Как много успевать за день: маленькие советы для больших свершений. Бурная имитация деятельности

Большинство стратегий по повышению собственной эффективности слишком сложны и запутаны. Точнее они не сложны, а затянуты. Делается это намеренно. Ведь не получится продать книгу, в которой только 5 страниц. Поэтому автор начинает размазывать простые принципы на десятки глав.

В этом есть некоторый парадокс, ведь мы не хотим тратить время в пустую, мы хотим больше успевать и на работе, и дома, а нам предлагают несколько сотен страниц бесполезного чтива.

Научиться успевать справляться с большим количеством дел может каждый. В этой статье предлагаются три простых совета, как повысить свою продуктивность. Это универсальные принципы, которые вы сможете адаптировать под свои нужды и потребности.

1. Планируйте

Нельзя просто придумать план в голове и потом все сделать. Вы должны записывать конкретные действия и обязательно обозначать время, за которое вы хотите их выполнить. Это похоже на назначение встречи важному клиенту. Только этот клиент вы сами. Не опаздывайте.

Список ваших дел не должен быть опциональным. То есть вы должны чувствовать обязанность его закончить. Это не должны быть просто ваши желания. Это задачи, которые нужно выполнить. Будьте сами себе строгим начальником.

2. Повышайте эффективность

Эффективность означает, что мы выполняем задачи за максимально короткий срок. Повышая свою эффективность мы сможет работать меньше, а успевать больше.

Во первых, нужно понять, сколько времени понадобиться для какой-то задачи.
Во вторых, нужно подумать, как это время возможно сократить. Но не в ущерб качеству.

Делать это тоже нужно не в голове. Выпишите минимум 5 способов, как можно ускорить выполнение какого-то дела. Потом выберете те варианты, которые дадут максимальный эффект.

Часто вам будете казаться, что ускорить ничего нельзя. Просто начните выписывать способы. Все, какие приходят в голову, даже странные на первый взгляд. Наш мозг по своей природе ленив, его нужно заставлять работать. В конце вы удивитесь собственной креативности.

Многие дела гораздо эффективнее не делать самому, а лучше поручить кому-то другому.

3. Сохраняйте концентрацию

Самый коварный враг нашей продуктивности – это различные отвлечения, прокрастинация. Сегодня на нас обрушивается огромное количество информации со всех сторон и противостоять этому сложно. Если не справится с этим пунктом, то предыдущие два будут бесполезны.

Есть два отличных способа сохранять фокусировку на важных делах. Вы наверняка о них слышали, но до сих пор не используете.

Избавьтесь от всех внешних раздражителей. Выключите уведомления от социальных сетей, игр и прочих сервисов, которые в данный момент времени вам не нужны. Возьмите себе за правило не заходить в социальные сети и не читать новости, пока все дела не сделаны. Отложите все это до вечера, а еще лучше до конца недели.
Используйте таймер. Выберите оптимальный интервал для работы и отдыха, которые подходят вам. Например, вы можете работать 90 минут, а потом отдыхать в течении 20 минут. В течении этих 90 минут нельзя отвлекаться ни на что, кроме работы. А время выделенное на отдых не должно превышаться. Многочисленный эксперименты показали, что подобный подход позволяет бороться с проблемами концентрации максимально эффективно.

Для того, чтобы увеличить свою продуктивность и успевать больше несколько раз не нужно проходить многодневные курсы или читать толстенные книги. Нужно придерживаться (строго) всего нескольких правил.

Работая по 24 часа в день, люди стараются реализовать себя и добиться успеха. Однако ключ к достижению заветной мечты - не в том, чтобы тратить на работу все больше и больше времени: с помощью нескольких несложных правил можно работать эффективнее, прилагая при этом гораздо меньше усилий.

1. Учитывайте свои биологические часы

В книге с длинным названием «Спите ради успеха! Все, о чем вы хотели знать, но были слишком усталыми, чтобы спросить» два ученых-психолога утверждают, что повысить отдачу от работы позволяет не фанатический трудоголизм, а размеренный и постоянный график с полноценным временем для сна - не менее 7-8 часов. Авторы показывают, как влияет сон на общее ощущение от жизни и здоровье, а следовательно - и на продуктивность труда. Но это лишь начало: каждый человек должен подобрать для себя оптимальный распорядок жизни. Например, самый продуктивный период для большинства «жаворонков» - время с 10.00 по 13.00. Это лучшие часы для принятия критических решений (если решили попросить босса о повышении, сходите к нему именно в это время), а также для занятия делами, которые вы обычно стараетесь отложить на потом. Затем примерно до 15.00 длится период, в который лучше отдохнуть, - если и нельзя потратить эти два часа на обед, то можно хотя бы уделить время обязанностям, которые не требуют особой концентрации, - например, ответам на электронные письма. С 15.00 до 18.00 - второй продуктивный период, причем он отличается от первого: в это время лучше заняться чем-то, что требует не активных действий, а усидчивости и внимания: например, сводить баланс, планировать мероприятие и тому подобное. С 19.00 до 21.00 - пора активного отдыха: вы можете потратить это время на то, чтобы узнать что-то новое. Но после 21.00 все труды должны быть окончены, иначе вы рискуете получить бессонницу.

Dr. James B. Maas, Rebecca S. Robbins «Sleep for Success! Everything You Must Know About Sleep But are Too Tired to Ask» (AuthorHouse, 2011).

2. Помните о правиле 80/20

Это правило, которое иногда называют законом Парето (беда лишь в том, что итальянский экономист открыл его сто с лишним лет назад совсем по другому поводу), описывает закономерность, согласно которой 80% результата приносят 20% усилий. Важно понять, какие именно задачи обладают критической важностью, и направить основную энергию на решение именно этих задач. Такой подход советует британский инвестор и бизнес-консультант Ричард Кох в книге, успевшей стать классикой для венчурных предпринимателей: нет смысла тратиться на то, что не играет никакой роли. Кох призывает не путать свою стратегию с обычным тайм-менеджментом: задача не в том, чтобы выкраивать время на все, что вы считаете нужным, а в том, чтобы отсечь ту часть «нужного», которая на самом деле не играет важной роли. Автор предлагает ряд техник, которые позволяют достичь успеха не только в бизнесе, но и в личной жизни, прилагая относительно скромные усилия.

