Menu
domArchiwum wideo

Podstawowe dokumenty księgowego. Wytyczne dotyczące sporządzania i prowadzenia dokumentacji podstawowej w rachunkowości

Dokładność rozliczenia i dalsze wnioski z niego zależą od jakości dokumentu pierwotnego i zawartych w nim informacji.

Informacje zawarte w dokumentach podstawowych przyjętych do rachunkowości są gromadzone i usystematyzowane w rejestrach księgowych, których formy lub wymagania są zatwierdzane przez uprawniony organ. Dane z ksiąg rachunkowych w formie zgrupowanej przekazywane są do sprawozdania finansowego.

Kierownictwo określa osoby upoważnione do podpisywania dokumentów księgowych. W takim przypadku można ustalić hierarchię podpisów w zależności od zajmowanego stanowiska, wysokości pieniędzy, zakresu i charakteru operacji.

Przedsiębiorstwa lub organizacje korzystające z podpisów elektronicznych powinny ustanowić odpowiednie zabezpieczenia i kontrole dotyczące prawa do używania podpisów elektronicznych i dostępu do nich.(17)

Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów pierwotnych

1. Wpisy w dokumentach pierwotnych należy dokonywać tuszem, kredką, pastą do długopisów, przy użyciu maszyn do pisania, urządzeń mechanicznych i innych środków zapewniających bezpieczeństwo tych wpisów przez okres przewidziany na ich przechowywanie w archiwum.

Nie używaj ołówka do pisania.

  • 2. Dokumenty muszą być sporządzone starannie, tekst i cyfry muszą być napisane wyraźnie i czytelnie.
  • 3. W dokumencie należy podać wszystkie dane. Jeżeli jakiekolwiek dane nie zostaną wypełnione, w ich miejscu umieszczana jest myślnik. Należy podać obowiązkowe dane.
  • 4. W dokumentach pieniężnych kwotę podaje się cyfrowo i słownie.
  • 5. Dokumenty pierwotne muszą być poświadczone własnoręcznymi podpisami kierownika organizacji, głównego księgowego lub osób upoważnionych.
  • 6. Dokumenty pierwotne muszą zawierać odpisy podpisów osób upoważnionych.
  • 7. Dokumenty pierwotne muszą być opatrzone pieczęcią organizacji, jeżeli przewiduje to forma i obowiązujące przepisy. (18)

Kierownik organizacji musi w porozumieniu z głównym księgowym zatwierdzić w formie zamówienia listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych.

Terminowe i wysokiej jakości wykonanie podstawowych dokumentów księgowych, ich przekazanie w ustalonych ramach czasowych do odzwierciedlenia w rachunkowości, a także wiarygodność danych w nich zawartych zapewniają osoby, które sporządziły i podpisały te dokumenty.

Przepływ podstawowych dokumentów w księgowości (pobieranie lub odbieranie od innych podmiotów gospodarczych, przyjęcie do księgowości, przetwarzanie, przekazanie do archiwum) musi być również uregulowane harmonogramem zatwierdzonym na polecenie kierownika.

Aby ostrzec zarówno menedżerów, jak i wykonawców przed nieprzewidzianymi negatywnymi konsekwencjami oraz aby zaoszczędzić czas na wyszukiwaniu informacji, po otrzymaniu dokumentów regulacyjnych konieczne jest utworzenie bazy danych do rejestracji dokumentów pierwotnych.

Oznacza to, że wszystkie dokumenty pierwotne wypisywane i wypełniane w dziale księgowości muszą mieć swój własny identyfikator – kod (jednorazowy, unikalny numer), który jest im nadawany przy obowiązkowej rejestracji w jednym z dzienników ewidencyjnych, który należy otwarte w każdym przedsiębiorstwie.

Procedura sporządzania dokumentów:

  • -przestrzeganie wszystkich ustalonych szczegółów i form dokumentów;
  • -dokładność i przejrzystość prezentacji treści zawieranych transakcji gospodarczych w dokumentach;
  • - terminowa realizacja transakcji handlowych, jasne, schludne i czytelne pisanie tekstu;
  • -przekreślanie pustych miejsc w przypadku braku rekwizytów;
  • -wskazanie kwot cyfrowo i słownie we wszystkich dokumentach wartościowych; skreślenie błędów tak, aby było widoczne to, co zostało przekreślone oraz poświadczenie poprawności tekstu podpisem osoby sporządzającej dokument;
  • -poprawki są niedozwolone.(27)

Dokumenty pierwotne tworzone metodą zmechanizowaną wymagają specjalnego potwierdzenia wiarygodności otrzymanych danych, tj. autoryzacja i ochrona zarejestrowanych danych przed nieuprawnionym otrzymaniem informacji na ich temat. Faksem można przesłać dowolny dokument, ale nie podstawowy dokument księgowy, gdyż nie posiada on potwierdzenia jego autentyczności. Odpowiedzialność za terminowe i wysokiej jakości tworzenie dokumentów oraz ich przekazanie w ustalonych ramach czasowych w celu późniejszego odzwierciedlenia w rachunkowości ponoszą osoby, które przygotowały i podpisały te dokumenty.

