व्यावसायिक संचार का सार, प्रकार और रूप। व्यावसायिक व्यावसायिक संचार: मूल बातें और नियम

व्यापार भागीदार को दिखाई गई मुद्रा, हावभाव, ध्यान के संकेत महत्वपूर्ण हैं और अर्थपूर्ण भार रखते हैं। यहां तक ​​कि मौन भी बातचीत का हिस्सा है। व्यवसायी यह नहीं भूलते कि वे भागीदारों के साथ संवाद कर रहे हैं, भले ही बातचीत का विषय किसी ऐसे क्षेत्र में चला जाए जो व्यवसाय से संबंधित न हो।

संचार के नियम

पेशेवर माहौल में एक व्यक्ति जितना अधिक सक्षम व्यवहार करेगा, दूसरे उसके साथ उतना ही बेहतर व्यवहार करेंगे।

कारोबारी माहौल में संचार के 5 नियम:

• आपसी समझ पर ध्यान दें

व्यावसायिक संचार का लक्ष्य समझौता खोजना है। एक साथी के साथ जानकारी को समझने और उसका आदान-प्रदान करने के लिए तैयार और खुला रहना प्रथागत है। वार्ताकार को संघर्ष के लिए उकसाना या संपर्क से बचना अनैतिक था। वार्ताकार के भाषण में ध्यान, सम्मान और रुचि दिखावे, हावभाव और बिना किसी रुकावट के सुनने की क्षमता में व्यक्त होती है।

• भाषण स्पष्ट, सुगम, अविचल और नीरस होना चाहिए।

सामान्य तौर पर, वाणी में किसी भी अतिरेक से बचना चाहिए। जब कोई व्यक्ति बहुत धीरे, अस्पष्ट, जल्दी या, इसके विपरीत, बहुत धीरे बोलता है, तो उसकी वाणी को समझना मुश्किल हो जाता है, समझ से बाहर हो जाता है और अप्रिय हो जाता है।

इसके अलावा, यदि विषय मध्यम ज़ोर से और बेहद स्पष्ट रूप से बोलता है, तो उसके सहयोगियों को यह अंदाजा हो जाता है कि वह एक परिपक्व व्यक्ति और आत्मविश्वासी व्यक्ति है।

• वाणी की विचारशीलता

भाषण को रचा जाना चाहिए, या इससे भी बेहतर, लिखा जाना चाहिए। बातचीत शुरू करने से पहले, व्यवसायी लोग अपने लिए उन विषयों और मुद्दों पर ध्यान देते हैं जिन पर चर्चा की आवश्यकता होती है। एक रिपोर्ट या सार्वजनिक भाषण योजना के अनुसार बनाया जाता है, प्रस्तावना, मुख्य भाग और अंतिम निष्कर्ष और परिणाम लिखे जाते हैं।

• खुले और बंद दोनों प्रकार के प्रश्न पूछने की क्षमता

उत्तर इस बात पर निर्भर करेगा कि प्रश्न कैसे पूछा गया है। यदि प्रश्न के लिए "हां" या "नहीं" उत्तर की आवश्यकता है, तो वार्ताकार को स्पष्ट रूप से उत्तर देना होगा; यदि प्रश्न खुला रहता है, तो उसे अपनी बात व्यक्त करने का अवसर मिलेगा। ऐसे प्रश्नों से बचना चाहिए जो बहुत सीधे या स्पर्शहीन हों।

• लंबे वाक्यांशों और जटिल वाक्यों की अस्वीकार्यता. छोटे, सार्थक वाक्यांश समय बचाते हैं और जानकारी की धारणा को सरल बनाते हैं।

सभी सिद्धांतों और नियमों का अनुपालन समस्याग्रस्त लग सकता है, लेकिन स्वयं पर काम करने से कठिनाइयाँ दूर हो जाती हैं। व्यावसायिक वातावरण में संवाद करने की क्षमता व्यावसायिक संपर्क में अनुभव के साथ आती है।

कारोबारी माहौल में संचार की भाषा

"भाषा" की अवधारणा का उपयोग संकेतों की उस प्रणाली को संदर्भित करने के लिए किया जाता है जिसके माध्यम से लोग सोचते और बोलते हैं। यह व्यक्ति की आत्म-जागरूकता को व्यक्त करने का एक तरीका भी है।

व्यावसायिक संचार की भाषा भाषण की एक आधिकारिक व्यावसायिक शैली है जिसका उद्देश्य व्यावसायिक व्यावसायिक वातावरण के साथ-साथ अन्य संबंधित क्षेत्रों में संचार संबंधी बातचीत करना है।

व्यावसायिक भाषा मौखिक और लिखित रूप में संचार की एक प्रणाली है जो कामकाजी संबंधों को नियंत्रित करती है।

लेखन की आधिकारिक शैली में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

• सूचना की संक्षिप्त प्रस्तुति;
• कड़ाई से आवश्यक प्रपत्र;
• विशेष शब्दावली, क्लिच, लिपिकवाद;
• लिखित भाषण की कथात्मक प्रकृति;
• भाषण के भावनात्मक रूप से अभिव्यंजक साधनों का लगभग पूर्ण अभाव।

व्यावसायिक मौखिक भाषण में तीन घटक होते हैं:

• सामग्री घटक (स्पष्टता और तर्क द्वारा विशेषता);
• अभिव्यंजक घटक (सूचना के भावनात्मक पक्ष की विशेषता);
• प्रोत्साहन घटक (वार्ताकार की भावनाओं और विचारों को प्रभावित करने के लिए पहचाना जाता है)।

बातचीत के विषय के व्यावसायिक संचार की भाषा का मूल्यांकन निम्नलिखित संकेतकों के अनुसार किया जाता है:

पेशेवर माहौल में शिष्टाचार, नैतिकता और नैतिकता के सामान्य मानकों का पालन करने की प्रथा है।

व्यावसायिक संचार निम्नलिखित नैतिक मानकों पर आधारित है:

• ईमानदारी;
• शालीनता;
• न्याय;
• ज़िम्मेदारी।

लेकिन व्यावसायिक संचार की अवधारणा में पारस्परिक संबंधों का मनोवैज्ञानिक पहलू भी शामिल है। वे न केवल तटस्थ-मित्र हो सकते हैं, बल्कि भयंकर प्रतिस्पर्धा और संघर्ष की प्रकृति भी रखते हैं।

व्यावसायिक संचार न केवल बोलने, देखने और व्यवसाय को अच्छी तरह से संचालित करने की क्षमता है, बल्कि पारस्परिक संबंध बनाने की क्षमता भी है।

संचार कठिनाइयों पर काबू पाना

भले ही आप व्यावसायिक संचार के सभी नियमों का पालन करते हों, आपको निम्नलिखित मनोवैज्ञानिक बाधाओं का सामना करना पड़ सकता है:

1. प्रेरणा में बाधा. जब वार्ताकार को बातचीत के विषय में कोई दिलचस्पी नहीं है और उसकी रुचि पैदा करना असंभव है। इस तरह की बाधा एक संकेतक है कि एक साथी दूसरे को एक व्यक्ति के रूप में नहीं, बल्कि एक लक्ष्य प्राप्त करने के साधन के रूप में मानता है।
2. नैतिक बाधा. जब वार्ताकार बेईमान, धोखेबाज़ व्यक्ति निकला। वह अपने दुर्भावनापूर्ण इरादे को छिपाने के लिए व्यावसायिक संचार का उपयोग करता है। खूबसूरती से बोलने और व्यवहार करने की क्षमता के पीछे अनैतिक इरादे को जितना बेहतर ढंग से "प्रच्छन्न" किया जाता है, इस बाधा को पार करना उतना ही कठिन होता है।
3. भावनाओं की बाधा. आपके वार्ताकार के प्रति नकारात्मक भावनाएँ, भावनाएँ, विचार आपको सामंजस्यपूर्ण संबंध बनाने की अनुमति नहीं देते हैं। यदि साझेदार एक-दूसरे के साथ खराब व्यवहार करते हैं तो व्यावसायिक संचार बेकार और अप्रभावी होगा।

व्यावसायिक संपर्क की कठिनाइयों को दूर करने और अपने वार्ताकार का दिल जीतने के लिए, आपको निम्नलिखित अनुशंसाओं का पालन करना चाहिए:

• नाम लेकर पुकारना

ऐसा व्यवहार सम्मान और विचार का प्रतीक है। सभी लोग अपना नाम सुनना पसंद करते हैं और उसके तुरंत बाद बोले जाने पर जानकारी को बेहतर ढंग से समझते हैं।

• मुस्कान

यह हमेशा उचित नहीं होता. अक्सर, महत्वपूर्ण मुद्दों पर एकाग्रता और गंभीरता की आवश्यकता होती है, जो स्वाभाविक रूप से, संयमित चेहरे के भावों में व्यक्त होती है। लेकिन मुस्कुराहट एक ऐसा साधन है जो सहानुभूति और संपर्क बनाने की इच्छा पैदा करती है।