Richard Koch «The 80/20 Principle: The Secret of Achieving More with Less» (Nicholas Brealey Publishing, 1997).

3. Заканчивайте все, что можно закончить

Isabelle Royer «Why Bad Projects Are So Hard To Kill», Harvard Business Review, 2003, Issue 12.

4. Оперируйте цифрами

«Мне кажется, что...», «Думается, что...»: эти фразы - настоящие пожиратели времени и усилий. Если опираться на приблизительные представления о ситуации, вы с большой вероятностью получите ложную картину и выберете совершенно неверную стратегию. Между тем почти все поддается точным измерениям - в том числе и эффективность усилий. Если вам кажется, что вы мало зарабатываете, изучите рынок труда и узнайте, действительно ли вам платят меньше, чем тем, кто работает на аналогичной должности и имеет сопоставимый опыт работы. Если вы подозреваете, что в том, что у вас не получается работать эффективно, виноваты ваши коллеги, составьте список ситуаций, в которых они действительно наносят ущерб вашему труду, - и постарайтесь свести их к минимуму. Применяйте измерения при решении любых задач - например, протестируйте два разных метода решения одной и той же задачи и сравните их эффективность: время, которое вы потратили, число целей, которые удалось достичь.

Douglas K. Smith «Make Success Measurable! A Mindbook-Workbook for Setting Goals and Taking Action» (John Wiley & Sons, 1999).

5. Записывайте цели и методы их достижения

В 1979 году сотрудники программы MBA Гарвардского университета провели любопытное исследование, опросив студентов-выпускников, записывают ли они свои планы на будущее. Лишь 3% ответили положительно, еще 13% сообщили, что у них есть планы, но они их не записывают. Наконец, 84% сказали, что у них пока нет целей в жизни. Десять лет спустя исследователи вновь опросили тех же респондентов, стараясь узнать, чего они добились в жизни. Результаты были поразительными: те 13%, у кого были цели, но кто не записывал их на бумаге, зарабатывали в среднем в два раза больше тех 84%, у кого не было целей. Но это было еще не все: те 3%, которые записывали свои цели, зарабатывали в среднем в десять раз больше, чем оставшиеся 97%, вместе взятые! Иными словами, именно эти 3% выбились в миллионеры всего за 10 лет, став топ-менеджерами крупных компаний. Бизнес-тренер Марк Маккормак, рассказывающий об этом исследовании, советует записывать не только цели, но и предполагаемые пути их выполнения. Обозначьте цель. Затем попробуйте определить задачи, которые требуется решить для ее достижения. Теперь выберите инструменты, которыми вы воспользуетесь для решения каждой из задач. Определите препятствия, которые могут возникнуть у вас на пути. Если вы будете рисовать все это на бумаге, пользы будет гораздо больше, чем если бы вы никак не анализировали свои желания.

Mark McCormack «What They Don’t Teach You in the Harvard Business School» (Bantam Books, 1986).

Уделите всего 10 минут времени на саморазвитие и узнайте, как все успевать и быть на высоте!

Оно имеет потрясающие свойство останавливаться на месте, когда мы занимаемся чем-то скучным и нелюбимым, и, буквально на следующий день лететь со скоростью несколько сотен километров в секунду, если нам весело или нужно справиться с множеством дел…к сожалению…

Мало какой человек не хотел бы приобрести столь ценного союзника и научиться .

Так вот представьте себе, что есть люди, укротившие часы и им больше не нужно заботиться о том, как все успевать .

Ну, как же научиться все успевать?!

Была когда-то у меня бывшая коллега по работе – Настя.

Неглупая, активная, исполнительная – хорошая, в общем, девушка.

Но имеется у нее один громадный недостаток, который мешает и ей, и всему ее коллективу: непунктуальность в выполнении дел.

Запара – это фактически ее второе имя, а и неврозы от нагромоздившихся заданий – неизменные спутники.

При этом нельзя сказать, что она просто лениться и ничего не хочет делать, это бы объясняло ситуацию Насти.

Она постоянно чем-то занята и вроде бы старается все выполнять, но чего-то неизменно не хватает, чтобы все успеть!

Я считаю, что основные проблемы моей коллеги из-за того, что она:

Не умеет планировать свое время.
Постоянно отвлекается.
Не способна концентрировать внимание на чем-то одном.
Не знает как вести личный дневник успеха.
Берет на себя больше, чем может осилить.

Как все успевать: начало!

Научиться выполнять все задания вовремя так же просто, как и запрограммировать свою жизнь на успех.

Люди даже не догадываются, что большинство проблем и преград в своей жизни они создают сами.

Стоит проявить лишь немного усилий и все получится даже лучше, чем вы ожидали.

Конечно, ленивцы, не желающие работать над собой, никогда не поймут, как все успевать , и так и будут барахтаться среди невыполненных дел без надежды увидеть свет в конце туннеля.

Как вы знаете: «Победить в любой битве можно, лишь выбрав правильное оружие!»

Так вот укрощение времени вам нужно начать с покупки красивого блокнота, ручки и часов.

Расход небольшой, а вот польза от этого приобретения будет огромная.

«Для начала представьте себе, что час — это не просто единица измерения времени. Это товар, который можно обменять на деньги, образование, удовольствия, здоровье и другие ресурсы. Достаточно только определить, что именно вам необходимо.»

Но самое главное – вы должны понять, что человек, чувствующий себя уставшим и нездоровым, в принципе не сможет трудиться продуктивно.

Поэтому возьмите за правило:

Высыпаться:

заветное правило про 7-8 часов необходимого сна придумано не дураками.

Правильно питаться:

не только тем, что вкусно, но и тем, что полезно.

Свежие овощи и фрукты должны быть постоянными гостями на вашем столе.

Заниматься спортом:

физическая активность не только повышает иммунитет, но и дает заряд бодрости.

Списки дел – ваше все!

