Меню
ГлавнаяЗдоровье

Организация бизнес-процессов силами сотрудников без намёка на денежное вознаграждение. Рабочий процесс и его структура

Жизнь в больших городах ставит трудные задачи: необходимо приспосабливаться к меняющимся условиям труда, ускоренному темпу, напряжённому графику. Из-за этого буквально каждый сотрудник испытывает стресс на рабочем месте. Это негативно влияет на концентрацию и способность быстро принимать решения. Ситуацию во многом определяет и микроклимат в коллективе, от которого наполовину зависит психологическое состояние человека на работе.

Открыв англо-русский словарь, то увидим, что слово «stress» переводится как «нажим, напряжение или давление». Действительно, во время рабочего стресса мы внутренне напряжены и порой ощущаем, что на нас буквально давят события и обязательства. Однако обойтись без этого состояния нельзя. Оно символизирует естественную реакцию организма на трудную ситуацию, которая нас активизирует для преодоления негативных эмоций.

Причины профессионального стресса

Существует много причин, по которым у человека возникает стресс во время трудового дня. Чаще всего это перегрузка, тяжёлый график или наоборот, большое количество свободного времени. Также сильно влияют отношения с коллегами и начальством, физические условия (вряд ли постоянный шум или душное помещение поспособствуют отличной работоспособности и хорошему самочувствию).
на рабочем месте, часто кроется в нашем образе жизни. Плохое питание, недосыпание, замкнутость и угрюмость, общий негативный настрой - эти и другие факторы являются распространенными причинами потери контроля над собой. В профессиональной деятельности нас одолевают страхи, особенно когда мы только недавно вышли на работу и ещё не полностью влились в коллектив. Прежде всего это боязнь быть уволенным, допустить ошибку при выполнении важного поручения, страх быть непонятым и просто мысли о невозможности справиться с работой. Как видим, природа профессионального стресса многолика, и его преодоление требует работы над собой.

Признаки стресса

Поскольку причины стресса кроются во многих факторах, то и признаки отличаются разнообразием. Из физических проявлений встречаются:

  • боль в голове;
  • головокружение;
  • зубная боль;
  • повышенное сердцебиение;
  • усталость;
  • бессонница.

Психологически человек ощущает:

  • беспокойство;
  • гнев;
  • страх;
  • навязчивые состояния тревоги;
  • раздражительность;
  • бессилие.

Сотруднику присущи частые смены настроения, повышенная чувствительность или замедленная реакция, апатия. Поведение человека при стрессе может быть непредсказуемым: он или переедает или ничего не ест, принимает алкоголь или выкуривать сигарету за сигаретой. Желательно не оставлять такого человека одного, а обеспечить ему моральную поддержку. В такие моменты она необходима человеку.

Роль здорового микроклимата

Здоровый микроклимат в коллективе — основное условие для отсутствия стресса

При хорошем общении сотрудник становится увереннее в себе, он чувствует поддержку, поэтому быстрее находит в себе силы для сосредоточения на важном деле. Социальная изоляция и отстранённость от коллектива совсем не приводят к хорошим результатам. Иногда даже просто важно выговориться, а если держать всё в себе, то стресс может перейти в затяжную депрессию. Достаточно начать хотя бы радоваться пустякам, например, случайному комплименту на работе.

Определите для себя, что у вас вызывает напряжение, постарайтесь не взваливать на себя кучу обязанностей, которые вам непосильны. Расставьте приоритеты. Будьте дружелюбнее с коллегами, даже если раньше они вам казались неприятными людьми. Рано или поздно всё равно придётся искать точки соприкосновения, почему бы это не сделать сейчас? В итоге вы легче преодолеете напряжение на работе, почувствуете прилив сил.

Распределяйте время и объём работы

Если с микроклиматом всё в порядке, а вы чувствуете себя подавленным и не можете сосредоточиться на работе, обратите внимание как вы планируете свой день. Чёткое распределение времени поможет вам лучше разобраться в том, что нужно выполнить сегодня, а что лучше отложить на завтра. Выполняйте все задания руководства поочерёдно. В конце концов никогда не зазорно попросить помощи у коллег, возможно потребуется перераспределить обязанности, это избавит вас от необходимости заниматься рутинными делами в одиночку.

Когда объём поручаемой вам работы превышает ваши возможности, тогда стоит осмелиться и сказать «нет», спокойно аргументируя отказ. Иначе качество труда заметно пострадает и закономерно последует неприятный разговор с руководством. Взявшись за рабочее задание, найдите время для кратковременного отдыха.

Правильная организация рабочего процесса

Правильная организация рабочего места с учетом анатомии

Внимательный подход к организации труда поможет посмотреть на работу по новому. Вы почувствуете, что влияете на обстоятельства, взяв под контроль даже небольшое рабочее пространство. В конце дня уберите с рабочего стола лишние бумаги, документы, инструменты, мусор. Вы увидите как оно преобразиться. Кому-то легче, когда на столе так называемый «творческий беспорядок», однако не все из нас писатели и художники, верно?

Каждый вечер планируйте следующий день, расставляя приоритеты каждому делу. Обязательно соблюдайте обеденные перерывы, это время законно даётся для отдыха, и его нужно использовать сполна. Одна выпитая чашка чая или кофе в компании коллег по работе может в корне поменять настроение на оставшуюся часть дня.

Важно то, чем вы занимаетесь после работы. Далеко не все позволяют тратить это время на себя из-за напряжённого графика, однако прогулка по улице или кратковременное занятие спортом значительно улучшит ваше состояние. Физические упражнения - прямая дорога к отличному самочувствию и победе над стрессом. Помните, преодоление стресса требует правильного питания и полноценного отдыха.

Меняйте отношение к реальности

Позитивное мышление защитит от стресса в любой обстановке

Говоря словами известного канадского врача , стрессом называется то, как человек воспринимает случившееся. Уже древние философы утверждали, что мы реагируем не на события, а на наши мысли о них. Поэтому важно поменять в первую очередь отношение к ситуации, поверить, что вы справитесь с трудностями. Нужно научиться управлять стрессом и понять, что случившееся - лишь определённый этап личностного роста, который положительно повлияет на нашу дальнейшую жизнь.

Мыслите позитивно, откажитесь от категорий «всё или ничего», которые нас приучают к психологии неудачника. Для этого научитесь получать удовольствие от процесса, концентрируйтесь на положительном итоговом результате. Оптимизм и знание о том, как достичь нужного результата на работе - это ключ к тому, чтобы ощутить прилив сил, преодолеть стресс и другие психологические проблемы.

Старайтесь управлять эмоциями. Попробуйте мыслить в другом ракурсе - сосредоточтесь не на стрессе, а на решении проблемы, которая привела к нервному напряжению. Чем лучше у вас эмоциональный самоконтроль, тем легче вы справитесь с профессиональным стрессом. Больше смейтесь и игнорируйте негативные моменты. Это разрядит атмосферу в коллективе и улучшит обстановку на рабочем месте.Но злоупотреблять смехом не стоит. Не шутите над коллегами и над руководством, чтобы не получить колкости в свой адрес.

Эмоциональный самоконтроль: основные моменты

Чтобы развить эмоциональный самоконтроль во время работы, важно помнить, что он включает в себя четыре компонента:

  1. Самосознание. Человек осознаёт свои эмоции и то, насколько они влияют на принятие решений.
  2. Самоуправление. Это контроль эмоций и поведения, способность приспосабливаться к меняющимся ситуациям.
  3. Общественное сознание. Человек умеет осознавать, понимать и реагировать на эмоции окружающих. Такое сознание формирует отношения в коллективе, комфортное нахождение среди других людей.
  4. Управление отношениями. Показатель того, насколько хорошо вы находите общий язык с другими людьми в различных обстоятельствах, насколько экологично справляетесь с конфликтами.

Итоги

Победить стресс на рабочем месте возможно самостоятельно при помощи осознанного отношения к распорядку дня, распределению сил. Здоровые отношения в коллективе и помощь психолога даст необходимую в этот момент поддержку.

Научитесь самостоятельно решать вопросы, проявлять инициативу и честно выстраивать отношения с руководством и коллегами. Учитесь спокойно и гибко относиться к постоянно меняющемуся положению дел.

Основная задача руководителя - организовать в компании/отделе грамотный рабочий процесс. Причем сделать это надо таким образом, чтобы на протяжении ближайших двух-трех лет компания функционировала без сбоев, а основной обязанностью руководителя был лишь контроль. Грамотная организация рабочего процесса является непременным условием получения фирмой прибыли, и такую компанию в случае необходимости легко можно продать. Если бизнес не налажен, то его цена равняется стоимости имущества фирмы, не более того.

Вы узнаете:

  • Какими способами можно организовать рабочий процесс в компании.
  • Каковы основные принципы организации рабочих процессов.
  • Из каких этапов состоит процесс организации рабочего места.
  • Как организовать технологические процессы рабочих мест.
  • Как осуществлять контроль рабочего процесса в организации.
  • Как оптимизировать рабочий процесс в организации.

