Увеличението от 1s не взема предвид графика. Методика за водене на разписания

Графикът е документ, който изготвяме ежемесечно. И разбира се, беше неудобно за счетоводителя преди - преди появата на формуляра за график в 1C 8.3 - да го попълни в таблици на Excel. Сега графикът се генерира в 1C 8.3, но не всеки знае къде да го намери. След като прочетете тази статия, няма да имате никакви въпроси.

Ще се научиш:

• как да направите график за време в 1C 8.3;
• какъв е този документ;
• как да попълните график за време в 1C 8.3 Счетоводство.

Задължението за водене на отчет за работното време на всеки служител е установено в чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация. Ако регистрите не се водят, регулаторните органи могат да подведат работодателя под отговорност за нарушение на трудовото законодателство под формата на предупреждение или глоба (част 1 на член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация):

• от 1000 до 5000 рубли. - за длъжностни лица и индивидуални предприемачи със служители;
• от 30 000 до 50 000 rub. - за организации.

Сред задължителните документи, използвани от организацията, няма график. Работното време на служителите може да бъде отчетено от друг документ, разработен самостоятелно и одобрен от счетоводната политика.

Въпреки това, графикът е твърдо установен в обичаите на бизнес документооборота от времето, когато унифицираните форми T-12 и T-13 са разработени от Държавния комитет по статистика на Руската федерация (Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. N 1) са задължителни за употреба. Днес тези форми, с малки модификации, се използват от работодателите навсякъде. Те са удобни и информативни.

Графът на работното време в 1C е основният документ, въз основа на който счетоводителят изчислява заплатите, отпуските и командировъчните надбавки на служителите. Това е таблица, в която се отбелязват всички явявания и отсъствия на служители през месеца, броят на отработените часове на ден и причините за отсъствие от работното място.

Графикът се попълва от служител, упълномощен от ръководителя, или от служителя, чиито служебни задължения включват поддържане на графика. Най-често това са ръководители на отдели, които знаят за плановете и задачите на своите подчинени, или служители, специално назначени на длъжността хронометрист.

Счетоводителят по правило не изготвя график за време, а получава готова информация в края на месеца и въз основа на нея създава лист за заплати. Отчетите за работното време се архивират в отделни папки и могат да се съхраняват в счетоводството заедно с документите за заплати. Общият срок на годност на работните листове е 5 години, за служители с вредни и трудни условия на труд - 75 години (Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. N 558).

График на работното време в 1s 8.3 Счетоводство: къде да намеря

В Счетоводство 8.3 графикът за време е повече отчет, отколкото работен документ. Графикът се попълва автоматично въз основа на данните Производствен календар и документи ваканцияИ Отпуск по болест . Документите за персонала също се вземат предвид подбор на персонал И Уволнение .

в 1C 8.3 Счетоводство можете да намерите в раздела Заплати и персонал – Кадрови досиета – Човешки отчети – Разписания.

Производствен календар

попълнен в съответствие с Производствен календар при 40 часова работна седмица.

Вградена Производствен календар не може да се персонализира или променя, тъй като се съставя в съответствие с празниците и прехвърлянията на почивните дни за годината, одобрени с постановления на правителството на Руската федерация. Въпреки това, ако е необходимо, например, да се вземе предвид допълнителен празник, установен от правителството на региона на Руската федерация, Производствен календар може да се промени.

За да направите корекции, отидете на Главно меню – Всички функции – Справочници – Производствени календари – Руска федерация.

Отворете менюто с десен бутон на мишката на избраната дата и изберете:

• промяна- за промяна на статуса на деня на:
  • работник;
  • събота;
  • неделя;
  • Предпразнично;
  • Празник;
  • Неработещ;
• Отложи- за прехвърляне на съществуващия статус на ден в друг ден с различен статус.

Как да генерирате график за време в 1C

За да се формира в 1c График за време , направете следните настройки.