Я надеюсь, вы уже купили красивый блокнот и ручку, чтобы вести свой дневник успеха?

Так вот: возьмите за привычку вечером или утром писать списки дел, которые вы планируете закончить в течение дня.

Причем, не пишите их от балды, а возле каждого пункта обозначайте время, необходимое на его выполнение.

Сделали дело?

Вычеркните его из списка.

Также можно создавать отдельные перечни глобальных планов на месяц или год.

Пока не закончили работу, поборите желание залезть в Фейсбук или на сайт УНИАН, сбросьте телефонный вызов от подружки, откажитесь от кружки кофе.

Всем этим можно заняться в перерыве.

Не нагребайте обязанностей больше, чем сможете утащить!

У каждого человека есть предел его возможностей: у кого-то он совсем маленький, у кого-то – весьма впечатляющий.

Ваше задание – определить свой!

Коллега Таня может за день написать 5 статей, а вы только 3, как ни стараетесь?

Тогда не стоит выпрашивать у шефа 5 заданий, затем сидеть до полуночи, не успевать, нервничать и получать на следующий день «нагоняйку».

Лучше выполните три своих задания вовремя и качественно!

Поддерживайте порядок на рабочем месте!

Даже если ваше рабочее место – собственная квартира, не нужно превращать ее в свалку.

Во-первых, лишние предметы отвлекают, во-вторых, вы тратите время на то, чтобы найти в этих завалах что-то нужно, в-третьих, беспорядок расхолаживает и не дает настроиться на рабочий лад.

Оптимизируйте рабочий процесс.

Каждое дело, в том числе и домашнее, можно упростить и сократить время на его выполнение, если проявить немного смекалки.

Вот, например, файлы, которые мне нужны для работы ежедневно, скопированы в отдельную папку, хотя все электронные документы я храню в тематико-хронологических папках.

Используйте современные гаджеты.

Готовя обед, вы наверняка с удовольствием прибегаете к помощи кухонного комбайна, мультиварки, электромясорубки и т.д., а не делаете все вручную, растрачивая понапрасну силы и время.

Такого же принципа нужно придерживаться в любом деле!

Вознаграждайте себя за успех.

Сделали быстро и качественно одно дело – попейте чаю с вкусным пирожным, другое – гляньте ленту новостей в Фейсбуке, третье – пойдите на прогулку и т.д.

Не топчитесь на одном месте.

Люди, могут доводить себя до истерики в поисках только им понятного совершенства.

Помните, что лучшее – враг хорошего.

Не стоит зацикливаться на каких-то глупых идеалах, если это тормозит ваше продвижение вперед.

Не накапливайте невыполненные дела.

Забудьте о фразе: «Сделаю завтра!».

Сегодня – это сегодня, и все запланированное вы должны успеть закончить до наступления полуночи.

Если ежедневно что-то откладывать, то рано или поздно лавина невыполненных заданий вас накроет.

Не бойтесь просить о помощи.

Иногда в силу гордости (или глупости?) мы боимся обращаться даже к самым близким людям за помощью.

Если вы не успеваете, то попросите маму приготовить ужин, мужа – забрать ребенка из сада, подругу-коллегу – ответить на звонок от клиента и т.д.

от известного видеоблогера Павла Багрянцева:

«Как все успевать и вести одновременно множество проектов?»

Вы можете испробовать их все и выбрать для себя наиболее оптимальные, можете – комбинировать эти советы, а можете – придумать нечто свое.

Главное – начать действовать, а не просто ежедневно стонать: «Как все успевать ?!».

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Новый год начинается с планов. Мы попросили Александра Трофимова, который каждый день ставит задачи 30 инженерам в «Лаборатории Касперского», рассказать о том, как начать вести обычный список дел и не сломаться в первую же неделю.

Сколько обещаний вы даете себе на год? Заниматься спортом, проводить больше времени с семьей, читать больше книг? У меня нет статистики, но, полагаю, не ошибусь, если скажу: многие из «сорвавшихся» жалуются на нехватку времени как причину того, что новогоднее обещание так и осталось обещанием.

Они говорят: «У меня очень мало времени на …». Звучит это убедительно, ведь для того, чтобы заниматься спортом, нужно время. Даже задача «провести время с семьей» прозрачно на это намекает.

Практически любое обещание потребует, чтобы мы уделили ему свои драгоценные секунды, часы и дни. Что мешает это сделать? У нас:

мало времени;
много дел.

Управлять временем мы не можем: его всегда 24 часа в сутки и 7 суток в неделе. Но мы можем управлять тем, как и на что свое время тратим. Предлагаю на этом и сосредоточиться.

Что нужно сделать, чтобы успевать больше? Не обдумывать задачи больше одного раза и стараться делать их в потоке, не отвлекаясь.

Перестать тратить силы на повторные решения

Каждая мысль - это принятие решения.

Вы увидели чужую книгу, которая лежит на столе, и приняли решение не отдавать ее прямо сейчас. За день эта мысль несколько раз повторится в голове. Вспомнили, что нужно купить зубную щетку, но решили, что среди рабочего дня идти в магазин – моветон. «Вечером после работы и куплю», - подумали вы еще три раза. И так далее. Всплывающие уведомления почты или мессенджеров, звуки от них, открытые вкладки браузера и 15 открытых приложений на рабочем столе - каждый раз, когда мы смотрим на эти объекты, мы снова принимаем решение: сейчас посмотреть, что там в письме, или потом. «Вот эта вот вкладка в браузере, она мне завтра пригодится точно, сейчас ее закрывать не стоит».

Любое решение истощает способность активно мыслить. Это важно понимать, потому что активно мыслить мы можем не более нескольких часов в день. Поэтому решения нужно принимать однажды и возвращаться к ним, только когда мы эти решения готовы исполнить. И для этого нужно воспользоваться следующими советами.

Выгружать все задачи из головы

Твоя голова - самый паршивый офис. Дэвид Аллен

Держать в голове все свои дела - это худшее, для чего ее можно использовать. Некоторые исследователи считают, что человек способен обрабатывать не более трех-пяти идей одновременно. Представим:

прямо сейчас нужно написать отчет;
после работы зайти в магазин;
оплатить интернет;
оплатить страховку для машины.