Организация рабочего процесса: 3 основных способа

Рабочий процесс можно организовать тремя путями. Это коворкинг, фриланс и работа в офисе. Классификация условна, но отражает общую суть.

Какой вариант лучше выбрать? Тут все будет зависеть от направления деятельности фирмы и специфики ее работы. Кассиров банка сложно представить фрилансерами со свободным графиком, не так ли? Зато особой пользы от того, что журналист или дизайнер будет сидеть в офисе строго с 9 до 6, вы не получите. Представителям креативных профессий нужен простор для творчества.

Тем не менее работа в офисе до сих пор остается самым распространенным способом организации рабочего процесса. Рассматривать его во всех подробностях нет смысла.

Под фрилансом понимается наем людей для выполнения определенной работы. В штат фрилансеров не берут, то есть выплачивать таким сотрудникам ежемесячный оклад и отчислять с него налоги не нужно. Это экономически выгодно, а потому многие фирмы предпочитают именно данный метод организации рабочего процесса. Впрочем, есть руководители, которые опасаются «безответственности» фрилансеров и стараются не привлекать их к работе.

Коворкинг можно назвать промежуточным звеном между фрилансом и работой в офисе. Он лучше всего подходит людям, работающим в небольших группах или удаленно, но при этом обязанным время от времени встречаться с коллегами, чтобы обменяться информацией по делу.

Если рассуждать теоретически, человек любой профессии может работать фрилансером или на условиях коворкинга. Но в реальности данные способы организации рабочего процесса практикуют компании, нуждающиеся в услугах веб-разработчиков, художников, рекламщиков и т. п. Да и самим людям творческого склада не слишком комфортно придерживаться строгого графика и проводить время в скучном для них офисе. С другой стороны, найти фирму, сотрудники которой все до одного были бы фрилансерами, очень и очень сложно - практически в любой компании имеются штатные сотрудники.

Как работать полдня и все успевать: алгоритм, который используют в «Газпроме»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете. Дэвид Аллен, консультант «Газпрома» и Всемирного банка, поделился алгоритмом, как руководителю освободить от дел четыре часа в день. Вам помогут персональный планировщик дел и подробные инструкции, которые вы найдете в статье электронного журнала «Коммерческий директор».

Принципы организации рабочего процесса, которые необходимо соблюдать

Технология организации рабочего процесса подразумевает обязательное выполнение нескольких основных правил:

  1. Содержание трудового процесса должно быть оптимальным . Для равномерной загрузки сотрудника необходима рациональная последовательность и наилучшее сочетание используемых в работе приемов. Эту же цель преследует правильная организация интенсивности и ритмичности трудового процесса, а также разработка для сотрудника оптимального сочетания умственной и физической деятельности. Достичь всего этого можно, применив на производстве принцип разделения труда, верно рассчитав рабочую норму и оснастив предприятие высококачественным и соответствующим всем современным требованиям эргономики оборудованием.
  2. Человек и техника должны действовать одновременно . То есть, пока включено оборудование, сотрудник может заниматься обслуживанием рабочего места, подготовительной/заключительной работой или выполнять вспомогательные трудовые операции.
  3. При организации рабочего процесса нужно предоставить сотруднику возможность экономить движения . Это достигается путем установки хорошего оборудования, четкой планировки рабочих мест, максимально удобного расположения инструментов.
  4. Движения, совершаемые работником, должны быть налаженными и доведенными до автоматизма . Достичь ритмичности помогает продуманная последовательность приемов, совершаемых с расчетом, чтобы сотрудник затрачивал за конкретный отрезок времени определенное количество энергии - и так до конца смены. Благодаря автоматизму, то есть постоянному повтору одних и тех же операций в течение долгого времени, внимание человека концентрируется на быстром и качественном выполнении работы.
  5. Интенсивность труда также обязана быть оптимальной . Организация рабочего процесса на предприятии предполагает удобство выполнения тех или иных операций, перемену видов деятельности, переход с мышечных нагрузок на нервные и наоборот, заботу о минимизации влияния производственной среды на человека. Исследования в области физиологии и экономики выявили ту степень загрузки рабочего и уровень напряженности его труда, при которых будет обеспечена оптимальная производительность.

Условия производственной деятельности на разных предприятиях могут сильно отличаться, а значит, и организация рабочих процессов имеет свои особенности. Чтобы добиться повышения эффективности труда, нужно все вышеперечисленные требования адаптировать к конкретному случаю.

Рассказывает практик

Лайфстайл бизнес-центры - способ эффективной организации рабочего процесса

Светлана Григорьева ,

директор по маркетингу делового квартала NEOPOLIS

Рабочий процесс необходимо организовать таким образом, чтобы сотрудникам было комфортно трудиться и они чувствовали себя свободно. Хорошим решением будет использование лайфстайл-бизнес-центра.

Смысл идеи отражен в самом ее названии - «стиль жизни». Человек, которому интересно и приятно находиться в офисе, работает значительно эффективнее. И если руководители компании это понимают, то уделяют достаточно внимания организации основных рабочих процессов на производстве.

Стиль лайфстайл как метод организации рабочего процесса родом с Запада, причем его возраст насчитывает уже несколько десятилетий. Как инвесторы, так и арендаторы отдают должное данному формату - достаточно вспомнить самые крупные на европейском рынке сделки по продаже Chiswick Park в Лондоне и The Park в Праге. В нашу страну этот стиль пришел не так давно и пока что считается нововведением.

Своим появлением лайфстайл-бизнес-центры обязаны соединению идей психологии, HR-технологий и оптимальной организации рабочего пространства. Домен enjoy-work сайта английского Chiswick Park переводится как «наслаждайся работой» и вполне отражает суть концепции.

Основное достоинство подобных бизнес-центров - возможность создать комфортную рабочую среду как для каждого сотрудника в частности, так и для всей фирмы в общем. В этом офисном пространстве не только удобно работать, но можно и развиваться как личность. Причем одно тут напрямую зависит от другого: чем комфортнее сотрудник себя чувствует, тем лучше он работает и тем успешнее развивается бизнес.

Арендуя бизнес-центр формата лайфстайл, вы одновременно платите за то, что работающая на вас команда становится более мотивированной, а соответственно, и более эффективной. Конечно, за аренду приходится отдавать серьезные деньги, но результат того стоит. Плюс вы можете существенно сэкономить на совместных походах в рестораны и поездках на природу: зачем это делать, если в бизнес-центре имеется все необходимое для тесного общения сотрудников?

Самое интересное, что аренда лайфстайл-бизнес-центра обойдется вам примерно в 2-3 раза дешевле, чем традиционный офис в центре города. Лайфстайл-помещения обычно расположены в несколько более отдаленных районах, но при этом добраться к ним на транспорте не представляет никакого труда. Такие офисы располагаются или вблизи оживленных автомагистралей, или около станций метро, а иногда - недалеко от аэропорта. Если крупные транспортные узлы поблизости отсутствуют, то к этим бизнес-центрам в обязательном порядке ходят шаттл-басы.

Большинство БЦ в стиле лайфстайл представляют собой малоэтажные здания, расположенные на довольно обширной территории. Планировка таких центров великолепно продумана: помимо мест для делового и неформального общения, в них организованы зоны отдыха, разбиты парки с аллеями, построены кафе и рестораны, возведены спортивные площадки и клубы.

Особенность данного формата организации рабочего пространства заключается в том, что сотрудники легко могут совмещать работу на благо компании с отдыхом и занятиями спортом. Обустроенное таким образом место буквально подталкивает человека к творчеству и личностному развитию. При этом соблюдается необходимый баланс между работой и обыденной жизнью.

Бизнес-центры лайфстайл, как правило, арендуют компании, которые прекрасно осознают связь между стимулированием сотрудников и успешным развитием бизнеса. Если рабочее место будет скучным, то речи об эффективной работе в большинстве случаев идти не может. И следует помнить об одном важном нюансе: подобным образом рабочее пространство организуют фирмы, деятельность которых не связана с ежедневным приемом клиентов, или же компании, имеющие отдельный головной офис в центре города.

Из каких этапов состоит процесс организации рабочего места

Этап 1. Определите цель.

Чтобы оптимизировать рабочий процесс, нужно идти от обратного, то есть сперва сформулировать результат, которого надо добиться, а затем подумать, что для этого нужно сделать.

Решите, какой ежедневный результат требуется от сотрудников. При этом не нужно оперировать понятиями «планируется», «делается» или «будет выполнено» - используйте слова «есть» или «сделано». К примеру: «Работа по покраске забора сделана», «Есть доход».

