व्यापार वार्ता: प्रकार, नियम और उदाहरण। प्रभावी बातचीत कौशल कैसे प्राप्त करें

व्यावसायिक वार्ताएँ किसी भी स्तर के प्रत्येक प्रबंधक के जीवन में मौजूद होती हैं। वास्तव में, यह एक व्यावसायिक वार्तालाप है, जो कई लोगों के बीच सूचनाओं के मौखिक आदान-प्रदान का एक रूप है। औपचारिक निर्णय हमेशा व्यावसायिक बातचीत के बाद नहीं लिए जाते, लेकिन बातचीत के दौरान प्राप्त जानकारी के कारण वे उपयोगी होते हैं।

यह क्या है?

व्यावसायिक वार्ताएँ व्यावसायिक संचार हैं जो पार्टियों के बीच एक समझौते तक पहुँचने में मदद करती हैं। पार्टनर के साथ समस्या पर चर्चा करने में सक्षम होने के लिए और एक ऐसा समाधान खोजने का प्रयास करने के लिए बातचीत आवश्यक है जो सभी पक्षों को संतुष्ट कर सके। आज, एक योग्य प्रबंधक के लिए व्यावसायिक बातचीत करने में सक्षम होना बहुत महत्वपूर्ण है।

बातचीत निम्नलिखित कार्य कर सकती है:

• सूचना- जब पार्टियाँ केवल मुख्य वार्ता की तैयारी में विभिन्न दृष्टिकोणों का आदान-प्रदान करना चाहती हैं।
• मिलनसार- इस मामले में, पार्टियां नए संबंध, रिश्ते स्थापित करना पसंद करती हैं।
• नियंत्रण, कार्यों का समन्वय. इस मामले में, बातचीत उन साझेदारों द्वारा की जाती है जिन्होंने पहले से ही व्यावसायिक संबंध स्थापित कर लिए हैं, और उन्हें केवल पहले हासिल किए गए रिश्तों की कुछ बारीकियों को स्पष्ट करने की आवश्यकता है।
• नियामक- यदि आपको किसी समस्या या विवाद को समय पर हल करना है, सभी विवादों को रोकना है तो यह फ़ंक्शन आवश्यक है।

व्यावसायिक वार्ताओं को दो प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है - आंतरिक और बाह्य। आंतरिक बातचीत आपकी टीम या कंपनी के भीतर होती है। बाह्य वार्ताएँ वे होती हैं जिनमें आमंत्रित पक्ष उपस्थित होता है, यह भागीदार, प्रतिस्पर्धी या ग्राहक हो सकते हैं। आंतरिक बातचीत अक्सर आपसी समझौतों में समाप्त होती है। यहां, दो पक्ष कंपनी के लिए सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने के लिए काम कर रहे हैं: वे विश्लेषण करते हैं, निष्कर्ष निकालते हैं और वर्तमान स्थिति से बाहर निकलने के लिए सर्वोत्तम विकल्प पेश करते हैं।

हार्वर्ड में, पूर्व छात्र और प्रोफेसर एक नई तरह की सैद्धांतिक बातचीत लेकर आए हैं। यहां, रियायतें और स्थिति की दृढ़ता वैकल्पिक होती है। इस विधि को हम “गाजर और छड़ी विधि” के नाम से जानते हैं। इस सिद्धांत का सार एक सख्त स्थिति बनाए रखना है, जो आपको सबसे पहले केवल समस्या के मुख्य सार या चर्चा के तहत मुद्दे पर विचार करने की अनुमति देता है।

नैतिकता: बुनियादी नियम और आवश्यकताएँ

व्यावसायिक साझेदारों के साथ, व्यावसायिक वातावरण में स्थापित नियमों का पालन करना सबसे अच्छा है। इससे आपको भविष्य में एक अच्छा, मजबूत और पारस्परिक रूप से लाभप्रद संबंध बनाने का अवसर मिलेगा।

प्राचीन बीजान्टियम में, "मिनट" दस्तावेज़ का पहला भाग होता था, जिसमें आमतौर पर बैठक में भाग लेने वालों की एक सूची होती थी। आज यह नियमों का एक समूह है, जिसके अनुसार विभिन्न प्रकार के समारोह आयोजित किए जाने चाहिए, एक ड्रेस कोड, आधिकारिक पत्रों का एक रूप इत्यादि स्थापित किया जाना चाहिए।

प्रोटोकॉल के नियमों के प्रत्येक उल्लंघन का मतलब यह होगा कि प्रोटोकॉल का उल्लंघन करने वालों को समस्याएँ हो सकती हैं। इस पार्टी को अपनी गलती के लिए माफी मांगनी चाहिए. फिर भूल को सुधारना होगा. दस्तावेज़ प्रबंधन और विभिन्न अनुबंधों के संचालन के साथ बातचीत और अभिवादन के दौरान प्रोटोकॉल के पालन के लिए धन्यवाद, व्यावसायिक बैठकें अधिक महत्वपूर्ण हो जाती हैं।

स्थापित प्रोटोकॉल के लिए धन्यवाद, बातचीत में संचार के लिए एक आरामदायक और आरामदायक माहौल की विशेषता होती है। यह सब केवल पार्टियों के लिए वांछित परिणाम प्राप्त करने में योगदान देता है।

प्रत्येक देश के अपने राष्ट्रीय नैतिक मानक होते हैं। लेकिन मूलतः यह अवधारणा सभी के लिए समान है।

तैयारी: विशेषताएं

वार्ता की लगभग सारी तैयारी (आंतरिक और बाह्य दोनों) कई तत्वों में विभाजित है। इनमें से मुख्य में निम्नलिखित शामिल हैं:

• समस्या की परिभाषा, जिसके लिए बातचीत करना आवश्यक है;
• उन लोगों की तलाश करें जो उत्पन्न हुई समस्याओं को हल करने में मदद करेंगे;
• हितों का निर्धारण (स्वयं और भागीदार);
• बैठक की योजना और कार्यक्रम का स्पष्ट निरूपण;
• यदि आवश्यक हो, प्रतिनिधिमंडल के प्रतिनिधियों का चयन किया जाता है;
• संगठनात्मक क्षण - दस्तावेज़ीकरण, तालिकाओं, नमूनों और अन्य सामग्रियों का संग्रह जो बातचीत में उपयोगी हो सकते हैं।

बातचीत का क्रम इस प्रकार है: बैठक शुरू होने के बाद, उपस्थित सभी लोग आवश्यक जानकारी का आदान-प्रदान करते हैं, तर्क और प्रतितर्क देते हैं, स्थिति का विश्लेषण करते हैं, निर्णय लेते हैं और बातचीत पूरी करते हैं।

बातचीत के प्रकार

बैठकें आंतरिक और बाह्य, आधिकारिक और अनौपचारिक हो सकती हैं। ये उनकी मुख्य शैलियाँ हैं. उनमें अंतर व्यक्तिगत बिंदुओं के दस्तावेजी समेकन, बातचीत के प्रोटोकॉल, चर्चा किए गए विषयों की विशेषताओं और इस बातचीत के विषय की उपस्थिति है।

वार्ता की प्रकृति के अनुसार साझेदारी और प्रतिवाद में विभाजित किया जा सकता है। यदि पार्टियों के बीच कोई विवाद है जिसे हल करने की आवश्यकता है तो जवाबी बातचीत आयोजित की जाती है। इस मामले में, समाधान तटस्थ होना चाहिए और दोनों पक्षों के लिए उपयुक्त होना चाहिए।. इस प्रकार की बातचीत आक्रामक होने के लिए जानी जाती है, क्योंकि प्रत्येक पक्ष बातचीत जीतना चाहता है। इस प्रकार की बातचीत में आमतौर पर पार्टियों की साझेदारी, सहयोग, विकास पर चर्चा की जाती है।

चरणों

बातचीत की प्रक्रिया को कई चरणों में विभाजित किया जा सकता है। उनकी संरचना लंबे समय से निर्धारित की गई है। वार्ता में मुख्य चरणों में से एक परिचयात्मक बातचीत है, जिसके दौरान आप बैठक के विषय को स्पष्ट कर सकते हैं, वार्ता के संगठन पर उभरते मुद्दों को हल कर सकते हैं। यह विशेषज्ञों की बैठक भी हो सकती है, जो आमतौर पर नेताओं और प्रतिनिधिमंडलों के बीच बातचीत शुरू होने से पहले होती है।

बैठक का अंत, सारांश, विवरण अवश्य होना चाहिए।

मुख्य छह चरण हैं:

• तैयारी।व्यापार वार्ता के लिए उचित तैयारी 90% सफलता है। अचानक कार्य करने की तीव्र इच्छा के बावजूद, बैठक से पहले इस चरण को अनदेखा करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। इसके बाद, आप दृश्यों का एक मध्यवर्ती चरण जोड़ सकते हैं।
• स्पष्टीकरण. तुरंत कार्रवाई न करें, बोली लगाना शुरू न करें। तकनीकी रूप से दूसरे पक्ष से संपर्क स्थापित करने का प्रयास करें, उसके मानक निर्धारित करें। इसके बाद, पहले से तैयार सवालों की मदद से यह पता लगाने की कोशिश करें कि दूसरे पक्ष की क्या रुचि है।
• प्रस्ताव प्रस्तावित करना.यह चरण विवादों को सुलझाने के साधन के रूप में विशिष्ट है। यहां पार्टियां प्रस्तावों का आदान-प्रदान कर सकती हैं, यह निर्धारित कर सकती हैं कि उन्हें कहां और क्यों गलतफहमियां हैं। सभी असहमतियों और विवादों को रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें।
• सौदा।बैठक का यह हिस्सा उस बात को प्रभावित करता है जिस पर आप सहमत हैं। यहां आप सूचनाओं, रियायतों के आदान-प्रदान के माध्यम से सभी असहमतियों को हल कर सकते हैं। प्रभावी सौदेबाजी किसी ऐसी चीज़ का आदान-प्रदान है जिसकी प्रत्येक प्रतिद्वंद्वी के लिए अलग-अलग कीमत और मूल्य हो सकता है।

• निर्णय लेना।हम मान सकते हैं कि आप बातचीत के अंतिम चरण में पहुंच रहे हैं। हालाँकि, अपना समय लें। अपने आप से प्रश्न पूछें: "क्या प्रस्तावित समझौता लाभदायक है या इससे भी बेहतर विकल्प पर बातचीत की जा सकती है?" »
• समझौतों का समेकन - आपकी बैठक का समापन. कई बार ऐसा होता है कि विरोधी हर बात पर सहमत हो जाते हैं और तितर-बितर हो जाते हैं। हालाँकि, समझौतों के कार्यान्वयन के दौरान अगले ही दिन ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है कि किसी ने अपने प्रतिद्वंद्वी को गलत तरीके से समझा हो। इसलिए सभी समझौतों और बैठक के नतीजों को तकनीकी रूप से ठीक करना जरूरी है. इससे भविष्य में अस्पष्ट स्थितियों से बचने में मदद मिलेगी।

सामरिक तकनीकें: संवाद उदाहरण

बिल्कुल किसी भी बातचीत की तैयारी पहले से ही की जानी चाहिए। तैयारी करते समय, साझेदार के बारे में आवश्यक जानकारी एकत्र करना, अपने प्रस्ताव के तर्कों पर पहले से विचार करना वांछनीय है, और व्यावसायिक बातचीत के परिणाम के लिए सभी संभावित विकल्पों पर पहले से विचार करना और उन पर विचार करना भी उचित है।

कठिन बातचीत करने के लिए बड़ी संख्या में तरीके हैं। कई मुख्य.