И тут в голову в третий раз приходит «новая» мысль: «не забыть в магазине купить молоко!!!». В этот момент пропадает концентрация на одной из предыдущих идей. Я обычно «роняю» то, чем нужно заниматься прямо сейчас, - отчет. Мало того - каждый раз, когда мы так отвлекаемся, мы теряем контекст. И тратим на его восстановление ресурс, предназначенный для того, чтобы работать и думать: вместо отчета наши силы уходят на повторное принятие решения купить молоко - вечером или на выходных. Поэтому все задачи должны лежать там, где им место, - в списке задач.

Перестать накапливать задачи во «входящих»

Три блокнота, четыре почтовых ящика, лоток для бумаг на рабочем месте, кошелек, тумбочка возле рабочего стола, фото на телефоне, файлы на рабочем столе ноутбука: это список моих входящих. Что такое входящие? Это места, где накапливается все, что может превратиться в задачи.

Вопрос: какую самую большую ошибку может совершить владелец бесконечного диска? Ответ: создать на нем папку «Разобрать!»

Как и в папках «Разобрать», Sort, «Другое», нельзя позволять накапливаться объектам во входящих. Иначе их масса включит механизмы прокрастинации, и задачи в лучшем случае протухают. А в худшем приходят уже в виде срочных и неприятных, доказывая, что ваша система работы с задачами никуда не годится.

Вести все задачи в одном списке

Не нужно создавать для каждого вида деятельности отдельный список задач. По крайней мере на первом этапе вживания в новое, производительное «я».

Список рабочих задач, список домашних задач, список задач для улицы, для процедуры выноса мусора и так далее - для этого достаточно одного списка задач. Если списков несколько, то после того, как дело сделано, у нас встанет выбор, какой из списков открывать сейчас. И мы снова потратим энергию на принятие этого решения. Второй список, не говоря уже о третьем и последующих, - это мощнейший «прокрастиноген».

В этом правиле могут быть исключения, если вы точно знаете, что делаете. Вот когда это возможно:

дела из списков никогда не пересекаются и на каждый список есть выделенное время. К примеру, есть домашний и рабочий список: мы не делаем домашние дела на работе, а уходя с работы, вычёркиваем её из своей жизни.
Если это вынужденная мера: например, политика безопасности компании запрещает смешивать списки. Придётся мириться с возможными последствиями и контролировать, чтобы этого не происходило.

Главное - помнить: чем больше у нас источников задач, тем больше вероятность, что часть дел никогда не выполнится.

Записывать задачи так, как будто выполнять их предстоит роботам

«Зимняя резина» - это достаточно понятная задача?

Строго говоря, нет. Задача отвечает на вопрос, что нужно сделать, и описывает конкретное действие, которое нашему роботу предстоит сделать. Поэтому, скорее всего, задача будет звучать так: «позвонить по телефону 111-11-11 и договориться о замене резины». Потом будут задачи: «заехать за зимней резиной в гараж» и «поехать в N, чтобы заменить резину (не забыть положить резину в машину!)».

Такие действия легко выполнить без включения мозга. Они не требуют принятия решения и потому позволяют выполнять такие задачи чуть ли не дюжинами, не растрачивая нашей энергии.

Не нужно полностью описывать все действия, если понятно, как их выполнять. «Осторожно перемещайте пылесос так, чтобы он собрал весь мусор» - излишне. Хватит «пропылесосьте во всех комнатах». Но должно быть понятно, что нужно сделать.

«Изучить английский» - и вовсе покушение на изменение образа жизни. Ведь нельзя идеально выучить язык за 10, 50 или 300 занятий. Для этого нужно изменять свою жизнь, каждую неделю уделяя время чтению, аудированию и другим занятиям.

задача должна рассказывать, что нужно сделать. Для этого там нужно полное предложение: подлежащее, сказуемое и так далее.
Задача должна выполняться с минимальным напряжением. Она должна быть понятна даже роботу, для чего её формулировка должна совпадать с первым шагом, необходимым для продвижения к цели.
Задачи, которые слишком крупные и являются, по существу, проектами (прочитать БСЭ) или новым образом жизни (стать здоровым и стройным), нужно дробить на более мелкие и понятные: «прочитать 10 страниц 15-го тома» или «почитать БСЭ полчаса», «сделать становую 80 кг*8, 4 подхода».

Кстати, вы заметили небольшой довесок в конце одной из задач - «не забыть положить резину в машину!». Это элемент чек-листа. И я призываю их использовать.

Использовать чек-листы

В жизни каждого человека есть повторяющиеся сценарии: каждый год вы едете в отпуск, готовите годовой отчет, собираете детей в школу. Да, отпуск в этом году может быть не на Бали, а под одеялом дома, но на работе при этом нужно сделать каждый раз одни и те же действия. Я пользуюсь таким списком уже несколько лет. Кроме того, у меня есть списки для сборов, что сохраняет нервы при каждом отъезде.

Все маркетинговые уловки бесполезны против сытого мужчины со списком покупок.

Список можно оформить не только письменно. В каждую поездку я беру с собой некий набор, который мне в других обстоятельствах не понадобится: дорожную подушку, переходники для электрических розеток и прочее. Все эти вещи я просто складываю в чемодан и храню там. Для того чтобы их взять, мне вообще не нужно использовать мышление - они просто лежат там, где это мне понадобится. Достаточно спинного мозга.

Очень важны два списка: список еженедельного обзора системы продуктивности и «гвоздодер». Второй - это список слов, предложений, да хоть картинок, которые дают нашему мозгу зацепки для того, чтобы вытащить из него все задачи. Такую рутину нужно проделывать как можно чаще (идеально раз в день, но можно и немного реже), чтобы выполнить первый пункт из статьи: не держать задачи в голове. Вот, к примеру, маленьких кусочек моего:

отопление;
кондиционирование;
водопровод/канализация;
ремонт;
электричество;
мебель;
коммунальные службы;
платежи;
кухня/оборудование кухни;
санузел;
места для глобальной уборки;
кладовка;
антресоль».

