Меню
ГлавнаяЗдоровье

Документы бухучет. Первичные документы – подтверждение факта хозяйственной операции

Хозяйственные операции предприятий оформляются документами первичного учета. Запись производится в момент совершения операции или сразу по ее окончании. Предприятия заполняют первичные формы сплошным способом, путем документирования всех объектов и операций.

Документы ведутся на бумажном носителе или в электронном виде с последующим выводом их на бумажный носитель. Если электронная форма заверена подписью, бумажный носитель является копией. После 19 июня 2015 года разрешен электронный документооборот между предприятиями, имеющими взаимную договоренность.

Определение и понятие данной документации

Под первичными документами понимают формы, на основании которых учитывают :

  • Прием и выдачу ТМЦ, денежных средств, прочих активов, участвующих в ведении деятельности.
  • Оформление прихода основных средств.
  • Выдачу подотчетных средств, ценных бумаг, средств оплаты труда.
  • Оформление оказанных услуг, выполненных работ.
  • Ведение кадрового учета.
  • Иные действия и операции деятельности предприятия.

О том, что такое первичные бухгалтерские документы, смотрите в следующем видеоматериале:

Законодательное регулирование вопроса и основные правила оформления

Порядок оформления и ведения первичной документации регулируются законом «О бухгалтерском учете».

К составу информации на документах необходимо относиться ответственно. Документы лежат в основе бухгалтерской отчетности и налогообложения.

Формы имеют юридическую силу при наличии обязательных реквизитов :

  • Наименование формы.
  • Дата составления.
  • Данные экономического субъекта.
  • Содержание операции.
  • Натуральное и стоимостное выражение факта хозяйственной деятельности.
  • Данные лица, заверившего документ.
  • Подпись ответственного лица.

Отсутствие любого из реквизитов не позволяет применить документ в учете. Данные первичного учета должны быть документально подтверждены и экономически оправданы.

При составлении форм работники предприятий могут допустить ошибки и неточности.

Допускается исправление ошибочной записи в следующем порядке:

  • Перечеркивание неверного текста. Ошибочные данные должны быть доступны для чтения.
  • Внесение рядом правильной записи и комментариями: «Верно» или «Исправленному верить».
  • Проставление даты исправления.
  • Заверение текста подписью с расшифровкой данных лица, внесшего исправления.

В связи с возможностью заполнения одного бланка в машинописном и ручном виде, исправления могут производится и в документах, распечатанных с использованием специализированных программ.

Первичные документы могут иметь некорректные формы исполнения в виде:

  • Отсутствии печати. В связи внесением допущения о возможности оформления документации без использования печати предприятие может выдавать формы без оттиска. Для предотвращения претензий со стороны налоговых органов право необходимо закрепить в локальных внутренних актах и договорах.
  • Факсимильной подписи. Право применения факсимиле необходимо согласовывать с партнерами. Налоговые органы не принимают факсимильные документы.
  • Подписей лиц, не указанные в приказах. Данную оплошность можно исправить , указывающих на право подписи документов лицами, составляющими формы.

За отсутствие документов бухгалтерского учета или использование форм, составленных с недостаточными данными и используемые в налогообложении, налагается штраф согласно ст. 120 НК РФ.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Особенности составления форм

Компания может использовать унифицированные формы или разработать их самостоятельно.

Перечень применяемых документов утвержден в приложении к учетной политике предприятия.

Не допускается самостоятельно разрабатывать документы для ведения:

  1. Кассового учета.
  2. Расчетов с использованием техники ККМ.
  3. Транспортных перевозок.

Не заменяются иные документы, разработанные министерствами для узкоспециализированного использования. Например, не меняются предприятиями бланки стандартного образца, утвержденные Минтрансавто.

Практика показывает, что предприятия преимущественно используют бланки унифицированных форм. При разработке компанией самостоятельно бланков учета соблюдается порядок действий :

  • Включение обязательных реквизитов.
  • Утверждение бланков в порядке документооборота, установленном учетной политикой.
  • Информирование ИФНС о применении бланков.
  • Согласование форм документов с партнерами и приложение бланков к договору. Для партнеров, использующих формы в расчете налогов, необходимо иметь подтверждение законности и юридической силы документов.

Виды используемых форм зависят от профиля деятельности предприятия.

