Образец заполнения карточки т2. Разделы лОтпуск», лСоциальные льготы», лДополнительные сведения»
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу..
Для заполнения личной карточки Т-2 работнику кадровой службы необходимы следующие документы сотрудника:
1. Паспорт (или иной документ удостоверения личности)
2. Трудовая книжка
3. Военный билет
4. Документ об образовании
5. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
7. Приказ о приеме на работу
8. Трудовой договор
9. Документы, подтверждающие возраст детей
10. Документы, подтверждающие состояние в браке
11. и другие.
При этом обязательными для предоставления являются документы, прописанные в ст. 65 Трудового кодекса: паспорт и иной документ, удостоверяющий личность, военный билет (приписное удостоверение), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовая книжка. Документ об образовании – при условии, если наличие специального образования является установленным законодательным требованием или требованием работодателя (закрепленного, как правило, в должностной инструкции).
Остальные документы не являются обязательными. Необходимо учитывать, что согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006), данные которые относятся к персональным могут быть получены только от самого работника. Под персональными данными в данном федеральном законе указаны:
«Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:
1) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»;
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год (например 23.04.1998).
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержденной Постановлением Госкомстата РФ и классификаторами:
1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Справа указывается ОКПО организации.
2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования (при его наличии и предоставлении работником).
4. В графе «алфавит » указывается первая буква фамилии работника. В больших организациях с большой численностью возможно указание первых трех букв для удобства хранения карточек Т-2. Карточки Т-2 хранятся по алфавиту.
5. Характер работы указывается «постоянно», «временно» и др.
6. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
7. Пол обозначается буквами «М» и «Ж».
8. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
9. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975
10. При указании места рождения нужно учитывать следующее:
· Длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
· Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.
· Аул, кишлак, село, станция пишутся полностью;
· Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО), например, при рождении в г. Москва в графе «Код» указывается: 45
11. Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:
· гражданин Российской Федерации – 1
· гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства)
· иностранный гражданин (указывается какого государства) -3
· лицо без гражданства – 4.
12. Языки, которыми владеет работник , указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):
· владею свободно -3
· читаю и могу объясняться-2
· читаю и перевожу со словарем -1.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй степень его знания, например: английский - читаю и перевожу со словарем записывается в графе «Код» как: 014 1.
13. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
· начальное (общее) образование – 02
· основное общее образование – 03
· среднее (полное) общее образование – 07
· начальное профессиональное образование – 10
· среднее профессиональное образование – 11
· неполное высшее образование – 15
· высшее профессиональное образование – 18
· послевузовское образование – 19.
Разъяснительные примеры:
| Пример | Относится к: |
| Работники, обучающиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие их | Лицо, имеющее основное (общее) или среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое образование они имели на момент поступления в высшее учебное заведение |
| Работник, окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его или обучается на третьем курсе | Записывается сколько курсов окончено или на каком курсе обучается |
| Окончившие три курса высшего учебного заведения | Лица с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием |
| Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их | Лица, имеющие среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение |
| Работник, окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицея, гимназии | Лица, имеющие среднее (полное) общее образование |
| Работники, окончившие профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения | Начальное профессиональное образование |
13.1.Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», можно писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то можно писать «им.профессора», «им.академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании (других документов подтверждающих получение образования данного уровня).
Является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.
Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном .
Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать .
Форма Т-2 (личная карточка работника): бланк
Для личной карточки работника (форма Т-2) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке:
Личная карточка Т-2 (бланк): в формате Word.
Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов:
| Номер раздела | Наименование раздела | Какие сведения отражаются |
|---|---|---|
| I | Общие сведения | Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков, образование, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др. |
| II | Сведения о воинском учете | Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др. |
| III | Прием на работу и переводы на другую работу | Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др. |
| IV | Аттестация | Даты аттестации, решения комиссий и др. |
| V | Повышение квалификации | Даты начала и окончания обучения, виды повышения квалификации, наименования образовательных учреждений и др. |
| VI | Профессиональная переподготовка | Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др. |
| VII | Награды (поощрения), почетные звания | Наименования наград или поощрений, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения) |
| VIII | Отпуск | Виды отпусков, периоды работы, за которые отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основания для отпуска |
| IX | Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством | Наименование льгот, их основание, номер и дата документа, дающего право на льготу |
| X | Дополнительные сведения | К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др. |
| XI | Основание прекращения трудового договора (увольнения) | Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа |
Форма Т2 «Личная карточка работника»: образец заполнения
Покажем на примере заполнение личной карточки работника Т-2.
