Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно. Как планировать свой день, чтобы все успевать

Как правильно распланировать свой день, чтобы все успевать? Каких правил нужно придерживаться, чтобы избежать стрессов и чувства неудовлетворенности? В этой статье вы узнаете, что нужно делать, чтобы повысить свою продуктивность и эффективность.

Если вы часто опаздываете, создаете завалы на работе, забываете о важных мероприятиях и нервничаете, что не успели сделать много дел, то эта статья для вас. С чего начать, чтобы научиться правильно планировать свое время?

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

1. Заведите ежедневник. Не начинайте свой день, пока не запишите с утра, а еще лучше с вечера планы на будущий день. Составление списка дел – необходимое занятие, чтобы понимать, что нужно сделать и все успеть.
2. Ставьте себе напоминания о встречах, событиях на мобильном телефоне.
3. Если вы работаете на компьютере, заведите отдельный документ с списком дел.

Как правильно составлять список дел?

• Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
• В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
• Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Запишите список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
• Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
• Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
• Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила, как распланировать свой день, чтобы все успевать

1. Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано . Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
2. Очень важно слушать свои биологические часы . Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
3. Очень важно при планировании дня расставить приоритеты . Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
4. Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат . Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
5. При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще . Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
6. При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время . Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте время на просмотр телевизора . Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх . Это пустая трата времени.
3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек . Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
4. Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность . Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов».

Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей.

Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться .
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет , дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел . Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела , бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить . Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте . Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу . Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой . Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех . Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует . Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела . То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Основные методики планирования

1. Правило Парето или принцип «80 на 20» . Лишь 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентам ваших результатов. И 80% других действий приводят к 20% результату. Поэтому не пытайтесь делать все и сразу, а делайте первоначально те дела, которые принесут вам максимальный результат.
2. Метод хронометража заключается в том, что вам нужно записывать все свое время, на что и куда вы его тратите. Анализ этих записей покажет вам, от каких действий стоит отказаться, что вас отвлекает, и какие процессы необходимо ускорить.
3. АВС планирование заключается в том, что вам необходимо распределить дела по степени важности по буквам. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Если вы хотите научиться правильно распланировать свой день, быть хозяином своей жизни, для этого нужно немного. Всего лишь иметь желание этому научиться, приложить некоторые усилия и начать работать над собой. Вы просто должны ввести в привычку планировать свою жизнь, писать список дел на каждый день, вырабатывать в себе ответственность, усидчивость, пунктуальность. Обучение правильному планированию – это один из способов самосовершенствования, который способен в корне изменить вашу жизнь к лучшему. Вы научитесь расставлять приоритеты, определять главные ценности, ставить цели и достигать их в четко установленный срок.

Теперь обратите внимание на то, как распределены функциональные зоны. Все помещения можно разделить на общественные и приватные. Общественная или дневная зона – пространство, где вы проводите время в течение дня и предназначенное для приема гостей: гостиная, кухня (парадная, если кухонь несколько), кабинет, библиотека. Приватная зона обычно включает спальни и ванные комнаты при них, гардеробные, спортивные залы – одним словом, те помещения, куда вы обычно не приглашаете гостей. Впрочем, все индивидуально: поэтому для очень больших квартир лучше заранее проговаривать, какие именно помещения предназначены в том числе и для гостей

В идеале помещения дневной и ночной зоны должны быть разнесены по разным частям квартиры. Проверьте, чтобы вход в кабинет был не из спальни, а в санузел (пусть даже детский) не находился посреди жилой зоны. Проиграйте в голове несколько сценариев прихода гостей. Может ли деловой партнер пойти в туалет и случайно попасть не в ту комнату? Или может вы с гостями засиделись допоздна в гостиной, и сонный ребенок вынужден пройти через нее, чтобы попасть в туалет? Или, может, быть гардеробная находится не рядом со спальней, и за одеждой вам придется идти через всю квартиру? Я знаю реальную историю, как в доме площадью 2000 квадратных метров гардеробную запроектировали в подвале, и хозяин каждое утро вынужден звонить горничной и просить принести ему одежду.