Podstawowa rachunkowość w przedsiębiorstwie produkcyjnym jest podstawą informacyjną zarządzania, której jakość zależy bezpośrednio od jakości rachunkowości. Rachunkowość pierwotna to zespół operacji informacyjnych i logicznych z dokumentami towarzyszącymi wszelkim przepływom rzeczowym i finansowym oraz ich elementom od wejścia do wyjścia obiektów produkcyjnych i ekonomicznych przedsiębiorstwa i firmy jako całości.

Dokumenty pierwotne są więc nośnikami informacji o wszelkich obiektach i podmiotach produkcyjnych, gospodarczych oraz ich wzajemnych powiązaniach, a także pozwalają na wszechstronną ocenę wszystkich czynników kontrolnych: ilościowych, jakościowych, finansowych.(12)


Dokumenty podstawowe są niezbędne do potwierdzenia realizacji transakcji biznesowych. Zasadniczo jest to źródło danych do księgowości w firmie. Obecność i prawidłowe wykonanie raportu pierwotnego jest kluczem do pomyślnego przejścia kontroli podatkowych, audytów i prawidłowego odzwierciedlenia obrotów na rachunkach księgowych, a zatem dokładnego raportowania.

Wymagania, jakie muszą spełniać dokumenty pierwotne, określono w art. 9 ustawy federalnej nr 402 „O rachunkowości”. Zgodnie z nim obowiązkowe są następujące dane:

  • nazwa dokumentu
  • Data przygotowania
  • nazwa przedsiębiorstwa lub przedsiębiorca indywidualny
  • opis odzwierciedlający istotę transakcji gospodarczej
  • wartość pieniężna i/lub rzeczowa transakcji biznesowej
  • jednostki
  • z podziałem i wskazaniem pozycji

Najczęściej dokumentowi nadawany jest numer, w wielu formach jego opatrzenie jest obowiązkowe. Numerację zwykle przeprowadza się od początku roku.

Należy pamiętać, że konieczność przygotowania niektórych formularzy zależy od specyfiki działalności, formy opodatkowania i specyficznych zasad rachunkowości konkretnej organizacji.

Rejestracja podstawowa

Dokumentacja faktów związanych z działalnością gospodarczą następuje w momencie ich zlecenia lub bezpośrednio po sporządzeniu na nośnikach papierowych i/lub elektronicznych. Firma może samodzielnie opracowywać formularze dokumentów, z wyjątkiem organizacji rządowych, które są zobowiązane do korzystania z prawnie zatwierdzonych formularzy. Należy pamiętać, że wymagane jest wypełnienie jednolitych dokumentów, których użycie przewiduje prawo.

Jeżeli zaistnieje konieczność wprowadzenia zmian, należy je poświadczyć podpisem osoby odpowiedzialnej i podać także datę. Istnieją dokumenty, w których zmiany są zabronione przez prawo.

Różne cele są różne, najczęściej jest to co najmniej pięć lat. Większość dokumentacji płacowej jest przechowywana przez okres do 75 lat.

Ze względu na miejsce powstania dokumenty pierwotne dzielą się na zewnętrzne i wewnętrzne oraz ze względu na ich przeznaczenie na dokumenty administracyjne i uzasadniające. Przykładem dokumentu administracyjnego jest. Dokument potwierdzający potwierdza konkretną operację, przykładem jest świadectwo odbioru wykonanej pracy. Istnieją dokumenty, które łączą w sobie zarówno właściwości administracyjne, jak i odciążające, tj. łącznie przykładem jest zaświadczenie o wyliczeniu wynagrodzenia urlopowego.

Dokumenty dotyczące rachunkowości środków trwałych i pozycji zapasów

Konosament (TN) to dokument rejestrujący sprzedaż lub wydanie. Sprzedawca sporządza dwa formularze TN, jeden zatrzymuje dla siebie jako podstawę do odpisu, a drugi przekazuje kupującemu, któremu ten formularz daje prawo do przyjęcia pozycji zapasów do rozliczenia.

Ujednolicona forma TN to TORG-12. W prawym górnym rogu znajdują się kody statystyczne. Jeżeli wysyłka następuje z oddziału, w kolumnie „adres rzeczywisty” należy podać jej adres. W TN znajdują się także wszelkie informacje o produkcie - nazwa, artykuły, kod produktu, forma opakowania, liczba miejsc w partii, jednostka miary i jej kod, masa w jednym miejscu i całkowita, masa netto i brutto, cena i koszt całkowity . Jeżeli pozycja inwentarza jest , musi to być również odzwierciedlone w specyfikacji technicznej. W razie potrzeby TN ma kolumny z sumami kolumn. Liczba arkuszy TN jest stała, jeśli jest ich kilka. Na dole należy wpisać dane osób odpowiedzialnych.

