτίστως απαραίτητο να αποφευχθούν παραβιάσεις της εργατικής νομοθεσίας και να προσδιοριστούν τα καθήκοντα του συγκεκριμένου υπαλλήλου, καθώς περιέχει τις βασικές απαιτήσεις για τον γραμματέα σε σχέση με ειδικές γνώσεις, γνώση του νόμου, ορισμένες μεθόδους και μέσα που ο γραμματέας πρέπει να είναι σε θέση να χρησιμοποιεί κατά την εκτέλεση των εργασιακών του καθηκόντων.

Η περιγραφή της θέσης εργασίας του γραμματέα έχει συγκεκριμένη μορφή. Ταυτόχρονα, κατά την ανάπτυξή του, ο εργοδότης θα πρέπει να βασίζεται στους κανονισμούς για τη δομική μονάδα του οργανισμού. Η περιγραφή της θέσης εργασίας και οι κανονισμοί για τη δομική μονάδα είναι αλληλένδετα έγγραφα που αλληλοσυμπληρώνονται. Αυτή η σχέση φαίνεται στο γεγονός ότι οι ευθύνες κάθε γραμματέα προκύπτουν από τα καθήκοντα και τις λειτουργίες της δομικής μονάδας του ίδιου του οργανισμού.

Η περιγραφή της θέσης εργασίας συντάσσεται σε γενικό έντυπο. Το κείμενο της περιγραφής θέσης εργασίας του γραμματέα περιλαμβάνει τις ακόλουθες ενότητες:

1) «Γενικές διατάξεις»·

2) "Λειτουργίες"?

3) "Εργασιακές ευθύνες"

4) "Δικαιώματα"?

5) «Υπευθυνότητα».

Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι η αποτελεσματική κοινή εργασία μεταξύ του διευθυντή και του γραμματέα είναι δυνατή μόνο εάν υπάρχει πλήρης αμοιβαία εμπιστοσύνη μεταξύ τους. Αυτή η εμπιστοσύνη βασίζεται στην ενότητα απόψεων, την κοινή κατανόηση των στόχων και των στόχων της εργασίας, το πάθος για την εργασία, την επιθυμία για επίτευξη υψηλής αποτελεσματικότητας του οργανισμού, την επαρκή επαγγελματική κατάρτιση, την επιμέλεια και την αξιοπιστία του γραμματέα, την αφομοίωση του ατομικό στυλ εργασίας του διευθυντή, ικανότητα κατανόησης και πρόβλεψης της πορείας των σκέψεών του και της λογικής των κρίσεων, αλληλοσεβασμός.

Επίσης σημαντικοί παράγοντες για την επιτυχία της δουλειάς ενός προσωπικού γραμματέα είναι η ικανότητα συμπεριφοράς με τους ανθρώπους και η ικανότητα δημιουργίας εντύπωσης που αυξάνει την εξουσία του διευθυντή. Ο γραμματέας θα πρέπει να είναι ένας σημαντικός κρίκος στο σύστημα επαφών του διευθυντή του, διασφαλίζοντας αποτελεσματική επικοινωνία και έγκαιρη λήψη των απαραίτητων μέτρων. Ο γραμματέας είναι ο προσωπικός εκπρόσωπος του διευθυντή του και η εκπλήρωση αυτού του βασικού ρόλου απαιτεί την ικανότητα να κάνει ευνοϊκή εντύπωση στους υπαλλήλους του οργανισμού και στους εκπροσώπους άλλων εταιρειών. Ο ρόλος του γραμματέα του διευθυντή, όπως ορίζεται στο φυλλάδιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης Επαγγελματιών Γραμματέων, είναι να γνωρίζει την ουσία των δραστηριοτήτων του διευθυντή του και να μπορεί να αναλάβει ένα σημαντικό μέρος αυτής της εργασίας.

Γραμματέαςχρειάζεται κάθε οργανισμός, και ως εκ τούτου, η περιγραφή της θέσης ενός γραμματέα θα είναι χρήσιμη σε κάθε εταιρεία. Είναι σημαντικό να δηλώνετε ξεκάθαρα τις εργασιακές ευθύνες της γραμματέως, οι οποίες δεν περιορίζονται καθόλου σε κλήσεις και γλυκά χαμόγελα. Σας προσφέρουμε δείγμα περιγραφής θέσης για γραμματέα διευθυντή - γενικό διευθυντή, προϊστάμενο τμήματος, διευθυντή κλάδου κ.λπ.

Περιγραφή θέσης γραμματέα

ΕΓΚΡΙΝΩ
Γενικός Διευθυντής
Επώνυμο Ι.Ο. ________________
"________"____________ ____ Γ.

1. Γενικές διατάξεις

2. Εργασιακές αρμοδιότητες γραμματέα

3. Δικαιώματα γραμματέα

4. Ευθύνη γραμματέα