Большая квартира – это возможность организовать быт так, чтобы все было удобно и вам, и вашим близким. В рассматриваемой мной квартире левая половина отдана под ночную зону (спальня и детская спальня, гардеробные и санузлы). Правая – под дневную с кухней, гостиной, кабинетом и гостевым санузлом. Пространство логично разделено на зоны – двигаемся дальше.

Возможно, вы столкнулись с проблемой, пытаясь разобраться в своей жизни, а может, вы просто хотите организовать свой день. В любом случае вам понадобится составить план. Возможно, вам это может показаться сложным, но приложив старания, креативность, используя правильные средства, вы сможете должным образом подготовить план и начать добиваться своих целей.

Шаги

Первый метод: планирование дня

Возьмите лист бумаги. Вы можете писать в тетради, блокноте или создать текстовый документ на компьютере, как вам удобнее. Напишите список вещей, которые нужно сделать в этот день, включая запланированные встречи. Какие ваши цели на день? Вы хотите включить время на физические упражнения или отдых? Что вам обязательно необходимо сделать?

Создайте для себя расписание. Во сколько вам необходимо закончить первое задание, проект или дело? Перечислите все дела, начиная с самого первого, и по часам расписывайте задания на день. Обязательно включите встречи, если они запланированы. Разумеется, у всех разные планы, поэтому расписание у каждого свое. В целом, план должен выглядеть приблизительно так:

• 9:00 - 10:00: Прийти на работу, проверить почту, ответить на письма.
• 10:00 - 11:30: Встретиться с Олегом и Наташей.
• 11:30 - 12:30: Проект №1.
• 12:30 - 13:15: Обед (здоровое питание).
• 13:15 - 14:30: Пересмотреть проект № 1, встретиться с Александром, чтобы обсудить проект №1.
• 14:30 - 16:00: Проект №2.
• 16:00 - 17:00: Начать проект №3, подготовить материалы на завтра.
• 17:00 - 18:30: Покинуть офис, сходить в тренажерный зал.
• 18:30 - 19:00: Купить продукты по пути домой.
• 19:00 - 20:30: Приготовить ужин, отдохнуть.
• 20:30: Пойти в кино с Димой.

1. Переводите внимание на что-то другое практически каждый час. Важно выделять немного времени, чтобы после каждого задания можно было просмотреть, насколько вы были эффективны в это время. Посмотрите, или вы выполнили все, что нужно. Потом позвольте себе минутку отдохнуть: закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующему заданию.

   Пересмотрите свой день. Когда прошла большая часть дня, просмотрите, насколько вы смогли придерживаться плана. Вы смогли закончить все, что хотели? Где вы допустили оплошность? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекало, и как вы можете это в будущем предотвратить?

   Второй метод: планирование жизни

   Первая часть: оценка собственных ролей

   1. Определите, какие роли в жизни вы играете. Каждый день мы исполняем разные роли (от ученика до сына, от художника до байкера). Вам необходимо подумать, какие роли вы играете в жизни на данный момент.

      • Эти роли могут включать путешественника, ученика, дочь, писателя, художника, работника, туриста, внука, мыслителя и т. д.

   2. Определите, какие роли вы хотите играть в своей жизни. Многие из этих будущих ролей могут совпадать с теми, которые вы исполняете сейчас. Это существительные, которыми вы хотите обозначить себя в конце жизни. Примите во внимания роли, которые вы сейчас играете. Среди них есть такие, которые вас сильно утомляют? Если да, тогда их не нужно играть дальше. Составьте список ролей в последовательности от наиболее до наименее важных. Это поможет вам определить, что вы действительно цените в жизни и что для вас имеет самое большое значение. Но не забывайте, что этот список может существенно меняться, так как вы тоже постоянно развиваетесь.