На вопросы отвечали М.Г. Суховская, юрист,
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.
Продолжаем заполнять личные карточки работников
Форму личной карточки в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюсВ этом материале мы ответим на оставшиеся вопросы по поводу ведения личных карточек. Рассмотрим нюансы внесения некоторых сведений о работнике, а также заполнения разделов карточки о переводах, отпусках, обучении.
Не тяните с оформлением личных карточек
Наталья Ивановна, г. Саров
В течение какого срока со дня приема на работу нового сотрудника на него надо завести личную карточку?
: Такой срок законодательно нигде не установлен.
Оптимально будет завести ее сразу после того, как запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку работника. Ведь в личной карточке повторяются все записи, вносимые в трудовую книжку на основе приказов, и с этими записями работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его карточк еп. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Напомним, что организации и предприниматели обязаны оформить трудовые книжки на основных работников, проработавших свыше 5 днейст. 66 ТК РФ . Поэтому личные карточки на тех, кто проработал менее 5 дней, можно не заводить.
«Брачные» формулировки
Как правильно в личных карточках заполнять пункт 9 «Состояние в браке»? Есть ли какие-то официальные формулировки или можно писать произвольно?
: Этот пункт предполагает также указание определенного кода по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95утв. Постановлением Госкомстата от 31.07.95 № 412 . В Классификаторе даны следующие формулировки для брачного состояния:
- никогда не состоял (не состояла) в браке;
- состоит в зарегистрированном браке;
- состоит в незарегистрированном браке;
- вдовец (вдова);
- разведен (разведена);
- разошелся (разошлась).
Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация. И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.
Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит». Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“ Нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены требования о наличии определенных сведений в документах по учету кадров, необходимых как для предъявления проверяющим органам, так и для работодателя. Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в раздел I «Общие сведения», если работа требует специальных знаний, графа «Личная подпись владельца трудовой книжки» в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», сведения, содержащиеся в разделе II «Сведения о воинском учет е»ст. 65 ТК РФ ; п. 12 Правил .
Сведения о состоянии в браке к обязательным не относятс я” .
Коды в карточке - элемент необязательный
Я веду кадровый учет в обычной коммерческой фирме, и у меня такой вопрос. В разделе «Общие сведения» унифицированной формы личной карточки почти для всех пунктов предусмотрены поля для кодирования, где указываются коды по различным классификаторам (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). Обязательно ли заполнять эти поля? И если мы будем разрабатывать свою форму личной карточки, можно ли в ней вообще не предусматривать поля для кодирования?
: Вот что нам ответили по этому поводу в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Незаполнение полей для кодирования в унифицированной форме личной карточки не нарушает ни трудовых прав работника, ни законодательство о труде, вследствие чего не может являться основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к административной ответственности.
Что касается формы личной карточки, самостоятельно разработанной работодателем, то в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного учетного документ ач. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Коды к таким реквизитам не относятся. Поэтому наличие полей для кодирования не является обязательны м” .
Роструд
Нужно ли в личной карточке указывать место работы в филиале
Е.М. Кислова, г. Самара
У нас госпредприятие. Сотрудник работает в филиале. Надо ли указывать наименование филиала в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки?
: Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу, который, в свою очередь, оформляется на основании трудового договора с работнико мст. 68 ТК РФ . Поэтому в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки:
- <если> структурное подразделение указано в трудовом договоре, то указываете наименование филиала. Такое условие обязательно для включения в трудовой договор, если филиал расположен в другой местност ист. 57 ТК РФ ;
- <если> оно не указано в трудовом договоре, то филиал не указываете. Но если вам нужна эта информация, можете указать наименование филиала в разделе X «Дополнительные сведения».
