Vestník registrácie vydávania nákladných listov. Je potrebný cestovný denník?

Každá organizácia, ktorá má vozidlá na úradnú potrebu, musí viesť evidenciu pohybu vydaných nákladných listov. Na tento účel je k dispozícii špeciálny formulár, ktorý sa nazýva „Denník na zaznamenávanie pohybu nákladných listov“. Web vám povie, ako má tento dokument vyzerať a ako ho bez chýb vyplniť.

Organizácie a podnikatelia, ktorí poskytujú dopravné služby alebo pri svojej práci jednoducho používajú služobné autá, sú povinní pravidelne evidovať všetky vystavené nákladné listy v osobitnom vestníku. Toto je definované v článku 6 Federálny zákon z 8. novembra 2007 č. 259-FZ A príkazom Ministerstva dopravy zo dňa 18.09.2008 č.152. Podoba knihy jázd na evidenciu pohybu nákladných listov bola schválená už pomerne dávno Uznesenie Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 28. novembra 1997 N 78. Za týchto dvadsať rokov sa nikdy nezmenil ani samotný formulár č. 8, ani postup jeho údržby. Aj keď zákonodarcovia viackrát upravili vypĺňanie nákladných listov, k poslednému došlo začiatkom roka 2019. Okrem formulára č. 8 schválil Štátny štatistický výbor niekoľko ďalších formulárov určených na vydávanie príslušných nákladných listov (pre nákladné a osobné automobily, ako aj autobusy). O nich sa bude diskutovať v inom článku, ale teraz sa budeme podrobnejšie zaoberať primárnym typom účtovnej dokumentácie, ktorá je určená na kontrolu pohybu nákladných listov vydaných vodičom, ako aj doručovanie použitých listov späť do účtovného oddelenia organizácie.

Čo je denník pohybu nákladného listu?

Použitie takéhoto účtovného dokladu má niekoľko výhod, vďaka ktorým je používanie denníka užitočné aj pre firmy, ktoré to nie sú povinné. Umožňuje najmä kontrolovať včasnosť a poradie vydávania poukážok a rýchlejšie kontrolovať odpis pohonných látok a mazív. Štandardný medziodvetvový formulár č. 8 (OKUD 0345008) sú listy zošité do podoby knihy, na ktorej je vytlačená tabuľka s deviatimi stĺpcami. Každá organizácia môže vypracovať a používať svoj vlastný formulár tohto dokumentu, pretože jeho forma je odporúčaná a povinná. Vytvorenie vlastnej tabuľky vám umožní usporiadať stĺpce v pohodlnom poradí, odstrániť nepotrebné údaje a pridať relevantné. Štandardný formulár špecifikuje najmä:

• číslo nákladného listu a dátum jeho vystavenia;
• osobné číslo a celé meno vodiča vozidla;
• číslo garáže vozidla (v štandardnom formulári nie je uvedené štátne evidenčné číslo, ale môžete ho zohľadniť vo formulári);
• podpis vodiča potvrdzujúci prevzatie cestovného lístka;
• podpis osoby oprávnenej vystaviť a prevziať poukaz (dispečer);
• dátum prijatia hárku a podpis účtovníka;
• stĺpec pre poznámky.

Cestovný denník, ktorého štandardný formulár si môžete stiahnuť na konci článku, je potrebné vyplniť v uvedenom poradí nariadením Ministerstva dopravy Ruskej federácie zo dňa 18.09.2008, č.152. Tento postup je rovnaký pre všetkých používateľov vozidla.

Kniha jázd: vzorová náplň

S vyplnením tohto štandardného formulára zvyčajne nie sú žiadne problémy. Zápisy je možné robiť ručne alebo vypĺňať na počítači a na konci dňa je možné hárky vytlačiť tak, aby sa mohli podpísať všetky oprávnené osoby. Ak je v organizácii veľa áut a dispečer neustále vydáva a prijíma poukážky, je pohodlnejšie udržiavať dokument v ručne písanej forme. Titulná strana dokumentu ako obvykle musí obsahovať názov organizácie, jej OKPO a obdobie, na ktoré bolo tlačivo vydané. Na titulnú stranu nie je potrebné dávať žiadne podpisy ani pečate. Strany dokumentu musia byť očíslované a ich číslo uvedené na zadnej strane dokumentu. Formu nie je potrebné zošívať a pečať.

