نمونه نامه درخواست نامه درخواست کمک در حل یک مسئله: قوانین برای تهیه پیش نویس، سبک نامه تجاری و نمونه

اکثر مردم در برخی مواقع با نیاز به نوشتن نامه درخواست یا درخواست مواجه می شوند. این می تواند درخواست کمک خیریه، درخواست نوشتن یک امتحان از دست رفته، درخواست ملاقات با یک متخصص در یک زمینه خاص یا درخواست برای صدور یک سند لازم برای گزارش باشد. هدف شما هر چه باشد، سبک نوشتن یکسان خواهد بود. دستورالعمل های مقاله را دنبال کنید تا نامه شما حرفه ای تر و قانع کننده تر به نظر برسد.

مراحل

آماده سازی به صورت کتبی

ایده های اصلی را ترسیم کنید.برای نوشتن یک نامه واضح و موثر، داشتن درک روشنی از اهداف و اهداف خود از تقاضا/درخواست بسیار مهم است.

• یک راه خوب برای اطمینان از اینکه ایده واضحی از موضوع دارید این است که سه برگه کاغذ خالی بردارید و عنوان آن را بنویسید: «چرا نامه را می نویسم»، «هدف نامه» و «افکار دیگر». ”
• بدون پرداختن به جزئیات زیاد، افکار خود را برای چند دقیقه روی هر تکه کاغذ یادداشت کنید. فهرست هایی تهیه کنید و ایده های اصلی را در مورد وضعیتی که در نامه ذکر خواهد شد، بیان کنید. همچنین ذکر کنید که می خواهید با این نامه به چه چیزی برسید و فکر می کنید چه اطلاعات دیگری باید اضافه شود.

1. به این فکر کنید که نامه برای چه کسی در نظر گرفته شده است.درک مخاطبان هدف برای تنظیم لحن مناسب برای نامه شما ضروری است. هنگامی که ایده های اصلی را یادداشت کردید، هر آنچه را که در مورد گیرنده نامه می دانید در یک برگه کاغذ جداگانه یادداشت کنید.

   • به عنوان مثال، موقعیت این فرد چیست و چگونه می تواند به شما کمک کند؟ آیا این شخص تصمیم نهایی را در مورد درخواست شما خواهد گرفت یا تصمیم خواهد گرفت که نامه را به مقامات بالاتر ارسال کند؟
   • همچنین ایده خوبی است که آگاهی گیرنده از موضوع موضوع را در نظر بگیرید. اگر او در مورد موضوع شما اطلاع چندانی ندارد، سبک نوشتن باید متفاوت باشد (مثلاً از واژگان ساده استفاده کنید و اطلاعات واضح تری اضافه کنید) تا زمانی که در حال نوشتن برای یک متخصص در این مورد هستید.

2. یک طرح بنویسید.در نهایت، قبل از نوشتن متن نامه خود، یک طرح کلی ارائه دهید تا افکار خود را به ترتیبی منطقی و منسجم سازماندهی کنید.

   • نکات اصلی و پشتیبان را مشخص کنید. اطمینان حاصل کنید که افکار شما به گونه ای سازماندهی شده اند که برای خواننده منطقی باشد.

   نوشتن پیش نویس

   1. از قالب مناسب استفاده کنید.با حفظ یک قالب حرفه ای برای نامه های تجاری، در ابتدا تأثیر مثبتی خواهید داشت.

      • در گوشه سمت چپ بالا، آدرس کامل خود، سپس تاریخ و سپس آدرس گیرنده را بنویسید. فراموش نکنید که بین هر پاراگراف یک خط تورفتگی ایجاد کنید.
      • همچنین می توانید موضوع نامه را یک خط بعد از آدرس گیرنده مشخص کنید. اما این اختیاری است.

   2. با سلام شروع کنید.متن نامه باید با یک سلام محترمانه و صحیح شروع شود.

      • اگر شخصی را می‌شناسید که به او نامه می‌نویسید، می‌توانید از نام او ("الکسی عزیز!") استفاده کنید. در غیر این صورت، باید از نام خانوادگی و عنوان شخص استفاده کنید ("آقای ایوانف عزیز!")
      • اگر نام شخصی را که نامه را می خواند نمی دانید، می توانید به سادگی بنویسید: "سلام!"

   3. یک پاراگراف مقدماتی بنویسید.در پاراگراف اول هر نامه درخواست یا تقاضا باید خود را معرفی کنید و هدف اصلی درخواست خود را به طور واضح اما مختصر بیان کنید. به عنوان مثال، "من برای شما می نویسم به این امید که در نظر داشته باشید که به صندوق حمایت از حیوانات ما کمک مالی کنید."

