Kto przygotowuje podstawowe dokumenty księgowe. Dokumentowanie działalności organizacji: podstawowe dokumenty księgowe

Działalność gospodarcza przedsiębiorstw dokumentowana jest podstawowymi dokumentami księgowymi. Zaksięgowanie następuje w momencie zawarcia transakcji lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Przedsiębiorstwa wypełniają formularze podstawowe w sposób ciągły, dokumentując wszystkie obiekty i operacje.

Dokumenty prowadzi się w formie papierowej lub elektronicznej z późniejszym wydrukiem na papierze. Jeżeli forma elektroniczna jest potwierdzona podpisem, kopią jest wersja papierowa. Od 19 czerwca 2015 r. dozwolone jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją pomiędzy przedsiębiorstwami, które zawarły wzajemne porozumienie.

Definicja i koncepcja tej dokumentacji

Pod dokumentami podstawowymi rozumie się formularze, na podstawie czego:

• Przyjmowanie i wydawanie towarów i materiałów, środków pieniężnych, innych aktywów związanych z prowadzeniem działalności.
• Rejestracja odbioru środków trwałych.
• Emisja rozliczalnych funduszy, papierów wartościowych, wynagrodzeń.
• Rejestracja świadczonych usług, wykonanych prac.
• Prowadzenie dokumentacji kadrowej.
• Inne działania i operacje przedsiębiorstwa.

Aby uzyskać informacje na temat podstawowych dokumentów księgowych, zobacz następujący film:

Regulacja legislacyjna zagadnienia oraz podstawowe zasady rejestracji

Procedurę rejestracji i prowadzenia dokumentacji podstawowej reguluje ustawa „O rachunkowości”.

Skład informacji w dokumentach należy traktować w sposób odpowiedzialny. Dokumenty stanowią podstawę rachunkowości i opodatkowania.

Formularze są legalne z wymaganymi szczegółami:

• Nazwa formularza.
• Data przygotowania.
• Dane podmiotu gospodarczego.
• Treść operacji.
• Naturalny i wartościowy wyraz faktu działalności gospodarczej.
• Dane osoby certyfikującej dokument.
• Podpis osoby odpowiedzialnej.

Brak jakichkolwiek szczegółów nie pozwala na zastosowanie dokumentu w rachunkowości. Podstawowe dane księgowe muszą być udokumentowane i uzasadnione ekonomicznie.

Kompilując formularze, pracownicy przedsiębiorstw mogą popełniać błędy i nieścisłości.

Dozwolony sprostowanie błędnego wpisu w następującej kolejności:

• Przekreśl nieprawidłowy tekst. Błędne dane muszą być czytelne.
• Dokonanie szeregu poprawnych wpisów i komentarzy: „Prawda” lub „Poprawiona wiara”.
• Umieszczenie daty korekty.
• Poświadczenie tekstu podpisem z odszyfrowaniem danych osoby, która dokonała poprawek.

Dzięki możliwości wypełnienia jednego formularza w formie maszynowej i ręcznej, korekty można wprowadzać także w dokumentach drukowanych przy użyciu specjalistycznych programów.

Dokumenty źródłowe może mieć nieprawidłowe formy realizacji w postaci:

• Brak druku. W związku z wprowadzeniem założenia o możliwości sporządzania dokumentacji bez stosowania pieczęci, przedsiębiorca może wydawać formularze bez druku. Aby zapobiec roszczeniom ze strony organów podatkowych, prawo to musi być zapisane w lokalnych aktach wewnętrznych i umowach.
• podpis faksymile. Prawo do wykorzystania faksu należy uzgodnić z partnerami. Organy podatkowe nie przyjmują dokumentów faksowych.
• Podpisy osób nieokreślonych w zamówieniach. Przeoczenie to można skorygować, wskazując uprawnienia do podpisywania dokumentów przez osoby wypełniające formularze.

Za brak dokumentów księgowych lub stosowanie formularzy sporządzonych z niewystarczającymi danymi i stosowanych w opodatkowaniu, nakłada się karę pieniężną zgodnie z art. 120 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej.

Jeśli nie zarejestrowałeś jeszcze organizacji, to Najłatwiejszym można tego dokonać korzystając z usług online, które pomogą Ci bezpłatnie wygenerować wszystkie niezbędne dokumenty: Jeżeli posiadasz już organizację i zastanawiasz się jak ułatwić i zautomatyzować księgowość i raportowanie, to z pomocą przychodzą następujące usługi online, które całkowicie zastąpi księgowego w Twoim zakładzie, oszczędzając mnóstwo czasu i pieniędzy. Wszelkie raporty generowane są automatycznie, podpisywane podpisem elektronicznym i automatycznie wysyłane online. Jest idealny dla indywidualnego przedsiębiorcy lub LLC w uproszczonym systemie podatkowym, UTII, PSN, TS, OSNO.
Wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć, bez kolejek i stresu. Spróbuj, a będziesz zaskoczony jakie to proste!

Funkcje kompilacji formularzy

Firma może korzystać z ujednoliconych formularzy lub rozwijać je samodzielnie.

Lista obowiązujących dokumentów zatwierdzony w załączniku do polityki rachunkowości przedsiębiorstwa.

Niedozwolony samodzielnie opracowuje dokumenty dotyczące utrzymania:

1. Księgowość kasowa.
2. Obliczenia z wykorzystaniem techniki KKM.
3. Transport.

Inne dokumenty opracowane przez ministerstwa do użytku wysoce specjalistycznego nie są zastępowane. Na przykład przedsiębiorstwa nie zmieniają standardowych formularzy zatwierdzonych przez Ministerstwo Transportu.

Praktyka pokazuje, że przedsiębiorstwa korzystają głównie z form ujednoliconych. Kiedy firma opracowuje własne formularze księgowe postępuj zgodnie z procedurą:

• Uwzględnienie obowiązkowych szczegółów.
• Zatwierdzanie formularzy w kolejności przepływu określonej w polityce rachunkowości.
• Informowanie IFTS o korzystaniu z formularzy.
• Koordynacja formularzy dokumentów z partnerami i zastosowanie formularzy do umowy. W przypadku partnerów korzystających z formularzy przy obliczaniu podatku konieczne jest posiadanie potwierdzenia legalności i mocy prawnej dokumentów.

Rodzaje stosowanych formularzy zależą od profilu przedsiębiorstwa.

Co znajduje się na liście tych dokumentów

Formy rachunkowości pierwotnej pogrupowane według rodzaju operacji.

Przedsiębiorstwa w księgowości używać:

Znacząca grupa dokumentów pierwotnych przeznaczona jest do akt osobowych.