• मुबारकबाद

दयालु और विनीत सुखद शब्द किसी भी संचार को उज्ज्वल करेंगे, विशेष रूप से व्यावसायिक संचार को। ईमानदारी से लेकिन संयमित तारीफ करने की प्रथा है।

• व्यक्तित्व पर ध्यान

व्यावसायिक विषयों पर संचार करते समय, किसी को यह नहीं भूलना चाहिए कि इसके विषय अपनी विशेषताओं वाले लोग हैं। हर कोई और हर कोई यह पसंद करता है कि उसकी बात ध्यान से सुनी जाए, उसमें दिलचस्पी ली जाए, उसका समर्थन किया जाए और उसका सम्मान किया जाए।

• ईमानदारी और सत्यनिष्ठा

जानकारी को छिपाना या विकृत करना देर-सबेर स्पष्ट हो जाता है, और एक बार क्षतिग्रस्त प्रतिष्ठा और खोए हुए विश्वास को दोबारा हासिल करना मुश्किल होता है।

आप व्यावसायिक संचार की मूल बातें स्वयं सीख सकते हैं या शैक्षणिक संस्थानों, पाठ्यक्रमों या सेमिनारों में आवश्यक ज्ञान प्राप्त कर सकते हैं।

पेशेवर माहौल में संचार की कला व्यवहार में तब सीखी जाती है जब कोई व्यक्ति एक ईमानदार, विश्वसनीय और सुसंस्कृत व्यक्ति और अपने क्षेत्र में एक पेशेवर के रूप में कार्य और व्यवहार करना शुरू करता है।

यह एक प्रकार का संचार है जिसका उद्देश्य मौजूदा या संभावित भागीदारों के बीच सूचनाओं का आदान-प्रदान करना है। व्यावसायिक संचार के दौरान, महत्वपूर्ण मुद्दों को हल किया जाता है, लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं और हासिल किए जाते हैं, व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुण हासिल किए जाते हैं। यह सब बेहतर ढंग से समझने के लिए, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि किस प्रकार के व्यावसायिक संचार मौजूद हैं।

प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष

सभी प्रकार के व्यावसायिक संचार को दो समूहों में विभाजित किया गया है: प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष। प्रत्यक्ष संचार को उस संचार के रूप में समझा जाता है जो सीधे उन साझेदारों के बीच होता है जो स्थानिक और लौकिक बाधाओं से अलग नहीं होते हैं। यह एक बातचीत हो सकती है. अप्रत्यक्ष से हमारा तात्पर्य उस संपर्क से है जो तकनीकी साधनों (टेलीफोन, इंटरनेट) का उपयोग करके किया जाता है। अनुभव से पता चलता है कि, जब भी संभव हो, सीधे संचार के लिए प्रयास करना चाहिए, क्योंकि यह किसी भी लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए सबसे प्रभावी माना जाता है। फिर भी, जब वार्ताकार देखते हैं तो लाइव संचार की तुलना किसी और चीज़ से नहीं की जा सकती।

मौखिक और गैर-मौखिक

व्यावसायिक संचार मौखिक और गैर-मौखिक जैसे प्रकार के होते हैं। मौखिक शब्दों के माध्यम से संचार है, गैर-मौखिक इशारों, चेहरे के भाव और मुद्राओं के माध्यम से संचार है। किसी व्यक्ति का एक अशाब्दिक चित्र इस बात से संकलित किया जा सकता है कि वह बातचीत करने के लिए कौन सी मुद्रा चुनता है, वह अपने वार्ताकार को कैसे देखता है और किस स्वर के साथ वह इस या उस जानकारी का उच्चारण करता है।

व्यावसायिक संचार की तकनीक को विभिन्न तरीकों का उपयोग करके किया जा सकता है और इसके आधार पर, निम्नलिखित प्रकार के व्यावसायिक संचार को प्रतिष्ठित किया जाता है:

व्यापार बैठक

यहां हमारा तात्पर्य ऐसे व्यावसायिक संचार से है जब किसी उद्यम या कंपनी की पूरी टीम गंभीर समस्याओं पर चर्चा करने या कोई सामान्य निर्णय लेने के लिए एकत्रित होती है।

सार्वजनिक रूप से बोलना

इस प्रकार का व्यावसायिक संचार कुछ हद तक पिछले संचार की निरंतरता है। यह वह स्थिति है जब एक व्यक्ति अपने सहकर्मियों या लोगों के दूसरे समूह को कुछ जानकारी देता है। वक्ता को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि वह किस बारे में बात कर रहा है, और उसका भाषण दर्शकों को समझ में आना चाहिए।

व्यापारिक बातचीत

यह एक प्रकार का व्यावसायिक संचार है जिसमें किसी ऐसे विषय पर सूचनाओं का आदान-प्रदान किया जाता है जो इस समय सबसे महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, इसमें कंपनी के कर्मचारियों के बीच कार्य प्रक्रियाओं के बारे में चर्चा शामिल है। व्यावसायिक बातचीत के दौरान, कोई निर्णय लेना आवश्यक नहीं है।

व्यापार बैठक

पिछले प्रकार के संचार के विपरीत, बातचीत का अंतिम परिणाम सबसे सही समाधान ढूंढना और उसे स्वीकार करना है। व्यावसायिक वार्ताओं में एक विशिष्ट, स्पष्ट फोकस होता है, जिसके परिणामस्वरूप महत्वपूर्ण अनुबंधों और लेनदेन पर हस्ताक्षर हो सकते हैं।

विवाद

व्यावसायिक संचार के दौरान, बहस से बचना हमेशा संभव नहीं होता है। अक्सर, केवल हितों के टकराव और प्रतिभागियों द्वारा अपनी स्थिति का बचाव करने के कारण ही किसी प्रकार के निर्णय पर आना संभव होता है। लेकिन कभी-कभी यह विवाद ही होता है जो इसे स्वीकार किए जाने से रोकता है।

व्यावसायिक पत्राचार

यह व्यावसायिक संचार का एक अप्रत्यक्ष तरीका है जिसमें जानकारी लिखकर दी जाती है। उदाहरण के लिए, इसमें लिखित आदेश और अनुरोध शामिल हो सकते हैं। व्यावसायिक पत्राचार ईमेल भेजकर भी किया जा सकता है, जिससे समय की काफी बचत होती है। इसके दो रूप हैं: एक पत्र (एक संगठन द्वारा दूसरे को भेजा गया) और एक निजी आधिकारिक पत्र (एक संगठन की ओर से दूसरे व्यक्ति को भेजा गया)।

व्यावसायिक संचार के बारे में बोलते हुए इसके मुख्य चरणों का भी उल्लेख किया जाना चाहिए।

व्यावसायिक संचार के चरण

· संचार के लिए तैयारी.

· संचार चरण (संपर्क बनाना)।

· ध्यान की एकाग्रता (किसी समस्या या विशेषता पर).

· ध्यान बनाए रखना.

· तर्क-वितर्क और अनुनय (यदि वार्ताकारों के विचार भिन्न हों)।

· परिणाम तय करना (बातचीत को सही समय पर समाप्त करना)।

विषय 13. व्यावसायिक संचार। (चार घंटे)

1. व्यावसायिक संचार का सार और सामग्री;

2. व्यावसायिक संचार के प्रकार और रूप;

3. व्यावसायिक संचार का संगठन;

4. व्यावसायिक संचार की नैतिकता;

5. टेलीफोन संचार और व्यावसायिक बातचीत।

विषय पर रिपोर्ट: "व्यावसायिक संचार के मनोवैज्ञानिक पैटर्न";

विषय पर रिपोर्ट: "भाषण की तैयारी";

विषय पर रिपोर्ट: "संचार में स्वभाव (आकर्षण) की तकनीक।"

व्यावसायिक संचार का सार और सामग्री

संचार मानव संपर्क का सबसे महत्वपूर्ण रूप है। व्यावसायिक संचार की विशिष्टता इस तथ्य के कारण है कि यह किसी उत्पाद या व्यावसायिक परिणाम के उत्पादन से संबंधित एक निश्चित प्रकार की गतिविधि के आधार पर उत्पन्न होती है।

व्यावसायिक संचार में तीन परस्पर जुड़े हुए पहलू हैं:

1. संचार पक्ष संचार में वार्ताकारों के विशिष्ट व्यवहार से संबंधित सूचनाओं का आदान-प्रदान शामिल है। सूचना के आदान-प्रदान के परिणामस्वरूप संचारी प्रभाव तभी संभव है जब संचार में भाग लेने वालों के पास एक एकीकृत कोडिंग प्रणाली हो।

संचार बाधाओं के तीन रूप हैं:

1) ग़लतफ़हमी की बाधाएँ:

शैलीगत (स्विचबोर्ड की भाषण शैली और संचार स्थिति या संचार शैली और संचार भागीदार की वर्तमान मनोवैज्ञानिक स्थिति के बीच विसंगति);

शब्दार्थ (शब्द अर्थ प्रणालियों में अंतर);

तार्किक बाधा (तर्क, साक्ष्य का जटिल, समझ से बाहर या गलत तर्क);

