Menyja
ShtëpiIlaçet dhe barnat

Procedura për të punuar me email. Puna me email

FOTO Getty Images

Në hapësirën kibernetike është po aq e dobishme të ndiqni rregullat sa edhe në komunikimin ballë për ballë - megjithëse vetë rregullat janë, natyrisht, të ndryshme. "Kjo do ta bëjë përvojën tuaj në internet më të rehatshme dhe më të sigurt si për ju ashtu edhe për ata përreth jush, dhe gjithashtu do të rrisë shanset tuaja për të bërë miq dhe jo armiq," thotë Jack Schafer, një ish-agjent i FBI-së, detyrat e të cilit përfshinin konvertimin e agjentëve të huaj dhe bindjen. kriminelët për të pranuar fajin, dhe tani është profesor dhe specialist i marrëdhënieve në Universitetin e Illinois. Këtu (me shkurtesa të vogla) janë shtatë pika që ai sugjeron t'i kushtoni vëmendje.

1. Shikoni stilin tuaj

Email-et bien diku midis mesazheve me tekst dhe letrave tradicionale për sa i përket formalitetit. Natyrisht, emailet drejtuar një punëdhënësi ose partneri të mundshëm biznesi duhet të jenë në një stil zyrtar, domethënë të shkruara shkurt dhe me kompetencë. Kur komunikoni me email, shmangni shkurtesat e zakonshme për mesazhet me tekst. Para se të dërgoni një letër, kontrolloni nëse ka ndonjë gabim gramatikor në të.

2. Zgjidhni mesazhin e duhur

Mendoni me kujdes se çfarë lloj adrese është e pranueshme për t'u përdorur në korrespondencën me email. Ajo që është e përshtatshme për komunikim midis miqve është krejtësisht e papërshtatshme në një letër drejtuar një punëdhënësi të mundshëm ose drejtorit të shkollës së fëmijëve tuaj.

3. Shkruani me shkronja të vogla

Mos shkruani email ME SHKRONJA KAPITALE. Kjo i ngjan të bërtiturit dhe mund të konsiderohet vrazhdësi e papranueshme.

4. Asnjëherë mos shkruani email nëse jeni të zemëruar ose të mërzitur.

Në një gjendje të tillë, njerëzit nuk janë në gjendje të mendojnë logjikisht. Çmenduria e përkohshme pasqyrohet shumë qartë në tekstin e mesazhit. Nëse për ndonjë arsye ju duhet ende të shkruani, mos e dërgoni letrën menjëherë, por shtyjeni atë për disa orë. Pasi të jeni qetësuar dhe të keni ardhur në vete, rilexoni përsëri dhe mendoni nëse ia vlen ta dërgoni. Nëse është vërtet e nevojshme, bëni korrigjimet e kërkuara në të. Duke dërguar një letër të shkruar në vapën e momentit, rrezikoni të përkeqësoni një konflikt që mund të ishte zgjidhur vetë nëse thjesht do të kishit heshtur për pak kohë. Shfaqja e nxituar e agresionit dhe zemërimit e përjashton këtë mundësi.

5. Kontrolloni se kujt po ia dërgoni emailin

Përpara se ta dërgoni, kontrolloni dy herë nëse po ia dërgoni letrën marrësit të duhur. Shumë situata të sikletshme mund të ishin shmangur nëse dërguesi do të ishte siguruar që ai po ia dërgonte letrën personit të duhur, në vend që të klikonte butonin "Përgjigju të gjithëve".

6. Mbani mend: emailet zgjasin shumë

Letra ruhet në hapësirën kibernetike përgjithmonë, ose të paktën për muaj apo edhe vite. Pasi në internet, ai mund të marrë një jetë më vete, duke u përcjellë, kopjuar dhe arkivuar shumë herë. Prandaj, sa herë që dërgoni një mesazh, mendoni se si do të ndiheni nëse ai bëhet i disponueshëm për ta parë për të gjithë dhe për një kohë të gjatë. Ju nuk mund ta dërgoni atë.

7. Kujdes me skedarët e bashkangjitur!

Asnjëherë mos hapni bashkëngjitjet e letrave nëse nuk jeni të sigurt se e dini se kush i dërgoi ato. Adresat e emailit ndonjëherë vidhen nga pronarët e tyre të ligjshëm dhe përdoren për të dërguar viruse te njerëzit në listën e tyre të kontakteve. Një email i tillë duket mjaft i sigurt, megjithëse në fakt është dërguar nga një adresë e hakuar. Në përgjithësi, për arsye sigurie, nuk duhet të hapni mesazhe nëse nuk është e nevojshme. Rekomandohet përdorimi i sistemeve të mbrojtjes antivirus dhe anti-spam; përndryshe, përdorimi i emailit mund të krahasohet me seksin pa prezervativ.