Okres przydatności do spożycia

Przedsiębiorstwo musi zapewnić bezpieczeństwo podstawowych dokumentów księgowych przez 5 lat. Podczas weryfikacji mogą być wymagane formularze w celu wyjaśnienia danych i potwierdzenia prawidłowości rachunkowości, wpłaty podatków do budżetu.

Wyjątek stanowią formularze potwierdzające wypłatę wynagrodzeń pracownikom. Karty ewidencyjne, zamówienia personelu, wyciągi przechowywane są przez 75 lat.

Przechowywanie prowadzi przedsiębiorstwo lub archiwum miejskie.

Niuanse obiegu tych dokumentów przedstawiono w następującym filmie:

Dokumentacja, wartość dokumentów pierwotnych

Wymagania dokumentów pierwotnych, ujednolicenie i standaryzacja dokumentów

Rodzaje dokumentów księgowych

Procedura rejestracji, akceptacji, weryfikacji, przetwarzania i przechowywania dokumentów

Organizacja obiegu dokumentów

1. Dokumentacja, wartość dokumentów pierwotnych

Aby zapewnić ciągłe i ciągłe odzwierciedlenie obiektów księgowych, konieczne jest przede wszystkim rejestrowanie każdej transakcji biznesowej. W tym celu wykorzystuje się pierwszy element dokumentacji metody rachunkowości. Dokumentacja- metoda pierwotnego odzwierciedlenia obiektów księgowych, umożliwiająca ich ciągłe i ciągłe monitorowanie.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej (zatwierdzonym zarządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 34-n z dnia 29 lipca 1998 r.) „wszystkie transakcje biznesowe muszą być dokumentowane dokumentami uzupełniającymi. Dokumenty te służą jako podstawowe dokumenty księgowe, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

Dokument w tłumaczeniu z języka łacińskiego documentum oznacza dowód, dowód.

Podstawowy dokument księgowy pisemne zaświadczenie potwierdzające fakt dokonania transakcji gospodarczej lub prawo do jej dokonania.

Księgowość podstawowa - jest to pojedynczy, powtarzający się w czasie, zorganizowany proces gromadzenia, mierzenia, rejestrowania, gromadzenia i przechowywania informacji o działalności gospodarczej.

Wartość podstawowych dokumentów księgowych w działalności finansowo-gospodarczej przedsiębiorstwa:

Podstawą i potwierdzeniem prawidłowości pełnomocnictw są dokumenty.

Służą do kierowania operacyjnego i kontroli.

Na podstawie dokumentów prowadzony jest monitoring obiektów księgowych.

Dokumenty mają znaczenie prawne. Wykorzystywane są jako dowód w sporach sądowych.

Dokumenty mają wartość kontrolną.

1. Wymagania dokumentów pierwotnych, ujednolicenie i standaryzacja dokumentów

Rekwizyty w tłumaczeniu z łac. requisitum oznaczają wymagany, konieczny.

Przybory- wskaźniki charakteryzujące transakcję biznesową odzwierciedlone w dokumencie.

Szczegóły są wymagane i opcjonalne.

Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy federalnej „O rachunkowości” nr 402-FZ z dnia 06.12.2011. Obowiązkowe dane podstawowego dokumentu księgowego to:

1) nazwę dokumentu;

2) datę sporządzenia dokumentu;

3) nazwę organizacji;

5) wartość naturalnej i (lub) pieniężnej miary faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;

6) nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za popełnienie faktu życia gospodarczego;

7) podpisy osobiste tych osób, wskazujące ich nazwiska i inicjały.

Dodatkowe szczegóły nie są prawnie zatwierdzone. Wprowadza je według własnego uznania samo przedsiębiorstwo we wszystkich dokumentach, z wyjątkiem dokumentów dotyczących pierwotnej księgowości funduszy. Dodatkowe szczegóły mogą obejmować: adres i numer telefonu organizacji, nazwy stron zaangażowanych w transakcję itp.

Przed wejściem w życie nowej ustawy federalnej „O rachunkowości” nr 402-FZ z dnia 06.12.2011. (początek obowiązywania tej ustawy 01.01.2013) wiele uwagi poświęcono ujednoliceniu i standaryzacji podstawowych dokumentów księgowych. Dokumenty brano pod uwagę, jeżeli zostały sporządzone zgodnie z formą zawartą w albumach ujednoliconych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej. Albumy te zostały opracowane przez Państwowy Komitet Statystyki Rosji (obecnie Rosstat) w porozumieniu z Ministerstwem Finansów Rosji. Zatwierdzono około 250 ujednoliconych wzorów dokumentów.

Dokumenty ujednolicone to standardowe dokumenty przeznaczone do rejestracji jednorodnych transakcji w organizacjach o różnych formach własności i przynależności branżowej.

Ponadto ministerstwa sektorowe opracowały także ujednolicone dokumenty dla przedsiębiorstw w swojej branży. Na przykład Ministerstwo Rolnictwa Rosji opracowało ujednolicone dokumenty dotyczące rozliczania produktów rolnych, zwierząt, gruntów itp.

Standaryzacja dokumentów polega na ustaleniu tych samych standardowych rozmiarów dla dokumentów standardowych. Zrobiono to, aby zmniejszyć zużycie papieru, uprościć przetwarzanie i przechowywanie dokumentów.

Wraz z wejściem w życie ustawy federalnej „O rachunkowości” nr 402-FZ z dnia 06.12.2011. z przedsiębiorstw zniesiono obowiązek stosowania jednolitych dokumentów opracowanych przez Państwową Komisję Statystyki i ministerstwa sektorowe. Zgodnie z art. 9 ust. 4 tej ustawy formularze dokumentów pierwotnych zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa na wniosek głównego księgowego (lub osoby, której powierzono księgowość). Księgowy opracowując formy dokumentów, musi uwzględnić w nich wszystkie wymagane szczegóły i zapewnić ich zwięzłość. Główni księgowi z reguły przedkładają do zatwierdzenia ujednolicone formularze dokumentów.

Ten materiał da Ci wyobrażenie o:
użytkownicy informacji księgowych;
funkcje przedsiębiorstwa w zakresie organizacji rachunkowości;
podstawowe dokumenty księgowe, ich rodzaje i obowiązkowe dane;
obieg dokumentów;
rejestry księgowe i ich rodzaje;
konta księgowe i ich struktura;
uproszczony roboczy plan kont dla małej firmy;
różne formy organizacji rachunkowości.

1. Dokumenty w księgowości

Zgodnie z art. 9 ustawy „O rachunkowości” wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi. Dokumenty te pełnią rolę podstawowych dokumentów księgowych, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rozliczeń, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, a dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, muszą zawierać następujące obowiązkowe dane:

• Tytuł dokumentu;
• data sporządzenia dokumentu;
• nazwa organizacji, w imieniu której sporządzany jest dokument;
• treść transakcji biznesowej;
• liczniki transakcji biznesowych w ujęciu fizycznym i pieniężnym;
• nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji handlowej i prawidłowość jej wykonania;
• podpisy osobiste tych osób.

