Порядок расчета среднесписочной численности сотрудников. Как рассчитать среднесписочную численность работников: формулы, примеры Калькулятор расчета среднесписочной численности за год

Не позднее 20 января 2017 года нужно успеть подать сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год.

Форма отчетности утверждена приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@.

Срок сдачи

Сведения о численности - это самый ранний отчет, который организации и индивидуальные предприниматели (в том числе на УСН), сдают в налоговую инспекцию по итогам 2016 года, - не позднее 20 января 2017 года. Это требование пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Причем организации представляют отчет как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии, что подтверждают представители Минфина России в письме от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390.

А вот индивидуальные предприниматели подают сведения о среднесписочной численности, только если привлекали персонал в прошедшем году (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248‑ФЗ).

То есть ИП без работников отчет о средней численности не сдает.

Как считать

Среднесписочная численность определяется на основании ежедневного учета списочной численности работников. Источником информации о ней обычно служат формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Списочная численность за каждый день должна соответствовать табелю учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13), на основании которого определяется, кто пришел и не пришел на работу. Показатель уточняется по приказам о приеме на работу (№ Т-1), переводе работников на другую работу (№ Т-5), предоставлении отпуска (№ Т-6), расторжении трудового договора (№ Т-8). Сведения можно почерпнуть из личной карточки (№ Т-2), расчетно-платежной ведомости (№ Т-49) и других документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Вычислить среднесписочную численность работников можно, следуя Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее - Указания). Чтобы определить среднесписочную численность за год, используйте формулу:

Среднесписочная численность работников за год = Среднесписочная численность работников за январь + Среднесписочная численность работников за февраль + ... + Среднесписочная численность работников за декабрь: 12

В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 (п. 81.10 Указаний).

В свою очередь, чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц, применяют формулу:

Среднесписочная численность работников за месяц = Среднесписочная численность сотрудников, отработавших полные рабочие дни + Среднесписочная численность сотрудников, отработавших неполные рабочие дни

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:

Среднесписочная численность сотрудников, отработавших полные рабочие дни = Списочная численность работников за 1-е число месяца + Списочная численность работников за 2-е число месяца + ... + Списочная численность работников за последнее число месяца: Количество календарных дней месяца

Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. При этом в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу.

Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в пункте 79 Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке, заключил трудовой договор и работает на дому (надомники) или принят на работу с испытательным сроком.

Какие работники учитываются

В списочной численности учитываются все работники, с которыми заключен трудовой договор и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу, за исключением внешних совместителей.

В списочной численности учитываются и отсутствующие на работе (командированные, заболевшие, направленные на обучение с отрывом от работы, находящиеся в отпуске, совершившие прогул и др.).

Категории тех, кто в списочную численность не включаются: внешние совместители, лица, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения, адвокаты.

При расчете среднесписочной численности не учитываются:

1. женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам
2. лица, находящиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из родильного дома, а также в допотпуске по уходу за ребенком
3. обучающиеся и поступающие в образовательные учреждения работники, находящиеся в допотпуске без сохранения зарплаты.

Кто не учитывается

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Количество человеко-дней, отработанных сотрудником, занятым неполный рабочий день = Количество отработанных часов сотрудником, занятым неполный рабочий день: Нормативная продолжительность рабочего дня

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Это следует из пункта 81.3 Указаний. Для удобства мы привели показатели в табл. 2 ниже. К примеру, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов, человеко-часы нужно делить на 8.

Продолжительность рабочего дня в часах

После того как определено количество человеко-дней, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день:

Среднесписочная численность сотрудников, отработавших неполный рабочий день = Общее количество человеко-дней, отработанных всеми сотрудниками, занятыми неполный рабочий день: Число рабочих дней в месяце

Пример расчета

Компания ООО «Эклер» зарегистрирована 15 октября 2016 года и с момента создания применяет упрощенную систему налогообложения. В организации установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня составляет 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила:

• с 15 октября до 20 ноября - 18 человек
• с 20 ноября до 31 декабря - 23 человека

В октябре и ноябре 2016 года в компании ООО «Эклер» отсутствовали сотрудники, работавшие неполный рабочий день. А 1 декабря был принят на условиях сокращенного рабочего дня помощник бухгалтера. В декабре он отработал по 4 часа 23 дня.

Рассчитаем по итогам 2016 года среднесписочную численность работников ООО «Эклер» следующим образом.

1. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен полный рабочий день, равна:
   - в октябре - 9,87 чел. (18 чел. × 17 дн. : 31 дн.)
   - в ноябре - 19,66 чел. (18 чел. × 20 дн. + 23 чел. × 10 дн.) : 30 дн.
   - в декабре - 23 чел. (23 чел. × 31 дн. : 31 дн.)
2. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, равна:
   - в декабре - 0,5 чел. (4 чел.-ч. × 23 дн. : 8 ч. : 23 дн.).
3. Месячная среднесписочная численность всех сотрудников равна:
   - в октябре – 9,87 чел.
   - в ноябре - 19,66 чел.
   - в декабре - 23,5 чел. (23 чел. + 0,5 чел.).
4. Среднесписочная численность сотрудников фирмы «Эклер» за 2016 год равна 4,42 чел. (9,87 чел. + 19,66 чел. + 23,5 чел.) : 12.

Как отчитаться

Сведения подают по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации, как ее заполнять, даны в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Сама форма состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или индивидуального предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» предназначена для наименования и кода инспекции. Ниже следует привести полное название организации в соответствии с учредительными документами либо ФИО предпринимателя.

Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1-4 отбрасывают. Форму подписывает руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, ставится печать и дата. При этом ФИО руководителя или представителя указывают полностью.

Срок подачи сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, как мы упомянули в начале статьи, - не позднее 20 января текущего года. То есть крайний срок подачи сведений по сотрудникам за 2016 год - 20 января 2017 года. Таковы требования пункта 3 статьи 80 НК РФ.

Обратите внимание: если фирма подаст сведения о среднесписочной численности с опозданием, налоговая инспекция может наложить одновременно два штрафа. На организацию - в размере 200 руб. и на ее руководителя - в размере от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179).

Предприниматель же, опоздавший сдать сведения по работникам, заплатит 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Для расчета среднесписочной численности работников используется порядок, установленный Росстатом РФ (приказ Росстата от 28.10.13 №428). Среднесписочную численность работников можно рассчитать за любой период (квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

Для расчета среднесписочной численности работников в 2016 году используется порядок, установленный Росстатом РФ (приказ Росстата от 28.10.13 №428). Среднесписочную численность работников можно рассчитать за любой период (квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

КБК по страховым взносам на 2016 год>>>

Учетная политика для ООО на ОСНО на 2016 год образец>>>

УСН в 2016 году изменения>>>

Источником информации является табель учета рабочего времени. Для того, чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за необходимый период (например, год), следует:

• рассчитать среднесписочную численность за каждый месяц, входящий в выбранный период;
• определить среднее значение из рассчитанных показателей по месяцам.

Расчет среднесписочной численности 2016

Расчет среднесписочной численности работников за каждый месяц периода компания осуществляет по следующему алгоритму

1. Необходимо определить списочную численность (СЧ) полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В рабочие дни списочная численность полностью занятых работников равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры (учитывая не явившихся на работу по причине временной нетрудоспособности, а также находящихся в командировках и отпусках). Однако в расчет данного показателя не включаются:

• внешние совместители;
• работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
• работники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске;
• работники, которые по соглашению с работодателем трудятся неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (не полностью занятые работники). При этом, работники, для которых сокращенная продолжительность рабочего времени установлена законом (например, занятых на "вредных" работах), не исключаются из расчета списочной численности полностью занятых работников.

Списочная численность за выходные и праздничные дни тождественна списочной численности на предшествовавший им рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, необходимо включать в расчет списочной численности за ближайшие субботу и воскресенье.

Физические лица, занятые только по гражданско-правовым договорам (договорам подряда), при расчете списочной численности не учитываются.

ССЧ полностью занятых работников за месяц = СЧ на 1 число месяца + СЧ на 2 число месяца + ... + СЧ на последнее число месяца) / количество календарных дней в месяце.

Пример: организацией заключены трудовые договоры с 5 работниками, которые трудятся полный рабочий день. В июле 2014 года 25 числа одна из сотрудниц отработала последний день перед выходом в декретный отпуск. ССЧ полностью занятых работников за июль 2014 года рассчитается следующим образом: (5+5...+5+5+5+4+4+4+4)/31=(5*27 + 4*4)/31=(135+16)/31=4,87.

3. Рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц. При этом рабочие дни, приходящиеся на период их болезни или отпуска, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.

Пример: работник по соглашению с работодателем трудится неполное рабочее время - по 5 часов в день 5 дней в неделю. В сентябре работник отработал 1 и 2 сентября, 3 сентября отработал 4 часа, а с 4 по 30 сентября был в отпуске. Количество часов, отработанных им за сентябрь (22 рабочих дня), составит 5 ч. x 2 дн. + 4 ч.x 20 дн. = 10+ 80 =90 часов.

4. После этого рассчитываем среднесписочную численность не полностью занятых работников за каждый месяц по формуле:

ССЧ не полностью занятых работников = количество часов ими отработанных / (продолжительность рабочего дня в часах * количество рабочих дней в месяце)

В организации установлены восьмичасовой рабочий день и пятидневная рабочая неделя. В сентябре 2014 года 22 рабочих дня. Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками в сентябре 2014 года, составляет 200 часов.

Среднесписочная численность не полностью занятых работников за сентябрь составит 1,14 чел. (200 ч. /(8 ч. x 22 дн.)).

5. Производим расчет среднесписочной численности всех работников за каждый месяц по формуле:

ССЧ за месяц = ССЧ полностью занятых работников + ССЧ не полностью занятых работников.

Полученный результат необходимо округлить до целых единиц по правилам математики: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более - округляется до целой единицы

Пример. Расчет среднесписочной численности всех работников за месяц

График работы организации - 5 дней в неделю по 8 часов в день. В июне 2014 года 19 рабочих дней. По состоянию на 01.06.2014 в организации по трудовым договорам работают 40 человек, из которых:

36 человек - на условиях полного рабочего времени;

двое - по внешнему совместительству;

двое по соглашению с работодателем трудятся на условиях неполного рабочего времени (отработали в июне 203 часа).

19 июня одна из работниц компании ушла в отпуск по беременности и родам. 23 июня на ее место принята другая работница.

Среднесписочная численность работников за июнь 2014 года рассчитывается следующим образом.

1. Списочная численность полностью занятых работников составляет:

2. Среднесписочная численность полностью занятых работников за июнь составит 35,87 чел. ((26 дн. x 36 чел. + 4 дн. x 35 чел.) / 30 дн.) = (936 + 140)/30 = 35,87 чел.).

3. Среднесписочная численность не полностью занятых работников составит 1,34 чел. (203 ч. / (8 ч. x 19 дн.)).

4. Среднесписочная численность всех работников за июнь 2014 года с учетом округления составит 37 чел. (35,87 + 1,34).

Как только рассчитали среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, можно рассчитать среднесписочную численность за соответствующий период по формуле:

ССЧ за период = (ССЧ 1 + ССЧ 2 +...+ ССЧ n)/ n, где n - количество месяцев в анализируемом периоде.

Полученный результаты округляется по правилам математики: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более - округляется до целой единицы.

Пример: бухгалтер рассчитал среднесписочную численность всех работников организации по месяцам. Рассчитанные значения составили:

за январь - 70 человек;

за февраль - 76 человек;

за март - 75 человек;

за апрель - 79 человек;

за май - 79 человек;

за июнь - 82 человека;

за июль - 88 человек;

за август - 95 человек;

за сентябрь - 100 человек;

за октябрь - 101 человек;

за ноябрь - 102 человека;

за декабрь - 102 человека.

Таким образом, среднесписочная численность работников организации за год с учетом округления составит 87 человек ((70 чел. + 76 чел. + 75 чел. + 79 чел. + 79 чел. + 82 чел. + 88 чел. + 95 чел. + 100 чел. + 101 чел. + 102 чел. + 102 чел.) / 12).

И в конце хотелось бы напомнить о санкциях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ, а также и КоАП РФ за непредоставление сведений о среднесписочной численности работников:

организация может быть оштрафована на основании статьи 126 Налогового кодекса РФ (200 руб.);

должностное лицо может быть оштрафовано на основании статьи 15.6 КоАП РФ (от 300 руб. до 500 руб.).

Кроме того, непредставление сведений о среднесписочной численности может рассматриваться налоговым органом как отягчающее обстоятельство при рассмотрении решений о привлечении к ответственности по статье 126 НК РФ и повлечь начисление штрафных санкций в двойном размере в будущем (в случае выявления налоговым органом иных аналогичных нарушений).