      • Ваш список может выглядеть примерно так: мама, дочь, жена, путешественница, стеклодув, воспитательница, волонтер, пеший турист и т. д.

   3. Вам нужно понять, почему вы хотите играть желаемые роли. Выбрать себе роль – отличный способ определить, кто вы такой, но причина, по которой вы хотите играть роль, кроется в ее значении. Возможно, вы хотите быть волонтером, потому что видите проблемы в мире и хотите внести свою лепту, чтобы их исправить. Или, возможно, вы желаете быть отцом, потому что хотите подарить своим детям прекрасное детство.

      • Для того чтобы определить назначение вашей роли, вы можете представить свои похороны (это может показаться ужасным, но прием хорошо работает). Кто на них придет? Что бы вы хотели, чтобы о вас сказали? За что вы хотите, чтобы вас запомнили?

   Вторая часть: определение целей и планирование

   1. Поставьте крупные цели, которые вы хотите достичь на протяжении своей жизни. Как вы хотите развиваться? Чего стремитесь достичь? Подумайте об этом, как о списке вещей, которые вы хотите успеть сделать за свою жизнь прежде, чем уйдете на тот свет. Это должны быть цели, которые вы действительно хотите достичь – не те, которые вам кажутся необходимыми. Иногда легче сформировать категории целей, чтобы их проще было представить. К таким категориям можно отнести следующие (конечно, не только их): :

      • Карьера/призвание; путешествия; семья/друзья; здоровье; деньги; знания/интеллект; духовный мир.
      • Вот некоторые примеры целей (в порядке категорий, перечисленных выше): напечатать книгу; побывать на всех континентах; жениться/выйти замуж и вырастить детей; сбросить 10 кг; заработать достаточно денег на обучение детей в университете; получить степень магистра по специальности «Филология»; больше узнать о буддизме.

   2. Поставьте конкретные цели и определите конкретные даты, до каких их необходимо осуществить. Теперь, когда у вас есть цели жизни в общем, поставьте конкретные задачи. То есть, определите даты, до каких вам нужно их достичь. Вот примеры более конкретных, чем в предыдущем пункте, целей:

      • Отправить рукопись в 30 издательств до июня 2014 г.
      • Поехать в Южную Америку в 2015 г. и в Азию в 2016 г.
      • До января 2015 г. сбросить вес до 55 кг.
   3. • Ваша цель – напечатать книгу и отправить рукопись издательствам до ноября 2014г. На данный момент вы уже написали ее половину, но не полностью уверенны, что она вам нравится.

   4. Решите, как будете добиваться целей. Какие шаги необходимо будет сделать для ее достижения? Оцените их и запишите. Продолжим пример с публикацией книги :

      • С сегодняшнего дня до ноября 2014 вам необходимо: А. Перечитать первую половину книги. Б.Закончить книгу. В. Переделать моменты, которые вам не нравятся. Г. Исправить грамматические, пунктуационные, орфографические ошибки и т. д. Д. Дать нескольким знакомым критикам почитать книгу и попросить дать отзывы. Е. Определить, какие издательства, возможно, захотят опубликовать вашу книгу. Ё. Отправить рукопись.

   5. Распишите все свои цели по шагам. Вы можете это сделать в любом удобном для вас формате: вручную, на компьютере, нарисовать и т. д. И вот - поздравляем! Вы только что составили план вашей жизни!

      Просматривайте и корректируйте свой план. Как и все в этом мире, ваша жизнь будет меняться вместе с целями. То, что было для вас важным в 12 может иметь не такое большое значение в 22 или 42. Менять жизненный план нормально: это показывает, что вы сами понимаете изменения в своей жизни и подстраиваетесь под них.

   Третий метод: план решения проблемы

   Первая часть: определение проблемы

   Определите, с какой проблемой вы столкнулись. Иногда самое сложное при составлении плана решения проблемы – сомнения по поводу того, в чем заключается проблема. Часто она порождает другие неприятности. В таком случае вам необходимо понять корень проблемы – главный вопрос, который нужно решить.