Podstawowym dokumentem jest pisemny dowód transakcji handlowej (zapłata za towar, wydanie gotówki na podstawie protokołu itp.).

Przedsiębiorstwo w procesie działalności może korzystać z samodzielnie opracowanych form dokumentów pierwotnych, biorąc pod uwagę ustalone wymagania dotyczące dokumentów pierwotnych. Formy takich dokumentów zatwierdza rozporządzenie w sprawie polityki rachunkowości przedsiębiorstwa.

Wszystkie dokumenty podstawowe można podzielić na następujące grupy:

1. organizacyjno-administracyjne;
2. uniewinnienie;
3. Dokumenty księgowe.

Dokumenty organizacyjno-administracyjne- są to zlecenia, instrukcje, instrukcje, pełnomocnictwa itp. Dokumenty te pozwalają na prowadzenie określonej działalności gospodarczej.

dokumentów potwierdzających- obejmuje to faktury, wymagania, zamówienia odbioru, świadectwa odbioru itp. Dokumenty te odzwierciedlają fakt przeprowadzenia transakcji gospodarczej, a informacje w nich zawarte są ujęte w księgach rachunkowych.

Niektóre dokumenty są zarówno zezwalające, jak i usprawiedliwiające. Należą do nich na przykład nakaz gotówkowy na wydatki, lista płac itp.

Dokumenty księgowe wypełniane przez księgowego. Wśród nich znajdują się różne raporty, certyfikaty. Informacje w nich zawarte podlegają także wpisowi do ksiąg rachunkowych.

Rejestry księgowe to specjalnie przystosowane arkusze do rejestracji i grupowania zaświadczeń. Z wyglądu rejestry księgowe to:

• książki (gotowe, główne);
• karty (księgowość środków trwałych, rozliczanie materiałów);
• czasopisma (bezpłatne lub w formie wykresów).

Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji rejestry dzielą się na:

• chronologiczny (dziennik);
• systematyczne (księga główna kont);
• łącznie (zamówienia czasopism).

Według stopnia szczegółowości informacji zawartych w księgach rachunkowych są to:

• syntetyczny (księga główna kont);
• analityczne (karty);
• łączone (zamówienia czasopism).

Podstawowe dokumenty otrzymane przez dział księgowości (księgowego) należy sprawdzić:

• w formie (kompletność i poprawność dokumentu, uzupełnienie danych);
• arytmetycznie (obliczanie sum);
• według treści (połączenie poszczególnych wskaźników, brak wewnętrznych sprzeczności).

W celu prawidłowego przeprowadzenia rachunkowości podstawowej jest ona opracowywana i zatwierdzana harmonogram pracy, który określa tryb i warunki przepływu dokumentów pierwotnych w przedsiębiorstwie, ich odbioru przez dział księgowości. Harmonogram przenoszenia podstawowych dokumentów księgowych może przyjąć następującą formę:

Wpisy do dokumentów pierwotnych muszą być dokonywane w sposób zapewniający bezpieczeństwo tych zapisów przez czas przewidziany na ich przechowywanie w archiwum.

Po akceptacji informacje z dokumentu pierwotnego przekazywane są do rejestrów księgowych, a na samym dokumencie dokonuje się oznaczenia wykluczającego możliwość jego podwójnego wykorzystania (np. zapisuje się datę wpisu do rejestru księgowego).

Podstawowe i zbiorcze dokumenty księgowe można sporządzać na nośnikach papierowych i komputerowych. W tym drugim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzenia na własny koszt kopii takich dokumentów w formie papierowej dla innych uczestników transakcji biznesowych, a także na żądanie organów sprawujących kontrolę zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, sąd i prokuratura.

Organizacje są obowiązane przechowywać podstawowe dokumenty księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe przez okresy ustalone zgodnie z zasadami organizacji archiwów państwowych, nie krótsze jednak niż pięć lat.

Do archiwizacji dokumenty wybierane są w porządku chronologicznym, kompletowane, oprawiane i segregowane w teczki. Do złożenia dokumentów do archiwum dołącza się zaświadczenie.

Rachunek to sposób grupowania i odzwierciedlania zmian w funduszach (majątku), ich źródłach i zobowiązaniach przedsiębiorstwa.

Operacje na rachunkach są odzwierciedlane w liczniku pieniężnym, to znaczy ocenia się cały majątek, jego źródła i zobowiązania (długi) przedsiębiorstwa, a jego wartość jest rejestrowana na rachunkach.

Fundusze przedsiębiorstwa mogą się zwiększać lub zmniejszać. W celu oddzielnego rozliczania wzrostu i spadku środków konto jest podzielone na dwie części. Lewa strona konta nazywa się obciążyć, a prawa strona licznika nazywana jest kredyt.

Graficznie rachunek prezentowany jest zazwyczaj w formie tabeli składającej się z dwóch kolumn:

W zależności od tego, co znajduje odzwierciedlenie w rachunkach, mogą to być:

1. aktywny;
2. bierny;
3. aktywny pasywny.

NA aktywne konta odzwierciedlane jest księgowanie funduszy przedsiębiorstwa i ich ruch (na przykład środki trwałe, zapasy, produkty gotowe, gotówka, rozliczenia itp.).

Aktywne konto zwiększa debet, to znaczy transakcje, które je zwiększają, są odzwierciedlane po lewej stronie (debet) konta.

Aktywne saldo rachunku – saldo na koniec i na początek okresu – również jest wpisywane w debet.

Aktywna struktura konta:

NA konta pasywne odzwierciedlają źródła funduszy przedsiębiorstwa (na przykład kapitał docelowy lub kapitał docelowy, zysk) i zobowiązania przedsiębiorstwa (na przykład pożyczka bankowa, niezapłacone wynagrodzenia itp.).

Konto pasywne zwiększa się wraz z kredytem, ​​czyli operacje zwiększające je są odzwierciedlone w prawej stronie (kredyt) konta.

Saldo rachunku pasywnego – saldo na koniec i na początek okresu – jest również rejestrowane na kredyt.

Struktura konta pasywnego:

NA konta aktywne-pasywne Saldo może być kredytem lub debetem.

Plan kont zatwierdzany jest przez Ministerstwo Finansów.

3. Formy rachunkowości

Formularze księgowe różnią się liczbą stosowanych rejestrów, ich przeznaczeniem, wyglądem i zawartością.

Istnieją trzy główne formy rachunkowości:

• zamówienie pamiątkowe;
• zamówienie dziennika.