Что входит в перечень данных документов

Формы первичного учета группируются по видам операций .

Предприятия в учете используют :

Значительная группа первичных документов предназначена для ведения кадрового учета.

Сроки хранения

Предприятие должно обеспечить сохранность документов первичного бухгалтерского учета в течение 5 лет. Формы могут быть востребованы для уточнения данных и для подтверждения правильности ведения учета, уплаты налогов в бюджет при проверке.

Исключения составляют формы, подтверждающие выплаты заработной платы сотрудникам. Карточки учета, приказы по кадрам, ведомости хранятся в течение 75 лет.

Хранение осуществляет предприятие или городской архив.

Нюансы оборота данных документов изложены в следующем видеосюжете:

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018-2019 годах может быть таким:

  1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).
  1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите .

  1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

  1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, - здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
  • Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 - при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС» .

  • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец» .

  • Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС» .

  • Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец» .

  • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец» .

  1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018-2019 годов:
  • Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» .

  • Расходный кассовый ордер.
  1. Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте .

  1. Авансовый отчет.
  1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте .

  1. Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки - образец» .

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 - список был предложен выше:

  • Договор . Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
  • Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
  • Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2018-2019 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

  • название документа;
  • дата, когда такой документ был составлен;
  • информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
  • суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
  • денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
  • сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

  • Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
  • Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
  • Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

  • книги;
  • карточки;
  • свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

  • Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
  • Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
  • Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

  • синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
  • аналитические регистры (платежная ведомость);
  • комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)» .

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

Бухгалтерский учёт финансовой деятельности начинается с принятия правильно оформленных первичных документов. Это обусловлено действующим законодательством и необходимо самому хозяйствующему субъекту, его партнёрам и проверяющим органам. Факты хозяйственной жизни, подтверждённые первичными документами, легко доказать. В конфликтных ситуациях такое подспорье, как грамотно оформленная документация бухгалтерии, поможет решить дело в пользу компании.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйствующие субъекты отчитываются перед государством об итогах финансовой деятельности с помощью регистров бухгалтерского учёта, в которых отражены все особенности работы организации.

Бухгалтерский учёт начинается с принятия и обработки первичных документов.

Первичные документы (чеки, товарные накладные, акты, счета-фактуры и прочее) представляют собой неопровержимые доказательства наступления событий финансовой жизни, которые влияют на итог финансовой деятельности. Они устанавливают и подтверждают ответственность за выполненные хозяйственные операции.

Правила оформления «первички»

Первичные документы содержат обязательную информацию (реквизиты):

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов.

Подлинность сведений этих документов, обеспечивают те, кто их подписал.

Каковы требования к заполнению и оформлению учётных документов

Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

пункт 5 статьи 9

Заполняют первичные документы вручную - авторучками и с помощью технических средств, позволяющих сохранить записи во время продолжительного хранения в архиве. Нельзя заполнять «первичку» простым карандашом. Все незаполненные позиции прочёркивают.

Руководитель с одобрения главного бухгалтера назначает лиц, которые подписями заверяют реальность и законность данных первичных документов.

При приёме в бухгалтерию, проверяют наличие обязательной информации, безошибочность расчётов и делают отметку, чтобы предотвратить их повторное принятие.

Перечень платёжных документов

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учёту документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт статьи 9

Каждое финансовое событие подтверждают соответствующими видами первичных документов.

Например, принятие и отчуждение товаров оформляют накладными. Поступление и убытие денежных средств через банк документируют платёжными поручениями. Движение денег через кассу подтверждают кассовыми ордерами. Выезд водителей на линию сопровождают путевыми листами.

Формы платёжных поручений и кассовых ордеров утверждены законодательно. Они должны полностью соответствовать утверждённым образцам. Позиции этих документов оформляют строго по инструкции, устанавливающей правила для заполнения. Не допускается составление платёжных поручений и кассовых ордеров в произвольной форме и оформление платёжных операций через банк или кассу другими документами.

По какой форме должна оформляться «первичка»

Образцы законных форм платёжных документов приведены на фотографиях ниже.

Платёжные поручения заполняются с участием банка.

Приходный кассовый ордер подписывают только работники бухгалтерии. Лицу, которое внесло деньги, выдают квитанцию, отрезанную от конкретного ордера. Она подтверждает факт внесения денег по этому ордеру.