1 Për më shumë detaje, shih librin e D. Schafer, M. Karlins, “Turning on Charm using the Secret Services Method” (Mann, Ivanov dhe Ferber, 2015).

Të gjitha rregullat për të punuar në mënyrë të sigurt me email janë diskutuar qartë në kursin e trajnimit. Si pjesë e kursit, ju gjithashtu keni mundësinë të testoni njohuritë tuaja me shkrim praktik.

Algoritmi për zbulimin e shkronjave të rreme (@org.rkomi.ru, @mydocuments11.ru)

Kontrolloni emailet duke përdorur një algoritëm nga lart poshtë. Nëse të paktën një pikë është konfirmuar, ndaloni dhe dërgoni letrën për verifikim [email i mbrojtur]. Letra është e rreme nëse:

1. Kërkon që të vendosni një fjalëkalim për të hapur skedarin

Vendosja e një fjalëkalimi për një arkiv ose skedar është gjithmonë një përpjekje për të mashtruar!

2. Skedari i shkarkuar ose i bashkangjitur është i një lloji të pasigurt

Llojet e sigurta përfshijnë ato që përmbajnë fjalët: dokument, fletë, tabelë, prezantim, bazë të dhënash, RTF, Word, Excel, vizatim, zë, audio, video, film, arkiv, zip.

3. Dokumenti MS Office përmban teknologji të rrezikshme

Teknologjitë e rrezikshme përfshijnë makro, përmbajtje aktive, ActiveX dhe skriptet.

4. Lidhja hap një formular për futjen e të dhënave personale dhe një faqe interneti të rreme

1. Përdorni vetëm kuti postare zyrtare (lloji [email i mbrojtur])

Mos shikoni postën tuaj personale në @mail.ru, @yandex.ru, @gmail.com dhe shërbime të tjera falas të postës elektronike në punë.

2. Një paralajmërim i kuq është një arsye për të qenë më vigjilentë

Shënohet kur letra erdhi nga Interneti (nga një kuti postare e jashtme) dhe përmban lidhje ose bashkëngjitje potencialisht të rrezikshme.

3. Kontrolloni gjithmonë dërguesin e një emaili

Për të zbuluar adresën e vërtetë të dërguesit, duhet të klikoni mbi emrin e dërguesit.

4. Përpara se të hapni një skedar shkarkimi, kontrolloni faqen

Nëse, pasi të keni klikuar në lidhjen nga letra, shkarkoni një skedar ose hapni një faqe në të cilën ka një lidhje për të shkarkuar skedarin, atëherë para se të hapni një skedar të tillë, sigurohuni që të kontrolloni ligjshmërinë e faqes nga e cila ishte të shkarkuara. Mund ta shikoni në listën e shkarkimit të shfletuesit.

5. Mos ndihmoni në hapjen e skedarëve "të pahapur".

Mos i ndihmoni kolegët në hapjen e skedarëve "të pahapur" dhe mos kërkoni ndihmë nga askush - në këtë mënyrë virusi mund të përhapet në të gjithë departamentin ose organizatën. Mbështetja teknike do t'ju ndihmojë të hapni skedarin.

6. Mos përdorni një kompjuter të kompanisë për qëllime personale.

Mos instaloni programe në kompjuterin tuaj të punës dhe mos vizitoni faqe që nuk kanë lidhje me kryerjen e detyrave tuaja zyrtare.

7. Jini vigjilentë para dhe pas pushimit

Jini veçanërisht vigjilentë përpara se të largoheni nga puna, gjatë fundjavave, festave dhe pas sëmundjes ose pushimeve - sulmuesit gjithmonë do t'ju dërgojnë një letër pikërisht kur jeni të lodhur dhe më pak të vëmendshëm.

8. Dërgoni të gjitha emailet e dyshimta për shqyrtim

Letrat e dyshimta duhet të dërgohen për verifikim në Shërbimin e Mbështetjes Teknike të Institucionit Autonom Shtetëror të Republikës së Kazakistanit "CIT" ( [email i mbrojtur]). Nëse dërgoni një pamje të ekranit ose përdorni një metodë tjetër përveç përcjelljes, do të jetë e pamundur të kryhet një analizë.