Najprostszą formą jest „”, gdyż każda operacja na dokumencie pierwotnym (lub grupie operacji jednorodnych) jest zapisywana w księdze „Dziennika Głównego”, która łączy dziennik rejestracji transakcji gospodarczych (wpis chronologiczny) i rachunki syntetyczne (wpis systematyczny). . Książka „Magazine-main” wygląda następująco:

W pierwszej kolejności w księdze tej zapisywane są salda rachunków na początek okresu sprawozdawczego, następnie wszystkie transakcje na dokumentach, po czym ustalany jest obrót za okres sprawozdawczy (w tym przypadku sprawdzana jest poprawność zapisu: kwota obrót za okres sprawozdawczy musi być równy sumie obrotów debetowych wszystkich rachunków i sumie obrotów na kredytach wszystkich rachunków) i ujawniane są salda rachunków na koniec okresu sprawozdawczego. Na podstawie sald na rachunkach sporządzany jest bilans końcowy.

Formularz ten stosowany jest w przedsiębiorstwach o małej liczbie pracowników i niewielkiej liczbie operacji. Księgę może prowadzić jeden księgowy.

Schemat księgowy „magazyn-main” wygląda następująco:

Forma rachunkowości na zamówienie opiera się na odrębnym prowadzeniu ewidencji chronologicznej i systematycznej. Rejestracja zapisów księgowych odbywa się za pomocą specjalnych dokumentów - nakazów pamiątkowych, które są sporządzane na podstawie dokumentów pierwotnych. Nakazy pamiątkowe rejestrowane są w specjalnym dzienniku (zapisie chronologicznym) i na ich podstawie sporządzane są wpisy na konto księgowe(systematyczny zapis).

Formularz konta księgi głównej zawiera zestawienie obciążeń i uznań dla każdego konta kompensacyjnego i wygląda następująco:

Księga główna w tej formie nazywana jest także listą kontrolną.

Na kontach księgowych uwzględniany jest wyłącznie bieżący obrót za okres sprawozdawczy. Dlatego zgodnie z rachunkami księgowymi sporządzany jest arkusz obrotów dla syntetycznych rachunków księgowych (jednocześnie sprawdzana jest kompletność i poprawność rejestracji transakcji biznesowych; całkowity obrót dla rachunków debetowych i kredytowych jest sprawdzany w stosunku do sumy dla dziennik rejestracyjny). Określa także stany kont na koniec okresu sprawozdawczego, na który sporządzany jest nowy bilans.

W porównaniu z dziennikiem głównym formularz zamówienia pamiątkowego nie ogranicza liczby zarejestrowanych transakcji, określa zmiany środków na rachunkach, rozszerza możliwości podziału pracy między księgowymi i automatyzację księgowości.

Schemat tego formularza księgowego jest następujący:

Jednak w tej formie rachunkowości te same wpisy powtarzają się wielokrotnie w różnych rejestrach księgowych, co zwiększa nakład pracy. Istnieje uproszczona wersja tego formularza dla małych firm - za pomocą wpisy księgowe: środki trwałe, naliczona amortyzacja (zużycie); zapasy i produkty gotowe; koszty produkcji; gotówka i fundusze; rozliczenia i inne operacje; rozliczenia z dostawcami; wynagrodzenie.

Wyciąg jest rachunkiem księgowym, który odzwierciedla saldo początkowe, obroty debetowe i kredytowe za okres sprawozdawczy na podstawie dokumentów w podziale na konta rozliczeniowe, saldo na koniec okresu sprawozdawczego. Przykładowo formularz kasy wygląda następująco:

Dane wyciągów podsumowuje się w arkuszu szachowym, na podstawie którego tworzony jest arkusz obrotów. Zgodnie z bilansem sporządzany jest bilans.

Schemat uproszczonej formy rachunkowości jest następujący:

Na forma księgowości na zlecenie na podstawie dokumentów pierwotnych sporządzane są zestawienia zbiorcze i tabele rozwoju. Jednocześnie w księgach rejestrowane są jednorodne transakcje dotyczące konkretnego rachunku w porządku chronologicznym, według odpowiadających im rachunków. Na koniec miesiąca każde czasopismo oblicza łączny obrót na odpowiednich rachunkach. Sumy te stanowią zapisy księgowe (nakazy memoriałowe) przeznaczone do zapisów na kontach księgi głównej.

Arkusze zbiorcze nazywane są arkuszami zamówień. Arkusze zamówień budowane są w oparciu o kredyt, tj. transakcje rejestrowane są na uznaniu danego rachunku w korespondencji z obciążeniem różnych rachunków.

Dziennik zamówień wygląda następująco:

Sumy miesięcznych obrotów z arkuszy zamówień przekazywane są na konta księgowe, które mają następującą postać:

Obrót kredytowy przekazywany jest na konto księgi głównej w jednej łącznej kwocie miesięcznie, gdyż jest ujmowany w formie rozwiniętej w dzienniku warrantów. Obrót debetowy na koncie księgi głównej księgowany jest w korespondencji z pozostałymi rachunkami. Na koncie księgi głównej obrót debetowy jest gromadzony w miarę księgowania danych z różnych arkuszy zamówień. Po zakończeniu księgowania obrotów z dzienników zamówień na konta księgowe obliczane są sumy obciążeń każdego rachunku, ustalane jest saldo na koniec miesiąca i sporządzany jest bilans.

Formę księgowania według dziennika można przedstawić w następującej formie:

Banki dzisiaj na żywo

Artykuły oznaczone tym symbolem zawsze aktualne. Śledzimy to

I udziela odpowiedzi na komentarze do tego artykułu wykwalifikowany prawnik I samego autora artykuły.

Podstawowe dokumenty raportu księgowego są najważniejszym ogniwem w obiegu dokumentów każdej firmy. Bez nich nie będzie możliwe nie tylko prawidłowe obliczenie wszystkich dochodów, wydatków i wpływów, ale także prawidłowe obliczenie (a tym bardziej - potwierdzenie podatku) odliczeń do urzędu skarbowego. Co to jest „podstawowy” i jakie są dla niego wymagania? Rozwiążmy to.

Konieczne jest zrozumienie, co jest ogólnie rozumiane pod tą definicją. Zatem podstawowe dokumenty księgowe są potwierdzeniem transakcji gospodarczych przeprowadzonych w przedsiębiorstwie, które przyniosły jakikolwiek skutek gospodarczy. Jest to dokument potwierdzający - na przykład jakiś rodzaj faktury.