Rejestracja transakcji w księgowości systemu operacyjnego


Rejestracja transakcji w księgowości materiałowej


Usługi dokumentów księgowych

Sporządza go akt, który można nazwać inaczej - świadczonymi usługami, wykonaną pracą, przyjęciem i wydaniem pracy; ważne jest, aby w umowie o świadczenie tych usług zapisano odpowiednie sformułowania. Klient otrzymuje jeden egzemplarz formularza, drugi pozostaje u wykonawcy. Nie ma jednolitej formy aktu.

W ustawie, oprócz innych obowiązkowych danych, należy zapisać okres, przez jaki usługi były świadczone, jeżeli są świadczone z określoną częstotliwością. Przykład wpisu: „Świadczenie usług sprzątania za styczeń 2018.”

Dokumenty gotówkowe


Dokumenty do księgowania transakcji bankowych


Dokumenty płacowe

Poniżej wymieniono główne dokumenty stanowiące podstawę naliczania wynagrodzeń:


Dokumenty do księgowania podatków i opłat

Większość dokumentów opisanych powyżej ma podstawowe znaczenie dla rachunkowości podatkowej. Na przykład kwoty za świadczone usługi i faktury są uwzględniane przy obliczaniu podatku dochodowego, a składki na fundusze są również obliczane na podstawie dokumentów dotyczących wynagrodzeń.

Chciałbym jeszcze powiedzieć coś na temat faktury. Jest to formularz używany do naliczania podatku VAT. Bardzo ważne jest, aby wszystkie szczegóły tego dokumentu zostały wypełnione prawidłowo i całkowicie, w przeciwnym razie organy podatkowe mogą odmówić przyjęcia kwoty do odliczenia. Ważny szczegół - jeśli wysyłka realizowana jest przez oddział, konieczne jest wskazanie jego punktu kontrolnego, a nie organizacji macierzystej. Jedna kopia dokumentu pozostaje u wykonawcy (sprzedawcy), druga jest przechowywana u kupującego.

Dbałość o przygotowanie podstawowych dokumentów księgowych jest kluczem do prawidłowego tworzenia rejestrów księgowych.

Rejestry księgowe

Rejestry księgowe są środkiem usystematyzowania i uporządkowania danych o działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, uzyskanych z dokumentów pierwotnych. Wymagania dotyczące rejestrów reguluje art. 10 ustawy federalnej nr 402. Przedsiębiorstwo może samodzielnie decydować, z jakiego rodzaju rejestrów skorzystać. Konserwacja może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Informacje te są ujęte w polityce rachunkowości.

Przykładami rejestrów księgowych są księga główna, rejestr wystawionych faktur itp.

W rejestrach wskazane są następujące dane:

  • zarejestruj nazwę
  • okres
  • Nazwa firmy
  • chronologiczne i/lub systematyczne grupowanie obiektów księgowych (daty, nazwy pozycji kosztowych, działy itp.)
  • jednostki
  • podpis osoby/osób ​​odpowiedzialnych i ich stanowisko

Istnieje kilka klasyfikacji rejestrów księgowych:

  • Ze względu na charakter zapisów:
  1. Chronologiczny - dane odzwierciedlane są w trakcie przeprowadzania transakcji biznesowych (przykład - rejestry).
  2. Systematyczne – informacje grupowane są w oparciu o przypisanie do konkretnych kont księgowych (analiza subconto).
  3. Łączone – ewidencja odbywa się w oparciu o zasadę systematyki w porządku chronologicznym, łącząc dwa pierwsze punkty (przykład – księga główna).
  • Według wyglądu:
  1. Książki.
  2. Darmowe prześcieradła.
  3. Karty.

    4. Problem z rachunkowością pierwotną wynika obecnie przede wszystkim z faktu, że znaczące miejsce w obrocie zajmują transakcje z osobami fizycznymi i indywidualnymi przedsiębiorcami, wystawiane przez nich dowody z dokumentów często nie są ujednolicone; specjalne programy księgowe są tu bardzo pomocne, ale nie każdy przedsiębiorca może sobie na nie pozwolić.