      • اگر قبلاً با گیرنده نامه ارتباط برقرار کرده اید، در پاراگراف اول می توانید ذکر کنید که چه زمانی و تحت چه شرایطی قبلاً در گذشته تماس داشته اید.
      • به عنوان مثال: "من دانش آموز باشگاه نمایش شما هستم" یا "من رئیس بنیاد حمایت از حیوانات هستم که شما سخاوتمندانه به مدت 10 سال به آن کمک مالی کرده اید" یا "ماه گذشته در مورد امکان سازماندهی مدرسه با شما تماس گرفتم." سفر به شهربازی ".
      • برقراری ارتباط نه تنها برای گیرنده سودمند است، بلکه می تواند احساس نزدیکی به شما ایجاد کند که احتمال پاسخ مثبت را افزایش می دهد.

   4. پاراگراف بدنه را بنویسید.در متن متن باید اطلاعات تکمیلی و دقیق تری در مورد درخواست خود ارائه دهید. این فرصت شماست تا توضیح دهید دقیقاً چه چیزی را می خواهید دریافت کنید و چرا باید درخواست شما اعطا شود.

      • با جزئیات بنویسید اما مختصر. شما باید ماهیت درخواست خود و دلایلی که چرا باید در نظر گرفته شود را به وضوح بیان کنید. با این حال، خواننده نیازی به خواندن کل داستان زندگی شما ندارد.
      • در مورد درخواست خود صادق و صریح باشید. گیرنده نباید در مورد آنچه شما می خواهید شک داشته باشد. به عنوان مثال: "امیدوارم امسال سخاوتمندانه به دادن ادامه دهید" یا "دوست دارم فرصتی برای شرکت مجدد در این امتحان داشته باشم."
      • مودب باشید و هنگام خطاب به گیرنده از لحن مناسب استفاده کنید.
      • به حقایق پایبند باشید و احساسات خود را کنترل کنید. اگر مجبور شدید احساسات خود را در رابطه با موضوع بیان کنید، خیلی احساساتی نباشید. به عنوان مثال: "از نمراتم خیلی ناامید شدم" اما نه "وقتی نمراتم را دیدم به معنای واقعی کلمه دیوانه شدم!"

   5. نتیجه گیری بنویسیددر جمع بندی خود باید مهلت ها و محدودیت های زمانی را ذکر کنید و از رسیدگی به درخواست خود ابراز قدردانی کنید.

      • به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن درخواست اطلاعات یا ملاقات با شخصی هستید و آن درخواست باید تا تاریخ مشخصی تکمیل شود، باید این را مودبانه اما واضح در نتیجه گیری بیان کنید.
      • حتی اگر گیرنده در نهایت درخواست شما را برآورده نکند، این واقعیت که آنها زمان صرف کرده اند تا موضوع شما را بررسی کنند و در مورد آن تصمیم بگیرند، قابل قدردانی است.

   6. خداحافظی کننامه شما باید با یک خداحافظی مناسب و مودبانه به پایان برسد. گزینه های خوب عبارتند از: «با احترام شما»، «با احترام شما» یا «بهترین احترام» و به دنبال آن نام شما.

      • اگر نامه ای دست نویس ارسال می کنید، 4 سطر از خداحافظی و نام خود را تورفتگی کنید و امضای خود را با قلم بگذارید.
      • اگر مطالبی را به نامه پیوست کنید، این اطلاعات باید پس از خداحافظی ارائه شود. به عنوان مثال: "برنامه ها: 2."

   قالب بندی یک نامه

   1. آرام باشهنگامی که اولین پیش نویس خود را نوشتید، اگر زمان اجازه داد، آن را برای چند روز کنار بگذارید. این به شما کمک می‌کند وقتی برگشتید با چشم‌های جدیدی به آن نگاه کنید.

احتمالاً همه حداقل یک بار با نیاز به نوشتن نامه تجاری روبرو شده اند. هنگام تالیف آن بی اختیار به این نتیجه می رسید که اصلا آسان نیست. قوانین و مقررات زیادی برای نوشتن نامه تجاری وجود دارد که باید بدانید. این مقاله به طور مفصل روند تنظیم یک سند را شرح می دهد، نمونه هایی از نامه های تجاری را ارائه می دهد و انواع و طراحی آنها را مورد بحث قرار می دهد.

