График - форма и форма за попълване на графика. График - форма и форма за попълване на графика - какво е това - описание

Кодексът на труда на Руската федерация (член 91) установява задължението на работодателя да води записи за времето, отработено от служителите. За тази цел са предоставени унифицирани форми на листа за работно време за 2019 г. (TURV), одобрени с Решение № 1 на Държавния комитет по статистика от 5 януари 2004 г. Използването на тези форми не е задължително, така че работодателят може да разработи своя собствен. Формуляр № T-13 се използва най-често, тъй като се използва за автоматизирана обработка на пълномощията. По-долу е формата на листа за работно време за 2019 г.

Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 март 2015 г. № 52n одобри формуляра OKUD 0504421 за използване от публични органи (държавни органи), органи на местното самоуправление, органи за управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни (общински) институции. Със същата заповед се определя редът за попълването и прилагането му. Предлагаме ви да изберете подходящия и да изтеглите графика за време (прост формуляр).

Формуляр Т-12

Формуляр Т-13

Формуляр OKUD 0504421

Как да запишете отработеното време

За всяка продължителност на работния ден, независимо от установените режими, работното време може да бъде отразено в счетоводната таблица по два начина:

• метод за непрекъснато регистриране на явяване и отсъствие от работа;
• като се записват само отклонения (неявяване, извънреден труд и др.).

Ако продължителността на работния ден (смяна) е непроменена, могат да се записват само отклонения, тъй като условията на трудовия договор или вътрешните трудови разпоредби определят броя на работните часове за всеки работен ден.

В случай, че броят на отработените часове в различни дни (смени) може да е различен, например при записване на общото отработено време трябва да се използва методът на непрекъсната регистрация. Това ще позволи след края на отчетния период да се идентифицира евентуален извънреден труд, както и да се коригира по-нататъшното участие на служителя в работата в рамките на нормата за продължителността на отработеното време, установена за тази категория.

Бележки в листа за работното време относно причините за отсъствие от работа, работа на непълно работно време или по инициатива на служителя или работодателя, съкратено работно време и др. се правят въз основа на надлежно оформени документи (сертификат за неработоспособност, удостоверение за изпълнение на държавни или обществени задължения, писмено предупреждение за престой, заявление за работа на непълно работно време, писмено съгласие на служителя в случаите, установени от закона, и др.).

Как да попълните календар (лист) на работното време за 2019 г

При съставянето трябва да се ръководите от Инструкциите за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрени с Решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1 (наричано по-долу като инструкциите). В този случай те се използват. Така че, когато се отразява количеството отработено време, срещу фамилията на служителя се въвежда буквен (I) или цифров (01) код, а в долните редове се посочва продължителността на работата. Ако работата по график пада през нощта, тогава е възможно да се допълни формулярът с колони, за да се посочат необходимите подробности.

Пример за попълване на формуляр OKUD 0504421

Кой попълва графика?

Табельът за работно време, чийто празен формуляр можете да изтеглите по-горе, се попълва от упълномощено лице. Ако TURV за всяко подразделение на организацията се поддържа отделно, тогава е препоръчително при назначаване на отговорно лице да се издаде заповед, в която се посочва длъжността, фамилията, собственото име, бащиното име на служителя, отговорен за изготвянето на графика за всеки структурно поделение и лицето, което го замества по време на отсъствието му.

Образец на заповед за назначаване на отговорник

Почивни дни и празници в отчета за 2019 г

Те се отразяват в съответствие с, което отчита всички установени празници и техните трансфери в съответствие с правителствените постановления. Почивните дни за различните категории служители варират в зависимост от работния график, установен за тях. Счетоводният код на празниците в документа може да е различен. Зависи как организацията заплаща тези дни и на каква база са предоставени.

Почивен ден в съответствие с графика на служителя се обозначава с буквен (B) или цифров (26) код. Не засяга установените заплати.

Ако по инициатива на компанията служителите получат допълнителен почивен ден и компанията намали месечната норма на работа за тях, тогава служителите получават пълна заплата и тези дни не се заплащат от компанията. За такива дни графикът съдържа буквен (B) или цифров (26) код.

Друг случай на установяване на допълнителен почивен ден от фирма е, когато служителите излизат на почивен ден и компанията заплаща тези дни според средната стойност. Оказва се, че работниците получават заплата за отработени дни и средна заплата за допълнителни платени почивни дни. За такъв случай отчетната карта предоставя буквен (OB) или цифров (27) код.

Срок на съхранение на листовете за време

Такава счетоводна таблица е документ за персонала, свързан с организацията на труда, за който чл. 22.1 от Закона за архивното дело установява специален срок на съхранение, а именно:

• пет години от края на годината, в която е съставен, ако графикът за работното време отчита само работата на тези служители, които работят при нормални условия на труд;
• 50 години от датата на изготвяне на TURV, ако отчита работата на служители, заети с вредна или опасна работа.