После этого определите, что сотрудник должен предпринять часом, днем или неделей ранее для достижения требуемого результата. Промежуток времени выбирайте исходя из специфики работы. Затем отмотайте события еще на один временной отрезок и выясните, какие действия требуются от человека для получения им возможности сделать шаг, ведущий к выполнению поручения. Далее постепенно возвращайте шаги работника к самому началу, к моменту постановки перед ним задачи.

Описание процесса деятельности сотрудников для уже работающего бизнеса имеет свои достоинства и недостатки. Первые заключаются в том, что не нужно сочинять ничего нового - надо просто внести в формулу уже существующие этапы работы. Минусом является подспудное желание руководителя организовать рабочий процесс, включив в него действия и факторы, в данный момент использующиеся в производстве, но без которых можно легко обойтись. Если же описывать действия персонала согласно приведенной выше схеме, от конца к началу, то рабочий процесс можно хорошо оптимизировать, просто убрав из него все лишнее.

Если у вас малый или средний бизнес и вы не горите желанием заниматься слишком подробным описанием процесса, то хватит и разбивки на 10-20 шагов.

После того как вы полностью сформируете схему, ее нужно будет проверить. Необходимо проанализировать, возможно ли начало следующего шага после выполнения предыдущего и приведет ли совокупность всех действий к получению фирмой прибыли. Только правильная организация рабочего процесса даст нужный результат. Если на каком-то шаге система начнет сбоить, придется искать обходной путь.

Этап 2. Пропишите переходы между результатами.

Когда конечная цель разработана и выявлены ведущие к ней шаги, нужно определить промежуточные результаты.

Если объяснить схему простыми словами, то звучать она будет примерно так: «Деталь под номером таким-то находится на складе. К такому-то времени она должна быть в таком-то цеху». Что для этого необходимо сделать? Правильно: найти деталь и переместить ее в нужное место.

Другой пример. Между понятиями «Документ оформлен» и «Документ сдан» нельзя поставить знак равенства. Нужен переход, который следует подробно описать: «Принять документ, заверить его у ответственного лица, после чего передать по назначению».

Разработав переходы, еще раз внимательно просмотрите всю схему. Наверняка в ней найдутся нюансы, в которых вы недостаточно разобрались. Это необходимо исправить, иначе организация рабочего процесса не получится на сто процентов эффективной. В большинстве случаев проблема не будет какой-то уникальной, нужно просто поискать, кем и когда уже был сформулирован данный порядок действий.

У многих предпринимателей может возникнуть вопрос: а поддается ли подобному описанию творческий труд? Как ни странно, но именно с ним проблем меньше всего.

В одной фирме сложилась довольно непростая ситуация. Спровоцировали ее специалисты, занимающиеся веб-дизайном. Уверив начальство, что их работа относится к категории творческих, сотрудники перестали выполнять заказы вовремя. Их оправдания не отличались оригинальностью: работу художника нельзя регламентировать. Как оказалось, можно. Любой процесс в бизнесе поддается поэтапному описанию, в том числе и процесс создания дизайнерских макетов, написания статьи, сочинения музыки. Когда работа веб-дизайнеров была разделена на несколько последовательных шагов, дело наладилось.

Чтобы компания работала как часы, необходимо формализовать все действия сотрудников - от уборки помещений до телефонных звонков клиентам.

Один человек уехал в США. Языка он почти не знал, но в фирме, куда он устроился на работу, ему выдали инструкцию в виде буклета с цветными изображениями. Такие брошюрки полагались всем гастарбайтерам, чтобы те, кто не умеет читать по-английски, с помощью картинок могли разобраться, что и в каком порядке следует делать. Иностранцы получали право приступить к работе только после того, как заучивали данную памятку назубок.

При увольнении возвращать «подарок» было не обязательно: в США у каждой серьезной фирмы имеется большой запас таких инструкций. Раздать их сотрудникам для западных работодателей гораздо проще, чем уговаривать людей избегать разного рода авралов и чуть ли не на пальцах объяснять каждому, в чем будут заключаться его обязанности. С другой стороны, у наших руководителей, если они достаточно компетентны, работники всегда четко знают, что и в какой момент времени от них требуется.

Этап 3. Разработайте инструкции.

После того как будут продуманы все промежуточные шаги и главные результаты с необходимыми связями между ними, организации рабочего процесса понадобится расклад по должностям и функциональным обязанностям.

Для начала определите, какие фазы работы требуют наличия сотрудников, а какие - нет. Вычислив этапы, на которых без работников не обойтись, начинайте распределять обязанности между людьми.

Чаще всего для этого используется вертикальный принцип распределения, подразумевающий, что человек, выполняющий определенную работу от начала до конца, за нее и отвечает. Этому сотруднику известны инструкции разных уровней, он может совмещать обязанности как топ-менеджера фирмы, так и исполнителя. Но данное решение не может считаться идеальным, т. к. возможны не слишком приятные последствия:

  • Сотрудник с доступом к таким инструкциям имеет конкурентное преимущество перед своими коллегами. Однажды он может «подарить» кому-то эти инструкции.
  • Требования к данному сотруднику значительно повышаются.
  • Если человек вдруг решит уволиться, то это самым неблагоприятным образом скажется на работе всей компании, так как именно на этом конкретном сотруднике была завязана значительная часть организации рабочих процессов.

Поэтому вместо вертикального принципа распределения целесообразнее использовать систему «тетриса». Каждый сотрудник должен выполнять ту работу, которая у него получается лучше всего. А конечный результат обязан зависеть уже от совместных усилий всего персонала.

Если построить работу в компании таким образом, то все возможные недостатки легко превратить в достоинства. Человек, занимающийся тем делом, к которому у него есть несомненный талант, работает без лишнего напряжения, без ошибок и с удовольствием, что прямо сказывается на эффективности его труда и экономит фирме средства.

Помните: должность и функциональные обязанности - разные вещи. Одна должность может подразумевать выполнение сразу нескольких дел.

После формирования списка должностей и перечня требований к сотрудникам, занимающим определенные посты, нужно заняться составлением инструкций, согласно которым соответствующее подразделение компании (или отдельный кадровый работник) будет отбирать персонал. Данные документы нужно увязать как с должностными инструкциями, так и с рабочим процессом.

Подведем промежуточные итоги. Создание или реконструкция фирмы подразумевает организацию рабочего процесса, составление должностных инструкций, формирование правил приема на работу и разработку условий оплаты труда.

И еще один момент: прописывая рабочий процесс, не забудьте указать, в каком виде документация должна переходить от одного сотрудника к другому.

Организация технологических процессов рабочих мест

Под организацией рабочего места понимается:

  • внутреннее, происходящее случайным образом взаимодействие элементов рабочего места;
  • такое же взаимодействие, только совершенное целенаправленно;
  • внешнее нерегулярное, совершенное случайным образом воздействие на рабочее место и его элементы;
  • воздействие на рабочее место, имеющее целенаправленный, систематический и непрерывный характер.

Из вышесказанного следует, что организация рабочих мест происходит не только благодаря указаниям сверху и прописанным заранее правилам, но и в результате стараний самого работника, влияния окружающей среды и воздействия элементов рабочего места друг на друга.

Если рабочее место организовано грамотно, то человек на совершение тех или иных действий тратит значительно меньше времени, но при этом качество выполненной работы повышается. Также можно говорить об уменьшении расходов сырья, материала, энергии, что в свою очередь способствует увеличению прибыли и конкурентоспособности фирмы.

Все элементы организации рабочего процесса тесно связаны между собой, и обустройство рабочих мест в этом списке занимает далеко не последнее место. Их грамотная подготовка включает в себя установку и закрепление всех нужных инструментов и приспособлений, контроль за течением технологического процесса, безошибочное управление оборудованием и т. д.

Формы разделения и кооперации труда, принятые на предприятии, также во многом влияют на способ организации и обслуживания рабочих мест.

Чем лучше продумано обустройство рабочих мест, тем комфортнее становятся условия труда исполнителей, тем менее сказывается на них неблагоприятное воздействие производственной среды. Чтобы работник в процессе своей деятельности не испытывал слишком сильного напряжения и, как следствие, переутомления, его рабочее место должно быть обустроено с соблюдением всех существующих норм.

Правильная организация трудовых процессов и рабочих мест позволяет решить следующие задачи:

  1. С максимальной пользой распорядиться имеющимися в наличии производственными площадями.
  2. Со всей возможной рациональностью оборудовать отдельно взятое рабочее место, удобно расположив даже самые незначительные его элементы.
  3. Сделать рабочее место удобным и комфортным.
  4. Защитить работников от неблагоприятных воздействий внешней и внутренней производственной среды.
  5. Обеспечить бесперебойное и синхронное функционирование рабочих мест, а также качественное их обслуживание.

Единой системы обустройства рабочих мест не существует просто потому, что специфика деятельности у каждого предприятия своя. Но если следовать нескольким общим правилам организации, применимым к определенной группе рабочих мест, то на выходе можно добиться весьма неплохого эффекта. Главное - осуществить классификацию рабочих мест по тем или иным признакам и в соответствии с ними найти оптимальный вариант организации.