Dokumenty te są ważne nie tylko dla rachunkowości w zakresie rachunkowości. Są niezbędne, aby zachować zgodność z przepisami podatkowymi i potwierdzić wszystkie trwające transakcje. Za pomocą dokumentów pierwotnych można określić wielkość zobowiązań firmy wobec państwa. Organy podatkowe będą wymagały tych zaświadczeń w celu sprawdzenia poprawności obliczeń.

Dokumenty pierwotne muszą zostać wystawione natychmiast w momencie operacji lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Ale to drugie - tylko wtedy, gdy w trakcie nie można uporać się z formalnościami.

A warto pamiętać, że tego typu pull-offy są zdecydowanie odradzane i dozwolone jedynie w wyjątkowych sytuacjach.

Co to jest „podstawowe”

Tego typu dokumenty to takie, które potwierdzają już zrealizowane działania o charakterze gospodarczym. Na przykład zakup nowej tokarki. Bez podstawowej dokumentacji, która może potwierdzić konkretną czynność, nie da się wpisać do księgi wydatku/przychodu czy otrzymania czegoś.

Dokumenty podstawowe mogą być zarówno elektroniczne, jak i papierowe – nie ma różnicy. Jedyną cechą takiego elektronicznego zarządzania dokumentami jest to, że do potwierdzenia wymagany jest podpis elektroniczny. Niektóre firmy mogą jednak ograniczać wykorzystanie możliwości cyfrowych. Zgodnie z warunkami umowy lub w niektórych przypadkach regulowanych przez prawo, możliwe jest wymaganie dostarczenia wyłącznie papieru „podstawowego”.

Podstawowy dokument księgowy musi zawierać wszystkie informacje niezbędne do księgowania działalności gospodarczej. W przeciwnym razie mogą pojawić się problemy związane z podatkiem. Jeśli nie możesz potwierdzić żadnego wydatku lub dochodu, kwota odliczeń może wzrosnąć.

Dokument taki stanowi dowód na to, że w gospodarce organizacji zostały podjęte jakiekolwiek działania mające wpływ na sytuację ekonomiczną.

Lista dokumentów księgowych

Co ciekawe, przepisy nie regulują konkretnych dokumentów, więc możesz wybierać spośród wielu akceptowalnych opcji. Dzięki temu będziesz mógł dostosować wygodę raportowania. Ale jaki rodzaj „pierwotnego” w ogóle istnieje?

1. Traktat. Zawiera szczegółowe warunki transakcji biznesowej. Wymienia wszystkie niuanse finansowe i odpowiedzialność wszystkich zaangażowanych stron za wdrożenie.
2. Lista rzeczy do spakowania. Lista wszystkich świadczonych usług lub przekazanych towarów. Zapisane przez każdego uczestnika transakcji - konieczne będzie wykonanie kopii.
3. Akt przekazania-przyjęcia. Potwierdza, że ​​usługa została wykonana w pełni, a jej jakość odpowiada uzgodnionym. Akt ten potwierdza odbiór wykonanej pracy i tym samym pełną zgodę Klienta.
4. Świadectwo przekazania-odbioru nr OS-1. W przeciwieństwie do poprzedniego dokumentu, służy on do ustalania zdarzeń z wejściem-wyjściem środków trwałych.
5. Sprawdzać. Potwierdzenie chęci zapłaty za produkt lub usługę. Faktura może zawierać dodatkowe warunki i ceny za świadczone usługi. Dokument ten pozwala również na zwrot pieniędzy.
6. Odcinek wypłaty. Znajduje zastosowanie przy rozwiązywaniu problemów biznesowych związanych z personelem. Oznacza to, że stwierdzenia te uwzględniają wszystkie sytuacje związane z wynagrodzeniem. Lista płac musi obejmować nie tylko tak naprawdę wynagrodzenie. Ale także wszystkie premie, nadgodziny, zachęty i inne „zastrzyki” pieniężne dla pracownika.
7. Dokumenty gotówkowe. Niezbędne do rozliczania transakcji finansowych sprzedaży towarów lub usług. Do tej kategorii zalicza się nie tylko księgę kasową, ale także wpływy i wydatki.

Przeczytaj także:

Co powinien zrobić kredytobiorca, jeśli jego bankowi-wierzycielowi cofnięto licencję?

Oczywiście wszystkie te dokumenty są sporządzane na różne sposoby, w zależności od ustalonych zasad i procedur. Podstawowe zasady są zdefiniowane i należy ich przestrzegać podczas tworzenia podstawowego.

Klasyfikacja dokumentów pierwotnych

Istnieje kilka sposobów kategoryzacji dokumentów księgowych. To znacznie upraszcza definicję i bezpośredni przepływ pracy.Grupowanie odbywa się według określonych zasad i cech.

Zatem podstawowe dokumenty dzielą się na:

1. Po wcześniejszym umówieniu. Wyróżnienia administracyjne - pełnomocnictwa i nakazy zapłaty; wykonawczy / uniewinniający - listy płac i akty wykonanej pracy; dokumenty księgowe – wyciągi, kalkulacje i zaświadczenia; łącznie - zlecenia gotówkowe, raporty zaliczkowe i reklamacje; oraz formy ścisłej odpowiedzialności - subskrypcje, książeczki kwitowe i tak dalej.
2. Według zawartości danych. Uwzględnione są rzeczywiste dokumenty podstawowe – zlecenia gotówkowe i czeki; oraz skonsolidowane dokumenty pierwotne – raporty kasowe za dany okres i wyciągi.
3. W drodze odzwierciedlenia transakcji biznesowych. Istnieją jednorazowe raporty kasowe; i zbiorcze - wyciągi i karty ograniczające.
4. Miejsce kompilacji. Dzielą się na wewnętrzne (wszystkie wydawane przez organizację) i zewnętrzne (otrzymywane od dostawców, outsourcerów itp.).

Ta wyczerpująca klasyfikacja odzwierciedla prawie wszystkie podstawowe dokumenty, z którymi dział księgowości może się zetknąć podczas przygotowywania raportów.

Rejestry księgowe dla podstawowych

Każdy dokument podstawowy otrzymany przez dział księgowości musi zostać zarejestrowany. Dlatego istnieją specjalne rejestry księgowe. Są to specjalne stoły liczące wykonane w określonej formie. Są niezbędne, aby gromadzić informacje o transakcjach biznesowych na rachunkach i nie pomylić się z masą zaświadczeń, faktur i tak dalej.

Rejestry księgowe są różne. Z reguły dzieli się je na następujące kategorie:

1. Po wcześniejszym umówieniu. Obejmuje to chronologiczny (dokumenty są rejestrowane w miarę ich pojawiania się), systematyczne (podstawowe są rejestrowane z uwzględnieniem cech grupowania). Połączenie tych dwóch typów nazywa się rejestrami synchronicznymi - w idealnym przypadku właśnie tym powinna zajmować się księgowość.
2. Podsumowując dane. Do tej kategorii zaliczają się rejestry zintegrowane (od szczegółowych do ogólnych) i zróżnicowane (od ogólnych do szczegółowych).
3. Według wyglądu. Wszystko jest bardzo proste - oddziela je fizyczna forma rejestru. Może mieć formę karty, książki, nośnika elektronicznego i tak dalej.