Расходный кассовый ордер, кроме главного бухгалтера и кассира, подписывает руководитель и получатель денег. Если у ИП нет бухгалтера, он подписывает документы самостоятельно. Так подтверждают целевое назначение выданной суммы.

Как заполнять товарные документы

При документировании факта реализации обычно применяют товарную накладную. Она содержит сведения о наименованиях, адресах, банковских реквизитах сторон, присвоенном номере, дате сделки, названиях товаров, их цене, количестве, стоимости, единицах измерения, сумме начисленного налога, прилагаемых документах. Подписывают её лица, уполномоченные руководителями каждой стороны сделки. Подписи обязательно расшифровывают, указывают должности, фамилии и инициалы. На накладных после заполнения ставятся печати обеих сторон.

Форма накладной представлена ниже.

В случае передачи товара через перевозчика обычно оформляют товарно-транспортную накладную - документ, подтверждающий трёхстороннюю сделку между продавцом, покупателем и перевозчиком. Продавец передаёт товар перевозчику. Перевозчик принимает товар у продавца, перевозит и передаёт покупателю. Покупатель принимает товар у перевозчика. Таким способом подтверждается факт перехода права собственности от покупателя к продавцу.

Налогообложение операций на общей системе

Лица, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, по каждой реализации оформляют счёт-фактуру, который не является первичным документом бухгалтерского учёта. Он не подтверждает факт реализации, поскольку подписывается только одной стороной сделки. Начисленный продавцом в счёте-фактуре налог не влияет на финансовый результат продавца, потому что продавец не уплачивает этот НДС. Покупатель не принимает счёт-фактуру к бухгалтерскому учёту, потому что он подписан лицом, не отвечающим перед ним за достоверность данных - представителем продавца.

Не признают первичным документом счёт на оплату продукции, выставляемый продавцом. Он не доказывает наступление события, влияющего на финансовый результат, не подтверждает сделку - подпись одной стороны, не подтверждает платёж.

Относится ли договор к первичным документам

Многие события хозяйственной жизни сопровождаются договорами, которые, как правило, фиксируют намерения участников и не подтверждают каждую финансовую операцию. Например, договоры поставки устанавливают обязательства одной стороны, до установленного срока поставить определённое количество продукции, а другой - принять и оплатить. Поскольку договорами определяются не имевшие места события, то их не принимают к бухгалтерскому учёту.

Что бухгалтер должен знать о формах «первички»

Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт 4 статьи 9

В перечень организаций государственного сектора входят:

  • государственные (муниципальные) учреждения;
  • государственные органы;
  • органы местного самоуправления;
  • структуры управления государственных внебюджетных фондов;
  • органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов.

Для этих лиц формы первичного учёта утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (ред. от 16.11.2016).

Среди поименованных в этом приказе форм нет счетов-фактур и договоров. Приобретение и отчуждение документируется накладными и актами.

Пример одной из накладных, оформляемых всеми государственными организациями, приведён ниже.

Как оформляют исправления в учётных документах

В первичном учётном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта. Исправление в первичном учёном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт 7 статьи 9

Для исправления ошибки зачёркивают неправильное и надписывают правильное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте (утверждённое Минфином СССР 29.07.1983 № 105)

Каждое исправление подтверждают:

  • дата исправления;
  • подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление;
  • указание фамилий и инициалов лиц, составивших документ либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отсутствие любого реквизита из списка делает исправление незаконным.

Пример исправления в накладной представлен на фото.

Чтобы исправление имело бесспорную юридическую силу, его оформляют следующим образом. На свободных полях документа делают надпись: «Исправленному с» и записывают то, что оказалось неверным. Продолжают: «на» и записывают то, что считают правильным. Затем пишут: «верить», указывают дату, ставят подписи ответственных лиц, их фамилии и инициалы. При таком оформлении исправления исключены поправки, не согласованные с подписавшими.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Цель: Сформировать у обучающегося знания по основным видам бухгалтерских документов.

Обязательным условием метода документации является отражение фактов хозяйственной деятельности в первичных документах в момент их совершения. Документальность ведения учета придает юридическую обоснованность бухгалтерской информации.

Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация.

Документация является основой бухгалтерского учета и заключается в сплошном непрерывном отражении всех хозяйственных операций, проводимых организацией в бухгалтерских оправдательных документах.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение.