2) सामाजिक-सांस्कृतिक मतभेदों की बाधाएं (सामाजिक, राजनीतिक, धार्मिक और व्यावसायिक मतभेद जो संचार की प्रक्रिया में उपयोग की जाने वाली अवधारणाओं की विभिन्न व्याख्याओं को जन्म देते हैं);

3) संबंध बाधाएं (शत्रुता, संचारक के प्रति अविश्वास, जो उसके द्वारा प्रसारित जानकारी तक फैली हुई है)।

2. इंटरैक्टिव पक्ष संचार व्यक्तियों के बीच बातचीत का संगठन है, अर्थात। न केवल ज्ञान और विचारों के आदान-प्रदान में, बल्कि कार्यों में भी।

प्रतिभागियों के उद्देश्यों के आधार पर, बातचीत का रूप ले सकता है:

सहयोग- संचार जिसमें दोनों अंतःक्रिया भागीदार एक-दूसरे की सहायता करते हैं, संयुक्त गतिविधियों के व्यक्तिगत और सामान्य लक्ष्यों की प्राप्ति में सक्रिय रूप से योगदान करते हैं।

आमना-सामना- संचार जिसमें भागीदार एक-दूसरे का विरोध करते हैं और व्यक्तिगत लक्ष्यों की प्राप्ति में बाधा डालते हैं।

मेलजोल से बचना- ऐसे संचार से साझेदार सक्रिय सहयोग से बचने की कोशिश करते हैं।

यूनिडायरेक्शनल सहायता- यह संचार है जिसमें एक भागीदार दूसरे के लक्ष्यों की प्राप्ति में योगदान देता है, और दूसरा सहयोग से बचता है।

विरोधाभासी अंतःक्रिया- इस तरह के संचार में, भागीदारों में से एक दूसरे की सहायता करने की कोशिश करता है, जो, हालांकि, सक्रिय रूप से उसका विरोध करता है।

समझौता वार्ता- संचार जिसमें दोनों साझेदार आंशिक रूप से एक-दूसरे को बढ़ावा देते हैं और आंशिक रूप से विरोध करते हैं।

3. अवधारणात्मक पक्ष संचार का अर्थ है साझेदारों द्वारा एक-दूसरे को समझने और इस आधार पर आपसी समझ स्थापित करने की प्रक्रिया।

एक व्यक्ति धारणा के कुछ तंत्रों के माध्यम से दूसरे के माध्यम से खुद को महसूस करता है, जिसमें शामिल हैं:

ए) लोगों की पूछताछ और एक-दूसरे को समझना:

पहचान- किसी अन्य व्यक्ति को जानने का एक तरीका, जिसमें उसकी आंतरिक स्थिति के बारे में एक धारणा खुद को संचार भागीदार के स्थान पर रखने के प्रयासों के आधार पर बनाई जाती है।

रूढ़िबद्धता- एक निश्चित रूढ़िवादिता के आधार पर एक साथी की धारणा, अर्थात्। मुख्य रूप से एक निश्चित सामाजिक समूह के प्रतिनिधि के रूप में।

समानुभूति- दूसरे व्यक्ति के प्रति भावनात्मक सहानुभूति।

आकर्षण(आकर्षण) किसी अन्य व्यक्ति को जानने का एक रूप है, जो उसके प्रति एक स्थिर सकारात्मक भावना के निर्माण पर आधारित है।

बी) संचार की प्रक्रिया में स्वयं को जानना:

प्रतिबिंब- संचार की प्रक्रिया में आत्म-ज्ञान का एक तंत्र, जो किसी व्यक्ति की यह कल्पना करने की क्षमता पर आधारित है कि उसका संचार साथी उसे कैसा मानता है।

सी) संचार भागीदार के व्यवहार की भविष्यवाणी करना:

कारणात्मक आरोपण- किसी अन्य व्यक्ति के कार्यों और भावनाओं की व्याख्या करने का एक तंत्र, उसके व्यवहार के कारणों का पता लगाने की इच्छा।

इस प्रकार, संचार एक जटिल बहुपक्षीय प्रक्रिया है, जिसकी प्रभावशीलता पार्टियों की गलतफहमी की बाधाओं को दूर करने और भागीदारों के व्यवहार की भविष्यवाणी करने की क्षमता से सुनिश्चित होती है।

व्यावसायिक संचार के प्रकार और रूप

व्यावसायिक संचार दो प्रकार के होते हैं:

1. मौखिक संचार शब्दों का उपयोग करके किया जाता है;

2. गैर-मौखिक संचार में, सूचना प्रसारित करने के साधन मुद्राएं, हावभाव, चेहरे के भाव, स्वर, झलकियां, क्षेत्रीय स्थान आदि हैं।

चूंकि मौखिक संचार संचार में सबसे बड़ा हिस्सा रखता है, इसलिए बोलने की क्षमता प्रबंधक के अधिकार और संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने की प्रभावशीलता का एक महत्वपूर्ण घटक है। एक नेता के भाषण को जिन आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए वे विविध हैं। यहां सरलता और स्पष्टता, कलात्मक अभिव्यक्ति और भावनात्मकता, स्वर-शैली, उच्चारण आदि महत्वपूर्ण हैं। अपने वार्ताकार को व्यावसायिक बातचीत के लिए प्रोत्साहित करने के कई तरीके हैं, उदाहरण के लिए,

व्यावसायिक संचार निम्नलिखित मुख्य रूपों में कार्यान्वित किया जाता है:

1. व्यावसायिक वार्तालाप - कुछ मुद्दों या समस्याओं पर सूचना और राय का स्थानांतरण या आदान-प्रदान। व्यावसायिक वार्तालाप कई कार्य करता है, जिनमें शामिल हैं: एक ही व्यावसायिक क्षेत्र के श्रमिकों के बीच आपसी संचार; संयुक्त खोज, व्यावसायिक गतिविधि की उत्तेजना, आदि।

2. व्यापार वार्ता इच्छुक पार्टियों के बीच संचार की प्रक्रिया में समन्वित निर्णय लेने का मुख्य साधन है।

3. विवाद - विचारों का टकराव, किसी भी मुद्दे पर असहमति, एक संघर्ष जिसमें प्रत्येक पक्ष अपनी बात (विवाद, विवाद, चर्चा, आदि) का बचाव करता है।

4. व्यावसायिक बैठक विशेषज्ञों के एक समूह द्वारा समस्याओं पर खुली सामूहिक चर्चा का एक तरीका है।

5. सार्वजनिक भाषण - भाषण निर्माण और वक्तृत्व के नियमों और सिद्धांतों के अनुपालन में विभिन्न स्तरों के एक वक्ता द्वारा व्यापक दर्शकों तक सूचना का प्रसारण।

6. व्यावसायिक पत्राचार विभिन्न सामग्री के दस्तावेजों के लिए एक सामान्यीकृत नाम है, जो पाठ संचारित करने की एक विशेष विधि के संबंध में प्रतिष्ठित है। पत्राचार को इसमें विभाजित किया गया है:

व्यापार। व्यावसायिक पत्र एक संगठन की ओर से दूसरे संगठन को भेजा गया पत्राचार है। इसे किसी टीम या कानूनी इकाई (वाणिज्यिक, राजनयिक और अन्य पत्र) के रूप में कार्य करने वाले एक व्यक्ति को संबोधित किया जा सकता है।

निजी और आधिकारिक. एक निजी आधिकारिक पत्र एक व्यावसायिक संदेश है जो किसी संगठन के किसी व्यक्ति की ओर से किसी अन्य व्यक्ति को संबोधित किया जाता है।

एक प्रबंधक और उसके अधीनस्थों के बीच व्यावसायिक संचार को बेहतर बनाने के लिए, आप निम्नलिखित अनुशंसाओं का उपयोग कर सकते हैं:

अधीनस्थों के प्रति उनकी व्यक्तिगत गरिमा और उनके प्रति चिंता के सम्मान के साथ मांग को जोड़ना;

अपने अधीनस्थों में अच्छे, सकारात्मक गुण ढूंढने का प्रयास करें और उन पर भरोसा करें; आपको विशेष रूप से इसमें कमियाँ नहीं तलाशनी चाहिए, उनके बारे में लगातार बात तो बिल्कुल नहीं करनी चाहिए;

जिन लोगों से आप संवाद करते हैं उनका पहला और अंतिम नाम याद रखें;

दूसरे व्यक्ति को अधिक बात करने का अवसर दें; बिना रुकावट के ध्यान से सुनना जानते हैं;

उस व्यक्ति को दोष देने के बजाय, यह समझने की कोशिश करें कि उसने ऐसा क्यों किया;

बड़े और छोटे तरीकों से व्यक्ति की गरिमा का सम्मान करें;

यदि आप गलत हैं, तो बेझिझक इसे स्वीकार करें; याद रखें कि अपनी गलतियों को स्वीकार करने से व्यक्ति एक पायदान ऊपर उठ जाता है;