Właściwe prowadzenie rejestrów księgowych znacznie uprości zadanie i uchroni przed wieloma problemami.

Wymagania dotyczące dokumentacji podstawowej

Ponieważ dokument podstawowy jest ważną częścią obiegu dokumentów księgowych, należy bardzo uważać na jego konserwację i wypełnianie. Istnieją pewne wymagania, normy i standardy, których należy przestrzegać.

Przeczytaj także:

Jak rozpocząć handel na giełdzie – wybierz brokera

Co powinno być w pierwszym

Podstawowe dokumenty księgowe muszą być tworzone według określonych standardów, aby organy podatkowe przyjęły je bez problemów, a w przyszłości nikt nie miał żadnych problemów. Dlatego w podstawowym celu należy podać następujące informacje:

1. Nazwa konkretnego dokumentu.
2. Data przygotowania.
3. Nazwa podmiotu, który (lub w imieniu którego) przeprowadzana jest ta lub inna czynność.
4. Jaki jest sens transakcji biznesowej?
5. liczniki transakcji biznesowych. Dostępne w gotówce lub w naturze. Jeśli jest to naturalne, należy wskazać, co jest mierzone.
6. Osoby odpowiedzialne za prawidłowe przeprowadzenie operacji i przygotowanie do niej dokumentów. Pamiętaj o wskazaniu stanowisk.
7. Podpisy oskarżonych, ich imiona i nazwiska oraz inne informacje, które pomogą w ich identyfikacji.

Obecność wszystkich tych danych jest konieczna nie tylko do potwierdzenia, że ​​operacja została faktycznie przeprowadzona. Informacje zawarte w dokumencie pozwolą w razie potrzeby zweryfikować wszystkie wskaźniki, skontaktować się z aktorami i wyjaśnić niektóre punkty.

Zasady sporządzania dokumentacji pierwotnej

Warto pamiętać, że tworząc tego typu dokumenty nie wystarczy tylko wziąć pod uwagę dane, jakie powinien on zawierać. Normy ustanawiają pewne zasady przechowywania i tworzenia takich dokumentów. Jeśli zostaną naruszone lub inspektorzy podatkowi będą mieli wątpliwości, będą musieli nie tylko przerobić dokument, ale także zapłacić wysoką grzywnę. Zwłaszcza jeśli naruszenie nie jest pierwsze.

1. Pisz ściśle, bez błędów (w tym interpunkcyjnych) i plam. Unikaj literówek w dokumentach elektronicznych.
2. Można użyć dowolnego długopisu. Wskazane jest jednak wybranie tych, które nie będą się rozmazywać podczas pisania - rozcieńczy to brud na papierze, co jest niedopuszczalne.
3. Sporządzenie dokumentów jest konieczne już w przypadku założenia, że ​​zostanie przeprowadzona jakaś transakcja gospodarcza. W skrajnych przypadkach (co jest wysoce odradzane) można sporządzić i wystawić pierwotną natychmiast po operacji.
4. Absolutnie wszystkie obliczone dane przedstawione w formie cyfrowej muszą zostać powtórzone słownie.
5. Jeżeli w formularzu podstawowym nie ma danych do uzupełnienia, konieczne jest umieszczenie tam myślnika. Puste linie są surowo zabronione.

Należy pamiętać, że im bardziej odpowiedzialny będzie księgowy za wypełnianie podstawowych dokumentów, tym mniej problemów będzie miała organizacja w przyszłości.

A co jeśli błąd został już popełniony?

W sytuacji, gdy konieczne jest poprawienie tego czy innego dokumentu pierwotnego, należy wiedzieć, co można, a czego nie można zrobić. Tak więc, poprawiając błędy, możesz:

1. Przekreśl nieprawidłowe dane i wpisz obok nich prawidłowe. Pamiętaj, aby podpisać osobę, która poprawiła informację, a także informację „Poprawiono, aby wierzyć” i konkretną datę wprowadzenia poprawki.
2. Dokonaj dodatkowych wpisów. Stosuje się go, jeśli zrealizowano łączną wartość transakcji, ale w rezultacie okazała się ona nieco wyższa. W takim przypadku konieczne jest spisanie sald w nowym dokumencie i uwzględnienie ich w bieżącym lub następnym okresie sprawozdawczym.
3. Przeprowadź odwrócenie. Oznacza to, że popraw wpis, używając wartości ujemnych: wpisz błędne dane w czerwonej wklejce, a następnie wskaż obok prawidłowe dane.

Działalność działu księgowości jest integralną częścią funkcjonowania przedsiębiorstwa; polega na wykonywaniu przez pracowników różnorodnych czynności - od obliczeń po rejestrację i prowadzenie dokumentacji pierwotnej. Stopień odpowiedzialności firmy lub jej bezpośredniego przełożonego za popełnione błędy jest również bardzo zróżnicowany: jeśli dotyczą one problemów czysto wewnętrznych, nie ma co nawet mówić o karze; jeśli mówimy o dokumentach płatniczych, na podstawie których następnie płacone są podatki, sprawcy grozi nie tylko kara pieniężna, ale także kara pozbawienia wolności. Dlatego dobrze zorganizowana praca z organizacją podstawową jest jednym z priorytetowych obszarów pracy osoby prawnej.

Termin „dokumentacja podstawowa”, w przeciwieństwie lub podobny, jest używany wyłącznie w rachunkowości, co w przypadku konieczności wspólnego rozwiązania kwestii organizacyjnych powoduje trudności dla przedstawicieli innych działów przedsiębiorstwa. Poniżej zostanie opisane, czym jest organizacja podstawowa jako całość, a także orientacyjna lista zawartych w niej dokumentów.

Co to jest pierwotna dokumentacja księgowa?

Co dziwne, główny akt regulacyjny stosowany w organizacji pracy działu księgowości, ustawa federalna „O rachunkowości” nr 402-FZ, przyjęta 6 grudnia 2011 r. i zawierająca zmiany z dnia 29 lipca 2018 r., nie daje jednoznacznego definicję tego wyrażenia. Zgodnie z art. 9 ust. 1 tej ustawy wszelkie prawidłowo sporządzone i urzędowo poświadczone dokumenty, które odzwierciedlają ten lub inny etap życia gospodarczego przedsiębiorstwa, można uznać za dokumentację pierwotną.