فرم

فرم های آماده به استحکام می افزایند و قابلیت اطمینان شرکت را نشان می دهند. آنها حاوی اطلاعات لازم در مورد سازمان هستند، مانند:

• نام.
• آدرس
• شماره های تماس
• وب سایت.
• ایمیل.
• لوگو.
• سایر اطلاعات تماس

قوانین سختگیرانه ای در مورد فرم ها وجود ندارد. بنابراین، هر سازمان به طور مستقل تصمیم می گیرد که چه اطلاعاتی را در خود گنجانده باشد.

چگونه نامه های تجاری را به درستی بنویسیم؟ آماده سازی

نامه های تجاری با توجه به قوانین و الزامات ذاتی آنها به روشی خاص نوشته و قالب بندی می شوند. بسته به هدف، نویسنده در محتوا به تفصیل فکر می کند تا به نتیجه ای که محاسبه می کند، برسد. او باید به وضوح بفهمد که مخاطب قبلاً چه اطلاعاتی در مورد موضوع نامه می داند، بر چه چیزی باید آن را پایه گذاری کند و چه چیز جدیدی در آن خواهد بود. استدلال ها به هدفی که نویسنده دنبال می کند بستگی دارد. فرآیند تهیه نامه تجاری را می توان به مراحل زیر تقسیم کرد:

• مطالعه موضوع.
• نوشتن پیش نویس نامه.
• تایید آن.
• امضا کردن.
• ثبت نام.
• ارسال برای گیرنده.

ساختار نامه های تجاری

هنگام نوشتن نامه، لازم است آن را با اطلاعات اشباع کنید، یعنی تمام اطلاعات لازم را در آنجا قرار دهید. می تواند ساده یا پیچیده باشد. در یک نامه ساده، محتوا به طور واضح و مختصر اطلاعاتی را منتقل می کند که معمولاً نیازی به پاسخ از طرف گیرنده ندارد. یک پیچیده ممکن است از چندین بخش، نکته و پاراگراف تشکیل شده باشد. هر پاراگراف یک جنبه از اطلاعات را ارائه می دهد. این نوع از نمونه نامه های تجاری معمولاً شامل بخش مقدماتی، بدنه و پایانی است.

در زیر نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت مقدماتی آن است.

بخش اصلی موقعیت ها و رویدادها را توصیف می کند، تجزیه و تحلیل و شواهد آنها را ارائه می دهد. در این بخش است که آنها متقاعد می شوند که باید به هر طریقی عمل کنند، ثابت کنند اوضاع چگونه بوده است و نیاز به شرکت در هر رویدادی را با ارائه دلایل مختلف اطلاع می دهند.

نتیجه گیری شامل نتیجه گیری هایی است که در قالب پیشنهاد، درخواست، تذکر، امتناع و غیره صورت می گیرد.

نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت پایانی آن - در زیر ارائه شده است. این خلاصه نیاز بیان شده در مورد اصلی است.

تمام اطلاعات ارائه شده باید کاملاً سازگار و قابل درک باشد.

هر حرف با یک آدرس مرکزی شروع می شود. این بخش کوچک بسیار مهم است. هنگام انتخاب آن، نویسنده باید در نظر داشته باشد:

• موقعیت مخاطب
• ماهیت رابطه.
• رسمی بودن
• آداب معاشرت

در انتهای نامه باید یک فرم مودبانه وجود داشته باشد. به عنوان مثال: «... برای همکاری بیشتر ابراز امیدواری می کنم (قدردانی از دعوت)...» این عبارات با امضای نویسنده همراه است.

سبک

همه نامه ها باید به سبک تجاری رسمی نوشته شوند، که به معنای استفاده از زبان برای روابط تجاری رسمی است. ویژگی های چنین زبانی در شرایط زیر شکل می گیرد:

• شرکت کنندگان اصلی در روابط تجاری اشخاص حقوقی هستند که از طرف مدیران و مقامات آنها نامه نگاری می شود.
• روابط در سازمان ها به شدت تنظیم می شود.
• موضوع ارتباط فعالیت های شرکت می باشد.
• اسناد مدیریتی عموماً مخاطب خاصی دارند.
• اغلب در جریان فعالیت های یک سازمان، شرایط مشابهی پیش می آید.