Использовать его так: сесть там, где ничто и никто не будет мешать, и просто пройтись по списку, вдумываясь и представляя себе каждый пункт и записывая все задачи, которые всплывают в голове. В первые разы список этих задач будет пугающим, но потом уменьшится, если проводить процедуру регулярно.

Научиться доверять своему списку задач

Это самое сложное. Я сам несколько раз встречался с этой проблемой, пока не научился, и замечал ее у других: список задач есть, но задачи в него только записываются и редко выполняются. Или задачи выполняются без обращения к списку, мимо него.

В итоге мозг соображает, что задачи он записал, а вот выгружать их пока не стоит, потому что тогда они никогда не выполнятся.

По моему опыту для доверия к системе нужно научиться следующему:

заносить любые задачи в список;
выполнять только те задачи, которые есть в списке;
регулярно проводить еженедельный обзор системы.

Еженедельный обзор

В его рамках нужно:

полностью очистить все «входящие» (лучше это делать чаще, но раз в неделю почти необходимо);
пройтись по всем задачам в поиске тех, которые «прокрастинируются», выполнены, но не отмечены, плохо сформулированы или еще каким-то способом загрязняют список задач;
просмотреть дела на следующую неделю и спланировать те задачи, которые должны быть выполнены в этот период.

Не сдаваться

Никогда. Любая система личной эффективности иногда приходит в негодность. Что бы ни было причиной - два списка задач из необходимости, изменение служебных обязанностей, аврал - из любых падений нужно извлекать уроки, придумывать новый инструмент, чтобы избежать подобных проблем в будущем и снова учиться выполнять задачи, а не печалиться о них.

Понятно, что это лишь общие советы, из которых достаточно сложно вырастить свою систему без помощи. К счастью, сейчас есть множество методик, которые разбирают в подробностях, как и что нужно делать. Моя любимая - методика Макса Дорофеева . Но вы можете использовать и другие проверенные методы. Главное - двигаться вперёд.

Один из самых частых вопросов ко мне — Анна, как вы столько успеваете?

На самом деле, успеваю не так много, а тем более сейчас, имея сейчас физически всего несколько часов в день на работу, которая включает в себя все-все — и текучку с ответами на почте, в скайпе, онлайн-консультанте, и бесплатная помощь людям, и написание полезных материалов, и многое другое, что отвлекает от моих проектов. Но, все-таки, с рождением ребенка пришлось многое оптимизировать в своей деятельности, оказалось, что оптимизировать было куда, и по-прежнему есть куда.

Особенно этому способствует Стодневка , в которой я с удовольствием зависаю уже больше года. Постоянно ищутся и пробуются новые инструменты, подсматриваются и обсуждаются чужие успешные находки. Что-то хорошо приживается, что-то часто меняю.

Польза смены инструментов — это мое недавнее осознание. Это тоже один из способов успевать больше — если какой-то инструмент перестает работать, не оставлять все как есть, не пытаться его реанимировать для себя, а брать следующий из аналогов — главное, чтобы цель достигалась. Целью может быть ежедневное выполнение каких-то действий или следование приоритетам, или внедрение привычки, или что-то еще. Так, одно время у меня был очень большой чек-лист на стенке, потом он велся в Экселе, потом в программе Habitica , потом в простом файлике в органайзере, потом разбивался попроектно, потом снова сходился одним общим списком, снова вешался на стенку, но уже в 3 раза короче, и так далее. Хотя, конечно, есть ряд инструментов, которые я использую несколько лет и не вижу без них моего успешного дня.

Вообще, я считаю, что на успеваемость в течение дня влияют следующие вещи:

— осознавание, постановка и измерение своих целей, план

— уровень хаоса в разных областях жизни

— занятие любимым или не любимым делом. Вообще, умение слышать себя, свою интуицию, Душу, отделять ее от чужих навязываемых программ и не подстраиваться под чужое мнение

— привычка мыслить позитивными образами и оставаться на высокочастотной волне

— энергетические хвосты и все, что эту энергию сосет — общение с «вампирами», потакание чувству собственной важности, привычка жалеть себя или чувствовать жертвой (оно же эгоизм, неадекватная самооценка, слабые границы, внешний локус — если говорить психологическими терминами) и пр.

— прерывания и прокрастинация

— конкретные инструменты и техники тайм-менеджмента и организации работы

То есть конкретные инструменты я бы поставила в самый конец.

Кое-какие свои успешные опыт я описывала . Автор этого проекта — Армен Петросян, который придумал и ведет и проект со Стодневками.

У меня по прежнему куча проблемных мест. Я все еще работаю, например, над тем, как сделать так, чтобы «входящие» (термин по GTD) регулярно просматривались после того, как туда все сливается и превращались из идей в список конкретных действий. Или пока не могу встроить какой-то определенный отрезок времени в каждый день или в неделю хотя бы, чтобы просматривать профильные статьи или смотреть курсы. В последнее время я очень мало читаю свежего по теме и нужно как-то вклинить еще и это. Или, бывает, вместо того, чтобы заняться важным делом, «нахожу себя» в соцсетях. Хочу поучиться креативным методам решения задач и просто науке решения задач.

Поэтому в том, что я привожу ниже, просто некоторые более менее успешные выводы за последние годы, что пока работает лично у меня . Только и всего. А так — у всех все очень индивидуально. Напишу все подряд)

В нашем мозгу удерживается примерно 7 элементов , плюс-минус еще парочка.
Поэтому крайне важно 1) писать план, 2) разгружать мозг в плане всяких идей и дел — список «входящих» по GTD, 3) заниматься фрирайтингом, писать дневник — разгружать себя эмоционально, прорабатывать ситуации, структурировать свои ощущения, свое состояние, выплескивать внутренние монологи, вести дневник своих побед или того, за что можно гордиться в течение дня, чему порадоваться — все это существенно уменьшает уровень хаоса, экономит массу энергии и увеличивает глубину, удовлетворение от дня и жизни.