Vo vnútri formulára stačí vyplniť polia podľa potreby. Nevyžaduje sa žiadne zhrnutie. Príklad vyplnenia štandardného denníka na vydávanie nákladných listov vyzerá takto:

Keď sa denníku minie voľné strany a stĺpce, mal by byť uložený v archívoch organizácie najmenej tri roky, po ktorých môže byť zničený.

Denník pohybu nákladného listu je štandardný formulár, ktorý sa používa v podnikoch, ktoré majú vo svojej súvahe vozidlá. V článku rozoberieme, či je denník povinný viesť, ako správne vyplniť dokument a kto je zodpovedný za jeho vedenie.

Prečo je potrebný denník pohybu nákladného listu?

Podľa platnej legislatívy sú všetky podnikateľské subjekty, ktoré majú v účtovníctve zapísané vozidlá, povinné viesť evidenciu spotreby PHM na základe zápisov v nákladných listoch. Túto povinnosť majú tak organizácie, ako aj podniky, ako aj fyzické osoby registrované vo forme fyzických osôb podnikateľov.

Na systematizáciu pracovného postupu týkajúceho sa prípravy a spracovania nákladných listov sa používa špeciálny dokument - Vestník pohybu nákladných listov. Je určený na kontrolu načasovania odovzdania nákladných listov dispečerovi a ich následného predloženia účtovnému oddeleniu na odpis nákladov na pohonné hmoty.

Je povinné viesť knihu jázd o pohybe nákladných listov?

Od zavedenia Vestníka v roku 1997 je dokument povinný pre organizácie a podniky bez ohľadu na ich formu vlastníctva a právnu štruktúru. Spoločnosť, v ktorej súvahe boli uvedené vozidlá, bola povinná viesť denník pohybu nákladných listov.

V roku 2013 nadobudli účinnosť legislatívne zmeny, podľa ktorých bola zrušená povinnosť viesť Vestník pre organizácie a podnikateľov. Od tohto obdobia sa teda o potrebe používania Vestníka pri evidencii pohybu nákladných listov rozhoduje každý podnikateľský subjekt individuálne na základe potrieb výroby.

Podľa doterajšej praxe Vestník v súčasnosti využívajú pri svojej činnosti veľké spoločnosti, ako aj spoločnosti z oblasti autodopravy a logistiky, ktoré vlastnia veľký vozový park.

Formulár knihy jázd pre pohyb nákladných listov

Denník na evidenciu pohybu nákladných listov (tlačivo č. 8) sa vypĺňa na jednotnom tlačive schválenom vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie č. 78 z 28. novembra 1997. Na rozdiel od tlačiva nákladného listu, ktorý k legislatívnym inováciám, prešiel v posledných rokoch niekoľkými zmenami, tlačivo č.8 Vestníka účtovanie pohybu nákladných listov zostalo od zavedenia dokladu v roku 1997 nezmenené.

Od roku 1997 do roku 2013 podniky a organizácie vypĺňali dokument výlučne v súlade so schváleným formulárom. Od roku 2013 (teda od zrušenia povinností viesť Vestník) má formulár č.8 odporúčací charakter. Inými slovami, podnikateľské subjekty majú právo zmeniť formulár, pridať do neho nové stĺpce a vylúčiť nepotrebné na základe špecifík činnosti konkrétnej organizácie.

Ak sa spoločnosť rozhodne pre potrebu viesť Denník, musí túto skutočnosť zaznamenať v účtovnej politike spolu so zvolenou formou dokladu (štandardného alebo upraveného).

Zodpovedá za vedenie denníka

Súčasné legislatívne akty neukladajú povinnosti viesť Denník pohybu nákladných listov pre konkrétnu pozíciu (divíziu a pod.). Podniky tak majú právo nezávisle vybrať zamestnanca, ktorý bude zodpovedný za vedenie Vestníka. Takýmto zamestnancom je spravidla dispečer odboru dopravy, ktorý preberá od vodičov nákladné listy a odovzdáva ich účtovníčke na odpis nákladov na pohonné hmoty podľa stanovených noriem.