Первым отчетом, который представители бизнеса подают в 2016 году, являются данные о среднесписочной численности (ССЧ) работников. При этом учреждения готовят отчет в обязательном порядке, а индивидуальные предприниматели только при условии привлечения персонала.

Особенности расчета

Принципы расчета показателя определены приказом Росстата. Численность за год рассчитывается по следующей формуле:

(ССЧ (месяц1) + ССЧ (месяц2) + … + ССЧ (декабрь)) / 12;

Если компания осуществляла свою деятельность не полный год, формула остается без изменений. Знаменатель является константой, даже если компания осуществляет свою деятельность всего несколько месяцев.

ССЧ за определенный месяц рассчитывается как сумма ССЧ сотрудников, которые отработали полный и неполный день. При этом расчет показателя для каждой категории сотрудников имеет свои особенности.

Полный рабочий день

ССЧ работников с полной занятостью определяется как сумма ССЧ на каждую дату, разделенная на общее количество дней. При этом не имеет значения, какой характер работы выполнял сотрудник: сезонная, постоянная, временная и т.д. Кроме того, участвуют в расчете работники, которые находятся на больничном или в командировке. Также учитываются работники, которые осуществляют деятельность на дому.

Список лиц, которые не принимают участие в расчете:

• внешние совместители;
• собственники без зарплаты (если собственник находится в штате, то попадает в расчет на общих основаниях);
• отпускники по беременности или по уходу за ребенком;
• учащиеся, которые находятся в отпуске за свой счет или были направлены для прохождения обучения самой компанией;
• сотрудники, которые написали заявление на увольнение;
• лица, осуществляющие свою деятельность в рамках договоров гражданско-правового характера;
• переведенные на работу в другие учреждения.

Неполный рабочий день

Для расчета ССЧ для сотрудников, которые осуществляли свою деятельность неполный день, потребуется определить количество человеко-дней. Показатель рассчитывается для каждого работника отдельно: общее количество отработанных часов / фиксированный норматив продолжительности рабочего дня.

Полученный результат умножается на число отработанных дней в течение месяца. После этого можно определить ССЧ для работников с неполным рабочим днем.

Пример расчета

В компании ХХХ применяет 40-часовую рабочую неделю (8 часов в день). Дата регистрации организации – 17 ноября. В период с 17 ноября по 30 ноября 25 сотрудников работало полный день, с 1 по 31 декабря – 28.

В декабре в компании неполный рабочий день работал 1 сотрудник – 22 дня по 5 часов. Таким образом, среднесписочная численность для организации составит:

ССЧ (полный рабочий день):

ноябрь = (25 чел. х 14 дней) / 30 дней = 11,67;

декабрь = (28 чел. х 31 день) / 31 день = 28.

ССЧ (неполный день):

декабрь = 5 чел.-часов х 22 дня / 8 часов / 22 дня = 0,63.

Помимо расчета показателя, немаловажное значение имеет порядок подачи отчетности. При этом представителям бизнеса стоит учитывать сроки и возможные санкции.

Нюансы отчетности

Данные о среднесписочной численности сотрудников подаются по итогам предыдущего года, что остается без изменений в 2016 году. Для этого потребуется заполнить соответствующую форму отчета, которая включает в себя следующие сведения:

1. ИНН и КПП компании или ИП.
2. Код и название соответствующей инспекции, в которую представляется отчет.
3. Название организации или ФИО предпринимателя.
4. ССЧ в целых единицах. Если присутствует дробная часть, применяются стандартные правила округления.
5. Полное ФИО руководителя компании или ИП, дата, подпись и печать.

Заполненный отчет за предыдущий год подается до 20 января. Исключение составляет вновь зарегистрированные организации, которые подают дополнительный отчет до 20-го числа следующего после создания месяца. При ликвидации компании сведения подаются не позднее даты снятия с учета.

Несвоевременная подача отчетности приведет к штрафным санкциям:

• для компании – 200 руб. для самой организации и еще 300-500 руб. для руководителя;
• для ИП – только 200 руб.

Бланк отчетности по среднесписочной численности в 2016 году остался без изменений, его можно скачать на нашем сайте.