Posta elektronike (E-mail është shkurtim i postës elektronike) është një mjet i përshtatshëm dhe i shpejtë për të komunikuar me njerëzit e tjerë. Email-i mund të përdoret për qëllime të ndryshme.

  • - Dërgimi dhe marrja e mesazheve. Një mesazh emaili mund t'i dërgohet kujtdo për sa kohë që ai ka një adresë emaili. Mesazhi dërgohet në kutinë e postës elektronike të marrësit në pak sekonda ose minuta, pavarësisht nëse ai jeton afër apo në anën tjetër të botës. Mund të merrni mesazhe nga kushdo që e di adresën tuaj të emailit dhe të shkruani përgjigje pasi të lexoni letrat.
  • - Dërgimi dhe marrja e skedarëve. Përveç mesazheve të rregullta me tekst, ju mund të dërgoni pothuajse të gjitha llojet e skedarëve me email, duke përfshirë dokumente, fotografi dhe muzikë. Një skedar i dërguar me një mesazh email quhet bashkëngjitje.
  • - Dërgimi i mesazheve grupeve të njerëzve. Një mesazh me email mund t'u dërgohet shumë njerëzve në të njëjtën kohë. Marrësit mund t'i përgjigjen të gjithë grupit, duke lejuar diskutime në grup.
  • - Përcjellja e mesazheve. Ju mund ta përcillni mesazhin e marrë të emailit te marrësit e tjerë pa pasur nevojë të rifusni tekstin.

E-mail rezulton të jetë më i përshtatshëm se komunikimi telefonik dhe korrespondenca e rregullt. Ju mund të dërgoni një mesazh në çdo kohë të ditës ose natës. Nëse marrësit nuk janë në kompjuterin e tyre ose në linjë (të lidhur me internetin) kur mesazhi dërgohet, ata do t'i gjejnë mesazhet më vonë kur të kontrollojnë postën e tyre. Nëse janë të lidhur me internetin, mund të merrni një përgjigje prej tyre brenda pak minutash.

Dërgimi i emailit është gjithashtu falas. Krahasuar me postën e zakonshme, nuk nevojitet asnjë pullë apo tarifë postare dhe nuk ka rëndësi se ku jeton marrësi. Ju duhet të paguani vetëm për lidhjen në internet dhe, ndonjëherë, për programin e postës elektronike që përdorni.

Për të punuar me email ju duhen tre gjëra.

  • 1 lidhje interneti. Për të lidhur kompjuterin tuaj me internetin, fillimisht duhet të abonoheni në një ofrues shërbimi interneti. Një ofrues shërbimi interneti ofron akses në internet, zakonisht për një tarifë mujore. Do t'ju duhet gjithashtu një pajisje e quajtur modem.
  • 2 Një program emaili ose shërbim emaili i bazuar në ueb. Mund të shkarkoni ose blini një program email nga Microsoft ose një shitës tjetër. Programet e postës elektronike janë shpesh më të fuqishme dhe ofrojnë shpejtësi më të shpejtë kërkimi sesa shërbimet e postës elektronike të bazuara në ueb. Përpara se të konfiguroni programin tuaj të postës elektronike, do t'ju duhet të merrni disa informacione nga Ofruesi juaj i Shërbimit të Internetit. Zakonisht kjo përfshin një adresë emaili, fjalëkalim, emrat e serverëve të postës hyrëse dhe dalëse dhe disa informacione të tjera.

Nëse nuk dëshironi të shkarkoni ose blini një program emaili, mund të regjistroheni për një shërbim emaili të bazuar në ueb si Gmail, Windows Live Hotmail ose Yahoo! Postë. Këto shërbime ju lejojnë të kontrolloni emailin duke përdorur një shfletues uebi nga çdo kompjuter i lidhur me internetin—edhe nëse kompjuteri i përket dikujt tjetër ose është i instaluar në një vend publik, si bibliotekë.

3 Adresa e emailit. Ju mund të merrni një adresë emaili nga ofruesi juaj i shërbimit të internetit ose duke u regjistruar për një shërbim emaili të bazuar në ueb. Adresa e emailit përbëhet nga emri i përdoruesit (emri juaj i vërtetë është opsional, ju mund të përdorni një pseudonim), shenjën "@" dhe emrin e ofruesit të shërbimit, për shembull Kjo adresë emaili mbrohet nga spambotet e padëshiruara. Për ta parë atë, duhet të keni aktivizuar JavaScript

Si shembull, merrni parasysh procesin e krijimit dhe dërgimit të mesazheve me email

Ilustrimi tregon se si të plotësoni kutinë e mesazheve në shumicën e programeve të postës elektronike. Këta hapa mund të ndryshojnë në varësi të programit të postës elektronike ose shërbimit të postës elektronike të bazuar në ueb që po përdorni.