Osoba zodpovedná za vedenie Knihy jázd o pohybe nákladných listov musí byť zaznamenaná v účtovnom postupe. Vo všeobecnosti dokument uvádza pozíciu zamestnanca, ktorého povinnosťou je vyplniť denník.

Ako si správne viesť denník

V súčasnosti legislatíva nestanovuje žiadne jasné požiadavky týkajúce sa vedenia vestníka, a preto postup zostavovania dokumentu zostáva na rozhodnutí podniku. Nižšie je uvedený algoritmus akcií na zostavenie a vyplnenie vestníka, pripravený s ohľadom na všeobecné regulačné odporúčania:

Krok 1. Výber formulára denníka

V prípravnej fáze spoločnosť rozhodne o forme, podľa ktorej bude zostavená Kniha jázd pre pohyb nákladných listov. Spoločnosť má právo:

• použiť jednotné tlačivo č. 8 schválené výnosom Štátneho výboru pre štatistiku č. 78 z 28. novembra 1997;
• Formulár č. 8 bol upravený, pridali sa nové stĺpce a odstránili sa nepotrebné položky;
• vytvoriť úplne novú formu dokumentov v súlade s osobitosťami toku interných dokumentov spoločnosti.

Krok 2. Výber zodpovednej osoby

Pred schválením formulára dokumentu by vedenie podniku malo vybrať zamestnanca, ktorý vyplní denník. Môže to byť zamestnanec, ktorého činnosť priamo súvisí s prípravou nákladných listov (dispečer alebo vedúci odboru dopravy, niektorý z vodičov a pod.), alebo zamestnanec iného oddelenia (obchodný manažér, pracovník archívu a pod.).

Krok-3. Premietnutie postupu pri vypĺňaní Vestníka do účtovnej zásady

Po výbere formy Vestníka a schválení osoby zodpovednej za jeho vedenie sa tieto informácie premietnu do účtovnej zásady alebo do iného dokumentu, ktorý upravuje tok interných dokladov podniku (napríklad Postup pre vedenie toku interných dokladov). Údaje o postupe vedenia denníka sa odrážajú vo forme samostatnej časti s nasledujúcimi informáciami:

• dátum začiatku používania Vestníka (napr. Vestník je potrebné vyplniť od 1. 1. 2018);
• schválené tlačivo Vestníka (môže byť vydané ako príloha Postupu alebo účtovného poriadku);
• osoba zodpovedná za vedenie Žurnálu (pozícia, štrukturálna jednotka);
• vlastnosti zostavovania Vestníka (dokument sa zostavuje za 1 rok, pol roka, štvrťrok, mesiac atď.);
• postup pri vypĺňaní Knihy jázd (termín na odovzdanie nákladných listov od vodiča výpravcovi, od výpravcu účtovníčke).

Krok-4. Používanie denníka

Po nadobudnutí účinnosti účtovných zásad by sa mal denník viesť schváleným spôsobom:

1. Zodpovedný pracovník (napr. dispečer odboru dopravy) začína s údržbou Vestníka, a to podpisovaním (s uvedením obdobia a dátumu začiatku vedenia) a číslovaním strán.
2. Vodiči denne (týždenne) vypĺňajú nákladné listy, následne ich odovzdajú dispečerovi, ktorý obratom zaeviduje odovzdanie dokladov do Knihy jázd. Pri odovzdávaní nákladného listu výpravcovi vodič zapíše do Knihy jázd svoj podpis a aktuálny dátum.
3. Po prijatí nákladných listov od vodičov ich dispečer odovzdá účtovnému oddeleniu. Skutočnosť prevodu každého dokumentu je zaznamenaná podpisom účtovníka a dispečera s uvedením aktuálneho dátumu.
4. Po prevzatí nákladných listov od dispečera účtovník zaúčtuje náklady na odpis PHM podľa stanovených noriem.