विनम्र रहें, आत्म-प्रशंसा से बचें;

दूसरों के विचारों, कार्यों और इच्छाओं के प्रति संवेदनशील रहें;

किसी व्यक्ति की गलतियों के लिए उसे नष्ट न करें, सुधार को आगे बढ़ाएं, उसकी प्रतिष्ठा की रक्षा करें;

अनुमोदन, प्रशंसा, प्रोत्साहन की सहायता से कार्य करने का प्रयास करें, अनावश्यक दंड, अनावश्यक आलोचना, तिरस्कार का सहारा न लें;

याद रखें कि कोई भी टिप्पणी अधिक आसानी से समझी जाती है यदि वह प्रशंसा के बाद आती है।

सम्बंधित जानकारी।

व्यावसायिक संचार की अवधारणा और प्रकार।

विषय 3.4. व्यापारिक बातचीत

व्याख्यान की रूपरेखा:

1. व्यावसायिक संचार की अवधारणा और प्रकार
2. वार्ताकारों को प्रभावित करने की मनोवैज्ञानिक तकनीकें

सामाजिक-सांस्कृतिक क्षेत्र में, गतिविधि से जुड़े कारक से संचार एक व्यावसायिक रूप से महत्वपूर्ण श्रेणी में बदल जाता है, जो सामाजिक गतिविधि की प्रकृति में ही निहित है। यह गतिविधि के उन क्षेत्रों के लिए विशेष रूप से सच है जो सीधे ग्राहकों के साथ काम करने से संबंधित हैं।

व्यावसायिक संचार इन दिनों सार्वजनिक जीवन के सभी क्षेत्रों में प्रवेश कर गया है। सभी प्रकार के स्वामित्व वाले उद्यम, साथ ही निजी उद्यमी के रूप में व्यक्ति, जीवन के वाणिज्यिक और व्यावसायिक क्षेत्रों में प्रवेश करते हैं।

व्यावसायिक संचार के क्षेत्र में योग्यता सीधे तौर पर हर क्षेत्र में सफलता या विफलता से संबंधित है: विज्ञान, कला, उत्पादन, व्यापार। प्रबंधकों, व्यापारियों, उत्पादन आयोजकों, प्रबंधन में शामिल लोगों, निजी उद्यमियों, संचार क्षमता, यानी, इन व्यवसायों के प्रतिनिधियों के लिए संचार के दौरान किसी भी स्थिति में पर्याप्त रूप से प्रतिक्रिया करने की क्षमता उनकी पेशेवर उपस्थिति के सबसे महत्वपूर्ण घटकों में से एक है।

इस प्रक्रिया की विशिष्टता क्षण है नियमों, अर्थात्, स्थापित प्रतिबंधों के प्रति समर्पण जो किसी दिए गए क्षेत्र में अपनाई गई राष्ट्रीय और सांस्कृतिक परंपराओं द्वारा निर्धारित होते हैं, लोगों के किसी दिए गए पेशेवर दायरे में स्वीकार किए गए पेशेवर नैतिक सिद्धांत।

व्यावसायिक संचार को पारंपरिक रूप से विभाजित किया गया है प्रत्यक्ष(सीधा संपर्क) और अप्रत्यक्ष(जब संचार के दौरान एक निश्चित स्थानिक-अस्थायी दूरी होती है, यानी पत्र, टेलीफोन पर बातचीत, व्यावसायिक नोट्स, आदि)।

प्रत्यक्ष संचार में अधिक प्रभावशीलता, भावनात्मक प्रभाव और सुझाव की शक्ति होती है, जबकि अप्रत्यक्ष संचार में इतना मजबूत परिणाम नहीं होता है; इसमें कुछ सामाजिक-मनोवैज्ञानिक तंत्र सीधे काम करते हैं। सामान्य तौर पर, व्यावसायिक संचार अनौपचारिक संचार से इस मायने में भिन्न होता है कि इसकी प्रक्रिया में विशिष्ट कार्य और विशिष्ट लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं जिनके लिए कुछ अनुमति की आवश्यकता होती है, जो हमें किसी भी समय (कम से कम बिना) किसी भागीदार के साथ बातचीत या बातचीत करने वाले भागीदारों के साथ बातचीत की प्रक्रिया को रोकने की अनुमति नहीं देता है। विशिष्ट दोनों पक्षों के लिए जानकारी प्राप्त करने में महत्वपूर्ण नुकसान होते हैं)। एक सामान्य मैत्रीपूर्ण बातचीत में, विशिष्ट कार्यों और लक्ष्यों जैसे मुद्दों को अक्सर नहीं उठाया जाता है; इसलिए, संचार प्रक्रिया को फिर से बहाल करने का अवसर खोने के डर के बिना किसी भी समय इस तरह के संचार को रोका जा सकता है (दोनों पक्षों के अनुरोध पर)।

व्यावसायिक संचार के प्रकार:

1. व्यापारिक बातचीत- ϶ᴛᴏ व्यावसायिक संचार का प्रकार, एक विशेष रूप से आयोजित सार्थक बातचीत जो प्रबंधन समस्याओं को हल करने का कार्य करती है। एक व्यावसायिक बातचीत, हालांकि इसमें हमेशा एक विशिष्ट विषय होता है, इसका मतलब किसी समझौते का निष्कर्ष या बाध्यकारी निर्णयों का विकास नहीं होता है, यह व्यक्ति-उन्मुख होता है और एक ही संगठन के प्रतिनिधियों के बीच होता है।

बातचीत के प्रकार और उद्देश्यों के आधार पर, इसे स्वतंत्र के रूप में अलग करने की प्रथा है प्रजातियाँ: नौकरी के लिए साक्षात्कार, बर्खास्तगी साक्षात्कार, समस्या और अनुशासनात्मक बातचीत.

बातचीत आयोजित करने के लिए कई अनिवार्यताओं की आवश्यकता होती है चरणों: 1) प्रारंभिक चरण. आगामी बातचीत की तैयारी में, इसकी व्यवहार्यता, इसके आयोजन की शर्तों और समय के मुद्दों पर विचार करना और आवश्यक सामग्री और दस्तावेज तैयार करना बेहद महत्वपूर्ण है; 2) वार्तालाप प्रारंभ करना. बातचीत की शुरुआत में जो कार्य हल किए जाते हैं, वे सबसे पहले वार्ताकार के साथ संपर्क स्थापित करने, आपसी समझ का माहौल बनाने और बातचीत में रुचि जगाने से जुड़े होते हैं; 3) समस्या की चर्चा. बातचीत का मुख्य भाग चर्चा के तहत समस्या पर जानकारी एकत्र करना और उसका आकलन करना है; वार्ताकार के उद्देश्यों और लक्ष्यों की पहचान करना; नियोजित सूचना का प्रसारण; 4) निर्णय लेना; 5) बातचीत ख़त्म करना. इस चरण के उद्देश्य हैं: मुख्य या द्वितीयक लक्ष्य प्राप्त करना; बातचीत के अंत में अनुकूल माहौल सुनिश्चित करना; इच्छित गतिविधि को पूरा करने के लिए वार्ताकार को उत्तेजित करना; यदि यह अत्यंत महत्वपूर्ण है, तो वार्ताकार के साथ आगे संपर्क बनाए रखना

2. व्यापार बैठक- ϶ᴛᴏ एक साथी के साथ संयुक्त गतिविधि का प्रकार, जिसका उद्देश्य आमतौर पर किसी समस्या को हल करना होता है। Οʜᴎ में हमेशा कम से कम दो प्रतिभागी शामिल होते हैं जिनके हित आंशिक रूप से मेल खाते हैं और आंशिक रूप से भिन्न होते हैं। बातचीत एक आधिकारिक, विशिष्ट प्रकृति की होती है और, एक नियम के रूप में, इसमें पार्टियों के पारस्परिक दायित्वों (समझौते, अनुबंध, आदि) को परिभाषित करने वाले दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना शामिल होता है।

बुनियादी तैयारी के तत्वबातचीत के लिए: बातचीत के विषय (समस्याओं) का निर्धारण करना, उन्हें हल करने के लिए साझेदारों की खोज करना, अपने हितों और साझेदारों के हितों को समझना, वार्ता के लिए एक योजना और कार्यक्रम विकसित करना, प्रतिनिधिमंडल के लिए विशेषज्ञों का चयन करना, संगठनात्मक मुद्दों को हल करना और आवश्यक सामग्री तैयार करना - दस्तावेज़, चित्र, टेबल, आरेख, प्रस्तावित उत्पादों के नमूने आदि।

बातचीत की प्रगतिनिम्नलिखित योजना में फिट बैठता है: बातचीत की शुरुआत - सूचनाओं का आदान-प्रदान - तर्क और प्रतिवाद - विकास और निर्णय लेना - बातचीत का पूरा होना।