Увеличение зарплаты в личной карточке отражается не всегда
Тамара Конева, г. Москва
Приказом руководителя были повышены на 20% оклады тем сотрудникам, которые проработали в нашей фирме более 10 лет. Надо ли как-то фиксировать это в их личных карточках?
: В личной карточке графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.» содержится в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». И заполняется эта графа, соответственно, только на основании приказов о приеме на работу либо о переводе на другую работ уУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания) .
Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.
Что было до вас - то неважно...
Подскажите, нужно ли отражать в разделе V личной карточки тот факт, что принятый на работу сотрудник до устройства к нам прошел курсы повышения квалификации, организованные его прежним работодателем?
ВНИМАНИЕ
Личные карточки работников должны храниться в организации 75 летп. 658 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .
: Не обязательно, и вот почему.
В раздел V вносится информация о повышении квалификации работника, проведенном исключительно в период работы у нынешнего работодателя. Аналогично дело обстоит и с такими разделами, как «Аттестация», «Профессиональная переподготовка», «Награды (поощрения)». Но если для вас такая информация важна, то укажите ее в личной карточке.
Как отразить временный перевод в личной карточке
В.А. Кузенкина, г. Казань
Кассир, которая работает у нас с 01.04.2014, переведена с 08.06.2015 на должность старшего кассира для исполнения обязанностей сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Надо ли вносить сведения о таком переводе в личную карточку и если да, то как это сделать?
: У вашего сотрудника временный перевод на другую работ устатьи 72 , 72.2 ТК РФ . Личные карточки ведутся на основе записей в трудовой книжке. А в трудовую книжку вносятся записи только о переводах на другую постоянную работ уп. 4 Правил . В то же время и в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки, и в Указания хутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (там, где говорится о заполнении этого раздела) сказано, что записи о переводах вносятся на основе приказов. При этом не уточняется, сведения о каких переводах вносятся в раздел. Поэтому целесообразно указывать в этом разделе сведения как о переводах на другую постоянную работу, так и о временных переводах.
В вашем случае это можно оформить так.
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
| Дата | Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. | Основание | Личная подпись владельца трудовой книжки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 01.04.2014 | кассир | 15 000 | Приказ от 01.04.2014 № 13к | ||
| 08.06.2015Указываете дату начала временного перевода | старший кассир | 20 000 | Приказ от 01.06.2015 № 20к | ||
| 08.06.2016Указываете дату, когда работник вернулся к прежней работе по окончании временного перевода | кассир | 15 000 | Приказ от 08.06.2016 № 28к |
Не забывайте, что с каждой записью в этом разделе надо знакомить работника под роспись.
В отпуск - по приказу
Сотрудница уходит в декретный отпуск. Что указывать в личной карточке в качестве основания для предоставления такого отпуска: больничный лист или приказ руководителя?
: Отпуск по беременности и родам предоставляется работницам по их заявлению и на основании листка нетрудоспособност ист. 255 ТК РФ . При этом все отпуска, предоставляемые работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором, должны оформляться соответствующим приказом руководител яУказания (за основу можно взять унифицированную форму № Т-6). Следовательно, основанием предоставления любого отпуска, в том числе декретного, является приказ.
А при заполнении сведений о декретном отпуске в разделе VIII «Отпуск» личной карточки графа «Период работы» не заполняется.
Отражаем в карточке отпуска за разные годы
Н.И. Лаптева, г. Воронеж
Работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 15.06.2015 на 28 календарных дней. Из них:
- 10 календарных дней - за период работы с 01.02.2014 по 31.01.2015;
- 18 календарных дней - за период работы с 01.02.2015 по 31.01.2016.
Как заполнить раздел VIII «Отпуск» личной карточки?
: В разделе VIII «Отпуск» вам необходимо отразить сведения о предоставлении отпуска за каждый рабочий год отдельно.
VIII. ОТПУСК
| Период работы | Дата | Основание | ||||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| … | ||||||
| 01.02.2014 | 31.01.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск | 10 | 15.06.2015 | 12.07.2015Даты начала и окончания отпуска указываете за весь период отпуска | Приказ от 10.06.2015 № 23к | |
| Ежегодный основной оплачиваемый | 01.02.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск | 31.01.2016Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск | 18 | |||
«Законные» льготы тоже вписываем в карточку
Мария Сотникова, г. Рязань
Для чего в личной карточке раздел «Социальные льготы»? Что, к примеру, там указывается?