    Odpowiedź

Działalność działu księgowości jest integralną częścią funkcjonowania przedsiębiorstwa; obejmuje pracowników wykonujących różnorodne czynności – od obliczeń po rejestrację i prowadzenie dokumentacji pierwotnej. Stopień odpowiedzialności firmy lub jej bezpośredniego przełożonego za popełnione błędy jest również bardzo zróżnicowany: jeśli dotyczą one problemów czysto wewnętrznych, nie ma co nawet mówić o karze; jeśli mówimy o dokumentach płatniczych, na podstawie których następnie płacone są podatki, sprawcy naruszenia może grozić nie tylko kara pieniężna, ale także kara pozbawienia wolności. Dlatego dobrze zorganizowana praca z sektorem pierwotnym jest jednym z priorytetowych obszarów pracy osoby prawnej.

Termin „dokumentacja podstawowa”, w przeciwieństwie do lub podobnych, jest używany wyłącznie w rachunkowości, co, gdy konieczne jest wspólne rozwiązanie kwestii organizacyjnych, powoduje trudności dla przedstawicieli innych działów przedsiębiorstwa. Poniżej opiszemy, czym jest dokument podstawowy jako całość, a także podajemy orientacyjną listę dokumentów w nim zawartych.

Czym jest dokumentacja pierwotna w rachunkowości?

Co dziwne, główny akt regulacyjny stosowany w organizacji pracy działu księgowości, ustawa federalna „O rachunkowości” nr 402-FZ, przyjęta 6 grudnia 2011 r. i zawierająca zmiany z dnia 29 lipca 2018 r., nie zapewnia jednoznacznego definicję tego wyrażenia. Zgodnie z art. 9 ust. 1 tej ustawy wszelkie prawidłowo wykonane i urzędowo poświadczone dokumenty, które odzwierciedlają ten lub inny etap życia gospodarczego przedsiębiorstwa, można sklasyfikować jako dokumentację pierwotną.

Takie epizody obejmują otrzymanie środków w zamian za produkty dostarczone przez firmę, oferowane usługi lub wykonaną pracę lub odwrotnie, przekazanie pieniędzy na zakup pozycji magazynowych. Na wniosek kierownika przedsiębiorstwa (ust. 4 tego samego artykułu) wykaz podstawowych dokumentów księgowych może zawierać także informacje o wzajemnych rozliczeniach niezwiązanych z transakcjami finansowymi.

Ważny: Głównym kryterium podstawowej dokumentacji w rachunkowości jest fakt przeniesienia środków pieniężnych z jednej osoby (pracownika, indywidualnego przedsiębiorcy, firmy) na drugą. Zatem podstawowe pozycje nie zostaną uwzględnione na liście pod żadnym warunkiem, ale wystarczy paragon lub polecenie wydatku.

Zokres przechowywania podstawowych dokumentów w księgowości - co najmniej pięć lat od roku rejestracji. Jak pokazuje praktyka, najczęściej przedstawiciele Federalnej Służby Podatkowej żądają wstępnego raportu w pierwszym roku lub trzech; W przyszłości dokumenty mogą zostać przekazane do archiwum w celu przechowania, a po upływie określonego terminu mogą zostać zniszczone zgodnie z wewnętrznymi przepisami przedsiębiorstwa i wymogami krajowego ustawodawstwa.

Ponieważ jednak w rosyjskiej praktyce biurokratycznej zwykle trudniej jest pozbyć się dokumentów niż je dalej przechowywać, dokumenty pierwotne, które stały się niepotrzebne, można pozostawić w archiwum, o ile wystarczy miejsca; Ani określona ustawa federalna nr 402-FZ, ani inne przepisy nie przewidują żadnych kar za to.

Oprócz tego prowadzenie podstawowej dokumentacji można powierzyć jednemu lub kilku pracownikom przedsiębiorstwa, w zależności od ich kwalifikacji i liczby pracowników. Jeżeli sprawa dotyczy indywidualnego przedsiębiorcy, który nie dysponuje odpowiednimi specjalistami, ma on prawo według własnego wyboru albo samodzielnie sporządzić dokumenty, albo zaangażować do tego zewnętrzne firmy świadczące takie usługi.

Lista podstawowych dokumentów księgowych

W najnowszym wydaniu ustawy federalnej nr 402-FZ (a dokładniej w art. 9 ust. 4 dokumentu) prawo do ustalenia, która dokumentacja jest podstawowa, zostaje przeniesione na kierownika (dyrektora generalnego, dyrektora) przedsiębiorstwa. Zgodnie z przyjętą praktyką podpisuje listę przygotowaną już przez głównego księgowego, choć pracę (od analizy działań po podsumowanie wyników) może przejąć całkowicie na siebie.