अंतिम

यहां कठिन वार्ताकार लगभग तुरंत ही सभी कार्ड मेज पर रख देता है। साथ ही, वह उन सभी संसाधनों की घोषणा करता है जो उसके पास उपलब्ध हैं (या नहीं)। इस वार्ता रणनीति में गणना इस तथ्य पर आधारित है कि दूसरा पक्ष जो भी विकल्प तैयार कर सकता है उसे सहयोग के लिए तुरंत "गलत" और "अनाकर्षक" माना जाता है।

यदि कट्टर पक्ष का प्रतिद्वंद्वी इस जानकारी को एक तथ्य मानता है, तो उसके पास सहमत होने या छोड़ने के अलावा कोई विकल्प नहीं है। इस पद्धति के नुकसान में संभावित भागीदार की संभावित हानि (संभवतः भविष्य में) शामिल है।

"पीड़ित" पक्ष आख़िर तक मोलभाव कर सकता है। आप शुरुआती शर्तों से सहमत हो सकते हैं, लेकिन अधिक अनुकूल परिस्थितियों के लिए प्रतिस्पर्धा करने की कोशिश करने के बाद। ऐसे मामले हैं जब "पीड़ित" पक्ष ने अपनी दिशा में बातचीत जीती।

कड़े प्रतिद्वंद्वी द्वारा "पीड़ित" को सभी शर्तों की घोषणा करने के बाद, आप इन शर्तों के बारे में बात करने के लिए सहमत हो सकते हैं। इस मामले में, "पीड़ित" अपने तर्क प्रदान करके प्रतिद्वंद्वी को उस परिदृश्य में ले जा सकती है जिसकी उसे आवश्यकता है।

आप अपनी बात अधिक मजबूती से रख सकते हैं। यहां, प्रतिद्वंद्वी पहले से ही सोच सकता है कि वह वास्तव में क्या खोएगा, और "बलिदान" की शर्तों को स्वीकार कर सकता है (अपने पक्ष में कुछ संशोधनों के साथ)।

"हां, लेकिन शर्त पर..." शब्दों और मैत्रीपूर्ण बातचीत के संयोजन में, प्रतिद्वंद्वी थोड़ा आराम कर सकता है। इसके अलावा, "पीड़ित" आक्रामक हो सकता है। इस गेम का उद्देश्य बातचीत जारी रखना है.

भावनात्मक झूला

एक मजबूत वार्ताकार दूसरे पक्ष का मूड बदल देगा। यहां, एक कठिन वार्ताकार से, या तो सुखद शब्द या आरोप सुनने को मिलते हैं। एक बातचीत के दौरान एक व्यक्ति के मुंह से निकले विरोधाभास "पीड़ित" को उसके प्रस्ताव के बारे में सोचने से रोकेंगे। वह भ्रमित स्थिति में हो सकती है, मनोवैज्ञानिक स्थिरता खो सकती है।

इस प्रकार की बातचीत में एक मजबूत प्रतिद्वंद्वी का मुकाबला करने के लिए, "पीड़ित" को शुरू में यह समझना चाहिए कि यह एक खेल है और इसे केवल एक उद्देश्य के लिए खेला जाता है।हमलावर पक्ष को रोकने के लिए, "मापदंड टकराव" पद्धति का उपयोग करके धीरे-धीरे लेकिन लगातार उस स्थिति को समझने के लिए कहना पर्याप्त होगा जो घटित हुई है। एक शर्त यह है कि "पीड़ित" को आत्मविश्वास से और गैर-आक्रामक तरीके से बोलना चाहिए। यह हमलावर को गतिरोध की ओर ले जाता है और प्रतिद्वंद्वी को असभ्य बातचीत के लिए फटकार लगाने का अवसर नहीं देता है।

बातचीत के अंत में अल्टीमेटम

यह युक्ति पिछली दो युक्तियों का अच्छा संयोजन है। सबसे पहले, एक कठिन वार्ताकार संचार करता है, बोली आयोजित करता है, इत्यादि। सब कुछ तब तक ठीक चलता है जब तक कि "पीड़ित" अपना अंतिम "हाँ" कहना नहीं चाहता। यहां, कठोर पक्ष पहले से ही पूरी तरह से काम में शामिल है और हमला करते हुए कहता है: “यह प्रस्ताव हमारे लिए उपयुक्त नहीं है। हमें इसमें कोई दिलचस्पी नहीं है।"

गणना इस तथ्य पर की जाती है कि निश्चिंत "पीड़ित" कठिन वार्ताकार को अस्वीकार नहीं करेगा और पहली शर्तों को स्वीकार करने में सक्षम होगा जो कि कठिन प्रतिद्वंद्वी ने वार्ता की शुरुआत में निर्धारित की थी।

बातचीत की इस पद्धति के दौरान, कई स्पष्ट निषेध लागू होते हैं:

• आप अपने और प्रस्ताव के संबंध में कोई भी बयान स्वीकार नहीं कर सकते। यदि किसी कठोर प्रतिद्वंद्वी के मन में आपके व्यक्तित्व के संबंध में कोई टिप्पणी होगी तो वह तुरंत उसे व्यक्त कर देगा।
• बातचीत का यह तरीका पहले इनकार के बाद ख़त्म नहीं होना चाहिए. इस मामले में, मोलभाव करना उचित है।
• आपको माफ़ी मांगने की ज़रूरत नहीं है.
• बहाने मत बनाओ.
• अपने पद मत छोड़ो.
• आपको भी जवाब में हमला नहीं करना चाहिए या आक्रामकता नहीं दिखानी चाहिए.
• अपने वार्ताकार को नकारात्मक मूल्यांकन न दें। उसके जैसा मत बनो.
• अप्रिय और नकारात्मक शब्दों को नरम शब्दों से बदलने का प्रयास करें।

इस प्रकार की बातचीत में, स्थिति को अपने पक्ष में मोड़ने के लिए आप कई कदम उठा सकते हैं:

• स्पष्ट प्रश्न पूछें. प्रत्येक व्यक्तिगत स्थिति पर काम करें, जिसे वार्ताकार कहा जाता है।
• मानदंड के बारे में पूछें. उदाहरण के लिए: "क्या मैं सही ढंग से समझता हूं कि...", "आपके लिए क्या महत्वपूर्ण है, हमने बातचीत में उल्लेख नहीं किया? ".
• आप प्रमुख प्रश्नों के साथ वार्ताकार को बेनकाब करने का प्रयास कर सकते हैं: “क्या मैं सही ढंग से समझता हूं कि आप मेरे साथ सौदेबाजी कर रहे हैं? "," मुझे लगता है कि हमारा प्रस्ताव उपयुक्त नहीं है। क्या आप विस्तार से बता सकते हैं कि वास्तव में क्या है? ".

प्रतिनिधिमंडल में किसे शामिल करें?

किसी भी गंभीर बातचीत के लिए तैयार रहने की जरूरत है। साझेदार की ओर से सभी प्रतिभागियों की स्थिति और जिम्मेदारियों का पहले से पता लगाना उचित है। यह स्थापित करना महत्वपूर्ण है कि इस समूह का वास्तविक नेता कौन है, ताकि बाद में बैठक के दौरान उस पर अधिक ध्यान दिया जा सके। अक्सर यह प्रतिनिधिमंडल का प्रमुख नहीं होता है, लेकिन, उदाहरण के लिए, उस दिशा का प्रमुख होता है जो वार्ता के परिणाम में सबसे अधिक रुचि रखता है। और यह सब जानकर ही आपको वार्ताकारों की अपनी टीम बनानी चाहिए। एबीसी-ट्रेनिंग कंपनी की व्यावसायिक शिष्टाचार सलाहकार मरीना आर्कान्जेल्स्काया के अनुसार, भविष्य की बैठक की सफलता इस बात पर निर्भर करती है कि इसे कितनी सक्षमता से तैयार किया जाएगा।

व्यावसायिक शिष्टाचार दो मूलभूत बातों पर आधारित है: समय की बचत और स्थिति के अनुसार रैंकिंग। इसलिए, एक व्यावसायिक बैठक के लिए प्रतिभागियों के चयन में मुख्य सिद्धांत पूर्ण समानता हासिल करना है, - मरीना अर्खांगेलस्काया का कहना है। - बातचीत में प्रत्येक पक्ष के पास समान संख्या में लोग होने चाहिए. इसके अलावा, यदि वे एक ही कंपनी से आने की योजना बनाते हैं, उदाहरण के लिए, प्रमुख और उसके सहायक, तो विपरीत पक्ष को खुद को उसी रचना में प्रस्तुत करना चाहिए। बैठक में भाग लेने वालों को पद का चयन करना होगा।

मीटिंग से पहले पार्टनर के बारे में अधिकतम जानकारी इकट्ठा करना, एक डोजियर तैयार करना बहुत उपयोगी होता है। यदि आप पहले से एक मसौदा समझौता तैयार करते हैं और फोन या मेल द्वारा पहले से ही उस पर चर्चा भी करते हैं, तो आप कार्य क्रम में अधिकांश बिंदुओं पर सहमत होने में सक्षम हो सकते हैं। तब बातचीत की मेज पर आप मुख्य बात पर ध्यान केंद्रित कर पाएंगे।

तो, मान लीजिए कि आपकी कंपनी की पहल पर बातचीत आयोजित की जाती है और वह, जैसा कि वे कहते हैं, संगीत का आदेश देती है। प्रतिनिधिमंडल में कितने लोगों को शामिल किया जाना चाहिए? यह आपके लक्ष्य पर निर्भर करता है. यदि यह किसी भागीदार को किसी नए प्रोजेक्ट के बारे में जानकारी प्रदान करना है, तो प्रतिभागियों की संख्या कोई मायने नहीं रखती। यदि वार्ता में किसी समस्या पर चर्चा करना और विशिष्ट निर्णय लेना है, तो प्रतिभागियों की संख्या सीमित होनी चाहिए।

बड़ी टीम को मनोवैज्ञानिक लाभ होगा, लेकिन आमने-सामने की बैठकों से किसी समझौते पर पहुंचने की संभावना बढ़ जाएगी।

मुख्य सिद्धांत जिसके द्वारा वार्ता में प्रतिभागियों की संरचना निर्धारित की जाती है, बैठक में उनमें से प्रत्येक की उपस्थिति की वास्तविक आवश्यकता है, ”आर्सेनल स्कूल ऑफ मैनेजर्स में प्रशिक्षक और सलाहकार मरीना ओरलोवा ने कहा। -उन लोगों को आमंत्रित करना आवश्यक है जिनकी उपस्थिति वास्तव में आवश्यक है, न कि उन्हें जो आ सकते हैं या आना चाहते हैं। जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, बातचीत की प्रभावशीलता प्रतिभागियों की संख्या के विपरीत आनुपातिक है।

समय की पाबंदी के लाभों के बारे में

व्यावसायिक शिष्टाचार के अनुसार, बैठक की अपेक्षित तिथि से दो सप्ताह पहले किसी भागीदार को बातचीत करने की इच्छा के बारे में सूचित करने की प्रथा है। इसके अलावा, जगह की पेशकश आमंत्रित पार्टी द्वारा की जाती है, और आमंत्रित पार्टी द्वारा इसकी पुष्टि की जाती है।

बातचीत शुरू होने से पहले ही, उन मुद्दों पर चर्चा करना और अनुमोदन करना उचित है जिन पर चर्चा की जाएगी, और बैठक के लक्ष्यों की पहचान की जाएगी।

कोई विशेष "बातचीत" का समय नहीं है। हालाँकि, दिन का पहला भाग सबसे अधिक फलदायी माना जाता है। रात्रि भोज के बाद मिलना बुरा आचरण नहीं माना जाता। केवल सुबह जल्दी या देर शाम के लिए अपॉइंटमेंट लेना अशोभनीय है।

स्वाभाविक रूप से, बातचीत में देर नहीं होनी चाहिए। लेकिन आपको बहुत जल्दी आने की ज़रूरत नहीं है. इससे मालिक परेशान हो सकते हैं.