Но классификационные признаки будут зависеть от направления деятельности компании и специфики производства. В зависимости от этих деталей и многих других факторов и строится организация и обслуживание рабочих мест.

Впрочем, существуют и общие для любого рабочего места требования, о каком бы предприятии или компании ни шла речь. Их можно разделить на организационные, технические и психофизиологические.

Первые предполагают наиболее удобное для работника расположение инструментов и оборудования, возможность рационального обслуживания рабочего места и т. д.

Под техническими требованиями понимается оснащение рабочего места всем необходимым оборудованием, техникой, связью и проч.

Психофизиологические требования подразумевают соответствие рабочего места конкретным особенностям психологии и физиологии работников.

Общие правила организации рабочих мест заключаются:

  • в соответствии оснащения и специализации рабочих мест всем необходимым требованиям;
  • в грамотном размещении рабочих мест;
  • в регулярном их обслуживании.
  • Совершенствование управления предприятием: направления, на которые стоит обратить внимание

Как осуществлять контроль рабочего процесса в организации

Без соответствующего контроля достижение компанией поставленных целей остается под большим вопросом. Задача контроля - сделать управление бизнесом как можно более эффективным.

Контроль обязан соответствовать определенным стандартам, которые устанавливаются в процессе его осуществления. Также необходимо подвергать анализу достигнутые результаты и, в случае несовпадения их с поставленными целями, проводить корректировку.

Контроль призван выполнять несколько задач: оценивать положение дел на предприятии, собирать необходимые данные, которые впоследствии подвергаются обработке, и выявлять ошибки. Другие функции контроля заключаются в анализе причин неудач и поиске путей исправления ситуации, разработке методов достижения целей, подготовке стандартной системы отчетности.

Внутренний распорядок организации содержит список норм и правил трудового поведения, обязательных к исполнению. Есть несколько вариантов нарушения трудовой дисциплины: несоблюдение субординации, срыв координации в процессе выполнения задания, отступление от правил, определяющих режим рабочего времени и отдыха, игнорирование технологических норм. Причем последнее подразумевает собой не только выход за пределы правил, регулирующих использование средств производства работником и работодателем, но и допущение ошибок, касающихся времени ведения техпроцесса. От особенностей последнего напрямую зависит регулирование рабочего времени сотрудника и периода его отдыха. Труд может быть постоянным, предполагающим определенные перерывы между этапами деятельности, ночным, разделенным на несколько частей в течение одной смены и т. д. Во время рабочего процесса в организации нужно соблюдать нормы субординации и уделять пристальное внимание координации действий сотрудников. Если человек не выполнил или же исполнил ненадлежащим образом порученное ему задание, то это расценивается как дисциплинарный проступок.

Дисциплинарные проступки могут быть трех видов:

  • работник пренебрег технологическими нормами;
  • работник отказался от соблюдения норм субординации и координации в процессе управления трудом или сделал это ненадлежащим образом;
  • сотрудник нарушил режим рабочего времени, то есть отклонился от соблюдения норм трудовых правоотношений, регулирующих время работы и отдыха, - ст. 100 Трудового кодекса РФ.

Порядок установления обстоятельств, свидетельствующих о нарушении работником принятых в организации норм, во многом зависит от вида дисциплинарного проступка.

Мнение эксперта

Развитая трудовая культура позволяет значительно сократить нарушения дисциплины

Михаил Плынский ,

генеральный директор электротехнической компании «Фабер», Орел

Некоторые из наших сотрудников время от времени нарушали трудовую дисциплину: одни опаздывали и прогуливали, вторые отлынивали от работы, третьи были пойманы на воровстве. Мы успешно справлялись с этими проблемами, лично беседуя с провинившимися людьми и с коллективом, - но только до тех пор, пока штат нашей организации составлял 30-40 человек. В дальнейшем бизнес вырос, появились новые направления, и сотрудников у нас стало гораздо больше.

После этого проблема встала во весь рост, и мы поняли, что решать ее нужно радикальными методами. Но снизить вероятность нарушений может только та компания, в которой хорошо налажена организация рабочего процесса и сильно развита трудовая культура. Для ее формирования мы вязли за основу Гарцбургскую модель управления коллективом, изучили основные инструменты, используемые в ее рамках, а потом начали применять их в своей работе.

  • Эффективное производство и кайдзен: применение и результаты

Оптимизация рабочего процесса в организации

Эффективная организация рабочего процесса невозможна без проведения целого комплекса мероприятий, целью которых является повышение рентабельности бизнеса. Если все сделать согласно формуле «Выше, дальше, лучше!», то отдача от соответствующего подразделения фирмы будет больше, затраты значительно снизятся и т. п.

Если после всех приложенных усилий ситуация только ухудшилась, то следует признать, что проведенная оптимизация была не слишком удачной. Совершенствовать работу филиалов нужно, соблюдая определенный порядок. Сделайте следующее:

  1. Определите необходимость оптимизации.

Проанализировав работу отдельного подразделения, к данному выводу может прийти как руководство фирмы, так и начальник соответствующего отдела, увидевший, что работу подведомственного ему сектора нужно каким-то образом улучшить. В последнем случае чаще всего имеется в виду общее усовершенствование системы. Если же идея оптимизации рабочего процесса в организации исходит от начальства, то, как правило, это вполне конкретный запрос, направленный на реформу тех или иных моментов. К примеру, руководитель фирмы посчитал, что расходы какого-то подразделения слишком велики и их нужно уменьшить. Обычно это касается тех служб, работа которых влияет на получение компанией прибыли лишь косвенно: отдела кадров, сектора техники безопасности и т. п.

Но стремление сэкономить - лишь один из мотивов запланированных реформ в организации. Чаще всего причина кроется в другом: служба недостаточно хорошо выполняет возложенные на нее функции.

Как только запрос сформулирован, запускается процесс реструктуризации подразделения. И первым шагом в этом направлении будет определение миссии и экономической функции отдела.

Что это означает? Казалось бы, о чем тут думать: задача отдела продаж - реализовывать, функция курьерской службы - доставлять, забота рекламного отдела - продвигать товар. К сожалению, все гораздо сложнее.

Современный российский бизнес отличается тем, что должностные обязанности человека, занимающего в компании определенный пост, не всегда ясны. Часто одна и та же должность в разных организациях подразумевает выполнение совершенно различных задач. Взять, к примеру, маркетологов: в одной компании человек этой профессии обязан разрабатывать концепцию развития бизнеса, в другой - заниматься личными продажами. Где-то менеджеры по персоналу обучают сотрудников, прививают им корпоративную культуру, а где-то просто набирают людей на работу. И подобная ситуация сейчас в большинстве отечественных компаний.

Поэтому, прежде чем заняться улучшением работы отдельного подразделения в организации, необходимо понять, какую роль данный отдел играет в общей структуре фирмы.

Чтобы ответить на этот вопрос и в дальнейшем оптимизировать рабочий процесс в организации, необходимо:

  • определить задачи, решение которых находится в ведомстве данного подразделения;
  • выяснить место, которое он занимает в компании;
  • установить роль подразделения в экономической составляющей фирмы.

Ко второму пункту улучшения рабочего процесса в организации можно переходить только после того, как полностью разберетесь с первым.

  1. Выясните критерии эффективности.

Это один из наиважнейших этапов работы по оптимизации. Более того, все дальнейшие шаги будут зависеть от того, какие именно параметры вы определите в качестве главных критериев. Как раз тут вам пригодятся данные, полученные в процессе разработки предыдущего пункта.

Анализ обязан основываться на целях, которых должно достичь то или иное подразделение. К примеру, задача службы безопасности - предотвращать хищение материальных ценностей, находящихся в собственности компании. То есть критерием эффективности отдела будет сокращение/увеличение количества подобных эпизодов.

Исходя из этого, результативность действий отдела можно оценить с помощью ранее сформулированных задач.

Если поставить определенную оценку не представляется возможным, это означает, что в формулировке задач была допущена ошибка либо они были прописаны с помощью расплывчатых фраз. В таком случае приходится возвращаться к предыдущему этапу оптимизации рабочего процесса в организации.

Но если все сделано верно, то наступает очередь следующего шага.

  1. Оцените, насколько вас удовлетворяет работа того или иного отдела.

Здесь можно обойтись без подробных пояснений. Ситуацию по каждому отделу нужно оценивать с помощью выбранных ранее критериев эффективности. Самая простая оценка будет в формате «удовлетворительно/неудовлетворительно». Если требуется более глубокое понимание ситуации, то отчет можно построить исходя из числовых данных. В итоге вы четко увидите, насколько то или иное подразделение соответствует вашим ожиданиям. Если все в порядке - хорошо. Если требуется вмешательство, то нужно приступать к следующему этапу улучшения рабочего процесса в организации.