Oriz. 3.2.1

1. Në fushën Për, duhet të futni adresën e emailit të të paktën një marrësi. Nëse ka shumë marrës, ndani adresat me një pikëpresje (;).

Në fushë Kopjo Mund të futni adresat e marrësve shtesë, të cilët duhet të jenë të vetëdijshëm për mesazhin, por të mos i përgjigjen atij. Ata do të marrin të njëjtin mesazh si marrësit e specifikuar në fushë kujt. Fusha Adresa e Marrësve Shtesë mund të lihet bosh. Disa programe të postës elektronike ju kërkojnë gjithashtu të plotësoni një fushë Bcc, i cili ju lejon t'u dërgoni një mesazh marrësve duke fshehur disa emra dhe adresa emaili nga marrësit e tjerë.

  • 2. Në fushë Subjekti ju duhet të shkruani temën e mesazhit.
  • 3. Në zonën e madhe bosh, futni mesazhin tuaj.

Për të bashkangjitur një skedar në një mesazh, duhet të klikoni butonin Bashkangjit skedarin Butoni "Shto skedarin" në shiritin e veglave që ndodhet poshtë shiritit të menusë. Gjeni skedarin e kërkuar, theksoni atë dhe klikoni Hapur. Emri i skedarit do të shfaqet në fushë Bashkohu në kokën e mesazhit.


Oriz. 3.2.2

Krijimi i mesazhit ka përfunduar! Për të dërguar një mesazh, duhet të klikoni butonin Dërgo. Letra do t'u dërgohet marrësve nëpërmjet internetit.

Shënim

Për të ndryshuar stilin, fontin, madhësinë ose ngjyrën e tekstit, zgjidhni tekstin dhe më pas klikoni një nga butonat në shiritin e formatimit mbi zonën e futjes së mesazhit.

Merrni parasysh rendin e leximit të mesazheve të emailit

Shumica e programeve dhe shërbimeve të postës elektronike të bazuara në ueb përdorin një dosje Inbox ku mund të lexoni mesazhet e marra. Mund t'ju duhet të klikoni një buton për të marrë mesazhe të reja Dërgo/merr ose të ngjashme. Për të parë një listë të emaileve të pranuara, klikoni Inbox në listë Dosjet programin tuaj të postës. Mesazhet e emailit duhet të shfaqen si një listë mesazhesh. Lista zakonisht përmban informacionin e mëposhtëm: dërguesin e mesazhit, subjektin e mesazhit dhe kohën kur është marrë.

Duhet të klikoni mbi mesazhin që dëshironi të lexoni në listë. Përmbajtja e mesazhit mund të shfaqet poshtë listës së mesazheve në zonën e shikimit. Në këtë rast, klikoni dy herë mesazhin në listë për ta lexuar në një dritare të veçantë.


Oriz. 3.2.3

Për t'iu përgjigjur një mesazhi, duhet të shtypni butonin Përgjigju. menaxhimin e dokumenteve të postës elektronike

Rregullat e mirësjelljes së emailit

Ashtu si bisedat telefonike dhe takimet personale, korrespondenca me email përfshin disa rregulla sjelljeje. Këto rregulla quhen netiquette ose etiketë (një kombinim i fjalëve "rrjet" dhe "etiketë"). Për komunikim efektiv, respektoni rekomandimet e mëposhtme.