3. व्यावसायिक मुलाक़ात- ϶ᴛᴏ विचारों के आदान-प्रदान के माध्यम से नेता और टीम के बीच संगठित, उद्देश्यपूर्ण बातचीत का एक रूप। चूँकि व्यावसायिक बैठक लोगों के एक समूह द्वारा निर्णय लेने से संबंधित एक गतिविधि है, इसलिए इसके प्रतिभागियों के भाषणों की प्रकृति और उसके परिणाम इससे गंभीर रूप से प्रभावित होते हैं। समूह व्यवहार की विशेषताएं, जैसे समूह में भूमिकाओं का वितरण, समूह के सदस्यों के बीच संबंध, समूह दबाव।

बैठकों को विभाजित किया गया है शिक्षाप्रद, आपरेशनल(नियंत्रण कक्ष), समस्यात्मक. लक्ष्य ब्रीफिंग बैठकें- उनके त्वरित कार्यान्वयन के लिए प्रबंधन योजना के माध्यम से आवश्यक सूचनाओं और आदेशों को ऊपर से नीचे तक स्थानांतरित करना। उद्यम या संगठन के प्रमुख द्वारा लिए गए निर्णयों को बैठक के प्रतिभागियों के ध्यान में लाया जाता है, कार्यों को उचित निर्देशों के साथ वितरित किया जाता है, अस्पष्ट मुद्दों को स्पष्ट किया जाता है, और कार्यों को पूरा करने की समय सीमा और तरीके निर्धारित किए जाते हैं।

लक्ष्य परिचालन (प्रेषक) बैठकें- वर्तमान स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करना। ब्रीफिंग बैठकों के विपरीत, प्रबंधन योजना के माध्यम से जानकारी नीचे से ऊपर की ओर प्रवाहित होती है। ऐसी बैठक में भाग लेने वाले क्षेत्र में काम की प्रगति के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं। परिचालन बैठकें नियमित रूप से, हमेशा एक ही समय पर आयोजित की जाती हैं, प्रतिभागियों की सूची स्थिर होती है, कोई विशेष एजेंडा नहीं होता है, वे वर्तमान और अगले 2-3 दिनों के अत्यावश्यक कार्यों के लिए समर्पित होते हैं।

लक्ष्य समस्याग्रस्त बैठकें- कम से कम समय में समस्याओं का सर्वोत्तम समाधान खोजना, आर्थिक समस्याओं को चर्चा के लिए लाना, संगठनात्मक संभावनाओं पर विचार करना, नवीन परियोजनाओं पर चर्चा करना।

4. जनता के बीच प्रदर्शन- ϶ᴛᴏ दर्शकों को प्रभावित करने के उद्देश्य से मौखिक एकालाप वक्तव्य। व्यावसायिक संचार के क्षेत्र में, सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली शैलियाँ रिपोर्ट, सूचनात्मक, स्वागत और बिक्री भाषण हैं। सार्वजनिक भाषण में 3 बुनियादी बातें हैं: अवस्था: संचार-पूर्व, संचारी और उत्तर-संचारी। प्रत्येक चरण में विशिष्ट क्रियाओं की एक सूची होती है। पूर्व संचारी: 1) भाषण का विषय और उद्देश्य निर्धारित करना;. 2) दर्शकों और सेटिंग का आकलन करना; 3) सामग्री का चयन; 4) टेक्स्ट बनाना. 5) रिहर्सल. मिलनसार: 1) भाषण देना: ए) परिचय; बी) मुख्य भाग; ग) निष्कर्ष; 2) प्रश्नों के उत्तर; 3) विवाद का संचालन करना। उत्तर-संचारात्मक: भाषण विश्लेषण.

सामग्री - वस्तुओं और गतिविधि के उत्पादों का आदान-प्रदान;

संज्ञानात्मक - ज्ञान साझा करना;

प्रेरक - प्रेरणाओं, लक्ष्यों, रुचियों, उद्देश्यों, आवश्यकताओं का आदान-प्रदान;

गतिविधि - कार्यों, संचालन, कौशल और क्षमताओं का आदान-प्रदान।

व्यावसायिक संचार में अनुकूल सामाजिक-मनोवैज्ञानिक माहौल बनाना।

बातचीत शुरू करने से पहले उसका सफल परिणाम बेहद जरूरी है. एक अनुकूल मनोवैज्ञानिक माहौल बनाएं. वहाँ कई प्रभावी हैं TECHNIQUES, जो आपको बातचीत की शुरुआत में ही अपने साथी पर तुरंत जीत हासिल करने की अनुमति देता है और, यदि यह अत्यंत महत्वपूर्ण है, तो उसके गौरव के लिए दर्द रहित तरीके से उसे अपनी बात पर झुकाएं।

बातचीत की शुरुआत में, आपको अपने साथी को उसके स्वयं के महत्व या जिस कंपनी का वह प्रतिनिधित्व करता है, उसके अधिकार के बारे में जागरूकता पैदा करनी चाहिए। लेकिन यह काम ईमानदारी से किया जाना चाहिए, सस्ती तारीफों से मूर्ख बने बिना।

व्यावसायिक बातचीत के दौरान अपने साथी पर असाधारण ध्यान देना बहुत महत्वपूर्ण है। आपको इस बारे में बात करने की ज़रूरत है कि आपके साथी को किस चीज़ में अधिक रुचि है या वह क्या अच्छी तरह जानता है। ऐसे प्रश्न पूछें जिनका उत्तर देने में आपके साथी को आनंद आएगा।

बातचीत के दौरान अपनी बात का बचाव करना बहुत मुश्किल हो सकता है। साथ ही, यह किसी भी तरह से विवाद के माध्यम से नहीं किया जाना चाहिए, क्योंकि यह ज्ञात है कि दस में से नौ मामलों में, एक विवाद अपने प्रतिभागियों में से प्रत्येक के पहले से भी अधिक आश्वस्त होने के साथ समाप्त होता है कि वे सही हैं।

व्यावसायिक संचार की अवधारणा और प्रकार। - अवधारणा और प्रकार. "व्यावसायिक संचार की अवधारणा और प्रकार" श्रेणी का वर्गीकरण और विशेषताएं। 2017, 2018.

परिचय। व्यावसायिक संचार की अवधारणा……………………………………3

1. व्यावसायिक संचार के प्रकार……………………………………………………4-6

2. व्यावसायिक संचार के रूप………………………………………….5-6

2.1. व्यावसायिक बातचीत……………………………………………………6-8

2.2. व्यावसायिक बैठक………………………………………………..8-9

2.3. व्यापार वार्ता…………………………………….10-14

निष्कर्ष…………………………………………………………………………14

सन्दर्भ………………………………………………..15

परिचय। व्यावसायिक संचार अवधारणा.

व्यावसायिक संचार एक निश्चित प्रकार की कार्य गतिविधि की प्रक्रिया में लोगों के बीच बातचीत का एक विशेष रूप है, जो काम का एक सामान्य नैतिक और मनोवैज्ञानिक माहौल स्थापित करने में मदद करता है और प्रबंधकों और अधीनस्थों के बीच, सहकर्मियों के बीच साझेदारी संबंध स्थापित करता है, उत्पादक सहयोग के लिए स्थितियां बनाता है। महत्वपूर्ण लक्ष्यों को प्राप्त करने में लोग, एक सामान्य उद्देश्य की सफलता सुनिश्चित करना।

संचार प्रक्रिया को स्थापित नियमों और प्रतिबंधों के अधीन करना, अर्थात्। इसका विनियमन व्यावसायिक संचार की मुख्य विशेषता है। ये नियम और प्रतिबंध विविध हैं और विभिन्न कारकों द्वारा निर्धारित होते हैं, मुख्य रूप से व्यावसायिक संचार की औपचारिकता की डिग्री, जो संचार के कुछ नियमों का कम या ज्यादा कड़ाई से पालन निर्धारित करती है। नियमों का अनुपालन संचार में प्रतिभागियों की राष्ट्रीय और सांस्कृतिक विशेषताओं के साथ-साथ किसी विशेष बैठक, बातचीत, बैठक के लक्ष्यों और उद्देश्यों से भी प्रभावित होता है।

व्यावसायिक संचार का विनियमन यह मानता है कि इसके प्रतिभागी व्यावसायिक शिष्टाचार का पालन करते हैं, जो संचार में प्रतिभागियों के व्यवहार के मानदंडों को निर्धारित करता है। विनियमन में भाषण शिष्टाचार का पालन, मौखिक भाषण और लिखित पते के रूप में आधिकारिक व्यावसायिक शैली दोनों में शिष्टाचार भाषण पैटर्न का उपयोग भी शामिल है।

और, अंत में, व्यावसायिक संचार का विनियमन व्यावसायिक संचार के कुछ रूपों में प्रकट होता है - व्यावसायिक बातचीत, व्यावसायिक बैठक, व्यावसायिक वार्ता, आदि, जो व्यावसायिक संबंधों के विकास की प्रक्रिया में विकसित हुए हैं।

व्यावसायिक संचार की प्रक्रिया और परिणाम व्यावसायिक पत्रों, प्रोटोकॉल, आदेश, अनुबंध, संकल्प आदि के रूप में प्रलेखित होते हैं।