  1. Сформулируйте задачи оптимизации.

Тут тоже особых сложностей не предвидится. Проанализировав все пункты, повышенное внимание нужно уделить тем, что вызывают наибольшие вопросы. При постановке задач постарайтесь использовать не отрицательные термины, а положительные. То есть ставьте перед сотрудниками цель «улучшить качество работы», а не «по возможности минимизировать процент брака».

Все, подготовка к оптимизации рабочего процесса в организации выполнена. Настала пора претворить решения в жизнь.

  1. Проведите направленные на оптимизацию мероприятия.

В любой ситуации, прежде чем начинать какое-либо дело, нужно провести ориентировочный анализ. В данном случае он будет направлен на определение внутренних резервов организации. Для этого предварительно составьте общий список функций внутри подразделения.

  1. Пропишите для каждого отдела перечень его функций.

Данный список будет напоминать должностную инструкцию, только составленную не для конкретной должности, а для всего отдела целиком. Впрочем, чтобы документ не отличался особой сложностью, его можно разбить именно по специальностям. В итоге получится перечень обязанностей, которые должны выполнять сотрудники конкретного отдела.

  1. Оцените, насколько успешно выполняется работа.

В данном случае оценивать нужно не общие успехи подразделения, а каждую функцию по отдельности. Благодаря этому станет ясно, правильно ли они распределены между сотрудниками и что именно нужно «подтянуть».

Хорошо, если выяснится, что все проблемы возникают из-за неудовлетворительной работы одного сотрудника. Стоит взять на его место другого, и все трудности уйдут. К сожалению, такое случается крайне редко, ведь «слабое звено» в коллективе заметно с первого взгляда и его давно бы уже вычислили. Скорее всего, дело тут в другом: рабочий процесс в организации страдает «благодаря» слабой работе всего отдела.

Но случается и так, что оценку выполнения функций провести не выходит. В данной ситуации нужно подумать об эффективности существующего контроля и о том, работает ли он в принципе.

  1. Выясните, как сильно субъективные факторы влияют на успешность выполнения функций.

Определите, насколько личностные особенности сотрудников влияют на эффективность их работы в организации. Примеры можно привести самые разные. Если человек по жизни медлителен, то вряд ли он будет справляться с работой, требующей принятия мгновенных решений. Значит, этому сотруднику лучше предложить должность, предполагающую взвешенные и обдуманные поступки.

  1. Найдите зависимость от факторов внутри отдела.

Рабочий процесс нужно организовывать, опираясь на сложившуюся в коллективе атмосферу. Имейте в виду: отклонения в любую сторону от «золотой середины» крайне нежелательны - как со знаком «плюс», так и со знаком «минус». Если сотрудники не нашли общий язык, ведут себя по отношению друг к другу агрессивно, то эффективной работы от них можно не ждать. Этому мешает отсутствие межличностного взаимодействия. Но и у излишне дружелюбного коллектива есть свои недостатки - персонал, проводящий рабочее время за чашкой чая и неспешными беседами, тоже вряд ли расположен к плодотворному труду.

Можно отметить и другие факторы, сводящие на «нет» даже самую грамотную организацию рабочего процесса. Проблемы возникают, если:

  • процесс в недостаточной степени автоматизирован. К примеру, заполнять документы вручную - это долго и нерентабельно;
  • функции сотрудников дублируются;
  • должностные обязанности распределены без четкой системы;
  • сотрудники подчиняются одновременно нескольким начальникам.
  1. Определите, насколько исполнение функций зависит от факторов вне юрисдикции отдела.

Чтобы организация рабочего процесса была по-настоящему качественной, особое внимание нужно уделять внешним факторам. Нередко бывает так, что работа определенного подразделения «тормозит» из-за негативного влияния смежных отделов. Плохо работает служба закупок? Проверьте другие сферы: возможно, проблема в том, что бухгалтерия медленно выписывает оплаченные счета. Ясно, что в данной ситуации нужно разбираться именно с бухгалтерами, а не с людьми, работающими на закупках.

Или другой пример: организации срочно требуется новый сотрудник, но его до сих пор нет. Есть вероятность, что виноват в этом не отдел кадров, а руководитель, который слишком сильно затянул с утверждением предложенной кандидатуры.

  1. Выделите время на наблюдение, после чего составьте карту затрат времени на реализацию функций.

Данная процедура в деле организации рабочего процесса имеет далеко не последнее значение. Как ее выполнить? Возьмите карандаш, блокнот и секундомер, после чего «поселитесь» в отделе на несколько дней. Вычислите, на что тратит время каждый сотрудник подразделения. Возможно, результаты исследования вас удивят. К примеру, может выясниться, что кто-то из персонала большую часть рабочего времени проводит в поисках нужных документов, которые по недоразумению оказались в другом отделе.

Пользу этой информации трудно переоценить: сразу становится ясно, по каким причинам определенная работа не выполняется в установленные сроки.

  1. Проведите опрос по итогам карты затрат времени.

После того как вы запишете в блокнот результаты своих наблюдений касательно предыдущего пункта, опросите сотрудников: на что, по их мнению, уходит большая часть рабочего времени? Все ответы фиксируйте. Для наглядности можно составить специальную таблицу, данные из которой легко соотнести с результатами сделанных вами наблюдений.

  1. Поинтересуйтесь у сотрудников, каким образом можно улучшить сложившуюся ситуацию.

Мероприятие не только в демократическом стиле, но и очень важное для будущей грамотной организации рабочего процесса. Пусть каждый сотрудник подумает и выскажет свои мысли насчет того, что ему больше всего мешает в работе и что можно было бы улучшить. Не ждите особой глубины анализа - кто-то может пожаловаться, что его раздражает отсутствие курительной комнаты на этаже. Но из всего сказанного наверняка можно будет сделать определенные выводы.

  1. Вычленив однотипные функции, найдите возможность их объединить.

Время аналитики прошло, настала пора заняться конкретно улучшением организации рабочего процесса. Как объединить сходные функции? В этом нет ничего сложного. Просто нужно одному человеку поручать однотипные задания - так они не будут отнимать время у разных сотрудников. Примеры привести несложно. Оператор ПК, занимающийся вводом в систему первичных документов, может освободить от этой обязанности более квалифицированных сотрудников. То же можно сказать о телемаркетологах, которые совершают звонки в отделах продаж, и ресечерах в кадровых агентствах. Вариантов на самом деле более чем достаточно.

Объединяя функции, можно значительно сэкономить время высокооплачиваемых специалистов и повысить эффективность работы подразделения.

  1. Автоматизируйте рабочие процессы.

Современный бизнес становится все более технологичным, и в каждой организации появляется множество узлов, которые можно перевести в цифровой формат. Главное - выявить сферы работы, где автоматизация будет способствовать повышению эффективности труда. В некоторых отделах внедрение подобных систем может повысить производительность на 100 процентов, так как сотрудники организации будут избавлены от рутинной работы, траты лишнего времени на коммуникации и поиск необходимой документации.

Безусловно, автоматизация может сыграть значительную роль в организации рабочего процесса, но тут нужно отталкиваться от потребностей конкретной компании. При условии внедрения общей CRM основные трудности отделов, вероятнее всего, будут решены. Если же приобретение подобной системы не планируется, то проблемы подразделения придется решать каким-то иным способом. Но всегда можно автоматизировать отдельно взятые функции с помощью самописных программ, если стопроцентное цифровое управление отделом вам не требуется.

  1. Займитесь обучением персонала.

Для отдельных организаций обучение персонала стоит на первом месте. Но тут многое зависит от того, что подразумевать под этим словом. Если обучение является не самоцелью, а средством усовершенствования, то необходимо обратить внимание на такие нюансы:

  • Обучение персонала не всегда приводит к оптимизации работы. Дело в том, что невозможно учесть все имеющиеся в наличии факторы. Во-первых, не у всех сотрудников равная способность к обучению. Во-вторых, у кого-то из персонала может не хватить мотивации. В-третьих, не все тренеры достаточно квалифицированы. В-четвертых, обучающий курс может быть не совсем адаптирован к требованиям организации. И на этом список нюансов далеко не заканчивается.
  • Обучать сотрудника имеет смысл лишь в том случае, если он готов проработать в компании достаточно долгий срок. Иначе это будет лишняя трата времени и ресурсов.

Но если для грамотной организации рабочего процесса сотрудники нуждаются в курсе обучения, то его в обязательном порядке нужно провести. Главное при этом - следить за результатами, быть в курсе того, насколько данная практика повышает эффективность работы отдела.

  1. Оцените перспективы оптимизации

Вовремя проведенная оптимизация способна значительно увеличить прибыль компании. Но на организацию всех вышеперечисленных мероприятий придется выделить определенные средства, после чего выяснить, был ли достигнут желаемый экономический эффект. Тут вас может подстерегать опасность, а именно несопоставимые с полученной отдачей финансовые затраты. И тут стоит хорошо подумать, какими преобразованиями стоит заняться, а какими - нет. Правила организации рабочего процесса подразумевают, что имеет смысл вкладывать деньги только в те позиции, которые со временем себя окупят. Если вы в чем-то не уверены, то лучше отказаться от нововведений, так как непродуманные действия грозят лишь разочарованием.