आदर्श बातचीत दो घंटे तक चलती है। अगर आप इस बार नहीं मिल सकते तो अगले दो घंटे के ब्लॉक से पहले कम से कम आधे घंटे का ब्रेक जरूर लें.

ब्रेक के दौरान मेहमानों को कॉफी या चाय की पेशकश की जा सकती है। शिष्टाचार के अनुसार, सबसे पहले, मेहमानों को उनके नेता से शुरू करके, फिर - उसी क्रम में - उनके कर्मचारियों को पेय परोसा जाता है।

बातचीत के दौरान धूम्रपान की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब इस पर पहले से सहमति हो। हालाँकि, अब अधिक से अधिक लोग बातचीत की मेज पर धूम्रपान नहीं करते हैं और मिनरल वाटर के अलावा कुछ नहीं पीते हैं।

मकान और दीवारें मदद करती हैं

कहाँ मिलना बेहतर है - अपने कार्यालय में या तटस्थ क्षेत्र में? उत्तर, फिर से, आपके लक्ष्य पर निर्भर करता है। यदि आप कोई मनोवैज्ञानिक लाभ प्राप्त करना चाहते हैं तो बेहतर होगा कि आप किसी भागीदार को अपनी कंपनी में आमंत्रित करें।

विशेष रूप से अनुकूलित बैठक कक्षों में बैठकें आयोजित करना आदर्श है। इन कमरों में फर्नीचर के दरवाजे कसकर बंद होने चाहिए और मेजों पर कोई अतिरिक्त दस्तावेज नहीं होने चाहिए। अन्यथा, आमंत्रित पक्ष असहज महसूस करेगा।

बैठक कक्ष की साज-सज्जा का मुख्य तत्व मेज है।

मरीना आर्कान्जेल्स्काया का कहना है कि व्यावसायिक शिष्टाचार से पता चलता है कि सबसे अच्छी बातचीत की मेज गोल या अंडाकार होती है। - कोनों वाली कोई भी तालिका शुरू में वार्ताकारों को टकराव के लिए तैयार करती है। ऐसा होता है कि मालिकों के पास अपने निपटान में केवल एक पारंपरिक आयताकार मेज होती है। ऐसे में उन्हें यह जरूर याद रखना चाहिए कि मुलाकात के दौरान किसी को भी न तो सिर में चोट लगनी चाहिए और न ही बट में। साझेदारों की व्यवस्था इस प्रकार होनी चाहिए: एक-दूसरे के विरुद्ध, उनकी रैंक या स्थिति के आधार पर।

मेहमानों को दरवाज़े की ओर पीठ करके या खिड़की की ओर करके बैठाना असभ्यता है। मेज़बान पार्टी के प्रतिनिधि को दरवाज़े की ओर मुंह करके बैठना चाहिए और, उदाहरण के लिए, सचिव को ऐशट्रे बदलने या पानी लाने के लिए सावधानी से संकेत देना चाहिए।

यदि आप अपरिचित लोगों से मिलते हैं, तो बातचीत में सभी प्रतिभागियों के नाम और उपनाम वाले कार्ड पहले से ही टेबल पर रखना बहुत उपयोगी होता है। इससे उनके लिए संवाद करना आसान हो जाएगा.

यह ध्यान रखने योग्य है कि बैठने वालों के बीच पर्याप्त खाली जगह हो। इष्टतम दूरी 1.5-3 मीटर है। यह तथाकथित "सामाजिक दूरी" है।

मरीना ओरलोवा का कहना है कि साझेदारों के बीच बहुत अधिक दूरी अलगाव की भावना पैदा कर सकती है। “लेकिन बात करने का परिचित तरीका भी हानिकारक है। आप टेबल पड़ोसियों के निजी स्थान पर आक्रमण नहीं कर सकते, बिना अनुमति के अन्य लोगों की चीजों और दस्तावेजों को नहीं छू सकते, कार्यालय के मालिक की तुलना में अधिक सहज होने का प्रयास कर सकते हैं।

बातचीत का बिना शर्त नियम गोपनीयता है। इसलिए, यदि आप वीडियोटेप या वॉयस रिकॉर्डर पर बातचीत रिकॉर्ड करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको अपने साथी से पहले ही अनुमति मांग लेनी चाहिए।

कपड़ों से मुलाकात हुई

वार्ताकारों की उपस्थिति त्रुटिहीन होनी चाहिए। जैसा कि सर्वेंट्स ने कहा, "कपड़े उजागर और उजागर करते हैं।" लोग हमारी शक्ल-सूरत से हमारे इरादों की गंभीरता और व्यावसायिकता का आकलन करते हैं।

इसलिए, किसी महत्वपूर्ण बैठक में जाते समय रूढ़िवादी क्लासिक शैली में कपड़े पहनना सबसे अच्छा है। यह हमेशा अपने मालिक की दृढ़ता, सम्मानजनकता और अच्छे स्वाद की गवाही देता है। पुरुष वार्ताकार के "पोशाक" के सेट में एक ग्रे या नीला टू-पीस सूट, एक लंबी आस्तीन वाली शर्ट - एक हल्की सादी या पतली पट्टी, एक रेशम टाई, पतलून से मेल खाने वाले मोज़े और लेस वाले कम जूते शामिल हैं। महिलाओं के लिए क्लासिक सूट और स्थिर हील्स वाले पंप पहनना भी बेहतर है। बातचीत के लिए, दैनिक मेकअप इष्टतम है, अच्छी तरह से तैयार हाथ, एक साफ केश की आवश्यकता होती है। एक व्यवसायी महिला को "नीली मोजा" की तरह नहीं दिखना चाहिए, लेकिन मिनी-स्कर्ट और असाधारण सामान उसके लिए अस्वीकार्य हैं। आभूषणों का मूल्य उचित न्यूनतम रखा जाना चाहिए।

मरीना आर्कान्जेल्स्काया का मानना ​​है कि व्यवसाय एक लिंगविहीन समुदाय है। - और व्यवहार के कई आम तौर पर स्वीकृत नियम - उदाहरण के लिए, महिला को पहले जाने देने की प्रथा - यहां अपना अर्थ खो देते हैं। बेशक, अगर किसी महिला को बातचीत की मेज पर जगह दी जाती है, तो यह अच्छा है। लेकिन एक बिजनेसवुमन को इसकी मांग नहीं करनी चाहिए.

व्यवसाय कार्डों के संचालन के लिए विशेष नियम प्रदान किए गए हैं। यदि हाथ मिलाना और परिचय परिचय का औपचारिक कार्य है, तो व्यवसाय कार्ड का आदान-प्रदान अनौपचारिक है। आपके व्यवसाय कार्ड के लिए धन्यवाद. सबसे बड़ा उल्लंघन इसे तुरंत अपनी जेब या बिजनेस कार्ड धारक में डाल देना है। सबसे पहले कार्ड को ध्यान से पढ़ें.

शिष्टाचार की बारीकियों को जानना न केवल राजनयिकों के लिए महत्वपूर्ण है। एक अजीब इशारा या शब्द उस पूरे प्रभाव को धुंधला कर सकता है जो एक बिजनेस पार्टनर पर बनाने की योजना बनाई गई थी। एक महत्वपूर्ण बैठक की तैयारी कैसे करें और एक भी गलती से कैसे बचें?

शब्दों की ताकत

रूस में, भागीदारों को नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करने की प्रथा है। उन मामलों को छोड़कर जहां कॉर्पोरेट संस्कृति आपको अमेरिकी शैली में एक-दूसरे को नाम से बुलाने की अनुमति देती है।

शिष्टाचार सख्ती से निर्धारित करता है कि इच्छित योजना को लगातार पूरा करने और एक ही समय में मैत्रीपूर्ण बने रहने के लिए बातचीत कैसे शुरू की जाए।

मरीना आर्कान्जेल्स्काया सलाह देती हैं कि बैल को तुरंत सींग से पकड़ने की प्रथा नहीं है। - बातचीत की शुरुआत में धर्मनिरपेक्ष विषयों पर दो या तीन वाक्यांश कहना अच्छा माना जाता है - मौसम के बारे में, हाल की सांस्कृतिक घटनाओं के बारे में, आर्थिक स्थिति के बारे में।

एक वार्ताकार के सबसे मूल्यवान गुण हैं धैर्य, चातुर्य, कूटनीति, अंतर्दृष्टि और शांति। विशेषज्ञ व्यावसायिक बैठक के दौरान पत्थर-चेहरे पर बैठने की सलाह नहीं देते हैं, लेकिन अपनी भावनाओं को दिखाना भी अवांछनीय है। आप ज़ोर से नहीं बोल सकते, लेकिन आपको धीरे से फुसफुसाकर भी नहीं बोलना चाहिए। अनावश्यक शोर और अचानक होने वाली गतिविधियों से बचना चाहिए। आपको मिलनसार होने की ज़रूरत है, लेकिन फिर भी मनोवैज्ञानिक दूरी बनाए रखें।

उदाहरण के लिए, आपको तारीफों का दुरुपयोग नहीं करना चाहिए, - मरीना आर्कान्जेल्स्काया कहती हैं। - आप केवल वही कह सकते हैं जो व्यावसायिक मामलों से संबंधित है। कभी-कभी वार्ताकार के बिजनेस सूट को नोट करना अनुमत होता है। लेकिन उनके व्यक्तित्व के उल्लेखनीय गुणों की चर्चा को आगे बढ़ाना अवांछनीय है।

बातचीत में एक कदम अधिक परिचित होने से एक कदम अधिक औपचारिक रहना बेहतर है। लेकिन मित्रवत होने से डरो मत। एक सकारात्मक दृष्टिकोण और रुचि ऐसे वाक्यांशों द्वारा दिखाई जा सकती है: "आपको देखकर खुशी हुई!", "हमारे साथ मिलने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद!"।

विशेषज्ञ इसे श्रेष्ठता की भावना प्रदर्शित करने का बुरा तरीका मानते हैं। इसे धमकियों, टिप्पणियों, आरोपों, कृपालु स्वर में व्यक्त किया जा सकता है। प्रभावशाली लोगों के साथ अपने संबंधों के बारे में वार्ताकार को संकेत देना अशोभनीय है। किसी की सही बात पर अटूट विश्वास प्रदर्शित करना, अनावश्यक बयान देना, अपनी सलाह थोपना, वार्ताकार को बीच में रोकना असभ्यता है।

इसके विपरीत, यदि आपको लगता है कि आप दबाव में हैं, तो आपको रक्षात्मक स्थिति नहीं अपनानी चाहिए। इससे वार्ता एक गतिरोध पर पहुंच जाएगी।' आपको अपने साथी को विनम्रता और शांति से जवाब देना चाहिए और अगर आपको चिड़चिड़ापन महसूस हो तो चुप रहें।

कूटनीति का स्वर्णिम नियम "नहीं", "कभी नहीं", "यह असंभव है" जैसे शब्दों से सावधान रहना है।

आपको किसी वाक्यांश की शुरुआत इनकार के शब्दों से नहीं करनी चाहिए, - मरीना आर्कान्जेल्स्काया कहती हैं। - अक्सर यह संघर्ष, टकराव की शुरुआत बन जाता है। बेशक, आपको "नहीं" कहने में भी सक्षम होना चाहिए। लेकिन मना करने से पहले आपको यह कारण जरूर बताना चाहिए कि पार्टनर का ऑफर आपके लिए दिलचस्प क्यों नहीं है।

वार्ता के दौरान हुए सभी समझौते उस समय लागू हो जाते हैं जब वे कागज पर तय हो जाते हैं और दोनों पक्षों के नेताओं द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं। यह न केवल एक समझौता हो सकता है, बल्कि इरादे का एक प्रोटोकॉल भी हो सकता है, जो बाध्यकारी नहीं है।

और बातचीत का सबसे महत्वपूर्ण नियम: जो आप पूरा नहीं कर सकते उसका वादा कभी न करें। यह हमेशा बदनाम करने वाला होता है। अपने साथी की अपेक्षाओं पर खरा न उतरने से बेहतर है कि आप उसकी अपेक्षाओं से आगे बढ़ें।

राय आपके साक्षात्कारकर्ताओं में चिंताजनक बात क्या है?