: В раздел IX вносится информация о льготах, на которые работник имеет право по закону, и об основаниях их предоставления. Это, например, льготы:
- для инвалидов (в частности, сокращенное рабочее время, удлиненный ежегодный отпус к)ст. 92 ТК РФ ; ст. 23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ ;
- для работников, имеющих детей-инвалидов (дополнительные выходные днист. 262 ТК РФ );
- для ветеранов боевых действий (отпуск за свой счетподп. 11 п. 1 ст. 16 Закона от 12.01.95 № 5-ФЗ ).
Также в этом разделе нужно указать реквизиты документа, дающего право на льготы (например, справки, подтверждающей факт установления инвалидности, удостоверения ветерана боевых действий).
Абсолютно все отпуска включаются в личную карточку
Зинаида Семеновна Кармазова, г. Надым
Надо ли вносить в личную карточку сведения об отпуске, предоставленном работнику для лечения после несчастного случая на производств е? Если надо, то как это правильно сделать?
: В разделе VIII «Отпуск» личной карточки отражается информация обо всех отпусках работника в период работы в организаци иУказания . В том числе и об отпуске для санаторно-курортного лечения в связи с наступлением страхового случая на производств еподп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ . А заполнить карточку надо так.
VIII. ОТПУСК
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количество календарных дней отпуска | Дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения | -Графа 2 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации | -Графа 3 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации | 21 | 06.04.2015 | 26.04.2015 | Приказ от 02.04.2015 № 78к |
Куда писать про дисциплинарные взыскания
Вносятся ли в личные карточки записи о замечаниях и выговорах? Если да, то в какой раздел?
: В личной карточке не предусмотрен специальный раздел для внесения сведений о применяемых к работнику дисциплинарных взысканиях. Вместе с тем, когда дисциплинарным взысканием является увольнение за виновные действия, информация об этом вносится в раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».
Копию своей личной карточки работник требовать не вправе
Нина Олеговна, г. Адлер
Один из наших бывших работников спустя месяц после увольнения попросил предоставить ему копии некоторых документов, связанных с работой, в том числе и копию его личной карточки. Разве мы обязаны ее предоставлять? Я всегда считала, что это внутренний кадровый документ.
: По Трудовому кодексу работодатель обязан бесплатно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (их заверенные копии), связанные с работо йст. 62 ТК РФ , например:
- копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы, о премировании;
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у этого работодателя;
- документы о прохождении обязательных аттестаций.
Что касается личной карточки, то тут нельзя с ходу дать однозначный ответ. Например, суды высказывали противоположные мнения. Одни говорили, что выдача копий личных карточек законом не предусмотрен асм., например, Определение Мосгорсуда от 20.06.2011 № 33-18698 , а другие, наоборот, утверждали, что право работника требовать копии «рабочих» документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у этого работодател ясм., например, Постановление Президиума Мособлсуда от 08.02.2012 № 41 .
Мы решили узнать, что думают на этот счет в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Представляется, что личная карточка работника не относится к документам, копии которых работодатель обязан выдавать работнику. Ведь в карточке, как правило, находят отражение сведения, фиксируемые в других документах (например, в приказах, трудовой книжке, справках) либо содержащиеся в документах, уже имеющихся у самого работника (например, в паспорте, документах об образовании, о воинской служб е)” .
Роструд
Однако, учитывая, что в личной карточке не содержится никаких секретных сведений, полагаем: если работник просит выдать ее копию, то его просьбу вполне можно удовлетворить.
Вести личные карточки обязаны все работодатели
Я.И. Львова, г. Ставрополь
У нас небольшая фирма. Работает всего несколько человек. Разве нам обязательно заводить на них личные карточки?