  • - Kujdes me batutat dhe shfaqjet emocionale. Mesazhet me email nuk përcjellin emocionet me saktësi, kështu që marrësi mund të mos e kuptojë tonin e mesazhit. Humori sarkastik është mjaft i rrezikshëm, sepse marrësi mund t'i interpretojë fjalët fjalë për fjalë dhe të ofendohet. Ju mund të përdorni emoticon për të përcjellë emocione.
  • - Mendo përpara se të dërgosh. Shkrimi dhe dërgimi i emaileve është i shpejtë dhe i lehtë, ndonjëherë shumë i lehtë. Kujdesuni të mendoni për mesazhin paraprakisht dhe përpiquni të mos shkruani kur jeni të zemëruar.
  • - Mbajeni temën të shkurtër dhe të qartë. Shprehni përmbajtjen e letrës me disa fjalë në rreshtin e temës. Njerëzit që marrin shumë email mund të përdorin një rresht subjekti kur zgjedhin se cilin email të lexojnë.
  • - Shkruaj shkurt. Edhe pse një mesazh email mund të jetë aq i gjatë sa të dëshirohet, emaili është krijuar për shkëmbimin e mesazheve të shkurtra. Shumë njerëz nuk kanë kohë apo durim për të lexuar më shumë se disa paragrafë.
  • - Mos e shkruani të gjithë letrën me SHKRONJA KRYESORE. Shumë njerëz i shohin frazat e shkruara me shkronja të mëdha si të zhurmshme, të bezdisshme dhe fyese.
  • - Kini kujdes me informacionet e rëndësishme dhe konfidenciale. Çdo marrës mund t'ua përcjellë mesazhin e marrë personave të tjerë, qëllimisht ose aksidentalisht.

Gjithashtu, në korrespondencën formale ose të biznesit, shmangni gabimet drejtshkrimore dhe gramatikore. Të shkruarit me gabime të jep përshtypjen e joprofesionalizmit. Kontrolloni mesazhet përpara se t'i dërgoni dhe përdorni kontrolluesit e drejtshkrimit nëse programi juaj i postës elektronike i mbështet ato.

Ndonjëherë shfaqen mesazhe të padëshiruara. Karakteristikat e punës me ta janë si më poshtë:

Meqenëse posta elektronike mund të përmbajë reklama, postera dhe katalogë të pakërkuar, mund t'ju duhet të merreni me marrjen e mesazheve të pakërkuara (aka spam). Mesazhet e pakërkuara mund të përmbajnë reklama, oferta mashtruese, pornografi ose kërkesa ligjore. Dërgimi i mesazheve të pakërkuara është shumë i lirë për shërbimet e reklamimit, kështu që njerëzit shpesh përfundojnë duke marrë shumë spam.

Shumë programe të postës elektronike dhe shërbime të postës elektronike të bazuara në ueb përmbajnë filtra të postës elektronike të padëshiruar, të quajtur edhe filtra të padëshiruar. Ata analizojnë përmbajtjen e mesazheve të dërguara dhe zhvendosin mesazhet e dyshimta në dosjen e postës së padëshiruar, duke ju lejuar t'i shikoni ato ose t'i fshini ato në çdo kohë. Nëse një mesazh i padëshiruar përfundon në kutinë tuaj hyrëse pa u filtruar, mund të specifikoni që në të ardhmen, të gjitha mesazhet nga ai dërgues do të vendosen automatikisht në dosjen e postës së padëshiruar.

Për të shmangur marrjen e mesazheve të padëshiruara, ndiqni këto hapa:

  • - Kini kujdes kur jepni adresën tuaj të emailit. Shmangni postimin e adresës suaj të emailit në grupe lajmesh, faqe interneti ose burime të tjera publike të internetit.
  • - Përpara se të vendosni një adresë emaili në një faqe interneti, kontrolloni deklaratën e privatësisë për atë sajt për t'u siguruar që nuk e ndaloni ndarjen e adresës tuaj të emailit me kompani të tjera.
  • - Asnjëherë mos iu përgjigj mesazheve të pakërkuara. Dërguesi do të verifikojë që adresa e emailit është e saktë dhe mund t'ia shesë atë kompanive të tjera. Dhe pastaj fluksi i mesazheve të padëshiruara ka të ngjarë të rritet.

Njerëzit në botën moderne shpenzojnë gjithnjë e më shumë kohë në internet - duke kërkuar dhe gjetur punë, duke lexuar lajme, duke komunikuar në rrjetet sociale, duke kontrolluar motin, duke blerë, shitur, duke fituar para, duke kursyer, duke bërë miq, duke parë filma, duke dëgjuar muzikë. , dhe shpesh vetëm ngatërrohen. Sot është e vështirë të gjesh një person që nuk e di se çfarë është një motor kërkimi, modaliteti në internet, ICQ, blogjet ose si të përdorë emailin. Por ka ende disa, dhe ky tekst është menduar për ta.

Në kuptimin e zakonshëm, posta është shkëmbimi i letrave dhe parcelave. Deri më tani, fuqia e mendimit njerëzor nuk ka arritur në nivelin e dërgimit të parcelave me e-mail, por ndoshta kjo do të ndodhë në të ardhmen e afërt. Pavarësisht kësaj, emaili ka shumë përparësi.