W związku z tym nie ma potrzeby mówić o jednej liście dokumentów podstawowych; Możemy jedynie wymienić artykuły, które najczęściej pojawiają się na tej liście:

  1. Porozumienie. Najbardziej kontrowersyjny punkt pod względem własności dokumentów: dość często umowy są przechowywane nie w dziale księgowości, ale w dziale prawnym, a nawet w dziale personalnym. Z drugiej strony to właśnie podpisanie umowy staje się pierwszym krokiem w kierunku nowego faktu w życiu gospodarczym przedsiębiorstwa, dlatego wielu menedżerów swoimi zleceniami klasyfikuje umowy kupna-sprzedaży, świadczenia usług, wykonania praca, leasing i inne bezpośrednio związane z przepływem przepływów pieniężnych jako podstawowe. Zasadniczo odpowiednio sporządzona umowa zawiera wszystkie cechy dokumentu pierwotnego wymienione w art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402-FZ - co oznacza, że ​​​​w tym przypadku nie ma oczywistego naruszenia.
  2. Sprawdzać. Na podstawie zaproponowanej faktury kupujący (konsument) przed lub po otrzymaniu towaru lub usługi przekazuje środki pieniężne sprzedawcy (dostawcy). Przyjęcie faktury można uznać za faktyczną zgodę na jej zapłatę. Ponadto ten podstawowy dokument może zawierać (lub powielać zgodnie z umową) warunki dostarczenia zapasów lub robót, a także sposoby rozliczenia ze sprzedawcą, a nawet procedurę zwrotu środków w przypadku niepowodzenia jednego lub obu stron transakcji w celu wywiązania się ze swoich zobowiązań.
  3. Lista rzeczy do spakowania. Dokument ten, niezmiennie zawarty w dokumencie pierwotnym, zawiera pełny wykaz zwolnionych lub przeniesionych pozycji magazynowych: zarówno wyrobów gotowych, jak i poszczególnych elementów lub surowców. Liczba egzemplarzy listu przewozowego nie jest regulowana: musi odpowiadać liczbie stron transakcji. I oczywiście każda kopia musi być poświadczona podpisami wszystkich kontrahentów; pieczątki lub pieczątki nie są w tym przypadku wymagane.
  4. Certyfikat akceptacji. Podstawowy dokument sporządzony na podstawie wyników świadczenia usług, pracy lub dostawy pozycji magazynowych. Podpisano przez przedstawicieli obu kontrahentów; jeżeli jeden z nich (zwykle strona otrzymująca) odmówi podpisania, dokument może zostać poświadczony jednostronnie (oczywiście w obecności obserwatorów). Protokół odbioru może również zawierać dodatkowe uwagi, wyjaśnienia lub wyjaśnienia wprowadzone przez strony do odpowiedniej tabeli. Stosowanie pieczęci lub pieczęci organizacji do celów certyfikacji jest opcjonalne. Odmianą tego dokumentu, również zawartą w dokumencie pierwotnym, jest akt przyjęcia i przekazania środków trwałych (OS-1), odzwierciedlający przepływ głównych aktywów przedsiębiorstwa.
  5. Odcinek wypłaty. Dostarcza danych o wynagrodzeniach wszystkich zatrudnionych pracowników firmy, w tym o premiach i rekompensatach: premiach, dopłatach i tak dalej. Ten podstawowy dokument jest poświadczony podpisami głównego księgowego i kierownika przedsiębiorstwa; również, w przeciwieństwie do dwóch punktów wymienionych powyżej, w celu potwierdzenia ważności prawnej oświadczenia umieszcza się na nim „żywy” odcisk pieczęci lub pieczęci organizacji.
  6. Dokumenty gotówkowe. Należą do nich zamówienia przychodzące i wychodzące oraz księga kasowa. To z ich treści można uzyskać najpełniejszy obraz przepływu przepływów finansowych. KO-1, KO-2 i KO-4 zawierają informacje dotyczące każdego faktu życia gospodarczego - dlatego też osoby uprawnione będą się na nich przede wszystkim skupiać podczas sprawdzania. Dodatkowe dokumenty kasowe wykorzystywane z nieco mniejszą intensywnością (rejestr zleceń kasowych KO-3 i księga rachunkowa przepływów pieniężnych KO-5) również należą do dokumentacji podstawowej i są sporządzane i przechowywane na zasadach ogólnych.

Najczęściej dokument podstawowy zorganizowany jest chronologicznie – od pierwszego dokumentu transakcji do ostatniego; Możliwe są również inne opcje - według akcesoriów, w połączeniu itp.

Jak sporządzana jest dokumentacja pierwotna w księgowości?

Niezbędnymi elementami każdego dokumentu podstawowego są:

  • tytuł zgodnie z ustaloną ujednoliconą formą;
  • data podpisania (pracę można sporządzić i wydrukować w dowolnym dogodnym dla siebie terminie);
  • pełna oficjalna nazwa organizacji lub przedsiębiorstwa (można dodać skróconą);
  • opis i wyjaśnienie epizodu przepływu środków finansowych lub faktu działalności gospodarczej;
  • koszt transakcji w ujęciu fizycznym (z jednej strony) i pieniężnym (z drugiej) z niezbędnym wskazaniem jednostek miary;
  • nazwy, zgodnie z wewnętrznymi przepisami przedsiębiorstwa lub normami państwowymi, stanowisk osób odpowiedzialnych za zawarcie umowy i realizację transakcji;
  • podpisy z odpisami przedstawicieli stron transakcji, którzy uczestniczyli w zawarciu umowy.