: Да, обязательно, а неведение личных карточек чревато для работодателя штрафами от трудинспекции. Это нам подтвердили в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Отсутствие личных карточек работников свидетельствует о нарушении работодателем требований законодательства о труде. Таким требованием является обязанность, установленная п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книже кутв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 : с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Следовательно, личная карточка является документом, посредством которого выполняется требование нормативного правового акта. Если личные карточки не будут вестись, будет нарушено указанное требование. В то же время личная карточка - документ, в котором работодатель отражает свои решения для своего удобства.
Отсутствие личных карточек работников, а также неотражение в них информации о приеме на работу, о переводах, об увольнении нарушает указанное требование трудового законодательства, что, в свою очередь, повлечет за собой ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ” .
Роструд
Сведения в разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» нужно вносить в соответствии с записями в трудовой книжк еп. 12 Правил . Если у вас коммерческая организация, то остальные сведения о работнике вносите в карточку в случае необходимости. И не бойтесь ошибиться, ведь обязательных требований по заполнению личной карточки нет.
Заполнение личной карточки работника таит в себе много особенностей. Рассмотрим эту процедуру более детально на примерах.
Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:
I. "Общие сведения";
II. "Сведения о воинском учете";
III. "Прием на работу и переводы на другую работу";
IV. "Аттестация";
V. "Повышение квалификации";
VI. "Профессиональная переподготовка";
VII. "Награды (поощрения), почетные звания";
VIII. "Отпуск";
IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответ¬ствии с законодательством";
X. "Дополнительные сведения";
XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".
Не следует использовать при заполнении карточки такие символы, как двоеточие (:), равенство (=), косую черту (/). В зоне кодирования такие обозначения вообще недопустимы.
При заполнении текста, он не должен выходить на поле кодирования, иначе документ считается испорченным, и его необходимо переписать (при первичном заполнении).
Если в личной карточке не заполнены какие то данные или ответы отрицательны, в кодируемой части ничего не пишем. Прочерки в пустых графах не ставятся.
Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена.
Заполняем "шапку" личной карточки Т-2
В шапке личной карточки вы указываете ОКПО организации на основании данных статистики. Наименование организации пишется без сокращений. Месторасположение компании пишется через запятую после наименования.
Дата составления личной карточки отражается в таком виде: ДД.ММ.ГГГГ (23.04.2013, например).
Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу.
Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя).
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется.
СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования).
На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС. Если работник устраивается на работу впервые, то обязанность по выдаче свидетельства возлагаются на работодателя (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Если работник потерял СНИЛС, он должен написать заявление на восстановление данного документа и передает его кадровикам, которые затем направляют его в ПФР. После этого номер СНИЛС заполняется на основании вновь полученного документа.
Страховые свидетельства хранятся на руках у работников.
Алфавит. Здесь указываем первую букву фамилии работника для удобства систематизации карточек.
Характер работы. Указываем "постоянно" или "временно". Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью.
Вид работы.
Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.
Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.
Пол можно указывать полностью словами, либо первыми буквами "М" и "Ж".
Раздел I "Общие сведения"
1. Фамилия, имя, отчество. Эти данные записываются на основании паспорта. Пишем полностью и разборчиво.
Зоны кодировки заполняем обязательно на основании общероссийских клас¬сификаторов:
ОКАТО - "Общероссийский классификатор объектов административ¬но-территориального деления" ОК 019-95 утвержден Постановлением Гос¬стандарта РФ № 413 от 31.07.95;
ОКИН - "Общероссийский классификатор информации о населении" ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 412 от 31.07.95;
ОКСО - "Общероссийский классификатор специальностей по образо¬ванию" ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 276-ст от 30.09.03;
ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 "О при¬нятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94.
Если вы неправильно внесли кодировку, форма Т-2 считается испорченной и ее нужно переписать. Поэтому данные кодировки либо вносите правильно, либо не вносите совсем до момента сдачи карточки в архив.
2-3. Дата и место рождения пишется на основании паспорта или аналогичного документа. Пишем полностью словами, например: "24 мая 1973 года" и кодируем 24.05.73.
Строка «Место рождения» при заполнении не должна превышать 100 символов. Районы и области пишем в родительном падеже, без запятых. Можно писать с сокращениями по общим правилам: город - гор., край - кр., деревня - дер., область - обл., округ - окр., поселок - пос, станция - ст., район - рн.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
Кодировка места жительства – по ОКАТО по данному адресу.