Документы имеют правовое и контрольное значение. В первом случае они используются в качестве доказательства при возникновении споров между организациями и физическими лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях, служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы и др. во втором случае документы будут исключать случаи хищения, являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий и анализа работы организации.

Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, сформулированы в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Первичный бухгалтерский документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершении хозяйственной операции, которые называются реквизитами.

Реквизиты делятся на: обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты придают бухгалтерским документам юридическую силу. К ним относятся:

Наименование документа (формы), код формы;

Дата составления документа;

Наименование организации;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильностью ее оформления;

Подписи должностных лиц.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов.

В зависимости от характера операций, технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены:

Номер документа;

Основание для совершения хозяйственной операции;

Адрес и телефон организации;


Расчетные счета организации и др.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных документов при соблюдении установленных требований.

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные.

Записи в документах ведутся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Производить записи простым карандашом не разрешается. Документ должен быть заполнен четко, без помарок. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Для правильного использования в учетном процессе документы классифицируют по следующим однородным признакам: назначению; месту составления; способу отражения; объему содержания операций.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинирования.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Например, распоряжение на проведение инвентаризации, платежное поручение банку на перечисление денежных средств и др. на основании распорядительных документов не делают учетных записей, так как операция еще не совершена.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Ими могут служить: счета, подтверждающие произведенные расходы, накладные на получение ценностей. Эти и аналогичные документы составляются в момент совершения операции и являются основанием для отражения ее на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии и служат основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. К ним относятся: бухгалтерские справки, разные виды расчетов (амортизационных отчислений по основным средствам, нематериальным активам и др.).

Комбинированные документы - одновременно выполняют функции, свойственные двум и более охарактеризованным выше типам документов. Например, один документ может сочетать функции распорядительного и оправдательного документа или функции оправдательного и бухгалтерского оформления. К числу комбинированных можно отнести приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на заработную плату и др. их применение уменьшает количество записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов.

По месту составления различают документы внутренние и внешние.

Внутренние считаются документы, составляемые и используемые для оформления операций, совершенных внутри данной организации. К ним относятся накладные на внутреннее перемещение материально-производственных запасов, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные.

В первичных документах фиксируют одну или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения или непосредственно после их окончания. Примером первичных документов могут служить: чеки на получение денег из банка, накладные на отпуск материальных ценностей и др.

Сводные документы составляются на основании нескольких ранее оформленных однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей. Сводными документами являются, например, кассовый отчет (составляют на основании документов, подтверждающих поступление и расходовании денег), товарный отчет (составляют на основании товарных документов). Сводные документы позволяют существенно уменьшить число бухгалтерских проводок: вместо проводок на каждый отдельный документ составляется общая проводка по итогу сводной ведомости, объединяющей данные большого числа первичных документов.

По объему содержания операций первичные документы подразделяют на две группы: накопительные и разовые.

Разовым документом оформляют одну операцию в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения, например, накладная на отпуск товара.

Накопительные документы отражают однородные или периодически повторяющие операции за определенный период. Примером таких документов могут служить лимитно-заборные карты и т.п. В отличие от разовых, накопительные документы отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на ее оформление.

В процессе учетной регистрации операций иногда возникают ошибки. Характер ошибок разнообразен: в документах и учетных регистрах записывают неправильный текст или неверную сумму; неверно подсчитывают итоги; неправильно указывают корреспондирующие счета в бухгалтерских проводках и т. п.

Для правильного и точного отражения всех операций в организации необходимо своевременно выявлять и исправлять все допущенные в учетные записях ошибки.

Ошибки должны быть исправлены до составления отчетности.

Исправление ошибок в учетных записях осуществляется способами: корректурным, дополнительных проводок, «красное сторно ».

Корректурный способ применяется в случаях:

Ошибки не затрагивает корреспонденции счетов;

Ошибки быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Использование данного способа предполагает, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправленные ошибки оговариваются и подтверждаются: в документах - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, осуществившего исправление.

Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в учетных регистрах или бухгалтерской проводке указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма хозяйственной операции. Для исправления таких ошибок на разность между правильной и преуменьшенной суммами составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. На сумму допущенной ошибки бухгалтером организации оформляется справка, в которой со ссылкой на первичный документ указывается, когда и какая ошибка допущена. Бухгалтерская справка служит документом бухгалтерского оформления и основанием для исправления бухгалтерской ошибки.