В любой сложной ситуации осознавать, что конкретно входит в зону ваших возможностей по улучшению ситуации , вашей ответственности, а с чем вы ничего не можете поделать (например, не можете изменить другого человека). И переделать ситуацию и свои задачи по ее поводу так, чтобы вы могли повлиять на нее, составить план, выполнять. По этой теме много пишет Марина Комиссарова (Эволюция) . До нее я вообще не знала этот термин, но знакомство с ним существенно увеличило эффективность. Вообще, Марина Комиссарова у меня в моем личном ТОПе по прочистке моих мозгов — на одном из первых мест, а может, и на первом. .

Вырабатывать привычку ни о чем не жалеть, не ругать себя , просто делать выводы, но не залипать эмоционально в дела ушедшего дня. Если вы проспали, не ругаете себя ни в коем случае, силой воли оставляете жалобы, раздражение и негатив, берете отправную точку в которой вы находитесь и думаете, что можно теперь сделать максимально эффективно, а потом подумайте, что можно сделать, чтобы этого не повторилось.

Из этой же оперы — «Делай, что должен, и будь что будет», «сказал — сделал», «принял решение — просто следуй ему» .

Как говорил Карлосу Дон Хуан: «Воин сомневается и размышляет до того, как принимает решение. Но когда оно принято, он действует, не отвлекаясь на сомнения, опасения и размышления. Впереди – еще миллионы решений, каждое из которых еще ждет своего часа.»

То же самое есть и у самураев по быстрому принятию решений. Самурай должен принять решение за 7 вдохов-выдохов,а приняв — действовать без оглядки на поражение. Если не получилось принять решение — значит, по какой-то причине к нему не созрел и оно откладывается.

Такой подход существенно экономит количество энергии на бессмысленное индульгирование, то есть потакание себе в сомнениях, жалости к себе и так далее. Очень люблю учение толтеков за прикладной характер, за то, что они не просто философствуют, но и помогают улучшить качество обычной, материальной жизни. Есть, например, отличная статья Валерия Чугреева — главный поглотитель нашей энергии в течение дня.

Развивать в себе привычку не залипать эмоционально в какие-то события, не ассоциировать себя со статусом, достижениями, быстро переключаться . Получил что-то, что давно хотел — уже обдумываешь, как получить следующее. Сделал что-то не так — уже делаешь что-то еще.

Бесплатные SEO курсы от Анны Ященко - 20 PDF-уроков, за 2019 год - Хорошие, для новичков, но и не только, достаточно глубокие, актуальные. Хотите научиться самостоятельному бесплатному продвижению сайтов? Пожалуйста.

Позитив, развивать навык видеть во всем хорошее . Не так давно, например, я в ходе одной из стодневок придумала практику «100 радостей дня». Цель — ежедневно стараться находить и записывать 100 радостей) Пока ни разу не получилось, в среднем это 40-50 в день. Но суть в том, что, стремясь сделать их количество таким большим, приходится каждое событие которое с нами происходит переиначивать как положительное, на пользу и на радость, искать что-то хорошее даже во вроде бы в неприятных ситуациях. Цель — завести этот навык на автомат, на уровень рефлексов. Есть, например, хорошая книга «Сила» Ронды Берн, в которой всю книгу нам с логической точки зрения, с использованием достижений современной физики и Нобелевских лауреатов показывают, почему выгоднее и эффективнее оставаться «на позитиве» — на высокочастотных волнах.

Доверять себе, слушать душу . Я научилась этому навыку лет 8 назад, обчитавшись «Трансерфинга реальности» Зеланда. И именно это знание повлияло на тот поворот в моей жизни и переезд в ЮВА, которые потом случились. Теперь я давно уже привыкла доверять интуиции, и пока вроде этот метод не давал осечек. Если это не мое, я не буду браться. Хотя, конечно, ситуации бывают разные, иногда приходится мозгу приказать «сдать себя в аренду» какому-то не очень интересному, но прибыльному проекту, например. И душа может пойти на компромисс и согласиться какое-то время потерпеть. Но если категорически не мое — то точно себя насиловать не буду. И это сканирование — «мое — не мое» идет фоном в течение дня всегда, во время принятия любых решений или покупок.

Убрать лишнее из своего круга — лишних людей, слабых людей, лишние события, не несущие никакой пользы, новостные сайты, раздражающих или не нужных людей из соцсетей — чтобы не отвлекаться. Все, что является для вас триггером и уводит от основной нужной деятельности — убирайте.

Отслеживать свои энергетические циклы в течение дня.
У всех у нас день проходит примерно одинаково: утро — больше всего энергии, в обед — спад, после обеда — снова небольшой подъем, вечером — спад. Картина может быть совсем другой по каким-то индивидуальным причинам или исходя из характера тех дел, которыми вы занимаетесь. Но суть такая, чтобы уметь чутко слушать себя и принимать решение, какое дело себе поручить в этот этап. Иногда волевым решением заставлять себя эффективно тратить первую половину дня, принимаясь за самые трудные дела. Заниматься не требующей усилий мозга текучкой, или опять же, иногда насильно, отдыхом, когда ничего толкового сделать не получится. В общем, поступать с собой, как со сложным организмом, которым вам поручили управлять.

Больше читать того, что вас стимулирует и вдохновляет
Определите, какого рода книги больше всего вызывали в вас желание действовать. На меня например, очень большое впечатление произвела серия Бориса Акунина про Эраста Фандорина. Этот персонаж следует многим принципам, которые я описывала выше и многому в ходе очень увлекательного чтения научил и меня.

Теперь немного об организационных моментах.

План. План. План.

Не вижу эффективного месяца, недели, дня без четких планов. Очень подробные пошаговые планы для любых дел — так проще видеть свои приоритеты и съедать любого слона, так уменьшается вероятность прокрастинации.

Я очень люблю тренинги типа Андрея Парабеллума типа «Самодисциплина». Он сам их регулярно не только ведет, но и проходит. Теперь у него появились разные подвиды этого тренинга — типа, отдельный по зачистке хвостов, отдельный по рывку вперед, отдельный по финансам. Вот проходя один из последних в начале этого года, я взяла для себя практику составления плана сверху . Я регулярно переделываю план жизни на 10 лет, потом 5 лет, потом 3 года, 1 год. Записываю 3 проекта, которые мне помогут реализовать мои планы в ближайшее время. Представляю, что у меня анлим времени, я могу сделать по ним абсолютно все. Даю себе 10 минут, записываю детальный план по каждому проекту. Даю еще 5 минут, дописываю еще всякие детали и новые мысли.