Odovzdávanie nákladných listov dispečerovi a následne účtovnému oddeleniu sa uskutočňuje v súlade s termínmi schválenými v účtovnom poriadku. Napríklad vodiči Magnat LLC sú povinní predložiť nákladné listy týždeň vopred, najneskôr budúci pondelok. V tomto prípade je povinnosťou dispečera zapísať údaje do Vestníka a odovzdať cestovné listy za vykazovaný mesiac do účtovníctva najneskôr do 5. dňa nasledujúceho mesiaca.

Krok-5. Zošívanie a ukladanie časopisu

Po dokončení denníka sa dokument zošije a prenesie do archívu na uloženie. Všeobecná doba uchovávania časopisu je 5 rokov.

Vzorová náplň

Pozrime sa na príklad. Podľa účtovnej politiky Flagman LLC vodiči vozidiel predkladajú nákladné listy za uplynulý týždeň dispečerovi odboru dopravy najneskôr v pondelok nasledujúceho týždňa. Dispečer odovzdá nákladné listy za obdobie od 1. do 15. dňa vykazovacieho mesiaca pred 20. dňom vykazovaného mesiaca. Nákladné listy sa odrážajú v denníku Waybill Movement Journal.

Formulár denníka pohybu nákladného listu si môžete stiahnuť tu ⇒ .

Je možné viesť cestovný denník nákladných listov v elektronickej forme?

Podľa platnej legislatívy si organizácia vyhradzuje právo viesť Vestník v elektronickej podobe. V tomto prípade, podobne ako vo všeobecnom postupe, podnik potrebuje vo svojich účtovných zásadách:

• Formulár denníka;
• zodpovedná osoba;
• postup pri vypĺňaní dokumentu.

Väčšina organizácií používa vozidlá. S prevádzkou dopravy sú však spojené značné náklady a je dôležité ich kontrolovať. Hlavným dokladom potvrdzujúcim výdavky a pohyb auta je nákladný list. Toto je primárny dokument, ktorý odráža podrobné informácie o trase, náklade, pasažieroch, vodičovi a vozidle. Mali by sa uchovávať v špeciálnom denníku.

Evidenciu nákladných listov (JU) musia viesť všetky organizácie, ktoré vlastnia vozidlá (bod 17 vyhlášky Ministerstva dopravy z 18. septembra 2008 č. 152).

Zákonom o účtovníctve č. 402 zo 6. decembra 2011 sa zrušilo povinné používanie jednotného formulára dokladu - kód OKUD 0345008. Formulár č. 8 bol schválený uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 28. novembra 1997 č. .

Inštitúcia má však právo viesť účtovné záznamy pomocou tohto nepovinného formulára č. 8, alebo musí v účtovnej politike schváliť vlastnú verziu, ktorá zohľadňuje špecifiká činnosti organizácie.

V nariadení č. 52n o schvaľovaní tlačív prvotných dokladov a účtovných registrov používaných organizáciami verejného sektora nie je uvedená forma dokladu.

Splnením požiadaviek zákona č. 402-FZ o formách účtovania obchodných prípadov a podmienok vyhlášky Ministerstva dopravy č. 152 určiť formu a postup pri vypĺňaní účtovného poriadku.

Denník na vydávanie nákladných listov, vzor

Ponúkame možnosť, ktorá môže byť vyvinutá a schválená organizáciou.

Cestovný denník, formulár 8, na stiahnutie

Postup účtovania

Forma cestovného dokladu, podobne ako ZHU, môže byť vypracovaná a schválená samostatne alebo použitá v súlade s uznesením č. 78. Doklad bude neplatný, ak bude chýbať aspoň jeden z požadovaných údajov. Definuje ich 402-FZ a nariadenie č. 152:

1. Názov dokumentu.
2. Číslo dokumentu v chronologickom poradí.
3. Platnosť.
4. Informácie o organizácii, ktorá vlastní vozidlo, vrátane OGRN.
5. Typ a model vozidla.
6. Štátna poznávacia značka auta.
7. Stav počítadla kilometrov pred odchodom a po návrate do garáže (parkovisko).
8. Dátum a čas odchodu a návratu do garáže (parkovisko).
9. Podpis a celé meno zodpovedný pracovník, ktorý uviedol stav počítadla kilometrov, dátum a čas.
10. CELÉ MENO. vodič.
11. Dátum a čas lekárskych prehliadok (prehliadok) vodiča pred cestou a po ceste.
12. Pečiatka, podpis a celé meno. zdravotnícky pracovník, ktorý vykonal lekársku prehliadku.
13. Poznámka o kontrole technického stavu vozidla pred odchodom s uvedením dátumu a času (minúty a hodiny).
14. Podpis a celé meno osoba zodpovedná za kontrolu technického stavu vozidla (mechanik, revízor, majster).