Счетоводство и данъци

Въз основа на данните, посочени в таблицата, счетоводният отдел изчислява заплати и различни обезщетения. Тези данни се отразяват и върху плащането на данъци. Нека обърнем внимание на основните рискове.

При преминаване на данъчни проверки, включително данък върху доходите, компанията трябва да предостави надеждни данни за броя на дните и часовете, отработени от всеки служител, за да потвърди правилността на начисленията. Ако бъдат установени нарушения, размерът на данъка върху доходите, посочен в отчетите, ще се счита за неправилен, което ще доведе до налагане на санкции.

Въз основа на доходите на служителя организацията, като данъчен агент, трябва да разбере дали това лице е данъчен резидент на Руската федерация, за да използва правилната данъчна ставка при изчислението. Именно отчетът ще може да потвърди реалното присъствие на служителя в страната. Тази особеност трябва да се вземе предвид особено от тези работодатели, които изпращат служители в командировки в Беларус или Казахстан, тъй като при преминаване на тези граници не се правят бележки в паспорта на гражданина. Ако възникне спор, компанията ще може да докаже, че е приложила правилната ставка, удържала и начислила данък върху доходите на физическите лица в пълен размер.

Правилното попълване на графика гарантира на компанията възможността на Фонда за социално осигуряване да отчита разходите за отпуск по болест, тъй като няма да е възможно официално да се потвърди броят на отработените дни, които са изключително важни при изчисляването на тези суми.

Всяка компания знае, че плащането на данъци навреме е също толкова важно, колкото и плащането на заплати. Данъчните календари ще ви напомнят кога и какъв данък да платите.

Производствен календар– това е важен помощник в работата на счетоводителя! Информацията, представена в производствения календар, ще ви помогне да избегнете грешки при изчисляване на заплатите и ще улесни изчисляването на работното време, отпуск по болест или отпуск.

Календарът за 2019 г. ще покаже празнични дати и ще ви разкаже за прехвърлянето на почивните дни и празниците тази година.

На една страница, оформена под формата на календар с коментари, ние се опитахме да съберем цялата основна информация, необходима в работата ви всеки ден!

Този производствен календар е изготвен въз основа на Резолюция ППравителството на Руската федерация от 1 октомври 2018 г. № 1163 " "

Първа четвърт

Втора четвърт

Трета четвърт

Четвърта четвърт

* Предпразнични дни, в които работното време е намалено с един час.

Формуляр на график за работно време съгласно формуляр Т-12 и Т-13

Разписанието е документ за персонала, който отразява присъствието / отсъствието на служителите на работните им места. Ако служителят не се яви на работа, се посочва причината за отсъствието. Освен това информацията за общия брой отработени дни и часове за месеца се въвежда в графика.

За тези цели се използва формуляр под формата T-12 или T-13. Последният ще се счита за образец.

Експертно мнение

Мария Богданова

Повече от 6 години опит Специализация: облигационно право, трудово право, осигурително право, право на интелектуалната собственост, граждански процес, защита на правата на непълнолетни, правна психология

Задължението на работодателя да води записи на времето дори е залегнало на законодателно ниво - в член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация „Концепцията за работно време“. През 2019 г., както и преди, ще бъде възможно да отидете по 2 начина: сами да съставите документ въз основа на налични образци или да използвате унифициран формуляр, който е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1. За бюджетните държавни (общински) институции има собствена форма на отчетна карта, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 30 март 2015 г. № 52n.

През 2019 г. периодът на календарно съхранение на листовете за работно време няма да се промени; той ще бъде 5 години за обикновени компании и фирми и до 75 години за отрасли, разположени в далечния север или потенциално представляващи повишена опасност (тежки, опасни и други предприятия).

Не се препоръчва да затваряте графика по-рано няколко дни преди края на месеца на фактуриране. Въпреки че това се случва често. Например, графикът се подписва на 27-ми и на всички служители се дават работни дни от 27-ми до 30-ти (31-ви). В резултат на това, ако служител се разболее, вземе отпуск за своя сметка и т.н., може да се окаже, че му е платена „допълнителна“ заплата. В този случай той ще трябва да бъде удържан от начисленията за следващия месец като незаработено авансово плащане, издадено на служителя за сметка на заплатите (част 2 от член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Попълване на формуляр T-13

Графикът може да се попълни по 2 начина:

Записвайте всички посещения и отсъствия за работа всеки ден (обсъдени по-долу)

Обърнете внимание само на отсъствия, закъснения и други „нарушения“ на режима на работния ден

В горната част на формуляра посочваме името на организацията или индивидуалния предприемач, номера на документа и датата на неговото изготвяне.