Также в рамках стодневки я всегда подвожу итоги каждого месяца на основе ежедневных дневников, что очень помогает понять самые разные вещи, про то, куда я двигаюсь, что получилось, где надо усилиться.

Главные дела дня, приоритеты.
Сейчас у меня это выражается в том, что передо мной висит большая меловая доска и на ней пишу 3 дела недели, 3 дела дня и в первую очередь фокусируюсь на том, чтобы они были выполнены именно эти дела, а остальное в оставшееся время. Стараюсь помнит про принцип 80 на 20.

Большие блоки, поток без прерываний
Когда-то давно я прошла тренинг Анти-Тайменеджмент Петра Пономарева. И там один из главных моментов был про крупные блоки. Чаще всего я занимаюсь весь день в основном только одним проектом, максимум 2-3. Очень важны большие потоки без прерываний, поэтому приоритетными делами я занимаюсь либо, когда ребенок у няни 4 часа, либо часто сижу сейчас пока по ночам. И стараюсь не разменивать время больших блоков на текучку. Но планирую в ближайшее время прекратить и выйти снова на раннее вставание и как-то еще лучше оптимизировать остальное время.

Но при этом лучше каждые 2-4 часа переключаться на разный род деятельности. Иначе быстро устаешь. Т.е. если долго работаешь в рамках одного проекта, то можно переключаться между разными видами работ над ним.

Буферные дни
Это я тоже взяла у Андрея Парабеллума из последнего тренинга по самодисциплине. Так же, как есть «фокусные дни», когда я посвящаю себя чаще всего одному проекту в день есть еще и буферные дни, когда доделываются все висяки, текучка. И есть выходные дни (пока это только пытаюсь ввести). Куча мелких хвостов очень сильно подъедает общую энергию, появляется ощущение хаоса и что «все пропало» — что слишком много всего надо сделать. Поэтому если регулярно вводить такие дни, то становится постепенно все проще и проще работать над основными делами. Пока правда, я ввожу такие дни не часто — раз в 1-2 недели или по требованию, а большую часть текучки разгребаю сразу же, в «буферные часы». Вообще, я веду табличку по дням, где более менее раскидываю, в какой день я занимаюсь каким проектом, когда у меня буферные или выходные дни — это помогает лучше окидывать взглядом ближайшие дни и лучше фокусироваться на приоритетных делах.

Борьба с перфекционизмом
Да, тут пришлось побороться с собой. Комплекс отличницы и страшный внутренний перфекционист часто саботировал многие дела по принципу «лучше никак, чем наилучшим образом». Приходилось через силу от него избавляться, иногда придумывать какие-нибудь практики типа «чем хуже, тем лучше», чтобы раскачать себя в обратную сторону и добавить легкости в отношении ко всему.

Делегирование «через силу»
Тоже долгое время была борьба, потому что, как и всем, казалось, что лучше меня никто не выполнит. Иногда на годы я зависала с нелюбимой механической работой, которую можно было легко делегировать. И только со временем этот навык стал потихоньку вырабатываться. Да, частично так оно и есть, что лучше меня не справлялись, но кое-где выполняли и получше меня.

Скоропечатание
Скоропечатание — один из главных навыков у меня, который мне позволил достичь того, что получилось, и который позволяет ежедневно общаться с большим количеством людей, давать бесплатные консультации без особого напряга. Я им владею с 19 лет и если вы еще не умеете быстро печатать слепым методом — очень рекомендую вложить в этот навык свое время в самое ближайшее время. Очень много экономит времени и в целом настраивает на быструю работу. Быстро печатаешь, быстро думаешь, быстро делаешь.

На сентябрь я уже записалась на тренинг по скорочтению, надеюсь, не солью его) Одновременно я практикую сейчас и осознанное чтение, где книга может читаться долго, с конспектами, с попытками найти в ней ответы на конкретные вопросы. Но многие книги можно и просто сканировать. Думаю, тут надо учиться совмещать эти два навыка.

GTD
Я пока мало владею GTD, но некоторые принципы хорошо внедрились в мою жизнь. Например, делать сразу дела, которые занимают 5 минут, иметь какое-то место, куда можно структурированно сливать все входящие идеи, все дела, которые нужно сделать, четкие списки дел.

Некоторые моменты организации пространства за компом.

Программа для хранения паролей . Сейчас остановилась на AnyPasswordPro.

Программа для скриншотов , очень удобная вещь.

Лучше всего я работаю, якорясь и фокусируясь . Для меня это наушники (закрыть аудиальный канал от внешних звуков) и какой-нибудь простой и не требующий сильного умственного вмешательства сериал или фильм во время технической работы (хотя и во время написания статей тоже есть такая привычка).

Так я осознанно «убиваю двух зайцев» — отключаюсь от внешнего мира и обманываю мозг, что я не сижу и чищу базу 8 часов подряд всю ночь до 6 утра, или сижу и монотонно занимаюсь продвижением сайтов, а смотрю сериальчик и развлекаюсь. Только фильм должен быть таким, в который не особо втягиваешься, иначе он начинает наоборот только отвлекать. Этот метод работает у меня хорошо, хотя я практически не помню, кто бы еще поступал так же. Многие используют разного рода музыку — кто-то ускоренную, кто-то пианино или джаз, кто-то какой-нибудь «белый шум» для аналогичных моим целей.

Еще может быть какой-то напиток. Если надо плотно активно поработать — так получилось, что лучше всего якорюсь на запах и вкус кофе.