Jak wynika z ust. 5 tego samego artykułu, podstawową dokumentację księgową można obecnie sporządzać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej; w tym drugim przypadku jest ono poświadczane przy użyciu kwalifikowanych elektronicznych podpisów cyfrowych stron i przekazywane kontrahentom na dowolnym odpowiednim nośniku lub przesyłane pocztą elektroniczną.

Większość dokumentów pierwotnych wydawana jest w oparciu o ujednolicone formularze, które nie podlegają modyfikacjom; wyjątki obejmują umowy, akty przyjęcia i przeniesienia oraz szereg innych dokumentów, których opracowanie formy i struktury odbywa się bezpośrednio przez podmiot gospodarczy.

Kilka wskazówek dotyczących przygotowania podstawowej dokumentacji:

  1. Dopuszczalne jest dokonywanie wpisów na formularzu odręcznie przy pomocy długopisów i długopisów żelowych z pastą niebieską lub czarną; Do dokonywania poprawek używa się tuszu czerwonego. Do wypełnienia dokumentacji podstawowej w formie elektronicznej dopuszczalne jest użycie dowolnego komputera elektronicznego, odpowiedniego z technologicznego punktu widzenia.
  2. Każdy z podstawowych dokumentów znajdujących się na liście musi zostać wypełniony w terminie. Wypełnianie i podpisywanie dokumentów z mocą wsteczną za obopólną zgodą stron jest całkiem możliwe, ale zdecydowanie nie zaleca się informowania o tym organów regulacyjnych.
  3. Jeżeli procedura wprowadzania danych do formularza polega na powielaniu informacji liczbowych (np. kwoty płatności) w formie pisemnej, nie można pominąć ani jednego, ani drugiego elementu, gdyż w przeciwnym razie dokument może zostać uznany za nieważny.
  4. Przygotowując podstawowy dokument raportowy nie można pozostawić pustych pól. Jeśli nie ma w nich nic do wpisania, należy użyć myślnika, a jeszcze lepiej znaku uniwersalnego, jakim jest podwójnie przekreślona łacińska litera Z.

Ważny: Niedopuszczalne jest stosowanie pasków korekcyjnych, płynów, brzytew do poprawiania błędów lub po prostu skreślanie błędnie wprowadzonych danych do czasu, aż nie będzie możliwe ich odczytanie w dokumentacji podstawowej w dziale księgowości. W zależności od sytuacji można zastosować korekty konturowe, które uzupełniają tekst główny wpisu i storny. W pierwszym przypadku błędną informację przekreśla się cienką linią, na niej sporządza się zapis odzwierciedlający rzeczywisty stan rzeczy, a na boku strony umieszcza się napis „Poprawione (można) zaufany”, któremu towarzyszy podpis osoby odpowiedzialnej oraz pieczęć lub pieczęć organizacji. W drugim istniejące informacje uzupełniane są o nowe informacje niezbędne do uzyskania pełnego obrazu transakcji. W trzecim, szczególnie często stosowanym, gdy w źródle pierwotnym znajdują się przesadzone informacje, dane nieodpowiadające rzeczywistości są powielane czerwoną pastą, a obok nich podawane są prawidłowe, co jest już normalne. W tym przypadku również wymagany jest podpis weryfikacyjny.

Dokument podstawowy, podobnie jak inne dokumenty, musi być sporządzony jasno, czytelnie i pięknie. Pomoże to w przyszłości, jeśli pojawią się kontrowersyjne sytuacje, szybko ustalić prawdę, udowodnić swoje racje w postępowaniu sądowym lub monitorować pracę upoważnionych osób. Dodatkową zachętą do sumiennego i terminowego udostępniania dokumentacji będzie klauzula 3 art. 327 rosyjskiego kodeksu karnego, zgodnie z którym używanie fałszywych dokumentów podlega karze grzywny w wysokości do 80 tysięcy rubli lub do sześciu miesięcy zarobków sprawcy, areszt do 6 miesięcy, praca przymusowa lub poprawcza odpowiednio do 480 godzin i 24 miesięcy.

Udowodnienie swojej niewinności lub braku przestępstwa jest trudne i wymaga znacznie więcej czasu i nerwów niż wysokiej jakości przygotowanie pierwotnej dokumentacji.