در این رابطه، اطلاعات مندرج در نامه تجاری باید به شرح زیر باشد:

• رسمی، غیر شخصی، با تاکید بر فاصله بین شرکت کنندگان در ارتباطات.
• خطاب شده، در نظر گرفته شده برای یک مخاطب خاص.
• جاری در زمان نگارش.
• قابل اعتماد و بی طرف.
• مستدل برای ترغیب گیرنده به انجام هر عملی.
• کامل برای تصمیم گیری

الزامات

نامه تجاری باید دارای شرایط زیر باشد:

• گفتار در تمام سطوح - واژگانی، صرفی و نحوی استاندارد شده است. این شامل عبارات، اصطلاحات و فرمول های بسیاری است.
• لحن نگارش خنثی، ممتنع و سختگیرانه و بدون استفاده از زبان عاطفی و رسا است.
• دقت و وضوح متن، بدون خطاهای منطقی، وضوح و مدبرانه در کلام.
• مختصر و مختصر - بدون استفاده از عباراتی که دارای معنای اضافی هستند.
• استفاده از فرمول های زبانی که در نتیجه موقعیت های مکرر شکل گرفته است.
• استفاده از اصطلاحات، یعنی کلمات یا عباراتی که مفاهیم خاصی دارند.
• استفاده از اختصارات، که می تواند واژگانی باشد (یعنی کلمات ترکیبی که با حذف حروف از قسمت هایی از کلمات تشکیل می شوند: LLC، GOST و غیره) و گرافیکی (یعنی نامگذاری کلمات به صورت اختصاری: grn، zh-d، و غیره).
• استفاده از ساخت و سازها در موارد جنسی و ابزاری.
• عباراتی با اسم های فعل ("حمایت کردن" به جای "حمایت").
• استفاده از جملات رایج ساده

نمونه نامه تجاری فوق در نسخه کامل (با بدنه) در زیر نشان داده شده است. اطلاعات تمام الزامات یک سبک تجاری رسمی را برآورده می کند.

انواع نامه های تجاری

بهتر است یک نامه تجاری در مورد یک موضوع خاص بنویسید. اگر لازم است چندین مسئله را همزمان حل کنید، توصیه می شود چندین گزینه مختلف را ترسیم کنید.

نامه های تجاری می توانند دارای محتوای زیر باشند:

• همراه. معمولاً چنین نامه هایی برای اطلاع شما از محل ارسال مدارک مورد نیاز است.
  (چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه نامه پوششی به کسانی که نیاز به نوشتن این نوع سند دارند کمک خواهد کرد.)

• تضمین شده است. آنها برای تأیید هرگونه قول یا شرط نوشته شده اند. به عنوان مثال پرداخت هزینه کار، اجاره، زمان تحویل و ... قابل تضمین است.
• با تشکر آنها به خصوص اخیراً اغلب مورد استفاده قرار گرفته اند. چنین نامه هایی نشان دهنده لحن همکاری خوب است. آنها را می توان بر روی سربرگ معمولی یا روی کاغذ رنگی با چاپ زیبا منتشر کرد.
  (چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه ای از انواع تشکر بسته به وظایفی که حل می کند به صورت رایگان تهیه می شود. در این صورت نامه ماهیت خود را به کوتاه ترین شکل بیان می کند. چنین نمونه ای ساخته شده است. روی کاغذ رنگی با زیور آلات، می توانید در محل افتخار روی دیوار شرکت اتاق آویزان کنید.)

• اطلاعاتی.
• آموزنده.
• تبریک میگم
• تبلیغات.

نامه هایی نیز وجود دارد:

• پیشنهادات همکاری بسیار رایج در زمان های اخیر، ارسال به سازمان ها، اغلب ماهیت تبلیغاتی، به عنوان مثال، مانند این نمونه. نوشتن نامه های تجاری بسیار دشوار است، برای جلب توجه، و حتی بیشتر از آن، باید نکات ظریف را در نظر بگیرید. اما اگر آن را مطابق نمونه زیر بنویسید، شانس موفقیت زیادی دارد.

• دعوت نامه ها آنها فرستاده می شوند و از آنها برای شرکت در رویدادهای مختلف دعوت می کنند. آنها معمولا خطاب به یک مدیر یا مسئول هستند، اما می توانند برای کل تیم نیز خطاب شوند.
• درخواست ها
• اطلاعیه ها
• درخواست ها و بسیاری دیگر.

نحوه نوشتن پاسخ نامه مثال

پاسخ باید با تکرار درخواست ذکر شده در نامه اول آغاز شود. سپس نتایج رسیدگی به آن ارائه و تایید یا دلیل امتناع بیان می شود. نامه پاسخ تجاری ممکن است حاوی یک راه حل جایگزین برای اطلاعات مورد انتظار باشد. معمولاً اصول زیر را رعایت می کند:

• در دسترس بودن پیوند به حرف اول و محتویات آن.
• زبان همسان یعنی.
• دامنه و جنبه های محتوا قابل مقایسه است.
• انطباق با یک توالی خاص.

ثبت نام

علاوه بر استفاده از سربرگ های شرکتی برای نامه های تجاری، لازم است در طراحی آنها ظرافت های دیگری نیز در نظر گرفته شود. اینها جزئیات، قوانین اختصارات، آدرس های نوشتن، عنوان ها، طول متن، عرض فیلدها و موارد دیگر هستند.