4. Гражданство пишем без сокращения. Гражданство подлежит кодировке на основании ОКИН:
Гражданин Российской Федерации - 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);
- иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
- лицо без гражданства - 4.
Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.
5. Степень знания языка
В этом пункте записываем иностранный язык по отношению к языку России, которым владеет работник, если это необходимо для работы. Данные берем со слов самого работника (анкета, тест и т.п.).
Инспектор отдела кадров может заполнить два кода: сам язык и степень его знания, а может указать лишь один код - степень знания языка. Эти данные записываются через несколько пробелов. Коды языков и степени их знания:
- английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
- французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
- читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
- читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
- владеет свободно - код по ОКИН "3".
Если работник владеет несколькими языками, они записываются отдельно в каждой строке.
6. Все сведения об образовании. Здесь пишем квалификацию, специальность, и пр. Эти данные берем из документов об образовании.
Образование имеет следующие кодировки по ОКИН:
- начальное (общее) образование - 02;
- основное общее образование - 03;
- среднее (полное) общее образование - 07;
- начальное профессиональное образование - 10;
- среднее профессиональное образование - 11;
- неполное высшее образование - 15;
- высшее образование - 18;
- послевузовское образование - 19.
Форма Т-2 имеет два блока граф, в которых указываются сведения о двух образовательных учреждениях.
Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).
Если сотрудник не закончил ВУЗ, то его записи об образовании будут выглядеть следующим образом.
Если сотрудник прошел обучение полностью или более половины, но не защитил дипломную работу или не сдал гос.экзамен - "неполное высшее";
Если сотрудник окончил три курса - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";
Если сотрудник обучался, но не закончил ВУЗ или ПТУ и прошел менее половины курсов, то образование пишем по предыдущему оконченному учебному заведению: "основное общее"; "сред¬нее (полное) общее"; "неполное среднее"; "незаконченное среднее образование".
Если работник получает образование следующего уровня, то образование дописывается дополнительно в ч.1 п. 6, например:
Наименование образовательного учреждения, его серию и номер пишем на основании документа об образовании. Длинные названия допустимо сокращать без потери смысла (например, имени - "им."). Никакие награды (ордена) в названиях учебных заведений не указываются. При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2013.
Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.
При окончании ПТУ квалификация указывается так: "монтажник", "слесарь", "юрист".
В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы - 02.
7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования.
Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности - 13. Код содержит всю информацию о профессии работника, условиях труда, должности и оплате. Допускается сокращать код до пяти или шести первых цифр, которые обозначают профессию (5 цифр) или профессию и контрольное число (6 цифр).
8. Стаж работы. Стаж берем из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.
При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06г.
Продолжительность трудового стажа определяем как разницу суммами дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общей сумме стажа. Рассчитанный общий стаж работы пишем суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал работник.
Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, рассчитываем также. Он определяется в соответствии со специальными нормативными документами.
В графе «стаж работы» предусмотрен стаж, определяемый как льготный (на¬пример, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). При приеме на работу сотрудника, для которого ваше место работы – первое – в строках о стаже ставим нули.
9. Состояние в браке. Имеется в виду кодировка на основании ОКИН:
Никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;
- состоит в зарегистрированном браке - 2;
- состоит в незарегистрированном браке - 3;
- вдовец (вдова) - 4;
- разведен (разведена) - 5;
- разошелся (разошлась) - 6.
10. Состав семьи. Здесь показываем только членов семьи с указанием степени их родства по отношению к работнику и проживающих вместе с ним. Заполняем сведения о ближайших родственниках (мать, отец, дочь, сын, родная сестра, родной брат, лицо, на воспитании которого находился сотрудник, и др. ближайшие родственники).
11. Паспортные данные заполняем на основании паспорта.
12. Место жительства. Пишем на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняем со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять. Кодируем место жительства по ОКАТО.
Раздел II "Сведения о воинском учете"
Данный раздел заполняем на основании документов:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен во¬енного билета) - на лиц в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на лиц-призывников.