पिज़्ज़ा सेंटर कंपनी (मॉस्को) के प्रबंध निदेशक निकोलाई स्कोरोखोडोव:

समय की पाबंदी. यदि कोई साझेदार बातचीत के लिए देर से आता है, तो इसका मतलब है कि वह व्यवसाय में लापरवाह होगा। मेरे अभ्यास ने एक से अधिक बार इसकी पुष्टि की है। मैं हमेशा इस बात पर भी ध्यान देती हूं कि किसी व्यक्ति ने कैसे कपड़े पहने हैं। आखिरकार, कभी-कभी शब्दों में एक उद्यमी बड़ी रकम के साथ काम करता है, लेकिन उसकी शक्ल देखकर आप यह नहीं कह सकते कि उसने कम से कम एक बार अपनी आंखों में ऐसा पैसा देखा है।

व्लादिमीर लिम, फोटो प्रयोगशालाओं के नेटवर्क "फ़ूजी-फोटोसेंटर" (पेट्रोपावलोव्स्क-कामचत्स्की) के मालिक:

जब बैठक की तैयारी ख़राब होती है तो मुझे वास्तव में यह पसंद नहीं आता। मैं बैठक योजना पर पहले ही चर्चा करना पसंद करता हूं ताकि व्यर्थ में समय बर्बाद न हो। इससे बुरा कुछ नहीं है जब आपका वार्ताकार कभी-कभी अनावश्यक विषयों पर उतर जाता है और सचिव को कागज के लापता टुकड़े की तलाश करने के लिए भेजता है।

ग्रिल-मास्टर कंपनी के जनरल डायरेक्टर वालेरी ग्रेकोव:

मुझे यह पसंद नहीं है जब वार्ताकार अहंकारपूर्ण व्यवहार करता है, ग़लती दिखाता है, अन्य लोगों के व्यवसाय के प्रति अनादर दिखाता है।

विदेशी उच्चारण के साथ संचार

रूस में बहुत से लोग व्यवसाय में उतरने के अमेरिकी तरीके और जल्दी से "i" पर ध्यान देने के साथ-साथ शुरुआती नाश्ते, स्टैंड-अप "लंच" और "ब्रेक" पर व्यावसायिक समस्याओं पर चर्चा करने के प्यार से भ्रमित हैं। हालाँकि, इसका मतलब व्यवसाय के प्रति हल्का-फुल्का दृष्टिकोण बिल्कुल नहीं है। अमेरिकी प्रतिनिधिमंडल के सदस्य निर्णय लेने में काफी स्वतंत्र हैं। वे सभी, एक नियम के रूप में, उन मुद्दों के अच्छे विशेषज्ञ हैं जिनके लिए बातचीत समर्पित है।

अमेरिकियों और कनाडाई लोगों के साथ अपनी मुलाकात का अधिकतम लाभ उठाने के लिए इसे बहुत औपचारिक न बनाएं। और आश्चर्यचकित न हों अगर मुलाकात के दस मिनट बाद, विदेशी वार्ताकार आपको केवल नाम से संबोधित करना शुरू कर दे। यह परिचय का परिचायक नहीं है, बल्कि आपके प्रति मैत्रीपूर्ण रवैये का प्रमाण है।

ग्रेट ब्रिटेन

ब्रिटिश द्वीपों में व्यावसायिक शिष्टाचार पारंपरिक अंग्रेजी शिष्टाचार पर आधारित है।

"मिस्टर", "मिसेज" और "मिस" संबोधनों का उपयोग करते हुए, इंग्लैंड के पैंथर्स के साथ संचार करना सशक्त रूप से विनम्र और औपचारिक है। उनके साथ बातचीत के दौरान, हाथ मिलाने को छोड़कर, किसी भी शारीरिक संपर्क को बाहर रखा गया है। क्लासिक कपड़ों में बैठक में आना उचित है। व्यावसायिक बातचीत की एक अच्छी शुरुआत नवीनतम सांस्कृतिक या खेल आयोजनों पर विचारों का आदान-प्रदान है।

अंग्रेजों के साथ बैठक की योजना बनाते समय, यह याद रखने योग्य है कि उनका कार्य दिवस आमतौर पर सुबह 9 बजे से शाम 5 बजे तक रहता है। कार्य दिवस के दौरान, वे अक्सर दोपहर के भोजन से विचलित नहीं होते हैं, लंबी गैस्ट्रोनोमिक प्रक्रियाओं को शाम तक स्थानांतरित कर देते हैं।

अरब देशों

अरब देशों के व्यवसायी लोगों में सम्मान और राष्ट्रीय गौरव की भावना होती है। जिस स्तर पर बातचीत की जाती है वह बहुत महत्वपूर्ण है।

अरब देशों के पार्टनर बातचीत के दौरान आपसे ज़रूर पूछेंगे: "आप कैसे हैं? आप कैसे हैं?" लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि वे वास्तव में आपकी भलाई के बारे में विस्तृत विवरण सुनना चाहते हैं। यह प्राच्य शिष्टाचार के प्रति एक श्रद्धांजलि मात्र है।

जब तक आप वार्ताकारों को बेहतर तरीके से नहीं जान लेते, तब तक मजाक करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। धार्मिक विषयों को न छुएं और अपने जीवनसाथी के स्वास्थ्य में रुचि रखें। आप पैरों के तलवों को दिखावा नहीं कर सकते - यह अशोभनीय है। हमें याद रखना चाहिए कि इस्लाम शराब पीने से मना करता है। इसलिए, पूर्व से अपने मेहमानों को चाय और कॉफी की पेशकश करना बेहतर है।

और इस बात के लिए भी तैयार हो जाइए कि अरब व्यापारियों के साथ बातचीत के दौरान आपको लंबा इंतजार करना पड़ेगा। समय की पाबंदी उनकी सबसे अच्छी विशेषता नहीं है.

जापान

जापानी बैठक के कार्यवृत्त को पूरा करने में बहुत ईमानदार हैं। उनसे मिलने के लिए आपको बहुत ज्यादा चमकीले कपड़े नहीं पहनने चाहिए। अधिक उपयुक्त रूढ़िवादी शैली.

आप उगते सूरज की भूमि के वार्ताकारों को उनकी राष्ट्रीय परंपराओं के बारे में अपना अवलोकन और ज्ञान दिखाकर उनका दिल जीत सकते हैं।

जापानी व्यापार शिष्टाचार के अनुसार, रियायतें देने वाली पार्टी अपने साझेदारों से वापसी के संकेत पर भरोसा कर सकती है। लेकिन ध्यान रखें: "हाँ" शब्द का मतलब यह नहीं है कि आप आपसे सहमत हैं। इसका मतलब सिर्फ इतना है कि वार्ताकारों ने आपकी बात सुनी और समझी। तथ्य यह है कि जापान में "नहीं" शब्द कहने का रिवाज नहीं है।

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सफल बातचीत के लिए विभिन्न दृष्टिकोणों और तकनीकों को समझने और उनका उपयोग करने की आवश्यकता होती है। वार्ता की सफलता का रहस्य विवरण और लचीलेपन में भी निहित है जिसके साथ दृष्टिकोण लागू किए जाते हैं। इस लेख में हम ऐसे दस पहलुओं पर नजर डालेंगे।

सफल बातचीत के लिए विभिन्न दृष्टिकोणों और तकनीकों को समझने और उनका उपयोग करने की आवश्यकता होती है। वार्ता की सफलता का रहस्य विवरण और लचीलेपन में भी निहित है जिसके साथ विभिन्न दृष्टिकोण लागू किए जाते हैं।

हम दस परस्पर संबंधित पहलुओं पर विचार करेंगे जो सभी अवसरों के लिए रामबाण नहीं हैं, लेकिन बातचीत प्रक्रिया और उपयोग की जाने वाली रणनीति के सार को दर्शाते हैं। पहली स्थिति सबसे महत्वपूर्ण नहीं है, लेकिन हमारी राय में, बिंदुओं का तार्किक क्रम इस प्रकार होना चाहिए:

1. तैयारी के लिए समय निकालें

बातचीत प्रक्रिया की जटिलता को देखते हुए, यह आश्चर्य की बात नहीं है कि तैयारी अपरिहार्य है। सबसे पहले, यह पिछले अनुभव को सक्रिय करता है, और आगामी वार्ता के लिए एक ठोस आधार भी तैयार करता है। एक निश्चित अर्थ में, तैयारी समय-परीक्षित सत्य "सात बार मापें, एक बार काटें" को व्यवहार में लाने से ज्यादा कुछ नहीं है।

अनिवार्य रूप से, बैठक शुरू होने से ठीक पहले तैयारी में कुछ मिनट की शांत एकाग्रता शामिल हो सकती है। या इसमें सर्वोत्तम रणनीति के बारे में कई घंटों का विचार-मंथन शामिल हो सकता है। तैयारी के अन्य सभी मामले, संभवतः, उल्लिखित दोनों के बीच के हैं। तैयारी में रिहर्सल शामिल हो सकता है: यदि आप प्रेजेंटेशन का रिहर्सल करते हैं तो चर्चा आपके परिदृश्य के अनुसार होगी। इसलिए:

प्रारंभिक तैयारी के लिए समय न निकालें (समय की कमी के बावजूद, बातचीत के लिए पहले से तैयारी करें);

तैयारी के लिए आवश्यक लोगों का सही ढंग से चयन करें (आगामी वार्ता में भाग लेने वाले या केवल वे जो मदद कर सकते हैं);

आवश्यक जानकारी एकत्र करें और उसका विश्लेषण करें (बातचीत के लिए बुनियादी सामग्री अपने साथ ले जाएं)।

प्रारंभिक तैयारी का मतलब यह नहीं है कि सब कुछ बिल्कुल योजना के अनुसार होगा। यह आपको घटनाओं के अचानक मोड़ के मामले में अपनी रणनीति को समायोजित करने और लचीले ढंग से बदलने में मदद करेगा। अनुभव तैयारी के समय को कम कर सकता है, लेकिन प्रतिस्थापित नहीं कर सकता। एक प्रसिद्ध गोल्फर ने एक बार कहा था, "जितना अधिक मैं अभ्यास करता हूँ, मुझे उतना अधिक भाग्य मिलता है।" तैयारी में कभी भी लापरवाही न करें, उस पर लगने वाले समय और प्रयास को न छोड़ें। तब आपको वार्ता की विफलता के बाद यह नहीं कहना पड़ेगा: "अब यदि मैं..."