Способ «красное сторно» (отрицательных чисел) применяется в случае, если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов. Сущность этого способа состоит в том, что вначале неправильная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, вычитаются из итога. Таким образом, неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка, отражающая правильную корреспонденцию счетов, и записывается в учетные регистры обычными чернилами.

Документация и первичный учет не могут обеспечить полного отражения в учете фактического движения имущества и источников его формирования (возможны расхождения учетных записей с фактическими остатками средств и источников). Более того, изменения бухгалтерского учета, проводимые Минфином России в соответствии с Программой реформирования бухгалтерского учета , порождают многообразие нетрадиционных ситуаций, позволяющих организациям допускать существенные отклонения данных бухгалтерского учета и реального состояния имущества, что приводит к искажениям в бухгалтерском учете информации о наличии объектов, их налогообложения. Решению перечисленных проблем способствует инвентаризация, как один из важнейших этапов подготовки к составлению годового отчета, подтверждающая достоверность данных этого документа.

Инвентаризацией называется установление фактического наличие средств и их источников путем пересчета остатков в натуре или проверке учетных записей. Слово «инвентаризация» происходит от латинского «опись» и означает проверку наличия и состояния ценностей в натуре путем пересчета, взвешивания, измерения и т.д.

Основными целями инвентаризации является: имущества, фактически имеющегося в наличии у организации, сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета и выявление отклонений, а также подтверждение достоверности учета обязательств по всем видам дебиторской, кредиторской задолженности, другим видам расчетов.

Методическое указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Минфина РФ 13 июня 1995г.) устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организаций и оформление ее результатов. При проведении инвентаризации подсчитывается, обмеривается все имущество по местам его нахождения и материально ответственным лицам, имеющееся у организации. Кроме того, согласно Методическим указаниям инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на ответственном хранении, полученное для переработки, а также учтенное по каким-либо причинам.

Перечень первичных документов:

1. АКТЫ :

Приема (передачи) основных документов;

Списания основных документов;

Приема-сдачи отремонтированных объектов;

Приема материалов;

О выявленных дефектах;

Инвентаризации;

На замену.

2. ТРЕБОВАНИЯ :

Акт-требование на замену материалов;

Накладная;

Требование на отпуск материалов;

Платежное требование;

Требование-поручение.

3. НАКЛАДНЫЕ :

Накладная (требование) на внутреннее перемещение;

Накладная на отпуск на сторону.

4. НАРЯДЫ :

На выполненную работу;

На сдельную работу.

5. ПРИКАЗЫ :

Приказ о приеме, о переводе, о прекращении договора;

О предоставлении отпуска;

Приказ на отгрузку.

6. ОРДЕРА :

Приходный кассовый ордер;

Расходно-кассовый ордер;

Приходный ордер.

7. КАРТЫ :

Линейные карточки;

Заработная плата.

8. ЗАЯВЛЕНИЯ :

На открытие счета;

Об отказе от акцента.

9. ПОРУЧЕНИЯ :

Платежное поручение;

Свободное платежное поручение;

Платежное требование-поручение.

10. СЧЕТА :

Счет-фактура;

Счет (поставщика);

Счет платежное требование;

Лицевой счет.

11. ДОВЕРЕННОСТЬ .

12. ОТЧЕТЫ :

Авансовый отчет;

Материальный отчет.

13. РЕЕСТРЫ (списки, опись):

Реестр чеков;

Реестр не выданной зарплаты;

Реестр платежных требований;

Реестр приходных и расходных ордеров;

Инвентарный список;

Инвентарная опись.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

По степени обобщения информации По количеству учетных позиций По времени обработки
Разовые Накопительные Однострочные Многострочные Первичные Вторичные
График документооборота
Виды работ с документом Исполнители
Цех Маркетинговая служба Склад В.Ц. Бухгалтерские ---- Архив
1. Выписка 2. Выдача-разрешение 3. Отпуск материала 4. Таксировка 5. Проверка документов 6. Хранение документов

В сложившейся практике первичные документы бухгалтерского учета понимаются как бумаги, отражающие факты хозяйственной жизни (заключение сделок, перемещение ТМЦ и т.д.). Они оформляются в момент совершения операций или после их окончания, для подтверждения случившихся фактов. На их основании бухгалтер делает проводки в учетной программе предприятия, принимает суммы к налоговому учету.