Существенные детали

Ежегодная подача отчета ССЧ имеет ряд своих особенностей. Для корректного расчета ССЧ и заполнения отчетности стоит учитывать следующие важные нюансы:

1. Данную отчетность подают все компании. Для ИП это является обязательным, если присутствуют наемные работники. Данная норма вступила в действие с 2014 года.
2. Сведения по ССЧ не обязательно сдавать в электронной форме, если у компании менее 100 сотрудников. В другом случае используется только электронная отчетность. Если такая компания сдаст отчет в бумажной форме, инспекция не будет принимать ее к рассмотрению.
3. Если у компании не меняется количество работников, она все равно ежегодно представляет отчет. Сведения подаются вплоть до ликвидации организации.
4. Компания и ее обособленные подразделения подают отчет в одну и ту же инспекцию, в которой зарегистрирована головная компания. ИП сдают заполненный отчет по месту проживания.
5. Если отчетность была сдана с ошибками, лучше дополнительно подать правильные сведения. Это поможет избежать недоразумений и штрафных санкций.
6. В расчете учитываются работники, которые приняты на место сотрудника, находящегося в декретном отпуске.
7. Отчетность в бумажной форме можно подать как лично, так и через доверенное лицо, которое заверено соответствующим образом. Кроме того, можно отправить заполненный бланк ценным письмом, что значительно упрощает процесс.
8. При осуществлении промежуточных расчетов для различных категорий сотрудников ССЧ не округляется. Только итоговая цифра, которая переносится в отчет, округляется до целой части.

Первым регулярным отчетом представителей бизнеса являются сведения ССЧ. Заполненный бланк подается до 20 января, в противном случае компанию или ИП ожидают штрафные санкции. При этом отчет подают все организации и предприниматели, которые имеют наемных работников.

Расчет показателя осуществляется по формуле и имеет ряд своих особенностей. Годовой показатель определяется как сумма ССЧ за месяц, разделенная на 12 месяцев. Некоторые категории сотрудников не участвуют в расчете, что не помешает учесть представителям бизнеса.

Для корректного заполнения и подачи отчетности потребуется учесть нюансы, предусмотренные в действующем законодательстве.

Сведения о среднесписочной численности работников сдают в налоговую инспекцию по итогам года – не позднее 20 января (п. 3 ст. 80 НК РФ). То есть сведения за 2015 года нужно подать не позднее 20 января 2016 года. Причем компании обязаны отчитаться как при наличии наемных работников, так и при их отсутствии (письмо Минфина России от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390). А вот предприниматели подают такие сведения, только если привлекали персонал в прошлом году (п. 23 ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ). Подробнее о том по какой формуле рассчитывать нужные сведения и в какой форме их подавать в 2016 году читайте далее.

По какой формуле рассчитать среднесписочную численность сотрудников

Определить среднесписочную численность работников за 2016 год можно, следуя Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее -- Указания). Чтобы узнать, какова среднесписочная численность за год, используйте формулу:

Если компания вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована в середине года), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 (п. 81.10 Указаний).

Чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц применяют формулу:

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:

Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. В свою очередь в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в пункте 79 Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке или принят на работу с испытательным сроком.

А вот лица, которых в расчет включать не нужно, перечислены в пунктах 80 и 81 Указаний. Они приведены в таблице 1.

Таблица 1. Перечень лиц, которых не учитывают при расчете среднесписочной численности

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю и приведена в таблице 2 (п. 81.3 Указаний).

Таблица 2. Продолжительность рабочего дня в часах

После того как определены человеко-дни, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день, вот так:

Пример. Расчет среднесписочной численности работников в 2016 году

ООО «Рандеву» зарегистрировано 15 октября 2015 года. В организации установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня -- 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила:

• с 15 октября до 20 ноября -- 20 человек;
• с 20 ноября до 31 декабря -- 23 человека.

В октябре и ноябре в ООО «Рандеву» отсутствовали сотрудники, работавшие неполный рабочий день. 1 декабря принят на условиях сокращенного рабочего дня помощник бухгалтера. В декабре он отработал по 4 часа 23 дня.

По итогам 2015 года бухгалтер ООО «Рандеву» рассчитала среднесписочную численность работников за 2015 год следующим образом.

1. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен полный рабочий график, равна:

• в октябре -- 10,97 чел. (20 чел. x 17 дн. : 31 дн.);
• в ноябре -- 21 чел. (20 чел. x 20 дн. + 23 чел. x 10 дн.) : 30 дн.;
• в декабре -- 23 чел. (23 чел. x 31 дн. : 31 дн.).

2. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, равна:

• в декабре -- 0,5 чел. (4 чел.-ч. x 23 дн. : 8 ч.. : 23 дн.).

3. Месячная среднесписочная численность всех сотрудников равна:

• в октябре - 10,97 чел.;
• в ноябре -- 21 чел.;
• в декабре -- 23,5 чел. (23 чел. + 0,5 чел.).

4. Среднесписочная численность персонала ООО «Рандеву» за 2015 год равна 4,62 чел. (10,97 чел. + 21 чел. + 23,5 чел.) : 12.

Сведения о среднесписочной численности сотрудников ООО «Рандеву» за 2015 год нужно сдать не позднее 20 января 2016 года.

Как отчитаться о среднесписочной численности

Сведения о среднесписочной численности работников сдают по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. О том как ее заполнить сказано в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Форма состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» -- предназначена для наименования и кода инспекции. Далее приводят полное название организации либо ФИО предпринимателя.

Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1--4 отбрасывают.

Показатель «среднесписочная численность сотрудников за 2016 год» является одним из ключевых для компании. Так как оказывает влияние на право применения того или иного режима налогообложения, использование систем ТКС при сдаче отчетности, освобождение от налога на добавленную стоимость и т.д. В статье мы расскажем, как посчитать и отчитаться о численности работников.

Кто должен сдавать сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год

Отчитываться о среднесписочной численности работников должны:

• организации, в том числе вновь созданные или реорганизованные, независимо от организационно-правовой формы собственности, используемой системы налогообложения, а также наличия сотрудников (письмо Минфина России от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).
• индивидуальные предприниматели, если в течение отчетного периода хотя бы один сотрудник работал по трудовому договору (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ).

Нулевые декларации, если сотрудников не было, сдавать не нужно (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Куда отчитываться о численности работников

Декларацию о среднесписочной численности сотрудников необходимо предоставить в ИФНС:

• по месту регистрации юридического лица;
• по месту регистрации индивидуального предпринимателя.

Работники обособленных подразделений включаются в налоговую декларацию головного офиса и предоставляются по месту его регистрации (письмо Минфина России от 14.02.2012 № 03-02-07/1-38).

Среднесписочная численность работников за 2016 год: как считать

В среднесписочной численности учитываются все, кто работает по трудовому договору. При этом характер работы, которую они выполняют, значения не имеет. Это может быть постоянная, временная или сезонная работа.

Перечни работников, которые не включаются в расчет численности, указаны в пунктах 79-80 Указаний (утв. приказом Росстата от 28.10.2013 № 428). Например, к ним относятся:

• внешние совместители;
• сотрудники, которые учатся в образовательных учреждениях и находятся в дополнительных отпусках без сохранения зарплаты;
• сотрудники, командированные за границу;
• сотрудники в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
• сотрудники, которые взяли отпуск за свой счет для поступления в вуз;
• сотрудники, которые подали заявление об увольнении и больше не вышли на работу, а также тех, кто прекратил работу без предупреждения - их не учитывают с первого дня невыхода на работу;
• внештатные работники, предприниматели, адвокаты, с которыми организация заключила гражданско-правовые договоры;
• граждане, с которыми заключен ученический договор;
• учредители без трудового договора.

Среднесписочная численность работников за 2016 год рассчитывается по формуле:

Среднесписочная численность работников за год = (Среднесписочная численность работников за январь + … + Среднесписочная численность работников за декабрь) : 12

Среднесписочная численность полностью занятых работников = (Среднесписочная численность полностью занятых работников на 1-е число месяца + … + Среднесписочная численность полностью занятых работников на последнее число месяца) : Количество календарных дней в месяце

Среднесписочная численность не полностью занятых работников = Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц: Обычная продолжительность рабочего дня в компании (в часах) х Количество рабочих дней в месяце

Когда и как надо отчитываться о численности работников

Сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год надо представлять по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению бланка изложены в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Образец заполнения представлен ниже.

Вновь созданные организации сдают сведения не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации или реорганизации. За первый год такие компании подают декларацию по среднесписочной численности работников дважды: после реорганизации или постановки на учет в ИФНС и по итогам года. На индивидуального предпринимателя такие требования не распространяются.

При ликвидации организации и ИП сведения о среднесписочной численности работников необходимо сдать не позднее официальной даты закрытия.

За непредставление в срок сведений о численности работников предусмотрен штраф в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).