1. व्यावसायिक संचार के प्रकार।

सूचना विनिमय की पद्धति के आधार पर, मौखिक और लिखित व्यावसायिक संचार के बीच अंतर किया जाता है।

मौखिक प्रकार के व्यावसायिक संचार, बदले में, मोनोलॉजिकल और संवादात्मक में विभाजित होते हैं।

एकालाप के प्रकारों में शामिल हैं:

1. स्वागत भाषण;

3. सूचनात्मक भाषण;

4. रिपोर्ट (बैठक, बैठक में)।

संवाद प्रकार:

1. व्यावसायिक बातचीत - अल्पकालिक संपर्क, मुख्यतः एक विषय पर;

2. व्यावसायिक बातचीत - सूचनाओं और दृष्टिकोणों का लंबा आदान-प्रदान, अक्सर निर्णय लेने के साथ;

3. बातचीत - किसी भी मुद्दे पर समझौता करने के उद्देश्य से चर्चा;

4. साक्षात्कार - प्रिंट, रेडियो, टेलीविजन के लिए एक पत्रकार के साथ बातचीत;

5. चर्चा;

6. बैठक (मुलाकात);

7. प्रेस कॉन्फ्रेंस;

8. व्यावसायिक वार्तालाप से संपर्क करें - सीधा "लाइव" संवाद;

9. टेलीफोन पर बातचीत (दूरस्थ), गैर-मौखिक संचार को छोड़कर।

सीधे संपर्क और सीधी बातचीत में सबसे बड़ा महत्व

मौखिक और गैर-मौखिक संचार करें।

बातचीत या टेलीफोन द्वारा संदेश भेजना संचार के सबसे सामान्य रूप हैं; वे सीधे संपर्क और संचार विधियों की एक विस्तृत विविधता से प्रतिष्ठित हैं, जो किसी भी संदेश के व्यावसायिक (औपचारिक) और व्यक्तिगत (अनौपचारिक) भागों को आसानी से जोड़ना संभव बनाता है।

व्यावसायिक संचार के लिखित प्रकार कई आधिकारिक दस्तावेज़ हैं: व्यावसायिक पत्र, प्रोटोकॉल, रिपोर्ट, प्रमाणपत्र, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट, अधिनियम, बयान, समझौता, चार्टर, विनियमन, निर्देश, निर्णय, आदेश, निर्देश, आदेश, वकील की शक्ति, आदि।

1. सामग्री - वस्तुओं और गतिविधि के उत्पादों का आदान-प्रदान;

2. संज्ञानात्मक - ज्ञान का आदान-प्रदान;

3. प्रेरक - प्रेरणाओं, लक्ष्यों, रुचियों, उद्देश्यों, आवश्यकताओं का आदान-प्रदान;

4. गतिविधि - कार्यों, संचालन, क्षमताओं, कौशल का आदान-प्रदान।

संचार के माध्यमों को निम्नलिखित चार प्रकारों में बाँटा जा सकता है:

1. प्रत्यक्ष - किसी जीवित प्राणी को दिए गए प्राकृतिक अंगों की सहायता से किया जाता है: हाथ, सिर, धड़, स्वर रज्जु, आदि;

2. अप्रत्यक्ष - विशेष साधनों और उपकरणों के उपयोग से जुड़ा हुआ;

3. प्रत्यक्ष - संचार के कार्य में व्यक्तिगत संपर्क और एक-दूसरे द्वारा लोगों से संवाद करने की प्रत्यक्ष धारणा शामिल है;

4. अप्रत्यक्ष - मध्यस्थों के माध्यम से किया जाता है, जो अन्य लोग भी हो सकते हैं।

2. व्यावसायिक संचार के रूप।

व्यावसायिक संचार को विभिन्न रूपों के माध्यम से महसूस किया जाता है, जिसे व्यावसायिक संचार की सूचना सामग्री के सबसे प्रभावी कार्यान्वयन में योगदान देना चाहिए:

व्यावसायिक बातचीत, बैठकें, बातचीत;

सार्वजनिक भाषण (रिपोर्ट, संदेश, शुभकामनाएं);

पत्रकार वार्ताएं;

चर्चाएँ, बहसें, बहसें;

प्रस्तुतियाँ;

व्यावसायिक नाश्ता, दोपहर का भोजन, रात्रिभोज, बुफ़े।

व्यावसायिक संचार के सबसे महत्वपूर्ण रूप व्यावसायिक वार्तालाप, व्यावसायिक बैठक, व्यावसायिक वार्ताएँ हैं।

2.1. व्यापारिक बातचीत.

व्यावसायिक संचार की महारत व्यावसायिक बातचीत करने की क्षमता में प्रकट होती है - अर्थात, विशिष्ट समस्याओं के समाधान को प्रोत्साहित करने के लिए डिज़ाइन किया गया मौखिक संपर्क स्थापित करना। व्यावसायिक बातचीत के बिना, कार्य गतिविधि, व्यावसायिक संबंध स्थापित करना और बनाए रखना और व्यावसायिक मुद्दों का समाधान असंभव है।

बातचीत अवधि, रूप, सामग्री और उद्देश्य में भिन्न होती है। बातचीत संक्षिप्त हो सकती है, जब काम के दौरान जानकारी का आदान-प्रदान किया जाता है, कुछ स्पष्ट किया जाता है, आदेश दिए जाते हैं, लेकिन वे काफी लंबे भी हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, नौकरी के लिए आवेदन करते समय।

व्यावसायिक संचार में, बातचीत उन भागीदारों के बीच हो सकती है जो स्थिति में समान हैं (उदाहरण के लिए, समान रैंक के कर्मचारियों के बीच या छात्रों के बीच) और जो स्थिति में समान नहीं हैं (उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक और एक अधीनस्थ, एक छात्र और एक अध्यापक)। प्रत्येक स्थिति में, वार्ताकार से जुड़ने के लिए अलग-अलग तकनीकों और संबोधन के विभिन्न शिष्टाचार रूपों का उपयोग किया जाता है।

बातचीत का मुख्य उद्देश्य सूचनाओं का आदान-प्रदान है, लेकिन विषय सामग्री के आधार पर बहुउद्देश्यीय बातचीत संभव है। बातचीत आयोजित करने के सभी उद्देश्यों को सूचीबद्ध करना असंभव है, लेकिन बातचीत सामग्री के आधार पर भिन्न होती है:

प्रकृति में सूचनात्मक;

अनुशासनात्मक प्रकृति;

असाइनमेंट-संबंधित कार्य;

कार्य के पूरा होने की निगरानी से संबंधित;

संघर्ष की स्थिति के दौरान, इसे हल करने के उद्देश्य से;

मनोवैज्ञानिक माहौल में सुधार के लिए प्रकृति में अनौपचारिक;

प्रबंधक से अनुरोध करते समय;

जब काम पर रखा जाए और नौकरी से निकाला जाए।

व्यावसायिक बातचीत करते समय, बातचीत की तैयारी का एक चरण और वास्तव में बातचीत का संचालन करने का एक चरण होता है।

1. विस्तृत रूप में बातचीत की तैयारी के चरण में बातचीत की योजना और परिचालन तैयारी शामिल है। बातचीत की योजना बनाते समय, विषय, वार्ताकारों और स्थिति का प्रारंभिक विश्लेषण किया जाता है, इसके विषय, रणनीति और रणनीति निर्धारित की जाती हैं। संचालनात्मक तैयारी में सामग्री एकत्र करना, उनका और स्थिति का चयन करना, सामग्री और उसकी व्यवस्था के बारे में सोचना, बातचीत के लिए कार्य योजना तैयार करना शामिल है।

बातचीत की तैयारी करते समय, बातचीत के पाठ्यक्रम को संसाधित करने पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए: उन प्रश्नों के बारे में सोचें जो वार्ताकार से पूछे जाने चाहिए, वांछित परिणाम निर्धारित करें, नियम और बातचीत का स्थान निर्धारित करें।

वास्तविक बातचीत में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

1. बातचीत शुरू करना. बातचीत की शुरुआत काफी हद तक उसके आचरण की सफलता या विफलता को निर्धारित करती है। इस चरण का कार्य वार्ताकार के साथ संपर्क स्थापित करना, बातचीत के लिए सुखद माहौल बनाना, ध्यान आकर्षित करना और बातचीत के विषय में रुचि जगाना है।

2. बातचीत का मुख्य भाग. बातचीत के अधिकांश भाग में जानकारी देना और समस्या पर चर्चा करना शामिल है। बातचीत के इस भाग का उद्देश्य नियोजित जानकारी देना, वार्ताकार के उद्देश्यों और लक्ष्यों की पहचान करना, किसी की स्थिति पर बहस करना, वार्ताकार की स्थिति का विश्लेषण और सत्यापन करना और, यदि संभव हो तो, बाद की गतिविधियों के लिए दिशा-निर्देश पूर्व-निर्धारित करना है, जो काफी सुविधा प्रदान करता है और बातचीत के अंतिम चरण - निर्णय लेना - को सरल बनाता है।