Стъпка 1. Заглавка на отчета

За генериране на отчет Графичен лист (T-13) попълнете полетата:

• Период- месец, за който се генерира графикът;
• Организация - инсталирайте от списъка, ако в базата данни има няколко организации;
• Подразделение - изберете от директорията Деления , ако имате нужда от справка отделно по отдел.

Кликнете върху бутона Настройки .

Стъпка 2. Опростен изглед, раздел Прожекции

В раздела Селекциимил простоустановете имената и длъжностите на отговорните лица, които трябва да подпишат тази отчетна карта. Тук, ако се изготви график за време за едно лице, например допълнителен лист. Можете да инсталирате:

• отметка служител ;
• фамилно име на служител - избрано от указателя служителивръзка Избор .

Стъпка 3. Структура

Ако имате нужда от графики за всички служители, премахнете отметката от квадратчето служители продължете да персонализирате графика, като зададете:

• Преглед - Разширено.

На раздели Селекции , Полета и сортиране нищо не трябва да се променя. По подразбиране графикът се генерира отделно за всеки отдел. Ако в организацията има малко служители, но има разделения, можете да формирате Графичен лист (T-13) като цяло за организацията.

За да направите това, трябва да отидете в раздела Структурав групирани полета от първо ниво, премахнете от групирането Подразделение .

След това щракнете Завършете редактирането – Затворете и оформете. Генерираният отчет ще изглежда така:

Как да поддържате график за време в програмата 1C 8.3

Поддържането на график в 1C Accounting 8.3 се свежда до генериране на месечен отчет Графичен лист (T-13) непосредствено преди или след ведомост за заплати за месеца.

Преди да създадете графика, имайте предвид:

• Производствен календар за годината трябва да се конфигурира в съответствие с работното време на вашия регион и организация;
• трябва да бъдат попълнени кадрови документи за наемане и освобождаване на служители през даден месец;

Най-разпространените счетоводни програми в Руската федерация са тези на комплекса 1C - огромен екип от разработчици, програмисти и дебъгери постоянно актуализира и подобрява системата, въвежда нови функции и значително улеснява живота на счетоводителите. С помощта на 1C можете да водите записи на заплати, сетълменти с изпълнители и бързо да изготвяте отчет за всеки от параметрите, предвидени в счетоводството. Това от своя страна дава възможност да се намалят разходите за персонал на счетоводители по ТРЗ.

Как да попълните график за време в 1C

В програмата 1C „Управление на заплати и персонал“, за да изпълните тази функция, използвайте менюто „Изчисляване на заплатите“ на работния плот. Когато отворите този раздел, трябва да изберете опцията График на работното време, намираща се в лентата за навигация. Като щракнете върху съответния бутон, трябва да използвате функцията „Добавяне“, която се намира на лентата с инструменти. В този случай въвеждането трябва да се извърши ръчно, като се добавят данни за всеки служител поотделно. Освен това е възможно автоматично генериране на списък на служителите с данни за работното време. За да направите това, изберете функцията „Попълване“ и задайте необходимите параметри в диалоговия прозорец, който се показва.

Как да запазите счетоводни данни

При необходимост можете да направите промени във въведените данни, като коригирате работното време, броя на нощните и празничните часове, отсъствията и извънредния труд. Ако има някакво объркване относно символите, които трябва да бъдат включени в графика, можете да извикате помощ, като щракнете върху иконата „въпросителен знак“ в лентата с инструменти. Програмата предоставя и възможност за въвеждане на данни за отработените часове на дневна база или за периода като цяло, като можете да видите и обобщени показатели. Когато въвеждате ръчно всеки ден, трябва да потвърдите въвеждането на данни, така че промените да се запазят в базата данни на програмата. За да направите това, използвайте бутона "Запис" в долния десен ъгъл на работния плот. В края на отчетния месец също ще трябва да запазите документа в базата данни. За да направите това, щракнете върху бутона „Пропуск“, разположен на работния панел. В допълнение, графикът може да бъде записан във формат Excel и отпечатан, за да се получи хартиен вариант. Тези функции използват стандартни бутони "Запиши като"; „Печат на документ“, които също се намират на лентата с инструменти.