   • Например, мама не пускает вас поехать с другом покататься на лыжах через четыре недели. Это, конечно, проблема, но вам нужно понять ее корень. Суть в том, что у вас 3 по математике, поэтому мама не хочет, чтобы на выходных вы бездельничали и катались на лыжах. Поэтому проблема состоит в том, что вы плохо преуспеваете на занятиях математики. На этом вам нужно и сконцентрироваться.

   1. Вы должны знать, какие результаты вы надеетесь получить, решив проблему. Какую цель вы хотите достичь, устранив ее? Возможно, вы надеетесь не только на один результат. Сосредоточьтесь на достижении цели, остальное вы получите после этого.

      • Например, ваша цель – повысить оценку по математике хотя бы до 4. Наряду с этим вы надеетесь, что когда улучшите оценку, мама отпустит вас покататься на лыжах.

   2. Определите, какие ваши действия служат причиной появления проблемы. Какие привычки, возможно, способствуют ее развитию. Уделите время и рассмотрите то, что вы делаете не так.

      • Ваша проблема – 3 по математике. Посмотрите, какие ваши действия служат причиной возникновения проблемы: вы много разговариваете с соседом на уроке, или вы не делаете вечером домашнее задание, потому что недавно записались на футбол, и все, что вы хотите после тренировки по вторникам и четвергам – это поужинать и лечь спать.

   3. Рассмотрите, какие внешние факторы способствуют появлению проблемы. Помимо собственных действий, из-за которых может возникнуть проблема, ее могут вызвать и внешние факторы. Подумайте, что бы это могло быть.

      • У вас 3 по математике, и это нужно исправить. Возможно, вам мешает то, что вы действительно не понимаете материал, а не то, что вы разговариваете на уроке. Может, вам никогда не давалась алгебра. В конце концов, вы действительно не знаете, где искать помощь.

   Вторая часть: поиск решений и составление плана

   1. Определите возможные решения вашей проблемы. Вы можете просто записать их на бумаге или воспользоваться специальными методиками, например, сделать ассоциограмму. Что бы вы ни выбрали, подберите решения, как исправить собственные действия, а так же устранить внешние факторы, которые способствуют развитию проблемы.

      • Как не разговаривать с соседом: А. Пересядьте подальше от него. Б. Скажите ему, что у вас очень низкая оценка по предмету, и вам нужно быть внимательным. В. Если у вас письменное задание, попросите учителя пересадить вас так, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.
      • Как делать домашнее задания вопреки тренировкам: А. Делайте часть домашней работы во время перерыва на обед, или когда у вас есть днем свободное время, чтобы не нужно было все делать вечером. Б. Составьте для себя расписание и строго следуйте ему: после занятий вы будете ужинать и потом делать домашнюю работу. После того, как вы закончите, можете час посмотреть телевизор в качестве вознаграждения.
      • Что делать, если вы не разбираетесь в алгебре. А. Попросите одноклассника объяснить вам то, что не понимаете (только если вас ничего не будет отвлекать). Б. Попросите о помощи преподавателя. Подойдите к нему после урока и спросите, не могли бы вы как-нибудь с ним встретиться, так как у вас есть вопросы по домашней работе. В. Обратитесь к репетитору или запишитесь на курсы.

   2. Составьте план. Теперь, когда вы выяснили суть проблемы и нашли несколько решений, выберите из них те, которые, по вашему мнению, сработают лучше всего, и запишите для себя план: это поможет вам его визуализировать. Повесьте его там, где сможете часто видеть, например, на зеркале, в которое вы смотритесь каждый день. Вам не нужно использовать все перечисленные решения, но следует сохранить парочку на всякий случай.