2. स्पष्ट संचार प्रदान करें

प्रारंभिक तैयारी के साथ-साथ वार्ता का स्पष्ट निर्माण ही सफलता का आधार है। किसी कठिन परिस्थिति में आपके संदेश अत्यंत स्पष्ट होने चाहिए। विस्तृत विवरण से किये गये समझौते की गुणवत्ता में वृद्धि होती है। आपका स्पष्ट संदेश:

समझ को बढ़ावा देता है: आप भ्रम से बचते हैं और उन्हीं मुद्दों पर विचार करते हैं जो एजेंडे में हैं; और

· एक अच्छा प्रभाव डालता है, प्रस्तुति की स्पष्टता आत्मविश्वास, निश्चितता की भावना पैदा करती है और अंततः बातचीत के दौरान आपके प्रभाव की शक्ति को बढ़ाती है।

इसके अलावा, बैठक का एक स्पष्ट संगठन (एजेंडा की घोषणा, प्रक्रिया के नियम, आदि) एक निश्चित दिशा में बातचीत के पाठ्यक्रम को निर्देशित करता है और आपको अग्रणी भूमिका निभाने में मदद करता है, जो बदले में वांछित प्राप्त करने में योगदान देता है। परिणाम।

संचार की स्पष्टता तैयारी की प्रक्रिया के साथ-साथ अनुभव से भी हासिल की जाती है। यह काम करने लायक है. सबसे बुरी बात तब होती है, जब किसी समझौते पर पहुंचने के बाद, साझेदार इस तथ्य का हवाला देते हुए इसे समाप्त करना चाहते हैं कि उन्हें "यह समझ में नहीं आया कि वास्तव में क्या चर्चा हुई थी।" और यदि आप इस स्तर पर आपत्ति करना शुरू कर देंगे, तो वे फिर कभी आप पर विश्वास नहीं करेंगे।

3. अपना सर्वश्रेष्ठ दिखने का प्रयास करें

यह सुनने में भले ही कितना भी अटपटा लगे, लेकिन यह पहलू वास्तव में बातचीत के नतीजे को प्रभावित करता है। आपकी उपस्थिति जैविक और परिस्थितियों के अनुरूप होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक आदमी को बिजनेस सूट पहनना चाहिए, जबकि कुछ मामलों में कम औपचारिक शैली की अनुमति है (गर्म जलवायु वाले देश में शर्ट और टाई)। महिलाओं के पास व्यापक विकल्प हैं, लेकिन उन्हें भी सामान्य सिद्धांतों का पालन करना होगा।

वार्ताकारों का व्यवहार भी उतना ही महत्वपूर्ण है। आप किसी व्यक्ति को प्रभावित कर सकते हैं:

अच्छी तरह से तैयार (यह आपकी स्थिति को और अधिक महत्वपूर्ण बना देगा);

संगठित (समान प्रभाव);

आत्मविश्वास (इससे आपके शब्दों की विश्वसनीयता बहुत बढ़ जाएगी, विशेषकर यह विश्वास कि आपने अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन किया);

पेशेवर रूप से अच्छी तरह से तैयार (यदि आप उपद्रव नहीं करते हैं और बातचीत का सूत्र नहीं खोते हैं तो आप बहुत सारी सकारात्मक विशेषताएं (अनुभवी विशेषज्ञ, जानकार, ठोस) अर्जित करेंगे)।

कभी-कभी इस धारणा को और बढ़ाने का अर्थ होता है। कुछ मामलों में अतिशयोक्ति की भी अनुमति है। बेशक, शब्दों में बहुत वजन होता है; लेकिन दृश्य संकेतों के आधार पर कई निष्कर्ष निकाले जाते हैं, और इसका उपयोग किया जाना चाहिए।

4. अपने साथी का सम्मान करें

बातचीत में टकराव का एक तत्व होता है, और प्रक्रिया में प्रत्येक भागीदार को इसके बारे में पता होता है। हालाँकि कभी-कभी सख्त रुख अपनाना, दृढ़ रहना और आग्रह करना आवश्यक होता है, फिर भी यह वांछनीय है कि चर्चा प्रक्रिया शिष्टाचार के माहौल में हो।

दिखाएँ कि आप अन्य लोगों के दृष्टिकोण को समझते हैं, कि आप उनकी स्थिति में रुचि रखते हैं, उन विवरणों को लिखें जो उनके लिए महत्वपूर्ण हैं और चर्चा करते समय उनका संदर्भ लें। माफी माँगने के लिए तैयार रहें, थोड़ी चापलूसी करें, राय माँगें और सम्मानजनक बनें (शायद दूसरे व्यक्ति के प्रति गहरा सम्मान महसूस किए बिना)।

कठिन परिस्थितियों में सामान्य विनम्र व्यवहार के अलावा, अपने साथी के प्रति सम्मान दिखाना आपकी स्थिति को मजबूत करेगा। यदि आप कोई सख्त रुख अपनाते हैं, तो यह खतरा है कि इसे एक तीव्र हमले के रूप में माना जाएगा, और आपको स्वचालित रूप से झिड़क दिया जाएगा। यदि किसी ऐसे व्यक्ति से कठोर मांगें आती हैं जो अन्य प्रतिभागियों और उनके पदों का सम्मान करता है, तो यह काफी संभावना है कि उन्हें गंभीरता से लिया जाएगा, विचार किया जाएगा और (संभवतः) सहमति व्यक्त की जाएगी।

5. ऊंचे लक्ष्य निर्धारित करें

यह कोई संयोग नहीं है कि लेखक ने इस सूची में ऊपर वर्णित कुछ तकनीकों को शामिल किया है (विशेषकर अध्याय 5, "मास्टरी का शिखर") - वे निस्संदेह बहुत महत्वपूर्ण हैं। नीचे उल्लिखित तकनीक, वास्तव में, बातचीत के दृष्टिकोण की पसंद को निर्धारित करती है। सफलता के लिए ऊँचे लक्ष्य निर्धारित करें। प्रारंभिक तैयारी के दौरान अपने मुख्य लक्ष्य निर्धारित करें। बैठक के सर्वोत्तम परिणाम के बारे में सोचें और इच्छित लक्ष्य की ओर बढ़ें। ध्यान रखें कि बहुत सारे वैरिएबल हैं। बता दें कि हुए समझौते में इन चरों के पारस्परिक रूप से स्वीकार्य मूल्य शामिल हैं।

वार्ताकार परस्पर विरोधी राय व्यक्त करते हैं और समझौता विकल्पों पर सहमत होते हैं, लेकिन किसी को कम मांगों से शुरुआत नहीं करनी चाहिए। सौदेबाजी आम तौर पर शीर्ष चिह्न से शुरू होती है; सौदेबाजी के दौरान, आप थोड़ा सा दे सकते हैं, जिससे आपका लाभ कम हो जाएगा। लेकिन शुरुआती ऑफर का मूल्य बढ़ाना बहुत मुश्किल है। जब बातचीत पहले से ही चल रही हो, तो आप अपनी प्रारंभिक स्थिति को संशोधित नहीं कर सकते। इसलिए, आप जो हासिल करना चाहते हैं उससे शुरुआत करना बातचीत में सफलता के लिए एक शर्त है।

6. शर्तों के पैकेज पर सहमति

इस नियम का पालन करते हुए, आपको एक पैकेज के रूप में शर्तों पर बातचीत करनी चाहिए, व्यक्तिगत रूप से नहीं। एक समय में एक शर्तों पर बातचीत करने से, आप कुछ सौदेबाजी की शक्ति खो देते हैं क्योंकि पैकेज में कई शर्तें तय होती हैं (परक्राम्य नहीं)। एक ही स्थिति आसान और सरल लग सकती है। आप ख़ुशी से इसके लिए सहमत हो जाते हैं, और फिर आपको एक ऐसी वस्तु की पेशकश की जाती है जिस पर आप व्यापार करना चाहते हैं, लेकिन अब आपके पास व्यापार करने के लिए वेरिएबल नहीं हैं।

सिद्धांत सरल है. दूसरा पक्ष किस बात पर सहमत होना चाहता है इसकी पूरी सूची देखें। भविष्य में, कुछ स्थितियों (शायद महत्वपूर्ण) को "लक्ष्यित आग से ख़त्म" करने की अनुमति न दें और उस चरण में सबसे महत्वपूर्ण स्थितियों पर चर्चा शुरू करने के लिए अलग से सहमति दें जब युद्धाभ्यास के लिए जगह सीमित हो।

7. मोलभाव करने के लिए वैरिएबल की तलाश करें

पूर्व-प्रशिक्षण के दौरान चरों की एक सूची बनाएं, प्राथमिकताएं निर्धारित करें। यहां तक ​​कि चरों को परिभाषित करने के लिए सबसे सावधान दृष्टिकोण के साथ भी, आप कुछ चूक सकते हैं। याद रखें कि हर चीज़ सौदेबाजी का विषय बन सकती है, कोई भी स्थिति संभावित रूप से परिवर्तनशील होती है (उन शर्तों सहित जिन्हें एक पक्ष या दूसरे द्वारा तय कहा जाता है)। आप किसी आइटम को गैर-परक्राम्य घोषित कर सकते हैं और फिर निर्णय ले सकते हैं कि आपके लिए थोड़ा स्वीकार करना बेहतर है।

पता लगाएँ कि परिस्थितियों को बदलने की असंभवता के बारे में आपके साथी के शब्दों का वास्तव में क्या मतलब है। आपको सवाल पूछने होंगे, खुलकर बात करने के लिए अपने पार्टनर को कॉल करना होगा। प्राथमिकता वाले सौदेबाजी चर की खोज पूरी बातचीत प्रक्रिया के दौरान जारी रहनी चाहिए। जब एक वार्ताकार के लिए अधिक समझौतावादी दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है, तो उसे यह स्वीकार करना पड़ सकता है कि जिन स्थितियों को उसने अपरिवर्तित रखने की आशा की थी, वे अब परिवर्तनशील होती जा रही हैं (और कुछ परिवर्तन पहले विचार की तुलना में कहीं अधिक व्यापक दायरे में भिन्न हो सकते हैं)।

सावधान रहें, सौदेबाजी के चर देखें और सभी स्थितियों को संभावित चर मानें।

8. लचीले ढंग से सामान्य दृष्टिकोण लागू करें

बातचीत की सफलता चालाक चालों या बल प्रदर्शन से नहीं आती। पारस्परिक रूप से स्वीकार्य परिणाम का मार्ग कई विवरणों के समन्वय से होकर गुजरता है। बातचीत करते समय इसे ध्यान में रखें, क्योंकि नए मुद्दों पर चर्चा होने पर चीजें और अधिक जटिल हो जाती हैं। आप सैकड़ों अलग-अलग तरीकों से निर्णय को प्रभावित कर सकते हैं, लेकिन आपकी पसंद स्थान और समय के अनुरूप होनी चाहिए।

एक अनुभवी वार्ताकार के पास कई प्रकार के दृष्टिकोण होते हैं और वह उन्हें सर्वोत्तम संभव तरीके से लागू करता है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको विभिन्न तकनीकों का उलटा करना होगा। उनका उपयोग शल्य चिकित्सा परिशुद्धता के साथ करें। कभी-कभी चुप रहना बेहतर होता है, और कभी-कभी यह आपके इरादों की दृढ़ता का प्रदर्शन करने लायक होता है।

बातचीत को ऑटोपायलट पर न चलने दें. प्रत्येक आंदोलन अर्थ से भरा होना चाहिए; यह इस बारे में है कि आप क्या करते हैं और कैसे करते हैं। मौजूदा दृष्टिकोण और तकनीकें आपके लिए काम करनी चाहिए; सच्ची महारत लंबे समय तक अभ्यास से ही हासिल की जा सकती है। केवल आपका अनुभव ही आपको बताएगा कि किसी विशेष समय पर इस साथी के साथ सबसे अच्छा व्यवहार कैसे करना है।

9. प्रक्रिया को प्रबंधित और नियंत्रित करें

बातचीत प्रक्रिया का प्रबंधन करना एक महत्वपूर्ण कार्य है। ऐसी स्थिति संभव है जब आप, विशेष मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करते हुए, जिनके लिए तत्काल समाधान की आवश्यकता होती है, बातचीत के समग्र पाठ्यक्रम पर नियंत्रण खो देते हैं।

आधा कदम पीछे हटने और "बड़े परिप्रेक्ष्य" को अपनाने की पूरी कोशिश करें। विशेष रूप से:

नोट ले लो;

यदि आपको लगता है कि वे आपसे बचने की कोशिश कर रहे हैं, तो नियमित रूप से निष्कर्ष निकालें और हमेशा किए गए समझौतों का सारांश दें (यह समझाने की कोई आवश्यकता नहीं है कि आप हर बार ऐसा क्यों कर रहे हैं!);

यथासंभव बड़ी तस्वीर को ध्यान में रखें;

अपने लक्ष्यों और वांछित परिणामों से न चूकें;

किसी महत्वपूर्ण क्षण में पर्याप्त रूप से प्रतिक्रिया देने के लिए तैयार रहें (उदाहरण के लिए, एक ब्रेक लें और स्थिति का आकलन करें), बिना यह सोचे कि यह कैसा दिखेगा (अभ्यास से पता चलता है कि इस तरह की कार्रवाइयां वार्ताकार में विश्वास के स्तर को बढ़ाती हैं)।

यदि आप सचेत रूप से इस दृष्टिकोण का पालन करते हैं, उपयोगी नोट्स लेते हैं और उपयोगी कौशल सीखते हैं, तो आपकी योग्यता का स्तर बढ़ जाता है।

10. सतर्क रहें

एक पल के लिए भी आराम मत करो! भले ही सब कुछ ठीक हो जाए, घटनाएँ बिल्कुल आपकी योजना के अनुसार घटित होती हैं, एक समझौते के बाद दूसरा समझौता होता है - सावधान रहें। प्रत्येक संदेश की पंक्तियों के बीच क्या निहित है इसका लगातार विश्लेषण करें; यह मत मानिए कि घटनाएँ हमेशा आपके पक्ष में विकसित होंगी। यदि आप किसी बात को हल्के में लेते हैं, तो यह केवल तथ्य है कि हर कोने में आप खतरे में हैं, परिवर्तन या आश्चर्य। उनसे मिलने के लिए तैयार हो जाइये.