Колона "Код според OKPO".Кодът OKPO е посочен според данните в известието от Росстат.

Колона "Отчетен период".Посочваме периода от време, за който се съставя документът (обикновено месец).

Колони 2 и 3.Пълно име, длъжност и персонален номер на служителя.

Колона 4.Всички явявания и отсъствия се отбелязват. Всеки календарен ден съответства на отделна клетка, състояща се от две клетки. Горната клетка показва буквения код, а долната клетка показва броя на отработените часове за този ден или тази клетка може да остане празна, при условие че работните часове се записват в дни.

Всички кодове (буквени и цифрови) са посочени във формуляра T-12; най-често използваните кодове са:

Работя на пълен работен ден

Б – уикенд или празник

К – командировка

Б – временна нетрудоспособност (отпуск по болест)

OT – основен платен отпуск

Колона 5.Най-горната клетка показва броя на отработените дни за всяка половина от месеца. Най-отдолу е броят на отработените часове през същия период.

Колона 6.Посочват се данни за целия месец: горната клетка е броят на отработените дни, долната клетка е броят на отработените часове.

Колона 7-9.Предоставете информация за изчисляване на заплатите. Ако за всички служители е използван един вид възнаграждение, тогава в заглавката на таблицата намираме две колони: „Код на вида на заплатата“ и „Кореспондентска сметка“ - и ги попълваме със съответните данни.

В този случай долните колони 7 и 8 остават празни. Попълва се само колона 9. И ако са използвани няколко вида възнаграждения, тогава попълнете колони 7,8,9 и не докосвайте колоните в заглавката на таблицата.

Колона 7(ако е необходимо). Код за вид плащане. Наличен е пълен списък с кодове. Извадката използва: 2000 г. - плащане за трудови задължения (заплата) и 2012 г. - плащания за отпуск

Колона 8.Съответстващата сметка се посочва съгласно счетоводния сметкоплан.

Колона 9.Броят на отработените дни и часове на месец, съответстващи на този вид плащане.

Колона 10, 11, 12, 13.Посочват се данни за причините за отсъствие и закъснение на служителите (код и брой дни, часове на отсъствие на служителя от работното място).

- Снимка 1 (щракнете за уголемяване) -

Отчетът за работното време е основният документ, съдържащ информация за броя на явките и отсъствията на работа на всеки служител на фирмата. Прехвърля се в счетоводството. И въз основа на данните се изчисляват и изчисляват заплатите.

Законът предвижда 2 унифицирани отчетни формуляра: Т-12 – за ръчно попълване; Т-13 – за автоматичен контрол на реално отработеното време (чрез турникет).

Данните се въвеждат всеки работен ден. В края на месеца се изчислява сумата на явките и отсъствията на всеки служител. Генерирането на отчет може да бъде опростено чрез автоматизиране на попълването на някои клетки с помощта на Excel. Да видим как.

Попълване на входни данни с функции на Excel

Формуляри Т-12 и Т-13 имат почти еднакъв състав на детайлите.

Изтеглете графика за време:

В горната част на страница 2 на формуляра (използвайки T-13 като пример) попълнете името на организацията и структурното звено. Точно както в учредителните документи.

Въвеждаме номера на документа ръчно. В колоната „Дата на компилация“ задайте функцията ДНЕС. За да направите това, изберете клетка. Намерете тази, от която се нуждаете, в списъка с функции и щракнете върху OK два пъти.

В колоната „Отчетен период“ посочете първия и последния ден на отчетния месец.

Разпределяме поле извън графика. Тук ще работим. Това е полето ОПЕРАТОР. Първо, нека направим собствен календар за отчетния месец.

Червено поле – дати. На зеленото поле поставя такива, ако денят е почивен. В клетка T2 поставяме единица, ако графикът е съставен за цял месец.

Сега нека определим колко работни дни има в месеца. Това правим на оперативното поле. Вмъкнете формулата =COUNTIF(D3:R4;"") в желаната клетка. Функцията COUNTIF отчита броя на непразните клетки в диапазона, посочен в скоби.

Въвеждаме ръчно серийния номер, трите имена и специалността на служителите на организацията. Плюс личен номер. Ние вземаме информация от личните карти на служителите.

Автоматизация на графика с помощта на формули

Първият лист на формуляра съдържа символи за отчитане на работното време, цифрови и азбучни. Смисълът на автоматизацията с помощта на Excel е, че при въвеждане на обозначение се показва броя на часовете.

Например, нека вземем следните опции:

• През уикенда;
• I – присъствие (работен ден);
• OT – ваканция;
• К – командировка;
• B – отпуск по болест.