Подобни възможности предоставят и други продукти на компанията 1C: Управление на производственото предприятие, 1C: Заплата и персонал, 1C: Интегриран.

Експертите на 1C разказват как програмата „1C: Заплати и управление на персонала 8“, издание 3, прилага поддържането на стандарти индивидуалниработните графици, както и особеностите на отчитане на реално отработеното време.

За да разберем методологията за записване на работното време в „1C: Заплата и управление на персонала 8“, издание 3, нека си припомним формулата за изчисляване на заплатите:

Заплата = (Действително отработено време / Стандартно време) x Заплата

Тоест, за да изчислите заплатите, трябва да знаете каква част от времето действително е работил служителят по отношение на нормата, определена му според работния график. В зависимост от това как Правилникът за заплатите на организацията предвижда изчисляване на заплатите - по дни или по часове - времето във формулата се използва съответно в дни и часове.

Стандартно работно време

Срокът се определя от работния график. Програмата предвижда поддържане на стандартни графици за цялата година и индивидуални за един месец.

Типичните графики са конфигурирани в менюто Настройки - Графици на работа на служителитеи се установяват с кадрови документи. Ако се поддържа таблица с персонал, тогава се установява съответствие с длъжността на таблицата с персонала и стандартния работен график. Типичен график може да бъде определен както за група служители, така и само за един служител. Справочник Графици на работа на служителитеконфигуриран за една година. За да научите как да настроите диаграми, гледайте видео отговорите от експертите на 1C:

Ако служител премине от един стандартен работен график към друг в рамките на един месец, документ може да бъде полезен за създаване на стандарт за време Индивидуален график.Правилата за заплатите на организацията трябва да определят как се изчислява стандартното работно време в този случай. При изчисляване на заплатите за всеки период от време са възможни две опции:

• нормата се взема предвид отделно за всеки период;
• се прилага стандартът за общо време.

Ако нормата за време се взема предвид поотделно за всеки период (виж Пример 1), тогава за изчисляване на доходите за всеки период от време действително отработеното време през посочения период се разделя на пълната месечна норма според графика на този период.

Ако процентът се вземе предвид общо за всички периоди (вижте Пример 2), тогава първо трябва да изчислите този общ курс за всички графики за всички периоди.

В програмата 1C: Заплати и управление на персонала 8, издание 3, е предназначен документ за това Индивидуален график(меню Заплата - Индивидуални графици). Посоченият документ се щраква автоматично върху бутона Напълнетесъбира един работен график на служителите за всички периоди от фрагменти от стандартни графици. Освен това документът Индивидуален графикможе да се използва за регистриране на специален график на определен служител за един месец в програмата, тъй като след автоматично завършване този документ може да се коригира ръчно.

Например, ако по време на работа на смени един служител излезе да работи за друг, за подобно заместване в бъдеще, тогава се предполага, че графиците на служителите се променят с помощта на документа Индивидуален график.

Ако има регистриран служител Индивидуален график, тогава от него се вземат данни за нормирано работно време, а не от графиците, посочени в документите за персонала.

Пример 1

Пример 2

В разгледаните Примери 1 и 2 става ясно, че вариантът за формиране на норматива за време влияе върху резултата от изчислението на работната заплата и само с варианта за използване на стандарта за общо време може да се гарантира, че при пълен отработен месец съгл. график, служителят ще получи точно заплатата, определена му от документите за персонала.

Действително отработено време

За записване на действителното използване на работното време в „1C: Заплата и управление на персонала 8“ издание 3 са предоставени два метода:

• регистриране на отклонения на действителните отчети за работа от планираните по график;
• Пълна регистрация на присъствие на работа и други събития.

По принцип се препоръчва да използвате първия метод. В същото време отклоненията от графика могат или да увеличат отработеното време (например извънреден труд, работа през почивните дни и празниците), или да го намалят, ако служителят не се е появил - отсъствия от работа (например болест, ваканции, отсъствие от работа и др.). Отклоненията се отразяват в програмата със съответните документи.