نمونه هایی از نامه تجاری به شما کمک می کند تا آن را با در نظر گرفتن تمام ظرافت ها و تفاوت های ظریف بنویسید. آنها هم توسط کارمندان تازه کار اداری و هم کارگران با تجربه استفاده می شوند. با تشکر از نمونه ها، آنها یاد می گیرند که چگونه حروف را به درستی بنویسند و در زمان زیادی صرفه جویی می کنند.

درخواست نامه درخواستی است برای به دست آوردن اطلاعات، کالاها، خدمات، اسناد و مدارک لازم، ارائه توصیه ها، سازماندهی جلسه و غیره. هنگام تنظیم آن، باید نیاز به انجام درخواست را توجیه کنید. می توان آن را به یک شخص حقیقی یا حقوقی خاص - سازمان خطاب کرد. این نوع نامه ممکن است حاوی بیش از یک درخواست باشد.

تجارت

"ایوان ایوانوویچ عزیز!

شرکت شما چندین سال است که در برنامه راهنمایی شغلی برای متقاضیان شرکت می کند و به آنها کمک می کند تا در مورد انتخاب حرفه خود تصمیم بگیرند.

به عنوان یک مدیر منابع انسانی، شما علاقه مند به آموزش افراد حرفه ای هستید و ما آماده ایم تا به دانش آموزان کمک کنیم تا استادان خود را آموزش دهند. امروزه حرفه مدیر یکی از رایج ترین حرفه هاست، اما بسیاری از متقاضیان تصور روشنی از معنای آن ندارند.

در همین راستا از شما تقاضا داریم جلسه ای از سوی مدیر کل با متقاضیان در تاریخ 2 اسفند ماه ساعت 15:00 در پایگاه شرکت خود تشکیل دهید.

امروز با گفتن رازهای این حرفه به بچه ها، پایه و اساس تربیت افراد حرفه ای واقعی را در فردا ایجاد می کنید. شاید در چند سال یکی از آنها شرکت شما را به سطح جدیدی از توسعه برساند.

با احترام و سپاس،

مدیر مرکز کاریابی

P.P. پتروف"

درباره کمک های خیریه

ستون سمت راست جدول متن کامل نامه را نشان می دهد، ستون سمت چپ تکنیک های استفاده شده را فهرست می کند.

ما با یک تعریف از گیرنده شروع می کنیم	پاول ایوانوویچ عزیز! شرکت شما یکی از بزرگترین شرکت های منطقه است و شما به عنوان مدیر آن بخشی از نخبگان تجاری منطقه ما هستید.
ما به گیرنده یک فرصت جذاب ارائه می دهیم	در همه زمان‌ها، افراد کاسبکار و مبتکر نه تنها برای رسیدن به موفقیت‌های مادی تلاش کرده‌اند، بلکه در تاریخ شهر، منطقه و کشور اثری از خود به جای بگذارند و به خاطر کارهای نیک خود به یادگار بمانند.
ما نشان می دهیم که چگونه می توانیم به تحقق این فرصت کمک کنیم	و امروز که کشور ما متکی به جوانان است، یافتن امری ضروری و مقدس تر از کمک به مردان و زنان جوان خانواده های محروم دشوار است. در شهر ما کسانی هستند که قبلاً چنین کمک هایی را ارائه می دهند - تحت نظارت دفتر شهردار ، مرکز خیریه ما "میراث" با کمک های مردمی کار می کند و به نوجوانان دشوار صنایع دستی عامیانه آموزش می دهد.
ما اهمیت درخواست خود را نشان می دهیم. "ما آن را به دل می گیریم"	بچه‌های خانواده‌های سخت اغلب فاقد گرما هستند و یکی از گرم‌ترین و آفتابی‌ترین صنایع دستی سفالگری است. بنابراین می خواهیم در مرکز خود یک کارگاه سفال افتتاح کنیم. با ساختن سفال و سوغات سنتی برای بازدیدکنندگان از مرکز و گردشگران، کودکان می توانند حرفه جدیدی را بیاموزند و قدردانی دیگران را به دست آورند - و این برای سازگاری اجتماعی آنها بسیار مهم است.
ما درخواست خود را اعلام می کنیم	برای تجهیز کارگاه سفالگری به کوره پخت سرامیک نیازمندیم - از شما می خواهیم در خرید آن ما را یاری فرمایید. هزینه اجاق گاز با نصب 2 میلیون روبل است.
از شما دعوت می کنیم در مسیر ما قدم بردارید	تمامی مدارک طراحی و برآورد خرید و نصب آن از قبل آماده شده است و ما با کمال میل آن را در اختیار شما قرار می دهیم تا از نحوه مصرف وجوه خود به طور دقیق مطلع شوید.
بیایید خلاصه کنیم: اگر کمک کنید، خوشبختی وجود خواهد داشت