      • Ваш план повышения оценки по математике должен выглядеть примерно таким образом:
      • План повысить оценку за 4 недели:
        • Сказать Саше, что я не могу разговаривать на уроке (если он будет продолжать, то пересесть).
        • Делать домашнее задание каждый вторник и четверг во время перерыва на обед, чтобы я мог ходить на тренировки, но не нужно было много делать вечером, когда приду домой.
        • Заниматься с репетитором по математике по понедельникам и средам; спросить у преподавателя, могу ли я что-то сделать что-то дополнительно, чтобы повысить оценку.
      • Цель: до четвертой недели я исправлю оценку с 3 как минимум до 4.

   3. Когда пройдет одна неделя, оцените, насколько ваш план успешен. На протяжении первой недели вы все делали так, как и планировали? Если нет, что вы делали не так? Поняв то, над чем вам нужно поработать, на следующей неделе вы сможете придерживаться плана эффективнее.

   4. Как только вы достигли цели, вычеркните ее с плана, чтобы видеть свой прогресс.
   5. Не забывайте, что планирование – это только та часть работы, которая превращает хаос в ошибки. Не ждите, что только из-за того, что вы составили план, вы сможете легко всего достичь, не делая ошибок. План – это только стартовая площадка.
   6. Добавляя детали к своим планам, попробуйте предположить, что может пойти не так и разработайте запасные планы действий.

Уверен, что каждый из вас очень много раз замечал за собой: вроде весь день пашешь как проклятый, невероятно занят чем-то, но к концу дня, задумываясь над тем, что сегодня успел сделать, с большим удивлением понимаешь – существенного результата нет.

Как обычно проходит день у среднестатистического россиянина? Проснулся, покушал (если уже есть, что кушать). Поехал на работу с мыслями: “Сегодня важный день. Сегодня все нужно успеть! Приехал, сел за рабочий стол и смотришь намонитор: Так-с, с чего бы лучше начать…?. Надо бы почту проверить…, ну и в контакт по пути зайти на минутку… Прошло часа два. Вспомнил, что работать надо. Только начал работать, как вдруг мужики позвали покурить, пошел с ними, незаметно полчаса прошло за разговором. А тут и обед уже скоро, на фига напрягаться, ведь после обеда куча времени, все успеешь. После обеда внезапно начальник отправил на встречу с партнерами. Приезжаешь под вечер в офис, понимаешь, что ни черта не успел, задерживаешься на работе, чтобы все доделать. Внезапно вспоминаешь, что сегодня день рождения у какого-нибудь близкого человека, звонишь ему, поздравляешь, и говоришь, что не придешь, т.к. очень много работы. Приезжаешь домой с работы, настроения нет, уставший как собака, берешь пару бутылок пивка, чтобы настроение поправить. С детьми нет желания играть, с женой (мужем) тоже сейчас не самый лучший момент провести время. Включил телик и вскоре вырубился в кресле, даже не допив свое пиво. И так день за днем…

Надеюсь, что вы проводите свой день с большей пользой. Тем не менее, очень много людей так и проживают каждый свой день. Естественно, то, что я привел в пример – это мизерная часть того, что происходит с людьми на самом деле. Есть куча и других побочных действий. А все из-за того, что человек живет сегодняшним днем и проводит его так, как сложатся обстоятельства. Отсюда продуктивность, что в рабочем плане, что в семейном близка к нулю. К счастью, выход есть. Увеличить свою продуктивность поможет ежедневное планирование своего дня.

Ежедневное планирование своего времени является неотъемлемой частью любого успешного человека. Ведь когда человек всегда знает, чего он хочет и что нужно делать в определенный момент времени, он успевает сделать гораздо больше, чем тот, кто проводит свой день “как получится”.

Приведу десять основных правил, придерживаясь которых можно составить свойраспорядок рабочего дня максимально эффективно. Конечно же это не панацея, и каждый может редактировать свой ежедневник в соответствии со своими силами, объемом работы, скоростью выполнения задач, режимом сна, отдыха и т.д.

ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ВРЕМЕНИ. 10 ПРАВИЛ.

1. Старайтесь придерживаться принципа 70/30 .
Планировать абсолютно всё свое время нецелесообразно, т.к. в этом случае ваши действия стопроцентно будут расходиться с вашим расписанием. Да и полное “заточение” своего времени в ежедневник приведет к тому, что вы будете находиться в слишком жестких рамках и постоянно чувствовать себя каким-то роботом, у которого вся жизнь поминутно расписана.

Оптимальным решением является планирование 70% собственного времени. Согласитесь, некоторые события трудно предсказать, и практически каждый день происходит некий “эффект неожиданности”, поэтому всегда нужно оставлять часть времени свободным. Либо, как вариант, в каждом временном промежутке делайте определенный запас.

2. Составляйте план на следующий день сегодня вечером.
Планировать следующий день в конце сегодняшнего дня похвально, но чтобы ничего не забыть, обязательно все свои дела записывайте. Разграничьте дела по степени важности, разделив записную книжку на два столбца. В первом запишите то, что требуется сделать безотлагательно. Во втором – что менее важно и в случае форс-мажора может быть перенесено на другой день.

Задачи и дела, с которыми вы справились, одни за другими вычеркивайте. Это будет служить для вас дополнительным стимулом и прибавлять новых сил для решения оставшихся задач. Чем меньше задач у вас будет оставаться, тем больше уверенности в том, что с ними справитесь, вы получите.

В конце каждого дня в самом низу можно добавить надпись типа: “Ура! Я это сделал”, “Я молодец! Но это только начало!”, “Я все успел! Я крут! Но еще много дел впереди!” . Эта надпись также будет с самого утра стимулировать вас добиваться поставленных задач и в то же время не расслабляться.

3. Старайтесь выполнить большую часть запланированного до обеда.
Когда вы в середине дня осознаете, что самое важное на сегодня сделано и уже позади, гораздо проще выполнять оставшиеся дела. Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам, ответить на пропущенные звонки, обсудить вопросы с банком по кредиту, оплатить счета и т.д.). На вечер оставьте минимум (переговоры с застройщиком, поход в салон, покупка продуктов, тренировка в спортзале).

4. В каждый рабочий час вносите минуты отдыха.
Обязательное правило для всех. Чем чаще вы будете отдыхать, тем продуктивнее будет ваша деятельность. Каждый для себя выбирает наиболее удобную для себя схему, но особенно хорошо работают две схемы: 50 минут работы / 10 минут отдыха либо 45 минут работы / 15 минут отдыха .

Во время отдыха совсем не обязательно курить бамбук и плевать в потолок, лежа на диване. Ведь это время можно провести с пользой. Сделайте разминку: отожмитесь, подтянитесь, постойте на голове (если позволяет место), сделайте зарядку для шеи и глаз. Приведите рабочее место в порядок, сделайте уборку в доме или офисе, почитайте книгу, прогуляйтесь на свежем воздухе, сделайте запланированные звонки, помогите в чем-то коллегам (семье, если работа дома) и т.д.

5. Старайтесь создавать реалистичное планирование.
Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования (типа вам любые горы по плечу) и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться.

Прошу не путать планирование с целями. Цели у вас могут быть сверхграндиозными, они, в принципе, такими и должны быть. Но для того чтобы добиться этих целей в кратчайшие сроки, должно быть реалистичное грамотное планирование поставленных задач. Это абсолютно не означает, что вы должны работать каждый день до потери пульса, чтобы как можно скорее добиться цели. Лучше делать одно дело небольшими порциями стабильно каждый день, чем это же дело делать от начала до конца дня хаотично и наспех. Тогда и вы не будете измотанными, и достижение целей будет проходить планомерно.