निर्णय लेना और बातचीत ख़त्म करना. बातचीत के अंत में हल किया गया मुख्य कार्य मुख्य या, सबसे प्रतिकूल स्थिति में, एक बैकअप (वैकल्पिक) लक्ष्य प्राप्त करना है। बातचीत के अंतिम चरण में, एक सारांश बनाना आवश्यक है जो इसके प्रतिभागियों को समझ में आए, जिसमें मुख्य निष्कर्ष स्पष्ट रूप से उजागर हो।

और अंत में, बातचीत के परिणामों का विश्लेषण करते समय, आपको अपने लिए कई प्रश्नों के उत्तर देने की आवश्यकता होती है जो आपको बातचीत के पाठ्यक्रम को बाहर से देखने और गलतियों की पहचान करने में मदद करेंगे जिन्हें आगे की बातचीत में ध्यान में रखा जाना चाहिए।

2.2. व्यापार बैठक।

व्यावसायिक बैठक मुद्दों की जानकारी देने और उन पर निर्णय लेने के उद्देश्य से कॉलेजियम चर्चा का एक रूप है।

किसी बैठक की तैयारी करते समय, उसके लक्ष्य निर्धारित करना महत्वपूर्ण है - अपेक्षित परिणाम, आवश्यक प्रकार का निर्णय, कार्य का वांछित परिणाम। चर्चा के विषय का सटीक सूत्रीकरण वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद करेगा।

बैठक का विषय चर्चा का विषय है. इसे विशेष रूप से तैयार किया जाना चाहिए और बैठक में भाग लेने वालों के लिए रुचिकर होना चाहिए।

बैठक की तैयारी. किसी बैठक की तैयारी में सबसे महत्वपूर्ण कदम एजेंडा विकसित करना है, बैठक में भाग लेने वालों द्वारा पहले से भेजा गया एक लिखित दस्तावेज़। सप्ताह के एक निश्चित दिन (आपातकालीन बैठकों को छोड़कर) पर व्यावसायिक बैठकें आयोजित करने की सलाह दी जाती है, अधिमानतः कार्य दिवस के अंत में या दूसरी छमाही में। बैठक की अवधि डेढ़ से दो घंटे से अधिक नहीं होनी चाहिए. बैठक में प्रतिभागियों की उचित संख्या आवश्यक है।

स्थानिक वातावरण का संगठन - बैठक की तैयारी करते समय, आपको प्रतिभागियों की नियुक्ति के क्रम के बारे में सोचने की ज़रूरत है। बैठक एक बड़ी मेज और विशाल कमरे में होनी चाहिए। अत्यधिक भीड़भाड़ अपने आप में संघर्ष का एक स्रोत है।

मीटिंग आयोजित करना। बैठकें तब अधिक प्रभावी होती हैं जब प्रतिभागियों को उनके कार्यों और आचरण के नियमों का पता होता है।

पर्यवेक्षक। एक सफल बैठक के लिए, बैठक नेता को सामान्य और विशेष दोनों समस्याओं का समाधान करना होगा। बैठक के नेता का अधिकार काफी हद तक इस बात पर निर्भर करता है कि वह कितनी सक्षमता और लगातार बैठक का संचालन करता है, और नियमों के अनुपालन की कितनी बारीकी से निगरानी करता है। बैठक का सफल समापन तभी संभव होगा जब इसके नेता द्वारा बैठक के लिए गहन एवं गंभीर तैयारी की जाएगी।

बैठक के अंत में, प्रबंधक को चर्चा को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए, स्पष्ट रूप से एक निर्णय विकसित करना चाहिए और इसे लागू करने के तरीकों की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए। हमें इस अवसर का उपयोग असफल अल्पसंख्यकों को उनके सक्रिय सहयोग के लिए धन्यवाद देने के लिए करना चाहिए, क्योंकि केवल सभी प्रतिभागियों के संयुक्त प्रयासों से ही वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद मिली। विफलता की सराहना करने से उन्हें अगली बैठकों में बोलने के लिए प्रोत्साहित किया जाएगा।

बैठक के प्रतिभागी. बैठक प्रतिभागियों के संचालन के नियम किसी परिचालन बैठक के लिए कम महत्वपूर्ण नहीं हैं। किसी बैठक में लिए गए सर्वोत्तम निर्णय का कोई महत्व नहीं है यदि इसे अपनाने के साथ-साथ आप इसके कार्यान्वयन का ध्यान नहीं रखते हैं और इसके कार्यान्वयन की प्रगति को नियंत्रित नहीं करते हैं।

बैठक की प्रगति और उसके परिणाम मिनटों में प्रतिबिंबित होते हैं, जिन्हें संक्षिप्त और संक्षिप्त रूप से रखा जाना चाहिए। एक महत्वपूर्ण बात यह है कि जो लोग निर्णय को लागू करेंगे वे इस दस्तावेज़ से परिचित हो जाएं।

2.3. व्यापार बैठक।

जटिल बातचीत प्रक्रिया को नेविगेट करने के लिए, आपको इसकी संरचना और मुख्य चरणों को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए। किसी भी बातचीत में शामिल हैं:

बातचीत की तैयारी;

सीधी बातचीत;

परिणामों का विश्लेषण;

समझौतों की पूर्ति.

बातचीत की तैयारी. पार्टियों के मेज पर बैठने से बहुत पहले ही बातचीत शुरू हो जाती है। वास्तव में, वे उस क्षण से शुरू होते हैं जब एक पक्ष बातचीत शुरू करता है, और पक्ष उन्हें तैयार करना शुरू करते हैं। बातचीत प्रक्रिया के भीतर सफल कार्य के लिए वार्ताकारों को नैतिक, पेशेवर और मनोवैज्ञानिक रूप से तैयार रहना चाहिए।

गतिविधियों की सावधानीपूर्वक योजना बनाने से बातचीत की तैयारी अधिक प्रभावी होगी, जिसके कार्यान्वयन से बातचीत प्रक्रिया की सफलता सुनिश्चित होनी चाहिए। योजना वार्ता का अर्थ प्रस्तावित गतिविधियों की एक सूची बनाना है, जिसके कार्यान्वयन से वार्ता प्रक्रिया की सफलता सुनिश्चित होनी चाहिए। तैयारी के चरण में किसी साथी के साथ कामकाजी संबंध स्थापित करना कोई छोटा महत्व नहीं है। बातचीत की तैयारी में दूसरे पक्ष के बारे में समझ बनाना शामिल है।

बातचीत प्रक्रिया के चरण और रणनीति. व्यापार वार्ता आयोजित करने के चरणों, रणनीतियों और रणनीति के परिप्रेक्ष्य से बातचीत की विशेषताओं पर विचार किया जाता है। पी. माइकिक ने बातचीत प्रक्रिया की तीन-चरणीय संरचना का प्रस्ताव रखा:

प्रतिभागियों की रुचियों, दृष्टिकोणों, अवधारणाओं का पारस्परिक स्पष्टीकरण;

दृष्टिकोणों की चर्चा, इन मान्यताओं की पुष्टि करने वाले तर्क सामने रखना;

पदों का समन्वय और समझौतों का विकास।

बातचीत की रणनीति बातचीत के दौरान सबसे सामान्य दीर्घकालिक योजना है, जो बातचीत के लक्ष्य को प्राप्त करने पर केंद्रित होती है। रणनीति तकनीकों और विधियों का एक समूह है जो एक नियोजित रणनीति को लागू करने का तरीका निर्धारित करती है। रणनीति चुनी गई रणनीति और बातचीत के समय विशिष्ट परिस्थितियों द्वारा निर्धारित की जाती है।

रणनीति अपने आप में न तो कोई अलग, न ही अलग वार्ता तकनीक है, न ही उनका संयोजन है। रणनीति को रणनीति में लागू किया जाता है।

बातचीत अभ्यास से पता चलता है कि सभी अवसरों के लिए बातचीत आयोजित करने के लिए एक ही रणनीति नहीं है और न ही हो सकती है। प्रत्येक विशिष्ट बातचीत प्रक्रिया के लिए एक विशिष्ट रणनीति के चयन की आवश्यकता होती है जो विशिष्ट शर्तों को पूरा करती हो। हम मुख्य या बुनियादी बातचीत रणनीतियों को अलग कर सकते हैं जो सहयोग के ढांचे के भीतर बातचीत में और टकराव के ढांचे के भीतर बातचीत में लागू की जाती हैं।

रचनात्मक और सामरिक तकनीकें

1. पार्टनर के पहले प्रस्ताव को स्वीकार करना.