Работата в почивни дни, празници и извънреден труд се регистрира съответно с документи Работа през почивните дни и празниците, Работа извънреден труд. Отсъствията на служителите през месеца също се записват с документи за отклонение ( Отпуск по болест, ваканция, Отсъствие от работа, неявяванеи така нататък.).

В някои случаи, например, ако е необходимо да се коригират отработените часове при почасово заплащане или когато служителят работи на няколко вида основно време, отклонението се записва с документи Данни за изчисляване на заплатите. Заплащането за отклонения се формира въз основа на документите за отклонения, които ги регистрират.

Отработеното време за заплащане се определя автоматично въз основа на данните от работния график и регистрираните документи за отклонения от графика. Създайте и попълнете документ Докладна карта(меню Заплата - Разписания) не го прави. Отчетна карта във формуляр T-13 се генерира в програмата под формата на отчет (меню Заплата - Справки за заплати - Отчет за работно време T-13).

Пример 3

Методът „непрекъсната регистрация“, при който наред с регистрацията на документите за отклонение се записва и действително използваното време, като цяло не се препоръчва за използване. Този метод може да бъде полезен само в изключителни случаи, но в други случаи ненужно усложнява работата. Така че, ако го приложите към случая, представен в условието на Пример 3, тогава това ще доведе само до ненужна работа - поддръжка на документи Докладна карта.

Важно е да следвате последователността от действия за „непрекъсната регистрация“:

• всички отсъствия на служител през месеца се регистрират със съответните документи за отклонение ( Отпуск, Командировка, Отпуск по болест, Отсъствие, неявяванеи така нататък.);
• работата в почивни дни, празници, както и извънредният труд се регистрира с документи Работа в събота и неделя и празници, извънреден труд;
• регистрират се специални случаи (коригиране на отработените часове при почасово заплащане, когато служител работи на няколко вида основно време и др.) с документи Данни за изчисляване на заплатите;
• въведен е документ Докладна карта, който се генерира автоматично на база работния график и документи за отклонение и може да се коригира;
• се изчисляват заплатите.

Нарушаването на тази последователност от действия може да доведе до сблъсъци. Например, ако публикувате документ ваканцияслед изпълнение на документа Докладна карта, тогава ваканцията ще бъде изчислена и взета предвид при изчисляване на заплатите, но отчетът във формуляр T-13 няма да съответства на документа, регистриран в информационната база Докладна карта.

Използвайте документ Докладна картаНе е възможно да се коригира времето поради неявяване, тъй като Докладна картаима приоритет пред другите документи, записващи отработеното време. Ако документът Докладна картасе извършват и след това се правят промени в данните за изчисляване на заплатите, тогава е необходимо тези промени да се направят в Докладна карта. В противен случай заплатата може да бъде изчислена въз основа на неверни данни.

Документ Докладна картави позволява да коригирате отработеното време и да въведете видове време, които не са предвидени в работния график. IN отчетна картаизползвани са буквени обозначения от указателя на видовете време и е посочен съответният брой часове (I 8, N 6, S 2 и др.). Ако е необходимо да посочите няколко вида време (присъствено, нощно, вечерно време), тогава всеки тип се посочва на отделен ред. Броят на тези линии се определя на полето Максимален брой типове време за една дата(фиг. 6).

Ориз. 6. Документ „Билетна карта“

Когато се опитате да се регистрирате с помощта на документ Докладна картаприсъствие в почивен ден според графика на служителя (или обратно), програмата издава съответно предупреждение. Тази проверка е разрешена от флага Проверете съответствието на действителното време с планираното времев менюто Настройки – ТРЗ. За да активирате корекциите Докладна картаПо отношение на графиката, този флаг трябва да бъде деактивиран.

Забележка: преди да решите да използвате метода „непрекъсната регистрация“, трябва да се уверите, че проблемът наистина не може да бъде решен чрез препоръчания метод „регистрация на отклонение“.