Кроме этого, в конце каждого дня добавляйте графу “План выполнен на ____%” и вписывайте туда процентное соотношение ваших выполненных задач на сегодня. Это послужит для вас дополнительной стимуляцией, а также даст возможность сравнивать результаты и в дальнейшем делать соответствующие корректировки при планировании своего времени.

Старайтесь каждый день хоть не намного, но перевыполнить план. Т.е. старайтесь дополнительно закрывать те задачи, которые в плане не были указаны. Естественно, за их решение следует браться только после того, как все запланированные задачи уже будут выполнены. Согласитесь, приятно же наблюдать свою сверх-продуктивность, глядя на цифры 105%, 110%, 115% в конце каждого рабочего дня.

6. Крупные задания выполняйте небольшими частями.
Эту тактику еще называют тактикой “нарезания салями”. Еще Эйнштейн подметил, чтобольшинству людей нравится рубить дрова, потому что при этом за действием сразу следует результат . Поделите свои цели и проекты на небольшие порции и выполняйте их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

Для примера возьму создание какого-нибудь продукта: Можно каждый день в ежедневник тупо вносить строчку “Создать видеокурс” и работать над этим курсом. Но в этом случае есть несколько больших минусов :

• вы не имеете возможности заранее предугадать срок выполнения своего курса
• каждый день вы не знаете, с чего именно вам продолжить работу над курсом
• у вас нет чувства удовлетворения от проделанной работы, пока вы не закончите работу над своим курсом полностью

Если же создание курса поделить на множество мелких порций и закрывать их постепенно, то всех перечисленных минусов можно легко избежать.

Те задачи, выполнение которых у вас вызывает, мягко говоря, недовольство, либо в которых вы некомпетентны, смело делегируйте другим специалистам , которым выполнять подобные задачи по кайфу. Вы сэкономите уйму времени, а планируемая работа будет выполнена более профессионально.

7. Побудьте в тишине некоторое время.
Часто бывает, что телевизор в соседней комнате, радио, которое работает сутками напролет, чьи-то голоса, проходящие мимо вас люди, строящееся здание на соседней улице в итоге так раздражают, что просто невозможно нормально сконцентрироваться на выполнении важных дел. Вместо разрешения конкретных задач в голове крутятся колготки за 574 рубля, которые сегодня купила ваша сотрудница, либо последний супер-мега-хит Джастина Бибера, играющий сейчас по радио.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Именно в этом случае вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности.

8. Убирайте предметы на место, как только закончите ими пользоваться.
Это существенно сэкономит вам время в будущем, а также поможет избежать беспорядка. Не даром говорят: “Если хочешь узнать о своем будущем партнере, посмотри на его рабочий стол. Какой порядок на его столе – такой порядок и в его делах”.

Советую вам вообще выкинуть все свои старые и ненужные вещи, избавьтесь от лишнего хлама, чтобы на столе лежало только самое необходимое для работы.

Держите вещи в четко определенных местах. Например, все документы сложите в отдельную папку или коробку, квитанции и чеки также держите сколотыми в определенном месте, ручки и карандаши в наиболее удобном для использования месте. Благо, сейчас можно без труда приобрести специальные наборы, боксы, футляры для решения этой проблемы.

Сделайте это и почувствуете невероятный эффект!

9. Избавьтесь от ненужных вам вещей.
Все запасы старых вещей, оставленные на случай “а вдруг пригодится”, не принесут вам ничего, кроме лишней пыли и беспорядка. Кроме этого, считается, что вещи, отправленные нами «в утиль» на антресоль, в чемоданы, под диван, в кладовку, на кухонный гарнитур, несут в себе негативную энергетику.

Это, как вы поняли, касается не только рабочего стола, но и рабочего и домашнего пространства в целом. Поэтому безжалостно избавьтесь от этих “очень нужных вещей, которые вам жалко выбросить”. Соберите все добро в грузовик, отвезите на свалку и сожгите. Если уж реально жалко, то поставьте все рядом с подъездом, нуждающиеся быстро разберут. Одежду и обувь можно развезти по детским домам и домам престарелых. Вам будут только благодарны.