Vykonáva sa podľa jednoduchého algoritmu: všetky vydané poukážky sú uvedené v denníku bez výnimky. Pre účely účtovníctva sa používa priebežné číslovanie v súlade s chronologickým poradím.

Účtovná zásada sa zostavuje na mesiac a zakaždým na novej stránke, pokiaľ nie sú v účtovných zásadách organizácie stanovené iné obdobia.

Viac informácií o tom, ako správne zostaviť výlet, nájdete v článku „Pravidlá registrácie a údržby nákladných listov v roku 2019“.

Príklad vyplneného poukazu

Cestovný denník, vzorové plnenie

Pozrime sa na príklade, ako vyplniť ZHU v rozpočtovej inštitúcii. GBOU DOD SDYUSSHOR „ALLUR“ prevádzkuje osobný automobil Renault Logan. V januári 2019 boli vodičovi vydané 3 povolenia.

Krok 1. Vyplňte titulnú stranu, kód OKPO a názov organizácie, uveďte obdobie, na ktoré ZhU vypĺňame.

Krok 2. Vyplňte tabuľkovú časť. Zapíšeme si číslo voucheru a dátum vystavenia. Uvádzame vaše celé meno. (úplne) vodiča a jeho osobné číslo. Dali sme číslo garáže auta. V poznámke uvádzame destináciu a ďalšie informácie.

Krok 3. Žiadame vodiča, dispečera a účtovníka, aby podpísali registračný formulár. Rovnakým spôsobom odrážame zvyšok poukážok.

Po vyplnení časopisu na mesiac (alebo na iné obdobie stanovené organizáciou) musí byť očíslovaný a zošitý, opečiatkovaný, musí byť uvedený počet listov na zadnej strane časopisu, dátum firmvéru a certifikované manažérom.

Cestovný denník, stiahnite si vyplnený formulár

Doba skladovania a zodpovednosť

Súčasná legislatíva nestanovuje pre tento prípad presné limity skladovania. Zaradený a očíslovaný dokument uchovávajte v organizácii najmenej 5 rokov, pretože obsahuje informácie o primárnom dokumente (nákladných listoch). Samostatným príkazom určiť osobu zodpovednú za údržbu a skladovanie nehnuteľnosti. Pod podpisom ho oboznámte s postupom uchovávania dokumentu.

Ak organizácia nevedie protokol o vystavení nákladného listu, vzor nie je schválený, môže vám daňový úrad uložiť pokutu podľa odseku 1 čl. 126 daňového poriadku Ruskej federácie. To znamená, že na žiadosť daňového inšpektorátu musí inštitúcia poskytnúť požadovanú dokumentáciu v stanovenej lehote. Ak sa tak nestane, Federálna daňová služba udelí pokutu 200 rubľov za každý dokument.

Účtovanie pohonných hmôt a mazív (pohonných látok a mazív) podnikateľskými subjektmi sa uskutočňuje pomocou nákladných listov. Formulár je zjednotený, obsahuje polia na vyjadrenie spotreby paliva, vyznačenie trasy a skutočný počet najazdených kilometrov. Nákladné listy možno použiť na kontrolu spotreby benzínu, nafty a mazív. Povinnosť vypracovať osobitnú dokumentáciu vzniká organizáciám, ktoré majú aspoň jedno vozidlo.

Ako sa v podniku sleduje pohyb nákladných listov?

Systém toku dokumentov v podniku musí byť organizovaný s ohľadom na špecifiká vypĺňania a skladovania dokumentov súvisiacich s používaním palív a mazív. Pre každý prípad prevádzky vozidla musí byť vystavený nákladný list. Informácie o vyplnených tlačivách sa zapisujú do denníka podľa tlačiva č.8.