Иногда ставлю блокиратор на соцсети и пр., но мало приживается, потом снова убираю. В итоге официально разрешила себе «развлекаться», но только в ограниченном объеме. Не смотрю ленту Фейсбука. Во Вконтакте смотрю новости друзей только с фотками (это совсем короткая лента), Инстаграм сильно почищен только с интересными и вдохновляющими меня людьми — тоже короткая лента. И есть еще максимум пара сайтов, куда иногда разрешаю себе заглядывать. Так я немного переключаюсь, имею какую-то типа социальную жизнь, развлекаюсь, но при этом не залипаю надолго. Во Вконтакте, особенно в формате только фото мало кто репостит статьи в отличие от Фейсбука. Там я поймала себя на том что гораздо чаще ухожу что-то почитать и поэтому просто его убрала.

Иногда ставлю помидорку «помидоро» . У меня это симпатичная и легкая программка Tomighty. Вот . Есть интересная книга «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут». О том, как извлечь максимум из этой вроде бы простой техники.

Что еще..

Физическая активность, зарядка .
Сейчас у меня это не так часто, как хотелось бы — все время приходится расставлять приоритеты — или ребенок, или работа, или интересные проекты на будущее, или проекты для души, или уборка, или зарядка. Все одновременно и ежедневно успевать, конечно, не получается. Но я хорошо знаю, что когда тело размято, работается гораздо приятнее. Я много лет люблю всякие типа омолаживающие гимнастики, направленные на растяжку, суставы, сосуды, плюс немного силовых. Из самых любимых, которые делаю каждый раз — Око Возрождения, Ниши, кое-что из йоги, даосский массаж активных точек головы, шеи и плеч, и еще очень люблю Хаду — «зарядку для космонавтов». Мой собственный комплекс обычно укладывается примерно в час. Когда делаешь такую зарядку регулярно, то не чувствуешь тела, нет того ощущения жертвы, которое появляется, когда несколько дней подряд без физической активности сидишь за компьютером и начинает болеть шея, спина, все тело перестает слушаться.
Ну и, доказано, что физическая активность хорошо влияет на мозг. Когда ребенок подрастет, надеюсь ходить с ним в тренажерный зал, бассейн, что начну бегать, может, куда-нибудь еще. Пока же стараюсь просто почаще все бросать и говорить себе «сейчас 5 минут я поделаю зарядку». Которая обычно выливается все равно в полчаса-час, потому что растягиваться — это удовольствие.

Здоровое питание.
Когда телу легко, работать гораздо легче. Например, термически обработанная пища утяжеляет, «прибивает» — тянет полежать, бросить все дела, появляется лень. Поэтому в моем рационе больше фруктов, овощей, «зеленых коктейлей» и пр. Стимуляторами лучше не злоупотреблять, но когда пока приходится работать по ночам, то без них не обойтись. Я, например, в последнее время очень люблю натуральное какао. Также очень важно разнообразие в питание. А вообще, после у меня случился какой-то переворот и исчезли из головы запрещенные продукты и в плане питания я стала тоже больше полагаться на свои душу и тело, а не на какие-то общечеловеческие программы.

Находить способы эмоционально заряжаться — для меня это в том числе альтруизм, бесплатные консультации и написание полезных материалов, а также регулярное общение с лучшими друзьями. Конечно, самый мой большой источник такого питания — ребенок. Это то, что дает мне ежедневно эмоциональную положительную отдачу.

Пока все. Статью буду дополнять по мере появления новых мыслей)

Сейчас я еще учусь отдыхать) например, делать день отдыха. И сильнее вовлекаться в текущий процесс, быть «здесь и сейчас». Когда отдыхаю или с ребенком — отдыхать или по полной наслаждаться тем, что делаем с ребенком, и не психовать, что что-то срочное не успела, а когда работаю — работать.

Да и вообще, приходит понимание, что всегда будут новые и новые задачи, новые интересные проекты, будет хотеться успеть больше, больше, а жить же тоже когда-то надо, и заниматься больше и собой, и близкими.

Еще есть, кстати, хорошая тема осознанных встрясок.

Например, провести Адскую неделю по книге «На пределе. Неделя без жалости к себе». Я себе такую устроила пару месяцев назад. Бодрит как контрастный душ. Появляется много идей, планов, активности. Я при помощи такой адской недели переключила себя из режима спячки, в которую вошел мой организм после длительных подвигов в новый режим подвигов) Сначала я думала, что это какой-то стресс для организма, оказалось, это расширяющая горизонты, очень хорошая неделя.

Или одно из частых правил Парабеллума — «Ничего не успеваете? Возьмите на себя в несколько раз больше проектов».

Тоже работает, проверено)

Еще хочу активнее работать над внедрением систематизации и устранения хаоса. Есть отличная книжка , как автор из полного хаоса, отчаяния и безденежья вышел в размеренную и четкую жизнь. Я один раз прочитала эту книгу, она оказала на меня сильное впечатление. Но планирую перечитать еще раз и внедрить то что там описано — все, что мы делаем ежедневно, можно разбирать на протоколы и улучшать, улучшать.

Есть у меня в списке еще несколько книг по системности. Вообще, Скорочтение, Системность, Организация финансов и Решение задач — это мои ближайшие сферы интересов для изучения.

Делитесь своими лучшими лайфхаками, что вам помогает больше успевать! И мне очень интересно, и читателям будет очень полезно!

Все мои проекты, кроме этого SEO-блога:

ТОП База - качественная база для полуавтоматической регистрации с Allsubmitter или для полностью ручного размещения - для самостоятельного бесплатного продвижения любого сайта, привлечения целевых посетителей на сайт, поднятия продаж, естественного разбавления ссылочного профиля. Базу собираю и обновляю 10 лет. Есть все виды сайтов, все тематики и регионы.

SEO-Topshop - SEO-софт со СКИДКАМИ, по выгодным условиям, новости SEO-сервисов, баз, руководств. Включая Xrumer по самым выгодным условиям и с бесплатным обучением, Zennoposter, Zebroid и разные другие.

Мои бесплатные комплексные курсы по SEO - 20 подробных уроков в формате PDF.
- каталоги сайтов, статей, пресс-релизовые сайты, доски объявлений, каталоги фирм, форумы, соцсети, блоговые системы и прочее.

"Приближаясь.." - мой блог на тему саморазвития, психологии, отношений, личной эффективности