Заполняем форму следующим образом:
пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "медицинский", "командный", или "матросы", "солдаты", и т.п.);
пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - пишем полное обозначение (состоит из шести цифр или шести цифр и буквы, например, "127659А");
пункт 5 "Категория годности к военной службе" имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначи¬тельными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе).
Если данных записей в военном билете нет, ставим категорию "А".
Пункт 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу, заполняются на основании удостоверения следующие пункты:
пункт 2 "Воинское звание" - пишем "подлежит призыву";
пункт 5 "Категория годности к военной службе" – пишем буквами: А, Б, В, Г(смотреть выше) или Д (не годные к военной служ¬бе).
В пункте 8 раздела II личной карточки при необходимости делаем записи «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».
После заполнения раздела II инспектор по кадрам заверяет написанные данные своей подписью и делает ее расшифровку с указанием своей должности. Также он ставит подпись на второй странице и ставит дату заполнения. Данную страницу подписывает и работник.
Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"
Эти разделы заполняются очень внимательно, поскольку от их заполнения зависит стаж работника. Данные в эти разделы пишем на основании приказа (распоряжения) руководителя: о приёме на работу, о переводе на другую работу о прекращении (расторжении) трудового договора. Эта информация должна дублироваться в трудовой книжке.
Каждая запись заверяется подписью работника.
В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» пишем причину увольнения в соответствии со статьями ТК.
Дата увольнения – это последний день работы сотрудника. Информация об увольнении должна быть заверена и работником, и инспектором отдела кадров.
Раздел IV "Аттестация"
В этом разделе заполняем данные из решения аттестационной комиссии, которые обычно формулируют так:
- соответствует занимаемой должности;
-соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
- не соответствует занимаемой должности.
Пишем дату аттестации, номер и дату результатов аттестации, основание для аттестации (приказ).
Данные об аттестации проставляются на основании документа, выданного работнику.
Раздел V "Повышение квалификации"
Информация о повышении квалификации и профподго¬товке заполняется на основании предоставленных работником документов, или из отдела подготовки кадров. Заполняем:
дату начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения, вид документа об аттестации (свидетельство, удостоверение, диплом).
В "Основании" можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем.
Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника.
Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"
В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания.
Раздел VIII "Отпуск"
Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания.
Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.
Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст. 121 ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года.
Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.
Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г.
Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью.
"Дата окончания" отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.
Если граф для отпуска не хватает, заводится "Дополнение к личной карточке работника". Оно представляет с собой шапку и табличную часть раздела, которого не хватает.
Раздел IX "Социальные льготы"
В этом разделе отражаем социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.
Раздел X "Дополнительные сведения"
Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других отделах. Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр. сведения.
Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.
Изменение сведений о работнике
Если у работника произошли изменения (изменения статуса личной жизни, адреса, паспортных данных и пр.), они указываются его личной карточке и заверяются подписью инспектора и самого работника. При этом старая запись зачеркивается и эту же графу вносится новая на основании новых предоставленных документов.
Менять личную карточку нежелательно по причине того, что трудно собрать все подписи от работника и восстановить его первоначальные данные.
Например, если работник изменил фамилию, то новую можно написать так: зачеркнуть старую, а новую написать сверху или сбоку. Данная запись заверяется подписью работника кадров здесь же.
Документ, на основании которого произошли изменения, можно указать в разделе X в дополнительных сведениях. При этом заверять данную запись работником отдела кадров необязательно.
Можно сделать дополнительный лист для замены страницы. Причем на старой странице ставим пометку, что страница изменена и пишем причину (изменение фамилии). В новой странице также делаем такую пометку.
Как делать исправления в личной карточке по форме Т-2?
Если вы внесли сведения ошибочно, то неверные сведения зачеркиваются, пишутся правильные. Рядом пишем слово "исправлено" и заверяем подписью инспектора отдела кадров и самим работником.
Организацию учета личных карточек на работе и образец смотрите
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Одним из документов, которые должны вести службы кадрового учета, попросту отдел кадров – личная карточка сотрудника, в которую заносят все его данные, заполненные на основании первичных документов и приказов. Необходима для всестороннего и более полного учета сотрудников на предприятии. Потребуется для ведения персонифицированного учета. К тому же это весьма удобно, когда в одном документе отображена вся необходимая информация о работнике.