याद रखें कि दोनों पक्ष अपने लक्ष्य हासिल करने की पूरी कोशिश कर रहे हैं। प्रत्येक वार्ताकार एक जटिल खेल खेल सकता है; हर कोई अपना मौका चूक सकता है। सतर्कता कभी नुकसान नहीं पहुंचाती. अन्यथा, एक क्षण आएगा जब एक छोटा सा आश्चर्य उस समझौते को पटरी से उतार देगा जो व्यावहारिक रूप से संपन्न होता दिख रहा था।

बातचीत के एक मान्यता प्राप्त मास्टर, लॉर्ड होरे-बेलिश के शब्दों को याद करें: "जब कोई मुझसे कहता है कि वह अपने सभी कार्ड टेबल पर रखने जा रहा है, तो मैं अपनी नज़र उसकी आस्तीन पर रखता हूँ।" यह उन लोगों के लिए अच्छी सलाह है जो सफलतापूर्वक बातचीत करना चाहते हैं। अनुबंध के समापन के बारे में एक और बयान प्रसिद्ध अर्थशास्त्री फुल्टन शीन (जे फुल्टनशीन) का है: "बड़ा प्रिंट चारा की ओर ध्यान आकर्षित करता है, छोटा प्रिंट हुक को छुपाता है।"

जैसा कि ऊपर बताया गया है, ये दस बिंदु शेष नियमों के महत्व को कम नहीं करते हैं। याद रखें कि सफल बातचीत कई विवरणों के सफल संयोजन का परिणाम होती है। सफलता के लिए पहला कदम सिद्धांतों की समझ और बातचीत के बुनियादी तरीकों को व्यवहार में लागू करने की क्षमता है। बुनियादी ज्ञान के आधार पर, आप भविष्य की बातचीत के लिए प्रत्येक चर्चा से लाभान्वित होकर अपना अनुभव प्राप्त करते हैं।

वार्ता के मूल में

अदन के बगीचे में, एडम को आरामदायक, लेकिन अकेलापन महसूस हुआ। वह भगवान की ओर मुड़ा और उसे अपने दुःख के बारे में बताया। आकाश खुल गया और एक आवाज आई, "मैं तुम्हारी मदद करूंगा। मैं तुम्हें एक स्त्री दूंगा।" एडम बहुत खुश हुआ, लेकिन उसने फिर पूछा: "भगवान, एक महिला क्या है?"

भगवान ने उत्तर दिया: "यह मेरी रचनाओं में सबसे महान होगी। एक महिला संवेदनशील, स्नेही, चौकस और देखभाल करने वाली होगी। अपनी सुंदरता के साथ, वह पृथ्वी पर मौजूद हर चीज को मात देगी। वह हमेशा आपके मूड को समझेगी और आपका पूरा ख्याल रखेगी।" वह तुम्हें तुमसे अधिक खुश करेगी।" आप कल्पना कर सकते हैं। वह तुम्हारे लिए एक अद्भुत साथी होगी। लेकिन तुम्हें इसके लिए भुगतान करना होगा।"

"यह बहुत अच्छा है। लेकिन कीमत क्या है?" एडम ने पूछा.

भगवान ने उत्तर दिया, "मान लीजिए एक हाथ, एक पैर और एक दाहिना कान।"

एडम की आंखों में एक खूबसूरत साथी की छवि धुंधली हो गई. कुछ सोचने के बाद, उन्होंने कहा, "मुझे लगता है कि यह बहुत महंगा है। और उदाहरण के लिए, एक पसली के लिए मुझे क्या मिलेगा?"

बातचीत समझौतों तक पहुँचने की लगभग कोई भी प्रक्रिया है। बातचीत की योजना बनाते, तैयारी करते और संचालन करते समय किस बात पर विचार करना महत्वपूर्ण है? आपको किस चीज़ के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है?

इसलिए, योजना बनाते समय बातचीत प्रक्रिया के स्थान, समय, अवधि को ध्यान में रखना जरूरी है। तैयारी करते समय - एजेंडा, प्रतिभागियों की संरचना, उनकी स्थिति और आरामदायक स्थितियाँ। बातचीत करते समय, सबसे महत्वपूर्ण बात बातचीत की स्थिति, व्यवहार और बातचीत प्रक्रिया की शैली की ताकत है।

बातचीत क्या है?

लेन-देन संबंधी विश्लेषण की दृष्टि से बातचीत करने की क्षमता केवल "वयस्क-वयस्क" स्थिति में ही उपलब्ध होती है। बातचीत में किसी एक पक्ष की वयस्क स्थिति अंततः "बच्चे" या "माता-पिता" की स्थिति से विपरीत पक्ष की वयस्क स्थिति की ओर ले जानी चाहिए (हेरफेर या दबाव इन पदों से आता है)। वयस्क व्यवहार हेरफेर का विरोध करने में मदद करता है। सनक लंबे समय तक जारी नहीं रह सकती, क्योंकि "बच्चे" के पास धैर्य की ताकत का सीमित संसाधन होता है। और बातचीत प्रक्रिया में "माता-पिता" के आदेश आम तौर पर अनुपयुक्त होते हैं।

बातचीत की प्रक्रिया

यदि आपके पास इसे प्राप्त करने के लिए स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्य और मानदंड हैं तो बातचीत प्रक्रिया एक परिणाम की ओर ले जाती है।

यदि आपके पास इसे प्राप्त करने के लिए स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्य और मानदंड हैं तो बातचीत प्रक्रिया एक परिणाम की ओर ले जाती है। उनकी अनुपस्थिति में, सबसे अधिक संभावना है कि आपको विपरीत पक्ष की शर्तों से सहमत होना पड़ेगा। अगर कुछ गलत होता है तो योजना ए और बी रखने से आप कम से कम न्यूनतम स्वीकार्य स्थिति का बचाव कर सकेंगे। इससे आत्मविश्वास मिलता है, जिसका अभाव दूसरे पक्ष को पढ़ता है और महंगा पड़ता है। भूमिकाओं का परिदृश्य और वितरण भी बातचीत प्रक्रिया और टीम को वजन, आत्मविश्वास और गतिशीलता प्रदान करता है। कार्यक्षमता वितरित करना महत्वपूर्ण है. यहां तक ​​कि अगर बातचीत एक व्यक्ति द्वारा की जाती है, तो सामग्री को ध्यान में रखना, कागज पर मुख्य बिंदुओं को ठीक करना, बातचीत की मेज के दूसरी तरफ टीम की बातचीत की निगरानी करना और यहां तक ​​कि शारीरिक और भावनात्मक को भी पढ़ना आवश्यक है। मार्कर जो कभी-कभी शब्दों से कहीं अधिक कहते हैं।

बातचीत की मेज

पहले से पहुंचने और "क्षेत्र को चिह्नित करने" के लिए बातचीत के स्थान को जानना महत्वपूर्ण है। प्रतिभागियों के बैठने के चार्ट के साथ स्क्रिप्ट को पूरक करने का अभियान। यह तथाकथित मनोविज्ञान है। अनुभवी वार्ताकार बातचीत शुरू होने से पहले ही मेज पर सबसे लाभप्रद स्थिति लेने की कोशिश करते हैं, अगर यह शुरू में प्रोटोकॉल द्वारा निर्धारित नहीं किया गया हो। इस मामले में नेतृत्व प्रारंभिक लाभ प्रदान करता है और आत्मविश्वास बढ़ाता है।

बातचीत की स्थिति

बातचीत की योजना बनाते और तैयार करते समय, पार्टियों के प्रतिनिधियों की स्थिति को स्पष्ट करना और सहमत होना महत्वपूर्ण है।

बातचीत की योजना बनाते और तैयार करते समय, पार्टियों के प्रतिनिधियों की स्थिति को स्पष्ट करना और सहमत होना महत्वपूर्ण है। यदि किसी डिप्टी या निचले पदानुक्रम स्तर के कर्मचारी को पहले व्यक्ति के पास बातचीत के लिए भेजा जाता है, तो यह प्रारंभिक रूप से गैर-संतुलन की स्थिति है, और या तो बातचीत मध्यवर्ती प्रकृति की होगी, या यह एक पूरी तरह से अलग परिदृश्य है। यदि दूसरे पक्ष के पास पर्याप्त शक्तियाँ नहीं हैं तो यह उस तरह से काम नहीं करेगा। बातचीत की स्थिति जितनी ऊँची होती है, उनमें उतनी ही अधिक औपचारिकताएँ होती हैं: बैठने के लिए नेमप्लेट, विनियम, मिनट्स रखना और एक समझौते या इरादे के समझौते पर हस्ताक्षर करना। दिलचस्प बात यह है कि स्थितियों का संयोग एक बार फिर पुष्टि करता है कि केवल बराबर लोग ही सहमत हो सकते हैं। अन्यथा, यह किसी और की स्थिति का अनुवाद मात्र है। उदाहरण #1 देखें.

बातचीत की स्थिति की शक्ति

इस मामले में ताकत एक आलंकारिक अभिव्यक्ति है। वास्तव में, एक मजबूत बातचीत की स्थिति के साथ, विपरीत पक्ष अपने लिए सबसे अनुकूल शर्तों पर प्रस्ताव पर सहमत होता है। हालाँकि ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब बातचीत की स्थिति की ताकत किसी भी समय बातचीत की मेज से उठने और छोड़ने की क्षमता में निहित होती है। उदाहरण के लिए, किसी अस्वीकार्य प्रस्ताव या व्यावसायिक नैतिकता के उल्लंघन के मामले में। उदाहरण #2 देखें.