Do takich epizodów zalicza się otrzymanie środków w zamian za produkty dostarczone przez firmę, oferowane usługi lub wykonaną pracę lub odwrotnie, przekazanie środków pieniężnych z tytułu nabycia pozycji magazynowych. Na wniosek kierownika przedsiębiorstwa (ust. 4 tego samego artykułu) wykaz podstawowych dokumentów księgowych może zawierać informacje o wzajemnych rozliczeniach niezwiązanych z transakcjami finansowymi.

Ważny: głównym kryterium podstawowej dokumentacji w rachunkowości jest fakt przeniesienia środków z jednej osoby (pracownika, indywidualnego przedsiębiorcy, firmy) na drugą. Zatem pod żadnym pozorem nie zostanie uwzględniony na liście organizacji głównych, ale przychodzące lub wychodzące zamówienie gotówkowe jest całkowicie.

ZOkres przechowywania dokumentów podstawowych w dziale księgowości wynosi co najmniej pięć lat od roku rejestracji. Jak pokazuje praktyka, najczęściej przedstawiciele Federalnej Służby Podatkowej zwracają się o organizację podstawową w pierwszym roku lub trzech; w przyszłości dokumenty mogą zostać przekazane do przechowywania w archiwum, a po upływie określonego czasu – zniszczone zgodnie z wewnętrznymi przepisami przedsiębiorstwa i wymogami krajowego ustawodawstwa.

Ponieważ jednak w rosyjskiej praktyce biurokratycznej zwykle trudniej jest pozbyć się dokumentów niż je dalej przechowywać, podstawowy dokument, który stał się niepotrzebny, można pozostawić w archiwum, o ile jest wystarczająco dużo miejsca; nie ma za to żadnych kar ani na mocy określonej ustawy federalnej nr 402-ФЗ, ani innych aktów prawnych.

Ponadto prowadzenie podstawowej dokumentacji można przypisać jednemu lub kilku pracownikom przedsiębiorstwa, w zależności od ich kwalifikacji i liczby pracowników. Jeżeli sprawa dotyczy indywidualnego przedsiębiorcy, który nie dysponuje odpowiednimi specjalistami, ma on prawo według własnego wyboru albo sporządzić dokumenty samodzielnie, albo zaangażować w sprawę zewnętrzne firmy świadczące takie usługi.

Lista podstawowych dokumentów księgowych

W najnowszej wersji ustawy federalnej nr 402-FZ (a raczej w art. 9 ust. 4 dokumentu) prawo do ustalenia, która dokumentacja należy do podstawowej, zostaje przeniesione na kierownika (dyrektora generalnego, dyrektora) przedsiębiorstwo. Zgodnie z przyjętą praktyką podpisuje listę przygotowaną już przez głównego księgowego, chociaż całą pracę (od analizy działań po podsumowanie) może przejąć całkowicie na siebie.

Dlatego nie ma potrzeby mówić o jednej liście dokumentów podstawowych; możemy wymienić jedynie te, które najczęściej pojawiają się na tej liście:

1. Traktat. Najbardziej kontrowersyjny punkt pod względem własności dokumentów: dość często umowy nie są przechowywane w dziale księgowości, ale w dziale prawnym, a nawet w dziale personalnym. Z drugiej strony to podpisanie umowy staje się pierwszym krokiem w kierunku nowego faktu w życiu gospodarczym przedsiębiorstwa, dlatego wielu menedżerów swoimi zleceniami zawiera umowy sprzedaży, świadczenia usług, wykonania praca, dzierżawa i inne bezpośrednio związane z przepływem przepływów pieniężnych, do pierwotnego. W rzeczywistości odpowiednio sporządzona umowa zawiera wszystkie znaki dokumentu pierwotnego wymienione w art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402-FZ, co oznacza, że ​​​​w tym przypadku nie ma oczywistego naruszenia.
2. Sprawdzać. Na podstawie zaproponowanej faktury kupujący (konsument) przed lub po otrzymaniu towaru lub usługi przekazuje środki pieniężne sprzedawcy (dostawcy). Akceptację faktury można uznać za faktyczną zgodę na jej opłacenie. Ponadto ten podstawowy dokument może zawierać (lub być powielany zgodnie z umową) warunki dostarczenia przedmiotów lub robót inwentarzowych, a także sposoby rozliczeń ze sprzedawcą, a nawet procedurę zwrotu środków w przypadku że jedna lub obie strony transakcji nie wywiążą się ze swoich zobowiązań.
3. Lista rzeczy do spakowania. Dokument ten, niezmiennie zaliczany do podstawowego, zawiera pełny wykaz zwolnionych lub przeniesionych pozycji magazynowych: zarówno wyrobów gotowych, jak i poszczególnych elementów czy surowców. Liczba egzemplarzy listu przewozowego nie jest regulowana: musi odpowiadać liczbie stron transakcji. I oczywiście każda kopia musi być poświadczona podpisami wszystkich kontrahentów; odciski pieczątek lub stempli w tym przypadku są opcjonalne.
4. Akt przekazania-przyjęcia. Podstawowy dokument sporządzony na podstawie wyników świadczenia usług, wykonania pracy lub dostarczenia pozycji inwentarzowych. Podpisano przez przedstawicieli obu kontrahentów; jeżeli jeden z nich (zwykle strona otrzymująca) odmówi podpisania, dokument może zostać poświadczony jednostronnie (oczywiście w obecności obserwatorów). Akt przekazania-przyjęcia może zawierać także dodatkowe uwagi, wyjaśnienia lub wyjaśnienia wprowadzone przez strony do odpowiedniej tabeli. Stosowanie pieczęci lub pieczęci organizacji do celów certyfikacji jest opcjonalne. Odmianą tego dokumentu, również zawartą w dokumencie podstawowym, jest akt przyjęcia i przekazania środków trwałych (OS-1), odzwierciedlający ruch środków trwałych przedsiębiorstwa.
5. Odcinek wypłaty. Dostarcza danych o wynagrodzeniach wszystkich pracowników firmy, w tym o płatnościach motywacyjnych i kompensacyjnych: premiach, dopłatach i tak dalej. Ten podstawowy dokument jest poświadczony podpisami głównego księgowego i kierownika przedsiębiorstwa; również, w przeciwieństwie do dwóch pozycji wymienionych powyżej, w celu potwierdzenia mocy prawnej oświadczenia umieszcza się na nim „żywy” odcisk pieczęci lub stempla organizacji.
6. Dokumenty gotówkowe. Należą do nich zamówienia przychodzące i wychodzące oraz księga kasowa. To z ich treści można uzyskać najpełniejszy obraz przepływu przepływów finansowych. KO-1, KO-2 i KO-4 zawierają informacje dotyczące każdego faktu życia gospodarczego - dlatego też osoby uprawnione będą się nimi w pierwszej kolejności kierować podczas sprawdzania. Dodatkowe dokumenty kasowe wykorzystywane z nieco mniejszą intensywnością (rejestr zleceń kasowych KO-3 i księga przepływów pieniężnych KO-5) również należą do dokumentacji pierwotnej, są sporządzane i przechowywane na zasadach ogólnych.