Първо, нека използваме функцията Избор. Това ще ви позволи да зададете желаната стойност в клетката. На този етап ще ни трябва календарът, който е компилиран в полето на оператора. Ако денят се пада на почивен ден, в графика се появява „B“. Работник – „Аз“. Пример: =CHOICE(D$3+1,"I","B"). Достатъчно е да въведете формулата в една клетка. След това го „закачете“ в долния десен ъгъл и го преместете по цялата линия. Получава се така:

Сега ще се уверим, че хората имат „осмици“ в дните за избирателна активност. Нека използваме функцията "Ако". Изберете първата клетка в реда под легендата. „Вмъкване на функция“ – „Ако“. Аргументи на функцията: логически израз – адрес на преобразуваната клетка (клетка отгоре) = „B“. "Ако е вярно" - "" или "0". Ако този ден наистина е почивен – 0 работни часа. „Ако е невярно“ – 8 (без кавички). Пример: =IF(AW24="B";"";8). „Хванете“ долния десен ъгъл на клетката с формулата и я умножете в целия ред. Получава се така:

Трябва да свършите същата работа през втората половина на месеца. Достатъчно е да копирате формулите и да промените клетките, към които се отнасят. Резултат:

Сега нека обобщим: пребройте броя на изявите на всеки служител. Формулата „COUNTIF“ ще ви помогне. Обхватът за анализ е цялата серия, за която искаме да получим резултата. Критерият е наличието в клетките на буквата „I“ (външен вид) или „K“ (командировка). Пример: . В резултат на това получаваме броя на работните дни за конкретен служител.

Нека изчислим броя на работните часове. Има два начина. Използване на функцията "Sum" - просто, но не достатъчно ефективно. По-сложно, но по-надеждно - с помощта на функцията "COUNTIF". Примерна формула: . Където AW25:DA25 е диапазонът, първата и последната клетка на реда с броя на часовете. Критерият за работния ден (“I”) е “=8”. За командировка – “=К” (в нашия пример се заплащат 10 часа). Резултатът след въвеждане на формулата.

Отчетът за работното време е документ, който отразява присъствието или отсъствието на служител на работното място и според който се изчислява заплатата на служителя

Формуляр за отчитане на използването на работното време. Формуляр Т-12

Вижте празен лист за работно време формуляр T-12: Страница 1 , стр.2 , страница 3 , страница 4

Формуляр и примерен лист за отчитане на използването на работното време. Формуляр Т-13

Форма

проба

Вижте празен лист за работно време формуляр T-13: Страница 1 , стр.2

Има две унифицирани форми на отчитане на работното време:

• Т-12 - състои се от два раздела - служи за отчитане на използването на работното време и за изчисляване на заплатите; и двата раздела обикновено се използват в малки организации, където счетоводителят съчетава задълженията на служител по персонала и установител на стандарти.
• Т-13 - използва се само за отчитане на работното време.

Работните часове могат да се записват с помощта на първата част на формуляра T-12 или с помощта на формуляра T-13. След попълване на формуляра, той се предава в счетоводството.

Правила за съставяне на листове за работно време с помощта на формуляри T-12 и T-13

Формулярите се попълват ежедневно в един екземпляр от отговорното за това лице. В края на месеца се обобщава общият резултат.

Първо попълнете „заглавката“ на документа:

• име на организацията, нейния OKPO код,
• името на структурната единица, в която е регистриран служителят,
• номер и дата на изготвяне (окончателно попълване на документа),
• отчетен период, за който се предоставя информация.

• пореден номер на записа;
• Пълно име и длъжност на служителя, неговият персонален номер, ако има такъв;
• бележки за присъствие/отсъствие на работното място всеки ден от месеца (буквен код се поставя в горната клетка - техният списък е в началото на формуляра T-12, в долната клетка - броят на отработените часове през този ден ); Отбелязват се почивни дни и празници (B), отпуск по болест (B), командировки (K) и други.
• общият брой отработени дни/часове за две седмици и месец; включително извънреден труд, нощен труд, празници - посочва се във формуляр Т-12;
• кодове на вид плащане, номер на съответната счетоводна сметка, на колко часа/дни отговаря този код;
• брой отсъствия от работа (часове/дни), код на причината за отсъствие.

Вторият раздел на формуляра T-12 се попълва подробно от счетоводителя.

Формулярът за отчитане на работното време се подписва от отговорното лице, ръководителя на структурното звено, за което е попълнен документът, и служителя по човешки ресурси.

Основни кодове за видове плащане:
2000 (заплата, командировъчни и други служебни придобивки),
2012 г. (възнаграждение за отпуск),
2300 (обезщетение за временна нетрудоспособност).

Съответстващи счетоводни сметки:
20 (заплащане на труда на работниците от основното производство),
23 (заплащане на труда на служителите от спомагателното производство),
26 (ведомост за заплати на ръководния персонал),
44 (заплащане на труда на работници и служители, извършващи търговска дейност или операции по продажба на готова продукция).