व्यवहार संबंधी विशेषताएं

बातचीत, सबसे पहले, संचार है, और सभी लोग अलग-अलग हैं।

व्यक्तित्व टाइपोलॉजी और अन्य मनोवैज्ञानिक ज्ञान का ज्ञान, निस्संदेह, बहुत उपयोगी है। फिर भी, यह समझना महत्वपूर्ण है कि बातचीत मुख्य रूप से संचार है, और सभी लोग अलग-अलग हैं। उदाहरण के लिए, लोग "हाँ" और "नहीं" अलग-अलग तरीके से कहते हैं।

यित्ज़ाक एडिज़ेस के पीएईआई मॉडल में चार प्रबंधकीय भूमिकाएँ हैं: परिणाम निर्माता (पी), प्रशासक (ए), उद्यमी (ई), और इंटीग्रेटर (आई)। वे सभी अपनी सहमति और असहमति अलग-अलग तरीकों से व्यक्त करते हैं, हालाँकि वे समान शब्दों और ध्वनियों का उपयोग करते हैं। इन विशेषताओं का ज्ञान आपसी समझ हासिल करने में मदद करता है।

समय से संबंध

प्रस्तुति की गति या अस्थायी दबाव के रूप में कालानुक्रमिक समय और उसके व्युत्पन्न दोनों का कारक बहुत महत्वपूर्ण है। जैसे ही आप निर्णय लेने में जल्दबाजी करें, एक ब्रेक लें। सबसे पहले, यह एक संतुलित निर्णय होगा. और दूसरी बात, आप जाँचेंगे कि बातचीत का विपरीत पक्ष कितना चालाकीपूर्ण व्यवहार कर रहा है। नीचे दी गई तालिका को देखकर, आपको निश्चित रूप से अपने बातचीत के अनुभव के उदाहरण याद आ जाएंगे।

निशान
मतलब क्या है "हां और ना"	"हाँ" का अर्थ है "हाँ"। "नहीं मतलब नहीं"	हां का मतलब हां है. "नहीं" का अर्थ है "मुझे मनाओ।" अक्सर "नहीं" कहता है, लेकिन यह अंतिम "नहीं" नहीं है	"हाँ" का अर्थ है "क्यों नहीं", "हाँ" आसानी से बोला जाता है, लेकिन इसका मतलब अंतिम सहमति नहीं है	"नहीं" का अर्थ "शायद" है। सीधे उत्तर "हां" या "नहीं" से दूर रहने की कोशिश करना
	इसका अधिकतम लाभ उठाने की कोशिश करता है, लेकिन उसके पास पर्याप्त समय नहीं होता, अक्सर नियुक्तियों को पुनर्निर्धारित करता है	सब कुछ योजनाबद्ध है, बदलाव पसंद नहीं है	अपने समय में, अपनी ही लहर में, वह दूसरों के समय का सम्मान नहीं करता। लेकिन अगर आपको विचार पसंद आया तो समय मिल जाएगा	परिस्थितिजन्य दृष्टिकोण. लोगों के लिए खुला
संपर्क में प्रवेश करें	एक समस्या का आख्या	एजेंडे और नियमों पर पहले से सहमति लें	अवसरों के बारे में बात करें, समस्याओं के बारे में नहीं	संघर्ष की धमकी के माध्यम से

के साथ संपर्क करने के तरीके

संपर्क के आवश्यक स्तर को स्थापित करने और बनाए रखने का कौशल बातचीत की प्रभावशीलता और दक्षता के लिए सबसे आवश्यक कारक - विश्वास, की ओर ले जाता है, जिसका उल्टा पक्ष जिम्मेदारी है। पहले, रूस में ऐसी चीज़ थी: "व्यापारी का शब्द।" और यह कागज पर किसी समझौते के बिना किसी समझौते पर पहुंचने के संकेत के रूप में हाथ मिलाने के लिए पर्याप्त था। "स्पष्टता-प्रेरणा-जिम्मेदारी" मॉडल में उपरोक्त कारकों को ध्यान में रखते हुए, तकनीकी वार्ता, किसी भी व्यावसायिक संचार की तरह, आवश्यक और पर्याप्त स्पष्टता प्राप्त करने के लिए एल्गोरिदम का पालन करती है। स्पष्टता की उपस्थिति में, प्रेरणा लगभग स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है, जिससे वार्ता में प्रतिभागियों के बीच जिम्मेदारी का वितरण होता है।

बातचीत में भावनाओं की भूमिका

बातचीत में कोई व्यक्ति अपनी भावनाओं को छिपाने या दिखावा करने की कोशिश करता है। दायरा काफी बड़ा है, लेकिन भावनात्मक बुद्धिमत्ता कौशल बातचीत में सफलता का आधार है।

विचार की तुलना में भावनाएँ जीवन को विनियमित करने का एक अधिक प्राचीन तंत्र हैं।

किसी की अपनी भावनाओं को पहचानने और अन्य लोगों की भावनाओं को पढ़ने, उनकी घटना के कारणों का विश्लेषण करने, सचेत रूप से उभरती भावनाओं को इस समय सबसे प्रासंगिक भावनाओं में बदलने की क्षमता स्वयं को और दूसरों को प्रबंधित करने में मदद करती है। विचार की तुलना में भावनाएँ जीवन को विनियमित करने का एक अधिक प्राचीन तंत्र हैं। वाणी का विकास बहुत बाद में हुआ। लगभग सभी संस्कृतियों में खुशी, क्रोध, आश्चर्य, भय, घृणा जैसी मूल भावनाएँ लगभग एक ही तरह से व्यक्त की जाती हैं। एक अनुभवी वार्ताकार अपनी भावनाओं का प्रबंधन करता है और दूसरों की भावनाओं की अभिव्यक्ति पर नज़र रखता है। भावनाएँ शब्दों की पुष्टि कर सकती हैं, या वे वार्ताकार के अर्थ से भिन्न कुछ व्यक्त कर सकती हैं। बातचीत के लिए रणनीति और रणनीति विकसित करने के लिए यह समृद्ध सामग्री है। उदाहरण #3 देखें.

अंतर-सांस्कृतिक विशेषताएं

विदेशियों, अन्य संस्कृतियों के प्रतिनिधियों और संप्रदायों के साथ बातचीत के मामले में, उनकी मानसिकता की ख़ासियत को यथासंभव ध्यान में रखना और एक पेशेवर अनुवादक को आमंत्रित करना बहुत महत्वपूर्ण है। परिदृश्य काफी बड़ी संख्या में हो सकते हैं. और उन पर पहले से विचार करना बेहतर है, क्योंकि प्रत्येक संस्कृति का उपरोक्त मापदंडों के प्रति अपना दृष्टिकोण होता है। इससे बातचीत की प्रभावशीलता बढ़ेगी और सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने में मदद मिलेगी। उदाहरण संख्या 4.

बातचीत दर्शन

जो लोग सोचते हैं कि बातचीत सैन्य कार्रवाई की तरह है, उन्हें याद रखना चाहिए कि हमें वास्तविक भागीदारों और ग्राहकों की आवश्यकता है। लंबे समय में, यह पारस्परिक रूप से लाभप्रद समझौते हैं जो सहयोग सुनिश्चित करते हैं, और वयस्क सामंजस्य बिठाने में सक्षम होते हैं, और कुछ गलत होने पर सैन्य अभियान नहीं चलाते हैं। अक्सर टकराव में समाधान ढूंढना और सहमत होना आम तौर पर असंभव होता है। इस मामले में, एकमात्र समाधान समझौता है, यानी बातचीत के परिणामस्वरूप कोई भी पक्ष निर्धारित लक्ष्यों को पूरी तरह से प्राप्त नहीं कर पाता है। टकराव के स्तर पर कोई पारस्परिक रूप से लाभप्रद समाधान नहीं हैं, उन्हें आम सहमति तक पहुंचने की कोशिश की जानी चाहिए, यानी, "जीत-जीत" स्थिति के लिए, स्वीकार्य की तलाश में हितों के सीधे टकराव की स्थिति से बाहर निकलना महत्वपूर्ण है और लगातार स्थितियाँ, स्थिति को "एक विहंगम दृष्टि से" देखने के लिए।

उदाहरण

उदाहरण 1

मैं और मेरे सहकर्मी बातचीत के लिए संगठन में आए। क्रय विभाग के प्रमुख ने हमसे मुलाकात की और बताया कि महानिदेशक आज नहीं रहेंगे, और किसी भी परिस्थिति में उनकी स्थिति को संशोधित नहीं किया जा सकता है। मैं ध्यान देता हूं कि सहयोग की शुरुआत पर चर्चा करने के लिए यह एक "दिलचस्प" स्थिति है। हम फिर भी बैठते हैं और बातचीत शुरू करते हैं। हम समाधान ढूंढने के लिए ज़मीन का परीक्षण कर रहे हैं. विपरीत पक्ष आगे नहीं बढ़ता. इस समय, आत्मविश्वास से भरपूर एक आदमी बातचीत कक्ष में देखता है और पूछता है कि चीजें कैसी हैं। जवाब में, क्रय विभाग का प्रमुख जवाब देता है: "हम अब काम पूरा कर रहे हैं, और वे हमारी सभी शर्तों को स्वीकार करने के लिए सहमत हैं।" वह हमारे चेहरों पर आश्चर्य देखता है, और फिर उसकी नज़र मेरी जैकेट के लैपेल पर लगे बिजनेस स्कूल के बैज पर पड़ती है। वह मुस्कुराता है और मेरे बगल में बैठ जाता है। यह पता चला है कि हम एक ही अल्मा मेटर से हैं, और उन्होंने मुझसे कुछ साल पहले स्नातक की उपाधि प्राप्त की थी। कॉफी पर, हम पारस्परिक मित्रों को ढूंढते हैं और चर्चा करते हैं कि कौन से शिक्षक कौन से पाठ्यक्रम पढ़ाते हैं। फिर वह मुझसे पूछता है कि हम क्यों आए हैं। मैं संक्षेप में बात का सार बताता हूँ। पाँच मिनट में, हमें एक ऐसा समाधान मिल जाता है जो केवल सीईओ ही बना सकते हैं। तब से, मैं हमेशा उस संगठन की बातचीत टीम की संरचना का पता लगाने की कोशिश करता हूं, जहां मैं किसी व्यावसायिक बैठक में जा रहा हूं। मैं उनके बारे में जानकारी ढूंढता हूं और कभी-कभी संपर्क स्थापित करने और विश्वास बढ़ाने के लिए इसका उपयोग करता हूं। सामाजिक नेटवर्क और इंटरनेट पर भी बहुत कुछ पाया जा सकता है। पेशेवर अनुभव, शिक्षा और शौक के बारे में जानकारी बेहद मददगार हो सकती है। और उस संगठन में क्रय विभाग के प्रमुख को हाल ही में इस पद पर नियुक्त किया गया था और उन्होंने बातचीत को "सही" करने के लिए बहुत मेहनत की।

उदाहरण #2

व्यावसायिक प्रतिष्ठा, विशेष रूप से जटिल बौद्धिक सेवाओं के क्षेत्र में, किसी भी पैसे से अधिक मूल्यवान है। कार्मिक सेवा के प्रमुख बातचीत के दौरान कॉर्पोरेट कोचिंग सेवाओं के प्रावधान की शर्तों पर चर्चा करते हैं। उसे अपने सहयोगियों - संगठन के विभागों के प्रमुखों के साथ प्रशिक्षकों के काम के सभी विवरण और सामग्री बताने पर जोर देता है। मैं धैर्यपूर्वक समझाता हूं कि इस मामले में, कोचिंग के मुख्य सिद्धांत, गोपनीयता का उल्लंघन किया जाएगा। मैं आपको सूचित करना चाहूंगा कि इस मामले में मुझे एक समझौते और बड़े पैमाने की परियोजना को समाप्त करने से मौलिक रूप से इनकार करने के लिए मजबूर किया गया है। थोड़ी सी तकरार के बाद हम समाधान ढूंढ ही लेते हैं. संगठन में कोचिंग के विषय स्वयं, अपने विवेक से, कोचिंग इंटरैक्शन में क्या हो रहा है, इसका विवरण प्रकट करते हुए, कार्मिक प्रमुख को रिपोर्ट लिखेंगे। कोच केवल प्रत्येक कोचिंग सत्र के विषय के साथ रिपोर्ट प्रस्तुत करेंगे, क्योंकि सत्र चक्र का लक्ष्य व्यक्तिगत विकास योजनाओं के आधार पर कार्यकारी उत्पादकता बढ़ाना है। कार्य योजना प्रारंभ में अनुबंध के परिशिष्ट में लिखी गई है, और विचलन के मामले में, कोच केवल इस तथ्य की रिपोर्ट करता है। यह निर्णय सभी पक्षों के लिए उपयुक्त है: नेता, उनके सहयोगी और प्रशिक्षक।