10. Ведите активный и здоровый образ жизни.
Если вы еще не очень дружите со спортом, гимнастикой, водными процедурами, правильным питанием и т.д., то советую что-нибудь из этого внести в свой распорядок дня. Даю стопроцентную гарантию, что результаты вас весьма порадуют. Главное, чтобы вы не филонили и четко следовали вашему спортивному графику. Вы даже сами не заметите, как быстро улучшится ваше здоровье и общее физическое состояние. Также вы без труда сможете избавиться от вредных привычек, если поставите перед собой цель и вместо вредных привычек встроите хорошие привычки.

Следует помнить, что лучший сон – это сон до полуночи часов, т.к. в этот период ваш организм отдыхает и набирается сил наилучшим образом. Другими словами,ложитесь спать сегодня, а не завтра .

Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь. Ваше тело отблагодарит Вас хорошим самочувствием, высоким уровнем позитивной энергетики и готовностью к продуктивной деятельности.

В конце приведу пример своего распорядка, чтобы вам было с чем сравнить. Не могу сказать, что это идеальный универсальный распорядок дня для всех, но лично меня он полностью устраивает. В сравнении с самым первым моим распорядком в нем не раз происходили корректировки и на данный момент он выглядит следующим образом…

ИДЕАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ДНЯ С МОЕЙ ТОЧКИ ЗРЕНИЯ

Небольшие пояснения к плану:

• Данный распорядок рассчитан на будние (рабочие дни) и на выходные не распространяется. В выходные должен быть свой план, но заточенный именно на отдых (все остается также, грубо говоря, меняется только Рабочий процесс на Отдых), в крайнем случае некоторые рабочие моменты переносятся на выходной день (если что-то не успели сделать или что-то смертельно важно).
• Каждый временной промежуток берется с некоторым запасом. Отклонение от распорядка на 30 минут – это нормально.
• Утро у каждого может начинаться с другого времени. Просто я перешел на более раннее время, чтобы успевать больше и это дало положительные результаты.
• Время выезда из дома на работу и обратно также для каждого может быть разным. Я выбрал для себя оптимальное время – когда в городе уже рассасываются пробки.
• Ежедневное чтение литературы считаю обязательным правилом для всех. Если не позволяет время читать на работе – читайте на обеде, в автобусе, после работы, перед сном.
• Бывает, что в связи с дополнительными делами приходится ложиться спать гораздо позднее. В любом случае старайтесь просыпаться согласно вашему графику, иначе ваш распорядок дня постоянно будет смещаться, а это не есть хорошо.
• В выходные дни можно позже вставать и позже ложиться, но при этом также придерживаться графика, просыпаясь и ложась в одно и то же время (к примеру, на час или два позже, чем в будние дни).

Для планирования своего времени можно использовать органайзер, блокнот, обычный лист бумаги, тетрадь, различные специальные программы и приложения. Лично я использую очень удобный в работе Календарь от Google. Кроме того, что в нем имеется ряд полезных функций, он синхронизируется с мобильными устройствами, а значит всегда под рукой, где бы вы ни находились. Вообще, в сфере синхронизации приложений Google шагает огромными шагами. Это очень облегчает работу, когда в одном аккаунте под рукой всевозможные помощники, которые еще и между собой синхронизированы. Я уже не представляю работу за компьютером и в телефоне без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Переводчика, Google+, Карты, Analitics, Picasa и множества других полезных сервисов. А еще советую воспользоваться супер-планировщиком Wunderlist

Вот и все, о чем я хотел сегодня вам рассказать. Если вы еще не ведете свой ежедневник и не ставите перед собой цели – немедленно начните это делать и продолжайте это делать постоянно! Надеюсь, вышеперечисленные 10 золотых правил помогут вам в планировании своего времени и вы начнете успевать гораздо больше.