Информация об экспертах

Светлана Григорьева , директор по маркетингу делового квартала NEOPOLIS. Деловой квартал NEOPOLIS - первый в России lifestyle бизнес-центр. Входит в тройку крупнейших проектов офисной недвижимости Москвы 2016 года. Официальный сайт - neopolis.msk.ru. Квартал включает четыре 9-этажных офисных корпуса и два здания наземного паркинга на 1360 автомобилей.

Михаил Плынский , генеральный директор электротехнической компании «Фабер», Орел. «Фабер». Сфера деятельности: производство электротехнического оборудования, металлоконструкций, металлических корпусов для электрощитового оборудования и цифровой информационной коммуникационной техники. Форма организации: ООО. Численность персонала: 250. Стаж Генерального Директора в должности: с 2004 года. Участие Генерального Директора в бизнесе: наемный менеджер.

Рабочие процессы SharePoint - готовых рабочих мини приложения, которые ускорить и автоматизировать широкий набор бизнес-процессов. Рабочие процессы варьируются от сбор подписей, отзывы и утверждения для документа или план для отслеживания текущее состояние повседневных процедуры. Чтобы сэкономить время и силы и перенести единообразия и эффективности для задачи, которые можно выполнять регулярно предназначены рабочие процессы SharePoint.

Что такое рабочие процессы SharePoint?

Всем наверняка известно, что такое блок-схема. Это графическая схема процесса, из которой ясно, что происходит на каждом его этапе.

Рабочий процесс SharePoint напоминает автоматизированную блок-схему, которая снижает трудозатраты и исключает догадки и случайности в стандартных рабочих процессах.

Например, рассмотрим процесс утверждения документа, представленный на рисунке. При выполнении вручную он требует постоянных проверок, отслеживания, пересылки документов и отправки напоминаний, причем заниматься этим пришлось бы лично вам или вашим коллегам. Таким образом, вам пришлось бы выполнять много лишней работы и, что даже важнее, постоянно отвлекаться.

Однако при использовании рабочего процесса утверждения документов SharePoint для запуска процесса, все, проверку и отслеживания и вывести напоминание и пересылка выполняется рабочий процесс, автоматически. Если кто-то отстает от завершения задачи или некоторые другие толку возникает, большая часть включены рабочие процессы создания уведомления сообщить о нем. В группе неавторизованного заблаговременное контролировать процесс, так как рабочего процесса SharePoint, процесс всегда заблаговременное отслеживающих сам.

Запустить рабочий процесс SharePoint легко. Выберите нужный тип рабочего процесса, укажите подходящие параметры, а остальное сделает рабочий процесс. При этом рабочий процесс в любой момент можно отменить или завершить.

Какие процессы можно автоматизировать с помощью рабочих процессов SharePoint?

Каждый тип рабочего процесса включены act как шаблон. Добавление версии рабочего процесса для одного списка или библиотеки или для целого семейства сайтов укажите параметры и для этой версии необходимые изменения с помощью формы запуска . Эти параметры и параметры включают кто рабочий процесс назначает задачи, крайние сроки задачи, как может запускаться рабочий процесс, кем и когда, инструкциям, чтобы включить в уведомления о задаче и т. д.

Важно: По умолчанию рабочие процессы "Утверждение", "Сбор отзывов" и "Сбор подписей" не активированы и не отображаются в списке Выберите шаблон рабочего процесса в форме связи. Чтобы их можно было использовать, администратор сайта должен активировать их на уровне семейства сайтов.

Существует пять типов готовых рабочих процессов.

Утверждение (направление документа или элемента для утверждения или отклонения)

Сбора отзывов (направление документа или элемента для отзывов)

Сбор подписей (направление документа, книги или формы для получения цифровой подписи)

Трехэтапный рабочий процесс (отслеживание проблемы, проекта или задачи трех этапов или фаз)

Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания состояния элемента списка с помощью трех состояний (фазы). Может использоваться для управления бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов - поддержки проблемы, потенциальных покупателей и задачи проекта, например.

С каждым переходом от этапа к этапу рабочим процессом назначается задача для пользователя, о чем отправляется оповещение по электронной почте. После выполнения задачи рабочий процесс обновляет статус элемента и переходит к следующему этапу. Трехэтапный рабочий процесс рассчитан на работу с шаблоном списка "Отслеживание вопросов", но его можно использовать с любым списком, содержащим столбец "Выбор" с тремя или более значениями.

Утверждение публикации (автоматизация маршрутизации контента для проверки и утверждения)

У кого будет возможность добавлять и запускать рабочие процессы SharePoint?

Чтобы добавить или запустить процесс, пользователь должен иметь нужные разрешения на работу со списком, библиотекой или семейством веб-сайтов, для которых выполняется процесс.

    Добавление рабочего процесса По умолчанию необходимо иметь разрешение на управление списками, чтобы Добавить рабочего процесса. (По умолчанию в группе "Владельцы" имеет разрешение на управление списками; члены группы и посетители не рекомендуется).

    Запуск рабочего процесса Кроме того по умолчанию, необходимо разрешение на изменение элементов для запуска рабочего процесса, который уже добавлены. (Группы "Участники" и группы владельцев имеют разрешение на изменение элементов по умолчанию; группы "" посетители "" Нет).
    Кроме того владельцы можете настроить определенные рабочие процессы, чтобы можно было запущено только члены группы владельцев.

Как добавить и запустить рабочий процесс SharePoint?

На указанной ниже схеме приводится общее представление стандартных этапов планирования, добавления, запуска и изменения рабочих процессов SharePoint. Далее каждый этап рассматривается более подробно.

    Планирование Когда вы используете форму запуска, чтобы добавить вашу версию рабочего процесса, вам следует знать, какие параметры нужны и какие сведения должны быть доступны.

    Добавление Чтобы добавить нужную версию рабочего процесса для списка, библиотеки или семейства веб-сайтов, введите данные в форму запуска.

    Запуск Запустите рабочий процесс для любого документа или элемента списка или библиотеки вручную или в автоматическом режиме. (При запуске вручную имеется возможность изменить параметры формы связи рабочего процесса в сокращенной версии формы запуска .) При запуске рабочего процесса создаются задачи, выполняется рассылка уведомлений и начинается отслеживание действий и событий.

    Отслеживание Когда процесс запущен, на странице состояния процесса можно просмотреть завершенные задачи и выполненные действия. При необходимости на этой странице можно настроить текущие и будущие задачи, а также отменить процесс или завершить его выполнение.

    Обзор По окончании процесса на странице состояния процесса можно просмотреть историю его выполнения. На этой же странице можно создавать статистические отчеты по общей эффективности рабочего процесса.

    Изменение Если процесс работает не совсем так, как хотелось бы, можно открыть форму связи, через которую этот процесс был создан, и внести в нее необходимые изменения.

Можно ли самостоятельно создавать рабочие процессы SharePoint?

Если готовый рабочий процесс недостаточно гибок для ваших задач, то вы можете настроить его с помощью такого инструмента, как SharePoint Designer 2013. Вы также можете создавать свои рабочие процессы "с нуля".

Используя конструктор рабочих процессов, пользователь создает правила, которые связывают условия и действия с элементами списков и библиотек SharePoint. Изменения элементов в списках и библиотеках запускают действия в рабочем процессе.

Например, можно создать рабочий процесс, который будет запускать дополнительный процесс утверждения при условии, что стоимость элемента превышает определенное пороговое значение.

Вы также можете задать рабочий процесс для набора связанных документов. Например, если ваш рабочий процесс связан с библиотекой документов или он отфильтрован по типу содержимого документа, то появится группа контекстных действий для набора документов. Функция "Набор документов" дает возможность работать с группой документов как с одним объектом, чтобы действия рабочего процесса для набора документов выполнялись для всех его элементов.

Доброго времени суток, уважаемые хабровчане!

Довольно большое количество организаций, государственных и коммерческих, если не поставили у себя Sharepoint, то хотя бы слышали и представляют себе что с помощью него можно делать (спасибо маркетологам Microsoft).

В этой статье хочу кратко описать основные известные мне способы создания рабочих процессов в Sharepoint, и, в качестве дополнительной темы – то, как это можно сделать в одном из прикладных решений - EOS for Sharepoint. Тематика рабочих процессов – документооборот.