Podsumujmy to

Dokumenty pierwotne obejmują dokumenty odzwierciedlające epizody działalności gospodarczej przedsiębiorstwa lub organizacji. Ich rejestracji dokonują pracownicy działu księgowego, a jeśli go nie ma, sam przedsiębiorca lub firmy świadczące podobne usługi. Pełny wykaz podstawowej dokumentacji wykorzystywanej w działalności firmy zatwierdzany jest przez jej dyrektora, a sporządzany jest zazwyczaj przez głównego księgowego.

Zazwyczaj podstawowymi dokumentami są umowy, rachunki, akty przyjęcia i przeniesienia, w tym środki trwałe, dokumenty gotówkowe i inne dokumenty. Muszą obejmować bloki wymienione w art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402-FZ. Korekty w dokumentach dopuszczalne są w ściśle określony sposób: inwersja, obrys lub napisy uzupełniające.

Dokumenty są punktem wyjścia księgowości.

Dokumentacja księgowa jest częścią systemu dokumentacji zarządczej organizacji zgodnie z Ogólnorosyjską klasyfikacją dokumentacji zarządczej (OKUD), zatwierdzoną dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 30 grudnia 1993 r. Nr 299.

Dokumenty księgowe można podzielić na trzy poziomy: podstawową dokumentację księgową, rejestry księgowe i sprawozdawczą dokumentację księgową.

Skupmy się na podstawowej dokumentacji księgowej. Są to dokumenty rejestrujące fakty dotyczące transakcji biznesowej. Podstawowy dokument księgowy musi zostać sporządzony w momencie zawarcia transakcji, a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu.

Przykładowe formularze dokumentów są zatwierdzane przez agencje rządowe. Takie formy dokumentów nazywane są standardowymi lub ujednoliconymi.

Dokumenty księgowe są klasyfikowane według kilku kryteriów:

    Według celu:

    Administracyjny. Na przykład: Nakazy dotyczące zasad rachunkowości, udzielenia urlopu, dokonania inwentaryzacji itp.

    Odciążający (wykonawczy). Na przykład: przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, faktury za towary i transport, faktury, akty, faktury itp. Faktura stanowi załącznik do listu przewozowego. Zestawione w interesie urzędu skarbowego

    Dokumenty księgowe. Na przykład: odcinki wypłat, kalkulacja wynagrodzenia urlopowego, kalkulacja czasowych rent inwalidzkich, kalkulacja amortyzacji i inne.

    Dokumenty łączone – zawierają oba elementy. Na przykład wpływy gotówkowe.

    Według miejsca kompilacji:

    wewnętrzny. Np.: faktura za ruch wewnętrzny, PKO, RKO, akty.

    zewnętrzny. Na przykład: TTN, faktura

    Według stopnia uogólnienia transakcji biznesowych;

    podstawowy. Np.: PKO, RKO, TTN, akty, faktury.

    streszczenie. Na przykład: raport kasowy, raport towarowy, raport zaliczkowy, raport materiałowy.

    Według kolejności użycia;

    jeden raz Np.: PKO, RKO, ustawy.

    łączny. Na przykład: arkusz codziennych odbiorów, karta limitu odbiorów.

2.2. Szczegóły dokumentów księgowych

Dokumenty składają się z poszczególnych wskaźników, które nazywane są szczegółami (od łacińskiego słowa „wymagany, konieczny”).

Zbiór szczegółów dokumentu określa jego formę.

Aby dokument spełniał swoją funkcję, musi być sporządzony według wzoru przyjętego dla tej kategorii dokumentów.

W każdym razie dokument musi zawierać następujące obowiązkowe dane:

    Nazwa dokumentu (formularz)

    Kod formularza

    Data przygotowania

    Nazwa organizacji, która skompilowała dokument

    Liczniki transakcji biznesowych

    Nazwiska i stanowiska osób odpowiedzialnych, ich podpisy osobiste.

Jeżeli dokument jest dokumentem zewnętrznym, oprócz podpisów osobistych na dokumencie należy umieścić okrągłą pieczęć organizacji.

Dokument elektroniczny zawiera te same informacje, co dokument papierowy.Zawartość dokumentu elektronicznego można przeglądać na ekranie komputera. Dokument elektroniczny można wydrukować w formie papierowej. Dokument elektroniczny można zreprodukować w ogromnej liczbie całkowicie identycznych kopii i można go błyskawicznie przesłać na inny komputer w dowolne miejsce na świecie za pomocą poczty elektronicznej.

Ale dokument elektroniczny jest łatwiejszy do sfałszowania niż dokument papierowy, chyba że zostaną podjęte specjalne środki bezpieczeństwa.

Można rozwiązać problemy ochrony przed fałszowaniem dokumentów elektronicznych. W Rosji, podobnie jak w wielu innych krajach świata, przyjęto ustawę o podpisach elektronicznych, mającą na celu rozwiązanie tego problemu.