Najczęściej podstawowa organizacja jest zorganizowana chronologicznie - od pierwszego dokumentu transakcji do ostatniego; możliwe są inne opcje - według akcesoriów, w połączeniu itp.

Jak wygląda podstawowa dokumentacja w księgowości?

Niezbędnymi elementami każdego dokumentu podstawowego są:

• nagłówek zgodnie z ustaloną ujednoliconą formą;
• data podpisania (pracę można sporządzić i wydrukować w dowolnym dogodnym dla siebie terminie);
• pełna oficjalna nazwa organizacji lub przedsiębiorstwa (można dodać skróconą);
• opis i wyjaśnienie epizodu przepływu środków finansowych lub faktu prowadzenia działalności gospodarczej;
• wartość transakcji w ujęciu fizycznym (z jednej strony) i pieniężnym (z drugiej), z niezbędnym wskazaniem jednostek miary;
• nazwy, zgodnie z wewnętrznymi przepisami przedsiębiorstwa lub normami państwowymi, stanowisk osób odpowiedzialnych za zawarcie umowy i dokonanie transakcji;
• podpisy z odpisami przedstawicieli stron transakcji, którzy brali udział w zawarciu umowy.

Jak wynika z ust. 5 tego samego artykułu, dokumentacja pierwotna w dziale księgowości może być obecnie sporządzana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej; w tym drugim przypadku jest ono poświadczane przy użyciu kwalifikowanych elektronicznych podpisów cyfrowych stron i przekazywane kontrahentom na dowolnym odpowiednim nośniku lub przesyłane pocztą elektroniczną.

Większość dokumentów pierwotnych wydawana jest w oparciu o ujednolicone formularze, które nie podlegają modyfikacjom; Wyjątkiem są umowy, akty przyjęcia i przeniesienia oraz szereg innych dokumentów, których opracowanie formy i struktury odbywa się bezpośrednio przez podmiot gospodarczy.

Kilka wskazówek dotyczących przygotowania dokumentacji podstawowej:

1. Dopuszczalne jest dokonywanie wpisów w formularzu odręcznie przy pomocy długopisów i długopisów żelowych z niebieskim lub czarnym tuszem; Do dokonywania poprawek używa się tuszu czerwonego. Do wypełnienia dokumentacji podstawowej w formie elektronicznej dopuszczalne jest użycie dowolnego komputera elektronicznego, odpowiedniego z technologicznego punktu widzenia.
2. Każdy z dokumentów znajdujących się na liście dokumentów podstawowych musi zostać sporządzony terminowo. Całkiem możliwe jest wypełnienie i podpisanie dokumentów z datą wsteczną za obopólną zgodą stron, ale zdecydowanie odradza się informowanie o tym organów regulacyjnych.
3. Jeżeli procedura wprowadzania danych do formularza wiąże się z powielaniem zapisanych informacji liczbowych (na przykład kwoty płatności), nie można pominąć ani jednego, ani drugiego elementu, w przeciwnym razie dokument może zostać unieważniony.
4. Przygotowując podstawowy dokument raportowy nie można pozostawić pustych pól. Jeśli nie ma w nich nic do wpisania, należy zastosować myślnik, a najlepiej znak uniwersalny, jakim jest podwójnie przekreślona łacińska litera Z.

Ważny: niedopuszczalne jest stosowanie pasków korekcyjnych, płynu, brzytew do poprawiania błędów lub po prostu skreślanie błędnie wprowadzonych danych do czasu braku możliwości ich odczytania w dokumentacji podstawowej w dziale księgowości. W zależności od sytuacji można zastosować poprawki konspektu w celu uzupełnienia tekstu podstawowego wpisu i wycofania. W pierwszym przypadku błędną informację przekreśla się cienką linią, sporządza się na niej zapis odzwierciedlający rzeczywisty stan rzeczy, a na boku strony umieszcza się napis „Poprawione (można zaufać)” wraz z oznaczeniem podpis osoby odpowiedzialnej i odcisk pieczęci lub stempla organizacji. W drugim już dostępne informacje zostają uzupełnione o nowe informacje niezbędne do uzyskania kompleksowego zrozumienia transakcji. W trzecim, stosowanym szczególnie często, gdy w pierwotnym źródle znajdziemy przesadzone informacje, czerwoną pastą powielamy dane nieodpowiadające rzeczywistości, a obok nich, już zwyczajne, podaje się te prawidłowe. W tym przypadku również wymagany jest podpis poświadczający.

Dokument podstawowy, podobnie jak inne dokumenty, musi być sporządzony jasno, czytelnie i pięknie. Pomoże to w przyszłości, w przypadku sporów, szybko ustalić prawdę, udowodnić swoje racje w procesie sądowym lub kontrolować pracę uprawnionych osób. Dodatkową zachętą do sumiennego i terminowego udostępniania dokumentacji będzie art. 327 ust. 3 rosyjskiego kodeksu karnego, zgodnie z którym używanie fałszywych dokumentów podlega karze grzywny w wysokości do 80 tysięcy rubli lub do sześciu miesięcy zarobków sprawcy, areszt do 6 miesięcy, praca przymusowa lub naprawcza odpowiednio do 480 godzin i 24 miesięcy.

Udowodnienie własnej niewinności lub braku corpus delicti jest trudne i wymaga znacznie więcej czasu i nerwów niż wysokiej jakości wykonanie pierwotnej dokumentacji.

Podsumowując

Dokumenty pierwotne obejmują dokumenty odzwierciedlające epizody działalności gospodarczej przedsiębiorstwa lub organizacji. Ich rejestracji dokonują pracownicy działu księgowości, a jeśli go nie ma, sam przedsiębiorca lub firmy świadczące podobne usługi. Kompletny wykaz podstawowej dokumentacji wykorzystywanej w działalności spółki zatwierdzany jest przez jej kierownika, a sporządzany jest zazwyczaj przez głównego księgowego.

Zazwyczaj podstawowymi dokumentami są umowy, faktury, akty przyjęcia i przeniesienia, w tym środki trwałe, dokumenty gotówkowe i inne dokumenty. Muszą obejmować bloki wymienione w art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402-FZ. Dopuszczalne jest dokonywanie poprawek w dokumentach w ściśle określony sposób: inwersja, kontur lub napisy uzupełniające.