Представим себе бизнес-процесс согласования документа, заявки или другой сущности, который схематично можно изобразить так, как на рисунке 1 (последовательное согласование по линейному маршруту) и по очереди рассмотрим подходы:

1. Использование встроенного в Sharepoint бизнес-процесса утверждения (три этапа)
2. Моделирование процесса в Sharepoint Designer
3. Создание рабочего процесса в Visual Studio
4. Создание рабочего процесса в решении EOS for Sharepoint

Сознательно опущу здесь такие методы как написание Custom Activities + Sharepoint Designer, создания конструктора рабочих процессов в Visual Studio, использование логики в Infopath формах. Первый несущественно повышает логическую гибкость по сравнению с Sharepoint Designer, второй сложен в разработке, которая будет обоснована разве что при разработке собственных коробочных решений. Ну а формы InfoPath есть только в Enterprise-версии, желание покупать Enterprise есть не у всех.

Рисунок 1 - Схема линейного согласования

Очевидно, если автоматизируемый бизнес-процесс выглядит так, как на рисунке 1, то, с некоторыми оговорками, подойдет любой способ – дело только в целесообразности. Я бы использовал встроенный рабочий процесс + удобное оформление страниц и представлений списков.

Но что делать, если процесс согласования выглядит так, как на рисунке 2? Здесь процесс согласования нелинейный, и маршрут зависит от нескольких условий.


Рисунок 2 – Схема нелинейного согласования

В отделе документационного обеспечения (2-й шаг), получив проект документа, могут решить, что в процесс требуется добавить дополнительных согласующих. Кроме того, на согласование к финансовому директору проект должен направляться только при условии, что сумма договора по проекту составляет более 900 000 рублей.

По поводу возможных средств здесь ситуация выглядит иначе:

1. Использование встроенного в Sharepoint бизнес-процесса утверждения
Встроенный процесс не поддерживает ветвления, а значит для решения задачи не подойдет
2. Моделирование процесса в Sharepoint Designer
Если бы передо мной поставили условие смоделировать процесс в Sharepoint Designer, я бы, несколько ругаясь, написал что-то подобное тому, что изображено на рисунке 3.


Рисунок 3 – Рабочий процесс в Sharepoint Designer

Cовокупностью условных операторов, и настраиваемых форм задач, вроде отображенной на рисунке 4, процесс реализовать можно.


Рисунок 4 – Настраиваемая задача в Sharepoint Designer

Плюсы подхода:
1. При некоторой подготовке, упорстве и наличии свободного времени, с этой задачей справится и грамотный менеджер или адекватный админ.
2. Процесс можно перенастраивать.
3. Возможность ограничения прав пользователя, создающего рабочий процесс.

Минусы подхода:
1. выглядит громоздко и непрозрачно.
2. При большем количестве ветвлений придется рисовать схему рабочего процесса на листочке отдельно – по тому, как это выглядит в Sharepoint Designer, понять что-то сложно.
3. В Sharepoint Designer 2010 циклы в рабочих процессах еще не придумали, поэтому перезапускать процесс в случае отказа не получится, по крайней мере очевидными методами.
4. Большое количество дополнительных действий, которые не относятся к логике процесса.

3. Создание рабочего процесса в Visual Studio
Visual Studio позволяет создавать сколь угодно гибкие и сложные бизнес-процессы. Например, часть описанного выше процесса может выглядеть примерно так (Рисунок 5):


Рисунок 5 – Фрагмент рабочего процесса Visual Studio

Плюсы подхода:
1. Высокая логическая гибкость
2. Возможности.NET

Минусы подхода:
1. сложность реализации, внесения изменений.
2. требуется программирование и права администратора фермы.
3. Прозрачность только во время написания процесса и при серьезном документировании.

4. EOS for Sharepoint
Eos for Sharepoint – полноценная система электронного документооборота. Визуального редактора процессов здесь нет, но есть встроенный конструктор, который при ближайшем рассмотрении оказывается довольно мощным и простым в использовании. Так, процесс, описанный выше, состоит из последовательной настройки всех этапов (рисунки 6,7,8).


Рисунок 6 – Выбор участников этапа


Рисунок 7 – Условия запуска рабочего процесса

Для каждого этапа можно выбрать участников, автоматически настроить права, определить способ ведения истории рабочего процесса (рисунок 6), настроить условия запуска и запросить поля значение полей у пользователя (Рисунок 7). Для этапа, на котором требуются дополнительные согласующие, можно запустить отдельный настроенный рабочий процесс согласования.

После окончания настройки каждого этапа можно настроить параметры рабочего процесса в целом: например, перезапуск рабочего процесса в случае отказа одного из согласующих (в этом рабочий процесс начнется с первого этапа, Рисунок 8).


Рисунок 8 – Настройка параметров рабочего процесса

Используя последовательную настройку каждого этапа в EOS for Sharepoint можно смоделировать бизнес-процесс согласования любой сложности за довольно короткое время. Никаких дополнительных действий, проверок и валидаций – с созданием процесса справится любой более или менее грамотный айтишник.

Вывод

Выбор способа автоматизации бизнес-процессов Sharepoint зависит, по большей части, от его сложности. Если процесс очень простой – достаточно использовать стандартные средства. Если процесс сложный и разветвленный, реализация его логики в SPD или Visual Studio может оказаться длительной и сложной, в этом случае эффективнее будет применять сторонние средства, которые позволяют сосредоточиться на логике процесса, не вдаваясь в тонкости реализации.

Человека невозможно сравнить с машиной: трудиться все время он не может. В соответствии с мнениями нанимателей, данная опция весьма неудобна, однако приходится считаться с ней. Специалистам же приходится считаться с тем, что древнейшее соотношение потехи и дела и сегодня не пересмотрено. Будь их воля, одни запретили бы заниматься чем-либо еще, помимо дела, а другие расширили бы пределы времени на потеху до упора. Закон же компромиссным образом учитывает общие интересы, четко определяя перерывы в работе.

Классификация перерывов

О том, что существует перерыв на обед, знают все без исключения. В любой организации существует специально отведенное для этого время. Тем не менее, на сегодняшний день есть и иные перерывы в течение рабочего дня, о которых сотрудники тех или иных структур зачастую не знают - а зря. Целесообразным будет подробным образом ознакомиться с возможностями на законных основаниях оторваться от трудовой деятельности. Так, специалисты разработали соответствующую классификацию. В соответствии с ней, перерывы в работе подразделяются на следующие многочисленные группы:

  • Специальные и общие.
  • Рекомендуемые и обязательные.
  • Те, которые включаются в оплату труда, и те, которые не включаются.

Перерывы в работе, носящие общий характер, в соответствии с КЗОТом должны быть предоставлены абсолютно всем работающим. Такое право на отдых закреплено на законодательном уровне. Данная группировка включает в себя перерыв на обед, а также возможные перерывы краткосрочной продолжительности для того, чтобы сотрудник смог организовать свои личные надобности.

Специальные перерывы стоят рядом лишь с определенными областями трудовой деятельности. Кроме того, к таковым относятся перерывы в работе для отдельных категорий работников. Сюда можно отнести пользователей ПЭВМ, сотрудников табачной промышленности, а также женщин, у которых есть маленькие дети (в данном случае перерыв предоставляется для кормления).

Если затронуть рекомендуемые и обязательные перерывы, то к последним следует отнести те, предоставление которых - не что иное, как обязанность любого нанимателя. Необходимость же перерывов рекомендуемого характера в каждой структуре выявляется своими методами и, конечно же, оформляется посредством локальных нормативных актов.

Обязательным является перерыв на обед, а также перерывы для кормления и обогревания малыша, носящие специальный характер. Важно дополнить, что практические все разновидности перерывов включаются в оплачиваемое время. Тем не менее, большой перерыв для питания и отдыха в организациях, как правило, не оплачивается.

Установление перерывов

Для начала необходимо отметить, что разновидности, начало, длительность, а также иные категории, характеризующие предоставление перерыва, устанавливаются посредством коллективных и трудовых договоров, а также правил трудового распорядка внутри той или иной организации. Важно отметить, что такое время оговаривается в трудовом договоре исключительно тогда, когда для конкретного сотрудника он отличен от общего по структуре.

К примеру, в данном документе наниматель может указать условия, связанные с предоставлением перерывов мерчандайзерам, торговым агентам и иным сотрудникам, у которых «полевые» условия трудовой деятельности, то есть тем, кто не наделен возможностью предусмотреть, насколько затянется работа с различными клиентами или переговоры.

Питание и отдых

Статья 108 ТК РФ формирует обязанность любого нанимателя всем сотрудникам обеспечивать в рабочее время ежесменный (ежедневный) перерыв для питания и отдыха. Его длительность должна равняться или превышать тридцать минут, однако не должна быть более ста двадцати минут. Важно отметить, что длительность перерыва в рамках данного срока закрепляется посредством внутренней документации структуры, как правило, это ПВТР.

Статья 108 ТК РФ устанавливает, что на протяжении рабочей смены (дня) сотруднику должен предоставляться перерыв для питания и отдыха, не включаемый в рабочее время. Кроме того, конкретная продолжительность, а также временной период предоставления перерыва устанавливаются посредством правил трудового распорядка внутри организации или же в соответствии с соглашением между сотрудником и нанимателем.