نامه درخواستبه اسناد خاص اشاره دارد. با کمک آن، شخص می تواند با شخص دیگری (مخاطب) با درخواست ارائه اطلاعات، انجام یک عمل، ارائه کمک (مادی یا مالی)، پرداخت و غیره تماس بگیرد. در این مطلب به نمونه ها و نمونه هایی از قالب بندی نامه های درخواستی می پردازیم که می توانید در انتهای مطلب دانلود کنید.

در صورت عدم تماس با مخاطب یا عدم امکان تماس با وی، الف نامه درخواست. چنین نامه ای در محتوای خود دارای ویژگی های مشترک با درخواست کتبی است. بر روی سربرگ رسمی شرکت تنظیم شده و در مجله اسناد خروجی ثبت می شود. در فرم باید شماره و تاریخ ثبت درخواست نامه ذکر شود. در صورت بروز مسائل بحث برانگیز، همیشه می توانید ثابت کنید که نامه درخواست ارسال شده است و تاریخ و حتی زمان دقیق ارسال را مشخص کنید.

نامه درخواست. چگونه درست بنویسیم؟

نامه های درخواست بخشی جدایی ناپذیر، مهم و ضروری از مکاتبات تجاری است. اینها از یک سو درخواست های درایتی و دیپلماتیک در مسائل روز است و از سوی دیگر ابزاری برای دستیابی به اهداف معین مخاطب است. هدف از هر نامه درخواست ترغیب مخاطب به انجام برخی اقدامات مورد نیاز نویسنده نامه است. چگونه یک نامه درخواست بنویسیم تا تا حد امکان به پاسخ مثبت نزدیک شویم؟

هر نامه درخواستی باید شامل یک دلیل منطقی سنجیده و بیان واضح درخواست باشد. علاوه بر این می توانید از تکنیک هایی استفاده کنید که کارایی نوشتن را افزایش می دهد.

مرحله 1. برای درخواست خود با چه کسی تماس می گیرید؟

مخاطب را شخصاً، ترجیحاً با نام و نام خانوادگی خطاب کنید:

"ایوان ایوانوویچ عزیز!"، "آقای ایوانف عزیز!"

اولاً احترام خود را به مخاطب اعلام می کنید و ثانیاً درخواستی خطاب به شخص خاصی مسئولیت اجرای آن را بر عهده او می گذارد. شرایطی وجود دارد که یک درخواست به یک تیم یا گروهی از افراد خطاب می شود. در این مورد، همچنین توصیه می شود که درخواست تجدید نظر را تا حد امکان شخصی سازی کنید:

«همکاران عزیز!»، «مدیران عزیز!»، «کارمندان جوان عزیز!»، «کارمندان محترم منابع انسانی!»

مرحله 2. چرا با من تماس می گیرید؟

از گیرنده تعریف کنید. با تعریف و تمجید از گیرنده، به سوال او پاسخ می دهید: "چرا این سوال را از من می پرسید؟" به دستاوردهای گذشته یا ویژگی های شخصی او توجه کنید.

شما همیشه آماده گوش دادن و یافتن راه بهینه برای حل مشکل تقریباً همه کسانی هستید که با شما تماس می گیرند. و برای اعتبار بخشیدن به شما، به افراد زیادی کمک کردید.»

"شما یک متخصص برجسته در این زمینه هستید..."

"شما به بسیاری از مردم کمک کرده اید تا سخت ترین مسائل را در زمینه ..." حل کنند.

این تکنیک به مخاطب این امکان را می دهد که با دقت بیشتری به درخواست نگاه کند و سعی کند فرصتی برای ارضای آن بیابد لعنت به او

وقتی صحبت از درخواست‌های غیر استاندارد می‌شود، زمانی که نیاز به جلب نظر گیرنده دارید، زمانی که باید توجه را به شایستگی‌ها و ویژگی‌هایی که برای برآورده شدن درخواست شما ضروری و مهم هستند، جلب کنید، یک تعریف مناسب است.

بسیار مهم است که از مرز بین تعارف و چاپلوسی بی ادبانه عبور نکنید. صادق باشید.

مرحله 3. توجیه درخواست

هر درخواستی باید توجیه شود که چرا این درخواست خاص را مطرح می کنید. مخاطب را در زمینه مشکل خود وارد کنید.