2. चर्चा किए गए मुद्दों की जटिलता में धीरे-धीरे वृद्धि।

3. किसी समस्या को अलग-अलग घटकों में विभाजित करने का अर्थ है पूरी समस्या को तुरंत हल करने का प्रयास करने से इनकार करना।

सहयोग एवं टकराव की स्थितियों में निम्नलिखित तकनीकों का प्रयोग किया जा सकता है।

1. पैकेजिंग - कई मुद्दों को "पैकेज" के रूप में विचार के लिए प्रस्तावित किया गया है, अर्थात। चर्चा का विषय व्यक्तिगत मुद्दे नहीं हैं, बल्कि वे जटिल हैं।

2. "छोड़ना" किसी पद को बंद करने से जुड़ा है और इसका उपयोग तब किया जाता है जब ऐसे मुद्दे उठाए जाते हैं जो चर्चा के लिए अवांछनीय होते हैं।

3. चर्चा में वापसी लगभग दो मामलों में हो सकती है: (1) किसी समझौते को स्वीकार करने से बचने के लिए और (2) यदि प्रतिभागियों में से किसी एक के लिए कुछ मुद्दे वास्तव में अस्पष्ट हैं और वह उन पर चर्चा नहीं करना चाहता है।

4. पदों का सीधा उद्घाटन।

5. भागीदारों की स्थिति स्पष्ट करने से अक्सर भागीदार की स्थिति का पता चलता है, क्योंकि इससे आंशिक रूप से किसी की अपनी स्थिति का भी पता चलता है: पूछे गए प्रश्नों से, कोई यह निर्धारित कर सकता है कि उनसे पूछने वाले व्यक्ति की वास्तव में क्या रुचि है।

विनाशकारी रणनीति

1. "किसी की अपनी स्थिति में गलत उच्चारण रखना" उदाहरण के लिए, किसी मुद्दे को हल करने में अत्यधिक रुचि प्रदर्शित करना है, हालांकि वास्तव में यह मुद्दा गौण महत्व का है।

2. "मौन" का उपयोग किसी स्थिति को बंद करने के लिए किया जाता है और इसमें बातचीत के पहले चरण में अनिश्चितता पैदा करना शामिल है।

3. "धोखा" - जानबूझकर गलत जानकारी देना।

4. "अपनी मांगों से इनकार" - पार्टियों में से एक एक प्रस्ताव रखता है जिसे वह साथी के लिए अस्वीकार्य मानता है।

5. "जबरन वसूली" तब होती है जब एक पक्ष ऐसी मांग रखता है जो दूसरे पक्ष के लिए अवांछनीय हो और खुद के प्रति उदासीन हो। लक्ष्य कम की गई मांग के बदले में रियायत प्राप्त करना है।

6. "मांगों को क्रमिक रूप से आगे बढ़ाना" - का उपयोग इस तथ्य की प्रतिक्रिया के रूप में किया जाता है कि भागीदार की जा रही मांगों से सहमत है।

7. "अल्टीमेटम जारी करना" का अर्थ है बातचीत छोड़ने या बातचीत को बाधित करने के बहाने एक असुविधाजनक, लाभहीन प्रस्ताव को स्वीकार करने की मांग।

8. "आश्चर्य" इस तकनीक की सबसे खास बात इसका आश्चर्य है.

9. "दोहरी व्याख्या" - एक समझौते के समापन के चरण में लागू किया गया।

10. "अंतिम क्षण में मांग करना" - इसका उपयोग बातचीत के बिल्कुल अंत में किया जाता है, जब सभी मुद्दों का समाधान हो गया हो और समझौते पर हस्ताक्षर होना बाकी हो।

पूरी बातचीत के दौरान, बातचीत करने वाले भागीदारों पर मनोवैज्ञानिक दबाव की रणनीति का उपयोग किया जा सकता है। यह रणनीति आपको ऐसी स्थिति बनाने की अनुमति देती है जहां केवल एक पक्ष महत्वपूर्ण रियायतें देने के लिए मजबूर होगा।

वार्ता का समापन, परिणामों का विश्लेषण और मूल्यांकन

वार्ता के समापन का तात्पर्य वार्ता के किसी भी अंत से है, न कि केवल लक्ष्यों की सफल उपलब्धि और समझौतों के समापन से।

बातचीत समाप्त करके, जब तक कि वे बाधित न हों, पार्टियाँ निर्णय लेती हैं। बातचीत के दौरान, जब पक्ष आपसी रियायतें देते हैं तो समझौतापूर्ण निर्णय लिए जा सकते हैं। बातचीत में यह एक विशिष्ट समाधान है. हालाँकि, अक्सर हम ऐसी स्थितियों का सामना करते हैं जहां मानदंड अस्पष्ट होते हैं या पार्टियों को वह "मध्यम रास्ता" नहीं मिल पाता है जिसके संबंध में वे एक-दूसरे के आगे झुक सकें। ऐसे मामलों में, रुचि के क्षेत्र की तलाश करना आवश्यक है।

जब स्थितियाँ, सत्ता और नियंत्रण की संभावनाएँ, साथ ही पार्टियों के हित उन्हें "मध्यम" समाधान खोजने की अनुमति नहीं देते हैं, तो पार्टियाँ एक असममित समाधान पर आ सकती हैं। तब एक पक्ष की रियायतें दूसरे पक्ष की रियायतों से काफी अधिक हो जाती हैं।

वार्ता के परिणाम का मूल्यांकन वार्ता से पहले निर्धारित लक्ष्य के अनुपालन या गैर-अनुपालन के संदर्भ में किया जा सकता है। परिणाम (1) तब सफल होते हैं जब वे बताए गए लक्ष्य के सबसे करीब होते हैं; (2) यदि वे निर्धारित लक्ष्य को पूरा नहीं करते हैं तो असफल; (3) संयुक्त जब वे कमोबेश प्रत्येक पक्ष के घोषित लक्ष्य के अनुरूप हों।

बातचीत उस समय समाप्त हो जाती है जब दोनों पक्ष पर्याप्त संख्या में बिंदुओं पर सहमत होते हैं और पहले से ही किए गए समझौतों को लागू करने के तरीकों पर चर्चा कर सकते हैं।

बातचीत के परिणामों का विश्लेषण करते समय, इस प्रक्रिया के संपूर्ण पाठ्यक्रम का एक बार फिर से विश्लेषण करना आवश्यक है। अनुबंध पर हस्ताक्षर होने के कुछ समय बाद, आपको पूरी बातचीत प्रक्रिया पर सावधानीपूर्वक विचार करना चाहिए और यह समझने की कोशिश करनी चाहिए कि क्या अच्छा किया गया और क्या खराब किया गया। चुने गए विकल्पों के सभी परिणामों की गणना करने के लिए फिर से प्रयास करें, अपनी कल्पना में उन विभिन्न संभावनाओं को दोबारा दोहराएं जिनका लाभ उठाया जा सकता है।

निष्कर्ष

व्यावसायिक संबंधों के लिए सर्वोत्तम विकल्प खोजने की क्षमता के लिए व्यावसायिक संचार की कला में महारत हासिल करना आवश्यक है।

आधुनिक समाज में संचार की भूमिका और तीव्रता बढ़ रही है: संचार से संबंधित व्यावसायिक गतिविधियों में लगे लोगों की संख्या लगातार बढ़ रही है; व्यावसायिक संचार एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें व्यावसायिक जानकारी और कार्य अनुभव का आदान-प्रदान किया जाता है। इसका उद्देश्य संयुक्त कार्य में एक निश्चित परिणाम प्राप्त करना, एक विशिष्ट समस्या का समाधान करना है। व्यावसायिक संचार में व्यावसायिक भागीदारों के बीच मनोवैज्ञानिक संपर्क और भावनाओं का आदान-प्रदान शामिल है। हर किसी को लोगों के साथ संबंध बनाने और कर्मचारियों, सहकर्मियों, ग्राहकों और प्रबंधन के लिए एक व्यक्तिगत दृष्टिकोण खोजने की क्षमता की आवश्यकता होती है। एक समय में, व्यावहारिक जे. रॉकफेलर ने व्यावसायिक गतिविधियों के लिए संचार के महत्व को अच्छी तरह से समझते हुए कहा था: “लोगों के साथ संवाद करने की क्षमता पैसे के लिए खरीदी गई वही वस्तु है, जैसे चीनी या कॉफी। और मैं इस कौशल के लिए इस दुनिया में किसी भी अन्य उत्पाद की तुलना में अधिक भुगतान करने को तैयार हूं।

लेकिन संवाद करने में सक्षम होने का क्या मतलब है? संचार एक कला और विज्ञान है जहां न केवल प्राकृतिक क्षमताएं महत्वपूर्ण हैं, बल्कि ज्ञान भी महत्वपूर्ण है। संवाद करने में सक्षम होने का अर्थ है लोगों को समझने और इस आधार पर उनके साथ अपने रिश्ते बनाने में सक्षम होना, जो संचार के मनोविज्ञान के ज्ञान को पूर्व निर्धारित करता है।

ग्रन्थसूची

1. बोरोज़दीना जी.वी. बिजनेस कम्युनिकेशन का मनोविज्ञान। - ट्यूटोरियल। - एम.: इंफ्रा-एम, 2000

2. फ़ोमिन यू. ए. व्यावसायिक संचार का मनोविज्ञान। - मिन्स्क, 2000

3. चेर्निशोवा एल.आई. बिजनेस कम्युनिकेशन। - एम.: यूनिटी-दाना, 2008