1. Në një email, ju mund të dërgoni jo vetëm mesazhe në formën e tekstit, por gjithashtu t'i bashkëngjitni skedarëve letrës: tabela, fotografi, vizatime, video, prezantime, etj. Mesazhet mund të fshihen, t'u përcillen njerëzve të tjerë, të ruhen, të filtrohen.

2. E-mail ju lejon të dërgoni korrespondencë (informacion) në çast, duke kursyer shumë kohë dhe përpjekje.

3. Nuk ka nevojë të shkoni në postë, pasi mund të përdorni e-mail pa dalë nga shtëpia, nëse keni internet dhe kompjuter.

4. Kosto-efektiviteti - nuk ka nevojë të paguhet për secilën shkronjë, pavarësisht nga sasia e informacionit në të. Mjafton që shërbimi i internetit t'i paguhet ofruesit në kohë.

5. Efikasiteti - mund të kontrolloni postën tuaj dhe t'i përgjigjeni një letre edhe nga një telefon celular me akses në internet.

Pra, le t'i përgjigjemi pyetjes: "Si të përdorim emailin"?

Së pari ju duhet të shkoni në faqen e internetit të një sistemi të caktuar kërkimi ose poste, për shembull, Yandex, Google, Rambler, Mail.ru, etj.

Le të përpiqemi të përdorim një shembull për të krijuar një llogari emaili në Google. Në krye të faqes, gjeni dhe klikoni "Mail", do të shfaqet një dritare e re për të hyrë në postën tuaj dhe llogarinë tuaj. Meqenëse nuk keni ende postë Google, klikoni butonin e kuq në këndin e sipërm të djathtë - "Krijo një llogari". Më pas, plotësoni të dhënat personale - emrin, mbiemrin, emrin e përdoruesit, fjalëkalimin, gjininë, datën e lindjes, telefonin celular, adresën e emailit të urgjencës. e krijoni vetë, duhet të jetë unik (nëse tashmë ka një përdorues me këtë hyrje, sistemi do t'ju paralajmërojë dhe do t'ju kërkojë të vendosni një emër tjetër), përbëhet nga shkronja latine, gjatësia e emrit është nga 6 deri në 30 karaktere. Mbani në mend se nëse do të kryeni korrespondencë biznesi me email, duhet të krijoni dhe të zgjidhni hyrje më diskrete.

Tjetra, duhet të futni fjalëkalimin tuaj të emailit. Duhet të jetë mjaftueshëm i besueshëm, mundësisht të përmbajë shkronja të mëdha, simbole dhe numra dhe të jetë i gjatë të paktën 8 karaktere. Fusni përsëri fjalëkalimin për ta konfirmuar.

Ju duhet të shkruani datën tuaj të lindjes në këtë sajt për të aksesuar materialet që janë të përshtatshme për moshën. Fakti është se një llogari Google ju lejon të keni akses në shërbime të tilla si Gmail (mail), YouTube (portali video) dhe Google+ (rrjet social). Ju mund të konfiguroni llogarinë tuaj në mënyrë që askush të mos ta shohë moshën tuaj.

Gjinia, si dhe numri i telefonit celular, plotësohet sipas gjykimit të përdoruesit.

Për të regjistruar emailin tuaj, gjithçka që duhet të bëni është të provoni se jeni një person real (dhe jo një robot) dhe të vendosni germat latine të specifikuara në tastierë. Nëse shenjat janë të vështira për t'u lexuar, mund të klikoni në shenjën "Audio", sistemi do t'ju diktojë ato. Nëse nuk dëshironi ta bëni këtë, ju lutemi jepni numrin tuaj të telefonit celular. Një kod konfirmimi do të dërgohet në telefonin tuaj me SMS, do t'ju duhet ta vendosni atë në fushën "Konfirmo llogarinë tuaj".

Pra, ju keni llogarinë tuaj të emailit, mund të dërgoni dhe merrni letra. Si të shkruani një letër? Gjeni butonin "Shkruaj një letër" dhe në fushën "Për" që shfaqet, shkruani adresën e marrësit në fushën "Për". Nëse dëshironi që dikush tjetër të marrë një kopje të letrës, tregoni një adresë tjetër emaili në fushën "Kopjo". Fusha "Subjekti" mund të lihet bosh, por nëse tregoni temën dhe thelbin e letrës, do të jetë më e përshtatshme për marrësin. Mund të shkruani tekst në letër, ta formatoni atë, të përdorni butonin "Bashkon" ose ikonën "Kapja e letrës" për të bashkangjitur skedarë, për të futur lidhje, foto, vizatime dhe për të ruajtur një draft letër. Ju mund të kontrolloni drejtshkrimin tuaj përpara se të shtypni butonin "dërgoni". Nëse dëshironi të dini me siguri nëse marrësi e mori dhe e lexoi atë, kontrolloni kutinë e kontrollit "Njoftoni kur lexoni".