Личная карточка заполняется после того, как был составлен о , а так же после внесения записи в трудовую книжку.
Для того что бы заполнить карточку вам потребуются следующий перечень документов сотрудника:
- Паспорт, Снилс (зеленая карточка), ИНН, военный билет, если сотрудник является военнообязанным.
- Документы об образовании – дипломы, свидетельства.
- Приказ о приеме на работу и подписанный трудовой договор.
- Иные документы, необходимые для заполнения.
Рассмотрим нюансы заполнения разделов, а пример заполненного документа скачаете внизу статьи.
Раздел 1 личной карточки – «Общие сведения»
В этом разделе необходимо будет заполнить в самом верху наименование организации и , далее заполняются общие сведения о сотруднике. Особых сложностей не будет, но необходимо будет заполнить коды классификаторов – ОКПДТР (профессии, должности и тарифные разряды), ОКСО (специальности согласно образованию), ОКИН (инфо о населении). Данные по всем классификаторам можно будет
Пункт 5. Для заполнения «Знаний иностранных языков» можно использовать следующие уровни:
- «Читаю и перевожу со словарем».
- Далее, «Читаю и могу объясниться».
- И более продвинутый вариант – «владею свободно».
В пункте 8 , необходимо указать стаж, согласно записям в трудовой сотрудника. Далее указываются данные паспорта, прописка, номер телефона и прописка.
Раздел 2 «Сведения о воинском учете»
Сведения о том, является ли сотрудник военнообязанным отображена в разделе военного билета
Пункт 2 . Звание прописывается в военном билете.
Пункт 3 . На третьей странице военника вы найдете информацию о составе, записывается без сокращений
Пункт 4 . ВУС. Необходимо заполнить полностью кодовое обозначение (как в военном билете) учетной специальности, так же на 3-й странице военного билета
Пункт 5. Годность к военной службе. Данный пункт заполняется согласно записям мед. освидетельствований:
- А – Годен.
- Б – Годен с ограничениями.
- В – ограниченно годен.
- Г – временно не годен.
Данные вносятся из приписного свидетельства сотрудника – из раздела 1 «общие сведения» на первой странице после слова «признан» – обозначается буквой соответствующей категории – от а до г.
Пункт 7 раздела – «Состоит на воинском учете»:
- Строка «а» будет заполняться в случае, если есть мобилизационное предписание или же проставлен штамп о выдаче и его изъятии (пункт 16, военного билета на страницах 14-21).
- Строка «б» будет заполняться в том случае, если сотрудник имеет бронирование за организацией в случае мобилизации и в том числе на военное время (необходимо занести серию и номер документа удостоверения о предоставлении отсрочки, так же номер перечня профессий и должностей и дату оформления отсрочки, выданную военным комиссариатом).
Внимание! Все записи в пункте 7 заполняются простым карандашом.
Если сотрудник еще не служил и подлежит призыву, тогда пункты №1,3,4,7 не заполняются, а в пункте 2 необходимо сделать отметку «подлежит призыву».
В случае достижения работником предельного возраста или он признан не годным по состоянию здоровья, необходимо внести данные в пункт 8, ставится отметка – «снят с воинского учета по состоянию здоровья» или же второй вариант – «снят с воинского учета по возрасту»
Раздел 3. Личной карточки «Прием на работу, переводы на другую работу»
Сведения необходимо вносить согласно первичным документам – приказе(распоряжении) о приеме, переводе и должны доведены до сведения сотрудника, после чего он ставит дату ознакомления и расписывается в соответствующей графе
Разделы 4-9 также заполняются на основании документов, ничего сложного в них нет.
Раздел 10. Личной карточки «Дополнительные сведения»
В этом разделе можно отразить дополнительные сведения, которые вам могут потребоваться в ходе работы, здесь вы можете записать есть ли у него водительское удостоверения, может быть какое то хобби или увлечения, наличие инвалидности и прочую необходимую на ваш взгляд информацию.
Раздел 11 Прекращение трудовой деятельности
Заполняется в случае из организации, с проставлением причины и даты приказов.