उदाहरण #3

जर्मनी से उद्योग जगत के नेताओं के प्रतिनिधि वास्तव में अधिग्रहण पर सहयोग पर बातचीत करने के लिए हमारे पास आए। उनकी स्थिति समझ में आती है और उस संगठन के मालिक को क्रोधित करती है जिसमें मैं विकास निदेशक के रूप में प्रोटोकॉल वार्ता के लिए जिम्मेदार हूं। दोनों मालिक पहली बार एक-दूसरे को देखते हैं, और जब वे मिलते हैं, तो हमारा रूसी में जर्मन से घोषणा करता है: "अब मैं तुम्हें स्टेलिनग्राद दिखाऊंगा!"। कई सेकंड तक ख़ामोशी बजती रही, जर्मन न तो चेहरा और न ही शरीर किसी भी तरह से प्रतिक्रिया करता है। केवल पुतलियाँ फैलीं। विदेशी टीम चुप है. जर्मन, निगलते हुए, रूसी में उत्तर देता है: "मुझे दिखाओ!" हमारी बातचीत कई दिनों तक चली और जर्मनी की टीम ने बातचीत में उच्च व्यावसायिकता और उच्चतम स्तर का परिचय दिया। मुझे विशेष रूप से विशेषज्ञता और कार्यक्षमता के क्षेत्र के आधार पर शब्दों को एक-दूसरे तक स्थानांतरित करने में पारंपरिक संकेतों और टीम वर्क की उनकी प्रणाली पसंद आई। सब कुछ सीधे मुद्दे पर है. और रेस्तरां में उन्होंने काफी जीवंत व्यवहार किया, और व्यवसाय के बाहर के विषयों पर उनके साथ संवाद करना दिलचस्प था। तो सवाल ये है कि किसने किसे क्या दिखाया.

उदाहरण #4

इटली से उद्योग के सबसे बड़े निर्माता के मालिकों को व्यवसाय की एक नई श्रृंखला शुरू करने के लिए खुदरा नेटवर्क में आमंत्रित किया गया था। पिता-पुत्र पहुंचे. रूस में पहली बार. सबसे बड़े की उम्र 70 से अधिक है, बेटा 35-40 साल का है। बहुत शालीन कपड़े पहने. हम उनसे हवाई अड्डे पर वीआईपी-लाउंज में मिले, उन्हें अपने फ्लैगशिप स्टोर में ले आए और फिर खुदरा श्रृंखला के मालिक से मिलने के लिए रेस्तरां में गए। रेस्तरां दिखावटी है, स्टर्जन टेबलों के बीच चैनलों के साथ तैरते हैं। मालिक के साथी ने वेश्याओं को हमारी मेज पर आमंत्रित किया। वे उद्योग जगत के नेताओं की यात्रा के उद्देश्य को छोड़कर, किसी भी बारे में बात करते हैं। वे निगले हुए दाँव की भाँति बैठे रहते हैं। वे चुप हैं, वे वोदका नहीं पीते, वे मुश्किल से खाते हैं। एक घंटे बाद, वृद्ध इटालियन ने सिर हिलाना शुरू किया, और बेटा कहता है: “हमें होटल ले चलो। हमें प्रार्थना करने की ज़रूरत है, और हम सुबह 5 बजे उठने और रात 9 बजे बिस्तर पर जाने के आदी हैं।” हमारे लिए आधी रात हो चुकी थी और हम दो घंटे से अधिक समय तक रेस्तरां में बैठे रहे। इस दौरान मैंने अपने बेटे से केवल यही सीखा कि वह हर सुबह प्रार्थना करने के लिए चर्च जाता है और किसी पहाड़ी गांव में उनकी एक फैक्ट्री है। उसके बहुत सारे बच्चे हैं और वह अपनी पत्नी को अपना आदर्श मानता है। सुबह को वे प्रसन्न होते हैं, परन्तु फिर चुप हो जाते हैं। बातचीत शुरू हुई, और यह पता चला कि पिता अंग्रेजी या फ्रेंच बिल्कुल नहीं समझते हैं, और बेटा व्यावसायिक शब्दावली नहीं जानता है। हालाँकि रास्ते में हमने रोजमर्रा के विषयों पर थोड़ी बातचीत की। यह अंधे और बहरे के बीच बातचीत की स्थिति बन गई। तत्काल इतालवी से एक दुभाषिया बुलाया गया। हम हर बात पर सहमत थे. लेकिन फिर बात नहीं बनी. और उड़ान से पहले, इतालवी बेटे ने मुझसे पूछा: "आपने वेश्याओं को बातचीत के लिए क्यों आमंत्रित किया?"

वार्ता को सफलतापूर्वक संचालित करने के लिए, उनके स्तर और पैमाने की परवाह किए बिना, वार्ता की संस्कृति में महारत हासिल करना आवश्यक है, अर्थात। अवधारणाओं, मूल्यों और मानदंडों की एक प्रणाली, जो वार्ता में प्रतिभागियों - राजनेताओं, राजनेताओं, राजनयिकों, व्यापारिक लोगों के बीच सफल संचार का साधन बन जाएगी।

सबसे पहले, बातचीत में प्रवेश करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए प्रारंभिक सत्य सीखना उपयोगी है: किसी भी कीमत पर एकमुश्त लाभ के लिए प्रयास करना, संघर्षपूर्ण बातचीत पर भरोसा करना बेहद लाभहीन है।

साझेदारी का प्रकार अधिक उत्पादक होता है, जब किसी साझेदार के साथ मिलकर समस्या का विश्लेषण किया जाता है ताकि ऐसा समाधान खोजा जा सके जो पारस्परिक हितों को सर्वोत्तम रूप से पूरा कर सके।

बातचीत मॉडल में आमतौर पर शामिल हैं:

• - प्रतिभागियों का अभिवादन और वार्ता की सामग्री से परिचय;
• - प्रतिभागियों की स्थिति, रुचियों, अवधारणाओं का पारस्परिक स्पष्टीकरण;
• - प्रतिभागियों का संवाद;
• - पदों का समन्वय और सारांश;
• - निर्णय लेना (समझौते) और बातचीत पूरी करना।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि बातचीत के लिए देर होना अस्वीकार्य है। इससे कंपनी की छवि पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है और बातचीत की प्रक्रिया को नुकसान पहुंच सकता है।

आपको देरी के लिए माफ़ी भी मांगनी चाहिए.

मेज पर बैठकर आगंतुकों का स्वागत करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। बेहतर है कि मेज़ छोड़कर मेहमानों की ओर कुछ कदम चलें या कार्यालय या बैठक कक्ष के प्रवेश द्वार पर उनसे मिलें। जब प्रतिभागियों में से किसी एक के कार्यालय में बातचीत होती है, तो उसके कर्मचारी (संदर्भ या सहायक) को प्रवेश द्वार पर मेहमानों से मिलना चाहिए।

बातचीत की शुरुआत अभिवादन और परिचय से होती है। मेज़बान प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख को पहले प्रस्तुत किया जाता है, फिर आने वाले प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख को। उसके बाद, प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख अपने कर्मचारियों को प्रस्तुत करते हैं, जबकि प्रधानता का अधिकार मेजबान प्रतिनिधिमंडल का होता है। प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों को "घटते क्रम में" प्रस्तुत किया जाता है, जो उच्च पद पर आसीन लोगों से शुरू होते हैं, जबकि व्यवसाय कार्ड का आदान-प्रदान किया जा सकता है। यदि प्रतिनिधिमंडल बहुत बड़ा है, तो प्रत्येक प्रतिभागी को, यदि संभव हो तो, पूरे नाम और पदों के साथ प्रतिनिधिमंडलों की एक सूची दी जाती है।

वार्ता में भाग लेने वालों को इस प्रकार बैठाया जाता है कि प्रत्येक प्रतिनिधिमंडल के सदस्य, लगभग समान स्थिति में, एक दूसरे के विपरीत बैठे हों। बातचीत की मेज पर बैठने वाला पहला व्यक्ति मेज़बान देश का प्रमुख होता है, जो बातचीत की पहल करता है। वह बातचीत शुरू करते हैं, अपने प्रतिनिधिमंडल के अन्य सदस्यों, विशेषज्ञों, सलाहकारों को मंच देते हैं, यह सुनिश्चित करते हैं कि बातचीत के दौरान कोई रुकावट न हो, जिसे उनके अंत के संकेत के रूप में माना जा सकता है। वक्ताओं को बीच में रोकना या टोकना स्वीकार्य नहीं है, भाषण के अंत में प्रश्न पूछे जाते हैं। किसी भी विवरण के स्पष्टीकरण के मामले में, आपको माफी मांगनी चाहिए और भाषण के समय अपना बयान यथासंभव संक्षिप्त और विशिष्ट बनाना चाहिए।

बातचीत के दौरान, कॉफ़ी, चाय या एक छोटे कॉफ़ी ब्रेक की व्यवस्था की जा सकती है।

इसके अलावा, बातचीत के दौरान, कुछ मुद्दों पर काम करने के लिए, प्रतिनिधिमंडल प्रतिनिधिमंडल में शामिल विशेषज्ञों में से विशेषज्ञ कार्य समूह बना सकते हैं, जो यदि आवश्यक हो, तो एक अलग कमरे में सेवानिवृत्त हो जाते हैं, संभावित निर्णय या अंतिम पैराग्राफ पर सहमत होते हैं। दस्तावेज़ बनाना और कार्य के परिणामों को प्रतिनिधिमंडलों के प्रमुखों के समक्ष प्रस्तुत करना।

मीटिंग के अंत में आपको अपने पार्टनर को अलविदा कहना होगा। यदि प्रतिनिधिमंडल बड़े हैं, तो उनके सिर को माफ कर दिया जाता है, खुद को प्रतिनिधिमंडल के बाकी सदस्यों के प्रति विनम्र हल्के से झुकने तक ही सीमित रखा जाता है।

अपनी पुस्तक हाउ टू विन फ्रेंड्स एंड इन्फ्लुएंस पीपल में, डी. कार्नेगी 7 बारह नियम देते हैं, जिनके अनुपालन से, उनके अनुसार, लोगों को वांछित दृष्टिकोण के लिए राजी किया जा सकता है।

• 1. किसी तर्क को जीतने का एकमात्र तरीका उससे बचना है।
• 2. अपने वार्ताकार की राय के प्रति सम्मान दिखाएं। किसी आदमी को कभी यह न बताएं कि वह गलत है।
• 3. यदि आप गलत हैं, तो इसे जल्दी और दृढ़ता से स्वीकार करें।
• 4. शुरू से ही अपना लहजा दोस्ताना रखें.
• 5. वार्ताकार को तुरंत उत्तर दें: "हां।"
• 6. अपने वार्ताकार को अधिकतर बातचीत करने दें।
• 7. ईमानदारी से अपने वार्ताकार के दृष्टिकोण से चीजों को देखने का प्रयास करें।
• 8. दूसरों के विचारों और इच्छाओं के प्रति सहानुभूति रखें.
• 9. अपने वार्ताकार को विश्वास दिलाएं कि यह विचार उसका है।
• 10. नेक उद्देश्यों के लिए अपील.
• 11. अपने आदर्शों को नाटकीय बनाएं, उन्हें प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करें।
• 12. चुनौती, एक तंत्रिका को छूओ.

ये नियम बातचीत प्रक्रिया में भी प्रासंगिक हैं।