Leximi i letrave të marra është më i lehtë - thjesht duhet të klikoni në një letër të re (zakonisht theksohet me shkronja të zeza). Nëse nuk dëshironi të merrni më email nga ndonjë autor, mund ta shënoni njërin prej tyre si të padëshiruar. Që tani e tutje, të gjitha emailet nga kjo adresë do të dërgohen automatikisht në dosjen Spam. Pra, tani keni një ide se si të përdorni emailin, mund të korrespondoni me partnerët e biznesit dhe miqtë, të regjistroheni në rrjetet sociale, të bëni blerje në internet dhe shumë e shumë më tepër.

Gabimi që bëjnë shumica e njerëzve është se ata nënvlerësojnë rëndësinë e krijimit të një sistemi të menaxhimit të postës elektronike.Një mënyrë është të mendoni për emailin si një seri hapash.

1 - Qasja në email
2 - grumbull letrash
3 - Kontrollimi i korrespondencës në hyrje
4 - Çinstaloni
5 - Ekzekutimi
6 - Magazinimi

1. QASJA NË EMAIL

Hapi i parë është të krijoni një orar për kohën kur do të kontrolloni emailin tuaj çdo ditë. Në mënyrë tipike, shumica e njerëzve duhet të kontrollojnë emailin e tyre vetëm katër herë në ditë:

1. Gjëja e parë në mëngjes. Shumica e njerëzve e fillojnë ditën e tyre të punës duke kontrolluar emailin e tyre për t'u siguruar që nuk kanë humbur ndonjë gjë urgjente.

2. Para pushimit të drekës. Ora e drekës është një pauzë krejtësisht e natyrshme në aktivitetin tuaj të biznesit; Për ta bërë këtë kohë më produktive, mund të kontrolloni emailin tuaj.

3. Mesdite. Kjo është një tjetër pauzë e natyrshme kur ju duhet të bëni një pushim ose jeni gati të niseni për një takim pune.

4. Fundi i ditës së punës. Nëse pastroni kutinë tuaj hyrëse sa më shumë që të jetë e mundur përpara se të dilni nga tavolina juaj, do të jeni në gjendje të hidheni menjëherë në mesazhe të reja mëngjesin tjetër. Sigurimi që nuk ka ndonjë urgjencë të minutës së fundit që keni lënë pa mbikëqyrje, do të garantojë një mbrëmje më relaksuese për ju dhe kolegët tuaj.

Për shumicën e njerëzve, opsioni më i mirë dhe më pak përçarës për rrjedhën e punës së tyre, është të kontrollojnë emailin katër herë në ditë dhe të ndajnë jo më shumë se 15 minuta për çdo "sesion" të emailit.

2. GRAFIA E LETRAVE

Është e rëndësishme të kuptoni se ju përpunoni korrespondencën me email katër herë në ditë. Kjo nuk do të thotë që ju duhet t'i përgjigjeni menjëherë çdo mesazhi që kërkon përgjigje, ose të shkruani çdo email që keni planifikuar të dërgoni brenda 15 minutave. Ju duhet të pranoni faktin se kutia juaj hyrëse nuk është gjë tjetër veçse një grumbull emailesh që presin të renditen.

3. KONTROLLI I KORRESPONDENCËS NË HYRJE

Hapi tjetër është të kontrolloni të gjitha mesazhet, që nuk do të thotë se duhet të lexoni të gjitha. Shpesh mund të merrni një vendim në lidhje me një email bazuar në rreshtin e subjektit ose rreshtat e parë. Një pjesë e konsiderueshme e korrespondencës sonë përbëhet nga postimet dhe buletinet. Nëse jeni një analist i industrisë, ndoshta buletini është
dokumenti më i rëndësishëm për ju dhe ju e studioni me kujdes çdo ditë. Megjithatë, për ne të tjerët nuk është kështu, dhe ne mund të përcaktojmë shpejt nëse ky buletin është i rëndësishëm apo i dobishëm për ne. Jo të gjitha emailet kërkojnë përgjigje, të tilla si ato ku jeni CC'd, ose ku linja e subjektit thjesht kërkon që ju të rishikoni informacionin.