Vedenie podniku musí zabezpečiť bezpečnosť cestovných dokladov po dobu 5 rokov. Ak chcete odpísať pohonné hmoty a mazivá, musíte účtovnému oddeleniu predložiť potvrdenie o zaplatení pohonných látok. Ak sa vo vyplnených poliach nákladného listu zistia nepresnosti alebo chyby, môžu sa v ňom vykonať zmeny. Deje sa tak po schválení opravy dvoma zodpovednými odborníkmi.

DÔLEŽITÉ! Ak zamestnanci využívajú osobnú dopravu na pracovné potreby, majú právo na náhradu za to. Za týmto účelom sa na nákladnom liste uvedie poznámka o vlastníctve konkrétneho automobilu zamestnancom.

Formulár denníka č. 8 je zjednotený, riadky alebo bloky sa z neho nedajú vymazať. Podniky môžu rozšíriť zoznam ukazovateľov uvedených v dokumente. Systém sledovania pohybu nákladných listov je možné optimalizovať zavedením elektronickej evidencie tlačív. Automatizácia postupu umožňuje znížiť čas strávený zamestnancami pri práci s dokumentmi a minimalizovať riziká úniku informácií. Funkcionalitu elektronickej správy dokladov v segmente prepravného účtovníctva zabezpečíte pomocou špecializovaných programov alebo outsourcingových služieb.

Mimochodom, daňové úrady, zástupcovia inšpektorátu práce a dopravní policajti sa môžu zaujímať o správnosť a úplnosť vyplnenia nákladných listov a organizáciu kontroly ich pohybu.

V legislatívnom rámci nie je žiadny zákaz viesť denníky účtovných cestovných lístkov v elektronickej podobe. Podniky majú právo samostatne sa rozhodnúť, ako organizovať účtovníctvo:

• vyplňte papierovú verziu denníka;
• udržiavať tabuľky v Exceli;
• obmedzte sa na vyplnenie formulára v programe 1C.

Hlavnou požiadavkou je súlad s formou dokumentu, prítomnosť povinných údajov a schopnosť rýchlo vytlačiť vyplnené strany formulára.

Základná dokumentácia

Opatrenia na sledovanie spotreby pohonných látok a platnosti odpisu pohonných látok sa vykonávajú s povinným vyhotovením nákladných listov a denníka na ich zaúčtovanie, tlačivo č. 8. Formuláre schválil Štátny výbor pre štatistiku uznesením č.78 zo dňa 28.11.1997. Pravidlá vypĺňania dokladov sú uvedené vo vyhláške Ministerstva dopravy zo dňa 18.9.2008 č.152. Je povolené vytvoriť si vlastný vzor nákladného listu, ktorý musí obsahovať povinné údaje primárnej dokumentácie. Úplný zoznam informácií, ktorých zohľadnenie je potrebné, obsahuje zákon č. 402-FZ zo 6. decembra 2011.

Nákladné listy sa vystavujú pomocou rôznych vzorov v závislosti od typu použitej dopravy. Môžu sa použiť na účtovanie zdrojov paliva:

• osobné vozidlá;
• špeciálna doprava;
• osobné taxi;
• nákladné autá;
• autobusy.

Pred odchodom do práce je vodičovi vystavený formulár nákladného listu so všetkými potrebnými údajmi. Doba platnosti dokladu je obmedzená na 1 deň. Výnimku tvoria prípady vysielania zamestnancov na pracovné cesty, ktoré trvajú viac ako 24 hodín. Pre situácie s obchodnými cestujúcimi je hlavnou požiadavkou regulačných orgánov na vystavenie nákladného listu schopnosť zohľadniť pracovný čas a objektívne zohľadniť náklady na palivo.

PAMATUJTE SI! Stav tachometra je potrebné uviesť v nákladných listoch pred odchodom na začiatku zmeny a po ukončení práce. Hodnoty na konci dňa a ráno nasledujúceho dňa by mali byť rovnaké.

V závislosti od použitej formy dokladu môže účtovník odpísať palivo a mazivá na základe skutočnej spotreby paliva alebo podľa stanovených noriem. Nákladné listy dávajú vodičom právo riadiť konkrétne vozidlo počas pracovnej doby. Vo formulári je uvedená predpokladaná trasa jazdy, zostávajúce palivo a údaje tachometra. Dodatočne zadávajú informácie o špecifikách pracovných činností a časoch začiatku a konca pracovného dňa.