در این مرحله باید سه آرگومان مهم را برای مخاطب انتخاب کنید. بهتر است آرگومان ها را طبق طرح زیر بسازید: قوی - متوسط ​​- قوی ترین.

درخواست‌ها در سطوح مختلفی از پیچیدگی ارائه می‌شوند، بنابراین گیرنده همیشه علاقه‌ای به انجام درخواست‌های شخصی ندارد. او باید متقاعد شود که انجام این درخواست مزایای بالقوه ای دارد:

علاقه مند به گیرنده

پیشنهاد اجرای فرصت جذابی برای او در رابطه با برآورده شدن درخواست شما:

"در همه زمان ها، افراد تجارت گر و مبتکر نه تنها برای دستیابی به موفقیت مادی، بلکه همچنین برای به جای گذاشتن اثر خود در تاریخ سرزمین مادری خود تلاش کرده اند، به خاطر کارهای خوب خود به یاد می آیند و احترام می گذارند."

« فعالیت موفق هر جامعه حرفه ای در درجه اول درک و حمایت اتحادیه های دوستانه، شرکت در رویدادها و پروژه های مشترک است.».

« البته هدف بزرگ شما شهر تمیز و راحت برای مردم است».

یا مشکلی را بیان کنید که به طور خاص برای مخاطب شما بسیار مرتبط است:

شما به عنوان یک شهردار عاقل احتمالاً نگران پیاده‌روی آشفته کودکان در سنین مختلف در مکان‌های نامناسب هستید که منجر به افزایش تصادفات رانندگی و افزایش جرایم کودکان می‌شود.»

"دپارتمان شما تماس های مکرر بیشتری در مورد مسائل غیر اصلی دریافت کرده است که زمان کاری ارزشمند زیادی را می گیرد."

نشان دهید که چگونه درخواست شما می تواند به تحقق این فرصت کمک کند:

« و امروز که کشور ما متکی به جوانان است، یافتن امری ضروری و مقدس تر از کمک به مردان و زنان جوان خانواده های محروم دشوار است. در شهر ما کسانی هستند که قبلاً چنین کمک هایی را ارائه می دهند - تحت نظارت دفتر شهردار، مرکز خیریه ما "میراث" با کمک های مردمی کار می کند و به نوجوانان مشکل صنایع دستی عامیانه آموزش می دهد. ».

یا برای حل مشکل:

تجهیز مکان‌های تخصصی برای گذراندن وقت کودکان در سنین مختلف به کاهش سطح جرایم کودکان و به حداقل رساندن تصادفات جاده‌ای کودکان کمک می‌کند.

اهمیت درخواست را شرح دهید

وقتی چیزی برای ارائه به مخاطب وجود ندارد یا در چارچوب این درخواست نامناسب است، بهتر است مخاطب را به روز کنید. در اینجا باید وضعیت را تا آنجا که لازم است توصیف کنید تا ارتباط درخواست و اهمیت اجرای آن را درک کنید. اهمیت درخواست باید به گونه ای توصیف شود که "روح را لمس کند". اگر درخواست در دسته "لمسی" قرار نمی گیرد، باید رابطه علت و معلولی را به مخاطب نشان دهید، که اطمینان حاصل می کند که مخاطب درخواست را برآورده می کند.

«از (تاریخ)، طبق قرارداد اجاره شماره X، اجاره بهای 1 متر مربع 20 دلار است. در روز طی سه ماه گذشته، به دلیل بی ثباتی اقتصادی و ناآرامی های اجتماعی، فعالیت های تجاری کاهش یافته است. متوسط ​​سود حاصل از معامله 10 دلار است. در روز که حتی برای پرداخت اجاره نیز کافی نیست. اگر تدابیری اتخاذ نشود، کارآفرینان خصوصی مجبور می‌شوند فروشگاه‌های خرده‌فروشی خود را ببندند، که ممکن است بر درآمد شما تأثیر منفی بگذارد.»

بنابراین، باید برای گیرنده روشن کنید که انجام درخواست، چشم انداز دریافت مزایای مادی یا غیر مادی را به همراه دارد.

مرحله 4. بیانیه درخواست

وقتی مخاطب آماده شد، می توانید درخواست واقعی را بیان کنید. متن درخواست باید کاملاً مختصر و بسیار واضح باشد. در هیچ موردی نباید ابهام یا کم بیانی وجود داشته باشد. به عنوان مثال، اگر ما در مورد کاهش اجاره صحبت می کنیم، مهم است که نشان دهیم تا چه سطحی:

ما از شما می خواهیم تا زمانی که وضعیت به 5 دلار تثبیت شود، سطح اجاره را کاهش دهید. در هر متر مربع در روز.”