4. FSHIJE

Nëse qëllimi juaj kryesor është të çlironi kutinë tuaj hyrëse, një nga mënyrat më të lehta për ta arritur këtë është fshirja e mesazheve. Nëse, pasi të keni lexuar buletinin, arrini në përfundimin se ky informacion është i padobishëm për ju, çabonohuni nga ky buletin. Nuk do të pendoheni dhe nuk do të duhet të humbni më kohë për ta përpunuar. Fshini të gjitha mesazhet që nuk kërkojnë veprime të mëtejshme nga ju.

Nëse befas e gjeni veten duke fshirë të gjitha mesazhet që vijnë nga një adresë e caktuar, mendoni pse po ndodh kjo.

5. EKZEKUTIMI

Ashtu si kur punoni me dokumentacion letre, këshillohet që të mos ktheheni për të lexuar më letra.

Nëse ju duhen vetëm disa minuta për t'iu përgjigjur ose për të përcjellë një mesazh, bëjeni menjëherë. Nëse është e mundur, duhet t'u përgjigjeni menjëherë mesazheve që konfirmojnë ose caktojnë një orar takimi, kërkojnë informacion për kontaktet tuaja ose përmbajnë ndonjë pyetje ose kërkesë, përveç nëse, sigurisht, kjo nuk ju merr shumë kohë.

Nëse e kuptoni se keni nevojë për më shumë informacion, përfshirje të njerëzve të tjerë ose kohë për të menduar, atëherë nuk do të jeni në gjendje t'i përgjigjeni menjëherë një emaili të tillë. Do t'ju duhet të ndërmerrni disa veprime më vonë: ndoshta vendosni nëse vërtet duhet t'i përgjigjeni kësaj letre dhe të bëni diçka për të. Nëse jo, mund ta dërgoni menjëherë letrën te personi i duhur. Përpara se të delegoni një detyrë, mund të duhet pak kohë për të përcaktuar se kush
duhet të jetë personi përgjegjës. Nëse letra kërkon veprim nga ju, ruani vetëm pjesën e rëndësishme të informacionit dhe fshini vetë letrën. Mbajeni kutinë tuaj hyrëse të pastër nga këto lloj mesazhesh dhe ruani informacionin që ju nevojitet në diçka si një sistem gjurmimi projektesh, kalendar ose sistem planifikimi për t'u siguruar që ta keni përfunduar. Kjo është pikërisht ajo që është përmbushja - besimi se gjithçka që duhet bërë do të bëhet.

6. RUAJTJA

Nëse një email nuk mund të fshihet (ose t'i përgjigjet dhe më pas të fshihet), është e nevojshme ta ruani atë.

Arsyeja kryesore që kjo mund të jetë e nevojshme është se do t'ju duhet t'i referoheni këtij dokumenti në të ardhmen (për shembull, është informacion për diçka, një vendim të marrë, një udhëzim, një raport progresi, etj.). Nëse papritmas nuk keni një dokument të cilit mund t'i referoheni, kjo do të ketë pasoja negative për ju.

Nuk ka asnjë mënyrë të duhur për të ruajtur mesazhet me email. Ju duhet të krijoni një sistem që është efektiv për ju personalisht.

Një opsion është një sistem nën-dosjeve në kutinë tuaj hyrëse. Ju mund t'i renditni nëndosjet sipas temës, kategorisë, klientit ose projektit, në varësi të llojit të mesazheve që merrni zakonisht. Shumë njerëz krijojnë një dosje të veçantë të quajtur "Email të përpunuara", ku vendosin të gjitha mesazhet dhe mesazhet e kontrolluara që kërkojnë veprime të mëtejshme.

Cilido qoftë sistemi i ruajtjes së emailit që zgjidhni, mbani mend se i vetmi vend ku nuk duhet ta ruani është në kutinë tuaj hyrëse. Mos harroni gjithashtu se puna me email nuk duhet t'ju zërë 24 orë në ditë, shtatë ditë në javë. Mbajtja e kutisë suaj të postës elektronike të organizuar në një kohë të paracaktuar do t'ju kursejë disa orë në javë, do të zvogëlojë stresin që ndjeni nga humbja e gjërave dhe do të rrisë efikasitetin tuaj kur punoni për atë që ka vërtet rëndësi. Këto janë parime të thjeshta që janë të lehta për t'u mbajtur mend.