POZNÁMKA! Nákladné listy sa nevypĺňajú pri spotrebe palív a mazív v náradí. Pre pojazdné traktory, reťazové píly a iné špeciálne vybavenie je potrebná registrácia.

Na nákladné listy nie je potrebné dávať pečiatku na identifikáciu majiteľa vozidla, stačí názov spoločnosti (prenajímateľa), jej adresa a telefónne číslo. Normu podporuje text vyhlášky Ministerstva dopravy zo dňa 18. januára 2017 číslo 17. Pečiatka umiestnená na tlačive sa nepovažuje za chybu. Keď jedno vozidlo používa niekoľko vodičov v režime zmeny, povolenia sa vydávajú osobitne pre každého vodiča. Časopis patrí do kategórie primárnej dokumentácie, preto doba uchovávania v podniku nemôže byť kratšia ako 5 rokov.

Každá poukážka vydaná zamestnancovi musí byť zaznamenaná v denníku. Dokument je vypracovaný na prvej strane s titulnou stranou. Označuje názov organizácie, stav a časový interval, za ktorý sa záznamy robia. Obsah časopisu je prezentovaný v tabuľke, ktorá sa vypĺňa pri vydávaní poukážok.

Ak bol nákladný list vyplnený nesprávne alebo bol formulár poškodený, údaje o tom uveďte do denníka formulára č. 8. Takéto poukážky sú priložené k časopisu a treba uviesť poznámku, že listy sú poškodené. Informácie sa zadávajú pri zachovaní chronológie spracovania dokumentov.

Účtovný denník sa vyznačuje priebežným číslovaním. Kniha musí byť zviazaná a overená podpisom riaditeľa podniku. Podpis je doplnený pečiatkou organizácie. Je to potrebné na zaistenie bezpečnosti dokumentu a zabránenie pokusom o zničenie jednotlivých listov knihy. Vedúci inštitúcie príkazom vymenuje osobu, ktorá bude zodpovedná za vedenie časopisu.

Dokument vo formulári č. 8 obsahuje tieto informácie:

• sériové číslo vystaveného nákladného listu;
• dátum vydania dokladu v súlade s chronológiou;
• Celé meno vodiča, na ktorého meno bol lístok vystavený;
• poznávacie značky vozidiel;
• podpis vodiča, ktorý obdržal vyplnený nákladný list.

Ak je poukážka vrátená, vykoná sa zodpovedajúci zápis do denníka. Musí byť uvedený dátum vrátenia, potvrdený podpisom zodpovedného pracovníka expedície. Formulár 8 musí obsahovať podpisy týchto úradníkov:

• vodič, ktorý potvrdí prijatie nákladného listu;
• výpravca alebo iný poverený zamestnanec, ktorý na konci zmeny preberá od vodičov lístky;
• účtovník, ktorý musí svojim podpisom potvrdiť správnosť vyplnenia dokladu a skutočnosť, že bol prijatý do účtovníctva.

Formulár 8 alebo vlastnú predlohu časopisu si môžu zamestnanci spoločnosti vytlačiť a zviazať alebo objednať v tlačiarni. Obdobie, na ktoré sa otvára účtovná kniha, je ustanovené účtovnou zásadou inštitúcie. Odporúčaný interval je od 1 mesiaca do roka.

Ak sa nájde chyba

Ak sa v protokole nájdu chyby, je povolené ich opraviť. Postup pri vykonávaní zmien vo vyplnených stĺpcoch upravuje zákon zo dňa 6. decembra 2011 č. 402-FZ v čl. 9. Algoritmus akcií:

• prečiarknuť nesprávne informácie jedným riadkom;
• vedľa opravy sa urobí záznam „Opravené“;
• je uvedený nápis so správnymi údajmi;
• musí byť uvedený dátum nápravných opatrení;
• Každý prípad opravy musí byť potvrdený vlastnoručným podpisom zodpovedného úradníka.