На работе, где из-за условий труда (производства) предоставление перерыва для питания и отдыха невозможно, наниматель обязуется обеспечить сотруднику возможность приема пищи и отдыха непосредственно во время работы. Перечень подобных работ, а также места, в которых можно устраивать перерывы для отдыха и питания, устанавливаются посредством правил трудового распорядка внутри структуры.

Неоплачиваемость перерыва

Под неоплачиваемостью перерыва на обед следует понимать то, что сотрудник вправе использовать его для абсолютно любых целей личного характера. Так, сегодня обеденный перерыв служит не только для того, чтоб подкрепиться. Люди ходят в магазины, на свидания, собирают грибы в соседней лесополосе, спят дома, наконец.

Естественно, без исключений никуда, и далеко не все сотрудники той или иной организации на протяжении смены имеют возможность оторваться от трудовой деятельности, чтобы отдохнуть или покушать. К примеру, посредством Приказа Министерства науки и образования указывается, что люди, которые работают в области образования (воспитатели, преподаватели, учителя и так далее), не вправе прервать свою работу и уйти по личным делам. Так, их перерыв на обед совпадает с обеденным перерывом детей, за которых они отвечают и которых обучают. В данном случае перерыв, так или иначе, работникам сферы образования оплачивается.

Необходимо отметить, что наниматель не обязуется, однако наделяется полным правом установления нескольких режимов трудовой деятельности. Соответственно, тогда и перерывы в течение рабочего дня будут иметь разную длительность и проходить в разное время для разных категорий сотрудников. Данное положение, как правило, отмечается в локальных актах структуры.

К примеру, российское Министерство транспорта решило установить специфику перерывов диспетчеров воздушной авиации и водителей. Так, если 8-часовой рабочий день для водителей не актуален, и они работают больше, то на отдых и еду в данном случае отводится два перерыва, продолжительность которых варьируется от тридцати до ста двадцати минут. Необходимо дополнить, что диспетчеры, которые управляют воздушными судами ночью, получают, в соответствии с законодательством, дополнительные шестьдесят минут отдыха. Данные перерывы в оплачиваемое время не входят.

А если неполный рабочий день?

Наверное, у многих читателей возник вопрос, есть ли необходимость предоставлять перерыв на работе для отдыха и питания тогда, когда люди осуществляют трудовую деятельность в соответствии с неполным рабочим днем или же по совместительству. Важно отметить, что в российском трудовом законодательстве нет комментариев и оговорок по этому поводу. Значит, работодатель обязуется предоставить таким сотрудникам обеденный перерыв, продолжительность которого по инициативе нанимателя, как правило, равняется тридцати минутам (определенному законодательством минимуму). Необходимо дополнить, что по согласию работающего неполный день сотрудника можно выявить часть рабочего дня, на протяжении которой его можно не наделять перерывом на питание и отдых.

Важно отметить, что наниматель имеет право внесения «плавающего» обеденного перерыва. Так, посредством ПВТР строгим образом отмечается лишь длительность, а также формируется временной коридор, однако момент его начала определяет при согласовании с руководством подразделения сам работник. Кстати, если дело касается лишь одного сотрудника, режим работы которого индивидуален, можно разобраться с вопросом и без ПВТР. Как правило, в данном случае абсолютно все особенности перерывов, предоставляемых ему, а также начало и окончание рабочего дня отражаются посредством трудового договора или дополнительного соглашения к нему. Тогда, когда сотрудник по своей же инициативе решает применять обеденный перерыв для осуществления трудовой деятельности, то это лишь его выбор. Однако оплачивать соответствующую работу наниматель не обязуется.

Личные надобности

Необходимо помнить, что обязанности нанимателя, связанные с предоставлением коротких перерывов для психологической разгрузки, чашки кофе, посещения туалета или курения не зафиксированы в нормативных правовых актах. Тем не менее, в методических рекомендациях, где определяется продолжительность рабочей смены (дня) и иные нормативы рабочего времени, определено, что для снижения степени утомления сотрудников целесообразным является разрешение подобных перерывов при условии их включения в рабочее время.

Обычно на подобные перерывы отводится десять-двадцать минут за рабочий день (смену). Однако продолжительность их может несколько варьироваться, что в первую очередь зависит от условий осуществления трудовой деятельности. Установка таких перерывов производится посредством локальных правовых актов структуры. Кстати, наиболее человеколюбивые наниматели организуют специальную комнату для отдыха. Именно там у сотрудников есть возможность снять напряжение и ненадолго расслабиться.

Технологический перерыв

Посредством статьи 109 российского Трудового кодекса предусматриваются специальные перерывы. Они необходимы в силу характеристик процесса производства, технологии и специфики рабочей деятельности. Из разновидности, длительность, назначение и условия предоставления определяются посредством ПВТР и коллективного договора.

Подобного рода перерыв может быть предоставлен, к примеру, тем, кто непрерывным образом работает за компьютерным оборудованием, особенно тогда, когда напряженность и тяжесть их трудовой деятельности достаточно высока. Так, работающий за компьютером должен после каждых шестидесяти минут работы делать перерыв на десять-пятнадцать минут. В общей сложности на протяжении дня отводится на это примерно пятьдесят-девяносто минут.

Примеры

Как правило, в соответствии с решением нанимателя технологический перерыв входит в оплачиваемые часы работы. Подобные перерывы могут быть предоставлены работникам, которые справляются с монотонной производственной деятельностью у конвейера. Помимо этого, такие промежутки даются диспетчерам воздушной авиации, которые работают за пультом с видеодисплеем. Так, они обязуются прерывать трудовую деятельность на двадцать минут после каждого ста двадцатиминутного промежутка работы. Помимо этого, предоставление перерывов технологического характера относится и к водителям, которые через сто восемьдесят минут поездки должны прерваться на пятнадцать минут, а затем повторять подобное действие через каждые сто двадцать минут.

Работа в холод и в жару

Важно отметить, что для тех, кто осуществляет трудовую деятельность зимой в помещениях без отопления или на открытом воздухе, предусматривается 8-часовой рабочий день (не более). Сюда необходимо отнести грузчиков, дворников и (при требовании обстоятельств) иных работников.

В соответствии со статьей 109 российского Трудового кодекса, им полагаются специальные регламентированные перерывы оплачиваемого характера для отдыха и обогревания, которые, так или иначе, должны быть включены в рабочее время. Важно отметить, что продолжительность каждого из этих перерывов должна равняться или превышать десять минут. Необходимо дополнить, что во время отдыха сотрудники, как правило, пребывают в специальных помещениях, оборудованием которых занимается работодатель. Там у них есть возможность снять верхнюю одежду и согреться. При этом весьма важно соблюдение следующих условий:

  • Температура в специально оборудованных нанимателем помещениях должна равняться или превышать двадцать один градус.
  • Для обогрева рук и ног в специальных комнатах должны находиться обогреватели, температура которых варьируется от тридцати пяти до сорока градусов.
  • Во время перерывов работникам не рекомендуется выходить из обогреваемых помещений на временной период, превышающий десять минут, при температуре минус десять градусов. Если же на улице несколько холоднее, то можно отлучаться лишь на пять минут.

Для кормления ребёнка

Важно отметить, что посредством Трудового кодекса РФ работающим женщинам, имеющим детей младше полутора лет, гарантируется перерыв, который равняется или превышает тридцать минут, через каждый рабочий промежуток в три часа для кормления малыша. Тогда, когда такой ребёнок в семье не один, соответствующий перерыв должен равняться или превышать шестьдесят минут.

Важно отметить, что в случае стандартного восьмичасового дня сотрудница той или иной организации наделяется абсолютным правом на два подобных перерыва. Так, с ее стороны целесообразно подать заявление по поводу присоединения данных временных периодов к перерыву на обед или их переноса на конец или начало рабочего дня.

Необходимо дополнить, что перерывы на кормление, так или иначе, включаются в рабочее время. Таким образом, оплата за них рассчитывается как размер средней заработной платы с учетом единого социального налога, налога на доходы физических лиц, пенсионных взносов и, конечно же, взносов на страхование от несчастных случаев во время рабочего процесса, носящих обязательный характер.

Как выяснилось, в процессе разработки видов и длительности перерывов специалисты учли интересы и нанимателя, и работника. В случае несоблюдения данных требований легко и просто заработать неприятности. Так, работодатели, которые отказывают сотрудникам в законных перерывах, скорее всего, заплатят штраф:

  • В отношении должностных лиц сумма варьируется от одной до пяти тысяч рублей.
  • В отношении ИП к данной сумме прикрепляется приостановка деятельности на три месяца.
  • В отношении юридических лиц полагается штраф в размере тридцати-пятидесяти тысяч рублей, а также приостановка деятельности на три месяца.