Dokumenty elektroniczne są już powszechnie stosowane w komunikacji przedsiębiorstw z bankami i organami podatkowymi.

Wszystkie dokumenty w dziale księgowości są dokładnie sprawdzane z trzech stron: prawnej, rejestracyjnej i arytmetycznej.

Zweryfikowane dokumenty są rejestrowane w dzienniku rejestracji dokumentów.

Korekty w dokumentach gotówkowych i bankowych są niedozwolone. Korekty w innych podstawowych dokumentach księgowych można wprowadzać wyłącznie za zgodą uczestników obrotu gospodarczego, co musi być potwierdzone podpisami tych samych osób, które podpisały dokumenty, ze wskazaniem daty dokonania korekt.

Obecnie szczególną uwagę zwraca się na ujednolicenie i standaryzację dokumentów. Ujednolicenie dokumentów polega na opracowaniu ujednoliconej formy rosyjskich dokumentów do rejestracji jednorodnych transakcji biznesowych w różnych organizacjach. W Rosji ujednolicono formy dokumentów gotówkowych, dokumentów bankowych itp.

Są obowiązkowe we wszystkich obszarach działalności. Oprócz ujednolicenia ważna jest standaryzacja dokumentów. Standaryzacja polega na ustaleniu identycznych standardowych rozmiarów standardowych formularzy dokumentów. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych ważne jest zapewnienie racjonalnego obiegu dokumentów, tj. optymalny system generowania dokumentów księgowych, przyjmowania ich do rozliczeń, przemieszczania po przedsiębiorstwie, ich bieżącego przechowywania i przekazywania do archiwum. Zapewnia to wysoki stopień wiarygodności księgowości przy minimalnych nakładach czasu i pieniędzy.

Rachunkowość to naukowo zorganizowany system przeznaczony do gromadzenia, przetwarzania, rejestrowania i analizowania informacji wykorzystywanych w działalności finansowej i gospodarczej. Rachunkowość odzwierciedla transakcje biznesowe wyrażone w kategoriach pieniężnych.

Krótko o rachunkowości możemy powiedzieć: „Wszystko ma swoją cenę!” Wszelkie transakcje zakupu i sprzedaży towarów i usług, stosunki umowne między partnerami, dostawcami i klientami, stosunki pracy związane z rejestracją godzin pracy i wynagrodzeń - wszystko można sprowadzić do „mianownika” pieniężnego.

Za pomocą rachunkowości odzwierciedla się realizację różnych transakcji biznesowych, co odzwierciedla działalność każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od formy własności i rodzaju działalności.

Całość danych księgowych pozwala określić ostateczny wynik finansowy pracy, przeprowadzić analizę i określić perspektywy dalszej pracy w celu poprawy wskaźników wydajności.

Podstawowa dokumentacja w rachunkowości: co to jest?

Podstawową dokumentacją w rachunkowości jest podstawa rachunkowości. Jeśli wizualnie wyobrażasz sobie system księgowy jako rozłożyste drzewo o gęstych liściach, wówczas liście są głównymi dokumentami księgowymi.

Liście zbiera się w „gałęzie” - rejestry, z których powstaje potężna „korona” drzewa - syntetyczne rozliczanie rachunków księgowych, a potężna zielona korona jest kluczem do kwitnącego drzewa, te. prawidłowe i pełne prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa.

W jakiej kolejności się to odbywa, dowiesz się w naszej nowej publikacji pod linkiem.


Próbka podstawowego dokumentu księgowego - karta czasu pracy.

Co jest podstawowym dokumentem w rachunkowości?

Podstawowym dokumentem jest standardowy formularz określonej próby, wypełniony zgodnie z wymogami rachunkowości, zaleceniami metodologicznymi organów statystycznych, podatkowych, ubezpieczeniowych, bankowych i innych.

Standardowe formularze dokumentów pierwotnych są zatwierdzane przez państwowe władze statystyczne. Ministerstwa i departamenty zatwierdzają różne wąsko ukierunkowane dokumenty według rodzaju działalności.

Dokumenty podstawowe są niezbędne do rejestracji transakcji biznesowych, potwierdzają realizację transakcji kupna-sprzedaży, dzierżawę, otrzymanie i wydanie pieniędzy, zapłatę dostawcom. Podstawowe dokumenty są podstawą rachunkowości w organizacji.

Korekty w dokumentach pierwotnych

1. Jeżeli nie jest to ścisły formularz sprawozdawczy, dokument należy przepisać poprawnie, a uszkodzony dokument zniszczyć.

2. Przekreśl formularz ścisłego raportowania czerwoną ukośną linią od jednego rogu arkusza do drugiego i zaznacz wpis jako „anulowany”. Nie niszcz uszkodzonej formy.