Vlastnoručne navrhnutá forma

Ak podnik používa nezávisle vyvinuté šablóny dokumentov na účtovanie palív a mazív, tieto formuláre sa musia odraziť v dvoch miestnych aktoch organizácie:

• účtovná politika;
• objednávka schvaľujúca prvotný formulár.

V objednávke na schválenie vzoru denníka nákladného listu alebo cestovného poukazu je potrebné uviesť údaje o organizácii, číslo dokladu a dátum jeho vyhotovenia. V textovom bloku objednávky je uvedený predmet posudzovania - schválenie nového vzoru dokumentu. Musí byť uvedený dátum, od ktorého bude formulár vložený do systému toku dokumentov. V poslednej časti objednávky sú uvedení zamestnanci, ktorí sa musia riadiť týmto miestnym aktom, a ich podpisy.

Nákladná doprava je celé odvetvie. Stalo sa tak najmä v modernom svete. Takmer každá organizácia vlastní vozidlá.

Nejde len o prepravné spoločnosti, ktorých úlohou je doručovať tovar. Patria sem kuriérske spoločnosti a spoločnosti vyrábajúce/predávajúce potraviny, chémiu pre domácnosť atď.

Okrem toho má každá organizácia aspoň jedno osobné služobné auto.

Účtovanie a kontrola spotreby paliva a zamýšľaného použitia automobilov

Na sledovanie spotreby paliva a evidenciu najazdených kilometrov (najazdených kilometrov) vozidla sa do toku dokladov vkladá nákladný list. Obsahuje všetky údaje potrebné na túto kontrolu. Jeho forma má schválenú formu.

Hlavné rozdiely podľa typu poukazu sú v tom, na aký druh dopravy sa vydáva: nákladná alebo osobná. Pre osobné auto má tento dokument zjednodušenú formu. Je to spôsobené tým, že náklad je možné prepravovať vozidlami s prívesmi. Podrobnosti o prívesoch sú tiež uvedené v cestovnom balení.

Okrem toho je pri ťažkých vozidlách konečný cieľ (miesto vykládky) vždy známy. Pri odhlasovaní sa hodí.

Naproti tomu osobné autá často menia a dopĺňajú trasu promptne (počas cesty). Údaje o pohybe sa preto zadávajú pri pohybe (v skutočnosti). To znamená, že celkový počet najazdených kilometrov nie je možné určiť vopred. Preto nie je možné predpovedať, aká bude spotreba paliva za deň.

Posledné pravidlo platí aj pre nákladné autá. A hoci si počet najazdených kilometrov viete vypočítať pomocou mapy (navigátor, GPS), dá sa zmeniť (zvýšiť). Môže to byť spôsobené nepredvídanými prekážkami na trase.

Takýmito prekážkami môžu byť: opravy a stavebné práce na ceste, dopravné nehody, blokovanie cesty cestnými inšpektormi atď.

To znamená, že spotreba paliva môže byť tiež vyššia, ako sa plánovalo.

Všetky údaje na nákladných listoch sa zasielajú na spracovanie do účtovného oddelenia. Aby nebola účtovná práca zahltená papiermi, do práce v kancelárii sa zavádza denník cestovných lístkov. Táto kniha je potrebná aj na evidenciu všetkých výjazdov (vjazdov) vozidiel z územia (na územie) podniku. Tým sa zabráni neoprávnenému (nesprávnemu) použitiu prepravy.

Údaje denníka

Táto kniha umožňuje vstupy vo voľnom formáte. Napriek tomu sú potrebné povinné zmienky.

menovite:

1. sériové registračné číslo;
2. Jedinečné číslo voucheru;
3. Dátum vydania;
4. štátne evidenčné číslo vozidla;
5. ŠPZ prívesu (ak existuje);
6. Čas odchodu z podniku;
7. Čas návratu do vozovne.

Okrem toho môžete zadať údaje uvedené na začiatku. To umožní účtovníkom preniesť iba časopis a nie hromadu poukážok.

Ak narazíte na problémy pri vytváraní potrebných stĺpcov denníka, môžete kontaktovať našich špecialistov alebo použiť odkazy na vzorky.

Nižšie je uvedený štandardný formulár a vzor cestovného denníka, ktorého verziu si môžete bezplatne stiahnuť.