По какой форме составляется «первичка»

Согласно разъяснениям Минфина, компания вправе самостоятельно определять, какие формы «первички» использовать. Принятое решение закрепляется в учетной политике организации. Практика показывает, что хозяйствующие субъекты используют один из трех вариантов:

  • Унифицированные формы, предлагаемые Госкомстатом.
  • Образцы, разработанные фирмой самостоятельно и закрепленные внутренними актами.
  • Комбинированные варианты: первичные документы в унифицированном формате, дополненные теми или иными полями.

Право бизнес-субъектов самостоятельно разрабатывать формы «первички» не распространяется на следующие типы документов:

  • кассовые документы (в частности, расходники и приходники);
  • бланки строгой отчетности;
  • транспортные накладные.

Для них Минфин вводит унифицированные формы в ранг обязательных.

Если компания, заключившая сделку, не определила формы «первички» в договоре, контрагент вправе выставить документы по собственным образцам. Чтобы избежать вопросов контролирующих структур, фирме следует прописать в учетной политике, что она принимает бумаги на бланках, разработанных ее поставщиками и покупателями.

Важно! Наличие «первички», опосредующей ту или иную операцию, – обязательное требование для ее отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Обязательные реквизиты «первички»

Согласно ст. 9 402-ФЗ, первичные бухгалтерские документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • название деловой бумаги, например, «Акт принятых работ»;
  • номер согласно внутренним правилам нумерации компании-составителя;
  • дата составления документа;
  • полное название компании, оформляющей «первичку»;
  • сущность произошедшей хозяйственной операции (например, отгрузка товара покупателю, внесение наличности в кассу, приемка выполненных работ и т.д.);
  • измерение произошедшего хозяйственного факта в денежной или натуральной форме;
  • должность и ФИО сотрудника, ответственного за совершение или оформление операции;
  • собственноручная подпись уполномоченного лица.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, определяется руководителем организации. Он закрепляется его приказом.

Отдельные формы содержат дополнительные реквизиты по отношению к стандартному перечню. Например, в путевых листах обязательно прописываются сведения об автомобиле, его владельце и водителе.

Нужно ли проставлять на «первичке» оттиск печати организации? Это не обязательный реквизит, без него не обойтись лишь в случае, если его наличие предусмотрено образцом, закрепленным в учетной политике компании.

Разновидности первичных документов

Действующее законодательство не устанавливает закрытого перечня 2018 первичных документов бухгалтерского учета. Их разнообразие определяется сферой деятельности хозяйствующего субъекта. Для одной фирмы потребуется товарная накладная, для другой – акт списания литературы из библиотеки.

К числу наиболее распространенных видов документации относится:

  • товарная накладная – опосредует сделки по приему-передаче ТМЦ;
  • акт сдачи-приемки – оформляется в ситуациях, когда одна сторона принимает результаты работ, проведенных второй;
  • расчетная ведомость – составляется при выплате персоналу заработной платы;
  • ОС-1 – отражает поступление или убыль объекта основных средств (кроме недвижимости);
  • ИНВ-1 – закрепляет результаты проведенной инвентаризации;
  • авансовый отчет – подтверждает траты сотрудника, прибывшего из служебной поездки;
  • кассовые документы (чеки, ПКО, РКО и т.д.);
  • платежное поручение;
  • бухгалтерская справка и т.д.

Приведенный перечень первичных документов бухгалтерского учета не является полным. Компании разных направлений деятельности используют необходимые формы, чтобы отразить проводимые операции.

В зависимости от способа воплощения «первичка» бывает бумажной и электронной. Второй вариант используется в компаниях, где настроен электронный документооборот. Он помогает упростить и ускорить обработку деловых бумаг, отладить взаимодействие между контрагентами.

Согласно нормам действующего законодательства, все виды «первички» хранятся в компании пять лет. Отсчет ведется с момента окончания отчетного года. Например, бумаги, оформленные в 2018 году, нужно хранить по 2023 год включительно. Нарушение этого правила приведет к разбирательствам с налоговой службой, наложению штрафных санкций на организацию.