اگر در مورد ارائه خدمات صحبت می کنیم، پس درخواست را تا حد امکان مشخص کنید و تاریخ های مورد نظر، موضوع قیمت و غیره را مشخص کنید:

« برای تجهیز کارگاه سفالگری به کوره پخت سرامیک نیازمندیم - از شما می خواهیم در خرید آن ما را یاری فرمایید. هزینه اجاق گاز با نصب 998 هزار روبل است».

در این مثال، کاملاً مشخص نیست که چه نوع کمکی از مخاطب مورد نیاز است. بهتر است درخواست را به طور خاص تر فرموله کنید: از شما تقاضا داریم با واریز 333 هزار تومان به حساب بانکی شرکت تولید و نصب کوره، ما را در خرید کوره پخت سرامیک یاری کنید.

هر چیزی که شما بخواهید، گیرنده باید دقیقا بداند که چه زمانی، چه، چه مقدار و با چه قیمتی می خواهید دریافت کنید. یک درخواست تعمیم یافته بیشتر در معرض خطر رد است، زیرا گیرنده همیشه زمان و تمایلی برای پرداختن به جزئیات ندارد. علاوه بر این، با انتقال ابتکار عمل به گیرنده، خطر نرسیدن به خواسته خود را دارید.

به عنوان مثال، کارآفرینان خصوصی نامه ای نوشتند و خواستار کاهش اجاره بها شدند، اما نشان ندادند که می خواهند اجاره بها را تا چه حد کاهش دهند:

ما از شما می خواهیم تا زمانی که وضعیت تثبیت شود، اجاره بها را کاهش دهید.

در نتیجه، آنها کاهش اجاره را دریافت کردند، اما فقط اندکی (1٪ از موجودی). بنابراین، درخواست آنها پذیرفته شد، اما تغییر چندانی در موضع مبتکران نامه ایجاد نکرد.

در برخی موارد می توان متن درخواست را پررنگ کرد تا در متن برجسته شود، اما از این تکنیک زیاد استفاده نکنید.

مرحله 5: درخواست خود را خلاصه کنید.

درخواست خود را تکرار کنید و تاکید کنید که در صورت برآورده شدن درخواست، دریافت کننده چگونه سود خواهد برد. درخواست باید تا حدودی اصلاح شود. بهتر است یک جمله بر اساس این طرح بسازید: "اگر درخواست را برآورده کنید، خوشحال خواهید شد."

اگر در نیمه راه با ما روبرو شوید و تا زمانی که وضعیت منطقه تثبیت شود، اجاره بها را کاهش دهید، نه تنها می توانید بیش از 150 شغل را نجات دهید، بلکه به دلیل نبود کامل رانت متحمل خسارات جهانی نخواهید شد.

اما ممکن است گزینه های دیگری نیز وجود داشته باشد:

می توانید مطمئن باشید که هر روبل کمک های خیریه شما به یک هدف خیر می رسد و به کودکان در شرایط دشوار کمک می کند تا به شهروندان شایسته تبدیل شوند.

مطمئن باشید لبخند هر کودکی موجب رضایت اخلاقی شما از کار دشوارتان خواهد شد و تلاش و کوشش شما سرمایه ای برای شهروندان شایسته و شاد آینده ای نزدیک است.

نکته اصلی تکرار معنای درخواست و مزایای تحقق آن است. منفعت نباید مادی باشد. به یاد داشته باشید که مخاطب یک شخص است و احساسات با او بیگانه نیستند.

مثال:

و طراحی نامه را فراموش نکنید - این "چهره" سازمان است. اگر مبتکر درخواست نامه یک سازمان باشد، چنین نامه ای با امضای مدیر یا شخص مجاز بر روی سربرگ تنظیم می شود. اگر شما یک شخص خصوصی هستید، کافی است در ترتیب عناصر نامه، هنجارهای اساسی را رعایت کنید. این جزئیات از نظر حقوقی و روانی برای مخاطب و شکل گیری تصویر صحیح از فرستنده بسیار مهم است.

	-
	-	هر روز صدها پیشنهاد، درخواست و سایر نامه های تجاری ارسال کنید، اما آیا با پیام خود به نتیجه مطلوب نمی رسید؟ نمی دانید چگونه به طور محجوبانه و مؤدبانه تعهدات خود را به گیرنده یادآوری کنید؟ سپس آموزش آنلاین مطمئنا به شما کمک خواهد کرد "مهارت های نوشتن تجاری"! می توانید در هر زمان مناسب از آن عبور کنید.	-	-
	-